Kiến thức OKRs

Theo dõi kết quả OKRs hàng tuần với 3 bước Check-in

admin
 - Tháng Hai 25, 2020

Mọi công cụ, phương pháp quản lý đều cần được theo dõi, đo lường để đảm bảo hiệu quả sử dụng và OKRs cũng vậy. Việc theo dõi kết quả OKRs có vai trò quan trọng trong việc giữ gìn kiểm soát tiến độ và chất lượng của việc thực hiện OKRs.

Để giữ OKRs theo đúng tiến độ và đúng hướng, cần có nhân viên cấp cao là “Người chăn OKRs” phải thường xuyên Check-in và cập nhật OKRs, giúp đưa OKRs thành văn hóa doanh nghiệp, thành một phần của thói quen làm việc nhóm.

Để việc Check-in OKRs đi theo đúng hướng, đạt được các mong đợi đề ra, doanh nghiệp cần thực hiện Check-in theo đủ 3 bước như sau:

Bước 1: “Check-in nháp” – Chuẩn bị dữ liệu và trả lời trước câu hỏi

Để buổi Check-in diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất, người làm OKRs cần chuẩn bị trước dữ liệu và trả lời các câu hỏi, việc này được gọi là “Check-in Nháp”. Việc chuẩn bị cần được hoàn thành trước khi buổi Check-in diễn ra ít nhất 5 phút.

Lưu ý: Nếu người làm OKRs chưa thực hiện thủ tục Check-in nháp thì buổi Check-in sẽ được lùi lại cho tới khi việc chuẩn bị được hoàn tất.

Check-in nháp khi theo dõi kết quả OKRs

Nếu nhân viên chưa chuẩn bị “Check-in nháp”, cấp quản lý hoàn toàn có quyền hủy thực hiện check-in và yêu cầu nhân viên phải chuẩn bị đầy đủ trước buổi họp tiếp theo.

Để chuẩn bị, người Check-in cần trả lời những câu hỏi sau:

  • Kế hoạch và tiến độ công việc, bạn đã đạt được những gì so với buổi checkin trước?
  • Liệt kê những điểm tốt và chưa tốt. Cái gì sẽ đạt được, cái gì sẽ không đạt được?
  • Mức độ tự tin hoàn thành tốt công việc quý 2 là gì? (Rất tốt – Tốt – Không ổn lắm)
  • Trở ngại nào đang diễn ra và sẽ đe dọa tới các KRs?
  • Cần làm gì để vượt qua trở ngại, kế hoạch cụ thể cho tới lần check-in tiếp theo là gì?

Câu trả lời cần được ghi lại và có đi kèm số liệu cụ thể, chứng minh cho kết quả thu được.

XEM THÊM | Measure What Matters – Cuốn sách đáng đọc nhất về OKRs

Bước 2: Vào buổi check-in, trao đổi 1:1 với trưởng nhóm về OKRs 

Trao đổi 1:1 mang lại hiệu quả tối ưu nhất trong việc đánh giá mức độ hiểu về OKRs của nhân viên, đồng thời nhằm ghi nhận và trao đổi thông tin liên quan đến mục tiêu chung của nhóm.

Trong buổi check-in, người làm OKRs và quản lý trực tiếp cần trao đổi các thông tin trong 5 câu hỏi đã được chuẩn bị trước ở bên trên về: Theo dõi OKRs, Tự đánh giá, Mức độ tự tin, Trở ngại và Những sáng kiến.

Cụ thể hơn, người được check-in cần nêu được những điều sau:

  • Kế hoạch thực hiện các KRs để hoàn thành mục tiêu O đã đề ra
  • Trao đổi giữa trưởng nhóm và nhân viên về các KRs và kế hoạch thực hiện như: Tính chính xác về các câu trả lời, kế hoạch thực hiện đề ra có khả thi hay không?

Ngoài ra, khi nhận được phản hồi, góp ý từ trưởng nhóm/quản lý trực tiếp, người làm OKRs cũng cần tiếp thu, cân nhắc và có phản biện nếu cần, làm sao để cho OKRs không xếp tầng. Những ý kiến đưa ra được lắng nghe và đánh giá từ cả 2 góc độ quản lý và nhân viên, từ đó mà đi tới cách giải quyết toàn vẹn nhất.

Thường xuyên theo dõi khi thực hiện OKRs

Trao đổi thẳng thắn và công bằng trong các buổi check-in sẽ khiến quá trình thực hiện OKRs được suôn sẻ hơn.

Bước 3: Kết quả đạt được sau buổi check-in

Cuối buổi check-in, các kết quả, các vấn đề tồn tại, các trở ngại cần phải được ghi chép lại cẩn thận để tạo cơ sở so sánh cho các lần check-in tiếp theo.

Quan trọng nhất, người được check-in và quản lý phải thống nhất và đạt được những kết quả sau: 

  • Định hướng triển khai kế hoạch thực hiện OKRs: Với tình hình thực hiện OKRs như đã báo cáo, người được check-in phải định hướng triển khai tiếp ra sao? Kế hoạch như thế nào?
  • Thay đổi OKRs (nếu cần): Trong trường hợp OKRs đặt ra quá khó, quá dễ hoặc trở nên không cần thiết nữa, OKRs sẽ được thay đổi cho hợp lý hơn.
  • Thực hiện CFRs giữa trưởng nhóm và nhân viên dựa trên OKRs: Quá trình quản lý công việc liên tục được viết tắt là CFRs (Conversation – Feedback – Recognition). Trong thực hiện OKRs, để OKRs đạt được hiệu quả thì luôn cần thực hiện song hành CFRs.

Sau khi buổi đối thoại (Conversation) trong check-in hoàn thành, người quản lý cần có phản hồi (Feedback) cho nhân viên về nỗ lực làm việc của người đó. Nhân viên cũng có thể gửi Feedback tương ứng về quản lý của mình.

Cùng tìm hiểu thêm về kinh nghiệm theo dõi và đánh giá OKRs với chia sẻ của anh Mai Xuân Đạt, CEO SEONGON đã ứng dụng thành công OKRs từ tháng 06/2019

Trong trường hợp nhân viên có nỗ lực cao và xuất sắc, quản lý nên có sự ghi nhận đặc biệt (Recognition) tương ứng để khích lệ và công nhận thành quả của nhân viên.

ĐỌC THÊM | Quy trình 3 bước quản lý nhân sự theo OKRs hiệu quả

Theo dõi kết quả OKRs và CFR

OKRs và CFRs phải song hành với nhau để doanh nghiệp và mọi thành viên đều có thể phát triển hơn và đạt được mục tiêu tham vọng đã đề ra.

Trong check-in theo dõi kết quả OKRs, người thực hiện thường mắc phải một số lỗi cơ bản như: 

  • Tính đúng đủ của hệ thống dữ liệu, số liệu

Với tần suất check-in liên tục, khối lượng công việc lớn sẽ khó tránh khỏi tình trạng “ngập lụt” trong công việc. Do đó khá nhiều người chuẩn bị hệ thống dữ liệu số liệu chưa chính xác, bị thiếu. 

Với các trường hợp này, mỗi cá nhân/đơn vị thực hiện OKRs cần có 1 biểu mẫu (form) trực quan, có thể cập nhật số liệu dữ liệu bất kể thời điểm nào và form biểu đó cần đơn giản, không gây mất thời gian nhập liệu. 

Hoặc đơn vị cần có hệ thống công cụ phần mềm OKRs hỗ trợ trong thống kê báo cáo các dữ liệu để phục vụ tốt hơn cho các hoạt động theo dõi đo lường.

  • Tính chủ động của các bên tham gia check-in

Buổi check-in là sự tương tác đa chiều với các thông tin được trao đổi phản biện qua lại để tìm tiếng nói chung. Với cá nhân/đơn vị thực hiện OKRs, cần luôn nắm vững và có sự chủ động với mọi thông tin thực tế mình có để cung cấp cái nhìn khách quan xác thực nhất cho các cấp quản lý nhằm đánh giá đúng chính xác tình trạng khả năng hoàn thành các OKRs.

  • Quên không sử dụng CFRs

Trong theo dõi kết quả OKRs, sự thất bại của OKRs luôn đi liền với sự quên không theo dõi kết quả và quên không thực hiện quản lý công việc liên tục – CFRs. Việc trao đổi, phản hồi, công nhận luôn cần được thực thi trong quá trình thực hiện OKRs.

TỔNG HỢP | Kiến Thức OKRs cho Người Mới Bắt Đầu – OKRs.vn

Kết luận,

Thực hiện Check-in theo dõi kết quả OKRs là hoạt động cần có và bắt buộc phải có tại bất kỳ doanh nghiệp nào áp dụng phương pháp quản lý OKRs trong thiết lập và thực hiện mục tiêu. Các buổi check-in, theo dõi đo lường luôn được cập nhật và thực hiện định kỳ trong ngắn hạn.

Với từng quy mô OKRs khác nhau, sẽ có các định kỳ check-in theo dõi khác nhau. Tính năng check-in đã được đưa vào phần mềm VNOKRs giúp doanh nghiệp dễ dang trong việc triển khai và đánh giá. Đăng ký để dùng thử tính năng check-in tại đây

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận