Ở vị trí quản lý, lãnh đạo hay CEO của công ty, bạn sẽ phải đối diện với rất nhiều vấn đề hàng ngày. Quản lý thời gian hiệu quả là một trong những mấu chốt quan trọng giúp bạn có thể làm việc hiệu quả, hiệu suất hơn. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu các tips giúp CEO quản lý thời gian hiệu quả qua bài viết này.
Vì sao các CEO cần quản lý thời gian
Vốn thời gian hàng ngày, hàng tuần với mỗi người đều công bằng như nhau. Dù bạn có là CEO thì hàng ngày bạn cũng chỉ có 24 giờ để sống, làm việc và thực hiện những điều cần thiết.
Cách các CEO phân bổ, sử dụng thời gian cũng như sự hiện diện của họ trong việc giải quyết các vấn đề rất quan trọng, không chỉ với bản thân CEO mà còn đối với hiệu suất, hiệu quả công việc ở phạm vi toàn công ty. CEO nên dành thời gian cho các vấn đề chiến lược của công ty thay vì tham dự vào quá nhiều các công việc cụ thể, vi mô của từng phòng ban, bộ phận.
Một CEO thường sẽ phải lo lắng đến nhiều vấn đề của tổ chức như: mục tiêu, kế hoạch, chiến lược phát triển; vận hành, phối hợp công việc; các vấn đề phát sinh, vướng mắc trong thực tế triển khai… Thời gian với CEO nếu là một quỹ có thể định lượng được thì quỹ thời gian đó có thể thường xuyên gặp tình trạng “khô cạn”. CEO thường luôn thiếu thời gian vì xung quanh họ có quá nhiều vấn đề cần quan tâm, giải quyết.
Nghiên cứu của HBR cho thấy các CEO có lịch làm việc dày đặc. Các nhà lãnh đạo tham gia cuộc nghiên cứu đã làm việc trung bình 9,7 giờ mỗi ngày trong tuần. 47% công việc được CEO thực hiện tại trụ sở công ty. Phần công việc còn lại được thực hiện tại nhiều địa điểm khác nhau như: khi gặp gỡ đối tác, khách hàng; khi đang di chuyển; khi ở nhà hay thậm chí là làm việc cả lúc đang đi du lịch.
Có đến 79% CEO cho biết đã làm việc vào cuối tuần và 70% đã làm việc trong kỳ nghỉ hè. Nghiên cứu cho thấy trung bình các CEO làm việc 62,5 giờ mỗi tuần.
Khi CEO quản lý, tối ưu hóa sử dụng thời gian, họ sẽ đạt được nhiều lợi ích đa dạng như:
- Thoát khỏi tình trạng bận rộn: Bạn làm việc bận rộn cả ngày, thậm chí đem việc lên tận giường ngủ để xử lý. Chuỗi ngày làm việc bận rộn đó có thể được cải thiện tích cực hơn nếu bạn sử dụng thời gian làm việc hiệu quả tại văn phòng và thoát khỏi tình trạng bận rộn cả ngày.
- Cải thiện hiệu suất công việc: Khi bạn tối ưu hóa được thời gian làm việc thì hiệu suất công việc của bạn sẽ tương ứng tăng lên tỷ lệ thuận. Bạn quản lý thời gian càng tốt thì khả năng bạn cải thiện được hiệu suất công việc càng cao.
- Giúp cân bằng công việc và cuộc sống: CEO là vị trí vô cùng áp lực, căng thẳng. Khi bạn quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ có thể sắp xếp được khoảng thời gian để cân bằng lại thể chất, tinh thần, cân bằng giữa công việc, cuộc sống của mình.
- Hoạch định kế hoạch công việc rõ ràng: Kế hoạch công việc rõ ràng sẽ chỉ đạt được nếu gắn với yêu cầu công việc, kết quả đầu ra cũng như thời gian thực hiện. Yếu tố thời gian được kiểm soát tốt sẽ giúp kế hoạch công việc của bạn cũng như team rõ ràng, hiệu quả hơn.
- Cải thiện sự tập trung: Đa nhiệm với công việc không khiến bạn xử lý được nhiều công việc hơn. Ngược lại, đó còn là nguyên nhân khiến bạn bị ngắt quãng, mất sự tập trung cần thiết cho công việc. Khi quản lý thời gian hiệu quả, bạn có thể tập trung cho từng công việc cụ thể, đơn nhiệm và tập trung cao độ hơn.
- Dễ dàng đạt mục tiêu: Các mục tiêu trước đây bạn không thực hiện được có thể kèm theo lý do không có thời gian. Khi bạn quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ có thêm cơ hội và dễ dàng đạt được mục tiêu hơn.
Xem thêm: Vì sao quản lý thời gian lại quan trọng?
5 Tips giúp CEO quản lý thời gian hiệu quả
Giữa một danh sách các công việc cần thực hiện hàng ngày, CEO hoàn toàn có thể sử dụng một số Tips dưới đây để quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Hiểu rõ đâu là điều quan trọng
Những điều quan trọng bạn cần xử lý hàng ngày thực ra không quá nhiều. Bạn hãy xác định rõ đâu là công việc quan trọng, khẩn cấp nhất bạn cần thực hiện ngay. Khi hiểu rõ đâu là điều quan trọng nhất, bạn sẽ có được tâm thế sẵn sàng, thời gian, nguồn lực tốt nhất để thực hiện chúng.
Một số nguyên tắc giúp bạn có thể lựa chọn được việc quan trọng để làm có thể kể đến như:
- Phân bổ quỹ thời gian để làm những việc chỉ CEO mới có thể làm
- Các công việc khác tiến hành giao việc, ủy quyền cho nhân viên bên dưới
- Hiểu rõ mục đích công việc cần đạt được
- Ưu tiên các công việc tạo ra giá trị lớn cho tổ chức
Xem thêm: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Xem lại lịch làm việc hàng tuần của bạn
Kiên định với một lịch làm việc lặp đi lặp lại trong nhiều năm chưa chắc đã là điều tốt với bạn. Vào cuối tuần, bạn hoàn toàn có thể dành thời gian để xem lại lịch làm việc hàng tuần của mình. Quá trình xem lại này có thể diễn ra với các bước như:
- Hồi tưởng những việc quan trọng bạn đã làm trong tuần
- Xác định những điểm tích cực cần duy trì, phát huy
- Xác định những điểm tiêu cực cần khắc phục kèm giải pháp tương ứng
- Xác định danh sách những việc cần thực hiện trong tuần làm việc tiếp theo
Thông qua việc xem xét lịch làm việc hàng tuần, bạn sẽ có được cái nhìn tổng quan về những điều mình đã làm được cũng như cần làm tiếp theo. Hoạch định kế hoạch công việc từng tuần không bao giờ là việc làm thừa thãi vì nó hoàn toàn có thể giúp bạn tối ưu hóa thời gian, làm việc khoa học và cân bằng công việc, cuộc sống hơn.
Khi lên lịch làm việc hàng tuần, bạn nên đặt ra một số câu hỏi và tìm giải pháp tương ứng như:
- Tôi cần tham dự bao nhiêu cuộc họp?
- Tại sao tôi cần tham dự các cuộc họp này?
- Tôi có đủ thời gian gặp mặt trực tiếp với các thành viên trong nhóm không?
- Lịch làm việc tuần của tôi đã bao gồm các nhiệm vụ quan trọng, khẩn cấp hay chưa?
Tìm một người trợ lý đắc lực
Trong danh sách công việc hàng tuần của bạn thường sẽ phát sinh những công việc không thực sự quan trọng nhưng có tính chất khẩn cấp, cần xử lý ngay. Đó là những công việc bạn nên ủy quyền cho nhân viên, trợ lý đắc lực của mình xử lý.
Có một trợ lý đắc lực sẽ giúp bạn không chỉ hỗ trợ giải quyết, giảm tải công việc hàng ngày mà bạn sẽ còn có một người quán xuyến, điều phối, lên lịch công việc. Một trợ lý tốt sẽ giúp bạn tạo được khoảng cách với những rắc rối, những khoảng ngắt quãng công việc không cần thiết.
Chẳng hạn như:
- Trợ lý giúp bạn nghe các cuộc gọi điện thoại đến văn phòng CEO và sau đó báo cáo tóm tắt các vấn đề, thông tin quan trọng để bạn tiết kiệm thời gian, tránh ngắt quãng công việc
- Trợ lý giúp bạn chọn lọc các email, thông tin quan trọng mà bạn cần quan tâm
- Trợ lý có thể đôn đốc, nhắc nhở các phòng ban, bộ phận thực hiện theo các kết luận họp và thực hiện báo cáo tóm tắt tiến độ thực hiện để bạn dễ dàng theo dõi…
Dành thời gian cho những suy nghĩ về chiến lược
CEO không nên dành quá nhiều thời gian để giải quyết các sự vụ cụ thể. Quan tâm quá nhiều đến các sự vụ, tiểu tiết có thể biến bạn thành một nhà quản lý vi mô.
Nhiệm vụ chính yếu, cốt lõi của CEO là đảm bảo về chiến lược phát triển đúng hướng, hiệu quả cho tổ chức. Do đó, một trong những mẹo giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả chính là dành thời gian để suy nghĩ về điều quan trọng nhất mình cần thực hiện cho tổ chức: chiến lược phát triển.
- Chiến lược phát triển trong ngắn, trung và dài hạn của tổ chức là gì?
- Có điều gì ảnh hưởng, rủi ro khiến doanh nghiệp của bạn không đạt được mục tiêu chiến lược?
- Có cần điều chỉnh gì về chiến lược của công ty không?…
Đó đều là những câu hỏi mà CEO cần dành thời gian để suy nghĩ và cùng đội ngũ đưa ra giải pháp tối ưu.
Tránh sự cám dỗ của email
Những luồng email dài tưởng như bất tận của khách hàng, đối tác hay nhân viên đều sẽ nhảy thông báo trên di động, trên màn hình máy tính của bạn. Vấn đề là trong số email đó, có những email chỉ mang tính chất thông báo thông tin, không cần đến vai trò của CEO quyết định. Cảm giác về việc lo toan, theo dõi được mọi thứ đang diễn ra sẽ khiến bạn ngốn quá nhiều thời gian, sự tập trung cho những email này nhưng không đem lại nhiều giá trị cho tổ chức.
Khảo sát của HBR về thời gian sử dụng cho công việc của các CEO cho thấy:
- 61% dành cho các tương tác trực tiếp
- 15% dành cho trao đổi qua điện thoại, đọc, trả lời thư từ
- 24% dành cho thông tin trao đổi, liên lạc qua email
Thời gian dùng cho email của CEO chiếm thời gian không nhỏ trong ngày. Thậm chí, check email liên tục còn có thể trở thành một thói quen trong vô thức, trở thành cám dỗ với những CEO hướng đến hình tượng tận tụy với công việc. Vấn đề là sự tận tụy, thói quen đó có thể gây ra ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất công việc của bạn. Bạn sẽ bị ngắt quãng sự tập trung và ngày làm việc phân thành nhiều mảnh với những nỗi lo lắng dài như danh sách email mình vừa xem.
*
Quản lý thời gian hiệu quả là điều cần thiết và là kỹ năng then chốt với mọi thành viên trong tổ chức, đặc biệt là với CEO. Bởi thời gian là tiền bạc, là chi phí, là cơ hội mà tổ chức cần bỏ ra hoặc có thể nắm bắt. CEO thiếu thời gian, bị bủa vây bởi những công việc, sự vụ hàng ngày thì sẽ khó có thể nắm bắt được các cơ hội, chiến lược phát triển mới cho công ty.
Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về quản lý thời gian hiệu quả hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm các bài viết về chủ đề quản trị nhân sự, phát triển bản thân, xây dựng đội ngũ trên blog của chúng tôi: https://blog.okrs.vn/
