Kiến thức OKRs

18 Tiêu chí quản trị mục tiêu doanh nghiệp hiệu quả

admin
 - Tháng Tư 22, 2020

Đặt ra mục tiêu và đạt được mục tiêu là 2 điều hoàn toàn khác nhau. Để đạt được những gì đã đề ra, việc quản trị mục tiêu doanh nghiệp đóng vai trò rất quan trọng.

Cụ thể việc quản trị mục tiêu diễn ra như thế nào, hãy cùng OKRs Blog tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây. 

1. Một số ví dụ về mục tiêu doanh nghiệp

Trước tiên, hãy cùng chắc chắn rằng bạn đã hiểu mục tiêu doanh nghiệp là gì thông qua một số ví dụ dưới đây. 

  • Mục tiêu của công ty A là tăng 5% lợi nhuận trong quý tiếp theo. Đây là một dạng mục tiêu ngắn hạn.
  • Mục tiêu của công ty B là trở thành công ty top đầu trong thị trường SEM trong vòng 5 năm tới. Đây là một dạng mục tiêu dài hạn. 
  • Mục tiêu của công ty C là mở rộng hoạt động kinh doanh tới ít nhất 2 thành phố khác trong năm tới.
  • Youtube từng đặt ra mục tiêu “Đạt được 1 tỷ giờ xem Youtube”
  • Google từng đặt mục tiêu “Phát triển một nền tảng thế hệ tương lai cho các ứng dụng web”. 

Ngoài ra, mục tiêu của doanh nghiệp cũng bao gồm cả những mục tiêu ở cấp độ nhỏ hơn công ty, như mục tiêu cho các chi nhánh, các khối, các phòng ban,… Ví dụ như

  • Mục tiêu của khối kinh doanh: Ký mới được ít nhất 30 hợp đồng trong quý tới, Đạt doanh thu 1 tỉ trong tháng 3…
  • Mục tiêu của khối Marketing: Tăng lượng truy cập vào website công ty lên 5000 lượt, Thu thập được thông tin từ 5000 khách hàng tiềm năng trong quý 3… 

Đảm bảo bạn đã nắm rõ Quản trị mục tiêu – MBO là gì trước khi đi sâu vào vận dụng các nguyên tắc dưới đây:

2. Nguyên tắc quản trị mục tiêu doanh nghiệp

Tùy vào từng giai đoạn, việc quản trị mục tiêu doanh nghiệp sẽ cần thực hiện theo những nguyên tắc khác nhau. 

2.1. Trước khi thiết lập mục tiêu cho doanh nghiệp

Hoàn thiện việc phân tích SWOT

SWOT là một mô hình hoạch định chiến lược cấp cao, giúp bạn xác định công ty của mình có thể cải thiện, hoạt động tốt hơn như thế nào. Trong đó: 

  • S – Strengths (Điểm mạnh)
  • W – Weaknesses (Điểm yếu)
  • O – Opportunities (Cơ hội)
  • T – Threats (Thách thức)

Nhìn nhận được điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của công ty mình, bạn sẽ định hình được phần nào bức tranh sức khỏe doanh nghiệp và tìm cách cải thiện, nắm bắt cơ hội phát triển.

So sánh hiệu suất nội bộ

Để có cái nhìn tham chiếu, so sánh, bạn có thể so sánh hiệu suất công ty của mình so với đối thủ cạnh tranh; so sánh hiệu suất của các phòng ban, nhóm có chung chức năng trong công ty mình… Các so sánh này sẽ giúp bạn hiểu hơn điểm yếu, điểm mạnh của mình ở đâu.

Phân tích thị trường

Nhìn xa hơn, bạn cần phân tích thị trường xem công ty mình hiện đang có vị thế như thế nào, xu hướng phát triển của các công ty cùng ngành. Một phân tích thị trường kỹ lưỡng sẽ giúp bạn nhìn thấy rõ hơn các cơ hội, thách thức phía trước. 

Đánh giá hiệu suất quá khứ

Hiệu suất trong quá khứ của công ty có thể giúp bạn dự đoán được xu hướng phát triển sắp tới của công ty. Đây cũng là một trong những căn cứ quan trọng để bạn đề ra mục tiêu phát triển cho công ty theo từng giai đoạn phù hợp.

Thu thập ý kiến nhân viên

Mục tiêu/ định hướng của cả doanh nghiệp không phải chỉ được xây dựng trên ý kiến của lãnh đạo mà bạn còn cần thu thập ý kiến của nhân viên. Khi nhân viên hiểu rõ mục tiêu, họ sẽ hành động, làm việc hiệu quả hơn.

Xác định thành phần tham gia

Quy mô công ty của bạn sẽ quyết định thành phần tham gia hoạch định mục tiêu cho doanh nghiệp. Bạn nên cân nhắc xem cuộc họp sẽ cần có các lãnh đạo cấp cao hay cần thêm cả các lãnh đạo cấp trung hoặc thêm toàn bộ nhân viên…

Bạn cũng cần chuẩn bị tài liệu trước buổi họp để các thành viên tham gia tìm hiểu và cho ý kiến hiệu quả hơn trong buổi họp.

2.2. Trong khi thiết lập mục tiêu doanh nghiệp

Đảm bảo mọi mục tiêu đều liên quan nhiệm vụ và tầm nhìn của doanh nghiệp

Mục tiêu đề ra cần liên quan nhiệm vụ, tầm nhìn của công ty bạn. Những mục tiêu mới nghe rất hay nhưng xa vời, không liên quan nhiệm vụ, tầm nhìn phát triển lâu dài của công ty nên được cân nhắc loại bỏ.

Mô tả cụ thể mục tiêu

Mục tiêu bạn đề ra càng được mô tả cụ thể, rõ ràng thì càng dễ được tiếp thu, thực hiện đúng, tránh nhầm lẫn.

Đảm bảo tính thực tế của các mục tiêu

Mục tiêu đề ra cần phải thực tế, tránh những mục tiêu quá ảo tưởng, không phù hợp nguồn lực, tình hình thực tế của công ty.

Mục tiêu đặt ra phải có quy mô phù hợp

Bạn cần cân nhắc việc thực hiện mục tiêu ở quy mô nào là phù hợp cho từng giai đoạn. Nếu mục tiêu quá lớn, thời gian thực hiện quá dài, bạn có thể chia nhỏ mục tiêu ra từng bước để dễ quản lý và thực hiện mục tiêu.

Mục tiêu phải đo lường được

Đo lường mục tiêu giúp đánh giá được kết quả hành động, thực hiện. Do đó, mục tiêu cần gắn với các yếu tố có thể đo lường, định lượng được dễ dàng.

Suy nghĩ những hành động cần thực hiện để đạt mục tiêu

Bạn cần lên danh sách những hành động, kết quả cụ thể cần đạt được để đạt được mục tiêu. Mục tiêu là điểm bạn muốn đến còn các hành động, kết quả cần đạt được là cách bạn đi đến. Cách đi càng rõ ràng, cụ thể thì bạn càng dễ đạt được mục tiêu.

Phân công từng mục tiêu cho từng người, bộ phận cụ thể

Phân công trách nhiệm cho từng mục tiêu giúp đảm bảo tiến độ công việc. Ai sẽ cần hoàn thành kết quả A, ai sẽ cần hoàn thành kết quả C, ai sẽ làm tổng hợp báo cáo chung… Tất cả đều có phân công trách nhiệm sẽ giúp bạn quản trị mục tiêu dễ dàng.

Xác định nguồn lực để đạt mục tiêu

Cân nhắc về nguồn lực, ngân sách để đạt mục tiêu rất quan trọng. Bạn sẽ khó hoàn thành mục tiêu nếu nguồn lực không đủ. Mặt khác lãng phí nguồn lực sẽ khiến công ty bạn không tối ưu hóa được lợi nhuận.

2.3. Sau khi thiết lập mục tiêu doanh nghiệp

Thường xuyên kiểm tra tiến độ

Tiến độ hoàn thành mục tiêu cần thường xuyên được kiểm tra. Việc kiểm tra này sẽ giúp bạn biết kế hoạch có đang đi đúng hướng không, có khó khăn, vướng mắc hay cần điều chỉnh gì không.

Truyền thông về mục tiêu

Liên tục truyền thông về mục tiêu có thể cả ở bên trong doanh nghiệp và bên ngoài doanh nghiệp là điều tốt. 

Với truyền thông nội bộ, mục tiêu công ty luôn được thông tin rõ ràng sẽ giúp nhân viên hiểu rõ ý nghĩa công việc mình đang làm và qua đó họ sẽ làm việc hiệu quả, hiệu suất hơn. 

Với truyền thông bên ngoài, mục tiêu công ty nhiều khi mang giá trị truyền cảm hứng, giúp xây dựng hình ảnh tốt về doanh nghiệp.

Lựa chọn phương thức theo dõi hiệu suất

Có nhiều phương thức theo dõi hiệu suất khác nhau. Bạn nên cân nhắc lựa chọn phương thức phù hợp với công ty mình. Tìm được phương thức theo dõi hiệu suất đúng sẽ giúp bạn quản trị mục tiêu dễ dàng, thuận tiện hơn.

Phần thưởng hoàn thành mục tiêu

Các phần thưởng khi hoàn thành mục tiêu sẽ giúp đội nhóm, nhân viên của bạn luôn duy trì cảm hứng làm việc ở mức cao. Phần thưởng nhiều khi không chỉ là tiền, lương, thưởng vật chất mà còn là sự công nhận, đánh giá cao của công ty dành cho nhân viên.

3. Theo dõi mục tiêu doanh nghiệp

Theo dõi mục tiêu doanh nghiệp sẽ giúp nhân viên của bạn thực hiện mục tiêu thống nhất, đúng hướng, có những điều chỉnh phù hợp khi cần thiết. Một phương pháp để theo dõi, quản trị mục tiêu đang được áp dụng rộng rãi hiện nay tại các công ty lớn trên thế giới đó là phương pháp OKRs – “Objectives and Key Results” hay “Mục tiêu và các kết quả chính”.

OKRs được hợp thành từ 2 yếu tố: “Objective” và “Key results”. Trong đó: O – Objective là mục tiêu cần đạt được trong một khoảng thời gian xác định. Còn KRs – Keysults là các kết quả chính, là các kết quả chính, cốt lõi mà bạn cần đạt được để có thể hoàn thành mục tiêu O. 

Nói đơn giản, một Objectives phải thể hiện rõ rằng bạn muốn đi đâu, còn  KRs cho bạn biết bạn đến đó như thế nào. 

Ví dụ: Mục tiêu của công ty A là

  • O: tăng 5% lợi nhuận trong quý tiếp theo
  • KR1: Lợi nhuận trước đầu tư đạt 5 tỷ VNĐ
  • KR2: Tỷ suất lợi nhuận / doanh thu vượt 15%
  • KR3: Gia tăng 5% khách hàng so với cùng kỳ năm trước

Với mỗi chu kỳ thực hiện, doanh nghiệp nên đặt ra 3-5 OKRs, mỗi OKRs có từ 3-5 kết quả chính. Đây là con số lý tưởng nhất đối với 1 doanh nghiệp. Tuy nhiên, số lượng OKRs có thể được thay đổi, giảm đi nếu chu kỳ thực hiện quá ngắn hoặc tùy vào tình trạng thực tế. 

1 OKRs thường diễn ra trong khoảng 1 quý. Trong suốt thời gian này, tiến độ thực hiện OKRs sẽ luôn được cập qua các buổi Check-in, diễn ra mỗi tuần 1 lần hoặc 2 tuần 1 lần… 

TÌM HIỂU THÊM | OKRs & BSC: Phương pháp nào cho nhà quản trị tài ba? – VNOKRs

OKRs mà nhân viên cần hoàn thành 100% là dạng OKRs cam kết. OKRs đề ra cao hơn những gì mong muốn là OKRs mở rộng với các mục tiêu tham vọng, khó khăn hơn.

Với OKRs mở rộng, việc hoàn thành 70% mục tiêu đã được xem là thành công. Tuy nhiên, việc hoàn thành 70% một mục tiêu tham vọng, khó khăn thì vẫn tốt hơn việc luôn hoàn thành 100% các mục tiêu dễ dàng.

Việc áp dụng OKRs vào quản trị mục tiêu doanh nghiệp mới đầu sẽ có khá nhiều bỡ ngỡ. Nhưng chỉ sau 3-4 quý, mọi thứ sẽ trở nên trôi chảy hơn rất nhiều.

OKRs thúc đẩy sự minh bạch và tạo động lực to lớn cho nhân viên, giúp việc hoàn thành các mục tiêu được đẩy mạnh hơn, các mục tiêu dễ được hoàn thành hơn. 

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận