Các mẫu thiết kế OKRs

10+ Mẫu OKRs cho huấn luyện & giáo dục HAY nhất

admin
 - Tháng Mười 15, 2020

Team huấn luyện, giáo dục của công ty bạn có thể sử dụng phương pháp quản lý mục tiêu OKRs để cải thiện động lực và hiệu suất làm việc. Hãy cùng VNOKRs tìm hiểu mẫu OKRs cho huấn luyện, giáo dục qua bài viết sau.

1. Xác định rõ mục tiêu của bộ phận huấn luyện/ đào tạo

Tuy có những khác biệt trong mô hình tổ chức, tính chất, lĩnh vực hoạt động của các công ty khác nhau nhưng về cơ bản team huấn luyện, đào tạo nội bộ thường có các mục tiêu như sau:

Phát triển – xây dựng tài liệu giảng dạy

Team Đào tạo cần nắm rõ nhu cầu đào tạo của nhân viên hiện nay là gì. Trên cơ sở nhu cầu đó, họ sẽ rà soát xem hiện đã có tài liệu đào tạo nào đủ đáp ứng chưa. Trường hợp đã có, họ sẽ cập nhật, chỉnh sửa, bổ sung thêm nếu cần. Trường hợp chưa có tài liệu đào tạo, họ sẽ cần xây dựng tài liệu chuẩn.

Việc phát triển, xây dựng tài liệu đào tạo không phải nhiệm vụ của duy nhất team đào tạo mà là việc của tất cả các bộ phận, phòng ban liên quan. Team Đào tạo đóng vai trò điều phối, hỗ trợ, tổng hợp để hoàn thành bộ tài liệu đào tạo cho doanh nghiệp.

Ví dụ nhân viên có nhu cầu được đào tạo về nghiệp vụ bán hàng thì team đào tạo cần rà soát xem các tài liệu đào tạo bán hàng hiện nay có cần cập nhật gì không. Nếu xây dựng mới cần phối hợp với Giám đốc, Trưởng Phòng, Trưởng nhóm kinh doanh, các nhân sự có kiến thức liên quan hoặc thuê giảng viên bên ngoài đào tạo, viết tài liệu cho nhân viên.

Tổ chức khóa học, lớp giảng dạy nghiệp vụ của công ty

Thông thường tại các công ty, việc đào tạo được tổ chức tập trung thành các buổi hoặc khóa học. Team Đào tạo sẽ có trách nhiệm tổ chức khóa đào tạo, lớp giảng dạy nghiệp vụ ở các khía cạnh như:

– Thời gian: Xác định được thời gian đào tạo thích hợp nhất dành cho giảng viên và các học viên. Với các buổi đào tạo có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao, bạn cũng cần phải cân đối với lịch công tác, làm việc của lãnh đạo. Ưu tiên quan trọng nhất về mặt thời gian đào tạo là cân chỉnh để đáp ứng tốt nhất nhu cầu của các thành viên tham gia đào tạo. 

Ví dụ:

Nhân viên kinh doanh thường có các lịch hẹn gặp khách hàng vào đầu tuần thì bạn có thể bố trí các buổi đào tạo kinh doanh vào giữa hoặc cuối tuần. 

– Địa điểm: Xác định được đâu là địa điểm phù hợp để tiến hành đào tạo. Bạn cần xác định được dự kiến số lượng học viên, thành viên tham gia buổi đào tạo. Ngoài ra bạn cũng cần nắm rõ buổi đào tạo cần hỗ trợ các dụng cụ, phương tiện gì. Từ đó, mới cân nhắc nên lựa chọn địa điểm nào phù hợp với buổi đào tạo. Trong nhiều trường hợp, bạn còn cần cân nhắc cả tính chất buổi đào tạo. 

Ví dụ:

Buổi đào tạo cho nhân viên mới khá cởi mở, vui vẻ, số lượng học viên khoảng 15 người, cần hỗ trợ máy chiếu thì bạn có thể tổ chức ngay tại văn phòng công ty. Tuy nhiên, nếu trường hợp khác là buổi đào tạo cho lãnh đạo cấp cao của công ty về chủ đề phát triển mạng lưới bán hàng, số lượng học viên khoảng 10 người, cần hỗ trợ máy chiếu, loa mic tốt thì có thể bạn còn cần thuê phòng họp chuyên dụng bên ngoài.

– Thành phần tham dự: Thành phần tham gia một buổi/khóa đào tạo thông thường gồm giảng viên, học viên, các khách mời (nếu có). Team Đào tạo sẽ cần chốt được thông tin danh sách tham dự khóa học và thông tin đến tất cả các thành viên về thời gian, địa điểm, nội dung chính đào tạo trước khi buổi đào tạo diễn ra.

Lập kế hoạch, thiết kế lộ trình đào tạo định kỳ

Đào tạo không phải là câu chuyện tùy hứng, nhất thời. Muốn đạt được hiệu quả đào tạo cao, cần phải có kế hoạch, thiết kế lộ trình đào tạo định kỳ.

Điều đó có nghĩa là, với giai đoạn này, với quý này, công ty cần ưu tiên đào tạo nội dung gì cho cho nhóm nhân viên nào. Mức độ, khối lượng đào tạo cần ở mức nào. Sau buổi đào tạo lần 1 có cần tổ chức các buổi đào tạo 2, 3 và đào tạo dài kỳ, định kỳ hơn không… Tất cả các chi tiết về buổi đào tạo cần được lập kế hoạch, lên lộ trình rõ ràng.

Khi team Đào tạo càng lên được rõ ràng, chi tiết về buổi đào tạo thì bạn càng giảm được các rủi ro có thể ảnh hưởng đến quá trình đào tạo. Mặt khác, một chương trình đào tạo đã được lên kế hoạch chi tiết cũng giúp các học viên, giảng viên chủ động bám sát chương trình, đảm bảo thời gian học hơn.

Kiểm soát ngân sách đào tạo

Team Đào tạo còn có nhiệm vụ kiểm soát ngân sách đào tạo. Kiểm soát để tránh lãng phí, thất thoát ngân sách. Kiểm soát để tối ưu hóa chi phí, với cùng một ngân sách có thể đạt được hiệu quả đào tạo cao nhất. 

Chúng ta hiểu kiểm soát ngân sách đào tạo ở đây không phải chỉ là việc cắt giảm ngân sách đến mức tối đa mà nhiều khi còn là việc xem xét nếu ngân sách triển khai không đủ cần đề xuất bổ sung. Câu chuyện kiểm soát không nằm ở yếu tố ít hay nhiều mà phải giải đáp được câu hỏi quan trọng: Làm sao với ngân sách tối ưu nhất để đạt được hiệu quả đào tạo cao nhất?

Việc kiểm soát ngân sách đào tạo tốt nhiều khi còn giúp bạn nhìn nhận được các vấn đề đang phát sinh với quá trình đào tạo, với các hoạt động khác của công ty.

Ví dụ:

Qua theo dõi, bạn nhận thấy ngân sách đào tạo cho nhân viên tư vấn sản phẩm mới bị cắt giảm 50% trong quý III-2020. Tương ứng cùng thời gian đó, các phàn nàn của khách hàng về việc tư vấn sản phẩm không rõ ràng gia tăng so với quý II-2020. Đây có thể là số liệu căn cứ giúp bạn đề xuất gia tăng thêm chi phí đào tạo nhân viên tư vấn sản phẩm.

Ví dụ OKRs cho đào tạo và huấn luyện

2. 10+ Mẫu OKRs cho huấn luyện/ giáo dục phổ biến nhất

Ở phần 1 bài viết này, chúng ta đã cùng tìm hiểu, xác định mục tiêu của team huấn luyện và đào tạo. Ở phần 2, chúng ta tiếp tục đi vào tham khảo một số mẫu OKRs cho huấn luyện, giáo dục cụ thể sau đây:

O: Xây dựng một chương trình đào tạo tuyệt vời

  • KR1: Đạt tỷ lệ hoàn thành khóa đào tạo 100%
  • KR2: Tăng hiệu suất của nhân viên sau đào tạo lên 30%
  • KR3: Điểm hài lòng về khóa đào tạo do học viên đánh giá từ ít nhất 8.5 điểm trở lên

O: Nâng cao hiệu quả của chương trình đào tạo

  • KR1: Giảm thời gian hoàn thành khóa học từ 30 xuống 15 ngày
  • KR2: Tăng số lượng học viên tham gia 100% buổi đào tạo từ 80% lên 90%
  • KR3: 100% học viên được khảo sát nhu cầu đào tạo trước khóa học
  • KR4: Lắp đặt thêm 1 điều hòa công suất lớn cho phòng đào tạo chuyên dụng
  • KR5: Thay mới hệ thống máy chiếu tích hợp loa ngoài cho phòng đào tạo chuyên dụng

O: Tổ chức đào tạo giúp nhân viên có kỹ năng chuyên môn tốt hơn

  • KR1: Khảo sát ý kiến nhân viên về nội dung đào tạo mong muốn, hoàn thành xong trước 15/9/2020
  • KR2: Mời 1 chuyên gia trong lĩnh vực về chia sẻ kỹ năng, kinh nghiệm định kỳ ít nhất 1 quý 1 lần
  • KR3: Xây dựng tủ sách chuyên ngành, hoàn thành xong trước 15/10/2020
  • KR4: Nhân sự lãnh đạo từ cấp trưởng nhóm trở lên cần ít nhất 4 giờ đứng lớp chia sẻ kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn mỗi tháng
  • KR5: Nhân sự lãnh đạo từ cấp trưởng ban trở lên cần ít nhất 8 giờ đứng lớp chia sẻ kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn mỗi tháng

O: Thiết lập chương trình đào tạo phát triển cá nhân cho tất cả các thành viên

  • KR1: Xây dựng lộ trình nghề nghiệp cho từng vị trí và nhận được sự chấp thuận của các trưởng nhóm
  • KR2: Tiến hành phỏng vấn sâu từng thành viên về nhu cầu đào tạo trong năm 2021, hoàn thành xong trước tháng 10/2020
  • KR3: Triển khai phần mềm theo dõi đào tạo, phát triển nhân viên tích hợp trong hệ thống công lương, hoàn thành xong trước tháng 12/2020

O: Thiết lập chương trình đào tạo cho từng bộ phận

  • KR1: Thiết lập chương trình đào tạo và nhận được sự chấp thuận của 100% trưởng phòng ban, hoàn thành xong trước tháng 10/2020
  • KR2: Đạt 80% số lượng học viên tham gia chương trình đào tạo
  • KR3: Đạt được ít nhất 8.0 điểm đánh giá chất lượng đào tạo từ các học viên

O: Kiểm soát tốt nguồn ngân sách đào tạo 2021

  • KR1: Thống kê thu chi ngân sách đào tạo 2020, hoàn thành xong trước 30/12/2021
  • KR2: Khảo sát nhu cầu đào tạo 2021, hoàn thành xong trước 15/11/2020
  • KR3: Lập đề xuất phân bổ ngân sách đào tạo năm 2021 được 100% trưởng bộ phận tán thành, hoàn thành xong trước 15/12/2020
  • KR4: Lập đề xuất phân bổ ngân sách đào tạo năm 2021 trình ban lãnh đạo phê duyệt, hoàn thành xong trước 20/12/2020

O: Đào tạo kỹ năng bán hàng vượt trội

  • KR1: Khảo sát nhu cầu đào tạo kỹ năng, kinh nghiệm của bộ phận bán hàng, hoàn thành xong trước tháng 9/2020
  • KR2: Mời ít nhất 1 chuyên gia bán hàng thực chiến về chia sẻ tại công ty định kỳ 1 lần 1 quý
  • KR3: Mời nhân viên có thành tích bán hàng xuất sắc nhất công ty chia sẻ kỹ năng, kinh nghiệm định kỳ 1 tháng 1 lần
  • KR4: Tổ chức brainstorming về phương pháp tiếp cận khách hàng vào 15/10/2020

O: Lập kế hoạch đào tạo tháng 10 cho toàn công ty

  • KR1: Khảo sát nhu cầu đào tạo trong tháng 10 của tất cả các bộ phận, phòng ban, hoàn thành xong trước 25/9/2020
  • KR2: Kế hoạch đào tạo tháng 10 nhận được sự ủng hộ của 100% lãnh đạo bộ phận, phòng ban, hoàn thành xong trước 28/9/2020
  • KR3: Hoàn thành phiếu đề nghị tạm ứng ngân sách đào tạo tháng 10 trình ban lãnh đạo phê duyệt, hoàn thành xong trước 29/9/2020

O: Lập kế hoạch đào tạo định kỳ cho nhân sự Tester – nhân viên kiểm thử phần mềm

  • KR1: Phỏng vấn, thu nhận ý kiến của Trưởng nhóm Tester về nhu cầu đào tạo định kỳ cho nhân sự toàn nhóm, hoàn thành xong trước tháng 9/2020
  • KR2: Rà soát các nội dung đào tạo Tester đã thực hiện trong 12 tháng gần nhất để tránh trùng lặp, hoàn thành xong trước tháng 9/2020
  • KR3: Áp dụng chính sách lãnh đạo từ cấp trưởng nhóm trở lên ít nhất cần 4 tiếng đào tạo mỗi tháng cho nhóm của mình
  • KR4: Khảo sát 100% nhân viên nhóm Tester đánh giá về chất lượng đào tạo của quý trước, hoàn thành xong trước tháng 9/2020
  • KR5: Làm đề nghị duyệt chi ngân sách đào tạo cho nhóm Tester trong quý IV-2020 trình ban lãnh đạo, hoàn thành xong trước tháng 9/2020 

O: Đề xuất ngân sách đào tạo tối ưu sau giai đoạn dịch bệnh Covid-19

  • KR1: Rà soát, cắt giảm 100% ngân sách đào tạo chưa cần thiết, không hiệu quả, hoàn thành xong trước tháng 9/2020
  • KR2: Tham vấn ý kiến các trưởng bộ phận về mức ngân sách đào tạo cho bộ phận sau giai đoạn dịch bệnh Covid-19, hoàn thành xong trước tháng 9/2020
  • KR3: Tham khảo ngân sách đào tạo từng phân bổ giai đoạn khủng hoảng dự án năm 2016 của công ty, hoàn thành xong trước tháng 9/2020
  • KR4: Lên bản đề xuất ngân sách đào tạo cho từng bộ phận trình ban lãnh đạo, hoàn thành xong trước 15/10/2020

Lời kết,

Huấn luyện, đào tạo nội bộ là một khâu quan trọng trong công tác nhân sự. Khi bạn xây dựng được quy trình, kế hoạch đào tạo phù hợp cùng nguồn ngân sách đào tạo tối ưu, nhân viên công ty bạn sẽ nhận được hiệu quả đào tạo cao hơn. OKRs với vai trò là một phương pháp quản lý mục tiêu hiệu quả đã được kiểm chứng và thành công tại nhiều công ty, tập đoàn lớn hoàn toàn phù hợp và có thể áp dụng cho team đào tạo công ty bạn.

VNOKRs chúc bạn xây dựng được mẫu OKRs cho huấn luyện, giáo dục phù hợp, chuẩn xác, tạo được động lực cao nhất cho bộ phận của mình.

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận