Các mẫu thiết kế OKRs

9+ Mẫu OKRs cho hành chính TỐT nhất 2020

admin
 - Tháng Mười 2, 2020

Trong một công ty, nếu phòng kinh doanh được ví như “lực lượng tiên phong, tiền tuyến” thì phòng hành chính là bộ phận hỗ trợ, giúp các bộ phận khác và toàn công ty hoạt động hiệu quả. Cũng giống như cách thiết lập OKRs – quản lý mục tiêu cho các bộ phận khác, mẫu OKRs cho hành chính cũng cần đảm bảo yếu tố đơn giản, tập trung giải quyết các mục tiêu cốt lõi nhưng đồng thời cũng truyền cảm hứng cho nhân viên.

Làm thế nào để bộ phận hành chính hoạt động đúng mục đích và xây dựng một văn phòng hoạt động hiệu quả? Hãy cùng VNOKRs tìm hiểu mẫu OKRs cho hành chính qua bài viết sau.

1. Cách tạo OKRs cho nhóm hành chính/quản trị

Cách đề ra mục tiêu và các kết quả chính là cách hiệu quả để công ty bạn hoàn thành những mục tiêu táo bạo, những bước ngoặt phát triển đột phá. Phương pháp quản lý mục tiêu OKRs từ lâu đã được kiểm chứng sự phù hợp và hiệu quả tại nhiều tập đoàn, công ty lớn trên thế giới cũng như tại Việt Nam.

Thông thường, khi nghĩ về OKRs chúng ta thường nghĩ về những mục tiêu đột phá trong kinh doanh, trong marketing, trong phát triển sản phẩm, về những mục tiêu dài hạn… Tuy nhiên, OKRs cũng hoàn toàn phù hợp để quản lý mục tiêu cho nhóm hành chính, quản trị của công ty bạn.

OKRs có thể được sử dụng để tạo ra và duy trì trải nghiệm về nơi làm việc lý tưởng cho nhân viên của bạn. Các nhóm, phòng ban bộ phận khác trong công ty của bạn sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi nhận được hỗ trợ tốt từ nhóm hành chính, quản trị. 

Nhóm hành chính, quản trị có thể không trực tiếp đem về doanh thu, lợi nhuận như phòng kinh doanh; không giúp phát triển sản phẩm như phòng sản phẩm nhưng họ đem lại một thứ giá trị khác cho công ty của bạn. Đó là, khả năng hoạt động hiệu quả, xuyên suốt của công ty bạn, là tạo lập và duy trì văn hóa doanh nghiệp, là góp phần xây dựng nơi làm việc tốt, hiệu quả…

Tầm quan trọng OKRs cho hành chính

Nhóm hành chính, quản trị được vận hành hiệu quả sẽ giúp các bộ phận trong công ty bạn được hỗ trợ nhanh chóng hơn. Ngược lại, dù nhóm hành chính, quản trị ở vị trí hậu cần, hỗ trợ nhưng khi tổ chức hoạt động kém sẽ tác động tiêu cực, thậm chí làm cản trở các bộ phận khác của công ty.

Một văn phòng công ty dù được trang trí, đầu tư nội thất rất đẹp cũng không thể trở thành nơi làm việc lý tưởng với nhân viên nếu thiếu đi vai trò của nhóm hành chính, quản trị. OKRs có thể giúp nhóm hành chính, quản trị của bạn hoạt động hiệu quả hơn.

Để tạo OKRs cho nhóm hành chính, quản trị, bạn cần xem xét trả lời 2 câu hỏi:

  • Các mục tiêu chính của nhóm hành chính là gì?
  • Mục tiêu cá nhân gồm những gì để giúp đạt được mục tiêu chung của nhóm?

Khi thiết lập OKRs cho nhóm hành chính, quản trị, bạn có thể đặt ra và giải quyết các điểm mấu chốt như:

  • Có những quy trình hành chính, quản trị nào có thể đơn giản hóa hơn không?
  • Thời gian thực hiện các tác vụ hành chính, quản trị có thể rút ngắn hơn không?
  • Có những thay đổi hoặc điều gì mới sẽ giúp cải thiện chất lượng dịch vụ nhóm hành chính, quản trị cung cấp cho công ty không?

Giống như cách thiết lập mẫu OKRs cho các phòng ban khác, OKRs cho nhóm hành chính, quản trị cũng cần phải đơn giản nhưng đầy cảm hứng. Các mục tiêu đề ra cần ưu tiên những gì quan trọng nhất và có tối đa 3 – 5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu.

Để làm rõ hơn cách tạo OKRs cho nhóm hành chính – quản trị, chúng ta hãy cùng tìm hiểu tiếp các mẫu OKRs ở phần dưới.

2. Mẫu OKRs cho phòng hành chính / quản trị

O: Cải thiện cơ sở hạ tầng mạng nội bộ công ty

  • KR1: Giảm thời gian tạm ngừng hệ thống mạng nội bộ trong quý IV 2020 xuống còn dưới 30 phút
  • KR2: Triển khai quy trình và hệ thống sao lưu dữ liệu lên đám mây ngay trong tháng 9/2020
  • KR3: Cải thiện sự hài lòng của nhân viên công ty đối với hạ tầng mạng nội bộ công ty từ 7.0 điểm lên ít nhất 8.0 điểm trong quý IV 2020

O: Xây dựng và duy trì một văn phòng làm việc thuận tiện, chuyên nghiệp cho nhân viên

  • KR1: Chuyển 100% hồ sơ công ty lên đám mây và phân quyền truy cập thuận tiện cho nhân viên ngay từ 15/9/2020
  • KR2: Tối giản đồ dùng văn phòng. Mỗi nhân viên chỉ có tối đa 5 vật dụng bày trên mặt bàn
  • KR3: Triển khai hệ thống đặt phòng hội nghị trực tuyến từ 15/9/2020
  • KR4: Lựa chọn và khởi chạy một nền tảng chia sẻ tài liệu nội bộ mới từ 15/10/2020

O: Xây dựng, phát triển và duy trì văn hóa công ty đoàn kết, kỷ luật

  • KR1: Triển khai chính sách thưởng giới ứng viên cho nhân viên trong công ty
  • KR2: Thực hiện khảo sát về sự hài lòng trong công việc định kỳ cuối mỗi quý
  • KR3: Thực hiện bố trí hòm thư góp ý cải tiến văn phòng công ty từ 15/9/2020
  • KR4: Tổ chức ít nhất 1 hoạt động team building cho công ty mỗi cuối quý

O: Tối đa hóa hiệu suất làm việc của văn phòng

  • KR1: Rà soát để tối giản, cắt bỏ các quy trình phê duyệt không cần thiết, xong trước 15/9/2020
  • KR2: 100% lãnh đạo và nhân viên đến các cuộc họp và sự kiện đã lên lịch đúng giờ
  • KR3: 100% lãnh đạo từ cấp trưởng nhóm trở lên cần đảm bảo trả lời hết email gửi đến trước 17:00 thứ 6 hàng tuần
  • KR4: Thực hiện đào tạo hàng quý cho nhân viên quản trị văn phòng
  • KR5: Ban hành tài liệu chuẩn hóa quy trình làm việc toàn văn phòng trước 15/9/2020

O: Cải thiện quản lý tài liệu nội bộ

  • KR1: Lựa chọn và khởi chạy nền tảng chia sẻ tài liệu mới trước 15/9/2020
  • KR2: 100% thư mục tài liệu được đặt tên theo chuẩn quy định chung, xong trước 15/9/2020
  • KR3: Số hóa 100% tài liệu bản cứng và lưu trữ lên server công ty, xong trước 15/9/2020

O: Cải thiện sự hài lòng với công việc của lễ tân

  • KR1: Giảm số lượng khiếu nại và phản hồi tiêu cực về bộ phận lễ tân từ 10 xuống 5 mỗi quý
  • KR2: Tăng các mục khen ngợi và phản hồi tích cực về bộ phận lễ tân từ 3 lên 5 mỗi quý
  • KR3: Tăng xếp hạng mức độ hài lòng của nhân viên với lễ tân từ 3.8 lên 4.5

O: Đào tạo đội ngũ thư ký chuyên nghiệp

  • KR1: Bộ phận đào tạo tổ chức ít nhất 1 buổi đào tạo về kỹ năng, nghiệp vụ mỗi tháng cho đội ngũ thư ký công ty
  • KR2: 100% video đào tạo nghiệp vụ thư ký được lưu trữ lên server để team thư ký dễ dàng chia sẻ, học tập 
  • KR3: 100% nhân sự thư ký được tuyển dụng đúng chuyên ngành phù hợp công việc

O: Cải thiện tinh thần sẵn sàng phục vụ, hỗ trợ của team hành chính, quản trị

  • KR1: Sàng lọc nhóm tính cách của 100% ứng viên vào vị trí hành chính, quản trị
  • KR2: Tổ chức đào tạo về văn hóa công ty, trách nhiệm của team hành chính, quản trị ngay trong 1 tuần sau khi nhân viên hành chính, quản trị gia nhập công ty
  • KR3: Áp dụng chính sách thưởng cho nhân viên được nhiều đánh giá tích cực nhất từ đồng nghiệp mỗi quý

O: Kiến tạo văn phòng trở thành nơi làm việc đáng mơ ước của nhân viên

  • KR1: Thu thập 10 ý tưởng cải tiến văn phòng từ các đại diện phòng ban, bộ phận trong toàn công ty, xong trước 15/9/2020
  • KR2: 100% nhân viên được tổ chức sinh nhật tháng
  • KR3: Cung cấp đồ ăn, đồ uống miễn phí ngay từ 1/9/2020
  • KR4: Bố trí không gian ngủ trưa yên tĩnh, thuận tiện cho nhân viên, xong trước 15/9/2020
  • KR5: Bố trí thêm ít nhất 20 cây xanh quanh khu vực làm việc và khoảng sân công ty

Lời kết,

Trên đây, bạn đã cùng VNOKRs tìm hiểu về mẫu OKRs cho nhóm hành chính, quản trị. Đặc thù của công việc nhóm nhân viên này là thường lặp đi lặp lại, cần sẵn sàng hỗ trợ cho các bộ phận khác.

OKRs có thể giúp nhân viên hành chính, quản trị hiểu rõ các mục tiêu công việc mình được kỳ vọng và nỗ lực đạt được mục tiêu với hứng khởi công việc lớn hơn. VNOKRs chúc công ty bạn có đội ngũ nhân viên hành chính, quản trị ngày càng chuyên nghiệp, giàu động lực và niềm vui với công việc!

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận