6 cách giúp bạn phát triển kỹ năng lãnh đạo

Càng trong những tình huống biến động của thị trường, ảnh hưởng sâu sắc đến doanh nghiệp bạn sẽ càng cần có kỹ năng lãnh đạo. Do đó, phát triển kỹ năng lãnh đạo là một nhu cầu tất yếu trong một môi trường VUCA với doanh nghiệp (biến động, bất ổn, phức tạp, mơ hồ).

Tầm quan trọng của kỹ năng lãnh đạo 

Thực tế vận hành doanh nghiệp, bạn sẽ phải đối diện với những biến đổi từ nhiều phía như từ thị trường, khách hàng, nguồn lao động, chất lượng sản phẩm, thay đổi công nghệ… Trước những biến đổi đó, kỹ năng lãnh đạo cũng giống như một chiếc cột buồm giúp “con thuyền” doanh nghiệp của bạn có thể điều hướng chuẩn xác, kịp thời.

Kỹ năng lãnh đạo có tầm quan trọng lớn thể hiện qua các khía cạnh như:

• Cải thiện sự linh hoạt, thích ứng của doanh nghiệp: Kỹ năng lãnh đạo sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện sự linh hoạt, thích ứng kịp thời trước những biến đổi, tác động tiêu cực đến doanh nghiệp. Chẳng hạn như khi dịch bệnh căng thẳng khiến các doanh nghiệp dệt may gặp khó khăn trong việc tiếp cận những thị trường nước ngoài thì việc chuyển đổi sang sản xuất khẩu trang có thể là giải pháp cần thiết, linh hoạt lúc đó.
• Thu hút nhân tài: Khi doanh nghiệp tìm kiếm ứng viên thì ngược lại ứng viên cũng lựa chọn doanh nghiệp và lãnh đạo để gắn bó và phát triển. Với một quản lý có kỹ năng lãnh đạo, có khả năng xây dựng đội ngũ thì đội ngũ nhân viên tài năng sẽ có thêm lý do để gắn bó với tổ chức. Nghiên cứu của Culture IQ cho biết 73% nhà tuyển dụng tin rằng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh mang lại lợi thế cạnh tranh cho công ty của họ trong tuyển dụng, thu hút nhân tài.
• Phát triển đội ngũ kế cận: Để thành công, các nhà lãnh đạo phải hiểu rõ cách thức và thời điểm giao quyền một cách hiệu quả. Việc ủy ​​thác nhiệm vụ có thể cho phép nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo, phát triển vượt ra khỏi vị trí hiện tại của họ và cảm thấy hài lòng hơn trong công việc. Điều này cũng tạo cơ hội cho các nhà lãnh đạo tập trung vào việc phát triển làm lớn mạnh doanh nghiệp. Nhà lãnh đạo có kỹ năng sẽ giúp phát triển đội ngũ kế cận tài năng cho doanh nghiệp.
• Cải thiện hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp: Theo khảo sát của Gartner, khi lãnh đạo hỗ trợ, đồng hành cùng nhân viên trong công việc, doanh nghiệp sẽ có thêm 23% nhân viên cải thiện sức khỏe tinh thần; 17% nhân viên cải thiện sức khỏe thể chất. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ có thêm 21% nhân viên cải thiện được hiệu suất công việc.
• Gia tăng hiệu quả tài chính: Tầm ảnh hưởng của khả năng lãnh đạo thể hiện ngay ở khía cạnh lợi nhuận của tổ chức. Các công ty có thể tăng lợi nhuận lên gấp nhiều lần bằng cách phát triển những người có khả năng cải thiện sự hài lòng của khách hàng, khai phá các sản phẩm, dịch vụ cho doanh thu mới và giảm chi phí vận hành tổ chức. Một lãnh đạo có kỹ năng có thể dẫn dắt tổ chức tăng trưởng với lợi nhuận vượt trội.
• Giúp giữ chân khách hàng tốt hơn: Khách hàng thực ra không trung thành với sản phẩm, dịch vụ mà doanh nghiệp của bạn cung cấp. Họ chỉ trung thành với trải nghiệm tích cực mà họ nhận được. Trong tương quan đó, nhà lãnh đạo có kỹ năng tốt sẽ giúp thúc đẩy đội nhóm gia tăng trải nghiệm tốt cho khách hàng thông qua sản phẩm, dịch vụ chất lượng, chăm sóc khách hàng nhanh chóng, kịp thời hay những cải tiến giúp tối ưu trải nghiệm người dùng… Từ đó, khả năng giữ chân khách hàng của doanh nghiệp cũng sẽ được đảm bảo.
• Thúc đẩy xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Khi lãnh đạo thực sự có kỹ năng lãnh đạo, họ sẽ trở thành những tấm gương trong công việc với nhân viên. Vai trò làm gương từ lãnh đạo có thể tác động tích cực, thúc đẩy xây dựng, duy trì văn hóa doanh nghiệp tích cực.

Tìm hiểu thêm: 5 kỹ năng của nhà lãnh đạo hiệu quả

Làm thế nào để phát triển kỹ năng lãnh đạo của bạn

Kỹ năng lãnh đạo không tự nhiên hình thành mà cần có những nỗ lực chủ đích, lâu dài để hình thành và mài giũa. Bạn có thể tham khảo 6 cách giúp bạn phát triển kỹ năng lãnh đạo dưới đây.

1. Rèn luyện tính kỷ luật

Brent Gleeson là người sáng lập và Giám đốc điều hành của Take Point Leadership – một công ty tư vấn tập trung vào lãnh đạo và phát triển tổ chức, chuyển đổi văn hóa và xây dựng đội ngũ hiệu suất cao. Theo Gleeson, các nghiên cứu chỉ ra rằng những người tự kỷ luật sẽ hạnh phúc hơn. Bởi vì với kỷ luật và sự tự chủ, chúng ta thực sự hoàn thành nhiều mục tiêu mà chúng ta thực sự quan tâm. Kỷ luật tự giác là cầu nối giữa các mục tiêu đã xác định và các mục tiêu đã hoàn thành.

CEO của Take Point Leadership chia sẻ 8 bước để bạn có thể rèn luyện tính kỷ luật:

• Bước 1: Biết điểm mạnh và điểm yếu của bạn – Tự nhận thức là một công cụ mạnh mẽ để mở rộng vùng thoải mái, nhưng nó đòi hỏi sự tập trung liên tục và thừa nhận những thiếu sót của bạn, bất kể chúng có thể là gì. Bạn cần biết điểm mạnh của mình, nhưng quan trọng hơn là biết cách khắc phục những khuyết điểm. Bạn sẽ khó có thể đảm bảo tính kỷ luật nếu không vượt qua được những điểm yếu.
• Bước 2: Loại bỏ những cám dỗ – Chỉ cần loại bỏ những cám dỗ lớn nhất khỏi môi trường của bạn, bạn sẽ cải thiện đáng kể tính kỷ luật của bản thân. Chẳng hạn như bạn muốn hoàn thành công việc với hiệu suất tốt nhất thì nên tránh xa khỏi những thông báo từ mạng xã hội. Khi bạn càng giảm được độ nhiễu xung quanh môi trường làm việc, môi trường sống của mình thì bạn sẽ càng có thể tập trung, tối ưu hiệu quả, hiệu suất công việc.
• Bước 3: Đặt mục tiêu rõ ràng và có kế hoạch thực hiện – Bạn phải hiểu rõ thành công với một công việc cụ thể sẽ ý nghĩa như thế nào đối với bạn. Xét cho cùng, nếu bạn không biết mình đang đi đâu, bạn sẽ rất dễ lạc đường hoặc đi chệch hướng. Một kế hoạch rõ ràng với từng bước thực hiện kèm theo thời hạn là điều bạn cần thực hiện trước khi hành động. Hành động có kế hoạch chưa chắc giúp bạn thành công nhưng hành động không có kế hoạch thì trong đa số trường hợp sẽ chỉ dẫn đến thất bại.
• Bước 4: Rèn luyện tính kỷ luật hàng ngày – Bạn không được sinh ra với tính kỷ luật mà cần rèn luyện kỷ luật hàng ngày. Kỷ luật phải được hình thành và duy trì như một thói quen. Chẳng hạn như bạn muốn duy trì kỷ luật tập luyện thể thao ít nhất 30 phút mỗi ngày thì bạn hãy bắt đầu tập luyện theo kế hoạch đã định thay vì trì hoãn với quá nhiều lý do.
• Bước 5: Chia nhỏ mục tiêu – Kỷ luật với một mục tiêu lớn, quá thử thách, khó khăn là điều không dễ dàng gì. Bạn sẽ rất dễ cảm thấy hụt hơi, thậm chí là chán nản, sợ hãi. Để tránh điều này, bạn có thể chia nhỏ mục tiêu để tuân thủ kỷ luật trong nguồn lực mình có thể đảm bảo duy trì. Ví dụ duy trì kỷ luật chạy bộ tối thiểu 200km mỗi tháng là điều thực sự khó khăn, thử thách. Thay vì đặt mục tiêu tổng km như vậy, bạn có thể chia nhỏ mục tiêu theo từng tuần. Việc kiểm soát, kỷ luật theo tuần sẽ dễ dàng hơn là theo tháng.
• Bước 6: Thay đổi nhận thức về sức mạnh ý chí – Khi bạn có được tư duy về sức mạnh ý chí không giới hạn, bạn sẽ tiếp tục phát triển, đạt được nhiều thành tựu hơn trong công việc, cuộc sống. Những giới hạn nhiều khi chỉ tồn tại trong tâm trí của bạn. Thay vì nói tôi chỉ có thể… thì bạn có thể tư duy khác đi rằng, tôi sẽ thử…
• Bước 7: Có kế hoạch dự phòng – Các nhà tâm lý học sử dụng một kỹ thuật để thúc đẩy ý chí được gọi là “ý định thực hiện”. Để rèn luyện tính kỷ luật, bạn hãy thêm vào kế hoạch hành động của mình một bản dự phòng. Khi mọi chuyện không được thực hiện đúng kế hoạch ban đầu, bạn đã có sẵn dự phòng ý định thực hiện và không phải đột ngột đưa ra quyết định lúc cảm xúc, tâm trí đang bị xáo trộn.
• Bước 8: Tìm huấn luyện viên hoặc cố vấn tin cậy – Những huấn luyện viên, cố vấn có thể đưa ra cho bạn những lời khuyên hữu ích trong công việc. Điều đó sẽ thật giá trị để bạn có thể tối ưu hóa công việc và tránh việc xử lý công việc theo đường vòng.

Brent Gleeson cũng chỉ ra rằng ngay cả khi bạn rèn luyện tính kỷ luật thì bạn cũng cần học cách tha thứ cho bản thân và tiến về phía trước. Nếu bạn vấp ngã, bạn hãy tìm nguyên nhân và tiếp tục hành động. Bạn không nên để bản thân bị bao bọc bởi cảm giác tội lỗi, tức giận hay thất vọng bởi vì những cảm xúc này sẽ chỉ kéo bạn xuống sâu hơn và cản trở sự tiến bộ trong tương lai.

2. Sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm

Bạn hãy hình dung về một ngày bạn cảm thấy hạnh phúc. Chắc hẳn, đó không phải là một ngày bạn chỉ nằm im một chỗ và không phải làm gì. Một ngày hạnh phúc với nhiều người sẽ là ngày mà họ được làm việc họ yêu thích, cảm thấy có ý nghĩa, được đảm nhận trách nhiệm và hoàn thành đúng hạn.

Đảm nhận trách nhiệm không hề mơ hồ mà thường thể hiện qua những khía cạnh như:

• Thứ nhất, bạn cần chịu trách nhiệm với sự thành công trong sự nghiệp của chính bạn. Bạn hãy giỏi chuyên môn, đủ khả năng để giải quyết vấn đề, công việc của mình.
• Thứ hai, bạn cần đặt mục tiêu cao, có tính thử thách và sau đó nỗ lực để đạt được mục tiêu đó.
• Thứ ba, bạn cần đối diện với những thất bại gặp phải để tiếp tục hành động và thậm chí là học hỏi từ thất bại.

3. Trao quyền cho nhân viên của bạn

Những nhà lãnh đạo theo phong cách vi mô, quản lý chi tiết từng sự vụ sẽ chỉ vướng vào mớ bòng bong công việc không hồi kết hàng ngày. Thay vì vậy, bạn hãy trao quyền cho nhân viên thông qua ủy quyền và giao việc hiệu quả.

3.1 Ủy quyền hiệu quả

Đối với những công việc không quá quan trọng nhưng cần xử lý gấp, bạn có thể thực hiện ủy quyền cho nhân viên. Khi ủy quyền, bạn cần làm rõ các yếu tố sau với nhân viên:

• Cần hoàn thành việc gì
• Kết quả cần đạt được ra sao
• Thời gian hoàn thành
• Có thể phối hợp với ai, bộ phận nào để xử lý

Khi ủy quyền công việc cho nhân viên, bạn cần động viên tinh thần, chỉ cho họ thấy giá trị công việc đang thực hiện, nếu cần thiết. 

Lãnh đạo cần căn cứ theo tính chất công việc để ủy quyền đúng người, đúng thời điểm. Ví dụ việc cần giao tiếp tốt, kết nối đội nhóm sẽ cần người có tính cách hướng ngoại xử lý. Ngược lại, việc cần tỉ mỉ, cẩn trọng thì nhân viên có tính cách hướng nội sẽ xử lý tốt hơn. Khi bạn ủy quyền đúng người và nhân viên cũng sẵn sàng cho công việc thì nhiệm vụ được ủy quyền mới có thể đạt được đúng kỳ vọng.

Trong quá trình thực hiện, bạn cũng cần tiến hành theo dõi, giám sát việc thực hiện theo chu kỳ phù hợp. Ví dụ việc cần xử lý trong 1 tháng thì bạn có thể check-in công việc 1 1 với nhân viên vào mỗi thứ 6 hàng tuần. Còn với những việc cần xử lý gấp rút trong tuần thì bạn có thể tiến hành check-in 2 – 3 ngày một lần hoặc thậm chí là hàng ngày.

Khi nhân viên hoàn thành xong công việc được ủy quyền, bạn cũng không nên quên việc đánh giá, rút kinh nghiệm để tìm cách tối ưu công việc và gửi lời cảm ơn, ghi nhận những nỗ lực công việc của nhân viên.

Ủy quyền hiệu quả sẽ giúp lãnh đạo giảm tải được công việc. Mặt khác, nhân viên thông qua việc thực hiện công việc ủy quyền sẽ dần trưởng thành, tích lũy thêm kinh nghiệm, kiến thức thực tế.

3.2 Giao việc hiệu quả

Lãnh đạo có thể xem xét giao một số nhóm việc phù hợp để nhân viên cấp dưới thực hiện, chẳng hạn như:

Để giao việc cho nhân viên một cách hiệu quả, bạn có thể tham khảo các bước như sau:

• Bước 1: thuyết phục – bạn cần thuyết phục nhân viên về những giá trị họ hoặc tổ chức nhận được khi thực hiện công việc.
• Bước 2: kết quả – bạn sẽ cần chỉ rõ kết quả công việc bạn kỳ vọng nhân viên đạt được.
• Bước 3: giới hạn – nhằm dự phòng các tình huống vượt quá thẩm quyền công việc được giao, bạn cần giới hạn công việc được giao cho nhân viên trong nội dung hay thời gian cụ thể.
• Bước 4: tiêu chuẩn – bạn sẽ xác định rõ với nhân viên về các tiêu chuẩn, quy tắc khi tiến hành công việc.
• Bước 5: tín nhiệm – bạn hãy thể hiện sự tín nhiệm dành cho nhân viên và cho họ khoảng không gian để chủ động làm việc.
• Bước 6: thảo luận – những thảo luận ngay từ ban đầu về công việc cần thực hiện sẽ giúp nhân viên đi đúng hướng ngay từ đầu.
• Bước 7: theo dõi – sau khi giao việc, lãnh đạo vẫn cần theo dõi, kiểm soát xem công việc có đang được tiến hành đúng kế hoạch. Bạn có thể yêu cầu nhân viên làm báo cáo hàng tuần với những công việc cần thời gian thực hiện theo tháng chẳng hạn.

Sau khi công việc được giao đã hoàn thành, bạn và nhân viên có thể cùng tổng kết, nhìn nhận lại những kết quả đã đạt được, điểm tích cực cần phát huy cũng như những thiếu sót cần khắc phục về sau.

Xem thêm: 7 Bước Giao Việc Hiệu Quả – Bob Johnson

4. Phát triển nhận thức tình huống

Nhận thức về tình huống là một khái niệm thường được sử dụng trong lĩnh vực hàng không, y tế và quân đội. Khi có nhận thức tình huống, bạn sẽ có khả năng nhanh chóng nắm bắt, phát hiện để tìm cách kiểm soát những phát sinh của môi trường đến bản thân và đội nhóm của mình.

Chẳng hạn như trong ngành hàng không, môi trường của phi công là buồng lái máy bay, tình hình thời tiết cũng như kiểm soát viên không lưu mà họ giao tiếp để nhận chỉ dẫn. Trong lĩnh vực kinh doanh, môi trường của người quản lý dự án là team triển khai dự án, các bên liên quan cả ở bên trong và bên ngoài tổ chức, tiến độ dự án cũng như chất lượng sản phẩm… Đó là tất cả những yếu tố có thể ảnh hưởng tới việc đạt được mục tiêu dự án.

Nghiên cứu của Endsley (1988) đã chỉ ra: Ở cấp độ cơ bản nhất, nhận thức tình huống là biết những gì đang diễn ra trong môi trường và những tác động của nó đối với hiện tại và tương lai. Mặc dù điều này nghe có vẻ đơn giản trong một tình huống ổn định và đơn giản, nhưng nó có thể trở thành một thách thức thực sự trong một môi trường có nhịp độ nhanh và phức tạp. 

Endsley trong nghiên cứu công bố vào năm 1995 cho biết: nhận thức tình huống có 3 cấp độ phát triển từ thấp lên cao như sau:

• Cấp độ 1: Nhận thức
• Cấp độ 2: Hiểu
• Cấp độ 3: Dự đoán

Nhà lãnh đạo khi phát triển được kỹ năng nhận thức tình huống sẽ đạt được nhiều lợi ích đa dạng như:

• Gia tăng hiệu suất công việc
• Nắm bắt nhanh chóng các tình huống thay đổi để điều chỉnh kịp thời
• Dự phòng, ngăn ngừa các tình huống rủi ro, lỗi phát sinh, ảnh hưởng an toàn, phá vỡ kế hoạch
• Giúp team đạt được mục tiêu bằng những cách thức hiệu quả nhất

Để cải thiện kỹ năng nhận thức tình huống, bạn có thể tham khảo một số cách thức thực hiện như sau:

• Giao tiếp, trao đổi thông tin hợp lý với đội ngũ và các bên liên quan
• Lập kế hoạch và quản lý tiến độ thực hiện một cách chặt chẽ
• Dự phòng, lường trước các tình huống có thể phát sinh trong ngắn, trung và cả dài hạn
• Tập hợp tri thức quản trị của tổ chức. Những tình huống lỗi, trục trặc, phát sinh không mong muốn sẽ cần phải ghi nhận để ngăn chặn lặp lại.

5. Truyền cảm hứng cho người khác

Về cơ bản con người là tốt. Hầu hết nhân viên của bạn đều mong muốn có những đóng góp tích cực cho tổ chức thay vì làm việc thiếu động lực. Khi nhân viên làm việc không tốt, vấn đề nhiều khi không phải nằm ở nhân viên mà nằm ở chính tổ chức, ở quản lý. 

Nếu nhà lãnh đạo thiết lập được cơ cấu tổ chức, phân công nhiệm vụ rõ ràng, đồng thời biết cách truyền cảm hứng cho đội ngũ của mình thì nhân viên sẽ dần cải thiện được hiệu quả, hiệu suất công việc. Truyền cảm hứng cho nhân viên là một kỹ năng, thậm chí là một nghệ thuật nhà lãnh đạo cần nắm bắt được. Bạn có thể tham khảo các lưu ý trong việc xây dựng, truyền cảm hứng cho nhân viên dưới đây:

• Chính nhà lãnh đạo phải là một tấm gương trong công việc, truyền cảm hứng cho nhân viên
• Nhận diện những dấu hiệu và nguyên nhân khiến nhân viên chán nản luôn cần thiết và thực sự quan trọng
• Bạn nên thực sự lắng nghe ý kiến của nhân viên thông qua các buổi trao đổi toàn văn phòng hoặc phỏng vấn 1 1
• Truyền cảm hứng, động lực cho nhân viên không chỉ bằng lương thưởng mà còn bằng văn hóa doanh nghiệp 
• Duy trì sự ghi nhận, đánh giá, vinh danh nhân viên theo phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (CPM)
• Lãnh đạo nên đồng hành với nhân viên như một người hỗ trợ (support) thay vì chỉ ra lệnh một cách vô cảm
• Cùng nhân viên thiết lập mục tiêu thực sự thử thách, truyền cảm hứng theo phương pháp quản lý mục tiêu OKRs
• Giao tiếp chủ động, tích cực và có sự đồng cảm với nhân viên như một đồng đội trong đội bóng

6. Liên tục học hỏi phát triển

Lãnh đạo của một công ty, tổ chức cũng chỉ là một vị trí công việc. Khi bạn đã là lãnh đạo, bạn vẫn cần liên tục học hỏi phát triển các kỹ năng, kinh nghiệm của mình. Trong sự phát triển của doanh nghiệp, thị trường, một lãnh đạo không tiếp tục học hỏi sẽ tất yếu sẽ có thời điểm bị lạc hậu, thụt lùi hoặc chỉ xử lý công việc theo chủ nghĩa kinh nghiệm đầy hạn chế.

Liên tục học hỏi với nhà lãnh đạo không nhất thiết phải là đến trường lớp chính quy mà còn có thể học qua nhiều hình thức khác nhau như:

• Tham gia các khóa workshop, hội thảo chuyên môn
• Trực tiếp góp sức trong những dự án thử thách, nhiều khó khăn với team
• Học hỏi thêm các kỹ năng mới hỗ trợ cho công việc
• Tìm hiểu xu hướng công nghệ hay những xu hướng của ngành nghề…

Lãnh đạo có mức độ ảnh hưởng lớn tới văn hóa tổ chức hay những lựa chọn hành động của các thành viên. Khi chính lãnh đạo là một tấm gương về học tập thì nhân viên bên dưới cũng sẽ cải thiện được tinh thần học tập của mình. 

*

Phát triển kỹ năng lãnh đạo là cả một quá trình tích lũy, lắng đọng và cần rất nhiều nỗ lực từ mỗi cá nhân. Không chỉ nhà lãnh đạo mới cần có kỹ năng lãnh đạo mà cả nhân viên cũng cần có kỹ năng này. Lãnh đạo, làm chủ được công việc của mình để liên tục tối ưu hóa hiệu quả, hiệu suất công việc là điều cần có đối với mọi thành viên trong tổ chức dù ở vị trí công việc, cấp bậc nào.

Để phát triển kỹ năng lãnh đạo đúng hướng, hiệu quả ngay từ đầu, bạn có thể tham khảo khóa học “Thực hành Lãnh đạo Hiệu suất cao” do VNOKRs tổ chức.

Lợi ích mà bạn sẽ nhân được trong khoá học:

• Hiểu được cách để xây dựng đội ngũ toàn tâm toàn ý, gắn bó với doanh nghiệp đi theo nhà lãnh đạo để cùng thực hiện sứ mệnh mục tiêu chung.
• Có được 1 tổ chức tràn đầy sinh khí, năng lượng tích cực, vui vẻ hợp tác, thấu cảm. Cải thiện hiệu quả kinh doanh rõ rệt.
• Lãnh đạo làm việc trong trạng thái thăng hoa, mất ít thời gian cho các công việc điều hành những vẫn đạt được hiệu quả cao, có nhiều thời gian dành cho chiến lược phát triển doanh nghiệp, thu hút được nhân tài về doanh nghiệp.
• Khách hàng, đối tác được hưởng chất lượng dịch vụ từ doanh nghiệp tốt hơn, có mối quan hệ hợp tác thấu hiểu và bền vững hơn

Tìm hiểu thông tin và đăng ký tham gia khoá học “Thực hành Lãnh đạo Hiệu suất cao” tại địa chỉ: https://john.vn/bi-mat-lanh-dao/