Kỹ năng quản lý nhân sự rất đa dạng bởi đó là hoạt động với con người, hướng đến con người trong tổ chức. Nhà quản lý nhân sự nhiều khi cần là nhà hoạch định chính sách, nhà tâm lý hoặc thậm chí là người truyền cảm hứng, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp…
Tại sao các nhà quản lý nhân sự cần phải có kỹ năng tốt?
Quản lý nhân sự là vị trí không hề dễ dàng và đòi hỏi nhiều về kỹ năng tốt. Đây là yêu cầu bắt buộc vì các lý do sau:
Vai trò cân bằng giữa lợi ích – nhu cầu: Nguồn lực của doanh nghiệp là hữu hạn còn nhu cầu của đội ngũ nhân sự thường sẽ ngày càng gia tăng. VIệc nhân sự gia tăng các nhu cầu về lương thưởng hay phúc lợi qua các năm là điều khó tránh khỏi do các yếu tố như: kinh nghiệm làm việc; đóng góp cho tổ chức; thâm niên; sự trượt giá của đồng tiền… Đứng trước bài toán đó, nhà quản lý nhân sự cũng như một chiếc cầu nối, một điểm cân bằng giữa lợi ích công ty và nhu cầu nhân viên. Vai trò này không hề dễ dàng và đòi hỏi nhà quản lý nhân sự phải có kỹ năng tốt để giải quyết các vấn đề phát sinh hay xây dựng chính sách, chiến lược nhân sự.
Giải quyết nhiều nghiệp vụ nhân sự đa dạng: Yêu cầu của việc quản lý nhân sự là tạo ra một nơi làm việc an toàn, hiệu quả bằng cách cân bằng giữa nguồn lực của tổ chức và nhu cầu của nhân sự. Từ yêu cầu đó, nhân sự sẽ cầm đảm bảo giải quyết nhiều nghiệp vụ như:
- Quản lý phúc lợi, lương thưởng
- Hòa giải xung đột
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
- Tuyển dụng, đào tạo, đánh giá…
Mỗi nghiệp vụ nhân sự cụ thể lại cần một kỹ năng cụ thể, riêng biệt. Do đó, thường nhà quản lý nhân sự cũng cần có kỹ năng tốt, đa dạng để đáp ứng công việc của mình.
Đại diện cho hình ảnh, văn hóa công ty: Nhà quản lý nhân sự thường cũng là những mini KOL, người đại diện, lan tỏa hình ảnh, văn hóa công ty đến với các ứng viên tiềm năng và nhân viên trong tổ chức. Để đảm bảo vai trò này, quản lý nhân sự cần có các kỹ năng tốt không chỉ về chuyên môn mà còn là kỹ năng mềm để góp phần xây dựng, duy trì văn hóa công ty hiệu quả.
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn quản lý nhân sự doanh nghiệp nhỏ
Kỹ năng cần thiết của nhà quản lý nhân sự
Có 10 kỹ năng cần thiết, đòi hỏi nhà quản lý nhân sự phải tích lũy, rèn luyện để đáp ứng cho vị trí công việc của mình.
1. Kỹ năng giao tiếp, lắng nghe
Trong bất kỳ lĩnh vực, ngành nghề nào, kỹ năng giao tiếp, lắng nghe cũng vô cùng quan trọng để giúp bạn hướng đến thành công trong nghề nghiệp của mình. Giao tiếp, lắng nghe với quản lý nhân sự càng quan trọng vì đây là vị trí thường xuyên tương tác, giao tiếp với nhân viên, lãnh đạo trong tổ chức và cả những đối tác, nhà cung cấp bên ngoài tổ chức.
Giao tiếp, lắng nghe với quản lý nhân sự đòi hỏi một số tiêu chí như:
- Chuyên nghiệp vì quản lý nhân sự đại diện cho tiếng nói, hình ảnh của tổ chức
- Ấm áp, thân tình để đạt được hiệu quả giao tiếp tích cực, xây dựng mối quan hệ tin cậy với đội ngũ
- Rõ ràng để không phát sinh những hiểu nhầm, sai sót không đáng có
- Lắng nghe chủ động, hạn chế ngắt lời người đối diện, không định kiến hoặc phán xét
- Thẳng thắn, tránh cách nói chuyện ẩn ý, nhiều lớp nghĩa
- Bình tĩnh để giải quyết các xung đột trong tổ chức
- Giao tiếp tốt bằng cả lời nói và văn bản
- Có khả năng điều chỉnh giọng nói, âm lượng hiệu quả, tùy theo tình huống giao tiếp. Trong nhiều tình huống, nếu nhân sự nói với âm lượng quá lớn có thể người giao tiếp sẽ hiểu nhầm đó là dấu hiệu của sự bực tức, nóng giận.
- Có khả năng quản lý ngôn ngữ cơ thể hiệu quả
- Có khả năng tổng hợp dữ liệu đơn lẻ, rời rạc thành những kết luận rõ ràng, nổi bật
2. Kỹ năng về hành chính
Sự vụ, nghiệp vụ hành chính là một phần công việc của nhân sự. Quản lý nhân sự cũng cần có kỹ năng về hành chính, chẳng hạn như:
- Quản lý hồ sơ nhân viên đầy đủ, kịp thời
- Quản lý chấm công, tính lương chính xác
- Khả năng soạn thảo, đóng dấu văn bản, giấy tờ
- Kiểm soát việc thực hiện các quy định hành chính
- Kỹ năng đàm phán với nhà cung cấp
- Kỹ năng dự phòng rủi ro, phát sinh đối với các nghiệp vụ hành chính của công ty
Mặc dù với sự vượt trội của công nghệ, các ứng dụng hỗ trợ công tác hành chính đã được nhiều công ty, tổ chức sử dụng. Tuy nhiên, kỹ năng hành chính vẫn chưa hề lạc hậu và vẫn là một trong những kỹ năng cần thiết với người quản lý nhân sự.
Chẳng hạn như: phần mềm chấm công, tính lương có thể giúp giảm tải công việc của nhân sự nhưng không thay thế được vai trò kiểm soát, xử lý, điều chỉnh các phát sinh trong quá trình nhân viên thực hiện.
Kỹ năng hành chính còn được thể hiện qua khả năng đa nhiệm xử lý công việc. Nhân viên nhân sự có thể phải thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc và họ cần tìm các sắp xếp để giải quyết sự vụ hành chính của mình: trả lời email; xử lý các cuộc gọi mời phỏng vấn; giải quyết các yêu cầu trực tiếp từ lãnh đạo hay các yêu cầu từ phòng ban chuyên môn… Khi quản lý nhân sự có kỹ năng hành chính, họ sẽ biết cách tổ chức, quản lý thời gian để có thể đa nhiệm, giải quyết công việc một cách hiệu quả.
3. Kiến thức chuyên môn HRM
Kiến thức chuyên môn HRM là nền tảng quan trọng để người quản lý nhân sự có thể phát huy những kỹ năng, kinh nghiệm của mình. HRM không nắm rõ kiến thức chuyên môn cũng giống như một người đi đêm thiếu đèn, sẽ rất dễ vấp ngã, thấp thỏm từng bước chân.
Có kiến thức chuyên môn vững vàng, HRM sẽ hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình các nghiệp vụ như tuyển dụng, chấm công, tính lương, đào tạo, xây dựng văn hóa doanh nghiệp…
Các chuyên gia nhân sự có chuyên môn sẽ nắm bắt, hiểu rõ nhu cầu của nhân viên và tìm cách cải tiến, tối ưu hóa trải nghiệm làm việc của nhân viên từ khi tuyển dụng cho đến khi nghỉ việc. Những trải nghiệm làm việc tích cực là điểm giúp thu hút, giữ chân nhân tài cho tổ chức.
Trong vòng xoáy cạnh tranh nhân sự, nhất là với những ngành nghề nóng bỏng hiện nay như công nghệ thông tin, HRM không có kiến thức chuyên môn sẽ rất khó có thể đáp ứng những mục tiêu phòng nhân sự cần thực hiện.
Đọc thêm: Quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
4. Lập kế hoạch và tư duy chiến lược
Bản chất của quản lý nhân sự là quản lý một trong những tài sản giá trị nhất của doanh nghiệp: nguồn nhân lực. Mục tiêu của quản lý nhân sự là hướng đến việc tối ưu hóa việc sử dụng, phát triển nguồn nhân lực. Vì vậy, ở vai trò quản lý nhân sự, HRM sẽ phải có kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược.
Thiếu kỹ năng này, HRM sẽ dễ rơi vào vòng xoáy giải quyết các sự vụ phát sinh thay vì dự phòng và nỗ lực đạt được kế hoạch đó.
Chẳng hạn như, nhân viên của bạn thường xuyên đi làm muộn. Thay vì tìm cách xử lý phạt theo vụ việc, bạn có thể lên kế hoạch quản trị để cải thiện tình hình một cách chủ động.
- Bước 1: Tổ chức buổi họp toàn công ty dưới sự chủ trì của lãnh đạo. Các thành viên sẽ cùng chia sẻ về khung thời gian làm việc mong muốn của mình. Bạn có thể gợi mở một vài phương án trước để team có căn cứ lựa chọn.
- Bước 2: Ban hành quyết định về khung thời gian làm việc mới kèm theo chế tài xử lý khi vi phạm đi muộn. Một lưu ý là bạn không thể trừ lương nhân viên để phạt vi phạm đi muộn vì điều này trái với Luật Lao động. Do đó, bạn có thể thu tiền phạt này đóng vào quỹ teambuilding toàn văn phòng, phục vụ các hoạt động của chính nhân viên.
- Bước 3: Tiến hành phạt theo quyết định đã ban hành.
Theo kế hoạch để ban hành xử lý vi phạm đi muộn như trên, bạn đã thêm một bước tham vấn ý kiến của các thành viên công ty. Khi chính nhân viên đồng thuận và có tiếng nói trong việc đưa ra quyết định thì họ sẽ dễ dàng tuân thủ quyết định hơn. Đó là kỹ năng lập kế hoạch thực hiện mà HRM cần có.
Ở góc độ phát triển tổ chức, quản lý nhân sự cũng cần có tư duy chiến lược. HRM phải có hiểu biết sâu sắc về cách tổ chức đạt được lợi thế cạnh tranh bền vững thông qua đầu tư vào con người, cả với nhân viên mới và nhân viên hiện tại của tổ chức. Họ phải nhận thức rất rõ về các nhu cầu chiến lược của tổ chức, ở tất cả các cấp và trong tất cả các bộ phận. Từ nhận thức về nhu cầu cùng tư duy chiến lược của mình, HRM mới có thể vận dụng các kỹ năng nghiệp vụ để tìm kiếm và giữ chân nhân tài đáp ứng nhu cầu của tổ chức.
Chẳng hạn như trong một công ty công nghệ, các trưởng bộ phận phụ trách sản phẩm, công nghệ, triển khai dự án là những quản lý cấp trung nhưng giữ vai trò vô cùng quan trọng trong phát triển sản phẩm, triển khai dự án cho khách hàng. Do đó, đây là đối tượng tổ chức đặc biệt cần quan tâm, có chính sách giữ chân nhân tài. HRM hiểu được điều đó có thể đề xuất những chính sách đặc thù như:
- Giờ làm việc linh hoạt, không tính đi muộn về sớm
- Có phụ cấp trách nhiệm quản lý
- Được đóng gói bảo hiểm sức khỏe gia tăng không chỉ cho bản thân mà cả người thân trong gia đình…
Những hoạt động của HRM đúng theo chiến lược, đáp ứng nhu cầu của công ty về lâu dài sẽ giúp giữ ổn định và phát triển nguồn nhân lực làm tiền đề vững chắc để công ty hướng tới những mục tiêu tiếp theo.
5. Quản lý mục tiêu
Người quản lý nhân sự để đảm bảo thành công trong một tổ chức sẽ không chỉ cần có kiến thức, kỹ năng về tổ chức, phát triển nhân sự. Kỹ năng nhân sự còn cần gắn với quản lý mục tiêu vì dù HRM phát triển nhân sự theo hướng nào thì cũng cần tuân thủ, hướng đến mục tiêu tổ chức đề ra.
Khi thực hiện các nghiệp vụ nhân sự, HRM sẽ đối diện với những ý kiến trái chiều, những ưu tiên xử lý khác nhau hay sự thiếu động lực thực hiện từ các bộ phận, phòng ban… HRM ở vai trò điều phối, thực hiện các hoạt động, nghiệp vụ nhân sự sẽ cần có kỹ năng quản lý mục tiêu tốt để biết cách phối hợp, dự phòng rủi ro và đạt được mục tiêu đã đề ra.
Chẳng hạn như HRM mong muốn đạt được mục tiêu: làm cho nhân viên hạnh phúc hơn với mỗi ngày làm việc. Đây là một mục tiêu thực sự thử thách và có giá trị cao với tổ chức. Tuy nhiên, để đạt được mục tiêu đó là điều không hề dễ dàng và cần HRM quản lý mục tiêu, có thể thông qua các hoạt động như:
- Tiến hành họp các nhân sự key để đóng góp ý tưởng giúp nhân viên hạnh phúc
- Xây dựng bản đề xuất phương án hành động hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Bản đề xuất cần rõ ràng về hoạt động, người phụ trách, chi phí liên quan, các yêu cầu, kết quả cần đạt được…
- Truyền thông nội bộ rộng rãi đến toàn nhân viên về kế hoạch đã được ban lãnh đạo phê duyệt
- Tiến hành định kỳ, nghiêm túc hoạt động hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng
- Có đánh giá, kiểm tra kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra để điều chỉnh kịp thời, nếu cần thiết
Như vậy, để quản lý được mục tiêu đã đề ra, HRM rất cần có kỹ năng quản lý mục tiêu. Điều này sẽ giúp cho các hoạt động được thực hiện thông suốt, đúng kế hoạch, đạt được mục tiêu thay vì chỉ là những con chữ nằm trên bản đề xuất.
Để quản lý mục tiêu đúng, trúng, hiệu quả ngay từ đầu với tổ chức của mình, bạn có thể tham khảo các khóa học chuyên sâu của VNOKRs:
6. Sự chủ động, cam kết
Tính chủ động, cam kết thường được coi là một đặc điểm tính cách hơn là một kỹ năng. Tuy nhiên, những đặc tính này là thứ bạn hoàn toàn có thể phát triển theo thời gian để chuyển hóa thành kỹ năng của bản thân. Là một chuyên gia nhân sự, người quản lý nhân sự, bạn cần có kỹ năng chủ động, cam kết để điều phối các vấn đề của tổ chức và ngăn chặn các vấn đề chuyển biến tiêu cực hơn.
Khi HRM chủ động và cam kết chắc chắn sẽ tạo ra nhiều năng lượng tích cực hơn cho tổ chức so với một HRM chỉ phản ứng bị động với các sự vụ phát sinh và thiếu cam kết trong công việc. Để chủ động, cam kết như một chuyên gia nhân sự chuyên nghiệp, HRM cần cập nhật các xu hướng nhân sự, các phong cách quản trị tích cực để tìm cách áp dụng cho tổ chức. Họ cũng cần có hiểu biết về xây dựng văn hóa làm việc, ứng dụng công nghệ gia tăng trải nghiệm làm việc cho nhân viên…
Chủ động, cam kết của HRM còn nằm ở khía cạnh dự phòng được các rủi ro với tổ chức. HRM không thể để tình trạng thiếu nhân lực gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, sản xuất, vận hành của doanh nghiệp. Họ cần có phương án tuyển dụng, đào tạo, đánh giá định kỳ, chủ động và cam kết về nguồn nhân lực cho tổ chức.
Mặt khác, từ góc độ của nhân viên, chắc chắn mọi nhân viên đều mong muốn quản lý của mình có sự chủ động và cam kết. Nhìn rộng ra, mọi tổ chức cũng sẽ đều mong muốn có một HRM chủ động, cam kết trong công việc. Do đó, chủ động, cam kết là yêu cầu về mặt kỹ năng bắt buộc cần có của HRM. Nhân viên, các phòng ban, bộ phận sẽ không hề mong muốn phải giao tiếp hàng ngày với 1 HRM bị động, thiếu cam kết trong công việc.
7. Kỹ năng đào tạo, tư vấn, huấn luyện
Quản lý nhân sự hiệu quả không phải đơn thuần là tuyển dụng nhân sự mới để giải quyết các vấn đề của tổ chức. Tuyển dụng mới chắc chắn khiến tổ chức tốn nhiều nỗ lực và chi phí liên quan nhưng vấn đề chưa chắc được giải quyết hiệu quả, triệt để. Vì vậy, HRM cần có kỹ năng đào tạo, tư vấn, huấn luyện đội ngũ nhân sự hiện tại để họ dần phát triển và cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc. Đó mới là sự phát triển nhân sự cân bằng, thay vì chỉ tìm giải pháp từ tuyển dụng.
Đào tạo, tư vấn, huấn luyện nhân viên là quy trình và cũng là kỹ năng bắt buộc cần có với HRM. Nhân viên khi được tuyển dụng vào công ty của bạn dù ở bất kỳ vị trí nào cũng cần trải qua quá trình đào tạo để nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới.
Thực tế vận hành doanh nghiệp, sau khi nhân viên gia nhập công ty, HRM sẽ có trách nhiệm tổ chức các lớp đào tạo về văn hóa doanh nghiệp và chuyên môn nghiệp vụ. Trong quá trình đào tạo, HRM không nhất thiết là người đứng lớp chia sẻ 100% nhưng cần đóng vai trò và có kỹ năng điều phối tổ chức đào tạo, tư vấn, huấn luyện.
HRM sẽ cần biết và kiểm soát được các chi tiết như:
- Nhân viên thực sự mong muốn được đào tạo gì?
- Thời điểm này họ đã sẵn sàng cho đào tạo chưa?
- Ai là người phù hợp nhất chia sẻ với học viên?
- Địa điểm tổ chức phù hợp ở đâu?
- Phương pháp hay cách tiếp cận khi đào tạo như thế nào?
Tìm hiểu thêm:
5 Kỹ năng của nhà lãnh đạo hiệu quả
Kỹ năng cần thiết cho quản lý cấp trung
8. Kỹ năng tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp
Tuyển dụng, lựa chọn người phù hợp với tổ chức không chỉ cần khớp về năng lực chuyên môn mà còn cần đảm bảo phù hợp với văn hóa tổ chức. Khi tiến hành tuyển dụng, lựa chọn người tham gia tổ chức, HRM sẽ cần đảm bảo các yếu tố như:
- Đảm bảo sự công bằng, chính trực và khách quan
- Không phân biệt, đối xử với ứng viên vì các yếu tố cảm tính, yêu ghét riêng tư, tuổi tác hay giới tính
- Có hiểu biết và thực hiện đúng các quy trình tuyển dụng, lựa chọn nhân sự
- Tạo được thiện cảm, truyền thông về văn hóa doanh nghiệp tới các ứng viên
Trước đây, các nhà tuyển dụng coi trọng kỹ năng cứng của ứng viên hơn kỹ năng mềm. Nhưng thời gian gần đây, tương quan này đã đổi chiều. Theo Rohan Rajiv – Giám đốc Quản lý sản phẩm của LinkedIn trong bài báo “Tại sao kỹ năng mềm được yêu cầu nhiều hơn bao giờ hết” đăng trên Forbes cho rằng: Các kỹ năng mềm nền tảng thậm chí còn trở nên quan trọng hơn khi công việc có thể được thực hiện từ xa, đòi hỏi nhân viên tự chủ trong công việc ngày càng cao hơn. Trên thực tế, 78% công việc được đăng trên toàn cầu trong 3 tháng qua (từ tháng 7 đến tháng 10/2022) đều có yêu cầu về kỹ năng mềm của ứng viên và xem đây là yếu tố quan trọng để tuyển dụng.
Trong xu hướng tuyển dụng như vậy, nhà quản lý nhân sự cũng cần có kỹ năng tuyển dụng, lựa chọn người phù hợp không chỉ trên cơ sở năng lực chuyên môn, kỹ năng cứng mà còn trên cơ sở kỹ năng mềm của ứng viên.
9. Hiểu biết về công nghệ
Công nghệ hiện có tác động đến nhiều mặt của đời sống, trong đó có vận hành doanh nghiệp, quản lý nhân sự. HRM không nhất thiết phải là một chuyên gia về công nghệ nhưng cần có hiểu biết và kỹ năng sử dụng các công cụ, hệ thống công nghệ.
Chẳng hạn nếu như công ty có phần mềm chấm công, tính lương hay phần mềm quản trị nhân sự thì HRM cũng phải biết cách sử dụng, tận dụng phần mềm đó để tối ưu hóa nghiệp vụ nhân sự. HRM không thể lấy lý do đã quen sử dụng Excel một cách thủ công để không sử dụng phần mềm chuyên dụng.
Khi HRM làm chủ được công nghệ, việc quản trị nhân sự sẽ trở nên dễ dàng, thuận tiện, giảm thiểu được những nỗ lực, vướng mắc. Điều này càng có giá trị và là yêu cầu bắt buộc với những công ty có nhiều chi nhánh, ở các địa điểm khác nhau hay thậm chí là các quốc gia khác nhau.
Thông tin từ Champlain cho biết: Ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân sự có thể làm giảm nhu cầu làm thêm giờ. Hơn 94% các chuyên gia nhân sự cho rằng phần mềm lập kế hoạch một cách thông minh, trực quan có thể giúp họ tiết kiệm thời gian, nỗ lực trong công việc.
10. Kỹ năng làm việc nhóm
Ở vai trò quản lý nhân sự, HRM làm việc, giao tiếp với đội ngũ nhân sự hàng ngày và họ bắt buộc cần có kỹ năng làm việc nhóm. Làm việc nhóm ở đây là khả năng chủ động phối hợp, kết nối với đồng nghiệp, cấp dưới và cả cấp trên để sắp xếp các hoạt động nhân sự mang lại lợi ích cho tổ chức.
Làm việc nhóm là cơ hội tốt để HRM khám phá những ý tưởng sáng tạo, quan điểm, kinh nghiệm từ chính các thành viên trong tổ chức của mình. HRM có thể xem mỗi dự án, công việc nhóm cần xử lý như một trải nghiệm học tập, phát triển kỹ năng để thúc đẩy môi trường làm việc hiệu quả.
Để đảm bảo làm việc nhóm hiệu quả, HRM cần quan tâm, rèn luyện các kỹ năng cụ thể như:
- Khả năng lắng nghe chủ động
- Kỹ năng tổ chức
- Giúp đỡ, tôn trọng các thành viên trong đội ngũ
- Có trách nhiệm với nhiệm vụ, công việc chung
- Khuyến khích, phát triển cá nhân
- Có khả năng kết nối đội ngũ
- Xử lý xung đột, tạo sự liên kết
- Vô tư, thẳng thắn và chính trực
*
Để quản lý nhân sự hiệu quả đòi hỏi HRM cần những lưu ý, kỹ năng liên quan, hỗ trợ. Quản lý nhân sự thậm chí có thể được xem như một nghệ thuật, giúp tổ chức quản lý và phát triển hiệu quả nguồn nhân lực – nền tảng của sự phát triển. Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về kỹ năng quản lý nhân sự ở trên hữu ích, là những gợi mở tốt dành cho bạn.
