Hướng dẫn Cách làm & Thiết lập OKRs từ A đến Z

Để OKRs có thể phát huy hết sức mạnh trong doanh nghiệp của bạn như đã làm với Google, bạn cần biết cách làm OKRs sao cho đúng nhất. Trong bài viết dưới đây, VNOKRs sẽ giúp bạn nắm được những bước cơ bản và quan trọng nhất để ứng dụng OKRs thành công.

1. Đôi điều về OKRs

Trước khi tìm hiểu về cách làm OKRs, hãy cùng VNOKRs điểm lại một số kiến thức cơ bản về OKRs dưới đây:

1.1. OKRs là gì?

OKRs được viết tắt của cụm từ “Objective and Key Results”, dịch ra là “Mục tiêu và các kết quả chính”. Đây là phương pháp quản lý mục tiêu được “khai sinh” bởi Andy Grove (Cố chủ tịch Intel) vào những năm 1970s tại trụ sở Intel, sau đó được John Doerr truyền bá rộng rãi đến thế giới.

John Doerr cũng chính là người đã mang OKRs đến với Google, giúp tập đoàn này bứt phá thành một trong những “ông trùm” ở lĩnh vực công nghệ trên thế giới.

Không chỉ vậy, John Doerr cũng chính là tác giả của cuốn sách OKRs: “Làm điều quan trọng – Measure What Matters”, tựa sách này miêu tả chi tiết về cách làm phương pháp OKRs thông qua những câu chuyện thực tế mà chính tác giả đã trải qua hoặc thu thập được.

Xuất bản năm 2017, Measure What Matters đã ngay lập tức lọt vào TOP 10 những cuốn sách về chủ đề kinh doanh bán chạy nhất do thời báo New York Times bình chọn. Ở Việt Nam, cuốn sách này cũng đã trở thành cuốn sổ tay “gối đầu giường” của nhiều cá nhân và doanh nghiệp trên con đường làm quen với OKRs.

1.2. OKRs dành cho ai?

OKRs dành cho mọi loại hình doanh nghiệp với các quy mô khác nhau. Doanh nghiệp chỉ có 5 – 10 nhân viên hay tập đoàn vài chục nghìn nhân viên… miễn là có Mục tiêu cũng đều sử dụng được OKRs.

Nếu tổ chức của bạn là một trong 5 kiểu tổ chức sau, chúng tôi tin rằng các bạn sẽ phù hợp ngay lập tức và có đủ quyết tâm mạnh mẽ trong việc thực hiện OKRs.

• Tổ chức đang gặp các vấn đề nguy cấp, ảnh hưởng đến sự tồn tại.
• Tổ chức đang rối ren, lãnh đạo đang đau đầu cho dù kết quả vẫn đang tốt, cần một sự quản trị bài bản.
• Tổ chức cần một công cụ để triển khai thành công các chiến lược, ý tưởng của CEO.
• Tổ chức trì trệ cần một làn gió mới.
• Tổ chức có tham vọng lớn, mong muốn phát triển vượt bậc.

1.3. Lợi ích của OKRs 

OKRs có rất nhiều lợi ích đối với doanh nghiệp. Theo VNOKRs, có 8 lợi ích của OKRs bạn sẽ không thể bỏ qua: 

1.3.1. Sự nhanh nhẹn

Thông thường, chu kỳ OKRs là theo hàng quý. Việc thiết lập mục tiêu ngắn gọn hơn cho phép doanh nghiệp điều chỉnh nhanh hơn, thích ứng tốt hơn, giảm rủi ro và lãng phí.

1.3.2. Liên kết và hợp tác đa chức năng

Trong một doanh nghiệp, OKRs có rất nhiều cấp độ – từ lãnh đạo cấp cao nhất cho tới nhân viên cấp thấp nhất – tất cả lượng OKRs này đều được thiết kế để liên kết với nhau. 

Do vậy, OKRs tạo ra một thể thống nhất từ trên xuống dưới đảm bảo mục tiêu lớn nhất của công ty được thiết lập và thực hiện bởi tất cả mọi người trong doanh nghiệp, hướng tới hoàn thành O – Objective đề ra một cách nhanh nhất.

1.3.3. Giảm thời gian thiết lập mục tiêu

OKRs khiến bạn phải xác định và lựa chọn 1 số mục tiêu ưu tiên hữu hạn để thực hiện mỗi quý.

Do đó, đảm bảo mọi cá nhân và cả doanh nghiệp đều tập trung sự nỗ lực vào những điều ưu tiên đó, giảm thiểu thời gian lãng phí trong việc thực hiện những công việc không quan trọng trong doanh nghiệp.

1.3.4. Giao tiếp rõ ràng

Đặc tính của OKRs là sự minh bạch. Do đó, OKRs của mọi nhân viên trong công ty, dù cấp cao hay thấp – đều được công khai.

Điều này khiến tất cả mọi người đều phải tự giác hướng công việc của mình về mục tiêu chung của tổ chức. Mọi thành viên cũng sẽ giao tiếp rõ ràng với nhau để có thể kết nối và giải quyết vấn đề nhanh chóng.

1.3.5. Cam kết của nhân viên

OKRs được tạo ra bởi mỗi cá nhân. Nên đương nhiên, OKRs cũng chính là những điều mỗi nhân viên tự cam kết sẽ thực hiện tại công ty, để hướng tới mục tiêu chung của cả nhóm, cả khối, cả doanh nghiệp.

Sự minh bạch OKRs từ trên xuống dưới cũng giúp mỗi cá nhân nhìn nhận rõ vai trò của bản thân mình trong doanh nghiệp, từ đó mà sinh ra động lực để cam kết chặt chẽ hơn với tập thể.

1.3.6. Tự chủ và trách nhiệm

OKRs thuộc về mỗi cá nhân. Dù cách làm OKRs có đúng nhưng việc kết quả đạt được đến đâu hoàn toàn phụ thuộc vào sự nỗ lực của cá nhân đó, nên tự bản thân mỗi nhân viên phải độc lập và có trách nhiệm với OKRs của mình.

Ngoài ra, khi nhìn nhận được OKRs toàn công ty, mỗi nhân viên có thể tự mình đề xuất những giải pháp, sáng kiến để góp phần hoàn thành OKRs cấp cao, tạo ra tính tự chủ lớn hơn.

1.3.7. Tập trung và kỷ luật

Khi các mục tiêu cần thực hiện đã rõ ràng, nhân viên của bạn sẽ tập trung toàn bộ nguồn lực và duy trì kỷ luật để đảm bảo hoàn thành mục tiêu. 

1.3.8. Hướng đến các mục tiêu táo bạo

OKRs có 2 dạng là OKRs cam kết và OKRs mở rộng. Trong đó, OKRs mở rộng là loại OKRs cho phép nhân viên của bạn đề ra những mục tiêu thực sự táo bạo và khát vọng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có những bước đi đột phá, vượt trội, đồng thời khuyến khích nhân viên khám phá những tiềm lực của bản thân.

2. Hướng dẫn cách làm OKRs

Cách làm OKRs được chia thành quy trình thiết lập gồm 6 bước cơ bản:

Bước 1: Truyền thông nội bộ về OKRs

Mục đích của truyền thông nội bộ về OKRs là để đảm bảo toàn bộ nhân viên hiểu rõ, hiểu đúng về OKRs – chỉ khi có cái nhìn đúng, chúng ta mới có cách làm OKRs đúng.

Để đưa OKRs tiếp cận vào trong doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng một số cách thức đơn giản dưới đây:

− Tạo các buổi workshop OKRs

Một vài buổi workshop hoặc lớp học bắt buộc sẽ đảm bảo tất cả nhân viên đều phải biết về khái niệm OKRs.

Thời gian mỗi buổi không cần quá dài, có thể chỉ cần 2-4 tiếng. Bạn nên chia sẻ tài liệu OKRs trước và cả sau khi workshop kết thúc. Bạn cũng cần đặc biệt chú ý giải đáp các thắc mắc của tất cả mọi người tham gia.

Nếu khuôn khổ thời gian không cho phép, bạn có thể thu xếp để lãnh đạo hoặc giảng viên, các chuyên gia về OKRs tiếp tục giải đáp các thắc mắc của học viên thông qua các kênh nội bộ của công ty như nhóm Facebook/ Workplace/ Skype; trả lời qua email; qua bảng tin, ấn phẩm truyền thông nội bộ… 

− Brainstorming OKRs

Nếu các buổi workshop như trên thường sẽ có một hoặc vài chuyên gia, khách mời chia sẻ về OKRs cho toàn bộ mọi người thì Brainstorming lại hướng đến việc tất cả cùng động não, suy nghĩ tìm ra giải pháp cho vấn đề.

Bạn có thể tổ chức một buổi Brainstorming với chủ đề “Chúng ta sẽ triển khai OKRs như thế nào?”. Tại đây, tất cả các thành viên sẽ cùng chia sẻ ý tưởng, quan điểm của mình – dù cho có điên rồ, phi thực tế như thế nào đi nữa. 

Bạn hãy dành thời gian để tất cả thành viên tham gia cùng nói lên được ý kiến của mình. Việc phân tích, bình luận, phản biện chỉ diễn ra sau khi buổi Brainstorming kết thúc.

Chính từ các buổi Brainstorming như thế này, có thể bạn sẽ tìm ra được cách làm OKRs phù hợp nhất với đặc thù doanh nghiệp, tổ chức của mình.

− Đọc sách và tóm tắt, trao đổi về OKRs

Sách về OKRs thường đem đến cho bạn cũng như nhân viên cái nhìn tổng quan, chuyên sâu về OKRs và cũng là để các thành viên trong công ty tự nghiền ngẫm kỹ hơn về OKRs. 

Một số đầu sách để bạn có thể tham khảo cách làm OKRs và yêu cầu nhân viên đọc, tóm tắt, cùng trao đổi như:

• Measure What Matters (Làm điều quan trọng) – John Doerr
• Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả chính) – Paul R. Niven và Ben Lamorte
• Radical Focus (Tập trung cấp bách) – Christina R Wodtke và Marty Cagan
• High Output Management (Quản lý hiệu quả) – Andrew S. Grove
• OKRs Hiểu đúng, làm đúng – Mai Xuân Đạt

Hãy mua cho mỗi nhân viên trong công ty một cuốn sách và yêu cầu họ đọc hết, sau đó recap lại nội dung để đảm bảo rằng tất cả đều đã nắm vững những kiến thức cơ bản nhất về OKRs.

− Đàm phán với nhân viên

Việc triển khai OKRs cần sự tự nguyện, cam kết từ nhân viên. Do đó, hãy tiến hành đàm phán về OKRs với nhân viên của mình trước khi quyết định thực hiện chúng, ít nhất là trong khuôn khổ quản lý cấp cao.

Khi toàn bộ đội ngũ quản lý cùng quyết tâm thực hiện OKRs, thì quá trình thiết lập mới trôi chảy và hiệu quả.

Ngoài ra, việc tham khảo tín hiệu từ nhân viên công ty sau mỗi khoảng thời gian thực hiện OKRs sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách làm OKRs của nhân viên cũng như mức độ hài lòng khi sử dụng công cụ này để tìm ra những vướng mắc ngầm cần giải quyết kịp thời.

− Tổ chức cuộc thi về OKRs

Những phần thưởng nhỏ luôn tạo ra sự hứng khởi và kích thích động lực của mọi thành viên.

Một cuộc thi trắc nghiệm hay lý luận về OKRs cùng những phần thưởng thú vị sẽ giúp nhân viên thích thú tìm hiểu về OKRs hơn, cũng như phát động phong trào khám phá tìm tòi, khiến nhân viên cởi mở hơn với OKRs.

− Bố trí OKRs Master cho từng nhóm, phòng ban

Các nhóm, phòng ban cần có những người dẫn dắt, tạo động lực thực thi OKRs. Các OKRs Master (người quản lý OKRs) nên là những cá nhân hiểu rõ nhất về cách làm OKRs, có thể giải đáp thắc mắc của mọi thành viên, đồng thời giúp đỡ các thành viên thiết lập OKRs đúng và sát sao tiến độ hoàn thành mục tiêu theo dự kiến.

Bước 2: Lựa chọn công cụ quản lý OKRs

Để quá trình thiết lập OKRs diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, tốt hơn hết chúng ta nên tìm đến những công cụ/ phần mềm quản lý OKRs. 

Bạn có thể quản lý OKRs thủ công bằng cách dùng File Excel hoặc Google Sheet – tuy nhiên, những cách này không mang tới hiệu quả cao và khá khó theo dõi ở quy mô lớn.

Với quy mô doanh nghiệp từ vài chục hoặc 100 người trở lên, sử dụng phần mềm chuyên biệt dành cho OKRs là sự lựa chọn lý tưởng.

Lấy ví dụ như phần mềm VNOKRs – công cụ quản lý OKRs hoàn chỉnh đầu tiên tại Việt Nam với những tính năng nổi bật:

• Mỗi cá nhân có thể tự tạo ra và kiểm soát OKRs của mình: cập nhật số liệu chuẩn theo thời gian thực, tra cứu lại các số liệu cũ,…
• Quản lý/Trưởng phòng có thể kiểm soát được mức độ hoàn thiện OKRs của cấp dưới, nhìn nhận được vấn đề nhanh chóng và chính xác
• Mọi OKRs đều công khai và “trong suốt” – bất cứ ai trong doanh nghiệp cũng có thể nhìn thấy toàn bộ mục tiêu của công ty
• Tất cả nhân viên có thể thực hiện phản hồi ngang hàng hoặc phản hồi chéo về OKRs của nhau
• Cấp quản lý có hệ thống chấm điểm – ghi nhận nỗ lực của các cấp dưới
• Có cửa hàng (store) cho phép nhân viên sử dụng điểm đã tích luỹ được (từ những phản hồi, ghi nhận tốt) để đổi lấy những phần thưởng có giá trị về vật chất/ tinh thần
• Bảng xếp hạng danh vọng hàng tháng tuyên dương những cá nhân có nỗ lực xuất sắc

Những chức năng này giúp cho việc kiểm soát một tập thể lớn trở nên dễ dàng, bám sát tiến trình thực hiện OKRs hơn. 

Hiện nay chúng tôi đang triển khai chương trình MIỄN PHÍ trải nghiệm phần mềm VNOKRs trong 30 ngày. Trong quá trình sử dụng, bạn sẽ được hỗ trợ và tư vấn trực tiếp từ chuyên gia của chúng tôi để triển khai OKRs đúng.

Bước 3: Xây dựng OKRs

Sau khi đã hiểu rõ cách làm OKRs và chuẩn bị đầy đủ những công cụ quản lý, giờ là lúc bắt tay vào thực hiện. Việc xây dựng OKRs thường sẽ được chia nhỏ thành 3 phần: 

1. Vạch ra chu kỳ OKRs 

Một chu kỳ OKRs cơ bản sẽ bao gồm 6 giai đoạn:

• Ban Lãnh đạo thảo luận OKRs cấp công ty
• Thông báo OKRs tới toàn bộ nhân viên
• Thảo luận và phát triển OKRs nhóm
• Xây dựng OKRs cá nhân
• Đo lường OKRs và phản hồi
• Đánh giá OKRs và mức độ hoàn thành

Mỗi chu kỳ OKRs có thể dài ngắn khác nhau tùy theo đặc thù, mục tiêu hướng tới của từng công ty. Lý tưởng nhất là sẽ kéo dài trong vòng 1 quý (3 tháng là 1 chu kỳ). 

Bạn nên thực hiện bước 6 – đánh giá OKRs và mức độ hoàn thành vào ngày 15 cuối cùng của quý trước. Từ đó mà có thời gian và cơ sở dữ liệu để thiết lập OKRs cho quý sau.

2. Thiết lập OKRs 360 

OKRs 360 là OKRs được đặt ra sau khi đã tính tới sự tham gia và tham khảo ý kiến của tất cả các bộ phận liên quan, không chỉ duyệt qua một lượt từ ban lãnh đạo xuống nhân viên, mà còn từ nhân viên lên quản lý, từ các phòng ban tác động tới nhau. 

Cách làm OKRs đúng thường sẽ được thiết lập theo thứ tự: Toàn công ty > Khối, phòng ban > Nhóm > Cá nhân

3. Viết OKRs

Cách viết O – Objectives

O là các mục tiêu công ty bạn đang hướng tới, muốn đạt được trong ngắn hạn. O được tìm ra khi bạn trả lời câu hỏi “Bạn muốn đến đâu?” 

Mục tiêu trong OKRs thường có những đặc điểm:

• Quan trọng
• Rõ ràng
• Định hướng hành động
• Truyền cảm hứng
• Có thời hạn

Mục tiêu đề ra trong OKRs có 2 dạng:

• OKRs cam kết là những mục tiêu nhân viên của bạn cam kết thực hiện và hoàn thành 100% mục tiêu. OKRs cam kết thường được xây dựng dựa trên lịch sử hoạt động trước đó của nhân viên. 
• OKRs mở rộng là những mục tiêu thực sự khó khăn, thử thách, mang tính đột phá, cải cách. Với dạng OKRs mở rộng này, nhân viên của bạn chỉ cần hoàn thành 70% mục tiêu đã được xem làm thành công.

Cách viết KRs – Key Results

KRs là các kết quả chính  bạn cần đạt được để hoàn thành mục tiêu – KRs chính là những kết quả cho biết bạn đã đến nơi.

Một Objective thường có từ 3 – 5 KRs. Bạn cũng có thể sử dụng KRs để đo đạc tiến độ hoàn thành mục tiêu. Do đó, KRs cần đảm bảo các yếu tố:

• Cụ thể
• Có thời hạn
• Thách thức nhưng vẫn thực tế
• Đo lường và chứng minh được

Bước 4: Triển khai OKRs 

Việc triển khai OKRs không nhất thiết phải trên quy mô toàn công ty ngay từ đầu, mà có thể được thực hiện từng phần, theo kiểu thí điểm để thử nghiệm. 

− Triển khai từ nhóm thí điểm 
Việc triển khai từ nhóm thí điểm này sẽ giúp bạn nhìn nhận được khi triển khai OKRs trong thực tế công ty bạn cần điều chỉnh, lưu ý điều gì.

Từ thành công thực thi OKRs trên quy mô nhóm thí điểm, bạn có thể nhân rộng ra quy mô các nhóm, phòng ban khác và trên quy mô toàn công ty.

Nếu triển khai nhóm thí điểm còn nhiều điểm vướng mắc, bạn có thể cân nhắc xem đâu là nguyên nhân và tìm cách khắc phục khi tái khởi động lại việc triển khai OKRs.

− Triển khai từ quản lý cấp cao 

Một cách làm OKRs khác là bắt đầu từ quản lý cấp cao. Đội ngũ quản lý cấp cao luôn có tiếng nói, tầm ảnh hưởng lớn trong công ty. Nếu bạn bắt đầu ngay từ việc các quản lý cấp cao cam kết thực hiện OKRs sẽ khiến toàn bộ nhân viên hiểu rõ quyết tâm thực hiện OKRs của công ty. 

Các quản lý cấp cao sau khi nắm rõ cách thức vận hành, triển khai OKRs sẽ trở thành những người dẫn dắt, ảnh hưởng đến việc triển khai OKRs trên quy mô toàn công ty.

− Triển khai toàn bộ công ty 

Trường hợp công ty của bạn có quy mô nhỏ hoặc vừa, nhân sự dưới 1000 người, hoặc công ty của bạn đã từng quen thuộc với các phương pháp quản lý mục tiêu khác, bạn hoàn toàn có thể thử nghiệm triển khai OKRs trên quy mô toàn công ty ngay từ đầu.

Việc triển khai OKRs toàn công ty thường phù hợp với các công ty trẻ, năng động, sẵn sàng đổi mới và chấp nhận những điều mới.

* Lưu ý khi triển khai OKRs:

Dù triển khai OKRs theo cách nào, bạn cũng cần thiết lập OKRs toàn công ty thật rõ ràng, minh bạch, đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu về OKRs toàn công ty.

Bước 5: Theo dõi kết quả OKRs – Checkin 

Việc theo dõi kết quả OKRs sẽ được diễn ra hàng tuần hoặc mỗi 2 tuần, thậm chí là tháng tùy vào chức vụ và đặc điểm của mỗi OKRs. Quá trình Check-in sẽ diễn ra 1:1 giữa người thực hiện OKRs và quản lý trực tiếp của người đó. 

 
Kết quả buổi Check-in cần được lưu trữ để giúp công ty tổng hợp lại và có cái nhìn toàn cảnh về cách làm OKRs của toàn công ty. Có thể trên file excel, Google sheet hoặc trên công cụ quản lý OKRs giống như VNOKRs.

Tính năng Check-in trong phần mềm VNOKRs

Bước 6: Đánh giá & chấm điểm OKRs 

Bạn có thể tham khảo 2 cách đánh giá và chấm điểm OKRs sau:

Đánh giá đạt / không đạt

Cách đánh giá đạt / không đạt này là phương pháp đánh giá OKRs của Tiến sĩ Andy Grove – CEO Intel. Với phương pháp này, kết quả thực hiện OKRs sẽ chỉ có 2 mức đánh giá: Đạt hoặc Không đạt.

Phương pháp đánh giá này rất rõ ràng, đơn giản, dễ thực hiện.

Đánh giá trên thang điểm 0 – 1.0

Thực tế triển khai OKRs tại Google, công ty này đánh giá cách làm OKRs của nhân viên theo thang điểm từ 0 đến 1.0. Theo đó:

• 0 – 0.3 là màu đỏ, biểu hiện sự không có tiến triển trong kết quả thực hiện OKRs hoặc mục tiêu, kết quả chính đề ra không phù hợp thực tế.
• 0.4 – 0.6 là màu vàng, biểu hiện sự có tiến triển trong kết quả thực hiện nhưng chưa hoàn thành OKRs.
• 0.7 – 1.0 là màu xanh, biểu hiện hoàn thành OKRs.

3. Những tiêu chí khi thiết lập OKRs

Trách nhiệm thuộc về cá nhân

OKRs thuộc về cá nhân, mỗi người sẽ có các bộ OKRs của riêng mình và cam kết thực hiện nó. OKRs của công ty thuộc về Giám đốc, OKRs của nhóm thuộc về trưởng nhóm. Tất cả OKRs của thành viên trong công ty phải được gắn kết với nhau và hướng về mục tiêu chung của công ty.

Trong suốt (minh bạch)

Mục đích chính của OKRs là tạo sự liên kết trong tổ chức. Để làm như vậy, OKRs được công khai cho tất cả các cấp trong công ty – mọi người đều có quyền xem OKRs của mọi người khác, ngay cả với CEO.

Công ty càng trong suốt, động lực toàn công ty càng mạnh mẽ và sự phối hợp trong công việc càng diễn ra nhanh chóng. Sự trong suốt cũng là một trong những yếu tố cần thiết để tạo ra sự cam kết mạnh mẽ của mỗi cá nhân.

OKRs 3 chiều.

OKRs sử dụng cách tiếp cận đồng thời từ dưới lên, từ trên xuống và từ chéo sang. Công ty đưa ra các OKRs cấp cao ở đầu chu kỳ và gần như mỗi nhóm, cá nhân ngay lập tức, đồng thời tạo OKRs cho mình.

Các OKRs của nhóm (thuộc trách nhiệm của người trưởng nhóm) nên phù hợp với OKRs của công ty, của nhóm khác. OKRs mỗi cá nhân cần phù hợp với OKRs của nhóm hoặc của công ty. Trong một công ty ứng dụng OKRs tốt, khoảng 50% – 60% OKRs được thiết lập từ dưới lên theo thỏa thuận của nhân viên với các nhà quản lý.

Mô hình này cải thiện sự tham gia của các thành viên và tạo ra sự hiểu biết tốt hơn của mỗi người đối với mục tiêu chung. Nó cũng làm cho quá trình thiết lập mục tiêu trở nên đơn giản và nhanh hơn khi bạn không cần dành thời gian để “xếp tầng” từ trên xuống.

Tính tham vọng/khát vọng.

Triết lý đằng sau OKRs là nếu các bộ OKRs luôn đạt được 100% mục tiêu, thì chúng quá dễ dàng.

Thay vào đó, OKRs nhắm đến những mục tiêu táo bạo, đầy khát vọng. Bên cạnh các mục tiêu thực tế, OKRs tin tưởng vào việc cho phép tổ chức đặt ra các mục tiêu đầy thách thức. Các mục tiêu khó khiến cả tổ chức suy nghĩ lại về cách họ làm việc để đạt được hiệu suất cao nhất.

Tuy nhiên để có thể đặt ra các mục tiêu đầy khát vọng, công ty nên bắt đầu bằng những mục tiêu cam kết (được coi là hoàn thành khi đạt được 100%). Hãy đặt ra các mục tiêu khát vọng khi tổ chức của bạn đã sẵn sàng với nhưng thách thức.

OKRs không gắn trực tiếp với “lương thưởng”

Tư tưởng của OKRs là luôn đưa mỗi cá nhân, tổ chức tiến về phía trước, nỗ lực hơn nữa, mục tiêu khó khăn hơn nữa, vì vậy mà OKRs không thể gắn trực tiếp với lương thưởng.

Tách OKRs khỏi các hình phạt hay lời hứa thưởng là rất quan trọng để cho phép các mục tiêu đầy tham vọng có thể hoạt động. Nhân viên cần biết rằng họ sẽ không bị mất quyền lợi (tiền) nếu họ đặt ra các mục tiêu đầy khát vọng.

OKRs vẫn có “dính dáng” tới thu nhập, vì những công việc thực hiện trong OKRs là những việc quan trọng (key), chắc chắn chúng có liên quan tới “bảng lương” của nhiều người. Tuy nhiên cần tách cuộc trò chuyện OKRs khỏi các cuộc trò chuyện về lương thưởng.

OKRs không đánh giá hiệu suất.

OKRs không giống như KPI, OKRs không dùng để đánh giá hiệu suất. Cách OKRs giúp tổ chức đạt được mục tiêu là đem tất cả sự tập trung, nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức liên kết lại với nhau, cùng nhau cam kết và theo dõi tiến độ thường xuyên, từ đó mà thúc đẩy được hiệu suất của nhân viên.

Để dễ hiểu, chúng ta có thể hiểu rằng KPI giúp nhìn về quá khứ để xem một ai đó đã làm tốt hay chưa, còn OKRs tập trung vào hiện tại và nhìn tới tương lại để xem xét rằng liệu chúng ta có đạt được mục tiêu hay không và bằng cách nào.

“OKRs không dùng để đánh giá hiệu suất, nhưng OKRs sẽ thúc đẩy hiệu suất của nhân viên”

4. Các ví dụ tham khảo về OKRs

Lý thuyết cần đi kèm với thực tiễn, thông qua những mẫu OKRs tiêu biểu của một số ban ngành dưới dây sẽ giúp bạn có cái nhìn trực diện việc áp dụng OKRs vào thực tế sẽ ra sao:

4.1. OKRs cho HR

o

Đảm bảo đủ nhân sự làm việc trong quý III.

kr1

Trao đổi, thống nhất với các phòng ban, bộ phận về kế hoạch tuyển dụng quý III. Sau đó, kế hoạch tuyển dụng được Ban lãnh đạo phê duyệt triển khai.

kr2

Mua 1 gói dịch vụ quảng cáo thương hiệu tuyển dụng trên một website việc làm vào cuối quý II.

kr3

Liên kết đào tạo – tuyển dụng với 2 trường đại học tại Hà Nội trong tháng quý II.

XEM THÊM | Cách viết OKRs cho nhân sự (HR) – Kèm ví dụ thực tế

4.2. OKRs cho Marketing

o

Tăng nhận diện thương hiệu công ty.

kr1

Định kỳ hàng tháng, Ít nhất 1 lãnh đạo công ty xuất hiện và thực hiện trả lời phỏng vấn các cơ quan báo chí (truyền hình, phát thanh, báo in, báo mạng điện tử…) về các vấn đề chuyên môn liên quan lĩnh vực hoạt động của công ty.

kr2

Tổ chức hội thảo chuyên ngành với sự tham gia của các chuyên gia đầu ngành trong quý II.

kr3

Trên cơ sở các tham luận ở hội thảo chuyên ngành, Phòng Marketing thực hiện biên soạn và xuất bản sách trong quý III.

KHÁM PHÁ | Những lưu ý khi áp dụng OKRs cho Marketing

4.3. OKRs cho Sales

o

Tăng 10% lượng khách hàng đăng ký sử dụng sản phẩm so với quý II.

kr1

Triển khai 1 chương trình tri ân khách hàng cũ, khuyến mãi khi mua sản phẩm trong quý III.

kr2

Mở rộng 20% diện danh sách khách hàng tiếp cận qua kênh email; telesale, phát tờ rơi… so với quý II.

kr3

Đảm bảo giải đáp, chia sẻ, tư vấn cho 100% lượng khách hàng quan tâm đến sản phẩm trong quý III.

5. Một số từ vựng liên quan

Sau khi đã hiểu rõ bản chất và cách làm OKRs chuẩn chỉnh thì dưới đây sẽ là một số cụm từ – phương pháp thường được so sánh với OKRs. Doanh nghiệp có thể chọn ra công cụ phù hợp nhất với văn hoá của công ty hoặc có thể kết hợp để đem lại hiệu quả cao hơn cho OKRs.

5.1. MBO và OKRs

MBO (Management by Objectives) là viết tắt của quản lý theo mục tiêu. Đây là phương pháp cải thiện hiệu suất của tổ chức bằng cách đặt các mục tiêu được xác định rõ ràng đã thỏa thuận giữa nhân viên và quản lý.

Nếu để đem ra so sánh OKRs và MBO có thể dễ dàng nhận thấy dù xuất hiện sau nhưng OKRs có những lợi thế vượt trội hơn hẳn “đàn anh” MBO, cụ thể ở một vài điểm nổi bật như:

• MBO được dùng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. OKRs được dùng để cải tiến hiệu suất làm việc, không dùng để đánh giá nhân viên, không gắn với lương thưởng như MBO.
• MBO thường có chu kỳ theo năm. OKRs có chu kỳ linh hoạt hơn, theo năm, quý, tháng, tuần.
• MBO có thể có những kết quả đánh giá định tính. OKRs đánh giá kết quả chỉ có định lượng và rất rõ ràng.
• MBO có tính riêng tư, bảo mật. Còn OKRs luôn đề cao sự công khai, minh bạch.
• Triển khai MBO, lãnh đạo luôn kỳ vọng nhân viên đạt 100% mục tiêu. Còn với OKRs – có những mục tiêu như OKRs mở rộng chỉ cần đạt được 70% đã được xem là thành công, hoàn thành.

OKRs là phương pháp quản trị theo mục tiêu hiệu quả, khắc phục được sự cứng nhắc, nặng nề của MBO, mà vẫn mang tới những hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp, thúc đẩy hiệu quả làm việc và tham vọng phát triển bản thân của nhân viên.

5.2. KPI và OKRs

KPI là tên viết tắt của “Key Performance Indicator”, hay chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI được sử dụng để đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian cho một tổ chức, cá nhân, chương trình, dự án, hành động…

KPI thường đem tới những con số định lượng giúp bạn nắm bắt, theo dõi được chất lượng, hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từng bộ phận, phòng ban, từng quá trình làm việc.

Mặt khác, nhờ các chỉ số KPI, công ty có thể nhìn nhận được hướng triển khai công việc, phát triển công ty của mình có ưu, nhược điểm gì để dễ dàng điều chỉnh, khắc phục giúp đạt hiệu quả, hiệu suất công việc cao hơn.

Nếu OKRs là một phương thức quản lý mục tiêu, đem đến cho bạn một chương trình hành động cụ thể và đầy tham vọng với các kết quả chính cần đạt được để hướng tới các mục tiêu thì KPI là một công cụ để đo lường việc thực hiện, hiệu quả công việc. OKRs cho phép bạn mở rộng mục tiêu với những bước đi đột phá.

Trong nhiều trường hợp, bạn hoàn toàn có thể kết hợp KPI và OKRs.

Sự kết hợp giữa OKRs và KPI sẽ mang tới một hệ thống quản trị và đánh giá toàn vẹn hơn, giúp nhóm của bạn luôn vươn xa nhưng cũng đầy chắc chắn, như một cánh diều bay lộng gió nhưng vẫn có một chốt giữ đo lường, giám sát gắn chặt theo trục mục tiêu. 

5.3. BSC và OKRs

BSC là một hệ thống quản lý (chứ không chỉ là một hệ thống đo lường) giúp cho tổ chức xác định rõ tầm nhìn, chiến lược và chuyển chúng thành hành động.

Đối với doanh nghiệp, hệ thống BSC cung cấp đầy đủ các phản hồi về quá trình kinh doanh nội bộ và kết quả kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể xem xét, cải tiến liên tục để đạt được kết quả và hiệu quả cao hơn.
BSC xem xét một tổ chức từ 4 khía cạnh:

• Khía cạnh học hỏi và phát triển
• Khía cạnh quy trình nội bộ
• Khía cạnh khách hàng
• Khía cạnh tài chính

Điểm chung lớn nhất giữa 2 phương pháp quản lý BSC và OKRs là đều tập trung vào các mục tiêu. Đó là các mục tiêu thúc đẩy công ty, tổ chức của bạn phát triển. Cả hai phương pháp quản lý đều có giá trị riêng. 

Nếu OKRs có nhịp đánh giá ngắn hơn giúp bạn thích nghi, biến đổi, điều chỉnh mục tiêu phù hợp tình hình thì BSC với việc xem xét 4 khía cạnh phát triển cũng đem lại lợi ích đáng kể. 

OKRs và BSC có thể kết hợp – bổ trợ cho nhau. Trong một tổ chức, lãnh đạo ở cấp cao có thể áp dụng BSC để có cái nhìn toàn diện về sự phát triển của tổ chức. Và, ở các cấp độ thấp hơn như phòng ban, cá nhân có thể áp dụng OKRs để liên tục theo đuổi, hướng tới các mục tiêu đầy tham vọng.

5.4. CFRs và OKRs

CFRs là viết tắt của cuộc trò chuyện (Conversation), phản hồi (Feedback) và công nhận (Recognition). 

CFRs – OKRs là cặp song hành không thể thiếu trong quy trình thiết lập OKRs. Lúc này, CFRs sẽ đóng vai trò hỗ trợ đánh giá hiệu suất và kết quả thực hiện OKRs.

Cả ba thành phần của CFRs đều góp phần thúc đẩy tính minh bạch, rõ ràng, trách nhiệm, sự tham gia và cộng hưởng, liên kết sức mạnh trong công ty của bạn. Từ đó mà giúp OKRs được triển khai thành công hơn.

Kết luận,
Nhìn chung, việc thiết lập – áp dụng – thực hiện – đánh giá OKRs sẽ cần trải qua một vài chu kỳ để có thể trở nên trôi chảy. Với hướng dẫn chi tiết về cách làm OKRs trên đây, VNOKRs mong rằng bạn đã có được những kiến thức và hiểu biết quan trọng.

Bạn có thể tham khảo cách viết OKRs để bắt tay vào việc áp dụng OKRs cho doanh nghiệp ngay hôm nay

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.