Lý do vì sao nên sử dụng phần mềm để thực hiện OKRs

Phần mềm không phải yếu tố quan trọng nhất trọng việc thực hiện thành công OKRs. Tuy nhiên, nếu có một phần mềm quản lý OKRs chuyên biệt đảm bảo đầy đủ tính chất cần có thì việc thực hiện OKRs sẽ đơn giản và nhanh chóng thành công hơn.

Khó khăn của doanh nghiệp khi thực hiện OKRs

Đưa OKRs vào tổ chức chưa bao giờ là điều dễ dàng. Có rất nhiều khó khăn khiến doanh nghiệp không thể tập trung thực hiện OKRs và bỏ dở giữa chừng.

Không có một môi trường tập trung với OKRs

Khó khăn đầu tiên khi các doanh nghiệp bắt đầu áp dụng OKRs đó là không có một môi trường giúp cả tổ chức tập trung vào OKRs. Hàng ngày có quá nhiều công việc phát sinh cần giải quyết khiến cả tổ chức bị xao nhãng với việc thực hiện OKRs. 

Nếu không có một môi trường đảm bảo đầy đủ tính chất cần có của OKRs, giúp mọi người chỉ tập trung vào làm OKRs, thì việc thực hiện OKRs sẽ trở nên rất khó khăn, sớm muộn chúng ta cũng lãng quên nó.

Không đảm bảo tiêu chuẩn OKRs

OKRs đơn giản nhưng nó cũng có những quy tắc cần phải lưu ý. Dù cả tổ chức có học tập OKRs một cách nghiêm túc đến thế nào, thì sau cùng mọi người cũng không thể nhớ hết các điều cần thiết để triển khai OKRs thành công. Luôn có những câu hỏi như:

• Các Objective liệu có định tính (không chứa số) như đã hướng dẫn?
• Các Kết quả chínhs liệu có định lượng (có chứa số) như đã yêu cầu?
• Làm sao để biết 1 ai đó không viết đủ số lượng OKRs cần thiết?
• …

Và rất nhiều câu hỏi nữa gây cản trở cho việc thực hiện OKRs. OKRs thuộc về cá nhân, tất cả mọi người đều cần phải biết viết OKRs một cách chính xác. 

Không duy trì được kỷ luật OKRs

Để giữ vững được OKRs, đòi hỏi các tổ chức khi thực hiện phải duy trì được những kỷ luật của OKRs. Trong đầu của các chủ doanh nghiệp khi bắt đầu thực hiện OKRs luôn có câu hỏi: 

“Làm sao để biết chắc nhân viên có đang làm OKRs?”. 

Thật vậy, nếu không có một phương pháp, bạn sẽ không thể có đủ nguồn lực và thời gian để theo sát từng người và đốc thúc họ thực hiện và duy trì kỷ luật OKRs.

Lợi ích của việc sử dụng một phần mềm quản lý OKRs chuyên biệt

Để áp dụng OKRs, cần đảm bảo các nguyên lý và các thực hành tốt nhất:

Nguyên lý cần có:

• Tính trong suốt của OKRs: mọi người cần nhìn thấy OKRs của nhau, hiểu được ưu tiên của những người khác và cùng theo dõi nhau trong quá trình đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
• Tính trách nhiệm: mỗi bộ OKRs cần có một chủ sở hữu riêng, chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả cuối cùng. Thay vì “OKRs của phòng …”, chúng ta sẽ nói rằng đây là “OKRs của trưởng phòng …”
• Tính chất khác: càng ít càng tốt, tính đều đặn, tính tham vọng …

Thực hành tốt nhất:

• Viết OKRs đúng: viết OKRs không bao giờ là điều đơn giản. Sẽ luôn có sai xót khi viết OKRs từ nhân viên.
• Theo dõi định kỳ: OKRs sẽ thất bại nếu đặt ra đầu chu kỳ và chỉ xem xét đến khi gần hết chu kỳ. OKRs đòi hỏi việc kiểm tra tiến độ hàng tuần (Weekly Check-in).
• Kết hợp với CFRs: như John Doerr đã nói “CFRs là anh em song sinh của OKRs”. Để hệ thống OKRs hoạt động tốt, cần có CFRs là chất bôi trơn. CFRs là trao đổi, phản hồi và ghi nhận trong thời gian thực.

Công cụ để thực hiện OKRs rất đa dạng, với những công ty quy mô nhỏ bạn có thể sử dụng những tờ giấy lớn viết mục tiêu của công ty lên đó và dán chúng xung quanh phòng làm việc. Bạn cũng có thể sử dụng những File Excel hay Google sheet để thực hiện OKRs. Miễn sao đảm bảo được tính minh bạch của OKRs trong toàn bộ tổ chức.

Tuy nhiên để thực hiện OKRs một cách tốt nhất, với quy mô từ 15 người trở lên, bạn nên sử dụng một phần mềm chuyên biệt dành cho OKRs giống như phần mềm VNOKRs để phát huy được các nguyên lý và các thực hành tốt nhất.

Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm chuyên dụng về OKRs?

Phần mềm không phải là yếu tố đầu tiên cho việc triển khai OKRs thành công, nhưng là yếu tố sau cùng, dẫn dắt cả tổ chức áp dụng OKRs một cách đúng đắn, tập trung. Để điều hướng cả tổ chức thực hiện OKRs, một phần mềm quản lý OKRs chuyên biệt như VNOKRs sẽ giúp chúng ta:

• Tạo ra một môi trường thuận lợi để thực thi OKRs giúp mọi người tập trung vào OKRs và không bị phân tâm bởi những công việc khác.
• Tạo ra quy tắc cứng với OKRs: thay vì hy vọng mỗi nhân viên đều giỏi OKRs như OKRs Master, phần mềm sẽ đặt ra một số quy tắc và khiến mọi người cùng làm theo.
• Tạo ra Kỷ luật: OKRs sẽ thất bại nếu chỉ dựa vào tinh thần trách nhiệm của mỗi người. Tính cam kết chỉ được tạo ra khi có sự theo dõi sát sao quá trình thực thi mục tiêu. Mọi diễn tiến của việc thực thi OKRs cần được theo dõi, cập nhật và chủ động thông báo cho những người liên quan.
• Tạo ra Văn hóa giao tiếp: Phần mềm có thể tiêu chuẩn hóa các hoạt động trao đổi, phản hồi và ghi nhận. Không phải ai cũng có thói quen, khả năng trong giao tiếp, điều đó cần được biến thành các quy tắc. 

Sau đây là 8 lợi ích của VNOKRs trong việc hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện OKRs

1. Tiêu chuẩn hóa hoạt động OKRs

OKRs là một khung tư duy, không có luật phổ quát, có nhiều cách tiếp cận khác nhau và mỗi công ty sẽ có cách áp dụng tùy thuộc vào bối cảnh của mình. Tuy nhiên trong một môi trường với sự đa dạng của nhân sự, điều quan trọng là tất cả mọi người cần một tiêu chuẩn để thực hiện và hiểu OKRs một cách giống nhau. 

Phần mềm VNOKRs cung cấp một nền tảng giúp tiêu chuẩn hóa các hoạt động xung quanh OKRs. Điều này không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho việc hướng dẫn nhân viên mới, mà còn đảm bảo toàn bộ thành viên trong tổ chức sẽ thực hiện OKRs một cách đồng bộ.

2. Phát huy tính trong suốt và sự liên kết

Một trong những nguyên tắc quan trọng của OKRs là cần có sự trong suốt đối với các mục tiêu trong tổ chức để hình thành sự tập trung và liên kết. Khi sử dụng một file Excel, để đảm bảo tính trong suốt, tất cả mọi người sẽ cùng nhập mục tiêu vào một file tài liệu, điều này dễ làm cho file tài liệu của bạn trở nên lộn xộn và khó có thể liên kết . 

Phần mềm VNOKRs giúp thể hiện toàn bộ Mục tiêu trong tổ chức và cung cấp các hình ảnh trực quan để làm cho chúng dễ hiểu và mọi người dễ dàng theo dõi hơn. Bộ OKRs được trực quan hóa giúp lãnh đạo và nhân viên dễ dàng nhìn thấy nhanh mức độ liên kết của nhân viên, các nhóm đối với các mục tiêu của tổ chức. Căn chỉnh theo chiều dọc đảm bảo mọi người làm việc theo cùng một hướng với bức tranh lớn hơn luôn hiện hữu.

3. Giúp tất cả thành viên viết OKRs tốt hơn

Để có thể triển khai OKRs thành công thì việc đầu tiên là cả tổ chức cần biết cách viết OKRs tốt. Tuy nhiên việc tưởng chừng đơn giản này lại không hề dễ dàng với những người mới tiếp cận với OKRs. 

Mặc dù tổ chức đã học tập OKRs rất nghiêm túc đến thế nào thì sau cùng mọi người cũng khó có thể nhớ được hết những điều cần thiết để viết OKRs tốt. Điều này là rất phổ biến ở các doanh nghiệp mới thực hiện OKRs.

Phần mềm VNOKRs được đưa vào một số quy tắc cứng để hỗ trợ viết OKRs. Luôn có những checklist về tính chất của Mục tiêu và Kết quả chính để mọi người dễ dàng nhìn thấy và làm theo. Một người không thể nhập được OKRs nếu viết sai các quy tắc. Phần mềm VNOKRs giúp cho tất cả mọi người đều có thể viết OKRs tốt thay vì hy vọng mỗi nhân viên đều giỏi OKRs như một OKRs Master.

4. Tạo ra sự tập trung và tính kỷ luật trong toàn tổ chức

Một trong những lợi ích của OKRs là tăng cường sự tập trung và sự tham gia của tất cả thành viên trong tổ chức nhằm hướng tới các mục tiêu được xác định rõ ràng. Tuy nhiên, nếu không có khả năng theo dõi, sự tập trung và cam kết rất khó xảy ra, các nhóm dễ bị phân tâm trong chu kỳ và không thực sự tập trung vào những điều quan trọng, đặc biệt là trong các tổ chức mới làm quen với OKRs. 

Tính cam kết chỉ được tạo ra khi có sự theo dõi sát sao quá trình thực thi mục tiêu. Mọi tiến trình của việc thực thi OKRs cần được theo dõi, cập nhật và chủ động thông báo cho những người liên quan.

Phần mềm VNOKRs thúc đẩy nhân viên cập nhật mục tiêu một cách thường xuyên, theo dõi nhiệm vụ, giữ nhịp ổn định từ đó hình thành sự tập trung và cam kết của mỗi cá nhân đối với bộ OKRs của mình.

Ngoài ra, với những câu hỏi tiêu chuẩn của một buổi Check-in được đưa vào phần mềm, nhân viên cùng người quản lý tại bất kỳ cấp nào cũng sẽ có được những buổi họp chất lượng.

5. Xây dựng văn hóa CFRs (giao tiếp, phản hồi, ghi nhận)

Theo John Doerr, OKRs không thể phát huy hết sức mạnh nếu thiếu CFRs. Tuy nhiên Việc đưa CFRs vào các doanh nghiệp Việt Nam là khá khó do thói quen ngại giao tiếp trong tổ chức. 

Người lãnh đạo và nhân viên luôn có khoảng cách và thường không có sự thẳng thắn hoàn toàn với nhau. Việc ghi nhận thành tích của người khác một cách công khai cũng rất khó để thực hiện.

Để thực hiện tốt CFRs trước tiên doanh nghiệp cần có quá trình làm quen. VNOKRs thiết lập một môi trường để mọi người có thể dễ dàng trao đổi, phản hồi và ghi nhận lẫn nhau một cách công khai khi thực hiện OKRs.

Bằng cách đưa tính năng CFRs vào phần mềm, chúng tôi giúp cho việc trao đổi, phản hồi, ghi nhận giữa các thành viên trở nên dễ dàng hơn thông qua các biểu mẫu và mẫu câu có sẵn. Dần dần văn hoá CFRs sẽ được hình thành trong tổ chức.

6. Các báo cáo quản trị có ý nghĩa với nhà quản lý

Một trong những thắc mắc phổ biến của những nhà quản lý khi đưa OKRs vào triển khai đó là không chắc được rằng nhân viên của mình có thực hiện tốt OKRs hay không. Sẽ luôn có những câu hỏi như:

• Tiến độ OKRs của mọi người như thế nào?
• Các cuộc check-in có được thực hiện đúng thời gian và đủ số lượng hay không?
• Chất lượng các cuộc check-in liệu có được đảm bảo?
• Mọi người trong tổ chức có phản hồi cho nhau đều đặn hay không?

Nếu không có phần mềm chuyên biệt dành cho OKRs bạn sẽ rất khó để theo dõi tình hình triển khai OKRs trong tổ chức của mình.

Để khắc phục vấn đề này phần mềm VNOKRs cung cấp những báo cáo quản trị có ý nghĩa để giúp những nhà quản lý dễ dàng theo dõi được điều gì đang diễn ra trong tổ chức, thông qua những biểu đồ rất trực quan và dễ hiểu.

7. Tạo ra môi trường hoàn toàn tập trung vào OKRs

VNOKRs là phần mềm chuyên biệt được thiết kế để vận hành OKRs của tổ chức. Các tính năng của VNOKRs chỉ đơn giản phục vụ OKRs, không dàn trải, đa nhiệm để giải quyết nhiều nhu cầu của doanh nghiệp (quản trị nhân sự, quản trị tác nghiệp, quy trình). 

Chính sự đơn giản đó tạo ra một môi trường giúp tổ chức tập trung hoàn toàn vào OKRs mỗi khi tương tác với phần mềm VNOKRs. Bên cạnh đó, việc tập trung cũng giúp đội ngũ phát triển phần mềm có nhiều thời gian hơn để làm tốt nhất những tính năng quan trọng, hữu ích hỗ trợ các doanh nghiệp triển khai, ứng dụng OKRs dễ dàng.

8. Dễ dàng quản lý chương trình OKRs

VNOKRs là phần mềm chuyên biệt được thiết kế nhằm giúp doanh nghiệp vận hành hệ thống OKRs dễ dàng, tập trung. Để tránh các xao nhãng có thể, chúng tôi không phát triển các tính năng giải quyết các nhu cầu khác khác.

Trên thực tế VNOKRs có “Weeky Plan” để liệt kê ra danh sách công việc ưu tiên giữa mỗi lần Check-in. Tuy nhiên việc này cũng chỉ nhằm thực thi OKRs một cách tốt hơn.

Nếu doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp, có rất nhiều lựa chọn tốt hơn như công cụ Asana, Clickup ..

Bạn có thể tìm hiểu thêm về phần mềm VNOKRs trong video dưới đây.

Kết luận,

Trên đây là lý do vì sao chúng ta phải sử dụng phần mềm để thực hiện OKRs. Phần mềm sẽ giúp bạn thực hiện được OKRs dễ dàng và nhanh chóng thành công hơn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ khác để thực hiện OKRs miễn sao công cụ đó đảm bảo được các tính chất cần có của OKRs và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

VNOKRs đang triển khai chương trình MIỄN PHÍ trải nghiệm phần mềm VNOKRs trong 30 ngày. Trong quá trình sử dụng, bạn sẽ được hỗ trợ và tư vấn trực tiếp từ chuyên gia của chúng tôi để triển khai OKRs đúng. Đăng ký dùng thử nếu bạn chưa tìm được công cụ phù hợp để áp dụng OKRs vào trong doanh nghiệp.