Phần mềm không phải yếu tố quan trọng nhất trọng việc thực hiện thành công OKRs. Tuy nhiên, nếu có một phần mềm OKRs chuyên biệt đảm bảo đầy đủ tính chất cần có thì việc thực hiện OKRs sẽ đơn giản và nhanh chóng thành công hơn.

Khó khăn của doanh nghiệp khi thực hiện OKRs

Đưa OKRs vào tổ chức chưa bao giờ là điều dễ dàng. Có rất nhiều khó khăn khiến doanh nghiệp không thể tập trung thực hiện OKRs và bỏ dở giữa chừng.

Không có một môi trường tập trung với OKRs

Khó khăn đầu tiên khi các doanh nghiệp bắt đầu áp dụng OKRs đó là không có một môi trường giúp cả tổ chức tập trung vào OKRs. Hàng ngày có quá nhiều công việc phát sinh cần giải quyết khiến cả tổ chức bị xao nhãng với việc thực hiện OKRs. 

Nếu không có một môi trường đảm bảo đầy đủ tính chất cần có của OKRs, giúp mọi người chỉ tập trung vào làm OKRs, thì việc thực hiện OKRs sẽ trở nên rất khó khăn, sớm muộn chúng ta cũng lãng quên nó.

Không đảm bảo tiêu chuẩn OKRs

OKRs đơn giản nhưng nó cũng có những quy tắc cần phải lưu ý. Dù cả tổ chức có học tập OKRs một cách nghiêm túc đến thế nào, thì sau cùng mọi người cũng không thể nhớ hết các điều cần thiết để triển khai OKRs thành công. Luôn có những câu hỏi như:

  • Các Objective liệu có định tính (không chứa số) như đã hướng dẫn?
  • Các Kết quả chínhs liệu có định lượng (có chứa số) như đã yêu cầu?
  • Làm sao để biết 1 ai đó không viết đủ số lượng OKRs cần thiết?

Và rất nhiều câu hỏi nữa gây cản trở cho việc thực hiện OKRs. OKRs thuộc về cá nhân, tất cả mọi người đều cần phải biết viết OKRs một cách chính xác. 

Không duy trì được kỷ luật OKRs

Để giữ vững được OKRs, đòi hỏi các tổ chức khi thực hiện phải duy trì được những kỷ luật của OKRs. Trong đầu của các chủ doanh nghiệp khi bắt đầu thực hiện OKRs luôn có câu hỏi: 

“Làm sao để biết chắc nhân viên có đang làm OKRs?”. 

Thật vậy, nếu không có một phương pháp, bạn sẽ không thể có đủ nguồn lực và thời gian để theo sát từng người và đốc thúc họ thực hiện và duy trì kỷ luật OKRs. 

Để giải quyết những vấn đề trên chúng ta cần phải có một công cụ để thực thi OKRs. Công cụ sẽ giúp việc thực thi OKRs dễ dàng hơn, tạo ra một môi trường tập trung, duy trì được kỷ luật OKRs và tạo ra những quy tắc đơn giản giúp cho bất cứ ai cũng có thể thực hiện được OKRs.

Lợi ích của việc sử dụng một phần mềm OKRs chuyên biệt

Để áp dụng OKRs, cần đảm bảo các nguyên lý và các thực hành tốt nhất:

Nguyên lý cần có:

  1. Tính trong suốt của OKRs: mọi người cần nhìn thấy OKRs của nhau, hiểu được ưu tiên của những người khác và cùng theo dõi nhau trong quá trình đạt được mục tiêu chung của tổ chức.
  2. Tính trách nhiệm: mỗi bộ OKRs cần có một chủ sở hữu riêng, chịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả cuối cùng. Thay vì “OKRs của phòng …”, chúng ta sẽ nói rằng đây là “OKRs của trưởng phòng …”
  3. Tính chất khác: càng ít càng tốt, tính đều đặn, tính tham vọng …

Thực hành tốt nhất:

  1. Viết OKRs đúng: viết OKRs không bao giờ là điều đơn giản. Sẽ luôn có sai xót khi viết OKRs từ nhân viên.
  2. Theo dõi định kỳ: OKRs sẽ thất bại nếu đặt ra đầu chu kỳ và chỉ xem xét đến khi gần hết chu kỳ. OKRs đòi hỏi việc kiểm tra tiến độ hàng tuần (Weekly Check-in).
  3. Kết hợp với CFRs: như John Doerr đã nói “CFRs là anh em song sinh của OKRs”. Để hệ thống OKRs hoạt động tốt, cần có CFRs là chất bôi trơn. CFRs là trao đổi, phản hồi và ghi nhận trong thời gian thực.

Công cụ để thực hiện OKRs rất đa dạng, với những công ty quy mô nhỏ bạn có thể sử dụng những tờ giấy lớn viết mục tiêu của công ty lên đó và dán chúng xung quanh phòng làm việc. Bạn cũng có thể sử dụng những File Excel hay Google sheet để thực hiện OKRs. Miễn sao đảm bảo được tính minh bạch của OKRs trong toàn bộ tổ chức.

Tuy nhiên để thực hiện OKRs một cách tốt nhất, với quy mô từ 15 người trở lên, bạn nên sử dụng một phần mềm chuyên biệt dành cho OKRs giống như phần mềm VNOKRs để phát huy được các nguyên lý và các thực hành tốt nhất.

Tại sao doanh nghiệp cần phần mềm chuyên dụng về OKRs?

Phần mềm không phải là yếu tố đầu tiên cho việc triển khai OKRs thành công, nhưng là yếu tố sau cùng, dẫn dắt cả tổ chức áp dụng OKRs một cách đúng đắn, tập trung. Để điều hướng cả tổ chức thực hiện OKRs, một phần mềm chuyên biệt như VNOKRs sẽ giúp chúng ta:

  1. Tạo ra một môi trường thuận lợi để thực thi OKRs giúp mọi người tập trung vào OKRs và không bị phân tâm bởi những công việc khác.
  2. Tạo ra quy tắc cứng với OKRs: thay vì hy vọng mỗi nhân viên đều giỏi OKRs như OKRs Master, phần mềm sẽ đặt ra một số quy tắc và khiến mọi người cùng làm theo.
  3. Tạo ra Kỷ luật: OKRs sẽ thất bại nếu chỉ dựa vào tinh thần trách nhiệm của mỗi người. Tính cam kết chỉ được tạo ra khi có sự theo dõi sát sao quá trình thực thi mục tiêu. Mọi diễn tiến của việc thực thi OKRs cần được theo dõi, cập nhật và chủ động thông báo cho những người liên quan.
  4. Tạo ra Văn hóa giao tiếp: Phần mềm có thể tiêu chuẩn hóa các hoạt động trao đổi, phản hồi và ghi nhận. Không phải ai cũng có thói quen, khả năng trong giao tiếp, điều đó cần được biến thành các quy tắc. 

Sau đây là 8 lợi ích của VNOKRs trong việc hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện OKRs 

1. Hỗ trợ viết OKRs chính xác

Chúng tôi đưa vào phần mềm VNOKRs một số quy tắc cứng để giúp cho tất cả mọi người đều có thể viết được OKRs tốt:

  • Luôn có checklist tính chất cần đảm bảo khi viết Mục tiêu và Kết quả chính.

check-list-kiem-tra-okrs

  • Bạn sẽ không thể nhập OKRs thành công nếu Kết quả chính của bạn không chứa số.

ban-khong-the-nhap-okrs-neu-kr-khong-chua-so

2. Tạo ra tính trong suốt

VNOKRs giúp người sử dụng có thể theo dõi được OKRs của cá nhân, các phòng ban, các cấp quản lý và của giám đốc. Mọi người đều có thể xem được OKRs của người khác một cách rất đơn giản. 

tinh-minh-bach-phan-mem-okrs
Xem bộ OKRs của bất kỳ thành viên nào trong tổ chức – Phần mềm VNOKRs

VNOKRs giúp theo dõi được tiến độ công việc của toàn bộ công ty, hiểu được công việc của đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới đang như thế nào. Giúp cho nhân viên dễ dàng hiểu được mối liên hệ giữa công việc của họ và mục tiêu của công ty.

tinh-minh-bach-phan-mem-okrs
OKRs của toàn bộ tổ chức được thể hiện trên một màn hình – Phần mềm VNOKRs

3. Tính cá nhân (trách nhiệm cá nhân)

Mỗi cá nhân đều có 1 tài khoản thể hiện rõ tên, vị trí, chức danh, bộ phận rất rõ ràng. Mỗi người đều phải tự tạo OKRs cho bản thân và chịu trách nhiệm trước OKRs của riêng mình.

tinh-ca-nha-phan-mem-vnokrs
Tài khoản cá nhân – Phần mềm VNOKRs

4. Đảm bảo tính liên kết trong tổ chức

Trong VNOKRs mỗi OKRs bắt buộc phải liên kết với 1 OKRs của cấp trên, bên cạnh đó còn có OKRs liên kết chéo giữa các phòng ban và liên kết với những OKRs cấp dưới.
VNOKRs đảm bảo tính liên kết của toàn bộ OKRs trong công ty, giúp cho không một OKRs nào đi ngoài mục tiêu chung của tổ chức.

tinh-lien-ket-phan-mem-vnokrs

tinh-lien-ket-phan-mem-vnokrs
Liên kết OKRs trong Phần mềm VNOKRs

DÙNG THỬ PHẦN MỀM VNOKRs – MIỄN PHÍ 30 NGÀY

5. Giúp theo dõi tiến độ thường xuyên

VNOKRs giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi được toàn bộ OKRs trong tổ chức. Theo dõi được tiến trình hoạt động của mỗi OKRs. Theo dõi được từng OKRs đã thực hiện đến đâu, đạt được bao nhiều phần trăm OKRs. 

Tiến độ của OKRs được thể hiện bằng các màu sắc đỏ (Không ổn) da cam (ổn) xanh (tốt) và hệ thống biểu đồ rất trực quan, dễ quan sát. Bên cạnh đó còn có cột “Mức độ tự tin” giúp bạn theo dõi được độ tự tin sẽ hoàn thành OKRs của công ty đang như thế nào.

6. Tiêu chuẩn hóa các cuộc họp Check-in

Tính năng check-in trong VNOKRs có một bảng đầy đủ các câu hỏi chuẩn theo công thức check-in mà thế giới thường áp dụng. Người sở hữu OKRs cần điền hết các ô mới có thể kết thúc check-in (bao gồm cả ngày check-in tiếp theo).

VNOKRs giúp tiêu chuẩn hóa toàn bộ vấn đề của một buổi check-in. Mỗi lần check in các file báo cáo và kế hoạch được đính kèm giúp cho người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc hàng tuần của nhân viên tiến triển như thế nào so với tuần trước.
Nhân viên không check-in hoặc check-in muộn đều bị báo lên hệ thống để người quản lý dễ dàng theo dõi.

Tính năng check-in Phần mềm VNOKRs
Tính năng Check-in – Phần mềm VNOKRs

7. Thúc đẩy việc thực hiện CFRs (tạo ra văn hóa phản hồi, ghi nhận)

CFR đã được đưa vào trong VNOKRs để việc mọi người, phản hồi, đánh giá cho người khác trở nên dễ dàng hơn hỗ trợ OKRs đi theo đúng quỹ đạo. 

Phần Feedback cho nhân viên trong template check-in, giúp các quản lý có thể phản hồi các OKRs của nhân viên (tự viết hoặc sử dụng các mẫu câu có sẵn), tặng sao cho nhân viên có nhiều nỗ lưc và ngược lại nhân viên cũng có thể phản hồi lại cho cấp trên của mình. 

Doanh nghiệp có thể tự tạo Feedback theo văn hóa riêng của công ty rất linh hoạt. Ngoài ra còn có thể tạo phản hồi thủ công để trao đổi giữa các cá nhân trong công ty. Bên cạnh đó chức năng Recognition giúp ghi nhận những thành tích vượt bậc của nhân viên bằng cách tặng một số lượng sao lớn (Sao dùng để đổi quà trong Store, quà có thể tùy biến theo từng doanh nghiệp).

Tính năng CFRs của phần mềm VNOKRs sẽ giúp thúc đẩy văn hoá trao đổi trong doanh nghiệp. Ban đầu sẽ giúp việc trao đổi, phản hồi, ghi nhận trong tổ chức được thực hiện đơn giản hơn. 

Dần dần văn hoá trao đổi sẽ được hình thành trong tổ chức, mọi người sẽ quen dần với việc phản hồi và ghi nhận lẫn nhau tạo ra mối quan hệ thực sự, tin tưởng giữa mọi người trong tổ chức.

tinh-nang-ghi-nhan-phan-mem-vnokrs
Tính năng ghi nhận phần mềm VNOKRs

8. Các báo cáo có ý nghĩa với doanh nghiệp

Hệ thống báo cáo chuyên sâu của VNOKRs giúp người quản lý và nhân viên hiểu rõ điều gì đang diễn ra trong tổ chức.
Đối với Dashboard của Giám đốc.

  • Báo cáo về tiến độ các OKRs: Thời điểm hiện tại so với tuần trước.
  • Tình trạng check in: Số buổi check in đúng hẹn, sai hẹn, chưa check in.
  • Tình trạng CFRs: Các phản hồi/ghi nhận so với tuần trước. Số lượng quản lý sử dụng CFRs trong tuần.

Đối với Dashboard của nhân viên: Cho thấy tiến độ OKRs cuả bạn, nhóm của bạn so với công ty. Để từ đó biết mình đang bắt kịp tiến độ chung của cả công ty hay không.

bao-cao-okrs-phan-mem-vnokrs
Dashboard của Giám đốc – Phần mềm VNOKRs

Bạn có thể tìm hiểu thêm về phần mềm VNOKRs trong video dưới đây.

DÙNG THỬ PHẦN MỀM VNOKRs – MIỄN PHÍ 30 NGÀY

 

Kết luận,

Trên đây là lý do vì sao chúng ta phải sử dụng phần mềm để thực hiện OKRs. Phần mềm sẽ giúp bạn thực hiện được OKRs dễ dàng và nhanh chóng thành công hơn. Bạn cũng có thể sử dụng các công cụ khác để thực hiện OKRs miễn sao công cụ đó đảm bảo được các tính chất cần có của OKRs và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi rõ nguồn khi trích dẫn.