Lợi ích của OKRs chung cho toàn bộ tổ chức

Hiện nay phương pháp quản trị mục tiêu OKRs đang rất phổ biến trên thế giới. Lợi ích của OKRs là rõ ràng khi có hàng loạt những công ty nổi tiếng trên thế giới đang áp dụng và đạt được những thành công đáng kinh ngạc. Tiêu biểu như: Adobe, Google, Netflix…

Mô hình OKRs (mục tiêu và kết quả chính) là một cách hiệu quả để thể hiện các mục tiêu của bất kỳ công ty nào. Nó có thể giúp xây dựng sứ mệnh và tầm nhìn, tạo sự tập trung vào những mục tiêu quan trọng, tăng tính liên kết, thúc đẩy các doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ.

Nhưng nếu bạn chỉ mới bắt đầu, bạn có thể sẽ tự hỏi, điều gì khiến OKRs có lợi như vậy? Hãy cùng VNOKRs tìm hiểu kỹ hơn OKRs có những lợi ích gì cho toàn bộ tổ chức trong bài viết dưới đây. 

1. Lợi ích của OKRs chung cho công ty

OKRs giúp công ty trở nên linh hoạt

Bất kể vào thời điểm nào khi chúng ta đang sở hữu những bộ OKRs, toàn bộ công ty đang chạy theo những mục tiêu đã được định sẵn. Nhưng khi có điều gì đó thay đổi lớn và công ty nhận ra có những điều quan trọng hơn trong thời điểm mới. Lúc này công ty chỉ việc thay đổi lại mục tiêu quan trọng của mình và bỏ đi một số mục tiêu không quan trọng khác.

Chu kỳ mục tiêu ngắn hơn cho phép điều chỉnh nhanh hơn và thích ứng tốt hơn với sự thay đổi. Toàn bộ công ty có thể thay đổi các mục tiêu và kết quả chính rất nhanh, có thể trong vài ngày, công ty sẽ có cơ chế làm việc mới. Đảm bảo đáp ứng được xu thế của thị trường.

OKRs làm giảm xung đột trong doanh nghiệp

Không còn việc nhân viên cãi vã. Tất cả những cuộc tranh luận dù gay gắt đến mấy cũng đều nhằm mục tiêu xử lý những sự cố, xử lý trở ngại. Mọi người đều hiểu việc đạt được mục tiêu chung quan trọng hơn việc cãi vã hay đổ lỗi cho nhau.

Với sự minh bạch và đơn giản trong toàn công ty, các nhóm dễ dàng hiểu được kỳ vọng và các ưu tiên của tổ chức, hiểu được sự liên kết giữa các nhóm. Hơn nữa, họ cũng nhận thức được sự đóng góp của mình vào thành công của công ty.

OKRs tạo ra cảm hứng làm việc

Bản chất của OKRs là sự khát vọng, chúng ta luôn đặt ra những mục tiêu khó khăn hơn khả năng chúng ta làm được. Chính vì điều đó tạo ra những sự bứt phá, tiến bộ giúp cho bản thân chúng ta luôn cảm thấy hứng khởi khi được chinh phục những mục tiêu mà bản thân mình nghĩ là thách thức.

Tính minh bạch, liên kết mang lại cảm giác đóng góp cá nhân vào mục tiêu chung của công ty. Điều này giúp tăng sự tham gia và động lực của các thành viên trong tổ chức từ đó năng suất cũng cao hơn.

Nhân viên của những tổ chức áp dụng OKRs sẽ cảm thấy yêu thích công việc hơn. Cảm hứng làm việc của họ cũng tăng hơn thay vì là bị giao việc và cảm thấy khó chịu với những mục tiêu của công ty.

2. OKRs có những lợi ích gì đối với từng nhóm người trong tổ chức

Đối với chủ doanh nghiệp

OKRs mang lại sự rõ ràng trong vấn đề quản trị doanh nghiệp và làm giảm sự lo âu bởi sự mù mờ khi thiếu thông tin trong việc quản lý. Khi áp dụng OKRs sẽ giúp người lãnh đạo giải quyết những vấn đề lo lắng của mình và tập trung hơn cho những điều quan trọng.

Người chủ doanh nghiệp cũng dễ dàng theo dõi tình hình công ty thông qua các báo cáo hàng tuần về tiến độ OKRs của từng thành viên. Bất kỳ lúc nào xuất hiện những công việc kém hiệu quả, người chủ doanh nghiệp đều dễ dàng nhận thấy và có thể chủ động đưa ra phương án trước khi có vấn đề trở nên nghiêm trọng. 

Dựa trên những cơ sở dữ liệu thực tế, người chủ doanh nghiệp cũng dễ dàng đưa ra quyết định hơn khi có điều gì đó thay đổi. 

Đối với các cấp quản lý

OKRs giúp cho nhân viên của bạn làm việc tốt hơn. Người quản lý được làm đúng chuyên môn và đúng vai trò của người quản lý (như lập kế hoạch, định hướng, phân bổ nguồn lực…). 

Khi thực hiện OKRs khả năng phân quyền, giao việc của người quản lý cũng tốt hơn. Nhân viên sẽ làm hầu hết những công việc để đạt được mục tiêu của nhóm (mục tiêu của người quản lý).

Người quản lý không cần phải đi làm những công việc chi tiết thay vào đó họ có thể theo dõi sự tiến bộ của nhân viên và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết bất cứ khi nào nhân viên của họ cần.

Đối với nhân viên

Biết chính xác mục tiêu của mình cho phép người nhân viên tập trung hơn – họ có ý tưởng rõ ràng về những gì họ được mong đợi từ tổ chức. Vì vậy, họ có thể chủ động hơn về việc yêu cầu sự hỗ trợ phù hợp. Và họ sẽ biết được công việc của mình thực sự có ý nghĩa và là một phần quan trọng của tổ chức.

Vì tất cả mọi người đều có thể xem OKRs của từng thành viên trong nhóm cũng như cập nhật về tiến trình của họ. Mọi người có thể chủ động giúp đỡ lẫn nhau. Khi biết một người nào đó gặp khó khăn, các thành viên trong nhóm sẽ hỗ trợ để giúp họ đạt được mục tiêu.

Nhân viên không phải chịu những lời ca thán vô lý của cấp trên. Khi thực hiện OKRs sẽ không có những sự trách móc hay đổ lỗi, tất cả sẽ tập trung vào các vấn đề khó khăn và cách giải quyết vấn đề để giúp người nhân viên đạt được mục tiêu của mình.

3. Lợi ích của OKRs theo John Doerr – F.A.C.T.S

Trong một cuộc phỏng vấn với Harvard Business Review, John Doerr nói rằng có 5 lợi ích chính của OKRs. Năm lợi ích này viết tắt là F.A.C.T.S: Focus, Alignment, Commitment, Tracking, Stretching. Cùng tìm hiểu OKRs có những lợi ích gì nhé:

Năm lợi ích này ứng với 4 siêu quyền lực được nhắc đến trong cuốn sách Measure What Matters:

• Tập trung và cam kết với các ưu tiên hàng đầu.
• Kết nối, sắp xếp công việc.
• Theo dõi tạo tinh thần trách nhiệm.
• Mở rộng quy mô để bứt phá.

Focus – Tập trung

Tập trung là lợi ích đầu tiên của OKRs vì khi bạn đặt OKRs, bạn bị giới hạn số lượng. Bạn có thể có nhiều hơn một mục tiêu, nhưng tốt nhất chỉ nên có tối đa 3 mục tiêu. Mỗi mục tiêu nên có không quá 5 Kết quả chính. 

“Ít hơn là tốt hơn”.

Bạn cần hạn chế số lượng điều cần tập trung vào, vì thế OKRs thực sự khiến bạn phải đưa ra lựa chọn. Một chu kỳ OKRs nên bắt đầu bằng câu hỏi “Điều gì là quan trọng nhất trong ba (hoặc sáu hoặc mười hai) tháng tới?” Cách giới hạn này khiến OKRs khác với các hệ thống thiết lập mục tiêu khác bởi vì chúng mang đến cho chúng ta những lựa chọn thực sự để có thể tạo ra sự khác biệt thực sự.

Bên cạnh đó, việc minh bạch các Mục tiêu, bao gồm Mục tiêu cấp cao (của CEO) sẽ giúp cho toàn bộ tổ chức hiểu rõ về những việc quan trọng hàng đầu mà công ty đang hướng tới. Điều đó truyền đi thông điệp rõ ràng và khiến cho mọi cá nhân đều có thể điều chỉnh Mục tiêu của mình, hướng về Mục tiêu của tổ chức.

Cùng nghe chia sẻ của OKRs Coach Mai Xuân Đạt về lợi ích Focus (Tập trung) của OKRs trong Video dưới đây:

Alignment – Căn chỉnh

OKRs của mỗi cá nhân trong tổ chức đều nhằm hướng tới việc hoàn thành những OKRs cấp cao (OKRs của giám đốc, OKRs của trưởng nhóm…). Mỗi hoạt động hàng ngày của từng cá nhân đều tập trung vào những OKRs của họ và chúng ta sẽ thấy, giờ đây tất cả các công việc đều trở nên có ý nghĩa, không có công việc nào dư thừa.

Thay vì cãi và và đổ lỗi bạn sẽ chứng kiến một tinh thần hợp tác giữa các bộ phận rộng khắp tổ chức. Theo Harvard Business Review, các công ty có nhân viên được liên kết cao có khả năng trở thành những công ty hoạt động hàng đầu trong lĩnh vực của mình.

Commitment – Cam kết 

Việc Check-in định kỳ sẽ tạo ra sự cam kết của mỗi cá nhân đối với OKRs của họ. Mỗi cá nhân phải tạo ra các tín hiệu rất rõ ràng cho mọi người thấy rằng họ đang làm việc đối với OKRs của họ. 

Do OKRs của mỗi người đều liên quan đến người khác (cấp trên, cấp dưới, nhân viên của phòng ban liên quan khác), gần như bạn khó lòng đi chệch hướng. Bất cứ khi nào một ai đó gặp khó khăn, những người còn lại sẽ biết và công việc sẽ được kết nối, điều chỉnh nhằm giúp đỡ lẫn nhau.

Việc chia sẻ tiến trình OKRs nên được công khai. Bạn cũng có thể cho in OKRs ra giấy và đăng chúng lên khắp các bức tường văn phòng hoặc sử dụng một phần mềm chuyên dùng cho OKRs như phần mềm VNOKRs để thực hiện. Điều đó sẽ tạo ra tính minh bạch và cam kết trong tổ chức.

Tracking – Theo dõi 

Mục tiêu đặt ra thường sẽ gặp một số loại rủi ro sau:

• Rủi ro cuối chu kỳ: Công việc không được kiểm tra thường xuyên và khi thất bại ở ngay trước mắt, chúng ta không còn thời gian để cứu vãn.
• Rủi ro bất chợt: Mọi thứ có vẻ êm xuôi khi nhìn vào những con số, nhưng những trở ngại lớn lại phát sinh vào cuối chu kỳ khiến mọi thứ nhanh chóng thất bại.
• Rủi ro chệch hướng: Công việc không được kiểm tra thường xuyên, cho đến khi chúng ta nhận ra thì sự chệch hướng đã diễn ra từ lâu.

Dựa vào việc Check-in hàng tuần sẽ giúp ngăn chặn tình trạng công việc gặp những rủi ro nêu trên. Điểm số OKRs được cập nhật hàng tuần là cách rất tốt để mỗi cá nhân biết rằng mình có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu này hay không? Tại sao có, tại sao không?

Stretching – Kéo dài (Kéo giãn)

Một khi tổ chức của bạn đã biết cách tập trung, cam kết vào những điều quan trọng, cả đội ngũ đã liên kết chặt chẽ và sử dụng các nguồn lực hợp lý, đã đến lúc bạn nên sử dụng lợi ích sau cùng của OKRs là “kéo dài”. 

Như John Doerr nói, Larry Page của Google là “cao tăng” của các mục tiêu tham vọng. Anh ấy nói:

“Tôi phải có mục tiêu là lên Sao Hỏa, và nếu chúng ta rơi xuống, chúng ta ít nhất sẽ đến được mặt trăng” 

OKRs vốn mang trong mình triết lý thúc đẩy các tổ chức cố gắng hơn nữa, để phát triển hơn một chút so với những gì họ nghĩ là có thể.

F.A.C.T.S. là lý do tại sao rất nhiều công ty sử dụng hệ thống OKRs. Những lợi ích của sự tập trung, liên kết, cam kết, theo dõi và kéo dài đã được chứng minh là vô giá đối với rất nhiều tổ chức

4. Lợi ích của OKRs xuất hiện trong tổ chức như thế nào?

Phần lớn các doanh nghiệp tìm đến với OKRs đều hi vọng rằng OKRs và những lợi ích của nó sẽ giúp doanh nghiêp phát triển vượt bậc một cách thần kỳ hay ít nhất nó cũng sẽ ngay lập tức gỡ rối cho những vấn đề họ đang gặp phải. Tuy nhiên không phải như vậy. 

OKRs không phải là một phép màu, OKRs không phải ngay lập tức sẽ giúp tổ chức của bạn trở nên mạnh mẽ hơn. Điều đó cần phải có thời gian. Tất cả các chuyên gia về OKRs trên thế giới, các công ty đã ứng dụng OKRs thành công đều cho rằng cần từ 3 đến 4 quý để đưa OKRs hoàn chỉnh vào tổ chức.

Dưới đây là những trải nghiệm của VNOKRs về lợi ích của OKRs.

Chu kỳ thứ nhất (quý đầu tiên): Siêu quyền lực “Tập trung và cam kết vào các ưu tiên”

Trong lần đầu áp dụng OKRs, có thể tổ chức của bạn chưa thể tìm ra đầy đủ những điều quan trọng cần làm. Điều đó khiến cho quá trình thực hiện OKRs trở nên khó khăn vì các vấn đề nằm ngoài OKRs dường như phát sinh liên tục.

Lý do ở đây là do ngay từ đầu chúng ta đã không nhìn thấy hết các công việc và sự kết nối lỏng lẻo giữa các cá nhân tạo ra vô số các công việc phát sinh. Vấn đề chúng ta cần “tập luyện” đầu tiên khi áp dụng OKRs chính là sự “Tập trung và Cam kết”. Đây là thử thách mà tổ chức cần vượt qua nếu không muốn OKRs thất bại ngay từ đầu.

Khi chúng ta đã rèn luyện được sự tập trung và cam kết, một trong những lợi ích nhanh chóng nhìn ra khi áp dụng OKRs đó là chúng ta sẽ nhận thấy rất nhiều công việc gây “xao nhãng”. Việc này sẽ giúp cho việc giảm tối đa sự lãng phí nguồn lực bằng cách từ bỏ những công việc dư thừa.

Trong buổi Talk show “Nâng tầm quản trị bằng xu hướng OKRs” – Series chương trình Biz & Buzz do Alphabook tổ chức. Hai diễn giả khách mời là ông Nguyễn Mạnh Cường (Founder & CEO Công ty Tư vấn du học INDEC) và ông Ngô Việt Hưng (Founder & CEO Công ty Cổ phần Beat Việt Nam) đều có nhận định cho rằng: 

“Sau khi áp dụng OKRs quý đầu tiên lợi ích rõ ràng nhất mà OKRs mang lại đó là Sự tập trung của tất cả nhân viên, mọi người cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức”

“Tập trung và Cam kết” không phải lợi ích nghiễm nhiên OKRs có thể mang lại. Lợi ích này được rèn luyện và dần trở thành văn hoá của tổ chức khi mỗi thành viên đều có trách nhiệm thực hiện OKRs của mình.

Chu kỳ thứ 2 (quý thứ 2): Siêu quyền lực “Sắp xếp và kết nối công việc của nhóm”

Trong chu kỳ đầu tiên, sẽ có rất nhiều OKRs thất bại với lý do bạn không nhận được hỗ trợ từ người liên quan, vì thực sự ai cũng bận bịu với OKRs của mình. Lý do rất đơn giản, lần đầu tiên tạo lập OKRs tất cả mọi người đều chưa nhìn ra được những điều quan trọng cần làm cho nên chưa hình thành được liên kết với những người khác.

Bước sang chu kỳ thứ hai mọi người đều đã quen với việc có trách nhiệm với OKRs của riêng mình, ai cũng đều hiểu rằng nếu đưa ra OKRs với quá nhiều trở ngại “khách quan” sẽ tạo ra các rủi ro lớn.

Để tránh những rủi ro “khách quan” xảy làm thất bại OKRs, trong chu kỳ thứ hai, các bộ phận và các cá nhân liên quan sẽ cùng sắp xếp và kết nối công việc. Điều đó có nghĩa là họ sẽ cùng đàm phán để tạo ra các bộ OKRs. Nếu một công việc liên quan đến nhiều người, sẽ cần có mặt trong OKRs của tất cả người liên quan.

Quá trình thực thi là quá trình hợp tác toàn diện, cùng nhau hoàn thành OKRs của mỗi người. Giúp đỡ người khác cũng là giúp đỡ chính mình. Thay vì những cuộc cãi vã và đổ lỗi bạn sẽ thấy một tinh thần hợp tác rộng khắp tổ chức. Đó chính là siêu quyền lực thứ 2 “Sắp xếp và kết nối công việc” của OKRs.

Chu kỳ thứ 3 (Quý thứ 3): Siêu quyền lực “Theo dõi để nâng cao tinh thần trách nhiệm”

Sau khi tổ chức đã quen với việc tập trung vào những mục tiêu quan trọng và các thành viên trong tổ chức đã biết cách phối hợp với nhau để hoàn thành OKRs, đây là lúc người lãnh đạo có thể nhìn thấy rõ ràng các vấn đề của tổ chức. 

Tất nhiên lúc này tổ chức chưa thể mạnh mẽ ngay được, nhưng ít nhất mọi thứ đã trở nên bớt “lộn xộn” và chúng ta bắt đầu chọn ra được đúng những điều thực sự quan trọng để làm.

Thực hiện Check-in theo dõi tiến độ hàng tuần là yếu tố tiên quyết cho sự thành công của OKRs. Trong quý đầu tiên và quý thứ 2 tất cả đều cảm thấy mệt mỏi vì vừa phải theo đuổi OKRs vừa phải xử lý các vấn đề khác. Phải thực sự nỗ lực thì tổ chức mới có thể giữ vững được nhịp của OKRs.

Phần lớn các công ty từ bỏ theo dõi OKRs trong hai quý đầu tiên vì nghĩ rằng OKRs không thực sự mang lại giá trị bởi kết quả OKRs của mỗi người không tốt (Vì ngay từ đầu chúng ta đã tính toán thiếu khi đưa ra các bộ OKRs). 

Việc từ bỏ theo dõi OKRs là một sai lầm rất phổ biến dẫn đến thất bại trong áp dụng OKRs. Vì vậy hãy kiên trì và cố gắng duy trì kỷ luật Chẹck-in nếu bạn muốn thực hiện thành công OKRs (Mặc dù điều này là không dễ dàng).

Cho tới chu kỳ thứ 3, việc Check-in sẽ trở thành một phần văn hoá của tổ chức. Nhiều cuộc họp kém hiệu quả sẽ biến mất, thay vào đó là những buổi họp 1:1, họp nhóm OKRs để tập trung giải quyết, tháo gỡ những khó khăn. 

Dần dần tất cả mọi người sẽ đều quen với việc chịu trách nhiệm với bộ OKRs của mình, theo dõi và hoàn thành chúng. Đó chính là siêu quyền lực thứ 3 “Theo dõi và nâng cao tinh thần trách nhiệm”.

Chu kỳ thứ 4 (Quý thứ 4): Siêu quyền lực “Mở rộng mục tiêu để đột phá”

Khi tổ chức đã vượt qua được 3 quý đầu tiên và 3 siêu quyền lực của OKRs đã phát huy tác dụng, tổ chức của bạn đã trở nên thực sự rõ ràng. Tất cả mọi người đều tập trung và cam kết với việc của mình, các nhóm đã có sự liên kết, mỗi cá nhân đều theo dõi tiến độ OKRs của mình thường xuyên. Đó chính xác là một tổ chức hoàn chỉnh và sẵn sàng cho việc tăng tốc.

Tư tưởng cốt lõi của OKRs nằm ở việc đặt ra những mục tiêu “khát vọng” để đạt được những tiến bộ vượt bậc. Việc thực hiện những mục tiêu khát vọng cũng giống như bạn tập luyện quá sức, nó có thể tạo sự khó chịu, thậm chí là đau đớn nhưng sau đó sẽ là kết quả vượt qua chính mình và những thành tựu vô cùng to lớn.

Tuy nhiên không nên vội vã áp dụng OKRs khát vọng ngay lập tức khi tổ chức chưa thực sự mạnh mẽ. Chúng ta cần có thời gian để làm quen và luyện tập trước, nên chờ tới khi tổ chức đã đạt được 3 siêu quyền lực đầu tiên, hãy áp dụng OKRs khát vọng để đạt được siêu quyền lực thứ 4 “Mở rộng mục tiêu để đột phá”.

Bạn có thể tìm hiểu thêm về lợi ích OKRs qua chia sẻ của OKRs Coach Mai Xuân Đạt, Founder cộng đồng OKRs Việt Nam (VNOK).

Kết luận,

Trên đây là tất cả những lợi ích của OKRs và cách xuất hiện của những lợi ích đó trong tổ chức. Hy vọng bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu sâu hơn về những lợi ích to lớn mà OKRs mang lại, từ đó có sự quyết tâm để áp dụng thành công OKRs.

Nếu tổ chức của bạn đang muốn áp dụng OKRs để đạt được những lợi ích to lớn mà phương pháp này mang lại, hãy liên hệ với chúng tôi. Những chuyên gia của VNOKRs sẽ giúp tổ chức của bạn đưa OKRs vào doanh nghiệp một cách bài bản và tránh được những sai lầm khi bắt đầu áp dụng OKRs.

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn