Bạn đang đi tìm một định nghĩa thật chuẩn về OKRs là gì? Hệ thống quản trị này có thật sự giải thoát chủ doanh nghiệp khỏi tình trạng mất kiểm soát và phát triển 10X? Tôi sẽ chia sẻ câu chuyện của chính mình – một người điều hành cùng lúc 6 công ty cùng với hệ thống quản trị OKRs.

Vào năm 2017 khi tôi bắt đầu mở rộng quy mô công ty theo cách mạnh mẽ nhất có thể. Công ty của tôi lúc đó đã được 5 năm tuổi nhân sự khoảng 40 người. Chỉ trong vòng 2 năm quy mô nhân sự tăng lên hơn 100 người. Và thời điểm này mọi thứ bắt đầu trở nên lộn xộn, tôi không thể điều hành công ty theo những gì mình muốn.

“Tôi luôn phải đứng trước lựa chọn làm điều gì trước, làm điều gì sau”

Đã có lúc tôi muốn đóng cửa công ty của mình vì mọi thứ trở nên mất kiểm soát còn tôi thì không có một phương pháp quản trị nào hiệu quả.

Thật may mắn, tôi đã gặp được OKRs thông qua cuốn sách Measure What Matters của John Doerr và nó đã thực sự cuốn hút tôi. Những tính chất của OKRs đã giúp tôi giải quyết tất cả những khó khăn mà mình đang gặp phải.

Tôi cũng đã tìm hiểu về OKRs từ rất nhiều chuyên gia khác trên thế giới trong đó nổi bật có Paul R. Niven & Ben Lamorte đồng tác giả cuốn sách “Objective & Key Results” xuất bản cuối năm 2016; Felipe Castro một diễn giả – nhà tư vấn – nhà huấn luyện OKRs.

Từ những kiến thức về OKRs bài bản theo chuẩn quốc tế và kinh nghiệm thực tiễn áp dụng OKRs của bản thân mình. Trong bài viết này tôi sẽ chia sẻ để giúp các bạn có thể hiểu rõ về OKRs và những lợi ích của nó, giúp các bạn giải đáp những hiểu lầm thường gặp về OKRs.

1. OKRs là gì?

OKRs là phương pháp quản trị bằng mục tiêu (Objective) và các Kết quả chính (Key Results) được Google và nhiều doanh nghiệp hàng đầu sử dụng. Nó là một công cụ đơn giản để tạo sự liên kết và tham gia của toàn bộ tổ chức xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được.

Định nghĩa OKRs
OKRs là viết tắt của Objective (O) – Mục tiêuKey Results (KRs) – Các kết quả chính.

John Doerr – tác giả cuốn sách Measure What Matters là người có công rất lớn trong việc truyền bá OKRs đến thế giới. Ông cũng là người đã đưa OKRs đến với Google và OKRs đã giúp cho Google phát triển mạnh mẽ như ngày hôm nay. John Doerr có một công thức về OKRs như sau:

I will (Objective) as measured by (Key Results)

Tôi sẽ đạt được (Mục tiêu) được đo bằng (Các kết quả chính)

  • Mục tiêu – Objectives (O): Nơi mà bạn muốn đến.
  • Các kết quả chính – Key results (KRs): Những kết quả cho biết bạn đã đến nơi.

Cấu trúc của OKRs
Thông thường mỗi tổ chức hay mỗi cá nhân trong một chu kỳ sẽ có từ 3-5 Mục tiêu (O) và với mỗi mục tiêu (O) sẽ có từ 3-5 kết quả chính (KRs).

Bạn có thể tìm hiểu kỹ hơn về định nghĩa OKRs là gì thông qua video của tôi đã từng chia sẻ dưới đây:

2. Nguồn gốc cốt lõi của phương pháp OKRs

▶︎ 1954 – OKRs bắt nguồn từ MBO (Management By Objectives), phương pháp quản trị theo mục tiêu do Peter Drucker khởi xướng vào năm 1954. Tinh thần xuyên suốt của MBO là thiết lập mục tiêu có thể tạo nên hiệu suất cao hơn cho nhân viên, cho doanh nghiệp

Tuy nhiên MBO có 2 điểm yếu:

  • Mục tiêu được giao từ trên xuống (vẫn theo lối “Thác đổ”) khiến nhân viên thiếu tính chủ động, sáng tạo
  • MBO áp dụng thời gian dài có thể khiến nhân viên áp lực hoặc tìm cách đàm phán hạ thấp mục tiêu khiến suy giảm hiệu suất làm việc chung toàn công ty.
Nguồn gốc OKRs xuất phát từ MBO của Peter Drucker
Với MBO, Peter Drucker được gọi là Người đặt ra quản lý. (Nguồn: Prezi)

▶︎ 1970s – Trên cơ sở kế thừa nguyên lý MBO, Andy Grove đã phát triển OKRs trên gốc MBO nhưng khắc phục được những điểm yếu của MBO.

Điểm nổi trội của OKRs so với MBO là các mục tiêu luôn cần gắn với các kết quả chính. OKRs thời điểm đó đã được Andy Grove – CEO huyền thoại của Intel đưa vào ứng dụng và kiểm chứng sự thành công.

Tuy nhiên, cách đánh giá kết quả thực hiện OKRs thời điểm này còn khá cứng nhắc, chỉ là đạt được hoặc chưa đạt được.

▶︎ 1999 – John Doerr – một nhân viên thân cận của Andy Grove, sau khi rời Intel đã tiếp tục phát triển OKRs. John Doerr đã mang OKRs đến với Google và góp phần đem đến thành công vượt trội cho Google.

Google khi áp dụng OKRs có cách đánh giá kết quả thực hiện linh hoạt hơn so với Intel. OKRs lúc này thay vì chỉ được phân loại là đạt hay không đạt thì được đánh giá theo thang điểm 0 – 1.0. Theo đó:

  • 0.7 – 1.0: Biểu thị bằng màu xanh lá – hoàn thành OKRs
  • 0.4 – 0.6: Biểu thị bằng màu vàng – có tiến bộ công việc nhưng không hoàn thành OKRs
  • 0.0 – 0.3: Biểu thị bằng màu đỏ – không có sự tiến bộ, cố gắng trong công việc hoặc mục tiêu không phù hợp thực tế

▶︎ 2010+ – OKRs sau khi được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại Google đã được hàng loạt các tập đoàn, công ty hàng đầu trên thế giới ở nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau áp dụng. Có thể kể đến các công ty như: Youtube, Amazon, Twitter; Dropbox; Linkedin; Oracle; Uber… 

Tại Việt Nam, OKRs cũng đã được một số công ty áp dụng như FPT; CareerBuilder; Tinh Vân; SEONGON.

Các tổ chức áp dụng OKRs
Hàng loạt các tập đoàn, công ty lớn trên thế giới hiện đang áp dụng hiệu quả OKRs.

3. Lợi ích của OKRs

Trong một cuộc phỏng vấn với Harvard Business Review, John Doerr nói rằng có 5 lợi ích chính của OKRs. Năm lợi ích này viết tắt là F.A.C.T.S: Focus, Alignment, Commitment, Tracking, Stretching.Năm lợi ích này ứng với 4 siêu quyền lực được nhắc đến trong cuốn sách Measure What Matters:

  • Tập trung và cam kết với các ưu tiên hàng đầu.
  • Kết nối, sắp xếp công việc.
  • Theo dõi tạo tinh thần trách nhiệm.
  • Mở rộng quy mô để bứt phá.

Lợi ích của OKRs

Focus – Tập trung

Tập trung là lợi ích đầu tiên của OKRs vì khi bạn đặt OKRs, bạn bị giới hạn số lượng. Bạn có thể có nhiều hơn một mục tiêu, nhưng tốt nhất chỉ nên: có tối đa 3 Mục tiêu (O), mỗi mục tiêu nên có không quá 5 Kết quả chính (KRs). Bạn cần hạn chế số lượng điều cần tập trung vào, vì thế OKRs thực sự khiến bạn phải đưa ra lựa chọn.

Một chu kỳ OKRs nên bắt đầu bằng câu hỏi: “Điều gì là quan trọng nhất trong 3/6/12 tháng tới?”

Cách giới hạn này khiến OKRs khác với các hệ thống thiết lập mục tiêu khác bởi vì chúng mang đến cho chúng ta những lựa chọn thực sự để có thể tạo ra sự khác biệt thực sự.

Bên cạnh đó, việc minh bạch các Mục tiêu, bao gồm Mục tiêu cấp cao (của CEO) sẽ giúp cho toàn bộ tổ chức hiểu rõ về những việc quan trọng hàng đầu mà công ty đang hướng tới. Điều đó truyền đi thông điệp rõ ràng và khiến cho mọi cá nhân đều có thể điều chỉnh Mục tiêu của mình, hướng về Mục tiêu của tổ chức.

Lợi ích này sẽ được thể hiện ngay trong chu kỳ đầu tiên khi áp dụng OKRs:

Tại VNOKRs, khi chưa áp dụng OKRs chúng tôi luôn gặp phải tình huống có những công việc phát sinh đột ngột “quan trọng” cần làm. Luôn là những sự xao nhãng trong công việc khi người quản lý kiểm tra tiến độ công việc của nhân viên.
Lý do là bởi chúng tôi đã không nhìn thấy hết các công việc và sự kết nối lỏng lẻo giữa các cá nhân đã tạo ra vô số những công việc phát sinh.
Khi chúng tôi bắt đầu áp dụng OKRs, sau khi đã thống nhất được những mục tiêu quan trọng. Chúng tôi đã cố gắng để duy trì sự cam kết và tập trung vào những mục tiêu đó, gạt bỏ hết những công việc không nằm trong OKRs. Từ đó mà cả tổ chức đã giảm được tối đa sự lãng phí nguồn lực bằng cách từ bỏ những công việc gây xao nhãng.

Alignment – Căn chỉnh

OKRs của mỗi cá nhân trong tổ chức đều nhằm hướng tới việc hoàn thành những OKRs cấp cao (OKRs của giám đốc, OKRs của trưởng nhóm…). Mỗi hoạt động hàng ngày của từng cá nhân đều tập trung vào những OKRs của họ và chúng ta sẽ thấy, giờ đây tất cả các công việc đều trở nên có ý nghĩa, không có công việc nào dư thừa.

Tôi sẽ đưa ra cho các bạn một ví dụ để hiểu rõ hơn về lợi ích này của OKRs:

Trong quý này bộ phận Kinh doanh có mục tiêu là “Đẩy mạnh doanh số bán hàng”. Để đạt được mục tiêu này ngoài những Key Results về doanh số, bộ phận kinh doanh cần phải bổ sung thêm 3 nhân sự mới.

Ngay lập tức họ đi gặp bộ phận Nhân sự để đàm phán về việc này và bộ phận Nhân sự đã đồng ý thêm vào bộ OKRs của mình. Tất nhiên bộ phận Kế toán cũng biết điều này và đã bổ sung ngân sách cần thiết cho bộ phận Nhân sự tuyển người. Mọi việc được bàn bạc, đàm phán ngay từ đầu quý, từ đó mà không có “rủi ro khách quan” vào cuối chu kỳ.

Thay vì cãi vã và đổ lỗi bạn sẽ chứng kiến một tinh thần hợp tác giữa các bộ phận rộng khắp tổ chức.

Theo Harvard Business Review, các công ty có nhân viên được liên kết cao có khả năng trở thành những công ty hoạt động hàng đầu trong lĩnh vực của mình.

Commitment – Cam kết 

Việc theo dõi định kỳ sẽ tạo ra sự cam kết của mỗi cá nhân đối với OKRs của họ. Mỗi cá nhân phải tạo ra các tín hiệu rất rõ ràng cho mọi người thấy rằng họ đang làm việc đối với OKRs của họ.

Do OKRs của mỗi người đều liên quan đến người khác (cấp trên, cấp dưới, nhân viên của phòng ban liên quan khác), gần như bạn khó lòng đi chệch hướng. Bất cứ khi nào một ai đó gặp khó khăn, những người còn lại sẽ biết và công việc sẽ được kết nối, điều chỉnh nhằm giúp đỡ lẫn nhau.

Việc chia sẻ tiến trình OKRs nên được công khai mỗi tháng. Bạn cũng có thể cho in OKRs ra giấy và đăng chúng lên khắp các bức tường văn phòng hoặc sử dụng một phần mềm chuyên dùng cho OKRs như VNOKRs để thực hiện. Điều đó sẽ tạo ra tính minh bạch và cam kết trong tổ chức.

Tracking – Theo dõi 

Mục tiêu đặt ra thường sẽ gặp một số loại rủi ro sau:

  • Rủi ro cuối chu kỳ: Công việc không được kiểm tra thường xuyên và khi thất bại ở ngay trước mắt, chúng ta không còn thời gian để cứu vãn.
  • Rủi ro bất chợt: Mọi thứ có vẻ êm xuôi khi nhìn vào những con số, nhưng những trở ngại lớn lại phát sinh vào cuối chu kỳ khiến mọi thứ nhanh chóng thất bại.
  • Rủi ro chệch hướng: Công việc không được kiểm tra thường xuyên, cho đến khi chúng ta nhận ra thì sự chệch hướng đã diễn ra từ lâu.

Dựa vào việc theo dõi tiến độ công việc hàng tuần sẽ giúp ngăn chặn tình trạng công việc gặp những rủi ro nêu trên. Điểm số OKRs được cập nhật hàng tuần là cách rất tốt để mỗi cá nhân biết rằng mình có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu này hay không? Tại sao có, tại sao không?

Stretching – Kéo dài (Kéo giãn)

Một khi tổ chức của bạn đã biết cách tập trung, cam kết vào những điều quan trọng, cả đội ngũ đã liên kết chặt chẽ và sử dụng các nguồn lực hợp lý, đã đến lúc bạn nên sử dụng lợi ích sau cùng của OKRs là “kéo dài”.

Như John Doerr nói, Larry Page của Google là “cao tăng” của các mục tiêu tham vọng. Anh ấy nói:

“Tôi phải có mục tiêu là lên Sao Hỏa, và nếu chúng ta rơi xuống, chúng ta ít nhất sẽ đến được mặt trăng”

OKRs vốn mang trong mình triết lý thúc đẩy các tổ chức cố gắng hơn nữa, để phát triển hơn một chút so với những gì họ nghĩ là có thể.

Lợi ích của OKRs
Lợi ích của OKRs

F.A.C.T.S. là lý do tại sao rất nhiều công ty sử dụng hệ thống OKRs. Những lợi ích của sự tập trung, liên kết, cam kết, theo dõi và kéo dài đã được chứng minh là vô giá đối với rất nhiều người.
Ngoài ra còn có rất nhiều lợi ích khác của OKRs dành cho bản thân người chủ doanh nghiệp và nhân viên của họ. 

4. Cấu trúc của OKRs trong doanh nghiệp

Cấu trúc của OKRs trong doanh nghiệp bao gồm:

OKRs của công ty (OKRs thuộc sở hữu của giám đốc): Đây là một bức tranh lớn, những gì ban giám đốc nghĩ rằng cả công ty cần chú vào trong một khoảng thời gian nhất định (1 chu kỳ). OKRs của công ty giống như “kim chỉ nam” để tất cả cùng hiểu vào thời điểm hiện tại điều gì là quan trọng và tất cả chúng ta phải tập trung vào làm.

Mục tiêu của Giám đốc:

o
Tồn tại trong khủng hoảng.
kr1
Giữ được 50% khách hàng.
kr2
Ký mới 4 hợp đồng từ khách hàng chính phủ.
kr3
Đảm bảo dòng tiền dương 6 tháng liên tục.

OKRs của nhóm, phòng ban (OKRs thuộc sở hữu của trưởng nhóm): Định nghĩa ra những ưu tiên của nhóm sẽ hỗ trợ để thực hiện mục tiêu chung của công ty. Không phải là tập hợp những OKRs của nhân viên.

Mục tiêu của Trưởng phòng Kế toán:

o
Cân đối dòng tiền 6 tháng tiếp theo.
kr1
Có 10 báo cáo gửi BGĐ kịp thời về dòng tiền.
kr2
Đảm bảo thu hồi công nợ đạt 80%.
kr3
Tiết kiệm chi phí hoạt động đạt 10 tỷ.

OKRs của cá nhân: Một cá nhân khi sở hữu bộ OKRs sẽ hiểu rõ nhiệm vụ chi tiết cụ thể của mình, cần thực hiện những điều gì để góp phần đạt được mục tiêu của nhóm.

Mục tiêu của nhân viên Kế toán:

o
Báo cáo kịp thời dòng tiền công ty.
kr1
Thu thập số liệu công nợ mỗi thứ 2 trong 25 tuần liên tiếp.
kr2
Tổng hợp chi phí công ty và gửi trưởng phòng 25 lần.
kr3
Làm 6 dự báo dòng tiền tháng.

Ví dụ về OKRs của một công ty

5. Nguyên tắc OKRs

Cách để tìm hiểu về một phương pháp quản trị bất kỳ: Nguyên tắc/Nguyên lý + Thực tiễn tốt nhất (Best Practice).

Nguyên tắc là bất biến, còn Thực tiến tốt nhất thì có thể tùy biến cho phù hợp với từng tổ chức, doanh nghiệp

Chỉ khi áp dụng đúng và đủ 10 nguyên tắc OKRs, mới hình thành đủ “Con voi OKRs”. Nếu làm thiếu sẽ dẫn đến không hiệu quả, không phát huy hết lợi ích, thậm chí là thất bại và đem đến nhiều xung đột cho tổ chức.

Các nguyên tắc của OKRs sẽ cung cấp cho nhân viên những động lực rất lớn để có thể làm việc.

Giới hạn số mục tiêu

Mỗi người sở hữu 3-5 bộ OKRs, được tập trung hoàn toàn, không xao nhãng, không việc phát sinh.

Chúng ta đang làm việc quá nhiều mà không thật sự hiệu quả. Theo một khảo sát của Gallup (Tổ chức nghiên cứu và thăm dò ý kiến toàn cầu có trụ sở tại Washington Mỹ) cho thấy rằng 50% công việc chúng ta đang làm hàng ngày tại công ty là lãng phí.

Với OKRs chúng ta bắt buộc phải giới hạn

  • Trong một chu kỳ công việc mỗi người chỉ nên có tối đa từ 3 đến 5 mục tiêu được kết nối chặt chẽ với cấp trên và với những người liên quan.
  • Mỗi mục tiêu chỉ nên có tối đa từ 3 đến 5 Kết quả chính (Key Results) cần thực hiện
  • Thậm chí chỉ có 1 bộ OKRs cũng tốt, điều này tạo ra sự tập trung hết mức với công việc.

Với OKRs chúng ta sẽ làm ít hơn nhưng sẽ hiệu quả hơn

Nguyên tắc giới hạn số mục tiêu sẽ được áp dụng ở cả cấp độ công ty, cấp độ nhóm và cấp độ cá nhân.

Trong suốt và minh bạch

Các mục tiêu của tổ chức được công khai, mọi người đều nhìn thấy các ưu tiên của người khác, điều đó tạo ra tính liên kết và tập trung. Nhân viên hiểu được bản thân đang đóng góp thế nào vào mục tiêu chung.

Có quá nhiều bí mật hay sự không rõ ràng (Một cách cố tình hoặc vô ý) trong tổ chức chúng ta khiến chúng ta giống một đội quân bị bịt mắt.

  • Biết các mục tiêu cấp cao giúp nhân viên hiểu hơn ý nghĩa, vai trò công việc mình đang làm, điều này sẽ giúp người nhân viên tạo ra động lực.
  • Biết mục tiêu của người khác, phòng ban khác giúp chúng ta dễ dàng kết nối, phối hợp trong công việc, tránh các xung đột.

Công ty giống như một đội bóng, mỗi cầu thủ cần biết mục tiêu từng trận đấu và mục tiêu của cả mùa giải, vai trò và vị trí của bản thân và đồng đội.

Một tổ chức càng trong suốt bao nhiêu thì hiệu suất công việc tập thể sẽ càng cao bấy nhiêu

Trách nhiệm cá nhân

Mỗi bộ OKRs cần có chủ sở hữu, trách nhiệm thuộc về cá nhân. Mỗi người tự chủ và chủ động với mục tiêu của mình trên cơ sở hợp tác với đồng nghiệp.

  • Mỗi bộ OKRs cần một chủ sở hữu duy nhất
  • Không mặc định giao 1 KR nào đó của cấp trên cho một nhân viên cấp dưới
  • Nếu một Key Result nào đó của cấp trên có thể thực hiện bởi một nhân viên cấp dưới, thì người đó cũng cần viết bộ OKRs của riêng mình nhằm hỗ trợ cấp trên hoàn thành KR đó.
  • Trong bất kể tình huống nào người chủ sở hữu OKRs cần chịu trách nhiệm cá nhân với bộ OKRs của mình.
  • OKRs của công ty thuộc sở hữu của CEO, OKRs của nhóm thuộc sở hữu của trưởng nhóm.

Thiết lập mục tiêu 3 chiều (Không xếp tầng)

Thay vì nhận mục tiêu từ cấp trên, các thành viên tự viết mục tiêu của mình trên cơ sở đàm phán với cấp trên, cấp dưới và những người liên quan. Cấp trên lắng nghe, không áp đặt.

  • OKRs không áp đặt, không giao mục tiêu, mỗi người sẽ tự xây dựng bộ OKRs của mình dựa trên cơ sở đàm phán với cấp trên, cấp dưới và những người liên quan (Nhận mục tiêu).
  • Mỗi người tự xây dựng OKRs trên cơ sở hiểu vị trí và vai trò của bản thân.
  • Những người có liên quan cần phải phản ánh OKRs của nhau.

Trao quyền

Tự chủ và chủ động đòi hỏi đồng thời sự trao quyền. Mỗi thành viên trong tổ chức rèn luyện và nâng cao ý thức tự suy nghĩ, ra quyết định và giải quyết vấn đề.

Để thực hiện được việc tự chịu trách nhiệm và đàm phán đa chiều thì tổ chức cần phát huy quyền tự chủ bằng cách trao quyền.

  • Quản trị mục tiêu sẽ chú trọng đến các mục tiêu hơn là đến các hành động cụ thể.
  • Việc viết OKRs là công việc của người chủ sở hữu OKRs.
  • Người quản lý đóng vai trò là Huấn luyện viên trong quá trình nhân viên thực hiện OKRs.
  • Trao quyền đòi hỏi: Sự tự do trong khuôn khổ, Đặt ra yêu cầu và nguyên tắc rõ ràng, Xây dựng niềm tin và Kiên nhẫn trong việc trao quyền.

Một tổ chức có tính chuyên quyền cao sẽ rất khó áp dụng OKRs

Không sử dụng để đánh giá nhân viên

OKRs là hệ thống ghi nhận, thúc đẩy hiệu suất theo thời gian thực, không dùng để đánh giá, xếp hạng nhân viên.

OKRs đại diện cho Quản lý hiệu suất liên tục đối lập với cách Đánh giá hiệu suất truyền thống. Quản lý hiệu suất liên tục hướng tới tương lai thay vì hồi đáp quá khứ.

Quản lý hiệu suất liên tục theo kiểu của OKRs đòi hỏi hồi đáp liên tục, cần tách riêng ra khỏi những lời dọa phạt và lời hứa khen thưởng.

OKRs đòi hỏi sự huấn luyện và tính dân chủ. Tập trung vào quá trình xử lý công việc khai thác điểm mạnh của nhân viên, đánh giá khách quan dựa trên dữ liệu và sự nỗ lực của mỗi người.

Tách khỏi “bồi thường” (Lương, hoa hồng, lời hứa thưởng)

OKRs không sử dụng để đánh giá nhân viên. Các cuộc nói chuyện đánh giá (liên quan tới lương thưởng) cần cách xa các cuộc trò chuyện về OKRs.

Tách OKRs khỏi các cuộc trò chuyện về “bồi thường” không có nghĩa là OKRs không liên quan đến lương thưởng. OKRs hướng chúng ta đến những mục tiêu lớn lao và khi hoàn thành tốt OKRs điều đó đồng nghĩa với việc công ty sẽ phát triển và thu nhập của nhân viên cũng tốt hơn.

Không dọa phạt và hứa thưởng khi thực hiện OKRs. Thậm chí là không xếp hạng OKRs trong công ty điều này dẫn đến những đàm phán xấu về mục tiêu.

OKRs không phải là hệ thống để đánh giá nhân viên, nhưng có vai trò nhỏ trong việc đánh giá nhân viên.

Tư duy thử nghiệm

Tạo mục tiêu, thực hiện, rút ra kinh nghiệm, học hỏi, lặp lại, nhịp nhanh, (Đòi hỏi tư duy không sợ các thất bại).

Sẽ không có một chu kỳ OKRs nào là hoàn hảo. OKRs là sự học hỏi, chúng ta sẽ biến những bước đi dài hạn thành những bước nhỏ hơn (hàng quý) để thực hiện.

Chúng ta sẽ học tập thông qua những thành công và cả những thất bại trong mỗi chu kỳ.

Liên tục đặt ra mục tiêu cao hơn giúp bạn hiểu rõ bản thân hơn sau mỗi chu kỳ và đạt được sự tiến bộ.

Chúng ta sẽ giảm thiểu những thất bại dài hạn bởi vì chúng ta học hỏi thông qua các bước đi ngắn hạn.

Chúng ta sẽ thử nghiệm nhiều cách cho đến khi đạt được mục tiêu, chúng ta sẽ không sợ những thất bại khi thực hiện OKRs. Một quý thất bại sẽ có giá trị học hỏi nhiều hơn một quý thành công.

Có một nhịp đều đặn

Sử dụng một chu kỳ đều đặn phù hợp với tổ chức để tạo ra các vòng lặp học hỏi, phát triển.

Việc tái thiết lập mục tiêu đòi hỏi hiểu biết quá khứ thông qua các dữ liệu khách quan. Vì vậy nên đặt ra chu kỳ nhất quán: 1 tháng, 1 năm hay phổ biến là 1 quý (90 ngày).

Nếu bạn thay đổi thời gian của các chu kỳ, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc tạo ra các bộ OKRs. Không có một nhịp đều đặn bạn sẽ rất khó để lấy những dữ liệu của chu kỳ trước để làm căn cứ đặt ra bộ OKRs cho chu kỳ tiếp theo.

Tính khát vọng

OKRs cần phải có sự khát vọng, Mục tiêu sau lớn hơn mục tiêu trước, thúc đẩy các cá nhân tiến bộ.

Triết lý đằng sau OKRs là nếu các bộ OKRs luôn đạt được 100% mục tiêu, thì chúng quá dễ dàng.

Thay vào đó, OKRs nhắm đến những mục tiêu táo bạo, đầy khát vọng. Bên cạnh các mục tiêu thực tế, OKRs tin tưởng vào việc cho phép tổ chức đặt ra các mục tiêu đầy thách thức. Các mục tiêu khó khiến cả tổ chức suy nghĩ lại về cách họ làm việc để đạt được hiệu suất cao nhất.

Tuy nhiên để có thể đặt ra các mục tiêu đầy khát vọng, công ty nên bắt đầu bằng những mục tiêu cam kết (được coi là hoàn thành khi đạt được 100%). Hãy đặt ra các mục tiêu khát vọng khi tổ chức của bạn đã sẵn sàng với những thách thức.

Chú ý

Kết hợp các nguyên tắc sẽ phát huy hết Lợi ích mà OKRs mang lại. Các nguyên tắc cũng sẽ mang đến động lực lớn lao cho nhân viên.
  • Giới hạn số mục tiêu và trách nhiệm cá nhân đem đến sự Tập Trung.
  • Trong suốt/minh bạch, trách nhiệm cá nhân và thiết lập mục tiêu 3 chiều đem đến sự Liên kết.
  • Trách nhiệm cá nhân, thiết lập mục tiêu 3 chiều, trao quyền đem đến sự Cam kết.
  • Không sử dụng để đánh giá, tách khỏi bồi thường, tư duy thử nghiệm sẽ gỡ bỏ nỗi sợ của nhân viên và cả tổ chức, đem đến sự Mở rộng, Bứt phá
  • Nhân viên được tập trung cho công việc.
  • Nhân viên hiểu giá trị mình đang đóng góp cho nhóm, công ty.
  • Nhân viên được tin tưởng, lắng nghe và trao quyền.
  • Nhân viên được tự chủ với các tiêu chí rõ ràng.
  • Nhân viên được học hỏi, phát triển mà không lo sợ bị trừng phạt vì các nỗ lực đổi mới, vươn tới.
  • Các nỗ lực cá nhân được ghi nhận liên tục.

6. OKRs dành cho những doanh nghiệp nào?

Về mặt lý thuyết, OKRs dành cho mọi loại hình doanh nghiệp với các quy mô khác nhau. Doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp chỉ có 5 – 10 nhân viên hay tập đoàn vài chục nghìn nhân viên… cũng đều sử dụng được OKRs.

Với các doanh nghiệp nhỏ, OKRs giúp toàn bộ nhân viên thoát khỏi những công việc “không tên” và tập trung cho các mục tiêu quan trọng nhất. OKRs giống như một công cụ sinh tồn giúp các doanh nghiệp nhỏ thoát khỏi sự “hỗn loạn” trong quản lý

Với các doanh nghiệp vừa, OKRs là ngôn ngữ chung để thực hiện và làm rõ những kỳ vọng trong tổ chức.

Với các doanh nghiệp lớn, OKRs giúp minh bạch hóa, phá bỏ những “silo” trong tổ chức, gắn kết các nhóm kết nối với những nhóm làm việc từ xa, giúp cả tổ chức cùng nỗ lực hướng tới các mục tiêu vượt trội hơn.

Nếu tổ chức của bạn là một trong 5 kiểu tổ chức sau, chúng tôi tin rằng các bạn sẽ phù hợp ngay lập tức và có đủ quyết tâm mạnh mẽ trong việc thực hiện OKRs.

  1. Tổ chức đang gặp các vấn đề nguy cấp, ảnh hưởng đến sự tồn tại.
  2. Tổ chức đang rối ren, lãnh đạo đang đau đầu cho dù kết quả vẫn đang tốt, cần một sự quản trị bài bản.
  3. Tổ chức cần một công cụ để triển khai thành công các chiến lược, ý tưởng của CEO.
  4. Tổ chức trì trệ cần một làn gió mới.
  5. Tổ chức có tham vọng lớn, mong muốn phát triển vượt bậc.

7. Phân loại OKRs

OKRs cam kết

Đây là những OKRs khi đặt ra phải đạt được 100%. Những mục tiêu cam kết cần thách thức nhưng chúng vẫn phải thực tế và bạn vẫn có thể đạt được nếu bạn có sự nỗ lực và tập trung. Nếu cần thiết các nguồn lực và kế hoạch nên được điều chỉnh để đảm bảo các mục tiêu này được hoàn thành.

OKRs mở rộng/ khát vọng

OKRs mở rộng/khát vọng là cách chúng ta muốn thế giới trông như thế nào. Đôi khi chúng được gọi bằng các tên khác nhau: mục tiêu tham vọng, mục tiêu kéo dài, mục tiêu kéo dãn, mục tiêu 10x hoặc “Moonshot”. Với OKRs khát vọng, không có con đường rõ ràng để đạt được điều đó — và không có kiến ​​thức thực sự về những nguồn lực nào sẽ cần thiết.

OKRs khát vọng có thể luân chuyển từ quý này sang quý khác, hoặc năm này sang năm khác. Đôi khi, chúng thậm chí có thể được chỉ định lại cho các nhóm khác nhau. Kết quả trung bình dự kiến nên đạt được của OKRs khát vọng là 0.7 (70%). Để sử dụng OKRs này, tổ chức cần phát huy hầu hết các nguyên tắc của OKRs. Hãy lưu ý, rất nhiều tổ chức vội vàng sử dụng OKRs khát vọng và đã thất bại.

Phân loại OKRs
OKRs cam kết và OKRs mở rộng (khát vọng)

Với mỗi tổ chức, cách hợp lý là sử dụng các OKRs cam kết trong một số chu kỳ đầu tiên, điều đó sẽ cho mọi người có thời gian làm quen với OKRs mà không bị quá sức. Nó giống như việc bạn phải khởi động trước khi vào thi đấu một môn thể thao.

Sau khoảng từ 2 đến 3 quý bạn có thể muốn đưa vào một số OKRs khát vọng xen lẫn các OKRs cam kết. Cho đến khi cảm thấy đã đủ sẵn sàng, hãy mạnh dạn sử dụng 100% các OKRs khát vọng để đưa tổ chức của bạn tiến nhanh về phía trước.

Tại VNOKRs, trong 3 chu kỳ đầu tiên chúng tôi đã đặt ra những OKRs cam kết để giúp mọi người làm quen dần với OKRs. Các quý tiếp theo chúng tôi thường sử dụng xen lẫn cả 2 loại OKRs cam kết và OKRs khát vọng với tỷ lệ 2 OKRs cam kết – 1 OKRs khát vọng. Bạn cũng có thể thay đổi tỷ lệ này tuỳ thuộc vào sức mạnh của tổ chức mình.

8. Ứng dụng OKRs trong thực tế

Trong công việc 

OKRs dành cho công ty

o
Mạnh mẽ cạnh tranh và chiếm lĩnh thị trường.
kr1
Mở rộng kênh phân phối sản phẩm lên ít nhất 3,000 điểm bán hàng trên toàn quốc.
kr2
Thực hiện chính sách cạnh tranh giảm giá bán sản phẩm xuống 10% so với đối thủ từ 1/1/2021.
kr3
Tối ưu hóa sản phẩm, đảm bảo 100% sản phẩm xuất xưởng không phát sinh lỗi lớn.

OKRs dành cho lãnh đạo

o
Dẫn dắt công ty mạnh mẽ tăng trưởng.
kr1
Ra mắt sản phẩm mới vào tháng 6/2021.
kr2
Mở rộng tệp khách hàng sử dụng sản phẩm lên ít nhất 10,000 khách hàng.
kr3
Mở thêm chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh vào tháng 3/2021.

OKRs dành cho nhân viên biên tập nội dung

o
Cải thiện chất lượng nội dung bài viết.
kr1
Hoàn thành 1 khóa đào tạo về biên tập trong tháng 12/2020.
kr2
Xem xét 100% các bài viết bị khách hàng phản hồi sửa chữa.
kr3
Đọc ít nhất 10 đầu sách chuyên ngành trong năm 2021.

Trong cuộc sống 

OKRs về tài chính

o
Cải thiện mạnh mẽ thu nhập hàng tháng.
kr1
Thiết lập, tạo thêm ít nhất 1 nguồn thu nhập bị động trong năm 2021.
kr2
Nhận thêm ít nhất 1 dự án Freelancer làm thêm ngoài giờ.
kr3
Tối thiểu mỗi ngày làm việc 10 tiếng đồng hồ.

OKRs về sức khỏe

o
Kiên trì tập luyện để tăng cơ, giảm mỡ cơ thể.
kr1
Chạy bộ 5km đều đặn mỗi ngày.
kr2
Không ăn sau 9 giờ tối.
kr3
Đảm bảo duy trì chế độ ăn hàng ngày theo tỷ lệ 40% protein; 40% carb và 20% chất béo.
kr4
Một tuần có ít nhất 3 giờ đồng hồ tập luyện phần cơ core và thân trên.

OKRs về gia đình

o
Gia tăng sự gắn kết tình cảm gia đình.
kr1
30 phút đọc sách mỗi tối cùng con trước khi ngủ.
kr2
Gia đình tổ chức ít nhất 1 buổi dã ngoại mỗi tháng.
kr3
Ít nhất 5/7 ngày trong tuần tất cả thành viên gia đình ăn tối chung.

>> XEM THÊM | Mẫu OKRs & Ví dụ thực tế cho mọi ngành nghề

9. Top doanh nghiệp áp dụng thành công OKRs

Trong nước

FPT – Tháng 3 năm 2019, ông Nguyễn Văn Khoa được bổ nhiệm làm Tổng Giám đốc FPT. Ông Khoa khi đó chia sẻ: 

“Tôi không hề áp lực, nhưng khó khăn, thách thức thì có thể thấy nhiều. Tôi cũng phải học rất nhiều, từ các công ty nước ngoài về chuyển đổi số”. 

Cũng từ năm 2019, ông Khoa đã đưa phương pháp quản trị mục tiêu OKRs áp dụng tại FPT, tập đoàn với quy mô hơn 36,000 nhân viên. 

Ông Nguyễn Văn Khoa - Tổng Giám đốc FPT
Ông Nguyễn Văn Khoa – Tổng Giám đốc FPT (Ảnh: 24h.com.vn)

Tinh Vân – Đầu năm 2015, Tinhvan Group bắt đầu triển khai OKRs trên quy mô toàn tập đoàn. Sáng ngày 30/1/2015, các nhân sự cấp cao của Tinh Vân đã có mặt tại Khu công nghệ cao Hòa Lạc để tham dự buổi lễ công bố và ký cam kết OKRs 2015. 

Tinhvan Group khi đó đã triển khai OKRs từ quy mô toàn tập đoàn rồi chuyển dần xác lập OKRs đến cấp phòng ban.

Tinhvan Group ứng dụng thành công OKRs
Khẩu hiệu Tinhvan Group 2015 là “OKR – Hiệu quả từng hành động” (Ảnh: my.tinhvan.com)

Quốc tế

Intel – Năm 1974, Andy Grove gia nhập Intel với vị trí CEO. Ông đã đem phương pháp quản trị OKRs đến với Intel ngay từ thời điểm đó. 

Tuy nhiên, OKRs tại Intel cần một năm sau, đến 1975 mới có thể hoạt động trơn tru, hoàn thiện. Đây là thời điểm Intel đang chuyển đổi hoạt động kinh doanh tập trung sang vi xử lý và rất cần sự tập trung cao độ của nhân viên vào các mục tiêu. OKRs được áp dụng và đã tạo nên hiệu quả cao tại Intel.

Thành công của OKRs tại Intel là một trong những yếu tố giúp Andy Grove đến nay vẫn được nhắc đến như CEO vĩ đại của Intel.

Intel mang lại nguồn cảm hứng áp dụng OKRs
Sự thành công của Intel hiện nay cũng có sự góp sức quan trọng từ phương pháp quản trị mục tiêu OKRs

Google – John Doerr tiếp cận OKRs khi làm thực tập sinh tại Intel vào năm 1975. Nhận thấy hiệu quả cao của OKRs tại Intel trong việc giúp nhân viên tập trung vào các mục tiêu, John Doerr vào năm 2000 đã giới thiệu OKRs với ban lãnh đạo cấp cao của Google khi đó. 

John Doerr được biết đến là người phát triển hoàn thiện lý thuyết về OKRs từ Andy Grove và áp dụng thành công tại Google. Tất cả lý thuyết về OKRs được ông viết lại trong cuốn sách Measure What Matters – Làm điều quan trọng.

Thời điểm hiện tại, Google đang thiết lập OKRs theo năm và quý. Tập đoàn hàng đầu thế giới này thực hiện các cuộc họp toàn công ty hàng quý để chia sẻ và đánh giá OKRs.

Cuốn sách OKRs đáng đọc nhất - Làm điều quan trọng
“Làm điều quan trọng” của John Doerr được ví von như kinh thánh về OKRs

Bạn thấy OKRs thật hay và hấp dẫn. Bạn muốn áp dụng OKRs nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu?
Đăng ký nhận voucher giảm 10% khóa học “Sức mạnh OKRs” để được học cách áp dụng OKRs vào trong doanh nghiệp và thực chiến cùng chuyên gia Mai Xuân Đạt.

10. So sánh OKRs với KPI, SMART, BSC, MBO

OKRs, KPI, SMART, BSC và MBO đều có những giá trị riêng. Nếu bạn sử dụng đúng lúc, đúng người sẽ giúp gia tăng hiệu quả của phương pháp.

Hiểu rõ OKRs, KPI, SMART, BSC, MBO là gì?

– OKRs: là một phương pháp quản lý mục tiêu có thể áp dụng ở cả quy mô lớn như (công ty, chi nhánh…) và quy mô nhỏ (nhóm, cá nhân…).

  • OKRs phù hợp với doanh nghiệp lớn, vừa, nhỏ và có thể áp dụng cho cả các mục tiêu cá nhân.

– KPI là chỉ số đánh giá thực hiện công việc được sử dụng để đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian cho một tổ chức, cá nhân, chương trình, dự án, hành động…

  • KPI phù hợp với doanh nghiệp lớn, vừa, nhỏ và có thể áp dụng để theo dõi cả hiệu suất làm việc của từng cá nhân.

– SMART là nguyên tắc được sử dụng để thiết lập và hướng tới đạt mục tiêu tại các công ty, tổ chức.

  • SMART phù hợp với doanh nghiệp lớn, vừa, nhỏ và có thể áp dụng cho cả các mục tiêu cá nhân

– BSC là một hệ thống quản lý giúp cho tổ chức xác định rõ tầm nhìn và chiến lược và chuyển chúng thành hành động.

  • BSC phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, vừa và nhỏ.

– MBO là một phương pháp quản lý trong đó các nhà quản lý và nhân viên cùng thiết lập, ghi nhận và giám sát các mục tiêu trong một khoảng thời gian cụ thể. 

  • MBO phù hợp với các doanh nghiệp lớn, vừa và nhỏ.

BẢNG SO SÁNH OKRs VÀ KPI, SMART, BSC, MBO

Ưu điểm Nhược điểm
OKRs
  • Giảm thời gian thiết lập mục tiêu
  • Các mục tiêu đặt ra đều được thông qua bởi mọi thành viên trong doanh nghiệp, có sự cam kết thực hiện từ nhân viên
  • Đề cao tính tự chủ và trách nhiệm của của mọi cá nhân trong doanh nghiệp
  • Tăng cường giao tiếp minh bạch giữa mọi cá nhân trong công ty
  • Tăng sự liên kết và hợp tác giữa các nhân viên, các phòng ban với nhau
  • Giúp doanh nghiệp tập trung vào mục tiêu và tạo nên tính kỷ luật cao trong môi trường làm việc
  • Tăng cường sự nhanh nhẹn của doanh nghiệp cả trong làm việc nội bộ và ứng phó với thị trường
  • Giúp doanh nghiệp dễ dàng đặt ra và thực hiện các mục tiêu táo bạo hơn
  • Đòi hỏi nhân sự thực hiện sẵn sàng chấp nhận thay đổi, chấp nhận những điều mới và có tinh thần kỷ luật thực hiện cao
KPI
  • Cụ thể và định lượng
  • Giúp nhân viên tập trung và hiệu suất làm việc cao hơn
  • Chỉ đại diện cho kết quả mà lãnh đạo hướng tới
SMART
  • Giúp xác định chính xác mục tiêu cần thực hiện: cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan, giới hạn thời gian
  • Có xem xét động lực, năng lực, cam kết của cá nhân khi thiết lập mục tiêu
  • Mất nhiều thời gian hơn để xác định mục tiêu so với OKRs
BSC
  • Hiệu quả trong việc đánh giá kết quả tổng thể toàn công ty, tổ chức
  • Nhịp độ đo lường, đánh giá thường theo hàng năm khá chậm chạp
  • Tập trung vào phong cách lãnh đạo từ trên xuống, có thể làm suy giảm khả năng chủ động, sáng tạo của nhân viên
MBO
  • Gia tăng động lực làm việc theo mục tiêu
  • Nhân viên hiểu nhiệm vụ và có trách nhiệm cao hơn
  • Giúp đánh giá chuẩn xác hiệu quả công việc
  • Giúp sử dụng hiệu quả nguồn lực của tổ chức
  • Tạo môi trường làm việc minh bạch, cởi mở hơn
  • Giúp cải thiện cơ cấu tổ chức công ty phù hợp hơn để thực hiện các mục tiêu
  • Giúp kiểm soát tổ chức, đánh giá các hạn chế khi thực hiện mục tiêu và điều chỉnh
  • Giúp nhân viên phát triển năng lực
  • Chỉ đề ra mục tiêu mà không kèm với các kết quả cần thực hiện để đạt được mục tiêu
  • Bắt buộc phải có sự hỗ trợ của các cấp quản lý
  • Nhân viên có thể cảm thấy áp lực
  • Khó đánh giá MBO với các công việc có tính sáng tạo
  • Để triển khai MBO cần cả một quá trình dài
  • Chỉ nhấn mạnh vào các mục tiêu ngắn hạn trong khoảng 6 tháng đến 1 năm
  • Có thể gây hạn chế tinh thần làm việc, sáng kiến và hiệu suất của nhân viên
  • Khó khăn khi tích hợp MBO với các hệ thống quản lý khác như dự báo, lập ngân sách
  • Cần theo dõi, tương tác thường xuyên
  • Khó duy trì sự gắn kết giữa các bộ phận
  • Có thể khiến công ty của bạn hoạt động cứng nhắc
  • Đòi hỏi sự chuyên nghiệp và đồng lòng thực hiện cao
  • Thời gian để bắt đầu triển khai MBO rất dài, đôi khi cần đến 3 – 5 năm để thực hiện

OKRs, KPI, SMART, BSC, MBO đều có những điểm tích cực riêng. Trong tổng thể so sánh, chúng ta có thể áp dụng OKRs kết hợp với các phương pháp quản trị khác.

Ví dụ:

  • Các kết quả (KRs) trong OKRs gắn với KPI để đánh giá hiệu suất làm việc tốt hơn.
  • Các mục tiêu OKRs đề ra có thể xem xét qua “lăng kính” nguyên tắc SMART để đảm bảo mục tiêu cụ thể, đo lường, khả thi, liên quan và chuẩn xác về mặt thời gian hơn.
  • OKRs có thể kết hợp, bổ trợ với BSC. Lãnh đạo công ty vẫn có thể dùng BSC để xem xét sự phát triển tổng thể công ty. Còn ở cấp phòng ban, cá nhân, OKRs sẽ giúp nhân sự toàn công ty tập trung hướng tới các mục tiêu hiệu quả hơn.

XEM THÊM ĐÁNH GIÁ CHI TIẾT TẠI CÁC BÀI VIẾT:

11. Cách viết OKRs đúng

Công thức viết OKRs

Công thức đơn giản nhất của 1 OKRs là 1 Mục tiêu (O) và 3 Kết quả chính (KRs).

Tính chất của Objective

Objective cần phải quan trọng và có ý nghĩa

Tư tưởng của OKRs là tập trung vào những điều quan trọng, vì vậy Objective phải là những thứ có ảnh hưởng lớn và có ý nghĩa với tổ chức tại thời điểm đó. Nếu bạn không lựa chọn đúng mục tiêu sẽ dẫn đến việc tài nguyên và nguồn lực của tổ chức bị lãng phí mà không mang lại nhiều giá trị.

Objective cần phải tạo cảm hứng (định tính)

Objective là điều chúng ta muốn đạt được, tuy nhiên để OKRs có thể tạo ra giá trị cao nhất đối với người sử dụng thì theo John Doerr mục tiêu cần là mục tiêu định tính (Không nên chứa số).

Nếu các bạn viết ra một mục tiêu mà khi đọc nó lên, các bạn không cảm thấy vui vẻ và muốn thực hiện nó, có lẽ đó đúng làm một mục tiêu không quan trọng.

Theo kinh nghiệm làm việc của chúng tôi với OKRs thì nếu bạn đặt những mục tiêu định tính (không chứa số) sẽ tạo ra cảm hứng nhiều hơn. Nếu bạn cố tình đặt ra con số vào mục tiêu thì mục tiêu không còn truyền cảm hứng và có thể dẫn đến sai sót khi viết Key result thành danh sách các công việc cần làm.

Ví dụ:

  • Mục tiêu chưa tốt: Tiếp tục tạo doanh thu 
  • Mục tiêu tốt: Tăng trưởng doanh thu kỷ lục vào quý 1

Viết Objective nên sử dụng những từ ngữ tạo ra cảm hứng như “Kỷ lục, tuyệt với, bứt phá…”

Objective phải hướng hành động

Mục tiêu khi đọc ra phải thúc đẩy hành động. Nó khiến chúng ta làm một việc gì đó, giúp chúng ta tiến bộ hơn và tiến về phía trước.

Ví dụ:

  • Mục tiêu chưa tốt: Duy trì kỷ luật công ty
  • Mục tiêu tốt: Thúc đẩy văn hoá kỷ luật cao toàn công ty 

Objective phải rõ ràng và có thời hạn

Mục tiêu phát biểu ra phải rõ ràng, ngắn gọn để ai cũng có thể hiểu được. Tất cả mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ mục tiêu quan trọng trong thời gian này của mỗi người là gì.

Bất cứ mục tiêu nào đặt ra cũng cần có thời hạn cụ thể. Bạn muốn cơ thể bạn khoẻ mạnh thì phải trong 1 tháng 3 tháng hay bao lâu? Bạn muốn đạt doanh thu công ty kỷ lục thì là trong năm nay, quý tới, hay tháng tới?

Với OKRs, chu kỳ phổ biến của mục tiêu là 90 ngày. Điều này tùy thuộc vào mức độ ổn định của tổ chức và môi trường xung quanh. Ví dụ với công ty khởi nghiệp, chu kỳ 30 ngày sẽ phù hợp bởi tốc độ thay đổi của mọi yếu tố là rất nhanh.

Cách viết Key Results

Kết quả chính phải có tác động lớn tới mục tiêu

Kết quả chính là điều bạn cần đạt được để tiến tới mục tiêu. Một kết quả chính “không thực sự quan trọng” sẽ làm bạn mất tập trung. Bạn cần đặt ra câu hỏi khi viết bộ OKRs: “KR này có thực sự cần thiết không, nếu bỏ đi thì có ảnh hưởng đến OKRs không”.

Kết quả chính phải định lượng (chứa số)

Marissa Mayer (Chủ tịch và Tổng giám đốc tại Yahoo) có nói rằng: 

“Đó không phải là Key Results nếu không có con số đi kèm”

Nếu các kết quả chính không có con số đi kèm (không đo lường được) hoặc mặc dù có con số nhưng vẫn không thể đo lường được. Đồng nghĩa với việc Mục tiêu của bạn trở nên mơ hồ và không thể đánh giá được thế nào là mục tiêu đã hoàn thành.

Chỉ nên có từ 3 đến 5 Kết quả chính cho mỗi mục tiêu

Điều này giúp cho bạn tập trung hơn vào OKRs. Nếu bạn quá dàn trải công việc, bạn sẽ rơi vào tình trạng làm quá nhiều và không thực sự hoàn thành công việc nào cả. Làm nhiều không có nghĩa là tốt, hoàn thành mục tiêu mới là điều chúng ta đang hướng tới.

Kết quả chính cần có thời hạn cụ thể

Khi viết kết quả chính bạn nên gắn với một mốc thời gian. Thời hạn cụ thể sẽ tạo ra sự thúc ép và tính cam kết.
Bạn sẽ thấy áp lực hơn một chút khi thêm thời hạn vào mỗi kết quả chính. Bạn thuộc về một tổ chức, kết quả của bạn sẽ ảnh hưởng đến kết quả của người khác. Vì vậy bạn gần như không bao giờ có quyền “thoải mái về thời gian”. 

Bao gồm Kết quả chính số lượng & chất lượng

Khi viết một bộ OKRs, các Kết quả chính của bạn phải bao gồm cả Kết quả chính số lượng và chất lượng. Điều này giúp cho mục tiêu của bạn tránh được những rủi ro và những kết quả xấu khi chỉ chạy theo những con số.

Ví dụ:

o
Đạt kết quả doanh thu kỷ lục trong quý 1 năm 2021.
kr1
Đạt 10 tỷ doanh thu đến từ hợp đồng ký mới.
kr2
Tỷ lệ ký mới đạt 15%.
kr3
Tái ký với 80% khách hàng hiện tại.

Trong ví dụ trên KR1 là một Kết quả chính số lượng, KR2 và KR3 là những Kết quả chính chất lượng. Bộ KRs này cho thấy để “Đạt doanh thu kỷ lục” không chỉ là tập trung vào con số. Ngoài việc chúng ta mang về nhiều hợp đồng mới chúng ta cũng cần đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ để có thể tái ký được với các khách hàng cũ.

Kết quả chính hoàn thành, đồng nghĩa với Mục tiêu hoàn thành

Sau khi đã viết được ra bộ OKRs, bạn cần tự kiểm tra lại bằng cách đặt ra các câu hỏi:

  • Nếu tất cả kết quả chính đã hoàn thành thì mục tiêu của bạn đã đạt được chưa?
  • Nếu bỏ đi một kết quả chính nào đó, mục tiêu có đạt được không?
  • Còn thiếu kết quả chính nào không?

Nếu các Kết quả chính của bạn đều đã được hoàn thành nhưng Mục tiêu của bạn vẫn chưa đạt được, có nghĩa là bạn đang tạo ra các Kết quả chính sai, hãy sửa đổi hoặc bổ sung.

Lưu ý:

Một trong những sai lầm dễ mắc phải nhất khi viết OKRs đó là viết Kết quả chính là một hành động. Rủi ro ở đây là khi các bạn đưa ra các hành động và yêu cầu nhân viên làm theo có thể sẽ không mang lại giá trị gì.

Khi viết Kết quả chính thay vì tạo ra các hành động và yêu cầu nhân viên làm thì nên để nhân viên tự định nghĩa mục tiêu của mình và đưa ra kết quả chính. Hành động sẽ tạo ra giá trị và giá trị sẽ đưa vào các kết quả chính để đo lường.

OKRs viết không tốt OKRs viết tốt
Mục tiêu: Hiểu về OKRs.

  • Đọc hết sách OKRs John Doerr.
  • Tham gia khóa học Sức mạnh OKRs.
  • Trao đổi OKRs với 10 quản lý
Mục tiêu: Trở thành OKRs Master.

  • Tạo ra 20 checklist học và làm OKRs sau khi đọc sách OKRs.
  • Tốt nghiệp lớp Sức mạnh OKRs với điểm số  trên 90.
  • 10 quản lý hiểu về 20 checklist học  & làm OKRs
Mục tiêu: Tạo danh tiếng cho công ty.

  • Làm thêm 4 Video Youtube
  • Lập Fanpage công ty
  • Thuê SEONGON làm SEO
Mục tiêu: Tăng trưởng danh tiếng công ty quý 4

  • Thêm 100.000 view trên Youtube
  • Tăng 10.000 fan fanpage Facebook
  • Tăng 20% truy cập từ SEO

12. Hiểu lầm thường gặp về OKRs tại Việt Nam

Hiểu lầm 1: “OKRs rất đơn giản”

Đúng là OKRs rất đơn giản, nhưng là đặt trong so sánh cùng với những phương pháp Quản trị khác. Dù sao OKRs cũng là một phương pháp quản trị, mà để áp dụng vào việc quản trị tổ chức thì chưa bao giờ là dễ dàng.

Định nghĩa về OKRs rất đơn giản, chỉ có Objective (Mục tiêu) và Key Results (Kết quả chính), tuy nhiên hệ thống triển khai của OKRs thì không hề đơn giản: Làm sao để tìm ra được những mục tiêu quan trọng, OKRs viết như thế nào mới tốt, làm sao để theo dõi, đánh giá và giữ vững được OKRs…

OKRs đòi hỏi sự tìm hiểu nghiêm túc từ người lãnh đạo cao nhất và tất cả thành viên trong tổ chức. Sự vội vàng đưa OKRs vào thực hiện khi chưa thực sự thấu hiểu nó sẽ đem đến những kết quả tồi tệ và khiến chúng ta mất niềm tin vào OKRs

Hiểu lầm 2: “OKRs đòi hỏi sự cam kết, chủ động từ nhân viên”

Đúng là một tổ chức có sẵn văn hoá cam kết, chủ động sẽ có nhiều ưu thế khi bắt đầu áp dụng OKRs. Tuy nhiên điều đó không có nghĩa rằng OKRs đòi hỏi sự cam kết, chủ động có sẵn trong văn hoá.

Nếu bạn mới chỉ tiếp cận OKRs ở tầng định nghĩa, bạn sẽ dễ dàng kết luận rằng với OKRs, mỗi người sẽ tạo ra một vài bộ OKRs và tự thực hiện nó trong một chu kỳ ( một quý). Thực tế OKRs không phải vậy, mỗi cá nhân trong tổ chức không hoạt động độc lập, với OKRs tất cả mọi người trong tổ chức phải được liên kết mục tiêu với nhau.

Để thực thi OKRs hiệu quả đòi hỏi việc quản lý hiệu suất liên tục thông qua các buổi Check-in kết hợp với CFRs (Conversation – Feedback – Recognition). Từ đó hình thành nên văn hoá trao đổi và tạo ra sự cam kết thực hiện từ mỗi cá nhân sở hữu OKRs.

Hiểu lầm 3: “OKRs chỉ áp dụng được với các công ty công nghệ quy mô lớn như Google?”

Hiểu nhầm này lớn đến mức mà bất cứ nhà huấn luyện về OKRs nào cũng đều phải lên tiếng. Trong cuốn Measure What Matter, John Doerr cũng đã nói rằng vì Google quá nổi tiếng nên mọi người cho rằng chỉ những công ty công nghệ quy mô lớn, với văn hoá tham vọng và sáng tạo mới phù hợp với OKRs.

Google đúng là đại diện điển hình nhất cho sức mạnh của OKRs, nhưng không có nghĩa rằng chỉ những công ty giống như Google mới áp dụng được OKRs.

Nếu bạn đã đọc cuốn Measure What Matter, bạn sẽ thấy John Doerr đã đưa ra rất nhiều ví dụ thực tế về các công ty, tổ chức đã áp dụng thành công OKRs. Trong đó có cả tổ chức từ thiện (Bill & Melinda Gates Foundation), tổ chức phi chính phủ (DATA của ca sĩ nhạc rock Bono) thậm chí là những công ty Starup, công ty chuyên về bánh Pizza (Zume Pizza).

OKRs có thể áp dụng cho tất cả các quy mô công ty.

  • Đối với công ty nhỏ: OKRs là một công cụ sinh tồn.
  • Đối với các công ty đang phát triển nhanh chóng: OKRs là ngôn ngữ chung để thực hiện và làm rõ những kỳ vọng.
  • Đối với các công ty lớn: OKRs là biển báo đường được chiếu sáng bằng đèn neon, chúng phá huỷ tất cả những “silo” và kết nối tất cả mọi người.

Miễn là bạn có mục tiêu thì quản trị mục tiêu là điều rất cần thiết và OKRs là một phương pháp quản trị mục tiêu rất hiệu quả. Sẽ có nhiều trở ngại để bạn và tổ chức của mình thành công với OKRs, nhưng trong những trở ngại đó không bao giờ có trở ngại “Vì bạn không giống Google nên bạn không thể thực hiện OKRs”.

Hiểu lầm 4: “OKRs theo cách của Google là duy nhất”

Nếu bạn đang có hiểu lầm này, thì có thể bạn mới chỉ biết đến cách thực hiện OKRs của Google. Hãy nhớ rằng OKRs không phải là một phương pháp luận và nó không có một công thức tuyệt đối đúng, mỗi tổ chức sẽ có cách áp dụng OKRs khác nhau.

OKRs rất linh hoạt, tuỳ vào từng bối cảnh, hoàn cảnh của tổ chức mà bạn có thể áp dụng OKRs theo cách riêng phù hợp với mình. Miễn sao bạn vẫn đảm bảo được một số nguyên tắc và tính chất cần có của OKRs.

“Hãy nhớ rằng, một cá nhân, một nhóm, một công ty hay tổ chức bất kỳ, nếu bạn có mục tiêu, OKRs có thể giúp bạn quản trị mục tiêu một cách khoa học và đạt được chúng”.

13. Nguyên tắc cốt lõi để thực hiện OKRs thành công

Sự tìm hiểu và cam kết của người quản lý cao nhất

Điều kiện quan trọng nhất để thực hiện OKRs, chính là tìm hiểu và sự cam kết của người lãnh đạo cao nhất với OKRs. Trong quá trình tư vấn cho các doanh nghiệp về OKRs, VNOKRs chúng tôi đã gặp rất nhiều các doanh nghiệp thất bại với OKRs chỉ vì người lãnh đạo không coi đây là điều quan trọng.

Sau khi thiết lập OKRs, nếu người quản lý cao nhất luôn nghĩ có nhiều mục tiêu quan trọng hơn và không tập trung vào những mục tiêu đã cam kết, tất nhiên nhân viên cũng sẽ không còn tập trung vào các mục tiêu của OKRs nữa. 

Sự đồng lòng và cam kết của cả tổ chức

Đảm bảo rằng tất cả tổ chức của bạn đều đã hiểu rõ về OKRs và có quyết tâm để thực hiện nó. Hãy bắt đầu việc này bằng các buổi thuyết trình truyền cảm hứng. Hãy nhớ rằng bạn cần thuyết phục chứ không phải ép buộc.

OKRs đòi hỏi sự tập trung và cam kết của cả tổ chức. Không một ai đi chệch hướng những mục tiêu quan trọng của tổ chức đã đề ra. Vì vậy bạn cần phải là người hướng dẫn, giúp đỡ và giải thích cho tất cả mọi người hiểu về OKRs và đồng lòng thực hiện nó.

Hãy bắt đầu bằng cách nói rõ lý do với tất cả mọi người về việc “Tại sao chúng ta cần OKRs” “ Tại sao chúng ta chọn OKRs”.

Văn hóa trao đổi tích cực

Một điều kiện tiên quyết quan trọng khác để áp dụng OKRs thành công là văn hóa trao đổi tích cực, điều mà rất nhiều doanh nghiệp còn thiếu.

OKRs là công khai, mỗi thành viên trong tổ chức sẽ tự thiết lập mục tiêu riêng của mình và hướng tới mục tiêu chung của tổ chức. Điều đó đòi hỏi sự giao tiếp, trao đổi, đồng bộ giữa các bộ phận và giữa các cá nhân với nhau. 
Các thành viên trong công ty nên sẵn sàng đưa ra phản hồi mang tính xây dựng lẫn nhau để họ cùng nhau đưa ra các OKRs tốt hơn.

Bạn có thể tham khảo phần mềm VNOKRs của chúng tôi. Bằng cách đưa tính năng CFRs (Conversation, Feedback, Recognition) vào phần mềm VNOKRs việc mọi người trao đổi, phản hồi, đánh giá cho người khác trở nên dễ dàng hơn từ đó giúp thúc đẩy sự hình thành nên văn hoá phản hồi trong doanh nghiệp.

Tính năng phản hồi trong phần mềm VNOKRs
Tính năng phản hồi trong phần mềm VNOKRs

DÙNG THỬ PHẦN MỀM VNOKRs – MIỄN PHÍ 30 NGÀY

 

Theo dõi tiến độ liên tục

Đừng chỉ đặt ra OKRs của bạn và để đấy. Bạn phải biến chúng thành một phần của thói quen làm việc của nhân viên bằng cách thực hiện Check-in OKRs

Việc Check-in sẽ được thực hiện liên tục trong suốt chu kỳ OKRs với tần suất là hàng tuần (Weekly Check-in), nó là công cụ mạnh nhất để khiến OKRs được theo dõi và trở thành một phần văn hoá của công ty. Thời gian của một buổi check-in nên ngắn và giới hạn trong một giờ hoặc ít hơn.

Công thức Check-in

Thông qua những buổi Check-in, người quản lý có thể theo dõi tiến độ của nhân viên một cách liên tục. Sớm phát hiện ra những vấn đề nghiêm trọng và đưa ra phương hướng giải quyết. Từ đó mà luôn giữ cho OKRs đi đúng hướng.

Để việc Check-in đơn giản hơn khi thực hiện OKRs, chúng tôi đã tiêu chuẩn hoá những buổi Check-in theo lý thuyết của Felipe Castro và đưa vào phần mềm VNOKRs để giúp các doanh nghiệp có một quy trình chung cho toàn bộ nhân viên khi thực hiện Check-in hàng tuần, từ đó mà duy trì được kỷ luật theo dõi tiến độ liên tục.

“Hãy nhớ rằng, để tạo ra được sự cam kết. Mục tiêu cần được kiểm tra và theo dõi định kỳ”

Chấm điểm tiến độ hàng tuần
Check-in OKRs trong phần mềm VNOKRs

VNOKRs đang triển khai chương trình MIỄN PHÍ trải nghiệm phần mềm trong 30 ngày. Trong quá trình sử dụng, bạn sẽ được hỗ trợ và tư vấn trực tiếp từ chuyên gia của chúng tôi để triển khai OKRs đúng. Đăng ký dùng thử nếu bạn chưa tìm được công cụ phù hợp để áp dụng OKRs vào trong doanh nghiệp.


14. Công cụ bổ trợ đắc lực cho OKRs

CFRs

CFRs là viết tắt của:

  • C – Conversations (Trao đổi)
  • F – Feedback (Phản hồi)
  • R – Recognition (Công nhận)

CFRs là công cụ giúp tạo nên sự minh bạch, trách nhiệm, gia tăng sự tham gia, tinh thần đồng đội khi thực hiện OKRs tại công ty của bạn. 

Với CFRs, bạn sẽ tổ chức những cuộc trao đổi giữa lãnh đạo và nhân viên để hiểu hơn mục tiêu OKRs. Bạn cũng sẽ lắng nghe các phản hồi nhiều chiều giữa lãnh đạo với nhân viên hoặc giữa nhân viên với nhau. Bạn cũng sẽ cần kịp thời công nhận, biểu dương những thành công, kết quả đạt được khi triển khai OKRs.

Bạn có thể hình dung OKRs như một động cơ mạnh mẽ có thể giúp gia tăng hiệu suất doanh nghiệp của bạn. Còn CFRs là dầu bôi trơn giúp động cơ hoạt động hiệu quả, êm ái, ổn định hơn.

OKRs và CFRs
CRFs tạo ra những cuộc trao đổi giữa lãnh đạo và nhân viên để hiểu hơn mục tiêu OKRs

Asana 

Phần mềm giao – nhận việc Asana sẽ giúp bạn triển khai OKRs dễ dàng hơn bằng cách:

  • Liên kết các mục tiêu liên quan với nhau
  • Theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu theo các mốc thời gian
  • Kết nối các team cùng thực hiện mục tiêu
  • Minh bạch hóa mục tiêu cho toàn tổ chức
  • Cho phép từng cá nhân thấy được đóng góp của mình cho tổ chức
  • Asana giúp các nhà lãnh đạo và nhân viên toàn công ty theo dõi tiến trình thực hiện mục tiêu chỉ trong một vài cú nhấp chuột
Giao diện sử dụng của Asana
Giao diện của Asana

Phần mềm VNOKRs

Phần mềm VNOKRs là phần mềm quản trị giúp triển khai OKRs dễ dàng, phù hợp với doanh nghiệp Việt Nam. VNOKRs được xây dựng bám sát theo nguyên lý vận hành của OKRs và đảm bảo các yếu tố như:

  • Check-in: Tổ chức các cuộc họp theo dõi tiến độ mục tiêu, giúp nhân viên tăng tính cam kết, đạt hiệu suất làm việc cao.
  • Liên kết: Với VNOKRs, các mục tiêu được minh bạch hóa và tạo sự kết nối giữa cấp trên, cấp dưới và những người liên quan cùng thực hiện mục tiêu.
  • Theo dõi: Tất cả nhân viên công ty dù ở cấp nào cũng có thể dễ dàng theo dõi, kiểm tra tiến độ thực hiện mục tiêu của bản thân, của nhóm và mục tiêu toàn công ty.
  • Phản hồi và ghi nhận: VNOKRs tích hợp CFRs cho khả năng trao đổi, phản hồi, công nhận nhanh chóng khi triển khai thực hiện OKRs.
Giao diện trong phần mềm VNOKRs
Giao diện của phần mềm VNOKRs

DÙNG THỬ PHẦN MỀM VNOKRs – MIỄN PHÍ 30 NGÀY

15. Kênh tài liệu tham khảo uy tín về kiến thức OKRs

Sách OKRs cho người Việt - Hiểu đúng, làm đúng

“OKRs Hiểu đúng, làm đúng” của tác giả HLV Mai Xuân Đạt là kênh tài liệu hữu ích cho những ai quan tâm và “đang đau đầu” vì OKRs. Hiện nay sách “OKRs Hiểu đúng, làm đúng” đang được bán trong các hiệu sách trên toàn quốc và đã có Ebook và Audio Book, bạn đọc quan tâm có thể tìm mua theo địa chỉ đường link bên dưới:

VNOKRs – Tư vấn triển khai OKRs cho doanh nghiệp Việt Nam

VNOKRs hiện là một trong những đơn vị hàng đầu Việt Nam trong tư vấn triển khai OKRs cho các doanh nghiệp. VNOKRs cung cấp các gói tư vấn với đa dạng sự lựa chọn, đáp ứng cao nhu cầu của nhiều đối tượng doanh nghiệp với các quy mô khác nhau:

  • Gói tư vấn cơ bản: Ở gói tư vấn này, chủ doanh nghiệp sẽ nhận tư vấn 1-1 về OKRs theo nhu cầu cá nhân. Chuyên gia từ VNOKRs sẽ trả lời chi tiết các câu hỏi mà khách hàng đưa ra.
  • Gói tư vấn nâng cao có 4 tùy chọn:
    • OKRs Inhouse dành cho nhóm quản lý cấp cao của công ty.
    • OKRs Plan giúp chủ doanh nghiệp lên bản kế hoạch triển khai OKRs.
    • OKRs Begin tiến hành đào tạo về OKRs cho toàn bộ công ty, từ các quản lý cấp cao đến nhân viên.
    • OKRs 360 tiến hành đào tạo chuyên sâu, dài hạn về OKRs cho toàn bộ công ty, từ các quản lý cấp cao đến nhân viên.
  • Gói đánh giá OKRs có 2 tùy chọn:
    • Đánh giá 1 lần
    • Đánh giá hàng tháng

VNOKRs đã nhận được sự tin tưởng sử dụng dịch vụ và đánh giá cao từ nhiều khách hàng lớn. Có thể kể đến như Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quân đội (MB); BEATVN; YUMPUP INDEC…

Khi thiết lập được phương pháp quản trị mục tiêu đúng, phù hợp với doanh nghiệp của mình, hiệu suất làm việc tổng thể doanh nghiệp của bạn sẽ gia tăng đáng kể. Đội ngũ VNOKRs rất vinh dự được đồng hành cùng doanh nghiệp Việt gia tăng hiệu suất làm việc. Bạn có thể liên hệ ngay với VNOKRs để nhận tư vấn nhanh chóng, tiện lợi, chính xác về OKRs.

CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital

  • Địa chỉ: Số 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội.
  • Hotline: (+84) 904 232 369
  • Email: support@okrs.vn 

XEM THÊM CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

Lời kết,
Trên đây là những nội dung về OKRs tôi đã tìm hiểu từ những tài liệu liên quan đến OKRs trên thế giới cùng với kinh nghiệm thực tiễn áp dụng OKRs vào các doanh nghiệp của mình.

Hi vọng các bạn sẽ có một cái nhìn tổng quan về OKRs. Từ đó hiểu được OKRs là gì và có thể áp dụng OKRs một cách chính xác vào doanh nghiệp của mình trong thời gian ngắn nhất.

MAI XUÂN ĐẠT – VNOKRs

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.