Thực thi OKRs sớm và chính xác sẽ giúp bạn quản lý mục tiêu của công ty, các phòng ban, nhóm và cả mục tiêu của nhân viên hiệu quả. Tuy nhiên, cách triển khai OKRs như thế nào để giảm thiểu sai sót và thời gian làm quen với OKRs của nhân viên?
Có thể nói phương pháp bạn lựa chọn để đưa OKRs đến với đội nhóm của mình chính là yếu tố quyết định, và trong bài viết này VNOKRs sẽ giúp bạn làm sáng tỏ vấn đề trên.

1. Một số cách triển khai OKRs khi mới bắt đầu

Thực hành với mini OKRs

Chu kỳ OKRs hợp lý nhất là hàng quý. Tuy nhiên, nếu bạn mới bắt đầu làm quen với mô hình quản trị OKRs, rất có thể bạn sẽ đặt mục tiêu không đủ tốt, chọn sai số liệu cho Kết quả chính hoặc không có sự thống nhất và tạo ra được liên kết giữa các phòng ban, giữa các cá nhân với nhau.
Bạn cần thời gian để tìm hiểu, thực hành và thích nghi với OKRs. Và cả một quý là một khoảng thời gian dài cho việc học, và tìm hiểu về OKRs. Đó là lý do tại sao bạn nên bắt đầu với chu kỳ OKRs ngắn hơn và đơn giản hơn (mini OKRs) – 6 hoặc 8 tuần để làm quen và tìm ra những vấn đề trong quá trình thực hiện OKRs.
Công ty sẽ có đủ thời gian để hoàn thành công việc và cũng không quá lâu để tiến hành rút kinh nghiệm, học hỏi và cải thiện quy trình OKRs của mình.
OKRs đầu tiên của VNOKRs áp dụng là: “Toàn bộ công ty học và hiểu OKRs thật cặn kẽ”. OKRs này diễn ra trong 1 tháng và về cơ bản chúng tôi đã hoàn thành được nó.

Áp dụng OKRs đến cấp quản lý

Một cách khác để bắt đầu làm quen với OKRs đó là áp dụng OKRs đến cấp quản lý. Đội ngũ quản lý cấp cao luôn có tiếng nói, tầm ảnh hưởng lớn trong công ty. Nếu bạn bắt đầu ngay từ việc các quản lý cấp cao cam kết thực hiện OKRs sẽ khiến toàn bộ nhân viên hiểu rõ quyết tâm thực hiện OKRs của công ty.
Các quản lý cấp cao sau khi nắm rõ cách thức vận hành, triển khai OKRs sẽ trở thành những người dẫn dắt, hướng dẫn các thành viên khác để chuẩn bị cho việc triển khai OKRs trên quy mô toàn công ty.
Tuy nhiên cách triển khai này còn một số hạn chế. Những người nhân viên không hiểu rõ được mục tiêu của tổ chức là gì và lý do nhóm của họ cần thực hiện các mục tiêu đó. Điều này không giúp nhân viên có thêm động lực mà ngược lại họ sẽ bị áp lực với những mục tiêu thách thức của nhóm và sinh ra tâm lý phản kháng với OKRs.

Sử dụng OKRs cho 1 phòng ban

Việc triển khai OKRs trước cho một nhóm thí điểm hay một phòng ban sẽ giúp bạn nhìn nhận được khi triển khai OKRs trong thực tế công ty bạn cần điều chỉnh và lưu ý điều gì. Việc này cũng giúp cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bị xáo trộn ngay lập tức.
Từ thành công thực thi OKRs trên quy mô nhóm thí điểm, bạn có thể nhân rộng ra quy mô các nhóm, phòng ban khác và trên quy mô toàn công ty. Nếu triển khai nhóm thí điểm còn nhiều điểm vướng mắc, bạn có thể cân nhắc xem đâu là nguyên nhân và tìm cách khắc phục khi tái khởi động lại việc triển khai OKRs trong toàn bộ tổ chức.
Tuy nhiên, việc triển khai OKRs cho một phòng ban khiến doanh nghiệp không thể thực hành cũng như phát huy được hết lợi ích của OKRs. Công việc của các phòng ban, các nhóm trong tổ chức có sự ảnh hưởng lẫn nhau, nếu chỉ có một bộ phận triển khai OKRs còn các bộ phận khác thì không làm cho sự kết nối ở trong doanh nghiệp rời rạc không có sự đồng bộ trong tổ chức.
Dù triển khai OKRs theo cách nào, bạn cũng cần thiết lập OKRs toàn công ty rõ ràng để tạo căn cứ xác định OKRs ở cấp phòng ban, nhóm và từng nhân viên.
Bạn cũng cần hiểu rằng kể cả khi bạn đã áp dụng OKRs toàn công ty thì không có nghĩa là tất cả nhân viên của bạn sẽ xác lập, thực hiện OKRs một cách thuận lợi. Công ty cần dành thời gian đào tạo, học tập OKRs để nhân viên hiểu rõ và thực hiện đúng OKRs.
THAM KHẢO

2. Lưu ý để triển khai OKRs thành công

Việc tiến hành thực thi OKRs thời gian đầu mất khá nhiều công sức nhưng đổi lại thì thành quả cũng rất xứng đáng. Để quá trình triển khai suôn sẻ, bạn cần lưu ý những điều sau:

Sự cam kết của người quản lý cao nhất

Điều kiện quan trọng nhất để thực hiện OKRs chính là sự cam kết của người lãnh đạo cao nhất với OKRs! VNOKRs đã gặp rất nhiều các doanh nghiệp thất bại với OKRs chỉ vì người lãnh đạo không coi đây là điều quan trọng.
Các OKRs chiến lược và định hướng tổng thể của công ty do ban lãnh đạo cao nhất đặt ra, lãnh đạo cao nhất nên làm gương bằng cách chú tâm vào việc thiết lập các OKRs.
Sau khi thiết lập OKRs, nếu người quản lý cao nhất luôn nghĩ có nhiều mục tiêu quan trọng hơn và không tập trung vào những mục tiêu đã cam kết, tất nhiên nhân viên cũng sẽ không còn tập trung vào các mục tiêu của OKRs nữa. 
Trong quá trình thực hiện OKRs, các buổi Check-in (kiểm tra tiến độ) là kỷ luật quan trọng cần thực hiện. Nếu lãnh đạo cao nhất không tham gia các buổi Check-in với sự tập trung, nghiêm túc, sẽ dẫn đến cấp dưới trở nên “chểnh mảng” với OKRs của họ, tiếp theo sẽ lơ là với OKRs của cấp dưới nữa, dẫn tới sự hời hợt của cả tổ chức với OKRs.
Để chắc chắn cấp dưới của bạn hiểu rõ và triển khai đúng OKRs thì đây là những việc ban lãnh đạo cần làm:

  • Cung cấp bản trình bày/giới thiệu: về lợi ích, tác động mà OKRs có thể đem lại cho công ty
  • Đưa ra các nghiên cứu, trường hợp thực tế: đã áp dụng OKRs thành công
  • Phác thảo một số cách triển khai: phù hợp với tình hình thực tế của công ty
  • Dự kiến được những tác động: sau 1 tháng, 1 quý, 1 năm áp dụng OKRs

Sau khi Ban lãnh đạo công ty đã nhận được một phác thảo về bức tranh OKRs dự kiến triển khai, bạn rất cần tổ chức một buổi họp, buổi công bố công khai quyết tâm thực hiện OKRs.
Phương pháp triển khai OKRs

Sự cam kết nghiêm túc và truyền cảm hứng từ người đứng đầu sẽ thúc đẩy việc triển khai OKRs nhanh chóng và mạnh mẽ hơn.

Đồng thuận từ toàn bộ tổ chức

Khi càng nhiều phòng ban, nhóm, nhân viên của bạn sử dụng OKRs để quản lý mục tiêu thì hiệu quả và tác động tích cực OKRs đem lại sẽ càng rõ rệt, thậm chí tăng theo cấp số nhân.
Trên thực tế, khi bạn triển khai phương pháp quản trị mới, hẳn nhiên sẽ có những người ủng hộ, những người hoài nghi và cả những người phản đối quyết liệt, vì con người thường có tâm lý e ngại đối với những sự thay đổi mới.
Khi này, để toàn bộ tổ chức đồng thuận với phương pháp quản lý mục tiêu OKRs, bạn có thể:

  • Đảm bảo sự ủng hộ công khai từ lãnh đạo cấp cao
  • Tổ chức một buổi họp mở để truyền thông về những lợi ích, tác động tích cực mà OKRs có thể đem lại cho công ty
  • Chia sẻ bài học thành công, các trường hợp triển khai thực tế OKRs để tăng mức độ tin tưởng của nhân viên vào OKRs

Timeline rõ ràng và người quản lý OKRs

Bạn cần có timeline, kế hoạch hành động, các cột mốc thời gian với kết quả chính cần đạt được rõ ràng. Triển khai OKRs thành công cũng rất cần những người quản lý với vai trò dẫn dắt, chịu trách nhiệm đầu mối.
Trên timeline OKRs bạn cần có:

  • Lịch đăng ký OKRs: Khi nào các phòng ban, bộ phận, nhóm, nhân viên cần xác định xong OKRs. 
  • Nhịp độ OKRs: Các OKRs sẽ được đặt theo nhịp độ thời gian, đánh giá như thế nào. Thông thường OKRs toàn công ty có thể đặt theo nhịp độ 1 năm; OKRs phòng ban, nhóm theo nhịp độ quý, tháng; OKRs cá nhân theo nhịp độ tháng, tuần. 

Timeline triển khai OKRs

Cần xây dựng timeline rõ ràng, minh bạch và công bố toàn công ty để quá trình triển khai OKRs được chính xác và đồng bộ hơn.

Luyện tập viết OKRs

Nhân viên của bạn thường khó xác định được một OKRs chuẩn mực nên viết như thế nào. Do đó, cần có sự hướng dẫn cụ thể để nhân viên tìm hiểu, luyện tập cách viết OKRs đúng.
Bạn có thể cho nhân viên dần làm quen với cách viết OKRs bằng cách:

  • Đưa ví dụ từ OKRs đã từng được áp dụng tại các công ty khác. 
  • Dành thời gian để nhân viên hiểu rõ về OKRs. 
  • Đảm bảo toàn bộ nhân viên hiểu định nghĩa OKRs, các quy tắc viết cần tuân thủ. 
  • Để các phòng ban, nhóm cùng ngồi lại thảo luận và nhận các phản hồi lẫn nhau về OKRs. 
  • Tổ chức các buổi bảo vệ kế hoạch triển khai OKRs. Tại đó, các phòng ban, nhóm sẽ đưa ra OKRs của mình và bảo vệ ý kiến đồng thời tiếp thu các phản biện phòng ban, nhóm khác đưa ra.

Giữ OKRs đơn giản

Bạn có thể thấy OKRs được áp dụng tại hàng loạt các công ty lớn trên thế giới như Google, Intel, LinkedIn… Đây đều là những công ty lớn, quy mô lên tới hàng chục, thậm chí là hàng trăm nghìn nhân viên.
OKRs trở nên phổ biến và có thể áp dụng được trên quy mô lớn như vậy là bởi vì nó đơn giản – nhưng hiệu quả.
OKRs có thể được giải thích chỉ trong 1 buổi ngắn và mọi nhân viên đều có thể làm việc với OKRs một cách dễ dàng. 
Bạn không tin ư? Chính John Doerr giới thiệu OKRs cho ban quản trị của Google, ông chỉ thuyết trình trong 90 phút. Vậy mà cho tới nay, Google vẫn đang sử dụng OKRs, và áp dụng chúng thành công cho bộ máy hơn 100,000 nhân viên trên toàn thế giới. 
Bởi vậy, chìa khóa để triển khai OKRs thành công chính là việc giữ OKRs thật đơn giản. OKRs không hề cao siêu, mà đơn giản chỉ là một công cụ quản trị mục tiêu. Bạn là người sử dụng OKRs, hãy để nó giúp đỡ bạn, dùng nó theo cách đơn giản, hiệu quả và phù hợp với bạn nhất. 
Cùng tìm hiểu thêm về các bước triển khai OKRs vào doanh nghiệp qua chia sẻ của anh Mai Xuân Đạt, CEO SEONGON

Kết luận,
Việc triển khai OKRs chắc chắn sẽ tốn nhiều thời gian, có thể mất từ 3 tới 4 quý để công ty của bạn thành thục với phương pháp quản trị này.
Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể kiểm soát và tối ưu hóa quá trình thực hiện OKRs với các lưu ý và các mô hình thử nghiệm trên. Tùy theo cách và vị trí triển khai OKRs, bạn có thể tham khảo thêm mẫu OKRs cho từng bộ phận tại đây
Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn