Chu kỳ OKRs cơ bản áp dụng cho mọi doanh nghiệp

Bạn đang có kế hoạch áp dụng OKRs vào trong doanh nghiệp của mình và muốn tìm hiểu xem một chu kỳ của OKRs sẽ diễn ra như thế nào? Trong bài viết dưới đây, VNOKRs sẽ đưa ra một chu kỳ OKRs điển hình được chia sẻ bởi John Doerr và hầu hết các chuyên gia về OKRs trên thế giới.

Giả sử bạn đang thiết lập OKRs ở một công ty có cấp độ: Công ty (giám đốc), nhóm (phòng ban) và nhân viên. Các công ty lớn hơn sẽ có thể có nhiều tầng hơn. Một chu kỳ OKRs điển hình sẽ gồm 6 giai đoạn diễn ra xuyên suốt trong 1 Quý:

Giai đoạn 1: Từ 4 đến 6 tuần trước chu kỳ

Đây là thời điểm mà tổ chức của bạn suy nghĩ về OKRs của công ty cho quý tiếp theo. 

Ban lãnh đạo cao nhất phân tích các ưu tiên cho quý tiếp theo và cùng nhau đưa ra bản thảo chiến lược. Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị đặt OKRs cho quý 1, đây cũng là thời điểm để lập kế hoạch hàng năm, điều này sẽ giúp định hướng cho công ty, giúp các mục tiêu quan trọng đặt ra luôn đi theo chiến lược.

Các mục tiêu của công ty không nên chỉ xuất phát từ giám đốc điều hành (CEO) hay từ ban quản lý cấp cao. Chúng tôi khuyến nghị rằng tổ chức nên thu thập ý kiến ​​đóng góp và phản hồi từ tất cả các cấp của tổ chức. Việc này sẽ giúp ban lãnh đạo có thêm góc nhìn đa chiều từ phía những người nhân viên và làm tăng sự tham gia của họ với mục tiêu chung của tổ chức.

Giai đoạn 2: 2 tuần trước chu kỳ

Hoàn thiện các bộ OKRs cấp công ty (OKRs của giám đốc) và truyền đạt tới toàn thể công ty.

Sau khi ban lãnh đạo cấp cao đã thống nhất được bộ OKRs cấp cao nhất, người chủ doanh nghiệp hoặc CEO sẽ công bố bộ OKRs của công ty đến tất cả thành viên trong tổ chức. 

Họ cần phải nói rõ lý do vì sao tổ chức cần thực hiện bộ OKRs này trong quý tiếp theo. Ai cũng cần được biết lý do đằng sau những bộ OKRs của tổ chức để những người nhân viên có thể hiểu được tổ chức của họ đang hướng tới điều gì và từ đó dễ dàng hơn trong việc hình thành bộ OKRs của cá nhân.

Giai đoạn 3: Đầu chu kỳ

Các nhóm họp bàn và hình thành nên OKRs của trưởng nhóm.

Dựa trên OKRs của công ty, các nhóm sẽ phát triển những bộ OKRs của riêng họ và chia sẻ chúng trong các cuộc họp. Trong những cuộc họp nội bộ nhóm, mỗi nhóm sẽ đề ra những mục tiêu mà nhóm cần đạt để có thể đóng góp vào OKRs của công ty.

Lúc này cần trả lời những câu hỏi như:

• OKRs nào của công ty có liên quan tới hoạt động của nhóm?
• Nhóm có thể làm được những gì và cần phải làm gì để đóng góp vào OKRs đó?

OKRs của công ty sẽ được thực hiện thông qua các OKRs nhỏ hơn do mỗi nhóm tự tạo dựng. Do đó, cần phải có sự thảo luận rõ ràng giữa các nhóm, xác định sự liên kết để đưa ra những bộ OKRs phù hợp cho mỗi nhóm. Lưu ý rằng OKRs của nhóm tức là OKRs của trưởng nhóm.

Giai đoạn 4: 1 tuần sau khi bắt đầu chu kỳ

Thiết lập bộ OKRs cho từng nhân viên.

Một tuần sau khi các OKRs nhóm được truyền đạt, nhân viên sẽ tạo OKRs của riêng họ. Bước này đòi hỏi sự thương lượng, đàm phán giữa quản lý và nhân viên thường là trong các cuộc họp 1:1.

Thông qua việc trao đổi về bộ OKRs với người quản lý, nhân viên có thể xây dựng OKRs thực tế với khả năng của bản thân dựa trên những định hướng từ nhóm và công ty. Đồng thời, người quản lý cũng hiểu rõ được tiềm năng và mong muốn của nhân viên, từ đó có thể điều chỉnh công việc cho phù hợp hơn.

Để hình thành được bộ OKRs của cá nhân, ngoài việc đàm phán và dựa vào định hướng của người quản lý, người nhân viên cũng cần trao đổi với các đồng nghiệp của mình và hình thành các liên kết chéo hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung của nhóm.

Giai đoạn 5: Trong suốt chu kỳ

Theo dõi tiến độ và kiểm tra.

Trong suốt quý, tất cả mọi người từ người lãnh đạo cao nhất đến toàn bộ nhân viên đều phải thực hiện nghiêm túc việc Check-in để theo dõi tiến trình. Việc check-in nên được diễn ra đều đặn và định kỳ hàng tuần.

Thông qua các buổi check-in hàng tuần, người sở hữu OKRs sẽ liên tục đo lường và theo dõi kết quả OKRs của mình, đồng thời có sự trao đổi thường xuyên với quản lý. 

Việc trao đổi, phản hồi diễn ra liên tục trong suốt thời gian thực hiện OKRs, nhằm cập nhật sát sao tiến độ cũng như đưa ra sự điều chỉnh cho phù hợp nếu có bất kỳ vấn đề phát sinh ảnh hưởng tới sự thành bại của OKRs.

Việc theo dõi và kiểm tra tiến độ không phải chỉ dựa vào những con số, bạn cần đánh giá khả năng đạt được OKRs (điểm tự tin). Điểm số thấp nhưng mức độ tự tin hoàn thành OKRs cao, chúng ta vẫn có thể yên tâm về kết quả. Nếu điểm tự tin không tốt, bạn cần điều chỉnh lại kế hoạch hoặc thậm chí là điều chỉnh chính OKRs.

Giai đoạn 6: Gần cuối chu kỳ

Chủ sở hữu OKRs tự chấm điểm và phân loại OKRs của mình.

Đến cuối quý, mỗi người sẽ tự tổng kết và chấm điểm OKRs của họ, thực hiện tự đánh giá về những gì mà họ đã làm trong quý. Họ sẽ thu thập dữ liệu và nhìn nhận lại những vấn đề với OKRs của mình, là cơ hội để suy nghĩ về những thành công và kinh nghiệm mà mỗi người đã nhận được. 

Điểm thấp khiến chúng ta nhìn sâu hơn vào các vấn đề dẫn tới thất bại, điểm cao cho chúng ta biết điều gì đã giúp chúng ta thành công. Điều này giúp tổ chức đưa ra được những quyết định sáng suốt về những mục tiêu tiếp theo mà tổ chức cần đạt được.

Một số lưu ý

Một chu kỳ OKRs phổ biến là một quý (3 tháng), đây là một khoảng thời gian hợp lý không quá dài cũng không quá ngắn và chu kỳ này hoạt động tốt cho các tổ chức doanh nghiệp. 

Bạn cũng có thể đặt ra những chu kỳ ngắn hơn hoặc dài hơn tuỳ thuộc vào tổ chức và chiến lược kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, bạn nên nhớ rằng chu kỳ OKRs càng ngắn thì chi phí thiết lập OKRs phải càng nhỏ, nếu chu kỳ OKRs càng dài thì sự không chắc chắn trong kinh doanh phải càng thấp.

Nếu đến cuối chu kỳ khi bạn chấm điểm phân loại có một số OKRs chưa đạt được, hãy đánh giá lại chúng và nếu cần – bổ sung lại vào quý tiếp theo.

Sẽ có các Mục tiêu lặp lại qua các chu kỳ, điều này là hoàn toàn bình thường, tuy nhiên số liệu trong Kết quả chính sẽ cần cập nhật và thay đổi.

Chu kỳ OKRs theo 6 giai đoạn nêu trên là một quy trình tiêu chuẩn được chia sẻ bởi hầu hết các chuyên gia về OKRs trên thế giới. Tuy nhiên thực tế triển khai cho thấy rằng các bước này không dễ dàng với các tổ chức mới đưa OKRs vào thực hiện.

Mọi người chưa quen với việc nhìn vào OKRs của cấp trên để hình thành nên bộ OKRs của riêng mình. Ngay cả những người quản lý cũng chưa quen việc đàm phán với từng nhân viên. Vì vậy để hình thành nên được bộ OKRs cho toàn bộ tổ chức và tránh đặt mục tiêu kiểu “Thác đổ”, chúng ta cần xây dựng OKRs theo phương pháp 3 chiều: dưới lên, trên xuống và chéo sang.

Việc thực hiện Check-in theo dõi tiến độ OKRs cần phải đồng bộ trong tổ chức và theo một quy trình nhất định. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng phần mềm VNOKRs của chúng tôi. Bằng việc tiêu chuẩn hoá các buổi check-in, toàn bộ tổ chức sẽ có một công thức thống nhất trong việc thực hiện và đảm bảo duy trì được kỷ luật check-in.

Kết luận,

Việc chọn đúng chu kỳ OKRs hoạt động tốt nhất cho công ty của bạn có thể mất nhiều thời gian. Bạn có thể thay đổi một số cách tiếp cận cụ thể để phù hợp hơn với ngành và lĩnh vực của bạn. Tuy nhiên, hãy đảm bảo rằng bạn luôn tuân thủ các nguyên tắc của OKRs.

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.