Tài liệu OKRs

Sổ tay hướng dẫn nhân viên – cách bắt đầu với OKRs

admin
 - Tháng Tám 14, 2020

Thiết lập mục tiêu là một phần thiết yếu trong cuộc sống của các nhà quản lý và CEO. Nếu không đặt ra các mục tiêu cụ thể, bạn có nguy cơ đánh mất hoàn toàn sự tập trung và mất đi sự đầu tư vào những điều thực sự quan trọng. Tuy nhiên, đối với nhân viên, việc thiết lập mục tiêu có vẻ lại là một sự lãng phí thời gian rất lớn

Vậy điều gì sẽ xảy ra nếu sếp của bạn đến công ty và tuyên bố rằng “chúng ta sẽ bắt đầu sử dụng Mục tiêu và kết quả chính (OKRs) để xây dựng mục tiêu hàng quý kể từ hôm nay”? Chúng tôi sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời ngay dưới đây. 

Hướng dẫn nhân viên làm OKRs

Khi mà nhân viên không hào hứng với việc thay đổi văn hóa doanh nghiệp, hệ thống thiết lập mục tiêu thường sẽ thất bại. Thông thường, mọi người thường bị mắc kẹt theo cách làm cũ (đặc biệt là khi trước đó chưa từng có một hệ thống nào được áp dụng) hoặc nhân viên sẽ cảm thấy học hỏi theo 1 hệ thống mới là một sự lãng phí thời gian. 

Tuy nhiên, xét về mặt cốt lõi, có một hệ thống quản lý là cực kỳ cần thiết. Bắt đầu với OKRs chỉ là một cách để tiếp cận điều này. 

Mọi thành viên trong nhóm nên hiểu rõ về các mục tiêu lớn khi sử dụng OKRs. Cuối cùng thì, khi mọi thứ càng trong suốt thì mọi chuyện càng dễ dàng hơn.

Hướng dẫn nhân viên sử dụng phần mềm OKRs

Khi tất cả thành viên hiểu được công việc của họ có tầm ảnh hưởng như thế nào, sự cam kết, động lực cũng như sự quyết tâm từ mọi người sẽ tăng lên. Có một quy trình hướng dẫn nhân viên làm OKRs sẽ giúp bạn tạo dựng mọi thứ với một trong những hệ thống quản trị đơn giản và thân thiện với người sử dụng nhất hiện nay. Hãy thử làm việc này nhé. 

Hướng dẫn này sẽ chỉ cho bạn chính xác cách để bắt đầu. 

Những điều cơ bản để bắt đầu với OKRs 

OKRs là một quy trình đơn giản để thiết lập mục tiêu cho công ty, nhóm và cá nhân, trong khi đồng thời kết nối các mục tiêu đó với 3-4 kết quả có thể đo lường được. Khi bạn đạt được các kết quả đó, toàn bộ mục tiêu đề ra sẽ được đánh giá là “đã hoàn thành”. 

Điều này có nghĩa là khi bạn đạt được điều gì đó với các kết quả có thể đo lường được này, thì mục tiêu cũng sẽ tiến triển. Để đạt được kết quả, bạn cũng cần thử nhiều thứ khác nhau, bằng cách tập trung vào các kết quả mà bạn có thể thấy được, cách mà các nhiệm vụ hàng ngày của bạn tác động đến các mục tiêu hàng quý của bạn.

Sao 3 năm sử dụng phương pháp OKRs, tôi có thể nói rằng tôi đã tiết kiệm khoảng 5 tiếng mỗi tuần bằng cách tập trung vào những điều thật sự quan trọng nhờ có hướng dẫn thực hiện OKRs của mình. Tôi cảm thấy thoải mái hơn khi đi làm và quản lý của tôi cũng tỏ ra hài lòng hơn. 

Những điều cơ bản khi bắt đầu với OKRs

Cấu trúc OKRs 

Bạn sẽ bắt đầu bằng cách vạch ra 3 tới 5 mục tiêu ở cấp độ công ty, nhóm hoặc các nhân

Các mục tiêu cần phải có tính tham vọng, định tính, có giới hạn thời gian rõ ràng và phải thực hiện được bởi cá nhân hoặc cả nhóm đó. Ví dụ như “Làm tăng sự hài lòng của khách hàng”. 

Trong mỗi mục tiêu, hãy đặt ra 3-5 kết quả đo lường được. Những kết quả chính này sẽ chỉ ra cho chúng ta thấy được thành công là như thế nào. Với mỗi kết quả chính, bạn sẽ biết được khi nào thì mình đạt được mục tiêu. Các mục tiêu chính không phải là các đầu việc phải làm, chúng là những kết quả cuối cùng của việc hoàn thành một chuỗi các đầu việc khác nhau. Cần đặc biệt lưu ý rằng, các đầu việc phải làm không thuộc về các Kết quả chính (KRs). 

Các Kết quả chính phải được định lượng, có thể đạt được, có cách đánh giá khách quan, thách thức nhưng không phải là bất khả thi. Kết quả OKRs có thể dựa trên sự tăng trưởng, hiệu suất, doanh thu hoặc mức độ tham gia. Chúng thường ở dạng con số, nhưng cũng có thể được trình bày dưới dạng “hoàn thành/không hoàn thành” hoặc được phân loại bằng hệ thống nhị phân 0 hoặc 1. 

Sử dụng Mục tiêu được đưa ra ở trên “Làm tăng sự hài lòng của khách hàng”, một Kết quả chính tốt sẽ là “Nhận được 100 đánh giá tích cực trong cuộc trò chuyện hỗ trợ”. 

Sử dụng OKRs giúp bạn cảm thấy hạnh phúc và cam kết hơn trong công việc. Theo kết quả khảo sát khách hàng của chúng tôi, một người dùng trung bình tham gia nhiều hơn gấp đôi so với nhân viên trung bình ở Mỹ và gấp 6 lần so với nhân viên trung bình trên toàn thế giới (tỷ lệ tham gia của nhân viên Mỹ là 30% và trên toàn thế giới là 13%).

Những người tham gia vào khảo sát cũng thích những mối quan hệ tích cực nơi làm việc. Điều này đóng góp rất nhiều cho môi trường làm việc và tinh thần đồng đội.

Thiết lập mục tiêu Quý

Bạn cần đánh giá OKRs ít nhất 3 tháng 1 lần. Tuy nhiên, trong thực tế, bạn nên kiểm tra tiến độ của các KRs hàng tuần. 

Các mục tiêu mới được tạo ra vào đầu mỗi quý. Đối với mỗi nhân viên, điều này có nghĩa là bạn không cần phải phí phạm thời gian cho những cuộc họp 1:1 mỗi tháng, và dành ra được nhiều thời gian hơn để bạn có thể theo đuổi mục tiêu của mình. 

Bỏ quên các mục tiêu của mình và tập trung vào những đầu công việc không quan trọng xảy ra tương đối thường xuyên khi bạn chỉ đánh giá mục tiêu 1 năm một lần trong buổi đánh giá định kỳ. Khi một năm kết thúc, sẽ thật tệ khi phát hiện ra rằng mình đã làm sai và quản lý thì không hài lòng một chút nào. 

Với OKRs hàng quý, bạn có thể tránh khỏi sự kết thúc tồi tệ đó bằng cách liên tục tập trung vào mục tiêu của mình. Điều này ít căng thẳng hơn rất nhiều và giúp bạn tuân thủ theo thói quen chặt chẽ hơn, đặt các mục tiêu vào bối cảnh để bạn luôn có thể theo dõi chúng.

Lyle Stevens từ Mavrck đã nói rất rõ: “Thật dễ dàng để phát hiện ra một nhân viên nào đó đang rời xa khỏi mục tiêu dài hạn của học nếu họ liên tục đưa ra những thông tin không liên quan đến OKRs của họ.”

Mục tiêu – Objectives

Objectives là những mục tiêu định tính và có tính truyền cảm hứng. Chúng thường được miêu tả kết quả bạn mong muốn. Vì vậy, mục tiêu Objective chỉ ra cho bạn các nhiệm vụ rõ ràng để giúp bạn đi đúng hướng. Không cần phải có số liệu số cho Mục tiêu (bạn sẽ có những số liệu này trong các Kết quả chính) vì mục tiêu có tầm nhìn và khát vọng hơn, không phải là chỉ số hiệu suất.

Các đặc điểm chính của Mục tiêu là:

  • Có thể thực hiện được: Mục tiêu nên là gì mà một người hoặc một nhóm có thể thực hiện độc lập. Ví dụ, nếu bạn làm công việc tiếp thị, đó có thể là “Triển khai thành công bản tin hàng tuần”.
  • Truyền cảm hứng: Chúng nên khiến bạn cảm thấy hứng khởi và cho bạn một lý do đi làm vào sáng thứ Hai. Các mục tiêu như “Ra mắt thành công dòng sản phẩm mới”, “Cải thiện dòng sản phẩm X để làm khách hàng hài lòng hơn” là ví dụ điển hình ở đây. 
  • Có giới hạn thời gian: Như đã đề cập trước đó, OKRs được đặt cho quý có nghĩa là mục tiêu cần phải đạt được vào cuối quý. Đây có thể là một cái gì đó giống như “Tổ chức các sự kiện tạo động lực cho nhóm để tăng khí thế anh em”. 

Kết quả chính – Key Results

Thiết lập mục tiêu thông minh

Kết quả chính là số liệu thúc đẩy bạn thực hiện Mục tiêu. Chúng giúp nhấn mạnh yếu tố cực quan trọng, đó là phải “tập trung” vào Mục tiêu của bạn bằng cách cung cấp các cách có thể đo lường được để tiến tới hoàn thành mục tiêu.

Một ví dụ Mục tiêu với các KRs sẽ có dạng như sau: 

  • Mục tiêu: Tổ chức các sự kiện nhóm để tăng sự hài lòng cho nhân viên
  • KR1: Tổ chức 3 sự kiện nhóm hàng tháng
  • KR2: 100% nhân viên tham dự ít nhất một trong các sự kiện
  • KR3: 95% nhân viên phản hồi khảo sát mới về sự hài lòng
  • KR4: Tăng sự hài lòng của nhân viên từ 7 lên 8,5

Như bạn có thể thấy, Kết quả chính không giống với mô hình SMART, nhưng cả hai đều xuất phát từ phương pháp quản lý MBO. Số liệu, thời gian và sự liên kết là tất cả các yếu tố quan trọng của cả hai phương pháp. Tuy nhiên, mục tiêu SMART bị cô lập. Trong khi Mục tiêu và Kết quả chính hoạt động cùng nhau, nhưng cũng đồng thời là các danh mục riêng biệt với nhau. 

Ngoài lề một chút, SMART là viết tắt của:

  • Specific – Cụ thể: KRs có được xác định rõ và dễ hiểu đối với mọi người không?
  • Measurable – Đo lường được: bạn có thể đo lường sự thành công hay thất bại không?
  • Achievable – Có thể đạt được: thực tế có thể làm được không?
  • Relevant – Có liên quan: KR này có quan trọng cho mục tiêu của bạn không?
  • Time-bound – Giới hạn thời gian: bạn đã thiết lập rõ ràng khi nào mục tiêu phải được đáp ứng chưa? Đối với OKRs thời gian này thường là một phần tư.

Nếu bạn đã sử dụng mô hình SMART trong tổ chức của mình, việc đánh giá Kết quả chính của bạn dựa trên mô hình đó sẽ đóng vai trò như một mô hình tốt để bắt đầu. Tuy nhiên, Kết quả chính không phải là mục tiêu SMART và không phải tuân theo các tiêu chí tương tự, miễn là chúng vẫn được định hướng theo số liệu.

Điều quan trọng là bạn phải quyết định trước những gì bạn coi là thành công trong KRs. Bạn phải chắc chắn về những gì được mong đợi ở bạn. Các nhà quản lý của bạn muốn bạn đạt được 100% các mục tiêu, hay bạn nên đặt ra những mục tiêu cực kỳ tham vọng tới mức mà chỉ cần đạt 60% đã là kết quả tốt rồi? 

Nếu bạn có nhiệm vụ thiết lập KRs của riêng mình, hãy đảm bảo rằng bạn và sếp của bạn hiểu những gì bạn phải làm. Thông thường OKRs được đặt ra rất tham vọng và chỉ hoàn thành 70% đã được coi là thực hiện rất tốt rồi.

Cập nhật hàng tuần 

Bạn nên kiểm tra lại OKRs của bạn mỗi tuần để chắc chắn rằng công việc bạn làm là quan trọng.

Cập nhật tiến độ thực hiện các KRa của bạn mỗi tuần để có kết quả tốt nhất. Bằng cách đó, bạn có thể thấy nếu các nhiệm vụ bạn đã hoàn thành có thực sự đưa bạn tới mục tiêu của mình hay không. Cách làm này cũng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc giữ sự tập trung từ ngày này sang ngày khác. Rốt cuộc, đây là ý tưởng chính đằng sau khung OKR.

Đọc thêm về OKRs

Có khá nhiều tài nguyên có sẵn có thể giúp trải nghiệm của bạn với OKRs bớt khó khăn hơn. Bạn có thể Học OKRs miễn phí hoặc xem trang Hỏi đáp OKRs của chúng tôi. Ngoài ra, chúng tôi có một tổng quan toàn diện về phương pháp OKR để xây dựng một sổ tay tốt, hướng dẫn nhân viên về OKRs. 

Thêm tài liệu OKR:

Nguồn: https://blog.weekdone.com/employee-guide-getting-started-okrs/

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận