Tài liệu OKRs

Sổ tay hướng dẫn OKRs cho nhân viên.

admin
 - Tháng Tám 14, 2020

Để một tổ chức có thể bắt đầu triển khai được OKRs, ngoài sự quyết tâm và cam kết thực hiện của các CEO còn có một yếu tố rất quan trọng đó là “Sự đồng lòng thực hiện OKRs của toàn bộ tổ chức”. Tuy nhiên, đối với nhân viên, việc thiết lập mục tiêu có vẻ lại là một khái niệm khá xa lạ và không phải nhân viên nào cũng hiểu rõ về những gì OKRs mang lại.

Bài viết dưới đây VNOKRs sẽ hướng dẫn các bạn hiểu thêm về OKRs cho nhân viên và biết cách để bắt đầu với OKRs nếu công ty của bạn đang áp dụng mô hình này. Đây cũng sẽ là một tài liệu hữu ích để các CEO, những người lãnh đạo có thể sử dụng để hướng dẫn cho nhân viên của mình, giúp họ hiểu và thực hiện OKRs đúng cách.

Vì sao nhân viên cũng cần tìm hiểu OKRs ?

OKRs là một phương pháp quản trị mục tiêu, nghe qua chúng ta thường có suy nghĩ vấn đề quản trị mục tiêu chỉ dành cho các cấp lãnh đạo, các nhà quản lý, còn đối với nhân viên đó có thể là môt sự lãng phí thời gian.

Tuy nhiên, thiết lập mục tiêu OKRs không giống như các mô hình quản trị khác. OKRs không xếp tầng, việc thiết lập mục tiêu trong tổ chức sẽ được thiết lập theo 3 chiều (trên xuống, dưới lên và chéo sang). Vì vậy tất cả mọi người trong tổ chức đều được tham gia vào việc thiết lập những mục tiêu quan trọng của công ty.

OKRs thuộc về trách nhiệm cá nhân, mỗi người sẽ có những bộ OKRs của riêng mình để hỗ trợ cho mục tiêu của nhóm, mục tiêu của công ty. Một tổ chức muốn áp dụng OKRs thành công điều kiện tiên quyết đó là tất cả mọi người đều phải hiểu rõ và phải biết cách thực hiện OKRs. Đó chính là lý do vì sao những người nhân viên cần tìm hiểu rõ OKRs

Những điều cơ bản để bắt đầu với OKRs.

OKRs là một quy trình đơn giản nhằm thiết lập các mục tiêu của công ty, đội nhóm và cá nhân. Mỗi mục tiêu sẽ có 3 – 5 kết quả chính có thể đo lường được, khi bạn đạt được những kết quả đó mục tiêu của bạn được coi là hoàn thành. 

Để đạt được kết quả, bạn cần lập ra những kế hoạch hàng tuần, hàng tháng. Bằng cách này bạn có thể thấy, các công việc hàng ngày của bạn tác động như thế nào đến mục tiêu hàng quý của bạn.

Để bắt đầu được với OKRs, bạn cần một quá trình tìm hiểu và học tập một cách nghiêm túc. Bạn cũng cần phải hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình như thế nào trong hệ thống OKRs của cả tổ chức.

Cấu trúc của OKRs.

OKRs là một hệ thống quản trị bằng mục tiêu (Objective) và các kết quả then chốt (Key Results) được Google và nhiều doanh nghiệp hàng đầu sử dụng. Nó là một công cụ đơn giản để tạo sự liên kết và tham gia của toàn bộ tổ chức xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được.

Trong đó:

  • O là viết tắt của Objective – Mục tiêu
  • KRs là viết tắt của Key Results – Kết quả chính.

Bạn sẽ bắt đầu bằng cách đưa ra 3 tới 5 bộ OKRs cho bản thân trong một chu kỳ (phổ biến là một quý) dựa vào các mục tiêu của nhóm, của công ty. OKRs của bạn cần phải hỗ trợ cho OKRs của nhóm (OKRs của người trưởng nhóm).

Các mục tiêu cần phải có tính tham vọng, định tính, có giới hạn thời gian rõ ràng và phải thực hiện được bởi cá nhân. Trong mỗi mục tiêu, hãy đặt ra 3-5 kết quả đo lường được. Những kết quả chính này sẽ chỉ ra cho chúng ta thấy được mục tiêu thành công là như thế nào. 

Cần phải tách Key Results khỏi hành động, kết quả chính không phải là các công việc phải làm, chúng là những kết quả cuối cùng của một chuỗi các công việc trong kế hoạch. Một lỗi sai rất phổ biến trong lần đầu áp dụng OKRs đó là viết Key Result là các hành động chứ không phải một kết quả mang lại giá trị với mục tiêu.

Các Kết quả chính phải được định lượng, có thể đạt được, có thời hạn cụ thể, thách thức nhưng cũng phải thực tế. 

Bạn cần tìm hiểu thêm về OKRs và Kết quả chính trong 2 bài viết dưới đây:

muc-tieu-và-ket-qua-chinh

Tính chất cần có của OKRs.

Để phát huy được hết giá trị mà OKRs có thể mang lại cho tổ chức của mình, chúng ta cần tuân thủ một số tính chất sau:

Trách nhiệm thuộc về cá nhân

OKRs thuộc về cá nhân, mỗi người sẽ có một bộ OKRs của riêng mình và cam kết thực hiện nó. OKRs của công ty thuộc về Giám đốc, OKRs của nhóm thuộc về trưởng nhóm. Tất cả OKRs của thành viên trong công ty phải được gắn kết với nhau và hướng về mục tiêu chung của công ty.

Chịu trách nhiệm cá nhân chưa bao giờ là một thói quen dễ. Tuy nhiên nếu bạn kỷ luật với việc check-in OKRs định kỳ, việc nhận trách nhiệm sẽ dần trở thành thói quen của bạn.

Trong suốt (minh bạch).

Mục đích chính của OKRs là tạo sự liên kết trong tổ chức. Để làm như vậy, OKRs phải công khai cho tất cả các cấp trong công ty – những người nhân viên có thể nhìn thấy mục tiêu của tổ chức, mục tiêu của nhóm mình và mục tiêu của những người khác.

OKRs không xếp tầng.

OKRs sử dụng cách tiếp cận đồng thời từ dưới lên, từ trên xuống và từ chéo sang. Công ty đưa ra các OKRs cấp cao ở đầu chu kỳ và gần như mỗi nhóm, cá nhân ngay lập tức, đồng thời tạo OKRs cho mình.

OKRs mỗi cá nhân cần phù hợp với OKRs của nhóm hoặc của công ty. Trong một công ty ứng dụng OKRs tốt, khoảng 50% – 60% OKRs được thiết lập từ dưới lên theo thỏa thuận của nhân viên với các nhà quản lý.

Tính tham vọng.

Triết lý đằng sau OKRs là nếu bạn luôn đạt được 100% mục tiêu, thì chúng quá dễ dàng.

Thay vào đó, OKRs nhắm đến những mục tiêu táo bạo, đầy tham vọng. Bên cạnh các mục tiêu thực tế, OKRs tin tưởng vào việc cho phép mỗi người đặt ra các mục tiêu đầy thách thức. Các mục tiêu khó nhân viên suy nghĩ lại về cách họ làm việc để đạt được hiệu suất cao nhất.

Những mục tiêu đầy tham vọng rất quan trọng đến nỗi trong văn hóa của Google đã đề cập trực tiếp đến điều đó:

“Chúng tôi tự đặt ra mục tiêu mà chúng tôi biết chúng tôi chưa thể đạt được, bởi vì bằng cách nỗ lực để đạt được mục tiêu tham vọng, chúng tôi có thể tiến xa hơn mong đợi.”

OKRs không gắn với lương thưởng – không đánh giá hiệu suất.

Triết lý của OKRs là luôn đưa mỗi cá nhân, tổ chức tiến về phía trước, nỗ lực hơn nữa, mục tiêu khó khăn hơn nữa, vì vậy mà OKRs không thể gắn trực tiếp với lương thưởng.

Tách OKRs khỏi lương thưởng là rất quan trọng để cho phép các mục tiêu đầy tham vọng có thể hoạt động. Nhân viên cần biết rằng họ sẽ không bị mất quyền lợi (tiền) nếu họ đặt ra các mục tiêu đầy tham vọng.

Thưởng và phạt sẽ giết chết sự nỗ lực, làm nhụt chí những ai muốn chinh phục các thử thách. Thậm chí thưởng và phạt tạo ra những người “đàm phán xấu”, những người luôn đặt ra những mục tiêu vừa phải, thậm chí là thấp hơn năng lực để đạt được tiền thưởng.

Như Andy Grove (cựu CEO của Intel) đã viết trong cuốn sách High Output Management của mình:

“OKRs chỉ nên là một trong những yếu tố được sử dụng để xác định mức độ hiệu quả của một cá nhân.”

OKRs không giống như KPI, OKRs không dùng để đánh giá hiệu suất. Cách OKRs giúp tổ chức đạt được mục tiêu là đem tất cả sự tập trung, nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức liên kết lại với nhau, cùng nhau cam kết và theo dõi tiến độ thường xuyên, từ đó mà thúc đẩy được hiệu suất của nhân viên.

OKRs là một công cụ quản lý, không phải là một công cụ đánh giá nhân viên.

“OKRs không dùng để đánh giá hiệu suất, nhưng OKRs sẽ thúc đẩy hiệu suất của nhân viên”

Tìm hiểu thêm bài viết: Tại sao OKRs không nên gắn trực tiếp với lương thưởng?

Lợi ích của OKRs đối với nhân viên.

Hầu hết các bài báo về OKRs đều nói về lợi ích của OKRs từ quan điểm của các CEO và nhà quản lý. OKRs thúc đẩy sự liên kết và minh bạch trong tổ chức . Tất cả các thành viên đều biết mục tiêu của nhau và liên kết chúng với các mục tiêu cấp cao hơn của công ty. 

Các nhà quản lý có thể nắm giữ vai trò chủ động vì họ có thể theo dõi sự tiến bộ của nhân viên và cung cấp sự hỗ trợ cần thiết bất cứ khi nào cần. 

Tuy nhiên, OKRs không chỉ mang lại lợi ích cho những người lãnh đạo, OKRs cũng mang lại rất nhiều lợi ích cho người nhân viên khi họ thực hiện OKRs

Sự tập trung

Biết chính xác mục tiêu của mình cho phép người nhân viên tập trung hơn – họ có ý tưởng rõ ràng về những gì họ được mong đợi từ tổ chức. Vì vậy, họ có thể chuẩn bị cho mình tốt hơn về việc yêu cầu sự hỗ trợ phù hợp, tìm kiếm các nguồn lực, v.v. Tất cả công việc hàng ngày, ý tưởng đều hướng đến con đường đạt được các mục tiêu đã được đặt ra.

Được hỗ trợ trong công việc

Vì tất cả mọi người đều có thể xem OKRs của từng thành viên trong nhóm cũng như cập nhật về tiến trình của họ. Mọi người có thể chủ động giúp đỡ lẫn nhau. Khi biết một người nào đó gặp khó khăn, các thành viên trong nhóm sẽ chủ động hỗ trợ để giúp họ đạt được mục tiêu. 

Bởi vì tất cả OKRs đều được liên kết, một bộ OKRs nào đó không hoàn thành sẽ ảnh hưởng đến mục tiêu của cả nhóm. Điều này tạo ra sự kết nối mạnh mẽ hơn giữa các nhân viên.

Được đàm phán và trao đổi với người quản lý về công việc

Nhân viên sẽ được đàm phán với quản lý của mình về những mục tiêu quan trọng cần đạt được trong quý. Điều này giúp nhân viên được chủ động hơn trong công việc, họ biết mình cần phải tập trung vào những gì, những điều gì không cần làm.

OKRs làm cho các quản lý không thể giao những công việc đột ngột cho nhân viên, tất cả công việc đều được đàm phán và nếu có công việc quan trọng khác cần phải thực hiện, người nhân viên có thể đàm phán với quản lý và bỏ bớt những công việc ít quan trọng.

Không phải chịu những lời ca thán vô lý của cấp trên

Khi thực hiện OKRs sẽ luôn có quản lý hiệu suất liên tục thông qua các buổi Check-in và CFRs. Trong các buổi check-in sẽ không có những sự trách móc hay đổ lỗi, tất cả sẽ tập trung vào các vấn đề khó khăn và cách giải quyết vấn đề để giúp người nhân viên đạt được mục tiêu của mình. 

Thông qua CFRs cấp trên sẽ có những ghi nhận và phản hồi tích cực cho nhân viên nếu họ làm tốt và thực sự nỗ lực, ngược lại họ cũng sẽ phản hồi một cách khách quan nếu bạn chưa làm tốt. Hoàn toàn sẽ không có những lời đỏ lỗi hay trách móc vô lý.

Hiểu được công việc của mình có đóng góp như thế nào cho tổ chức

Bằng cách xây dựng mục tiêu theo 3 chiều (trên xuống, dưới lên, chéo sang) tất cả mọi thành viên trong tổ chức đều được đóng góp ý kiến vào mục tiêu chung của tổ chức.

Với sự minh bạch tất cả mọi thành viên đều hiểu được công việc, vai trò của mình sẽ đóng góp như thế nào cho tổ chức. Họ sẽ biết được công việc của mình thực sự có ý nghĩa và là một phần quan trọng trong mục tiêu chung của công ty.

Cách viết OKRs tốt.

John Doerr đưa ra một công thức để viết OKRs.

“Tôi sẽ (Mục tiêu) được đo bằng (Các kết quả chính)”

Hãy lưu ý, từ khoá quan trọng là “được đo bằng”. Các kết quả chính là những con số cho biết mục tiêu đã đạt được, không phải là các công việc cần làm.

Cùng tìm hiểu một ví dụ để hiểu hơn về điều này:

o
Tôi sẽ đạt doanh số kỷ lục trong quý 4, được đo bằng.
kr1
Ký 10 hợp đồng mới.
kr2
Triển khai hợp đồng cho 5 khách hàng đã ký quý trước.
kr3
Tuyển thêm 3 nhân viên kinh doanh.

Rủi ro ở đây đó là bạn thực hiện hết 3 kết quả chính nhưng mục tiêu của bạn vẫn chưa đạt được. 3 Key Results trên chỉ là những hành động mà chưa mang lại giá trị cụ thể để giúp đạt được mục tiêu. OKRs trên sẽ được viết lại như sau:

o
Tôi sẽ đạt doanh số kỷ lục trong quý 4, được đo bằng.
kr1
Đạt doanh thu hợp đồng ký mới 500.000.000 VND.
kr2
Nghiệm thu 5 hợp đồng cũ mang về 200.000.000 VND.
kr3
Doanh số từ nhân viên mới đạt 100.000.000 VND.

Các tính chất cần có của mục tiêu.

Objective cần phải định tính.

Objective là điều chúng ta muốn đạt được, tuy nhiên để OKRs có thể tạo ra giá trị cao nhất đối với người sử dụng thì theo John Doerr mục tiêu cần là mục tiêu định tính (Không nên chứa số). 

Những mục tiêu định tính nó sẽ tạo ra cảm hứng nhiều hơn và định hướng được hành động. Nếu bạn cố tình đặt ra con số vào mục tiêu thì mục tiêu không còn truyền cảm hứng và có thể dẫn đến sai sót khi viết Key results.

Objective phải tạo cảm hứng.

Nếu các bạn viết ra một mục tiêu mà khi đọc nó lên, các bạn không cảm thấy vui vẻ và muốn thực hiện nó. Các bạn đã đánh mất đặc tính hấp dẫn nhất của OKRs đó là “Tính tham vọng”

Viết Objective nên sử dụng những từ ngữ tạo ra cảm hứng như “Kỷ lục, tuyệt với, bứt phá…”

Objective phải hướng hành động

Mục tiêu khi đọc ra phải thúc đẩy hành động. Nó khiến chúng ta làm một việc gì đó, giúp chúng ta tiến bộ hơn và tiến về phía trước. Khi đọc mục tiêu lên chúng ta được thúc đẩy và muốn thực hiện mục tiêu một cách mạnh mẽ hàng ngày.

Objective phải cụ thể.

Mục tiêu phát biểu ra phải cụ thể để ai cũng có thể hiểu được mục tiêu của người khác. Tất cả mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ mục tiêu quan trọng trong thời gian này của mỗi người là gì.

Objective cần có thời hạn cụ thể.

Bất cứ mục tiêu nào đặt ra cũng cần có thời hạn cụ thể. Bạn muốn cơ thể bạn khoẻ mạnh thì phải trong 1 tháng 3 tháng hay bao lâu? Sếp muốn doanh thu công ty kỷ lục thì là trong năm nay, quý tới, hay tháng tới?

Câu hỏi khi thiết lập OKRs của nhân viên: hãy nhìn vào OKRs của trưởng nhóm, bạn sẽ viết OKRs của mình như thế nào để giúp anh/chị ấy hoàn thành OKRs của họ.

Các tính chất cần có của Kết quả chính.

Kết quả chính phải định lượng (chứa số).

Nếu các kết quả chính không có con số đi kèm (không đo lường được) hoặc mặc dù có con số nhưng vẫn không thể đo lường được. Đồng nghĩa với việc Mục tiêu của bạn trở nên mơ hồ và không thể đánh giá được thế nào là mục tiêu đã hoàn thành.

Kết quả chính phải dựa trên giá trị.

Các kết quả chính là những con số cho biết Mục tiêu của bạn đã đạt được, không phải các công việc cần làm. Khi viết một kết quả chính bạn cần suy nghĩ rằng, nó có tạo ra giá trị gì để đo lường sự tiến bộ của mục tiêu hay không.

Chỉ nên có từ 3 đến 5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu.

Điều này giúp cho bạn tập trung hơn vào OKRs. Nếu bạn quá dàn trải công việc, bạn sẽ rơi vào tình trạng làm quá nhiều và không thực sự hoàn thành công việc nào cả. Làm nhiều không có nghĩa là tốt, hoàn thành mục tiêu mới là điều chúng ta đang hướng tới.

Kết quả chính cần có thời hạn cụ thể.

Khi viết kết quả chính bạn nên gắn với một mốc thời gian. Thời hạn cụ thể sẽ tạo ra sự thúc ép và tính cam kết.

Bạn sẽ thấy áp lực hơn một chút khi thêm thời hạn vào mỗi kết quả then chốt. Bạn thuộc về một tổ chức, kết quả của bạn sẽ ảnh hưởng đến kết quả của người khác. Vì vậy bạn gần như không bao giờ có quyền “thoải mái về thời gian”. 

Đọc thêm bài viết: Cách viết OKRs đúng (kèm Checklist & Ví dụ) | VNOKRs

Thiết lập mục tiêu Quý

Chu kỳ OKRs phổ biến là hàng quý. Các mục tiêu mới được tạo ra vào đầu mỗi quý. Trong một tổ chức áp dụng OKRs, mục tiêu sẽ được thiết lập theo 3 chiều. Điều này có nghĩa rằng tất cả thành viên trong tổ chức đều có thể đóng góp ý tưởng về mục tiêu quan trọng mà tổ chức cần thực hiện trong quý này.

Mỗi nhân viên sẽ nhìn vào mục tiêu của tổ chức, mục tiêu của trưởng nhóm mình để tự hình thành bộ OKRs của riêng mình. Các bộ OKRs cá nhân sẽ hỗ trợ mục tiêu  nhóm và hướng đến mục tiêu của công ty. Sau khi đã hình thành được các bộ OKRs cá nhân, bạn sẽ chỉ tập trung và bám sát chúng trong suốt cả chu kỳ.

Đối với mỗi nhân viên, điều này có nghĩa là bạn không cần phải phí phạm thời gian cho những cuộc họp liên miên mà không có mục đích. Thay vào đó, mỗi nhân viên sẽ nhiều thời gian hơn để theo đuổi mục tiêu của mình. 

Bỏ quên các mục tiêu của mình và tập trung vào những đầu công việc không quan trọng xảy ra tương đối thường xuyên khi bạn chỉ đánh giá mục tiêu 1 tháng, 1 quý hay 1 năm một lần trong buổi đánh giá định kỳ. Sẽ thật tệ nếu sau một thời gian dài, nhân viên mới phát hiện ra rằng mình đã làm sai và người quản lý thì không hài lòng một chút nào. 

Với nhịp chu kỳ OKRs hàng quý, bạn có thể tránh khỏi sự kết thúc tồi tệ đó bằng cách liên tục tập trung vào mục tiêu của mình. Điều này ít căng thẳng hơn rất nhiều và giúp bạn tuân thủ theo thói quen chặt chẽ hơn, đặt các mục tiêu vào bối cảnh để bạn luôn có thể theo dõi chúng.

quy-trinh-10-buoc-thiet-lap-okrs-quy

10 bước thiết lập OKRs quý của SEONGON.

Đọc thêm bài viết: 10 bước xây dựng OKRs quý cho công ty (Hướng dẫn đầy đủ)

Check-in theo dõi tiến độ.

Khi thực hiện OKRs bạn sẽ cần cập nhật tiến độ công việc hàng tuần với người quản lý thông qua các buổi Check-in. Điều này giúp cho bạn theo dõi công việc của mình thường xuyên, nhận được những sự hỗ trợ kịp thời từ người quản lý nếu bạn đang gặp khó khăn, đảm bảo OKRs của bạn luôn đi đúng hướng.

Check-in là cuộc họp kiểm tra tiến độ OKRs, diễn ra 1:1 (riêng tư) giữa người quản lý và nhân viên, theo một tần suất đều đặn, thường là hàng tuần (Weekly check-in). 

Trong một buổi check-in người quản lý và nhân viên sẽ cùng nhau trao đổi về bộ OKRs của nhân viên. Tất cả các câu hỏi trong buổi họp sẽ xoay quanh các vấn đề: Tiến độ của bộ OKRs, những trở ngại khó khăn gặp phải, cách thức để vượt qua trở ngại. Hoàn toàn không phải buổi họp nhằm đánh giá hiệu suất của nhân viên.

Để có một buổi Check-in tốt với người quản lý bạn cần chuẩn bị những điều sau:

  • Nhân viên cần hoàn thành check-in nháp trước buổi họp để tiết kiệm thời gian. Người nhân viên cần chuẩn bị trước những câu trả lời cho các câu hỏi trong buổi check-in, cập nhật tiến độ, cập nhật báo cáo… trước khi vào check-in cùng người quản lý.
  • Trong buổi check-in, cần thiết để cho nhân viên chủ động báo cáo. Người quản lý càng ít chen vào càng tốt, nhân viên rất dễ bị cuốn theo những câu hỏi của người quản lý và không tập trung vào cấu trúc của một buổi check-in.
  • Nhân viên phải báo cáo theo công thức Check-in đã thống nhất. Khi báo cáo cần chi tiết và tập trung vào trọng tâm vấn đề. Nếu thông tin trình bày thiếu hoặc qua loa sẽ khiên buổi check-in không có giá trị.
  • Kết thúc check-in, nhân viên cần bổ sung các công việc cần thiết để vượt qua trở ngại vào kế hoạch làm việc của tuần tiếp theo (Weekly Plan), đặt  lịch với người quản lý cho buổi check-in tiếp theo.

Đọc thêm bài viết: Theo dõi kết quả OKRs hàng tuần với Check-in

Đọc thêm về OKRs.

VNOKRs đã xây dựng rất nhiều tài liệu về OKRs để bạn có thể thực hiện OKRs được dễ dàng hơn. Bạn có thể Học OKRs miễn phí hoặc xem trang Hỏi đáp OKRs của chúng tôi để có thể tìm hiểu thêm về kiến thức OKRs.

Tài liệu về OKRs cho nhân viên:

Trang tài nguyên OKRs

Ví dụ OKRs cho từng bộ phận

Làm sao để nhân viên có động lực làm OKRs

Kết luận,

Việc chuyển đổi từ một mô hình quản trị truyền thống sang OKRs là một thách thức đối với các tổ chức. Đây là một sự thay đổi lớn về văn hoá và đòi hỏi sự cam kết ở mọi cấp độ trong doanh nghiệp. Vì vậy việc những người nhân viên hiểu và thực hiện tốt OKRs là một yếu tố rất quan trọng để tổ chức có thể áp dụng thành công OKRs.

Hy vọng với những hướng dẫn trên đây của VNOKRs sẽ giúp cho những người nhân viên có thêm sự hiểu biết về OKRs và dễ dàng hơn trong việc thực hiện OKRs cùng với tổ chức mình.

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi rõ nguồn khi trích dẫn.

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận