Kiến thức OKRs

Hướng dẫn Cách làm & Thiết lập OKRs từ A đến Z

admin
 - Tháng Sáu 8, 2020

Để OKRs có thể phát huy hết sức mạnh trong doanh nghiệp của bạn như đã làm với Google, bạn cần biết cách làm OKRs sao cho đúng nhất. Trong bài viết dưới đây, VNOKRs sẽ giúp bạn nắm được những bước cơ bản và quan trọng nhất để ứng dụng OKRs thành công.

1. Đôi điều về OKRs

Trước khi tìm hiểu về cách làm OKRs, hãy cùng VNOKRs điểm lại một số kiến thức cơ bản về OKRs dưới đây:

1.1. OKRs là gì?

OKRs được viết tắt của cụm từ “Objectives and Key Results”, dịch ra là “Mục tiêu và các kết quả then chốt”. Đây là phương pháp quản lý mục tiêu được “khai sinh” bởi Andy Grove vào những năm 1970s tại trụ sở Intel, sau đó được truyền bá rộng rãi hơn bởi John Doerr cùng nhiều cá nhân khác trong những năm tiếp theo.

John Doerr cũng chính là người đã mang OKRs đến với Google, giúp tập đoàn này bứt phá thành một trong những “ông trùm” ở lĩnh vực công nghệ trên thế giới.

Không chỉ vậy, John Doerr cũng chính là tác giả của cuốn sách OKRs: “Làm điều quan trọng – Measure What Matters”, tựa sách này miêu tả chi tiết về cách làm phương pháp OKRs thông qua những câu chuyện thực tế mà chính tác giả đã trải qua hoặc thu thập được.

Cuốn sách nói về cách làm OKRs

“Làm điều quan trọng” – cuốn sách cực chất dành cho những ai muốn biết cách làm OKRs.

Xuất bản năm 2017, Measure What Matters đã ngay lập tức lọt vào TOP 10 những cuốn sách về chủ đề kinh doanh bán chạy nhất do thời báo New York Times bình chọn. Ở Việt Nam, cuốn sách này cũng đã trở thành cuốn sổ tay “gối đầu giường” của nhiều cá nhân và doanh nghiệp trên con đường làm quen với OKRs.

1.2. OKRs dành cho ai?

OKRs là phương pháp quản trị khá linh hoạt, có thể áp dụng ở cả quy mô lớn (công ty, chi nhánh…)  quy mô nhỏ (nhóm, cá nhân…). Bất kỳ ai cũng có thể áp dụng OKRs.

Tuy nhiên, những đối tượng cần tới OKRs nhất phải kể tới:

  • Những cá nhân đang muốn phát triển bản thân nhưng chưa có định hướng mục tiêu công việc, cuộc sống.
  • Những doanh nghiệp đang trên bờ vực phá sản, ngừng hoạt động.
  • Những doanh nghiệp đang gặp vấn đề trong phát triển, doanh nghiệp liên tục trong trạng thái trì trệ; nhân sự quá đông mà hiệu quả công việc không cao… 
  • Những doanh nghiệp muốn thay đổi hệ thống quản lý đã lỗi thời. 
  • Những nhóm/công ty đang muốn bứt phá mạnh mẽ, cần gia tăng sức mạnh để chiếm lĩnh thị trường. 
  • Những công ty trẻ muốn có bộ máy vững chắc và quy củ ngay từ đầu.

Cách thiết lập OKRs cho mọi người

Dù ở quy mô nào, với bất cứ ai, OKRs đều giúp bạn lựa chọn ra mục tiêu quan trọng để đầu tư nguồn lực đúng lúc – đúng chỗ, từ đó mà đạt được mục tiêu nhanh nhất và ít tốn công sức nhất.

1.3. Lợi ích của OKRs 

OKRs có thể giúp ích cho bạn trên vô số phương diện khác nhau. Theo VNOKRs, có 8 lợi ích của OKRs bạn sẽ không thể bỏ qua: 

1.3.1. Sự nhanh nhẹn

Thông thường, OKRs có chu kỳ theo Quý. Việc thiết lập mục tiêu ngắn gọn hơn cho phép doanh nghiệp điều chỉnh nhanh hơn, thích ứng tốt hơn, giảm rủi ro và lãng phí.

1.3.2. Liên kết và hợp tác đa chức năng

Trong một doanh nghiệp, OKRs có rất nhiều cấp độ – từ lãnh đạo cấp cao nhất cho tới nhân viên cấp thấp nhất – tất cả lượng OKRs này đều được thiết kế để liên kết với nhau. 

Do vậy, OKRs tạo ra một thể thống nhất từ trên xuống dưới đảm bảo mục tiêu lớn nhất của công ty được thiết lập và thực hiện bởi tất cả mọi người trong doanh nghiệp, hướng tới hoàn thành O – Objective đề ra một cách nhanh nhất.

1.3.3. Giảm thời gian thiết lập mục tiêu

OKRs khiến bạn phải xác định và lựa chọn 1 số mục tiêu ưu tiên hữu hạn để thực hiện mỗi quý.

Do đó, đảm bảo mọi cá nhân và cả doanh nghiệp đều tập trung sự nỗ lực vào những điều ưu tiên đó, giảm thiểu thời gian lãng phí trong việc thực hiện những công việc không quan trọng trong doanh nghiệp.

1.3.4. Giao tiếp rõ ràng

Đặc tính của OKRs là sự minh bạch. Do đó, OKRs của mọi nhân viên trong công ty, dù cấp cao hay thấp – đều được công khai.

Điều này khiến tất cả mọi người đều phải tự giác hướng công việc của mình về mục tiêu chung của tổ chức. Mọi thành viên cũng sẽ giao tiếp rõ ràng với nhau để có thể kết nối và giải quyết vấn đề nhanh chóng.

1.3.5. Cam kết của nhân viên

OKRs được tạo ra bởi mỗi cá nhân. Nên đương nhiên, OKRs cũng chính là những điều mỗi nhân viên tự cam kết sẽ thực hiện tại công ty, để hướng tới mục tiêu chung của cả nhóm, cả khối, cả doanh nghiệp.

Sự minh bạch OKRs từ trên xuống dưới cũng giúp mỗi cá nhân nhìn nhận rõ vai trò của bản thân mình trong doanh nghiệp, từ đó mà sinh ra động lực để cam kết chặt chẽ hơn với tập thể.

1.3.6. Tự chủ và trách nhiệm

OKRs thuộc về mỗi cá nhân. Dù cách làm OKRs có đúng nhưng việc kết quả đạt được đến đâu hoàn toàn phụ thuộc vào sự nỗ lực của cá nhân đó, nên tự bản thân mỗi nhân viên phải độc lập và có trách nhiệm với OKRs của mình.

Ngoài ra, khi nhìn nhận được OKRs toàn công ty, mỗi nhân viên có thể tự mình đề xuất những giải pháp, sáng kiến để góp phần hoàn thành OKRs cấp cao, tạo ra tính tự chủ lớn hơn.

1.3.7. Tập trung và kỷ luật

Khi các mục tiêu cần thực hiện đã rõ ràng, nhân viên của bạn sẽ tập trung toàn bộ nguồn lực và duy trì kỷ luật để đảm bảo hoàn thành mục tiêu. 

1.3.8. Hướng đến các mục tiêu táo bạo

OKRs có 2 dạng là OKRs cam kết và OKRs mở rộng. Trong đó, OKRs mở rộng là loại OKRs cho phép nhân viên của bạn đề ra những mục tiêu thực sự táo bạo và tham vọng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có những bước đi đột phá, vượt trội, đồng thời khuyến khích nhân viên khám phá những tiềm lực của bản thân.

2. Hướng dẫn cách làm OKRs

Cách làm OKRs được chia thành quy trình thiết lập gồm 6 bước cơ bản:

Bước 1: Truyền thông nội bộ về OKRs

Mục đích của truyền thông nội bộ về OKRs là để đảm bảo toàn bộ nhân viên hiểu rõ, hiểu đúng về OKRs – chỉ khi có cái nhìn đúng, chúng ta mới có cách làm OKRs đúng.

Để đưa OKRs tiếp cận vào trong doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng một số cách thức đơn giản dưới đây:

− Tạo các buổi workshop OKRs

Một vài buổi workshop hoặc lớp học bắt buộc sẽ đảm bảo tất cả nhân viên đều phải biết về khái niệm OKRs.

Thời gian mỗi buổi không cần quá dài, có thể chỉ cần 2-4 tiếng. Bạn nên chia sẻ tài liệu OKRs trước và cả sau khi workshop kết thúc. Bạn cũng cần đặc biệt chú ý giải đáp các thắc mắc của tất cả mọi người tham gia.

Nếu khuôn khổ thời gian không cho phép, bạn có thể thu xếp để lãnh đạo hoặc giảng viên, các chuyên gia về OKRs tiếp tục giải đáp các thắc mắc của học viên thông qua các kênh nội bộ của công ty như nhóm Facebook/ Workplace/ Skype; trả lời qua email; qua bảng tin, ấn phẩm truyền thông nội bộ… 

Quy trình thiết lập OKRs hiệu quả

Những buổi workshop hay “lớp học mini” sẽ giúp nhân viên nhanh chóng nắm bắt tinh thần OKRs.

− Brainstorming OKRs

Nếu các buổi workshop như trên thường sẽ có một hoặc vài chuyên gia, khách mời chia sẻ về OKRs cho toàn bộ mọi người thì Brainstorming lại hướng đến việc tất cả cùng động não, suy nghĩ tìm ra giải pháp cho vấn đề.

Bạn có thể tổ chức một buổi Brainstorming với chủ đề “Chúng ta sẽ triển khai OKRs như thế nào?”. Tại đây, tất cả các thành viên sẽ cùng chia sẻ ý tưởng, quan điểm của mình – dù cho có điên rồ, phi thực tế như thế nào đi nữa. 

Bạn hãy dành thời gian để tất cả thành viên tham gia cùng nói lên được ý kiến của mình. Việc phân tích, bình luận, phản biện chỉ diễn ra sau khi buổi Brainstorming kết thúc.

Chính từ các buổi Brainstorming như thế này, có thể bạn sẽ tìm ra được cách làm OKRs phù hợp nhất với đặc thù doanh nghiệp, tổ chức của mình.

Brainstorm để định hướng cách làm OKRs

Brainstorming mang tới nhiều cơ hội cho các cá nhân thể hiện ý kiến cá nhân về OKRs.

− Đọc sách và tóm tắt, trao đổi về OKRs

Sách về OKRs thường đem đến cho bạn cũng như nhân viên cái nhìn tổng quan, chuyên sâu về OKRs và cũng là để các thành viên trong công ty tự nghiền ngẫm kỹ hơn về OKRs. 

Một số đầu sách để bạn có thể tham khảo cách làm OKRs và yêu cầu nhân viên đọc, tóm tắt, cùng trao đổi như:

  • Measure What Matters (Làm điều quan trọng)John Doerr
  • Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả chính)Paul R. Niven và Ben Lamorte
  • Radical Focus (Tập trung cấp bách)Christina R Wodtke và Marty Cagan
  • High Output Management (Quản lý hiệu quả)Andrew S. Grove

Hãy mua cho mỗi nhân viên trong công ty một cuốn sách và yêu cầu họ đọc hết, sau đó recap lại nội dung để đảm bảo rằng tất cả đều đã nắm vững những kiến thức cơ bản nhất về OKRs.

Đọc sách giúp học cách thiết lập OKRs

Measure What Matters là cuốn sách nên đọc đối với người muốn tìm hiểu về cách làm OKRs với những bài học thực tế và sâu sắc.

− Đàm phán với nhân viên

Việc triển khai OKRs cần sự tự nguyện, cam kết từ nhân viên. Do đó, hãy tiến hành đàm phán về OKRs với nhân viên của mình trước khi quyết định thực hiện chúng, ít nhất là trong khuôn khổ quản lý cấp cao.

Khi toàn bộ đội ngũ quản lý cùng quyết tâm thực hiện OKRs, thì quá trình thiết lập mới trôi chảy và hiệu quả.

Ngoài ra, việc tham khảo tín hiệu từ nhân viên công ty sau mỗi khoảng thời gian thực hiện OKRs sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về cách làm OKRs của nhân viên cũng như mức độ hài lòng khi sử dụng công cụ này để tìm ra những vướng mắc ngầm cần giải quyết kịp thời.

− Tổ chức cuộc thi về OKRs

Những phần thưởng nhỏ luôn tạo ra sự hứng khởi và kích thích động lực của mọi thành viên.

Một cuộc thi trắc nghiệm hay lý luận về OKRs cùng những phần thưởng thú vị sẽ giúp nhân viên thích thú tìm hiểu về OKRs hơn, cũng như phát động phong trào khám phá tìm tòi, khiến nhân viên cởi mở hơn với OKRs.

− Bố trí OKRs Master cho từng nhóm, phòng ban

Các nhóm, phòng ban cần có những người dẫn dắt, tạo động lực thực thi OKRs. Các OKRs Master (người quản lý OKRs) nên là những cá nhân hiểu rõ nhất về cách làm OKRs, có thể giải đáp thắc mắc của mọi thành viên, đồng thời giúp đỡ các thành viên thiết lập OKRs đúng và sát sao tiến độ hoàn thành mục tiêu theo dự kiến.

Học cách thiết lập OKRs cùng các OKRs Master

Các quản lý OKRs hay các OKRs Master trong từng nhóm sẽ giúp các nhóm tiếp cận OKRs nhanh và đúng hơn.

Bước 2: Lựa chọn công cụ quản lý OKRs

Để quá trình thiết lập OKRs diễn ra nhanh chóng và hiệu quả, tốt hơn hết chúng ta nên tìm đến những công cụ/ phần mềm quản lý OKRs. 

Bạn có thể quản lý OKRs thủ công bằng cách dùng File Excel hoặc Google Sheet – tuy nhiên, những cách này không mang tới hiệu quả cao và khá khó theo dõi ở quy mô lớn.

Với quy mô doanh nghiệp từ vài chục hoặc 100 người trở lên, sử dụng công cụ quản lý OKRs riêng là sự lựa chọn lý tưởng.

Lấy ví dụ như phần mềm VNOKRs – công cụ quản lý OKRs hoàn chỉnh đầu tiên tại Việt Nam với những tính năng nổi bật:

  • Mỗi cá nhân có thể tự tạo ra và kiểm soát OKRs của mình: cập nhật số liệu chuẩn theo thời gian thực, tra cứu lại các số liệu cũ,…
  • Quản lý/Trưởng phòng có thể kiểm soát được mức độ hoàn thiện OKRs của cấp dưới, nhìn nhận được vấn đề nhanh chóng và chính xác
  • Mọi OKRs đều công khai và “trong suốt” – bất cứ ai trong doanh nghiệp cũng có thể nhìn thấy toàn bộ mục tiêu của công ty
  • Tất cả nhân viên có thể thực hiện phản hồi ngang hàng hoặc phản hồi chéo về OKRs của nhau
  • Cấp quản lý có hệ thống chấm điểm – ghi nhận nỗ lực của các cấp dưới
  • Có cửa hàng (store) cho phép nhân viên sử dụng điểm đã tích luỹ được (từ những phản hồi, ghi nhận tốt) để đổi lấy những phần thưởng có giá trị về vật chất/ tinh thần
  • Bảng xếp hạng danh vọng hàng tháng tuyên dương những cá nhân có nỗ lực xuất sắc

Những chức năng này giúp cho việc kiểm soát một tập thể lớn trở nên dễ dàng, bám sát tiến trình thực hiện OKRs hơn. 

Công cụ quản lý cách làm và thiết lập OKRs

VNOKRs – Công cụ quản lý OKRs đơn giản và cực kỳ hiệu quả.

Bước 3: Xây dựng OKRs

Sau khi đã hiểu rõ cách làm OKRs và chuẩn bị đầy đủ những công cụ quản lý, giờ là lúc bắt tay vào thực hiện. Việc xây dựng OKRs thường sẽ được chia nhỏ thành 3 phần: 

1. Vạch ra chu kỳ OKRs 

Một chu kỳ OKRs cơ bản sẽ bao gồm 6 giai đoạn:

  • Ban Lãnh đạo thảo luận OKRs cấp công ty
  • Thông báo OKRs tới toàn bộ nhân viên
  • Thảo luận và phát triển OKRs nhóm
  • Xây dựng OKRs cá nhân
  • Đo lường OKRs và phản hồi
  • Đánh giá OKRs và mức độ hoàn thành

Mỗi chu kỳ OKRs có thể dài ngắn khác nhau tùy theo đặc thù, mục tiêu hướng tới của từng công ty. Lý tưởng nhất là sẽ kéo dài trong vòng 1 quý (3 tháng là 1 chu kỳ). 

Bạn nên thực hiện bước 6 – đánh giá OKRs và mức độ hoàn thành vào ngày 15 cuối cùng của quý trước. Từ đó mà có thời gian và cơ sở dữ liệu để thiết lập OKRs cho quý sau.

Hướng dẫn cách thiết lập một chu kỳ OKRs

Một ví dụ về chu kỳ OKRs.

2. Thiết lập OKRs 360 

OKRs 360 là OKRs được đặt ra sau khi đã tính tới sự tham gia và tham khảo ý kiến của tất cả các bộ phận liên quan, không chỉ duyệt qua một lượt từ ban lãnh đạo xuống nhân viên, mà còn từ nhân viên lên quản lý, từ các phòng ban tác động tới nhau. 

Cách làm OKRs đúng thường sẽ được thiết lập theo thứ tự: Toàn công ty > Khối, phòng ban > Nhóm > Cá nhân

Các bước cụ thể để thiết lập OKRs 360 gồm:

  • Thu thập ý tưởng về mục tiêu của công ty trong quý tới của toàn bộ nhân viên trong công ty.
  • Toàn bộ ban giám đốc hoặc ban quản lý cấp cao họp bàn xây dựng OKRs.
  • Công bố OKRs cấp công ty (OKRs của giám đốc)
  • Tất cả nhân viên viết OKRs của bản thân.
  • Các nhóm thảo luận về OKRs cá nhân.
  • Giám đốc họp cùng các trưởng nhóm (bao gồm giám đốc họp với các trưởng nhóm, các trưởng nhóm họp chéo với nhau và 1 buổi họp chốt hoàn thiện OKRs công ty) 
  • Công bố OKRs nhóm.
  • Trưởng nhóm họp 1-1 với từng thành viên 
  • Họp từng nhóm và công bố OKRs cá nhân
  • Công bố toàn bộ OKRs và kết nối OKRs toàn công ty 

3. Viết OKRs

Cách viết O – Objectives

O là các mục tiêu công ty bạn đang hướng tới, muốn đạt được trong ngắn hạn. O được tìm ra khi bạn trả lời câu hỏi “Bạn muốn đi đâu?” 

Mục tiêu trong OKRs thường có những đặc điểm:

  • Định tính
  • Có sự thách thức
  • Kích thích trí tưởng tượng
  • Truyền cảm hứng
  • Có thể thực hiện độc lập
  • Không phụ thuộc vào cá nhân khác
  • Giới hạn thời gian

Mục tiêu đề ra trong OKRs có 2 dạng:

  • OKRs cam kết là những mục tiêu nhân viên của bạn cam kết thực hiện và hoàn thành 100% mục tiêu. OKRs cam kết thường được xây dựng dựa trên lịch sử hoạt động trước đó của nhân viên. 
  • OKRs mở rộng là những mục tiêu thực sự khó khăn, thử thách, mang tính đột phá, cải cách. Với dạng OKRs mở rộng này, nhân viên của bạn chỉ cần hoàn thành 70% mục tiêu đã được xem làm thành công.

Cách viết KRs – Key Results

KRs là các kết quả then chốt, chính yếu bạn cần đạt được để hoàn thành mục tiêu – O đề ra. KRs chính là câu trả lời cho câu hỏi “Bạn đến đó bằng cách nào?”

Một O thường có từ 3 – 5 KRs. Bạn cũng có thể sử dụng KRs để đo đạc tiến độ hoàn thành mục tiêu. Do đó, KRs cần đảm bảo các yếu tố:

  • Định lượng
  • Có các con số cụ thể
  • Dễ dàng đo lường và đánh giá. 
  • Đảm bảo các tiêu chí SMART

KRs thường có 3 dạng cơ bản:

  • KRs số liệu cơ sở: KRs dạng này thường dùng để theo dõi, báo cáo công việc. Ví dụ như lưu trữ 100% bản mềm hợp đồng lên máy chủ theo quy định định kỳ hàng tuần.
  • KRs số liệu mục tiêu: KRs số liệu mục tiêu gồm 3 dạng là số dương, số âm, ngưỡng.
    • KRs số liệu mục tiêu – số dương là kết quả đạt được càng nhiều càng tốt. Ví dụ như viết tối thiểu 5 bài viết cho website trong 1 tháng.
    • KRs số liệu mục tiêu – số âm là kết quả ghi nhận càng ít càng tốt. Ví dụ như tỷ lệ khách hàng hủy đơn trong tháng dưới 2%.
    • KRs số liệu mục tiêu – ngưỡng là kết quả nằm trong khoản giá trị, ngưỡng có thể chấp nhận được. Ví dụ như tổ chức 3 – 5 sự kiện nội bộ mỗi năm.  
  • KRs mang tính cột mốc: là dạng KRs ghi nhận một cột mốc, một kết quả then chốt đạt được. Ví dụ như mở thêm một cửa hàng tại quận Thanh Xuân, Hà Nội trong quý III-2020.

ĐỌC NGAY | Hướng dẫn Cách viết OKRs đúng (kèm Checklist & Ví dụ)

Bước 4: Triển khai OKRs 

Việc triển khai OKRs không nhất thiết phải trên quy mô toàn công ty ngay từ đầu, mà có thể được thực hiện từng phần, theo kiểu thí điểm để thử nghiệm. 

− Triển khai từ nhóm thí điểm 

Việc triển khai từ nhóm thí điểm này sẽ giúp bạn nhìn nhận được khi triển khai OKRs trong thực tế công ty bạn cần điều chỉnh, lưu ý điều gì.

Từ thành công thực thi OKRs trên quy mô nhóm thí điểm, bạn có thể nhân rộng ra quy mô các nhóm, phòng ban khác và trên quy mô toàn công ty.

Nếu triển khai nhóm thí điểm còn nhiều điểm vướng mắc, bạn có thể cân nhắc xem đâu là nguyên nhân và tìm cách khắc phục khi tái khởi động lại việc triển khai OKRs.

− Triển khai từ quản lý cấp cao 

Một cách làm OKRs khác là bắt đầu từ quản lý cấp cao. Đội ngũ quản lý cấp cao luôn có tiếng nói, tầm ảnh hưởng lớn trong công ty. Nếu bạn bắt đầu ngay từ việc các quản lý cấp cao cam kết thực hiện OKRs sẽ khiến toàn bộ nhân viên hiểu rõ quyết tâm thực hiện OKRs của công ty

Các quản lý cấp cao sau khi nắm rõ cách thức vận hành, triển khai OKRs sẽ trở thành những người dẫn dắt, ảnh hưởng đến việc triển khai OKRs trên quy mô toàn công ty.

− Triển khai toàn bộ công ty 

Trường hợp công ty của bạn có quy mô nhỏ hoặc vừa, nhân sự dưới 1000 người, hoặc công ty của bạn đã từng quen thuộc với các phương pháp quản lý mục tiêu khác, bạn hoàn toàn có thể thử nghiệm triển khai OKRs trên quy mô toàn công ty ngay từ đầu.

Việc triển khai OKRs toàn công ty thường phù hợp với các công ty trẻ, năng động, sẵn sàng đổi mới và chấp nhận những điều mới.

* Lưu ý khi triển khai OKRs:

Dù triển khai OKRs theo cách nào, bạn cũng cần thiết lập OKRs toàn công ty thật rõ ràng, minh bạch, đảm bảo tất cả nhân viên đều hiểu về OKRs toàn công ty.

Bước 5: Theo dõi kết quả OKRs – Checkin 

Việc theo dõi kết quả OKRs sẽ được diễn ra hàng tuần hoặc mỗi 2 tuần, thậm chí là tháng tùy vào chức vụ và đặc điểm của mỗi OKRs. Quá trình Check-in sẽ diễn ra 1:1 giữa người thực hiện OKRs và quản lý trực tiếp của người đó. 

  • Trước khi thực hiện check-in: người thực hiện OKRs cần chuẩn bị trước số liệu, tự theo dõi và cập nhật kết quả của mình.
  • Trong khi check-in: buổi Check-in chỉ mang tính chất trao đổi, để quản lý có thể giám sát cách làm OKRs và gỡ rối cho những vấn đề mà nhân viên gặp phải. Đây tuyệt đối không phải là những buổi giám sát nặng nề, nơi quản lý chỉ trích và đánh giá khắt khe về nhân viên. 
  • Sau buổi check-in: người thực hiện OKRs và quản lý có thể cùng thống nhất để thay đổi OKRs nếu cần thiết. 

Kết quả buổi Check-in cần được lưu trữ để giúp công ty tổng hợp lại và có cái nhìn toàn cảnh về cách làm OKRs của toàn công ty. Có thể trên file excel, Google sheet hoặc trên công cụ quản lý OKRs. 

Hướng dẫn cách làm OKRs bằng việc checkin

Buổi Check-in 1:1 màn tính trao đổi thẳng thắn và đóng góp có tính xây dựng.

Bước 6: Đánh giá & chấm điểm OKRs 

Bạn có thể tham khảo 2 cách đánh giá và chấm điểm OKRs sau:

Đánh giá đạt / không đạt

Cách đánh giá đạt / không đạt này là phương pháp đánh giá OKRs của Tiến sĩ Andy Grove – CEO Intel. Với phương pháp này, kết quả thực hiện OKRs sẽ chỉ có 2 mức đánh giá: Đạt hoặc Không đạt.

Phương pháp đánh giá này rất rõ ràng, đơn giản, dễ thực hiện.

Đánh giá trên thang điểm 0 – 1.0

Thực tế triển khai OKRs tại Google, công ty này đánh giá cách làm OKRs của nhân viên theo thang điểm từ 0 đến 1.0. Theo đó:

  • 0 – 0.3 là màu đỏ, biểu hiện sự không có tiến triển trong kết quả thực hiện OKRs hoặc mục tiêu, kết quả chính đề ra không phù hợp thực tế.
  • 0.4 – 0.6 là màu vàng, biểu hiện sự có tiến triển trong kết quả thực hiện nhưng chưa hoàn thành OKRs.
  • 0.7 – 1.0 là màu xanh, biểu hiện hoàn thành OKRs.

Cách làm và đánh giá OKRs

Đánh giá OKRs theo thang điểm 0 – 1

3. Những tiêu chí khi thiết lập OKRs

3.1. Minh bạch

Để OKRs triển khai thành công, một trong những tiêu chí quan trọng hàng đầu là minh bạch.

Tất cả các OKRs cam kết cần được công khai, minh bạch, được truyền thông rộng rãi toàn công ty. Các thành viên trong công ty đều có thể nhìn thấy OKRs của nhau và nhất là biết rõ về OKRs ở cấp cao nhất – cấp công ty.

Chính sự minh bạch này sẽ tạo nên sự kết nối, cộng hưởng sức mạnh, sự nỗ lực toàn công ty hướng tới các mục tiêu chung.

3.2. Không xếp tầng

OKRs được thực hiện không xếp tầng. Mục tiêu không đi thẳng từ cấp cao xuống cấp thấp, mà còn phải có sự liên kết đa chiều giữa các phòng ban. Nhân viên cấp dưới cũng có quyền thương lượng với cấp trên, để điều chỉnh OKRs cho phù hợp, thay vì chỉ nhận lệnh và thực hiện như 1 chiếc máy.

3.3. Cập nhật thường xuyên

Tiến trình thực hiện OKRs cần được cập nhật thường xuyên, tốt nhất là cập nhật mỗi tuần. Chỉ khi bạn cập nhật thường xuyên tiến độ OKRs, bạn mới có thể xác định đâu là những điểm tích cực cần phát huy và đâu là những vướng mắc cần điều chỉnh ngay lập tức.

3.4. Liên kết OKRs 

OKRs của mỗi cá nhân, nhóm, phòng ban không mang tính đơn lẻ mà cần có sự liên kết với cá nhân, nhóm, phòng ban khác để cùng hướng tới mục tiêu chung toàn công ty. 

Trong thực tế, OKRs của các cá nhân hay phòng ban thường ảnh hưởng lẫn nhau. Do đó, nếu không có sự liên kết và thỏa thuận với nhau, sẽ có những OKRs không thể hoàn thành được.

3.5. Không áp dụng với lương thưởng

Phương pháp quản lý OKRs tuyệt đối không gắn với lương thưởng. Lý do là bởi OKRs đề cao nỗ lực của các cá nhân, thay vì chỉ tập trung vào kết quả đạt được.

Nếu áp dụng việc tính lương thưởng với tiến độ hoàn thành OKRs sẽ khiến nhân viên có tâm lý e ngại và chỉ sẵn sàng thực hiện các mục tiêu dễ dàng, trong tầm kiểm soát.

Và do vậy, việc toàn bộ công ty chỉ thực hiện các “mục tiêu dễ” sẽ không khiến công ty của bạn có những bước tiến vượt trội, mạnh mẽ mang tính cải cách.

4. Các ví dụ tham khảo về OKRs

Lý thuyết cần đi kèm với thực tiễn, thông qua những mẫu OKRs tiêu biểu của một số ban ngành dưới dây sẽ giúp bạn có cái nhìn trực diện việc áp dụng OKRs vào thực tế sẽ ra sao:

4.1. OKRs cho HR

O – Đảm bảo đủ nhân sự làm việc trong quý III

  • KR1: Trao đổi, thống nhất với các phòng ban, bộ phận về kế hoạch tuyển dụng quý III. Sau đó, kế hoạch tuyển dụng được Ban lãnh đạo phê duyệt triển khai
  • KR2: Mua 1 gói dịch vụ quảng cáo thương hiệu tuyển dụng trên một website việc làm vào cuối quý II
  • KR3: Liên kết đào tạo – tuyển dụng với 2 trường đại học tại Hà Nội trong tháng quý II 

XEM THÊM | Cách viết OKRs cho nhân sự (HR) – Kèm ví dụ thực tế

4.2. OKRs cho Marketing

O – Tăng nhận diện thương hiệu công ty

  • KR1: Định kỳ hàng tháng, Ít nhất 1 lãnh đạo công ty xuất hiện và thực hiện trả lời phỏng vấn các cơ quan báo chí (truyền hình, phát thanh, báo in, báo mạng điện tử…) về các vấn đề chuyên môn liên quan lĩnh vực hoạt động của công ty
  • KR2: Tổ chức hội thảo chuyên ngành với sự tham gia của các chuyên gia đầu ngành trong quý II
  • KR3: Trên cơ sở các tham luận ở hội thảo chuyên ngành, Phòng Marketing thực hiện biên soạn và xuất bản sách trong quý III

KHÁM PHÁ | Những lưu ý khi áp dụng OKRs cho Marketing

4.3. OKRs cho Sales

O – Tăng 10% lượng khách hàng đăng ký sử dụng sản phẩm so với quý II

  • KR1: Triển khai 1 chương trình tri ân khách hàng cũ, khuyến mãi khi mua sản phẩm trong quý III
  • KR2: Mở rộng 20% diện danh sách khách hàng tiếp cận qua kênh email; telesale, phát tờ rơi… so với quý II
  • KR3: Đảm bảo giải đáp, chia sẻ, tư vấn cho 100% lượng khách hàng quan tâm đến sản phẩm trong quý III

5. Một số từ vựng liên quan

Sau khi đã hiểu rõ bản chất và cách làm OKRs chuẩn chỉnh thì dưới đây sẽ là một số cụm từ – phương pháp thường được so sánh với OKRs. Doanh nghiệp có thể chọn ra công cụ phù hợp nhất với văn hoá của công ty hoặc có thể kết hợp để đem lại hiệu quả cao hơn cho OKRs.

5.1. MBO và OKRs

Thiết lập OKRs và MBOs

MBO (Management by Objectives) là viết tắt của quản lý theo mục tiêu. Đây là phương pháp cải thiện hiệu suất của tổ chức bằng cách đặt các mục tiêu được xác định rõ ràng đã thỏa thuận giữa nhân viên và quản lý.

Nếu để đem ra so sánh OKRs và MBO có thể dễ dàng nhận thấy dù xuất hiện sau nhưng OKRs có những lợi thế vượt trội hơn hẳn “đàn anh” MBO, cụ thể ở một vài điểm nổi bật như:

  • MBO được dùng để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên. OKRs được dùng để cải tiến hiệu suất làm việc, không dùng để đánh giá nhân viên, không gắn với lương thưởng như MBO.
  • MBO thường có chu kỳ theo năm. OKRs có chu kỳ linh hoạt hơn, theo năm, quý, tháng, tuần.
  • MBO có thể có những kết quả đánh giá định tính. OKRs đánh giá kết quả chỉ có định lượng và rất rõ ràng.
  • MBO có tính riêng tư, bảo mật. Còn OKRs luôn đề cao sự công khai, minh bạch.
  • Triển khai MBO, lãnh đạo luôn kỳ vọng nhân viên đạt 100% mục tiêu. Còn với OKRs – có những mục tiêu như OKRs mở rộng chỉ cần đạt được 70% đã được xem là thành công, hoàn thành.

OKRs là phương pháp quản trị theo mục tiêu hiệu quả, khắc phục được sự cứng nhắc, nặng nề của MBO, mà vẫn mang tới những hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp, thúc đẩy hiệu quả làm việc và tham vọng phát triển bản thân của nhân viên.

5.2. KPI và OKRs

Cách làm OKRs và KPI

KPI là tên viết tắt của “Key Performance Indicator”, hay chỉ số đánh giá thực hiện công việc. KPI được sử dụng để đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian cho một tổ chức, cá nhân, chương trình, dự án, hành động…

KPI thường đem tới những con số định lượng giúp bạn nắm bắt, theo dõi được chất lượng, hiệu suất làm việc của từng nhân viên, từng bộ phận, phòng ban, từng quá trình làm việc.

Mặt khác, nhờ các chỉ số KPI, công ty có thể nhìn nhận được hướng triển khai công việc, phát triển công ty của mình có ưu, nhược điểm gì để dễ dàng điều chỉnh, khắc phục giúp đạt hiệu quả, hiệu suất công việc cao hơn.

Nếu OKRs là một phương thức quản lý mục tiêu, đem đến cho bạn một chương trình hành động cụ thể và đầy tham vọng với các kết quả chính cần đạt được để hướng tới các mục tiêu thì KPI là một công cụ để đo lường việc thực hiện, hiệu quả công việc. OKRs cho phép bạn mở rộng mục tiêu với những bước đi đột phá.

Trong nhiều trường hợp, bạn hoàn toàn có thể kết hợp KPI và OKRs.

Sự kết hợp giữa OKRs và KPI sẽ mang tới một hệ thống quản trị và đánh giá toàn vẹn hơn, giúp nhóm của bạn luôn vươn xa nhưng cũng đầy chắc chắn, như một cánh diều bay lộng gió nhưng vẫn có một chốt giữ đo lường, giám sát gắn chặt theo trục mục tiêu. 

5.3. BSC và OKRs

Thiết lập BSC và OKRs

BSC là một hệ thống quản lý (chứ không chỉ là một hệ thống đo lường) giúp cho tổ chức xác định rõ tầm nhìn, chiến lược và chuyển chúng thành hành động.

Đối với doanh nghiệp, hệ thống BSC cung cấp đầy đủ các phản hồi về quá trình kinh doanh nội bộ và kết quả kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp có thể xem xét, cải tiến liên tục để đạt được kết quả và hiệu quả cao hơn.

BSC xem xét một tổ chức từ 4 khía cạnh:

  • Khía cạnh học hỏi và phát triển
  • Khía cạnh quy trình nội bộ
  • Khía cạnh khách hàng
  • Khía cạnh tài chính

Điểm chung lớn nhất giữa 2 phương pháp quản lý BSC và OKRs là đều tập trung vào các mục tiêu. Đó là các mục tiêu thúc đẩy công ty, tổ chức của bạn phát triển. Cả hai phương pháp quản lý đều có giá trị riêng. 

Nếu OKRs có nhịp đánh giá ngắn hơn giúp bạn thích nghi, biến đổi, điều chỉnh mục tiêu phù hợp tình hình thì BSC với việc xem xét 4 khía cạnh phát triển cũng đem lại lợi ích đáng kể. 

OKRs và BSC có thể kết hợp – bổ trợ cho nhau. Trong một tổ chức, lãnh đạo ở cấp cao có thể áp dụng BSC để có cái nhìn toàn diện về sự phát triển của tổ chức. Và, ở các cấp độ thấp hơn như phòng ban, cá nhân có thể áp dụng OKRs để liên tục theo đuổi, hướng tới các mục tiêu đầy tham vọng.

5.4. CFRs và OKRs

CFRs là viết tắt của cuộc trò chuyện (Conversation), phản hồi (Feedback) và công nhận (Recognition). 

CFRs – OKRs là cặp song hành không thể thiếu trong quy trình thiết lập OKRs. Lúc này, CFRs sẽ đóng vai trò hỗ trợ đánh giá hiệu suất và kết quả thực hiện OKRs.

Cả ba thành phần của CFRs đều góp phần thúc đẩy tính minh bạch, rõ ràng, trách nhiệm, sự tham gia và cộng hưởng, liên kết sức mạnh trong công ty của bạn. Từ đó mà giúp OKRs được triển khai thành công hơn.

Kết luận,

Nhìn chung, việc thiết lập – áp dụng – thực hiện – đánh giá OKRs sẽ cần trải qua một vài chu kỳ để có thể trở nên trôi chảy. Với hướng dẫn chi tiết về cách làm OKRs trên đây, VNOKRs mong rằng bạn đã có được những kiến thức và hiểu biết quan trọng.

Bạn có thể tham khảo cách viết OKRs để bắt tay vào việc áp dụng OKRs cho doanh nghiệp ngay hôm nay

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận