Hiệu suất công việc là gì? Cách đo lường hiệu suất của nhân viên

Hiệu suất công việc của mỗi nhân viên gắn liền, tác động trực tiếp đến sự phát triển của mọi doanh nghiệp trong ngắn, trung và cả dài hạn. Sẽ không quá nếu nói rằng doanh nghiệp của bạn thành hay bại là nhờ hiệu suất cao hay thấp. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu về hiệu suất công việc qua bài viết sau.

Xem thêm: Thưởng hiệu suất công việc để tạo động lực làm việc cho nhân viên

1. Hiệu suất công việc là gì?

1.1. Định nghĩa 

Hiệu suất công việc là chỉ số đánh giá một nhân sự, một team có đang thực hiện tốt công việc hay không.

Áp lực công việc đòi hỏi nhân viên của bạn phải hoàn thành công việc với hiệu suất cao hơn.

1.2. Chỉ số hiệu suất trong công việc

Chỉ số hiệu suất trong công việc còn được gọi là KPI (Key Performance Indicator). Đây là chỉ số dùng để đánh giá hiệu suất làm việc theo thời gian cho một tổ chức, cá nhân, chương trình, dự án, hành động… KPI thường liên kết, gắn với các mục tiêu chiến lược; kế hoạch về nguồn lực và được đo lường với các mục tiêu cụ thể.

KPI gắn với các con số dễ dàng đo lường, định lượng được để giúp quá trình đánh giá hiệu suất làm việc dễ dàng hơn. Trong thực tế thì KPI cũng có thể được xây dựng gắn với các chỉ số định tính nhưng điều này sẽ dễ dẫn đến việc nhà quản lý đánh giá không chính xác về hiệu suất công việc.

Áp dụng chỉ số hiệu suất trong công việc có thể giúp bạn nhìn nhận được các team, nhân viên của mình đang có thế mạnh hay nhược điểm gì, có thể khắc phục điều gì để cải thiện hiệu suất làm việc.

1.3. Các yếu tố tạo nên hiệu suất công việc

Có nhiều yếu tố có thể tạo nên, ảnh hưởng đến hiệu suất công việc. Chúng ta có thể kể đến 8 yếu tố cơ bản như sau:

2. Biểu hiện hiệu suất thấp/cao trong công việc

Trên cơ sở đã hiểu sơ bộ về hiệu suất công việc, chúng ta hãy cùng tìm hiểu các biểu hiện của hiệu suất thể hiện cụ thể trong công việc thực tế.

2.1. Dấu hiệu cảnh báo nhân viên có hiệu suất thấp

Hội chứng “em tưởng”

Nhân viên có hiệu suất công việc thấp thường không hiểu rõ các nhiệm vụ công việc cần thực hiện. Họ có thể rất thờ ơ, thậm chí vô cảm làm việc và khi kết quả công việc không như mong đợi, cần thực hiện lại thì họ sẽ giải thích “em tưởng”…

Hội chứng “em tưởng” ngoài cảnh báo về việc nhân viên có hiệu suất thấp cũng là dấu hiệu cho thấy bạn nên xem xét lại cách thiết lập mục tiêu của mình. Nếu mục tiêu của bạn thực sự cụ thể, tránh gây nhầm lẫn thì nhân viên của bạn cũng hạn chế được những lần “em tưởng”.

Liên tục bỏ lỡ deadline

Ngoài công việc, nhân viên của bạn còn cuộc sống riêng, còn gia đình, còn rất nhiều mối bận tâm khác. Tuy nhiên, việc nhân viên liên tục bỏ lỡ deadline cho thấy họ chưa thật sự nghiêm túc trong công việc hoặc kỹ năng sắp xếp thời gian, tập trung cho công việc kém.

Deadline công việc là một tiêu chí quan trọng để đo lường hiệu suất công việc của nhân viên.

Khả năng giao tiếp, hợp tác kém với đồng nghiệp

Xu hướng tính cách của nhân viên có thể hướng ngoại, ưa giao tiếp hoặc hướng nội, chỉ thích làm việc độc lập. Nhưng dù tính cách hướng ngoại hay hướng nội thì nhân viên cũng cần duy trì sự giao tiếp, hợp tác phù hợp với đồng nghiệp, quản lý để đạt hiệu quả công việc cao hơn. 

Một nhân viên có hiệu suất thấp thường có khả năng giao tiếp, hợp tác kém. Ở quy mô dự án lớn, công việc phức tạp cần sự phối hợp team nhiều thì những nhân viên này sẽ càng suy giảm hiệu suất công việc.

Phụ thuộc, thiếu tính chủ động trong công việc

Nhân viên của bạn có thể phụ thuộc vào sự chỉ đạo cụ thể của lãnh đạo đến từng chi tiết tỉ mỉ. Họ thiếu tính chủ động, sáng tạo trong công việc. 

Với những nhân viên thường xuyên như vậy, bạn nên trao đổi để họ tự tin, chủ động hơn trong công việc được giao. Công ty cần những người giúp đưa ra giải pháp để hoàn thành công việc chứ không phải những cỗ máy chỉ biết tuân thủ theo yêu cầu.

Không hoàn thành đầy đủ, chính xác công việc được giao

Nhân viên của bạn có làm việc theo cách đối phó không? Họ có thể không hoàn thành đầy đủ, chính xác công việc được giao. Thậm chí, khi phát hiện có sai sót cần làm lại họ cũng im lặng để bớt các “phiền phức” trong công việc. Những nhân viên làm việc với thái độ hời hợt, không quyết liệt làm đến khi đạt được kết quả tốt nhất như vậy sẽ khó đạt được hiệu suất công việc cao.

Chất lượng công việc kém

So với mặt bằng nhân sự ở vị trí tương đương thì nhân viên của bạn có đang đạt chất lượng công việc kém hay không? Ví dụ ở mức trung bình nhân viên Telesales có thể chốt được 3 đơn hàng trong 1 tiếng gọi điện giới thiệu sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Còn nhân viên có hiệu suất kém có thể chỉ đạt được 1 hoặc thậm chí không được đơn hàng nào.

Thiếu nhiệt tình và năng lượng

Thái độ làm việc ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu suất làm việc. Nhân viên luôn uể oải, thiếu nhiệt tình, năng lượng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ công việc được giao. Nhìn rộng ra, những nhân viên thiếu lửa như vậy thậm chí có thể ảnh hưởng đến tinh thần làm việc chung của cả team, cả công ty.

Bạn hãy hình dung về một dự án đang bước vào giai đoạn khó khăn, cần sự chung tay quyết tâm của toàn công ty thì những nhân viên này lại luôn bàn lùi, thiếu căn cứ khiến tinh thần cả team đi xuống. Những nhân viên có hiệu suất công việc kém không chỉ ảnh hưởng đến công việc của họ mà còn ảnh hưởng cả những nhân viên khác.

2.2. Dấu hiệu nhận biết một nhân viên hạng A

Bên cạnh những nhân viên làm việc với hiệu suất công việc kém, lờ đờ như một dạng zombie công sở thì công ty của bạn cũng có thể có những nhân viên hạng A, thậm chí là nhân viên ngôi sao có khả năng dẫn dắt, tạo cảm hứng làm việc, sáng tạo cho cả team, cả công ty. Chúng ta có thể kể đến một số dấu hiệu nhận biết một nhân viên làm việc với hiệu suất cao như:

Luôn nỗ lực hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất

Nhân viên của bạn có thể vừa mới tốt nghiệp, chưa có kinh nghiệm. Họ cũng có thể đã có kinh nghiệm lâu trong nghề nhưng điểm chung của các nhân viên có hiệu suất tốt là họ luôn nỗ lực để hoàn thành công việc với kết quả tốt nhất trong khả năng họ có thể đạt được.

Đúng hạn và tạo sự tin cậy

Nhân viên hạng A thường luôn đúng hạn hoặc thậm chí hoàn thành công việc sớm hơn hạn được giao. Có điều đó là do họ đã dự phòng các rủi ro ảnh hưởng đến tiến độ công việc thực hiện. Luôn đúng hạn và tạo sự tin cậy với lãnh đạo, đồng nghiệp không chỉ giúp nhân viên đạt hiệu suất cao trong công việc của bản thân mà còn giúp tạo hiệu ứng gia tăng hiệu suất toàn team, toàn công ty.

Luôn tìm cách cải tiến hiệu suất làm việc với các sáng kiến trong công việc

Hiệu suất công việc tốt không chỉ cần sự chăm chỉ mà còn cần nhân viên làm việc một cách thông minh, khoa học. Các nhân viên đạt hiệu suất cao luôn suy nghĩ, tìm tòi để cải tiến công việc của mình. Họ cũng thường có các sáng kiến giúp giảm bớt thời gian, gia tăng chất lượng, kết quả công việc đạt được.

Không ngần ngại làm thêm giờ (OT)

Tổng thời gian làm việc không phản ánh toàn bộ về hiệu suất công việc của nhân viên nhưng khi nhân viên của bạn không ngần ngại làm thêm giờ cũng thể hiện rõ trách nhiệm với công việc của họ.

Sẵn sàng hỗ trợ đồng nghiệp trong team

Hiệu suất của cả team sẽ được cải thiện với sự hỗ trợ của các nhân viên xuất sắc, có trách nhiệm. Ngoài đào tạo từ bên ngoài, bạn có thể tận dụng ngay nguồn lực hiện tại để đào tạo nội bộ.

Khả năng kết nối team tốt

Các nhân viên có hiệu suất làm việc tốt, thậm chí ngôi sao của team có thể không tạo ra được hiệu ứng tích cực cho team, cho công ty nếu họ mắc bệnh ngôi sao. Họ chỉ quan tâm đến cảm xúc, thành tích cá nhân của mình mà hạn chế trong khả năng kết nối với phần còn lại của team. Hiệu suất của cả team, cả công ty chỉ có thể đạt được ở mức cao nếu đảm bảo sự kết nối.

Tinh thần làm việc tích cực, tràn đầy năng lượng

Thực tế công việc không bằng phẳng để bạn có thể luôn tăng tốc về đích vượt tiến độ. Những khó khăn, trở ngại trong công việc thường chỉ có thể vượt qua với một tinh thần làm việc tích cực, tràn đầy năng lượng. Các nhân viên xuất sắc, đạt hiệu suất cao trong công việc cũng thường là những người yêu công việc, làm việc tích cực và năng lượng.

3. Tầm quan trọng của hiệu suất trong công việc

Cải thiện hiệu suất công việc có thể đem tới cho doanh nghiệp của bạn tiềm năng phát triển mới với sự phát triển bền vững trong dài hạn.

3.1. Giúp doanh nghiệp của bạn phát triển

Công ty của bạn có thể có sản phẩm, dịch vụ tuyệt vời; có nguồn lực tài chính, cơ sở vật chất mạnh mẽ nhưng công ty của bạn vẫn không thể phát triển được nếu thiếu đi những nhân viên làm việc với hiệu suất cao.

Nhân viên có hiệu suất cao sẽ giúp doanh nghiệp của bạn thuận lợi phát triển. Còn ngược lại, với hiệu suất làm việc thấp, nhân viên của bạn sẽ chỉ khiến khách hàng thất vọng, quay lưng lại với sản phẩm, dịch vụ của công ty.

Sự phát triển của các công ty thường tỷ lệ thuận với hiệu suất công việc đạt được.

3.2. Đem tới trải nghiệm tốt cho khách hàng

Nhân viên là người làm việc trực tiếp với khách hàng. Trải nghiệm của khách hàng tốt hay xấu phụ thuộc rất nhiều vào hiệu suất làm việc của nhân viên. Hiệu suất tiêu cực của nhân viên có thể gây tổn hại cho doanh nghiệp ở mọi cấp độ. Ví dụ như:

• Dịch vụ chăm sóc khách hàng kém có thể khiến khách hàng bỏ đi
• Thiếu sự theo dõi có thể dẫn đến việc bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh
• Sự vắng mặt thường xuyên có thể gây căng thẳng cho các nhân viên khác của bạn
• Những nhân viên không tập trung có thể mắc phải những sai lầm đắt giá, nghiêm trọng.

3.3. Góp phần tạo dựng văn hóa làm việc tích cực

Hiệu suất của nhân viên cũng ảnh hưởng đến văn hóa công ty. Nếu nhân viên của bạn gắn bó, đúng giờ, được quản lý công bằng và sẵn sàng chịu trách nhiệm sẽ góp phần tạo dựng văn hóa tôn trọng và tin cậy. Văn hóa làm việc tốt ngược lại sẽ là nền móng vững chắc để nhân viên tiếp tục đạt hiệu suất làm việc tốt hơn.

Ngược lại, nếu trong một team có một vài cá nhân có hiệu suất làm việc kém và không nỗ lực cải thiện sẽ kéo lùi hiệu suất làm việc của cả team. Đây cũng là một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng đổ lỗi, thiếu trách nhiệm trong công việc.

3.4. Tiết kiệm nguồn lực cho tổ chức

Với hiệu suất làm việc cao, nhân viên của bạn có thể đạt được chính xác những mục tiêu bạn mong muốn trong một khoảng thời gian hạn định. Như vậy, họ đã tiết kiệm được đáng kể nguồn lực về nhân sự, tài chính, thời gian cho tổ chức.

Việc nhân viên của bạn liên tục mắc lỗi, chậm deadline, hiệu suất làm việc kém ngược lại sẽ khiến công ty của bạn luôn trong trạng thái căng thẳng và tiêu tốn quá nhiều nguồn lực không cần thiết.

Nhân viên có hiệu suất thấp không chỉ khiến họ có kết quả làm việc suy giảm mà còn kéo lùi tiến độ của toàn team, ảnh hưởng tiến độ của các bộ phận, phòng ban khác. Cải thiện hiệu suất làm việc vì vậy về bản chất sẽ góp phần giúp công ty của bạn tiết kiệm, tận dụng được đáng kể nguồn lực.

3.5. Giúp công ty của bạn luôn hoàn thành mục tiêu đề ra

Nhân viên đạt hiệu suất cao luôn nỗ lực tối đa để hoàn thành được các mục tiêu đề ra. Về tổng thể, nếu trong team của bạn có nhiều nhân viên như vậy, mục tiêu bạn đề ra sẽ thường ở trạng thái hoàn thành, thậm chí hoàn thành sớm hạn với chất lượng cao.

Trong một công ty với nhiều bộ phận phối hợp với nhau, việc từng cá nhân, từng team đạt hiệu suất cao sẽ góp phần cộng hưởng giúp toàn công ty đạt được mục tiêu. Một cỗ xe có thể bị giảm tốc độ, thiếu sự ổn định, an toàn nếu một bánh xe bị mòn lốp. Bạn hãy chắc chắn cân bằng, đảm bảo hiệu suất của các bộ phận để công ty bạn có thể tăng tốc hiệu suất tối đa.

3.6. Công cụ đo lường sự phát triển, hiệu quả làm việc của nhân viên

Chỉ số hiệu suất công việc – KPI có thể được sử dụng làm công cụ đo lường sự phát triển, hiệu quả làm việc của nhân viên. KPI sẽ giúp nhà lãnh đạo nhanh chóng đánh giá được hiệu quả làm việc của từng nhân viên một cách cụ thể, có căn cứ. Việc xét lương thưởng hàng năm bây giờ sẽ không còn là bài toán làm đau đầu bạn mỗi dịp đánh giá nhân viên hay xét thưởng cuối năm nữa.

Về phía nhân viên, việc theo dõi chính xác hiệu suất công việc cũng giúp họ biết rõ mình đang làm việc ở mức nào, kết quả đạt được ra sao và cần cố gắng, cải thiện thêm điều gì. Trong dài hạn, theo dõi hiệu suất trong công việc tuy có thể tạo áp lực cho nhân viên nhưng sẽ giúp họ phát triển, trưởng thành nhiều hơn trong cả chuyên môn, kỹ năng và thái độ làm việc.

3.7. Tạo dựng xu hướng làm việc tích cực cho toàn team

Một nhân viên làm việc không tốt không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của riêng nhân viên đó mà còn ảnh hưởng đến tinh thần làm việc chung của toàn team. Ngược lại, từng nhân viên xuất sắc, làm việc với hiệu suất cao cũng như những mắt xích giúp tạo nên sự chuyển biến, xu hướng làm việc tích cực cho toàn team của bạn.

Xem thêm: Tầm quan trọng và 5 ý nghĩa của hiệu suất công việc

4. Phương pháp đo lường chính xác hiệu suất công việc 

Một trong những phương pháp giúp đo lường chính xác hiệu suất công việc của nhân viên là phương pháp quản lý theo mục tiêu OKRs (Objectives and Key Results). Với OKRs, bạn sẽ chỉ ra cho nhân viên của mình các mục tiêu chính, then chốt cần đạt được. Cùng với đó là các kết quả chính gắn liền với mục tiêu. Khi nhân viên hoàn thành được các kết quả chính này thì họ cũng tiệm cận dần đến với mục tiêu đề ra. 

OKRs không chỉ là phương pháp quản trị mục tiêu hiệu quả mà còn có thể được áp dụng để đo lường hiệu suất công việc.

OKRs đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công trong việc thiết lập mục tiêu, đo lường hiệu suất công việc tại hàng loạt các công ty hàng đầu trên thế giới như Intel, Google, Youtube, Amazon, Twitter… Tại Việt Nam, OKRs cũng đã được áp dụng tại nhiều công ty lớn như FPT, Careerbuilder, Tinh Vân… 

OKRs giúp bạn đo lường chính xác hiệu suất công việc thông qua nhiều phương thức như:

Phản hồi 360 độ

Nhân viên của bạn sẽ nhận được những phản hồi, đánh giá, góp ý từ nhiều phía như từ cấp trên, đồng nghiệp để cải tiến hiệu suất công việc của họ.

Sử dụng thang điểm xếp hạng

Nhân viên của bạn thông qua việc thực hiện OKRs cũng sẽ biết rõ mình đang hoàn thành mục tiêu ở mức nào, đạt bao nhiêu điểm và sẽ nỗ lực để cải thiện hiệu suất hơn.

OKRs có 2 dạng là OKRs cam kết và OKRs mở rộng. Trong đó, OKRs cam kết cần thực hiện đạt được 100% mục tiêu mới được xem là hoàn thành. Còn OKRs mở rộng với việc thiết lập mục tiêu thực sự khó khăn, thử thách thì việc nhân viên chỉ hoàn thành được 70% mục tiêu đã được xem là thành công. 

Khi áp dụng OKRs để xây dựng thang điểm xếp hạng hiệu suất làm việc cho nhân viên, bạn nên phân biệt 2 dạng OKRs này vì chúng có tính chất, mức độ phức tạp, đòi hỏi nỗ lực khác nhau từ nhân viên.

Nhân viên tự đánh giá

Thiết lập mục tiêu OKRs không theo dạng thác đổ, một chiều áp từ trên lãnh đạo xuống nhân viên mà luôn xem xét đến yếu tố nhân viên tự đánh giá và cam kết hoàn thành mục tiêu. Thông qua các mục tiêu OKRs nhân viên bạn đề xuất, bạn cũng có thể cảm nhận được hiệu suất công việc mà nhân viên đang tự đánh giá và cam kết thực hiện.

Xem thêm: Phương pháp, quy trình & 4 mẫu đánh giá hiệu suất công việc

5. Cách gia tăng hiệu suất trong công việc

Để gia tăng hiệu suất trong công việc, bạn có thể tham khảo áp dụng các cách sau:

5.1. Sử dụng phương pháp làm việc Pomodoro

Pomodoro là phương pháp làm việc tập trung làm việc cao độ trong một khoảng thời gian giới hạn, thường là 25 phút.

Đầu tiên. Bạn sẽ quyết định mình cần làm gì. Sau đó bạn tắt hết chuông điện thoại, thông báo mạng xã hội… để tập trung hoàn toàn tâm trí, sức lực hoàn thành công việc đó trong 25 phút. Sau mỗi một chu kỳ Pomodoro, bạn có thể nghỉ ngắn từ 3 – 5 phút. Sau 4 phiên làm việc thì thời gian nghỉ có thể dài hơn từ 15 – 30 phút.

Tập trung toàn bộ tâm trí để hoàn thành công việc trong 25 phút và bạn sẽ rất ngạc nhiên về hiệu suất công việc mình đạt được so với thông thường.

5.2. Sử dụng nguyên tắc SMART

Nếu bạn đang choáng ngợp với một dự án lớn và không biết nên bắt đầu từ đâu thì bạn có thể áp dụng nguyên tắc SMART bằng cách chia nhỏ dự án ra thành các mục tiêu cụ thể, gắn với yếu tố đo lường, khả thi, liên quan và giới hạn thực hiện trong một khoảng thời gian phù hợp.

Khi bạn thực hiện được từng mục tiêu SMART thì bạn cũng đang tiệm cận dần đến với việc hoàn thành mục tiêu, dự án lớn hơn mình đề ra ban đầu.

5.3. Hãy cho phép bạn làm việc đơn nhiệm

Nhiều người trong chúng ta thường cố gắng làm việc đa nhiệm, ôm đồm nhiều việc một lúc. Có thể bạn đang vừa phải trả lời tư vấn cho khách hàng mà trong đầu lại đang phải lo nghĩ về bản dự thảo chương trình sự kiện cho tuần tới. Cũng có khi bạn đang nhắm mắt ngủ trưa mà vẫn suy nghĩ về deadline bài viết cần hoàn thành trong ngày.

Bạn hãy cho phép mình được làm việc đơn nhiệm để đạt hiệu suất làm việc cao nhất. Khi làm việc A, bạn hãy chỉ nghĩ về việc A. Hoàn thành xong thì chúng ta chuyển sang việc B.

5.4. Phân chia thứ tự ưu tiên công việc theo sơ đồ Eisenhower

Bạn có thể phân chia thứ tự ưu tiên hoàn thành công việc ra thành 4 dạng:

• Ưu tiên hàng đầu: làm ngay những việc quan trọng và khẩn cấp
• Ưu tiên thứ 2: sắp xếp thời gian để làm những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
• Ưu tiên thứ 3: ủy thác những việc không quan trọng nhưng khẩn cấp
• Ưu tiên thứ 4: có thể bỏ qua những việc không quan trọng, không khẩn cấp

Những việc quan trọng và khẩn cấp cần được ưu tiên hoàn thành ngay đầu tiên.

Lời kết,

Về tổng quan, hiệu suất công việc là bài toán đặt ra với mọi doanh nghiệp, tổ chức. Nếu giải được thì doanh nghiệp sẽ phát triển vượt trội. Ngược lại, nếu doanh nghiệp của bạn có hiệu suất làm việc kém thì viễn cảnh suy thoái, bị cạnh tranh, thậm chí bị loại bỏ khỏi thị trường cung ứng sản phẩm, dịch vụ là điều khó tránh khỏi.

Mỗi nhân viên có hiệu suất tốt là một ngôi sao. Mỗi team có hiệu suất tốt là một dải sáng. VNOKRs chúc công ty của bạn luôn đạt được hiệu suất làm việc cao với một dải ngân hà các nhân viên hạng A năng nổ, tích cực, giàu năng lượng và hiệu suất.

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.