Kiến thức OKRs

Phương pháp đánh giá OKRs theo Google & Felipe Castro

admin
 - Tháng Ba 27, 2020

Từ kinh nghiệm trong quá trình thực tiễn áp dụng OKRs của VNOKRs, nếu đợi đến cuối chu kỳ (phổ biến là một quý) chúng ta mới đánh giá sự thành công của OKRs, rủi ro có thể xảy đến khi mục tiêu không hoàn thành là chúng ta sẽ mất đi 3 tháng vô ích. Vậy nên OKRs cần phải được đánh giá đúng cách ngay từ khi thiết lập và trong suốt quá trình thực hiện OKRs.

Việc đánh giá, chấm điểm OKRs thường xuyên cho phép từng nhân viên, phòng ban và cả công ty theo dõi được:

  • Tiến trình thực hiện OKRs: Các KRs đã thực hiện tới đâu, có đạt tiến độ đề ra hay không, liệu có thể hoàn thiện được trước khi OKRs hết hạn hay không… 
  • Thay đổi những mục tiêu ưu tiên: Trong trường hợp mục tiêu hiện tại không còn phù hợp nữa (mục tiêu quá dễ, quá khó, hoặc không còn phù hợp để thực hiện ở thời điểm hiện tại). 
  • Thay đổi, thêm bớt nguồn lực cho phù hợp tình hình thực tế để có thể cân đối giữa việc thực hiện các mục tiêu, hoàn thiện các kết quả chính đúng thời hạn.
  • Tự nhận thức về bản thân mình sau mỗi chu kỳ OKRs

Bên cạnh đó, mỗi phòng ban, nhóm và cá nhân đều có các bộ OKRs khác nhau. Tuy tất cả đều hướng đến mục đích đóng góp cho OKRs của công ty, nhưng các nhóm và cá nhân vẫn thường có xu hướng hiểu về OKRs khác nhau. 

Mỗi người sẽ có cách đặt, đo lường và chấm điểm OKRs khác nhau. Do đó, tiến trình thực hiện và kết quả của OKRs thường không được ghi nhận chính xác. Vì lý do này, một khung tính điểm và đánh giá được chuẩn hóa là rất cần thiết. 

Việc cung cấp thang điểm chung giúp các phòng ban, các nhóm và từng cá nhân hiểu rõ được OKRs của mình đang đạt được mức độ nào. Dưới đây là hai phương pháp đánh giá, chấm điểm OKRs phổ biến trên thế giới đã được kiểm chứng và áp dụng thành công tại những công ty hàng đầu mà bạn có thể tham khảo:

Đánh giá OKRs theo phương pháp Google – chấm điểm phân loại cuối chu kỳ

Một cách đánh giá OKRs phổ biến hiện nay đang được áp dụng tại Google và nhiều công ty lớn khác là đánh giá trên thang điểm 0 – 1.0.

Mô tả phương pháp

“0” tương đương với thất bại và “1.0” có nghĩa là hoàn toàn đạt được mục tiêu. Trong các chỉ số này, mỗi kết quả chính riêng lẻ được phân loại và tính trung bình để chấm điểm cho mục tiêu.

Thang đánh giá như sau:

cach-danh-gia-okrs-google

  • 0.7 – 1.0: biểu thị bằng màu xanh lá – hoàn thành OKRs.
  • 0.4 – 0.6: biểu thị bằng màu vàng – có tiến bộ công việc nhưng không hoàn thành OKRs.
  • 0.0 – 0.3: biểu thị bằng màu đỏ – không có sự tiến bộ, cố gắng trong công việc hoặc mục tiêu không phù hợp thực tế.

Điểm số đánh giá này được cập nhật theo số liệu từng tuần hoặc sau mỗi lần check-in. Con số cuối cùng sẽ được tổng hợp vào cuối quý hoặc khi OKRs kết thúc. Điểm số đánh giá Objective sẽ dựa trên con số trung bình từ điểm số của các KRs.

Ví dụ:

Objective: Tăng trưởng danh tiếng công ty quý 4

  • KR1: Thêm 100.000 view trên Youtube 
  • KR2: Tăng 10.000 fan Fanpage 
  • KR3: Tăng 20% lượt truy cập từ SEO 

Đến cuối chu kỳ kết quả đạt được như sau:

  • KR1: Thêm 110.000/100.000 view trên Youtube => mức độ hoàn thành 1.0
  • KR2: Tăng 7.000/10.000 fan Fanpage => mức độ hoàn thành 0.7 
  • KR3: Tăng 25%/20% lượt truy cập từ SEO => mức độ hoàn thành 1.0

Điểm đánh giá trung bình OKRs trên là 0,9. Vì mục tiêu ban đầu là tham vọng, nên điểm số trong khoảng xanh lá và được coi là đã hoàn thành OKRs. 

Để đánh giá mức độ hoàn thành của một OKRs vào cuối chu kỳ, chúng ta không chỉ dựa vào điểm số mà còn phải dựa vào việc đó là OKRs cam kết hay OKRs mở rộng.

Với OKRs cam kết: được coi là hoàn thành khi điểm số là 1.0

Với OKRs mở rộng: được coi là hoàn thành khi điểm số từ 0.7 trở lên.

Tìm hiểu thêm: OKRs cam kết và OKRs mở rộng.

Ý nghĩa của phương pháp.

OKRs với John Doerr không phải là công cụ để giám sát và đánh giá hiệu suất công việc mà là công cụ hợp tác để mỗi cá nhân trong tổ chức hợp tác cùng nhau đạt mục tiêu chung. Việc chấm điểm vào cuối chu kỳ nhằm xem xét liệu mỗi người, nhóm và cả công ty đã đạt mục tiêu chưa, mục tiêu có quá khó hoặc quá dễ hay không và nỗ lực của mỗi người có thực sự dủ chưa.

Đánh giá mục tiêu cuối chu kỳ là cơ hội để suy nghĩ về những thành công và kinh nghiệm bạn đã nhận được. Điểm thấp khiến chúng ta nhìn sâu hơn vào các vấn đề dẫn tới thất bại, điểm cao cho chúng ta biết điều gì đã giúp chúng ta thành công.

Khi đánh giá OKRs theo thang điểm 0 – 1.0, việc tất cả các kết quả đều đạt mức hoàn hảo 1.0 nhiều khi cũng không phải là điều tốt. Nếu tất cả đều hoàn thành 100%, có thể bạn đang để OKRs quá dễ dàng và nhân viên không cần phải nỗ lực nhiều vẫn hoàn thành được. 

Trường hợp các chỉ số liên tục từ 0 – 0.3, điều đó có thể do nhân viên của bạn chưa đủ cố gắng hoặc mục tiêu không phù hợp thực tế, quá khó và cần điều chỉnh.

Việc đánh giá này được thực hiện bởi mỗi cá nhân, có sự góp ý của cấp trên. Tổ chức cần có một quy trình đánh giá phân loại OKRs vào cuối chu kỳ chuẩn để mọi người thực hiện theo. Việc đánh giá này sẽ xoay quanh các câu hỏi do mỗi cá nhân đã đặt ra như:

  • Bạn chấm điểm phân loại OKRs này thế nào?
  • Nếu đã hoàn thành OKRs việc gì đã đóng góp vào thành công? Nếu chưa hoàn thành, điều gì đã cản trở OKRs của bạn?
  • Bạn đã rút ra được những bài học, kinh nghiệm như thế nào?

Để đảm bảo cho việc tất cả thành viên trong công ty đều thực hiện chấm điểm phân loại OKRs vào cuối chu kỳ theo cùng một quy trình. Chúng tôi đã tiêu chuẩn hoá việc chấm điểm phân loại OKRs và đưa vào phần mềm VNOKRs của mình.

cach-danh-gia-cham-diem-phan-loai

Cách đánh giá OKRs, chấm điểm phân loại – Phần mềm VNOKRs

Tìm hiêu thêm về phần mềm VNOKRs tại đây

Lưu ý:

Bản chất OKRs là đặt ra những mục tiêu thách thức đòi hỏi sự nỗ lực cao để đạt được, do đó dữ liệu khách quan nên được xem xét một cách chủ quan. Vì vậy khi chấm điểm phân loại cuối chu kỳ, đối với bất kỳ mục tiêu nào đều cần đánh giá sự nỗ lực của cá nhân sở hữu mục tiêu.

Dưới đây sẽ là một ví dụ để làm rõ:

Giả sử bạn lại là một nhà tuyển dụng bóng đá, Mục tiêu của bạn là “Ký hợp đồng với 3 tiền vệ trung tâm mới”. Trong chu kỳ OKRs của mình, bạn chỉ có thể ký được hợp đồng với một người — nhưng cầu thủ đó lại là một tiền vệ trung tâm ngôi sao mà những câu lạc bộ khác đều theo đuổi.

Dựa trên con số thì kết quả của bạn sẽ là 0,33 nhưng bạn có thể cho mình 0,9 vì bạn đã nỗ lực để mang về cho đội nhà một cầu thủ ngôi sao. 

Như John Doerr đã viết trong Measure What Matters:

“Rốt cuộc, mục tiêu và kết quả chính là giúp mọi người làm việc đúng đắn.”

Đánh giá OKRs theo phương pháp Felipe Castro – chấm điểm tiến độ.

Viết ra OKRs nhưng sau đó lại bỏ quên là một lỗi rất phổ biến mà các doanh nghiệp gặp phải. Bạn không thể chỉ đặt ra OKRs và đánh giá, chấm điểm phân loại nó vào cuối mỗi chu kỳ. Điều đó rất dễ dẫn đến những rủi ro như sau:

  • Rủi ro cuối chu kỳ: Công việc không được kiểm tra thường xuyên và khi thất bại ở ngay trước mắt, chúng ta không còn thời gian để cứu vãn.
  • Rủi ro bất chợt: Mọi thứ có vẻ êm xuôi khi nhìn vào con số, nhưng những trở ngại lớn lại phát sinh vào cuối chu kỳ khiến mọi thứ nhanh chóng thất bại.
  • Rủi ro chệch hướng: Công việc không được kiểm tra thường xuyên cho đến khi chúng ta nhận ra sự chệch hướng đã diễn ra từ lâu.

Vì vậy trong quá trình triển khai OKRs cần phải có sự theo dõi và đánh giá OKRs liên tục. Felipe Castro đã đưa ra một cách đánh giá OKRs – chấm điểm tiến độ thông qua các buổi Check-in hàng tuần.

Mô tả phương pháp

Check-in là buổi họp 1:1 giữa người quản lý và nhân viên để kiểm tra công việc hàng tuần nhằm đánh giá tiến độ. Điểm số OKRs được cập nhật định kỳ cho chúng ta thấy mình đang đi đúng hướng để hoàn thành Mục tiêu này hay không? Nếu không đúng hướng thì câu hỏi sẽ là “Tại sao?”“Vậy phải làm gì tiếp theo”.

Mô hình tốt nhất cho Check-in bao gồm bốn yếu tố, được Felipe Castro mô tả trong ma trận 2 × 2 bên dưới:

danh-gia-okrs-felipe-castro

Trong một buổi Check-in, người quản lý và nhân viên sẽ duyệt qua từng yếu tố cho từng Kết quả chính:

Tiến độ OKRs

Việc Check-in bắt đầu với dữ liệu. Tiến độ công việc hiện tại đang như thế nào?

Các công việc cụ thể (kế hoạch, đầu việc) hiện tại của KR này là gì? Điều gì đã thay đổi kể từ lần Check-in trước?

Tiến độ của từng Mục tiêu và Kết quả chính sẽ được cập nhật trong mỗi buổi check-in. Số đo của kết quả chính đươc quy đổi ra %, trung bình % của các Kết quả chính được lấy làm % của Mục tiêu. Điều này đảm bảo cho việc khi đề ra kết quả chính, chúng có vai trò ngang nhau và không có kết quả chính nào là dư thừa.

Mức độ tự tin

Nếu cập nhật tiến độ là khía cạnh định lượng của Check-in, thì mức độ tự tin mang lại khía cạnh định tính. Điều mà dữ liệu không phản ánh được hoàn toàn?

Để đặt mức độ tin cậy, nhóm phải trả lời câu hỏi sau: Dựa vào những thông tin chúng ta đang có, chúng ta sẽ tự tin đến mức nào về việc đạt được KR?

Một số công ty sử dụng thang điểm từ 1 đến 10 để đặt mức độ tin cậy, nhưng theo kinh nghiệm của chúng tôi, nó có thể gây nhầm lẫn như chấm điểm KR. Tôi khuyên bạn nên áp dụng ba cấp độ, bằng cách sử dụng màu sắc (Xanh, Da cam, Đỏ) hoặc biểu tượng cảm xúc (Rất tốt, Ổn, Không ổn lắm):

danh-gia-muc-do-tu-tin

Theo dõi OKRs: Mức độ tự tin

Trở ngại

Điều gì làm chậm OKRs của bạn? Nguyên nhân chủ quan là gì? Nguyên nhân khách quan là gì? 

Việc đặt ra những câu hỏi về trở ngại, người quản lý có thể nắm được tình hình thực hiện OKRs của nhân viên và dự đoán được những rủi ro giữa chu kỳ. Đưa ra được nguyên nhân gây trở ngại sẽ giúp cho người quản lý dễ dàng đưa ra những góp ý, những sự trợ giúp hữu ích.

Nếu trở ngại đến từ một nguyên nhân khách quan không thể khắc phục được, chúng ta có thể xem xét đến việc thay đổi kế hoạch để đạt đảm bảo hoàn thành mục tiêu. Thậm chí có thể bỏ Kết quả chính đang thực hiện để thay bằng một kết quả chính khác.

Làm gì để vượt qua trở ngại

Chúng ta sẽ làm gì để vượt qua những trở ngại đó để cải thiện kết quả?

Hãy nhớ nếu tiến độ các KR đứng yên, điều đó là một dấu hiệu không tốt. Bạn phải làm một cái gì đó để cải thiện kết quả của bạn. 

Người nhân viên sẽ đề xuất những phương án, sáng kiến của mình để có thể vượt qua trở ngại. Người quản lý sẽ xem xét những sáng kiến, kế hoạch của nhân viên và đưa ra sự hỗ trợ kịp thời.

cham-diem-tien-do-hang-tuan

Check-in Chấm điểm tiến độ hàng tuần – Phần mềm VNOKRs

Quy trình Check-in chấm điểm tiến độ hàng tuần của VNOKRs:

  1. Cập nhật số đo của Kết quả chính (điểm tiến độ).
  2. Tiến độ, kết quả công việc: kiểm tra kế hoạch tổng thể, những gì đã làm, đang làm và sẽ làm.
  3. Công việc nào đang và sẽ chậm tiến độ: kiểm tra các vấn đề, rủi ro.
  4. Trở ngại khó khăn là gì: với những việc bị chậm lại, điều gì gây ra sự chậm trễ đó? Nguyên nhân chủ quan là gì? Nguyên nhân khách quan là gì?
  5. Cần làm gì để vượt qua trở ngại: Những giải pháp cụ thể mà nhân viên đề ra để khắc phục trở ngại, có thể cần nguồn nhân lực, sự trợ giúp từ cấp trên và người liên quan.
  6. Mức độ tự tin của bạn: rất tốt, ổn, không ổn lắm.
  7. Người quản lý cung cấp các phản hồi hoặc ghi nhận.

Tại VNOKRs Check-in là điều bắt buộc và trở thành kỷ luật. Bạn không thể bỏ Check-in vì bất cứ lý do nào. Kỷ luật check-in giúp toàn bộ tổ chức bám sát được mục tiêu, tránh được những rủi ro, từ đó mà giữ vững được OKRs.

Tìm hiểu thêm bài viết: Theo dõi kết quả OKRs hàng tuần với 3 bước Check-in

Ý nghĩa của phương pháp

Cách đánh giá OKRs – chấm điểm tiến độ giữa chu kỳ của Felipe Castro giúp cập nhật và theo dõi tiến độ liên tục trong quá trình thực hiện OKRs. Bất cứ khi nào có trở ngại hoặc có dấu hiệu đi chệch hướng trên toàn bộ hành trình đến mục tiêu, chúng ta đều sẽ biết được và có những phương án kịp thời.

Việc đánh giá dựa trên Mức độ tự tin giúp người quản lý dễ dàng nắm bắt được khả năng hoàn thành OKRs của nhân viên và cũng tạo ra sự Cam kết của nhân viên với OKRs. Có thể điểm số OKRs của nhân viên đang không tốt nhưng mức độ tự tin hoàn thành OKRs của anh ta là “Ổn” người quản lý vẫn có thể yên tâm về kết quả OKRs. 

Ngược lại mặc dù điểm số OKRs đang rất tốt nhưng Mức độ tự tin là “Không ổn lắm” rất có thể nhân viên đang gặp một số vấn đề và nếu không giải quyết kịp thời sẽ dẫn đến những rủi ro cuối chu kỳ.

Cách đánh giá OKRs – Chấm điểm tiến độ thông qua các buổi Check-in hàng tuần giúp cho tổ chức có thể đánh giá được tình hình của doanh nghiệp, quản lý hiệu suất liên tục, phát hiện sớm những trở ngại khó khăn từ đó mà hạn chế những rủi ro khiến cho OKRs thất bại.

Tìm hiểu thêm về CFRs: Sự kết hợp OKRs và CFRs: “Cặp bài trùng” ăn ý

Kết luận,

Trên đây là những hướng dẫn của VNOKRs về cách đánh giá OKRs đúng cách theo những phương pháp chuẩn quốc tế. Hy vọng với những chia sẻ trên đây sẽ giúp cho các doanh nghiệp có 

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi rõ nguồn khi trích dẫn

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận