OKRs đơn giản, nhưng không dễ khi đưa vào một tổ chức. Bạn cần hiểu rõ điều đó. Theo VNOKRs, để có thể đưa OKRs vào doanh nghiệp với ít trở ngại nhất, chúng ta cần 1 tháng học tập nghiêm túc ở quy mô toàn doanh nghiệp.
Trong 1 tháng đó, những gì doanh nghiệp cần làm là 6 bước quan trọng sau đây:
Điều này giống như việc bạn khởi động thật kỹ trước khi bắt đầu làm quen với một môn thể thao mới. Sự vội vàng sẽ chỉ khiến quá trình sau này vất vả thêm mà thôi!
Bước 1: Lãnh đạo cao nhất quyết tâm & chủ động học hỏi OKRs
Lãnh đạo cao nhất đóng vai trò rất quan trọng trong việc đưa OKRs vào thực hiện trong tổ chức. Họ không chỉ là người hỗ trợ cho OKRs mà còn phải là người hiểu và nắm rõ về OKRs. Vì vậy người lãnh đạo cao nhất cần tích cực tìm hiểu, học hỏi về OKRs.
Dưới đây VNOKRs sẽ cung cấp một số cách giúp các nhà lãnh đạo có thể học tập kiến thức OKRs được bài bản, đầy đủ nhất.
Những cuốn sách CEO cần đọc
Ngay cả việc bạn đã học OKRs trong các lớp học, ứng dụng học Online của VNOKRs, thì điều chắc chắn bạn cần phải làm để không ứng dụng OKRs sai, đó là đọc sách. Nếu không, bạn dễ trở thành “thầy bói xem voi”.
Measure What Matters – Làm điều quan trọng – Tác giả John Doerr
Cuốn sách này xứng đáng là “Kinh thánh” về OKRs mà bất kỳ ai mong muốn tìm hiểu về OKRs cũng nên đọc. Cuốn sách chứa đựng những triết lý, những giá trị cốt lõi của OKRs thông qua những câu chuyện của những công ty thành công với OKRs trên thế giới và Google là một đại diện tiêu biểu.
Mặc dù theo VNOKRs, cuốn sách Measure What Matters sẽ phù hợp hơn với những công ty đã có nhiều trải nghiệm với OKRs vì nó hàm chứa rất nhiều triết lý sâu xa và sẽ hơi khó hiểu một chút nếu bạn còn “mới tinh” với OKRs. Tuy nhiên bạn vẫn nên đọc nó khi bắt đầu thực hiện OKRs, cuốn sách sẽ giúp bạn có thêm nhiều động lực và cảm hứng với OKRs.
Objective and Key Results – OKRs Nguyên lý và thực tiễn – Tác giả Paul Niven & Ben Lamorte
Đây là cuốn sách hướng dẫn thực hành đầu tiên về OKRs trên thế giới. Cuốn sách sẽ đi từ khung cơ bản đến phân tích chi tiết các phương pháp hay nhất, hướng dẫn đầy đủ cách triển khai để giúp bạn tận dụng tối đa OKRs. Bao gồm các nghiên cứu điển hình về OKRs chi tiết từ FlipKart, Sears, Zalando, TaxSlayer, CareerBuilder và GoNoodle!
Radical Focus – Bí mật của sự tăng trưởng – Tác giả Christina Wodtke
Nếu doanh nghiệp của bạn là một Startup với nhân sự từ 10 đến 15 người, đây sẽ là một cuốn sách phù hợp với bạn. Bạn có thể nhìn thấy đâu đó hình ảnh của mình thông qua cuốn sách này.
Cuốn sách lấy trọng tâm là phương pháp OKRs (Mục tiêu – Kết quả chính) và truyền tải sinh động phương pháp thực hiện cũng như tình huống áp dụng thông qua câu chuyện khởi nghiệp của Hanna và Jack.
OKRs Hiểu đúng, làm đúng. – Tác giả Mai Xuân Đạt
Cuốn sách hướng dẫn cách thực hành OKRs chi tiết dành cho bất kỳ ai, bất kỳ đội nhóm, tổ chức nào, được đúc rút ra từ những kinh nghiệm của tác giả trong quá trình nghiên cứu và thực tiễn áp dụng OKRs cho các doanh nghiệp Việt Nam.
OKRs hiểu đúng, làm đúng đưa ra hướng dẫn chi tiết từng bước để bắt đầu và đưa OKRs vào doanh nghiệp thành công. Cuốn sách lý giải OKRs và giải đáp tất cả những thắc mắc ở khía cạnh thực tế và dễ hiểu với những ví dụ cụ thể sẽ giúp các doanh nghiệp Việt Nam có kiến thức đầy đủ để thực hành áp dụng OKRs vào tổ chức của mình.
Hiện nay sách “OKRs Hiểu đúng, làm đúng” đang được bán trong các hiệu sách trên toàn quốc và đã có Ebook và Audio Book, bạn đọc quan tâm có thể tìm mua theo địa chỉ đường link bên dưới:
Sách giới thiệu bởi huấn luyện viên Mai Xuân Đạt
Ngoài các cuốn sách về OKRs đáng đọc như trên, để có thể vận hành doanh nghiệp của mình đúng đắn, sau đây là các cuốn sách mà huấn luyện viên Mai Xuân Đạt của VNOKRs khuyên đọc. Chúng bổ khuyết cho các quan điểm của CEO về cách xây dựng một doanh nghiệp từ nhỏ tới lúc phát triển và đi nhanh.
- Từ tốt đến vĩ đại (Good to great) – Jim Collins: làm sao để xây dựng một doanh nghiệp đúng ngay từ đầu và giảm bớt sự đau đầu của CEO?
- Xây dựng để trường tồn (Built to last) – Jim Collins & Jerry I. Porras: văn hóa doanh nghiệp là gì? Làm sao để tạo ra cơ sở cho việc lựa chọn đúng người.
- Vĩ đại do lựa chọn (Great by choice) – Jim Collins & Morten T. Hansen: doanh nghiệp nhỏ nên làm gì để sống xót và phát triển.
- Quy tắc của Google (Work Rule!) – Laszlo Bock: cách Google nghĩ về con người và tại sao họ lại có thể tin vào nhân viên của mình như thế. Những suy nghĩ về nhân sự trái với những gì mà các CEO hay nghĩ.
Tài liệu tìm hiểu OKRs
Hiện nay có rất nhiều trường phái về OKRs của các nhà huấn luyện OKRs hàng đầu trên thế giới. Mỗi trường phái sẽ có một góc nhìn và cách thực hiện OKRs khác nhau. Dưới đây VNOKRs giới thiệu hai bộ tài liệu rất nổi tiếng về OKRs của Google và Felipe Castro để giúp các tổ chức có nhiều sự lựa chọn tùy theo mục đích tìm hiểu của mình.
- Website của John Doerr: http://whatmatters.com
- Tài liệu OKRs Re:Work – Tài liệu OKRs của Google: link download
- Tài liệu The Beginner’s Guide to OKR – Tài liệu hướng dẫn bắt đầu với OKRs của Felipe Castro: link download
- Hiểu nhanh và cách làm đúng về OKRs: https://felipecastro.com/en/okr/what-is-okr/
Các kênh thông tin hữu ích
VNOKRs cũng xây dựng một hệ thống website và kênh youtube chia sẻ kiến thức giúp các doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu và áp dụng OKRs vào doanh nghiệp một cách đúng đắn. Bạn có thể tìm hiểu thêm về OKRs thông qua những kênh thông tin hữu ích dưới đây.
- VNOK (OKRs Việt Nam): Cộng đồng những người yêu thích tìm hiểu OKRs.
- Tổng quan OKRs: Website hướng dẫn tổng quan về OKRs.
- Blog OKRs: Nơi chia sẻ những bài viết hay nhất về OKRs.
- Ví dụ OKRs: Cung cấp những mẫu OKRs cho các phòng ban, công ty.
- Hỏi đáp OKRs: Giải đáp thắc mắc xoay quanh OKRs.
- Kênh Youtube VNOKRs: kênh chia sẻ kiển thức để áp dụng OKRs cho các doanh nghiệp Việt Nam.
Những lưu ý dành cho CEO
Việc đưa OKRs vào áp dụng trong doanh nghiệp không phải là việc thực hiện trong một sớm một chiều. Ngoài việc tìm hiểu kỹ tài liệu về OKRs, học hỏi về OKRs để trở thành những OKRs Master, CEO cần phải chuẩn bị trước một kế hoạch bài bản để đưa OKRs vào tổ chức.
- CEO phải thật quyết tâm với OKRs, nếu bạn không có sự quyết tâm đến cùng với OKRs bạn sẽ không bao giờ thực hiện được.
- Tìm hiểu trước những khó khăn, những sai lầm khi áp dụng OKRs để không mắc phải những lỗi tương tự khi đưa OKRs vào trong tổ chức.
- Là người tiên phong duy trì kỷ luật với OKRs, tuân thủ những quy tắc và các bước cần thiết để đưa OKRs vào tổ chức.
Danh sách những bài viết CEO cần tìm hiểu trước khi áp dụng OKRs.
- Văn hoá cần thiết để OKRs thành công.
- Sai lầm dễ mắc phải khi thực hiện OKRs
- Lưu ý khi bắt đầu thực hiện
- Yếu tố giúp doanh nghiệp thành công với OKRs.
- Các yếu tố ảnh hưởng đến OKRs.
- Tại sao OKRs không nên gắn với lương thưởng.
Bước 2: Nhân viên hiểu rõ về OKRs, đồng lòng thực hiện
Sau khi người lãnh đạo cao nhất đã có quá trình tìm hiểu, học tập và quyết tâm thực hiện OKRs một cách nghiêm túc. Việc tiếp theo cần làm là thuyết phục toàn bộ thành viên trong tổ chức hiểu và đồng lòng thực hiện.
Đây là bước quan trọng và cũng là khó khăn nhất để đưa OKRs vào tổ chức. Bởi lẽ tổ chức của bạn là tập hợp của rất nhiều nhóm người, một số người sẽ thích hợp với OKRs ngay từ đầu, trong khi những người khác sẽ đưa ra sự phản kháng. Hầu hết các tổ chức đều phát sinh nhiều hoài nghi về những thay đổi.
Vì vậy để giúp cho nhân viên hiểu rõ về vai trò của OKRs đối với tổ chức, giúp họ có thể đồng lòng thực hiện, bạn cần phải làm những công việc sau:
Tổ chức cần có lý do để thay đổi
Theo kinh nghiệm của VNOKRs khi làm việc với các doanh nghiệp, lãnh đạo cấp cao của tổ chức sẽ bắt đầu quan tâm tới việc thực thi quản trị một cách bài bản khi bắt đầu gặp các vấn đề dẫn tới việc không điều hành được hệ thống.
Nếu tổ chức của bạn là một trong 5 kiểu tổ chức sau, chúng tôi tin rằng các bạn sẽ phù hợp ngay lập tức và có đủ quyết tâm mạnh mẽ trong việc thực hiện OKRs.
- Tổ chức đang gặp các vấn đề nguy cấp, ảnh hưởng đến sự tồn tại.
- Tổ chức đang rối ren, lãnh đạo đang đau đầu cho dù kết quả vẫn đang tốt, cần một sự quản trị bài bản.
- Tổ chức cần một công cụ để triển khai thành công các chiến lược, ý tưởng của CEO.
- Tổ chức trì trệ cần một làn gió mới.
- Tổ chức có tham vọng lớn, mong muốn phát triển vượt bậc.
Thật đáng tiếc nhưng với kinh nghiệm của chúng tôi, nếu doanh nghiệp đang phát triển đểu đặn và CEO không quá đau đầu, thường thì sẽ chưa đủ quyết tâm để áp dụng OKRs hay bất kỳ hình thức quản trị mới mẻ nào khác.
Đảm bảo tất cả mọi người đều hiểu về lợi ích mà OKRs mang lại
Tổ chức của bạn là một tập thể với rất nhiều kiểu người và kiểu tính cách khác nhau. Mỗi người sẽ có góc nhìn riêng, lo ngại riêng với những sự thay đổi. Hãy đảm bảo rằng khi thực hiện OKRs tất cả mọi người đều sẽ biết OKRs giúp ích được gì cho họ.
VNOKRs khuyên bạn nên có cách nói chuyện và thuyết phục riêng đối với từng nhóm người trong tổ chức của mình. Dưới đây là 5 nhóm người mà bạn với vai trò là CEO cần phải thuyết phục trong tổ chức của mình.
Thuyết phục nhóm lãnh đạo cấp cao
Để triển khai OKRs trên toàn bộ tổ chức, sự ủng hộ từ bộ máy lãnh đạo cấp cao là một điều bắt buộc. Họ cùng với CEO là những gắn bó với tổ chức lâu năm và là những người có sự ảnh hưởng lớn trong tổ chức, vì vậy nhận được sự ủng hộ từ nhóm này là rất quan trọng.
Bạn cần tổ chức một cuộc họp với nhóm quản lý cấp cao và nói rõ cho họ biết vì sao công ty cần áp dụng OKRs. Hãy cho thấy lợi ích và tác động kinh doanh đến tổ chức nếu áp dụng OKRs. Đưa ra các trường hợp điển hình, tương đồng với tổ chức và dự trù thời gian và ngân sách để vận hành OKRs.
Thuyết phục nhóm lãnh đạo cấp trung
Nhóm lãnh đạo cấp trung là một nhân tố quan trọng trong việc thực hiện OKRs. Họ là cầu nối giữa bạn (người CEO) với những nhân viên cấp thấp, đảm bảo rằng tất cả những quản lý cấp trung đều hiểu rõ vì sao OKRs lại cần thiết và đưa ra những lợi ích của OKRs mà họ sẽ nhận được.
Hãy đưa ra những lợi ích mà họ nhận được khi áp dụng OKRs như: Họ sẽ được làm đúng vai trò và chuyên môn của người quản lý. Họ sẽ không phải thực hiện những công việc đi sâu vào chi tiết thay vào đó họ sẽ có thời gian để phát triển năng lực quản lý của mình.
Thuyết phục nhóm micro-influence
Một nhóm khác bạn nên thuyết phục đó là những nhân viên có ảnh hưởng (mini-influence) trong tổ chức. Những người này không hẳn là những quản lý, đôi khi họ là một cậu nhân viên hoạt ngôn, một nhân viên lâu năm được tôn trọng, một người luôn thu hút được sự chú ý của đồng nghiệp.
Như cái tên của họ “người ảnh hưởng”, họ sẽ mang năng lượng tích cực của mình và ảnh hưởng đến nhiều người khác trong tổ chức. Những người này cần được trao đổi thẳng thắn với lãnh đạo về việc tại sao chúng ta cần áp dụng OKRs, tại sao lại chọn OKRs và có những lo ngại gì.
Thuyết phục nhóm có xu hướng phản đối
Một nhóm người nữa mà bạn cần đặc biệt quan tâm đó là những cá nhân có xu hướng phản kháng. Hãy cho họ biết rõ hơn lý do tại sao tổ chức và người lãnh đạo lựa chọn OKRs. Và nếu cần thiết hãy thể hiện quyết tâm cao của bạn cho nhóm người này biết:
“Hoặc là bạn phù hợp với OKRs, hoặc là bạn sẽ không phù hợp với công ty”
Không thể chỉ vì một số cá nhân mà kìm hãm nỗ lực đưa tổ chức tiến lên phía trước của cả tập thể.
Thuyết phục toàn bộ nhân viên
Sau khi bạn đã nói chuyện và thuyết phục được từng nhóm người trong tổ chức. Bạn cần có một buổi nói chuyện với toàn bộ nhân viên của mình về việc áp dụng OKRs.
Để bắt đầu việc áp dụng OKRs hãy nói rõ lý do “vì sao chúng ta cần OKRs” và “tại sao chúng ta chọn OKRs” với tất cả mọi người. Hãy cho thấy sự quyết tâm của người lãnh đạo cao nhất và hãy cho biết OKRs sẽ giúp được gì cho chính bản thân những người nhân viên.
Bạn cần thuyết phục chứ không phải ép buộc mọi người, hãy làm việc này một cách công khai trong một buổi họp chung toàn công ty. Và nếu tổ chức không có ai có khả năng thuyết trình tốt, hãy xem xét mời một chuyên gia từ bên ngoài, xu hướng của mọi người là tin vào lời nói khách quan từ một chuyên gia.
Bước 3: Cả tổ chức học tập OKRs nghiêm túc
OKRs có những nguyên tắc, nếu tổ chức của bạn vội vàng áp dụng OKRs mà chưa có một sự chuẩn bị kỹ càng thì chắc chắn bạn sẽ không thu được những lợi ích vốn có của OKRs. Đây là một điều rất phổ biến đã xảy ra ở hầu hết các doanh nghiệp cho rằng OKRs không phù hợp.
Vì vậy để rút ngắn thời gian và nhanh chóng áp dụng được OKRs đúng cách, cả tổ chức cần nghiêm túc học tập OKRs và thực sự quyết tâm. Bạn nên tổ chức một phong trào học tập tìm hiểu về OKRs cho toàn bộ công ty trước khi bước vào chu kỳ đầu tiên.
Cả tổ chức học tập OKRs
Để đảm bảo việc học tập OKRs được diễn ra nghiêm túc, doanh nghiệp của bạn cần tổ chức những lớp học về OKRs cho toàn bộ doanh nghiệp. OKRs thuộc về trách nhiệm cá nhân vì vậy tổ chức muốn thực hiện thành công OKRs bắt buộc tất cả mọi thành viên đều phải hiểu và viết được OKRs tốt.
Việc giảng dạy OKRs cho doanh nghiệp có thể do chính người lãnh đạo cao nhất hướng dẫn hoặc những OKRs Master (người am hiểu về OKRs nhất trong tổ chức của bạn).
Doanh nghiệp có thể tự soạn thảo ra bộ tài liệu liên quan đến kiến thức OKRs, hoặc có thể tham khảo những bộ giáo trình của những chuyên gia về OKRs để phục vụ cho việc giảng dạy trong tổ chức của mình. Đảm bảo tất cả mọi người đều có kiến thức chính xác về OKRs.
VNOKRs đã tổng hợp và xây dựng lên kho tài liệu kiến thức về OKRs để giúp các doanh nghiệp đưa vào giảng dạy trong tổ chức của mình. Bộ tài liệu bao gồm những giáo trình của các chuyên gia về OKRs trên thế giới và giáo trình do VNOKRs biên soạn để phù hợp nhất với các doanh nghiệp Việt Nam
DOWNLOAD TRỌN BỘ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN OKRs
Các điểm mấu chốt cần truyền tải
Ý nghĩa của OKRs
- Tư duy kỷ luật (Các mục tiêu chính sẽ xuất hiện)
- Giao tiếp chính xác (Cho phép mọi người biết những gì quan trọng)
- Thiết lập các chỉ số để đo lường tiến độ (Cho thấy chúng ta đi được bao xa)
- Tập trung nỗ lực (Giữ cho các tổ chức đồng hành với nhau)
- Tư duy không sợ hãi trước thất bại và đặt ra các mục tiêu khát vọng
Vai trò của OKRs
OKRs cải thiện giao tiếp, tập trung và liên kết để mang lại kết quả kinh doanh tốt hơn. Điều này được thể hiện bằng cách:
- Xác định rõ ràng các mục tiêu
- Làm rõ những gì quan trọng trong toàn tổ chức
- Tập trung nỗ lực vào các kết quả chính mang lại thành công với mục tiêu.
Hướng dẫn nhân viên cách viết OKRs tốt
Mỗi OKRs thuộc về một chủ sở hữu duy nhất, bí quyết để toàn bộ tổ chức thực hiện OKRs tốt là mỗi cá nhân biết cách viết OKRs của mình thật tốt. Vì vậy hãy hướng dẫn cho nhân viên của bạn một cách thật cẩn thận và chi tiết về cách viết OKRs đúng.
Trong chu kỳ đầu tiên thực hiện OKRs nhân viên của bạn sẽ hay gặp những lỗi sai dưới đây:
- Viết quá nhiều mục tiêu và kết quả chính.
- Các kết quả chính không thể đo lường được.
- Viết kết quả chính như một danh sách công việc.
Để hạn chế những lỗi sai này, trong quá trình đào tạo cho nhân viên của mình, bạn cần làm rõ được những tính chất của Objective, tính chất của Key Results. Tổ chức có thể tạo ra một check-list những yếu tố cần có của một OKRs để nhân viên của bạn dựa vào và viết được OKRs chính xác.
Hiện nay các phần mềm chuyên biệt cho OKRs giống như phần mềm VNOKRs đã đưa vào một số những quy tắc cứng để giúp hạn chế những lỗi viết OKRs sai cơ bản. Bên cạnh đó phần mềm cũng đưa ra những check list cụ thể về tính chất của Objective và Key Results giúp ai cũng có thể viết OKRs được dễ dàng.
Hướng dẫn các quản lý/trưởng nhóm & nhân viên cách Check-in
Một trong những yếu tố quan trọng trong việc đào tạo OKRs cho nhân viên đó là hướng dẫn mọi người về Check-in. Check-in là buổi họp 1:1 để theo dõi tiến độ công việc hàng tuần, giúp OKRs luôn đi đúng hướng và hạn chế được những rủi ro trong quá trình thực hiện OKRs.
Để đảm bảo duy trì được kỷ luật check-in tổ chức cần có một quy trình check-in bài bản và đảm bảo tất cả mọi người đều phải tuân thủ và thực hiện theo. Điều này đòi hỏi trong quá trình học tập OKRs mọi người cần được đào tạo kỹ càng về từng bước thực hiện Check-in và vai trò của mỗi người trong buổi check-in là như thế nào.
Hướng dẫn nhân viên về CFRs (Conversasion – Phản hồi, Feedback – Phản hồi, Recognition – Ghi nhận)
CFRs sẽ là “mồi lửa” cho OKRs và đẩy OKRs vào đúng quỹ đạo, đây là một cặp “song kiếm hợp bích” hoàn chỉnh cho vấn đề Đánh giá cái gì là quan trọng. CFRs cũng nắm bắt hầu hết những tư tưởng và sức mạnh trong phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. CFRs truyền thêm cho OKRs tiếng nói của con người.
CFRs thường xuyên, viết OKRs tốt và duy trì kỷ luật check-in là ba yếu tố quan trọng giúp tổ chức áp dụng thành công OKRs. Bản thân CFRs cũng là công cụ đòi hỏi sự minh bạch, giải trình, trao quyền và làm việc nhóm ở tất cả các cấp trong doanh nghiệp. Vì vậy tất cả mọi người trong tổ chức đều cần phải hiểu và thực hiện tốt CFRs.
Hãy giải thích rõ ràng về ý nghĩa của CFRs (trò chuyện, phản hồi và công nhận), hướng dẫn mọi người cách thực hiện CFRs thông qua các buổi check-in và cho họ thấy rằng những cuộc trao đổi có ý nghĩa, phản hồi liên tục và ghi nhận kịp thời sẽ cải thiện văn hoá giao tiếp trong tổ chức và làm tăng hiệu suất công việc như thế nào.
Các giai đoạn trong một chu kỳ OKRs
Một điều nữa mà các CEO cần lưu ý để hướng dẫn cho toàn bộ tổ chức của mình đó là các giai đoạn của một chu kỳ OKRs trong tổ chức.
OKRs thuộc về cá nhân, khi tổ chức áp dụng OKRs bắt buộc tất cả mọi thành viên đều phải có trách nhiệm với bộ OKRs của mình và tham gia vào hệ thống chung của tổ chức. Ai cũng cần hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc một chu kỳ OKRs là gì.
Việc giới thiệu cho mọi người hiểu được một chu kỳ OKRs sẽ hoạt động như thế nào sẽ giúp nhân viên của bạn có một góc nhìn tổng thể và chủ động hơn khi thực hiện OKRs. Họ sẽ hiểu được cách thức OKRs diễn ra trong doanh nghiệp và nắm được những công việc cần làm trong từng giai đoạn.
Văn hoá doanh nghiệp cần có
OKRs là một phương pháp quản trị, và việc đưa OKRs vào doanh nghiệp không đơn giản là tìm một công cụ quản trị và bắt đầu làm theo nó. Cần hiểu bản chất rằng quản trị là vấn đề bao trùm tổng thể, cần đồng bộ từ chiến lược, cách thức thực thi và đặc biệt là văn hoá.
Mỗi tổ chức khác nhau sẽ có những niềm tin và văn hoá khác nhau. Tuy nhiên, muốn thực hiện OKRs thành công các tổ chức đều cần phải có những văn hoá sau:
- Tư duy theo giá trị, mục đích thay vì hành động: mọi quyết định về “điều quan trọng” đều có lý do. Điều quan trọng cần có mục đích, ý nghĩa hướng tới sứ mệnh hoặc mục tiêu chiến lược và quan trọng là cần đo Giá trị chứ không phải Hành động.
- Môi trường làm việc “an toàn” giúp nhân viên dám đặt mục tiêu đầy tham vọng: sẽ không có các sáng kiến vượt bậc, nhân viên sẽ không đặt mục tiêu quá cao nếu công ty trừng phạt những thất bại. Cần tách OKRs khỏi lương thưởng.
- Văn hoá trao đổi tích cực. Mọi cuộc giao tiếp đều nhằm hướng tới hoàn thành các mục tiêu, tìm ra giải pháp cho các trở ngại.
Tuy nhiên, để hình thành nên những văn hoá cần thiết cho OKRs trong tổ chức không phải chuyện đơn giản. Nếu như tổ chức của bạn đã có sẵn những văn hoá này thì sẽ áp dụng OKRs rất dễ dàng.
Còn nếu các văn hoá này chưa có sẵn trong tổ chức của bạn thì bạn cần phải hướng dẫn và đào tạo cho tất cả thành viên trong tổ chức. Mỗi người đều phải nắm rõ và đảm bảo thực hiện tốt ba văn hoá kể trên.
Tổ chức thi OKRs cho toàn bộ tổ chức
Để có thể tổ chức tốt kỳ thi OKRs cho toàn bộ tổ chức bạn cần phải thực hiện các bước sau:
- Bước 1: Tổ chức ôn tập kiến thức OKRs cho toàn bộ tổ chức, doanh nghiệp có thể xây dựng lên một bộ tài liệu và hướng dẫn nhân viên tự tìm hiểu và ôn tập về OKRs.
- Bước 2: Xây dựng một bộ đề thi trắc nghiệm OKRs dựa trên kiến thức OKRs chuẩn quốc tế và tài liệu giảng dạy trong doanh nghiệp.
- Bước 3: Tổ chức thi thử cho toàn bộ tổ chức để đánh giá tình hình học hiểu OKRs. Với những thành viên không đạt điểm thi thử, tổ chức cần có kế hoạch hướng dẫn và đào tạo lại.
- Bước 4: Tổ chức thi thật: Trong bước này sẽ có hai phần thi quan trọng đó là bài thi về kiến thức OKRs thông qua bộ đề thi trắc nghiệm tổ chức đã soạn thảo và phần thi về viết OKRs tốt.
Về bài thi viết OKRs tốt có thể yêu cầu mỗi thành viên tự tạo lập một số bộ OKRs cá nhân và khi chấm điểm sẽ dựa vào check list những tính chất của Objective và Key Results để đánh giá. Việc theo dõi và chấm điểm bài thi sẽ được giao cho những người OKRs Master trong tổ chức.
Việc đào tạo cho toàn bộ tổ chức về OKRs không phải là chuyện một sớm một chiều, doanh nghiệp có thể tự soạn thảo ra bộ câu hỏi liên quan đến kiến thức OKRs và tổ chức những buổi giảng dạy cho toàn bộ nhân viên. Tuy nhiên việc này cũng sẽ tốn khá nhiều thời gian của tổ chức, và không phải doanh nghiệp nào cũng có thể đào tạo trực tiếp cho toàn bộ nhân viên của mình.
Bạn có thể tham khảo khóa học OKRs Online dành cho doanh nghiệp qua Ứng dụng VNOKRs E-Learning của chúng tôi. Với VNOKRs E-Learning, vấn đề đào tạo sẽ được gói gọn lại trong 1 yêu cầu “hãy hoàn thành khóa học và lấy chứng nhận”.
Cả tổ chức có thể tìm hiểu và học tập về OKRs một cách thuận tiện mọi nơi, mọi lúc, không phải tốn quá nhiều thời gian cho các buổi đào tạo toàn công ty.
Tất cả mọi người sẽ được học tập về kiến thức cơ bản và nâng cao của OKRs bài bản theo đúng tài liệu quốc tế, ngoài ra chúng tôi cũng soạn sẵn những bài thi tìm hiểu OKRs giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá được tình hình học hiểu về OKRs của tổ chức mình.
Hiện nay ứng dụng Học và thi OKRs VNOKRs E-Learning đã có mặt trên AppStore và Google Play. Bạn có thể download ứng dụng và trải nghiệm theo đường link dưới đây.
Bước 4: Thiết lập bộ máy vận hành OKRs (OKRs Team)
Lần đầu tiên bạn thực hiện OKRs bạn sẽ gặp rất nhiều vấn đề lộn xộn làm cho việc vận hành OKRs không được trơn tru và rất có thể sẽ không giữ vững được OKRs.
- Làm thế nào để giúp mọi người hiểu và vận hành được OKRs?
- Làm thế nào để duy trì và giữ vững OKRs không để nó đi chệch hướng?
- Làm thế nào để tất cả mọi người trong tổ chức đều cam kết thực hiện OKRs?
Với đề xuất từ nhiều chuyên gia và tổ chức tư vấn OKRs trên thế giới, các bạn có thể thiết lập một bộ máy tổ chức OKRs như sau:
OKRs Master: Trong những phần trên chúng tôi luôn đề cập đến vai trò quan trọng của OKRs Master trong tổ chức. Họ phải là người am hiểu nhất về OKRs trong tổ chức và có trách nhiệm hướng dẫn, hỗ trợ, giải đáp thắc mắc về OKRs.
OKRs Guard: Những người này sẽ được chọn ra từ các nhóm, gọi là nhóm những người gìn giữ OKRs. Họ có nhiệm vụ giữ cho OKRs không bị xao nhãng, truyền đạt nhanh các thông điệp liên quan đến OKRs từ lãnh đạo cấp cao tới toàn thể nhân viên.
OKRs Coach: Người huấn luyện OKRs, không thuộc tổ chức, người có thể đưa ra các câu trả lời khách quan nhất về lý thuyết OKRs mà không bị ảnh hưởng bởi các thông tin nội bộ.
Bạn có thể tìm những OKRs Coach từ những tổ chức tư vấn OKRs chuyên nghiệp như VNOKRs. Họ là những chuyên gia hàng đầu và có nhiều kinh nghiệm về OKRs, họ sẽ giúp đưa OKRs vào doanh nghiệp của bạn một cách bài bản, tránh được những lỗi sai khi bắt đầu áp dụng OKRs
Ngoài ra VNOKRs chúng tôi cũng có các Group cộng đồng và các sự kiện chia sẻ kiến thức OKRs như các buổi VNOK Talk, VNOKafe, để giúp đỡ các doanh nghiệp áp dụng OKRs thành công vào trong tổ chức của mình.
Tham gia Group G-OKRs Câu lạc bộ các doanh nghiệp đang áp dụng OKRs tại địa chỉ: https://www.facebook.com/groups/gokrs
Bước 5: Lựa chọn một công cụ hỗ trợ phù hợp
Khi áp dụng OKRs, tổ chức cần có một công cụ phù hợp để thực hiện OKRs. Công cụ sẽ giúp việc thực thi OKRs dễ dàng hơn, tạo ra một môi trường tập trung, duy trì được kỷ luật OKRs.
Công cụ để thực hiện OKRs rất đa dạng, với những công ty quy mô nhỏ bạn có thể sử dụng những tờ giấy lớn viết mục tiêu của công ty lên đó và dán chúng xung quanh phòng làm việc. Bạn cũng có thể sử dụng những File Excel hay Google sheet để thực hiện OKRs. Miễn sao đảm bảo được tính minh bạch của OKRs trong toàn bộ tổ chức.
Tuy nhiên để thực hiện OKRs một cách tốt nhất, với quy mô từ 15 người trở lên, bạn nên sử dụng một phần mềm chuyên dùng dành cho OKRs giống như phần mềm VNOKRs để phát huy được các nguyên lý và các thực hành tốt nhất.
Phần mềm chuyên biệt dành cho OKRs sẽ giúp hạn chế những lỗi sai cơ bản khi viết OKRs, tạo ra môi trường tập trung với đầy đủ tính chất cần có của OKRs. Ngoài ra các tính năng như Check-in hay CFRs cũng được tiêu chuẩn hoá và đưa vào phần mềm để tổ chức có thể giữ vững OKRs.
VNOKRs đang triển khai chương trình MIỄN PHÍ trải nghiệm phần mềm trong 30 ngày. Trong quá trình sử dụng, bạn sẽ được hỗ trợ và tư vấn trực tiếp từ chuyên gia của chúng tôi để triển khai OKRs đúng.
Phần mềm VNOKRs là công cụ chuyên biệt giúp vận hành OKRs đúng và giúp việc đưa OKRs vào doanh nghiệp trở nên đơn giản, dễ dàng.
- Chi phí: Chỉ từ 1.250.000đ/tháng (Dùng thử MIỄN PHÍ 30 ngày)
- Tặng kèm tài khoản online “Học & Thi” OKRs nâng cao
Bước 6: Rèn luyện sự tập trung, tính cam kết, kỷ luật ngay từ đầu
Bắt đầu OKRs chu kỳ đầu tiên một cách chính xác
Theo kinh nghiệm của VNOKRs, trong chu kỳ đầu tiên áp dụng OKRs tổ chức cần có một Timeline rõ ràng. Một chu kỳ OKRs điển hình được đưa ra bởi các chuyên gia trên thế giới sẽ bao gồm 6 giai đoạn và các tổ chức nên thực hiện đúng theo từng bước dưới đây:
Một chu kỳ OKRs chuẩn sẽ luôn được thực hiện theo Timeline nêu trên, tuy nhiên trên thực tế triển khai cho thấy bước tạo lập OKRs cho toàn bộ tổ chức là không hề dễ dàng, nhất là đối với các tổ chức mới đưa OKRs vào thực hiện. Mọi người chưa quen với việc nhìn vào OKRs cấp trên để tạo OKRs của riêng mình.
Vì vậy để phù hợp hơn với các doanh nghiệp Việt Nam, VNOKRs đưa ra 10 bước xây dựng “OKRs 3 chiều” dưới lên, trên xuống và chéo sang. Phương pháp này sẽ giúp xây dựng được OKRs đảm bảo tính liên kết cho toàn bộ tổ chức.
Lưu ý:
- Quá trình tạo OKRs cho toàn bộ công ty sẽ mất từ 3 đến 4 tuần vì vậy thời điểm bắt đầu sẽ vào giữa tháng cuối cùng của quý trước và kết thúc vào giữa tháng đầu tiên của quý sau.
- 10 bước xây dựng OKRs cần có Timeline rõ ràng và phải được công khai đến toàn bộ tổ chức.
- Toàn bộ thành viên cần giữ cam kết và tuân thủ thực hiện theo đúng thời gian biểu đã đưa ra (điều này là rất quan trọng).
- Hãy để nhóm OKRs Guard giữ nhiệm vụ thúc đẩy thành viên giữ đúng tiến độ và chất lượng viết OKRs.
- Bất kể lý do gì, ngày cuối cùng để công khai toàn bộ OKRs, tất cả thành viên trong tổ chức đều phải viết xong bộ OKRs của mình.
Theo dõi, tạo ra cam kết
Sau khi đã tạo lập xong OKRs cho toàn bộ tổ chức, tiếp theo mỗi người sẽ bám sát bộ OKRs của mình và nỗ lực thực hiện để hoàn thành vào cuối chu kỳ. Tuy nhiên chúng ta không chỉ đặt ra OKRs vào đầu quý và kiểm tra kết quả vào cuối quý. Trong quá trình thực hiện chúng ta cần phải có sự theo dõi và kiểm tra tiến độ OKRs liên tục.
Việc đặt ra OKRs và bỏ quên là một lỗi sai phổ biến dẫn đến việc thất bại với OKRs. Nếu bạn không theo dõi để kiểm tra tiến độ, OKRs của bạn rất có thể đi chệch hướng hoặc tệ hơn là OKRs sẽ không thể hoàn thành do gặp những cản trở mà bạn không nhận ra. Vì vậy việc theo dõi tiến độ OKRs thông qua các buổi Check-in hàng tuần là rất cần thiết.
Để đảm bảo việc check-in được hiệu quả và diễn ra theo một quy trình chung trong toàn bộ tổ chức, các bạn nên bám sát vào công thức check-in của Felipe Castro mà VNOKRs đưa ra dưới đây:
Thực hiện Check-in định kỳ hàng tuần (Weekly Check-in) sẽ giúp cho mỗi người bám sát được OKRs và hạn chế những rủi ro dẫn đến thất bại của OKRs. Bên cạnh đó Check-in còn khuyến khích sự tương tác giữa người quản lý và nhân viên, công nhận hiệu suất trong thời gian thực.
“Hãy nhớ rằng để tạo ra sự cam kết, mục tiêu cần được kiểm tra và theo dõi định kỳ”
Trong lần đầu tiên thực hiện OKRs tổ chức rất dễ rơi vào tình trạng mất tập trung và bỏ quên OKRs để làm các việc “quan trọng khác”. Điều này thường hay xảy ra đối với những doanh nghiệp chưa từng quản trị một cách bài bản. Vì vậy việc tuân thủ kỷ luật Check-in là yếu tố rất quan trọng để bám sát và tập trung vào OKRs.
Thông qua Check-in kiểm tra tiến độ hàng tuần, dần dần chúng ta sẽ phát hiện ra có các vấn đề quan trọng bị bỏ quên và một số OKRs đặt ra lúc đầu không hẳn là những điều thực sự quan trọng. Đừng lo lắng với điều này, OKRs rất linh hoạt vì vậy bạn có thể bỏ đi những OKRs ít giá trị và thay thế bằng những OKRs quan trọng hơn.
Không phải thành viên nào trong tổ chức của bạn cũng chịu được “áp lực” của việc Check-in, sẽ có những người cảm thấy khó chịu và sinh ra sự phản kháng. Có thể họ sẽ thực hiện Check-in một cách hời hợt thậm chí là bỏ không check-in.
Hãy cho họ thấy sự quyết tâm của bạn khi thực hiện OKRs, đừng ngần ngại khi phải cho một ai đó “xuống xe”. Không thể chỉ vì một số cá nhân mà làm ảnh hưởng tới sự tiến bộ của cả tổ chức.
Tổng kết chu kỳ và rút kinh nghiệm
Như đã nói ở những phần trước, trong lần đầu áp dụng OKRs, có thể tổ chức của bạn chưa thể tìm ra những điều thực sự quan trọng cần làm. Điều đó khiến cho việc thực hiện OKRs trở nên khó khăn và không phát huy được hết tác dụng vì các vấn đề nằm ngoài OKRs dường như phát sinh liên tục.
Tổng kết lại chu kỳ đầu tiên và chấm điểm phân loại OKRs là việc làm cần thiết để đánh giá những điều gì bạn đã làm tốt trong quý vừa rồi và những điều gì chưa tốt cẩn phải thay đổi ở những chu kỳ tiếp theo.
Tổng kết OKRs là mỗi người tự đánh giá lại quá trình thực hiện OKRs của mình trong quý vừa qua, việc này được thực hiện thông qua một cuộc trò chuyện cuối chu kỳ giữa người nhân viên và quản lý trực tiếp của mình. Vì vậy tổ chức cần có một quy trình đánh giá phân loại OKRs vào cuối chu kỳ chuẩn để mọi người thực hiện theo. Việc đánh giá này sẽ xoay quanh các câu hỏi và mỗi cá nhân khi tổng kết OKRs sẽ tự trả lời:
- Bạn đã hoàn thành OKRs của mình hay chưa?
- Nếu đã hoàn thành OKRs việc gì đã đóng góp vào thành công?
- Nếu chưa hoàn thành, điều gì đã cản trở OKRs của bạn?
- Mục tiêu khó hơn hay dễ đạt được hơn bạn nghĩ khi đặt ra?
- Nếu được viết lại mục tiêu, bạn sẽ thay đổi điều gì?
- Bạn đã học được điều gì có thể thay đổi cách tiếp cận của chúng ta đối với OKR của chu kỳ tiếp theo?
Nếu không đạt được OKRs và việc thực thi được đánh giá thấp (Chưa đủ nỗ lực để hoàn thành OKRs), thì có thể OKRs không đạt được do bạn thực hiện chưa thực sự tốt và bạn phải nỗ lực để thực hiện lại nếu OKRs vẫn quan trọng.
Nếu không đạt được OKRs và việc thực thi được đánh giá cao (Đã rất nỗ lực để thực hiện), có thể bạn gặp phải một vấn đề hoàn toàn khác, mục tiêu của bạn đã quá tham vọng hoặc có một trở ngại nào đó thực sự không thể vượt qua.
Cho dù đạt được OKRs hay không, luôn có những bài học quan trọng mà bạn phải nhớ. Có thể là những khó khăn chưa được lường trước, có thể là những sáng kiến mang tính đột phá.
Những bài học này là những kinh nghiệm quý báu để phát huy những điểm mạnh và khắc phục những trở ngại của bạn, vì vậy bạn cần ghi lại những kiến thức này và sử dụng chúng cho những OKRs tiếp theo.
Cuối cùng…
Đừng quên chúc mừng thành công! Ghi nhận những đóng góp, những gì đã làm được của tất cả thành viên vì họ đã dành rất nhiều sự tập trung và cống hiến để thực hiện OKRs. Công việc khó khăn của mọi người xứng đáng được tôn vinh.
Lưu ý khi thực hiện OKRs
Lưu ý 1: Áp dụng OKRs đơn giản
Thực hành với mini OKRs
Chu kỳ OKRs hợp lý nhất là hàng quý. Tuy nhiên, nếu bạn mới bắt đầu làm quen với mô hình quản trị OKRs, rất có thể bạn sẽ đặt mục tiêu không đủ tốt, chọn sai số liệu cho Kết quả chính hoặc không có sự thống nhất và tạo ra được liên kết giữa các phòng ban, giữa các cá nhân với nhau.
Bạn cần thời gian để tìm hiểu, thực hành và thích nghi với OKRs. Và cả một quý là một khoảng thời gian dài cho việc học, và tìm hiểu về OKRs. Đó là lý do tại sao bạn nên bắt đầu với chu kỳ OKRs ngắn hơn và đơn giản hơn (mini OKRs) – 6 hoặc 8 tuần để làm quen và tìm ra những vấn đề trong quá trình thực hiện OKRs.
Công ty sẽ có đủ thời gian để hoàn thành công việc và cũng không quá lâu để tiến hành rút kinh nghiệm, học hỏi và cải thiện quy trình OKRs của mình.
OKRs đầu tiên của VNOKRs áp dụng là: “Toàn bộ công ty học và hiểu OKRs thật cặn kẽ”. OKRs này diễn ra trong 1 tháng và về cơ bản chúng tôi đã hoàn thành được nó.
Áp dụng OKRs đến cấp quản lý
Một cách khác để bắt đầu làm quen với OKRs đó là áp dụng OKRs đến cấp quản lý. Đội ngũ quản lý cấp cao luôn có tiếng nói, tầm ảnh hưởng lớn trong công ty. Nếu bạn bắt đầu ngay từ việc các quản lý cấp cao cam kết thực hiện OKRs sẽ khiến toàn bộ nhân viên hiểu rõ quyết tâm thực hiện OKRs của công ty.
Các quản lý cấp cao sau khi nắm rõ cách thức vận hành, triển khai OKRs sẽ trở thành những người dẫn dắt, hướng dẫn các thành viên khác để chuẩn bị cho việc triển khai OKRs trên quy mô toàn công ty.
Tuy nhiên cách triển khai này còn một số hạn chế. Những người nhân viên không hiểu rõ được mục tiêu của tổ chức là gì và lý do nhóm của họ cần thực hiện các mục tiêu đó. Điều này không giúp nhân viên có thêm động lực mà ngược lại họ sẽ bị áp lực với những mục tiêu thách thức của nhóm và sinh ra tâm lý phản kháng với OKRs.
Sử dụng OKRs cho 1 phòng ban
Việc triển khai OKRs trước cho một nhóm thí điểm hay một phòng ban sẽ giúp bạn nhìn nhận được khi triển khai OKRs trong thực tế công ty bạn cần điều chỉnh và lưu ý điều gì. Việc này cũng giúp cho các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp không bị xáo trộn ngay lập tức.
Từ thành công thực thi OKRs trên quy mô nhóm thí điểm, bạn có thể nhân rộng ra quy mô các nhóm, phòng ban khác và trên quy mô toàn công ty. Nếu triển khai nhóm thí điểm còn nhiều điểm vướng mắc, bạn có thể cân nhắc xem đâu là nguyên nhân và tìm cách khắc phục khi tái khởi động lại việc triển khai OKRs trong toàn bộ tổ chức.
Tuy nhiên, việc triển khai OKRs cho một phòng ban khiến doanh nghiệp không thể thực hành cũng như phát huy được hết lợi ích của OKRs. Công việc của các phòng ban, các nhóm trong tổ chức có sự ảnh hưởng lẫn nhau, nếu chỉ có một bộ phận triển khai OKRs còn các bộ phận khác thì không, điều này làm cho sự kết nối ở trong doanh nghiệp rời rạc không có sự đồng bộ trong tổ chức.
Lưu ý 2: Các yếu tố then chốt giúp thực hiện OKRs thành công
Viết OKRs tốt
Tổ chức của bạn sẽ không thể thực hiện thành công OKRs nếu mỗi cá nhân không biết cách viết OKRs tốt ngay từ đầu. Viết OKRs không tốt sẽ dẫn đến việc tốn thời gian và công sức vô nghĩa, bạn sẽ không có cách nào đo lường được mình đã đạt được mục tiêu hay chưa hoặc thực hiện OKRs mà không mang lại bất kỳ giá trị gì.
Vì vậy đòi hỏi tổ chức cần phải có quá trình tìm hiểu và học hỏi về OKRs một cách nghiêm túc. Tất cả mọi người phải hiểu rõ về bản chất của OKRs, nắm được các tính chất cần có của Objective và các Key Result để đảm bảo viết OKRs được chính xác.
Kỷ luật Check-in
Để thực hiện thành công OKRs duy trì kỷ luật Check-in là điều bắt buộc. Check-in đều đặn hàng tuần sẽ giúp hình thành nên sự cam kết của nhân viên với OKRs, giúp xác định những trở ngại trước khi chúng làm ảnh hưởng tới các Key Results.
Kỷ luật Check-in là điều quan trọng để giúp OKRs không bị trượt ra khỏi quỹ đạo. Vì vậy không bao giờ được bỏ check-in thậm chí là lùi lịch check-in cũng không nên.
CFRs thường xuyên
Phần lớn các doanh nghiệp không áp dụng thành công OKRs đó là vì thiếu CFRs. CFRs là một chất xúc tác mạnh mẽ, là “người anh em song sinh” với OKRs giúp OKRs phát huy được hết lợi ích.
Các cuộc trò chuyện (Conversation) hỗ trợ OKRs và các mục tiêu kinh doanh khác bằng cách cung cấp một nơi “an toàn” để cập nhật tiến độ liên tục. Thêm vào đó, khi OKRs là một phần của các cuộc trao đổi đang diễn ra, chúng luôn được chú ý hàng đầu, đảm bảo mọi người theo sát tiến độ OKRs đến khi chu kỳ kết thúc.
Phản hồi (Feed back) hỗ trợ OKRs bằng cách cung cấp những sự đánh giá cần thiết trong suốt quá trình thực hiện OKRs, với mục đích giúp các cá nhân trưởng thành và phát triển tốt hơn.
Sự ghi nhận (Recognition) hỗ trợ OKRs bằng cách thúc đẩy các thành viên trong tổ chức đóng góp ở mức cao nhất của họ. Sự ghi nhận và đanh giá cao từ người quản lý sẽ giúp nhân viên có thêm động lực và thực hiện OKRs được tốt hơn.
Cùng tìm hiểu thêm về Các bước bắt đầu triển khai OKRs trong doanh nghiệp trong video của OKRs Coach Mai Xuân Đạt – CEO, Founder của VNOKRs.
Kết luận,
Nhìn chung, để một tổ chức có thể thiết lập – áp dụng – thực hiện – đánh giá OKRs một cách thành thạo sẽ cần trải qua một vài chu kỳ. Khi thực hiện OKRs, đừng làm nó phức tạp ngay từ đầu. Hãy đi sâu vào thực tiễn triển khai và bạn sẽ nhận được nhiều câu trả lời cho những câu hỏi của mình.
“Vậy nên, hãy cứ làm đi và đừng bỏ cuộc, bạn sẽ nhận được rất nhiều giá trị mà OKRs mang lại”
Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi rõ nguồn khi trích dẫn.
