Lưu ý khi bắt đầu thực hiện OKRs

Một trong những thách thức lớn nhất để triển khai OKRs, là không có những hướng dẫn thực hiện OKRs một cách bài bản cho từng doanh nghiệp. 

Hầu hết các tài liệu hiện có là về các bài học thành công với OKRs của các công ty ở Thung lũng Silicon. Nhưng làm thế nào để bạn đạt được điều đó? Làm thế nào để doanh nghiệp của bạn có thể đi đúng hướng với OKRs. Và tránh được những sai lầm khi mới bắt đầu áp dụng OKRs vào doanh nghiệp của mình. 

Dưới đây là một số lưu ý để doanh nghiệp tránh mắc phải những sai lầm dẫn đến thất bại khi bắt đầu thực hiện OKRs.

1. Thích ứng thay vì bắt chước

Sai lầm OKRs thường gặp nhất là cố gắng sao chép cách thực hiện OKRs của Google một cách mù quáng. 

Khi tôi nghe một công ty nói rằng họ muốn sử dụng OKRs “theo cách của Google”. Tôi hỏi họ: “Tại sao? Bạn có giống họ ở mọi khía cạnh không?”. Bắt chước Google giống như một người bình thường cố gắng chạy cùng với một vận động viên. Trừ khi bạn đã có sự chuẩn bị đầy đủ và thích hợp, nếu không doanh nghiệp của bạn sẽ không thể thành công với OKRs.

Vì vậy, thay vì bắt chước, hãy chọn cách học hỏi và thích ứng.

Điều đầu tiên bạn phải tìm hiểu là OKRs không phải là một công thức. Không có từng bước cứng nhắc mà bạn phải tuân theo. Thay vào đó, OKRs linh hoạt theo từng tổ chức, bạn nên hiểu rõ và tùy chỉnh làm sao cho phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.

2. Thực hiện OKRs tăng dần thay vì đột ngột

Bạn không nhất thiết phải áp dụng OKRs ngay lập tức cho cả công ty với những mục tiêu thật khó khăn và lớn lao. 

OKRs không phải là một hệ thống “nguyên khối” và không bắt buộc bạn phải cùng lúc thực hiện tất cả những yếu tố của nó. Có nhiều giá trị trong việc triển khai dần dần các phần của OKRs và lặp lại. Bạn chỉ cần hiểu rõ tính chất của OKRs và lợi ích mà bạn sẽ đạt được khi áp dụng OKRs.

Bạn cũng có thể bắt đầu với quy mô nhỏ, một nhóm nhỏ trong tổ chức và rút ra kinh nghiệm qua các chu kỳ OKRs. Phát triển OKRs của tổ chức sau mỗi quý bằng cách áp dụng thêm ở các nhóm, bộ phận khác hay các phương pháp bổ sung mà bạn chưa từng áp dụng. 

Hoặc có thể bắt đầu với một OKRs duy nhất để tạo sự tập trung và với những mục tiêu khó nhưng có thể đạt được. Khi cả tổ chức đã dần quen với OKRs, chúng ta có thể thực hiện đầy đủ những yếu tố của OKRs và đặt những mục tiêu lớn lao hơn.

3. Đào tạo nhân viên về “Tại sao” và “Làm thế nào”

Quá nhiều doanh nghiệp triển khai OKRs không thành công bắt đầu theo cùng một cách. Một CEO gửi email nói rằng “Chúng tôi sẽ áp dụng OKRs, vui lòng xem video này từ Google.”

OKRs rất đơn giản, dễ hiểu nhưng để thực hiện được đúng OKRs thì không phải điều dễ dàng. Tất cả nhân viên của bạn sẽ cần nhiều hơn việc xem video từ Google để bắt đầu áp dụng OKRs. Dù sử dụng chuyên gia tư vấn bên ngoài hay không, công ty của bạn cần phải học tập về OKRs một cách thực sự nghiêm túc và đào tạo nhân viên về OKRs một cách bài bản:

• Hướng dẫn mọi người về tại sao chúng ta nên áp dụng OKRs, giải thích cho mọi người hiểu được lợi ích của OKRs đối với tổ chức như thế nào. Hiểu được “Tại sao” việc thực hiện ​​OKRs sẽ tăng động lực và thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của mỗi cá nhân đối với tổ chức.
• Tại VNOKRs, chúng tôi tư vấn cho tổ chức làm việc với 5 nhóm người trong công ty có ảnh hưởng tới việc thực hiện OKRs: các lãnh đạo cấp cao, các quản lý cấp trung, những mini-influence (người ảnh hưởng) trong doanh nghiệp, nhóm những cá nhân phản đối và những người còn lại.
• Việc lựa chọn các Kết quả chính cho mục tiêu là rất khó. Vì vậy, việc hướng dẫn nhân viên về cách chọn và đặt ra các kết quả chính có thể đo lường. Làm thế nào để có thể tách biệt các hoạt động khỏi giá trị, kết quả chính nên dựa trên giá trị thay vì nhiệm vụ là điều rất quan trọng.

Cho dù tổ chức có thể khiến toàn bộ nhân viên của mình học tập OKRs một cách nghiêm túc đến thế nào, thì sau cùng mọi người cũng không thể nhớ hết các điều cần thiết để triển khai OKRs thành công. Điều đó rất bình thường.

Vì vậy doanh nghiệp cần có một công cụ giúp hạn chế những lỗi sai về thiết lập OKRs cơ bản. Bạn có thể tham khảo phần mềm VNOKRs để giúp doanh nghiệp thực hiện điều đó. Chúng tôi đặt ra một số quy tắc dễ nhớ và đưa vào VNOKRs giúp ai cũng có thể thực hiện OKRs một cách dễ dàng.

4. Tuân thủ quy tắc và kỷ luật OKRs

Check in hàng tuần

• Check-in là cuộc họp ngắn hàng tuần để theo dõi OKRs được tổ chức 1:1 giữa người quản lý và nhân viên.
• Kiểm tra tiến độ của từng OKRs và đảm bảo mọi người đang làm việc theo đúng mục tiêu của mình và hướng đến mục tiêu chung của tổ chức.
• Đưa ra những giải pháp kịp thời khi OKRs gặp khó khăn và có nguy cơ không thể thực hiện được.

Lập kế hoạch thực hiện OKRs

Các OKRs cần có những kế hoạch để triển khai và thực hiện nó. Kế hoạch phải được lên một cách đầy đủ chi tiết đảm bảo rằng việc thực hiện theo đúng kế hoạch sẽ giúp OKRs thành công.

Tập trung vào việc tạo sự liên kết giữa các phòng ban, cá nhân để thực hiện mục tiêu chung của nhóm, của công ty.

Thực hiện việc đánh giá OKRs vào giữa quý nhằm mục đích

• Theo dõi từng OKRs để biết được tình hình thực hiện OKRs đang như thế nào.
• Đánh giá lại từng OKRs, loại bỏ các OKRs không cần thiết, thêm các Kết quả chính mới hoặc nâng cao giá trị mục tiêu.
• Xác định các kế hoạch hành động hoặc nguồn lực hỗ trợ để giải quyết các OKRs có kết quả thấp.

Lời kết:

Trên đây là những “Lưu ý khi bắt đầu thực hiện OKRs” của VNOKRs. Mong rằng những chia sẻ này sẽ giúp bạn dễ dàng triển khai và áp dụng OKRs thành công hơn trong chính doanh nghiệp của mình. 

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.