Hướng dẫn quản lý nhân sự doanh nghiệp nhỏ

Quản lý nhân sự trong doanh nghiệp nhỏ là vô cùng quan trọng. Khi bạn có một nền tảng quản lý nhân sự phù hợp, bạn có thể giúp tổ chức tối ưu hóa chi phí, dành nguồn lực để tập trung cho những mục tiêu phát triển.

Thách thức đối với quản lý nhân sự trong doanh nghiệp nhỏ

Với quy mô doanh nghiệp nhỏ, việc quản lý nhân sự thường sẽ phải đối diện với khá nhiều thách thức. Những thách thức này đến từ nhiều phía khác nhau, có thể kể đến như:

– Không có chính sách rõ ràng: Những doanh nghiệp nhỏ trong giai đoạn đầu khởi nghiệp thường sẽ quan tâm nhiều đến những vấn đề như: hiệu quả kinh doanh; lợi nhuận; dòng tiền hàng tháng. Giai đoạn đầu với doanh nghiệp nhỏ thường khá khó khăn và câu hỏi thường trực là: làm thế nào để tồn tại, duy trì doanh nghiệp.

Do đó, các chính sách nhân sự lúc này ở doanh nghiệp có thể còn thiếu, còn chưa rõ ràng. Phát sinh vụ việc rồi chủ doanh nghiệp mới tìm cách khắc phục. Cách làm việc giải quyết theo vụ việc, thiếu đi chính sách phù hợp sẽ chỉ làm cho cả bộ máy tổ chức vận hành mệt mỏi, dựa theo quyết định vụ việc của chủ doanh nghiệp.

– Chiều sâu của quy trình: Với các công ty, tổ chức lớn thường sẽ có các quy trình, thủ tục đầy đủ, chi tiết. Doanh nghiệp có thể vận hành theo quy trình một cách trơn tru vì qua thực tế vận hành, các quy trình này đã được tối ưu hóa, phù hợp với tổ chức.

Còn với doanh nghiệp nhỏ, chiều sâu quy trình còn hạn chế, các quy trình thường chưa được thiết lập tốt. Bộ phận nhân sự, quản lý có xu hướng giải quyết theo từng trường hợp cụ thể hơn là theo quy trình.

– Mức độ chuyên môn hóa không cao: Các nhà quản lý nhân sự trong doanh nghiệp thường có xu hướng kiêm nhiệm, phải giải quyết nhiều vấn đề cùng lúc: tuyển dụng, đào tạo, chấm công, tính lương, đảm bảo tuân thủ chính sách, kỷ luật công ty… Việc kiêm nhiệm như vậy sẽ giúp tổ chức giảm đi chi phí lương hàng tháng cho quá nhiều vị trí nhưng chất lượng quản lý nhân sự cũng sẽ bị ảnh hưởng.

Nhân viên lúc này sẽ phải đảm nhận, thực hiện nhiều nghiệp vụ nhân sự khác nhau và họ sẽ có những thời điểm bị quá tải, xảy ra sai sót.

– Khó tuyển dụng và giữ người: Doanh nghiệp nhỏ thì thường danh tiếng, uy tín hay khả năng phát triển, đào tạo nhân sự không cao. Từ đó, doanh nghiệp cũng khó tuyển dụng và giữ người hơn.

Rõ ràng, doanh nghiệp lựa chọn người lao động và ngược lại, người lao động cũng lựa chọn doanh nghiệp phù hợp với họ. Trên thị trường lao động trong cùng ngành nghề, khi doanh nghiệp của bạn nhỏ yếu hơn thì khả năng tuyển dụng, phát triển, giữ chân nhân tài của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng.

– Chưa hình thành được văn hoá chung: Văn hóa doanh nghiệp nhỏ trong những ngày đầu khởi nghiệp chưa thực sự định hình rõ nét. Mỗi thành viên tham gia công ty lúc này đều có một cá tính, khí chất, cách hành xử, suy nghĩ khác nhau. Tổ chức chưa có một chuẩn mực văn hóa chung để các thành viên cùng hướng đến.

– Bỏ qua việc giải quyết xung đột: Các xung đột trong tổ chức là điều khó tránh khỏi. Bạn không thể kỳ vọng tổ chức của mình luôn luôn đồng thuận trong mọi tình huống. Mặt khác, chính sự khác biệt mới là cơ sở để tạo nên tính sáng tạo, phát triển. Vấn đề cốt lõi ở đây là bạn có thể không sợ xung đột trong tổ chức nhưng cần tìm cách giải quyết xung đột để tổ chức tập trung nguồn lực cho sự phát triển.

Với các doanh nghiệp nhỏ, khi câu hỏi thường trực với chủ doanh nghiệp và đội ngũ là làm thế nào để doanh nghiệp tồn tại, duy trì thì thường khi phát sinh xung đột, họ sẽ tìm cách hòa hoãn xung đột thay vì giải quyết tận gốc. Lý do lúc này được đưa ra có thể là do thiếu thời gian, chưa cần thiết hay không đủ nguồn lực để giải quyết.

Đó cũng là một cách tạm quên đi xung đột nhưng thực tế mầm mống xung đột trong doanh nghiệp vẫn còn đó và sẽ tiếp tục phát sinh.

– Nguồn lực hạn chế: Nguồn lực của các doanh nghiệp nhỏ thường khá hạn chế. Dòng tiền hàng tháng, cân đối thu chi hay chi phí trả lương nhân viên đều là những gánh nặng thường trực với các doanh nghiệp nhỏ. 

Với nguồn lực hạn chế, các doanh nghiệp nhỏ trong việc quản lý nhân sự thường sẽ tìm các giải pháp miễn phí hoặc ít chi phí. Chẳng hạn như họ sẽ lựa chọn Excel hoặc các phần mềm hỗ trợ miễn phí thay vì lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự chuyên nghiệp.

– Chi phí nhân sự, phúc lợi chưa hợp lý: Doanh nghiệp nhỏ sẽ không có đủ nguồn lực để thuê một nhân viên tồi. Nhưng ngược lại, họ thường cũng khó có đủ nguồn lực để thuê nhân viên giỏi nhất trong lĩnh vực đang tìm kiếm tuyển dụng. Mâu thuẫn này khiến cho chiến lược về chi phí nhân sự, phúc lợi tại doanh nghiệp nhỏ thường gặp nhiều bất ổn, nhiều vấn đề cần giải quyết.

Những thách thức trong quản lý nhân sự kể trên là lý do doanh nghiệp nhỏ rất cần tổ chức bộ phận chuyên trách về quản lý nhân sự. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu về lợi ích khi có một bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp nhỏ ở phần tiếp theo của bài viết.

Đọc thêm: Quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

Lợi ích khi có một bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp nhỏ

Nếu doanh nghiệp của bạn là doanh nghiệp nhỏ thì bạn vẫn cần xây dựng bộ phận nhân sự chuyên trách. Khi có bộ phận nhân sự, doanh nghiệp của bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích đa dạng như:

– Tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh: Môi trường làm việc lành mạnh là môi trường mà ở đó, mỗi thành viên trong tổ chức đều được tạo điều kiện, cung cấp nguồn lực phù hợp để phát huy được thế mạnh của mình, đạt được hiệu quả, hiệu suất công việc cao và có được cảm giác hạnh phúc khi làm việc.

Bộ phận nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp của bạn kiến tạo, duy trì môi trường làm việc tích cực, lành mạnh. Họ sẽ đề xuất các chính sách và thủ tục để tạo ra một nơi làm việc công bằng, tích cực, giàu năng lượng. Họ cũng sẽ giải quyết xung đột và lắng nghe các vấn đề của nhân viên để đảm bảo họ cảm thấy được công ty lắng nghe. Các hoạt động của bộ phận nhân sự sẽ góp phần vào việc vận hành trơn tru doanh nghiệp của bạn.

Khi có môi trường làm việc lành mạnh, cả doanh nghiệp, công tác quản lý hay với nhân viên đều nhận được những lợi ích cụ thể.

• Với doanh nghiệp, môi trường làm việc lành mạnh giúp gia tăng hiệu suất, hiệu quả công việc tổng thể. Giúp xây dựng hình ảnh doanh nghiệp tích cực và hỗ trợ công tác tuyển dụng.
• Đối với chủ doanh nghiệp, các cấp quản lý, môi trường làm việc lành mạnh giúp thúc đẩy, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp, cải thiện động lực làm việc của nhân viên.
• Đối với nhân viên, môi trường làm việc lành mạnh giúp cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc. Giúp nhân viên cảm thấy hạnh phúc, thoải mái và gắn bó hơn với công việc, công ty.

– Thu hút và giữ chân nhân tài: Culture IQ đưa ra thống kê cho biết 73% nhà tuyển dụng tin rằng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh mang lại lợi thế cạnh tranh cho công ty của họ trong tuyển dụng, thu hút nhân tài.

Bộ phận nhân sự sẽ đóng góp quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực để từ đó thu hút, giữ chân nhân tài cho công ty bạn.

Ở khía cạnh này, bộ phận nhân sự có thể được nhìn nhận như một nhân viên kinh doanh nội bộ. Trong đó, nhân sự sẽ cần đảm bảo yêu cầu tuyển dụng từ khách hàng, chính là các phòng ban chuyên môn và ban lãnh đạo. Khi nhân sự hoàn thành chỉ tiêu tuyển dụng, họ sẽ đạt được KPI. Lợi nhuận từ hoạt động của nhân sự chính là việc đảm bảo tối ưu hóa nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp vận hành thông suốt, đảm bảo nhu cầu phát triển.

Tuyển dụng, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp, quản lý nhân tài, quản lý hiệu suất, đào tạo và phát triển… đây là các chức năng có tính kinh doanh phục vụ nội bộ, do bộ phận nhân sự đảm nhiệm. Bộ phận nhân sự rất quan trọng để giúp doanh nghiệp tạo ra, duy trì và vận hành được nguồn lao động chất lượng – nền tảng của hiệu quả kinh doanh, hiệu suất và lợi nhuận.

– Đảm bảo chính sách đãi ngộ: Theo khảo sát của Glassdoor, khoảng 60% người tham gia khảo sát khẳng định chính sách phúc lợi đãi ngộ có ảnh hưởng lớn đến quyết định khi họ nhận lời làm việc.

Bộ phận nhân sự sẽ giúp bạn đề xuất các chính sách đãi ngộ phù hợp với nhu cầu nhân sự, nguồn lực tổ chức cũng như định hướng, nhu cầu phát triển hiện tại. Các chính sách đãi ngộ thường thấy, bạn có thể xem xét áp dụng ví dụ như: teambuilding hàng quý; trợ cấp ăn trưa; bảo hiểm sức khỏe; bảo hiểm xã hội; bảo hiểm nhân thọ; quà tặng các dịp lễ tết; chính sách làm việc vào ngày nghỉ lễ…

Vấn đề mà các doanh nghiệp nhỏ thường phải đối diện là nguồn lực tổ chức còn hạn chế. Do đó, chính sách đãi ngộ cũng sẽ khó có thể dàn trải mà cần bộ phận nhân sự tìm cách tập trung hóa, đề xuất chính sách phù hợp theo từng giai đoạn phát triển của tổ chức. 

Chẳng hạn như trong giai đoạn đầu phát triển, các doanh nghiệp nhỏ có thể chú ý đến việc tổ chức các hoạt động tập thể để gắn kết nhân viên. Đãi ngộ không chỉ bằng hình thức vật chất mà còn có cả dạng đãi ngộ tinh thần. Và trong nhiều trường hợp, những đãi ngộ tinh thần giúp cải thiện môi trường làm việc còn quan trọng hơn cả đãi ngộ vật chất.

– Truyền thông chính sách hiệu quả: Bộ phận nhân sự cũng như những đại diện phản ánh tiếng nói, văn hóa công ty ngay từ đầu với ứng viên và sau này trở thành nhân viên của công ty. 

Trong buổi phỏng vấn, nhân sự sẽ chia sẻ về các chính sách, phúc lợi công ty dành cho nhân viên. Những ấn tượng ngay từ ban đầu với nhân sự có thể ảnh hưởng tới việc ứng viên lựa chọn làm việc tại công ty hay không. Những ấn tượng ban đầu này còn kéo dài và ảnh hưởng cho đến khi ứng viên trở thành nhân viên làm việc chính thức.

Mặt khác, bộ phận nhân sự trong thực tế vận hành doanh nghiệp cũng chính là bộ phận có vai trò chính trong việc truyền thông chính sách với nội bộ công ty. Điều này thể hiện thông qua các hoạt động như: đề xuất ban hành các chính sách, quy định; thông tin rộng rãi chính sách mới; xây dựng và chia sẻ sổ tay nhân viên cho nhân viên mới…

– Đảm bảo tính pháp lý trong quản lý nhân sự: Bộ phận nhân sự thường là những người am hiểu về quy định, pháp luật liên quan đến quan hệ lao động. Họ cũng có kinh nghiệm trong việc dự phòng xung đột, rủi ro pháp lý liên quan nhân sự trong tổ chức. Khi doanh nghiệp của bạn có bộ phận nhân sự chuyên trách, bạn sẽ hạn chế được tối đa những nguy cơ, rủi ro pháp lý liên quan trong quá trình sử dụng lao động.

Đặc biệt, khi chính sách, quy định pháp luật lao động thường xuyên có những thay đổi, điều chỉnh, nếu bạn không có bộ phận nhân sự chuyên trách, công ty của bạn rất dễ phát sinh những trường hợp vướng mắc trong quản lý nhân sự. Chẳng hạn như nhân viên nghỉ việc nhưng chưa được chốt sổ bảo hiểm xã hội khiến ảnh hưởng đến quyền lợi chính đáng của nhân viên. Hay như mức đóng bảo hiểm cho nhân viên có điều chỉnh mới nhưng công ty bạn không nắm bắt được và vẫn đang thực hiện theo mức đóng cũ…

Tìm hiểu thêm: Vai trò quan trọng của quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Các bước thành lập bộ phận nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ

Qua tìm hiểu ở trên, bạn có thể nhận thấy doanh nghiệp nhỏ cũng phải đối diện với nhiều thách thức trong quản lý nhân sự. Bạn cần xây dựng bộ phận nhân chuyên trách vì điều đó sẽ giúp tổ chức đạt được nhiều lợi ích đa dạng. Để xây dựng bộ phận nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể tham khảo thực hiện theo 4 bước dưới đây:

Đọc thêm : Tiêu chí đánh giá quan trọng trong quản lý nhân sự

Bước 1: Thiết lập quy trình nhân sự

Thiết lập quy trình nhân sự cần thực hiện sẽ giúp bạn xác định chính xác nhu cầu quản lý nhân sự doanh nghiệp của bạn đang thực sự cần là gì. Bộ phận nhân sự không chỉ xoay quanh các con người, nhân viên cụ thể mà cần hướng đến giải quyết các quy trình nhân sự cụ thể. Quy trình đó có thể gồm:

• Tuyển dụng
• Đào tạo
• Truyền thông nội bộ
• Chấm công, tính lương
• Sự vụ hành chính

Các quy trình nhân sự cụ thể sau khi được xác định sẽ giúp bạn định lượng được khối lượng công việc cần thực hiện. Từ đó, nhà quản lý có thể xác định định biên nhân sự, cơ cấu bộ phận nhân sự.

Bước 2: Xác định cơ cấu bộ phận nhân sự

Chẳng hạn như trong giai đoạn đầu phát triển của công ty, nghiệp vụ tuyển dụng – đào tạo thực sự nặng nề, cần tập trung nguồn lực cao thì bạn có thể tuyển dụng 1 nhân viên tuyển dụng – đào tạo chuyên trách.

Truyền thông nội bộ có thể tận dụng kỹ năng của nhân viên Marketing, PR để xử lý.

Nghiệp vụ chấm công, tính lương, sự vụ hành chính có thể quy về một nhân viên hành chính chuyên trách để xử lý.

Như vậy, qua thiết lập quy trình nghiệp vụ nhân sự ở bước 1, bạn có thể xác định cơ cấu, định biên bộ phận nhân sự với các vị trí như:

• Trưởng Bộ phận Hành chính – Nhân sự (hoặc chức danh khác có thể là Trưởng Phòng)
• Chuyên viên Tuyển dụng – Đào tạo
• Chuyên viên Truyền thông (hoặc chức danh khác là Chuyên viên PR)
• Chuyên viên Hành chính

Tùy theo nguồn lực tài chính, nhu cầu của tổ chức, bạn có thể bổ sung nguồn lực để tuyển dụng nhân viên hoặc đàm phán với nhân viên tiến hành kiêm nhiệm thêm nghiệp vụ nhân sự cần xử lý.

Bước 3: Thiết lập mục tiêu của bộ phận nhân sự

Sau khi thiết lập được quy trình nhân sự và xác định cơ cấu bộ phận nhân sự, bạn cần thiết lập mục tiêu cho bộ phận. Mục tiêu là những kỳ vọng công ty muốn bộ phận nhân sự đạt được, duy trì được.

Các mục tiêu nhân sự có thể được xác định theo nhiệm vụ nhân sự hoặc theo vị trí nhân sự. Bạn có thể tham khảo một số mục tiêu dưới đây:

Xem thêm: OKRs là gì? 15+ Điều bạn cần biết về Quản trị mục tiêu OKRs trước khi áp dụng

Bước 4: Lựa chọn công cụ quản lý nhân sự phù hợp

Các công cụ quản lý nhân sự phù hợp có thể giảm tải công việc cho bộ phận hành chính nhân sự. Thay vì yêu cầu nhân viên thực hiện quản lý qua sổ sách, giấy tờ hay những file excel năm này qua năm khác, bạn có thể cân nhắc sử dụng những giải pháp phần mềm nhân sự chuyên nghiệp.

Trong phân khúc giải pháp phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể cân nhắc sử dụng một số phần mềm như:

• Core của Tinhvan Consulting
• 1Office
• Base…

Khi sử dụng phần mềm quản trị chuyên nghiệp, công ty của bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích đa dạng như:

• Giảm tải nỗ lực cho bộ phận hành chính nhân sự
• Tập trung hóa dữ liệu nhân sự
• Khả năng truy xuất báo cáo, dữ liệu nhân sự nhanh chóng 
• Khả năng bảo mật, phân quyền quản trị tốt
• Gia tăng trải nghiệm thực hiện các nghiệp vụ nhân sự cho nhân viên một cách thuận tiện, mọi lúc, mọi nơi…

Tìm hiểu thêm: Phương pháp giúp bạn quản lý nhân sự hiệu quả

*

Quản lý nhân sự doanh nghiệp nhỏ nhưng các vấn đề phát sinh không hề nhỏ. Thậm chí, nếu bạn không có định hướng quản lý đúng, hiệu quả ngay từ đầu thì doanh nghiệp của bạn rất dễ sa lầy, vướng trong mớ bòng bòng của các vấn đề nhân sự cần giải quyết. Bạn sẽ phải chạy theo giải quyết từng sự vụ thay vì chủ động điều phối, kiểm soát các nghiệp vụ nhân sự đi đúng hướng.