Vai trò quan trọng của quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Quản lý nhân sự cũng giống như việc bạn tiến hành quản lý một trong những nguồn tài sản quý báu nhất của doanh nghiệp: lực lượng lao động. Công nghệ, thị trường, tình hình kinh tế có thể biến đổi từng ngày nhưng với nguồn nhân sự chất lượng cao, thấm nhuần văn hóa doanh nghiệp thì doanh nghiệp của bạn sẽ có cơ hội lớn để phát triển trong dài hạn.

Nhân sự là một trong những chìa khóa của sự phát triển doanh nghiệp và quản lý nhân sự cũng đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu vai trò quan trọng của quản lý nhân sự trong doanh nghiệp qua bài viết sau.

Vai trò chiến lược của HRM

Về mặt thuật ngữ, quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management – HRM) đã được sử dụng từ những năm 1900 và sau đó được phổ biến rộng rãi từ những năm 1960. Hoạt động quản lý nguồn nhân lực trong thực tế doanh nghiệp thường tập trung ở Phòng Hành chính – Nhân sự hoặc Bộ phận BO (Back Office). Đây là bộ phận chịu trách nhiệm đề xuất các chính sách quản lý nhân sự, xử lý các phát sinh giữa tổ chức với nhân viên.

Đọc thêm: Quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp?

HRM là tổng thể của nhiều hoạt động, đóng vai trò quan trọng trong vận hành doanh nghiệp ở các khâu như: 

• Tuyển dụng và thu hút nhân tài
• Xây dựng lòng trung thành và cam kết
• Thúc đẩy sự phát triển của nhân sự trong tương lai
• Xây dựng chính sách cho nhân sự

Tuyển dụng và thu hút nhân tài

Quy trình thường thấy trong tuyển dụng, thu hút nhân tài của doanh nghiệp thường theo các bước như sau:

• Bước 1: HRM sẽ xác định rõ với các phòng ban, bộ phận và cả lãnh đạo công ty về định biên nhân sự và nhu cầu tuyển dụng có thể theo quý, tháng hoặc thậm chí là theo tuần
• Bước 2: Tiến hành xây dựng mô tả công việc, đăng tuyển, thực hiện các nghiệp vụ tuyển dụng trên đa dạng các kênh cả bên trong và bên ngoài công ty
• Bước 3: Lựa chọn ứng viên, tiến hành phỏng vấn 
• Bước 4: Thỏa thuận hợp đồng lao động với ứng viên trúng tuyển

Vượt ra ngoài quy trình thường thấy đó, HRM để tuyển dụng, thu hút nhân tài hiệu quả không phải chỉ có các bước như trên. Họ còn cần thực hiện nhiều nghiệp vụ nhân sự khác nhau để hỗ trợ tuyển dụng như:

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp hấp dẫn ứng viên
• Làm hình ảnh, lan tỏa văn hóa doanh nghiệp qua nhiều kênh để tiếp cận ứng viên tiềm năng
• Kết nối với các trung tâm đào tạo, headhunter để tìm được ứng viên ưng ý
• Kết nối đào tạo thực tập sinh
• Đề xuất các chính sách tuyển dụng như thưởng giới thiệu ứng viên…

CultureIQ đưa ra thống kê cho biết 73% nhà tuyển dụng tin rằng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh mang lại lợi thế cạnh tranh cho công ty của họ trong tuyển dụng, thu hút nhân tài.

HRM ở khía cạnh tuyển dụng, thu hút nhân tài cho doanh nghiệp có thể được nhìn nhận như một nhân viên kinh doanh. Ở góc độ này, khách hàng của HRM là nội bộ; KPI là đảm bảo chỉ tiêu tuyển dụng và lợi nhuận (nếu có) chính là việc đảm bảo nguồn lực doanh nghiệp được vận hành thông suốt.

Tìm hiểu thêm: Chiến lược quản lý nhân sự của Google

Xây dựng lòng trung thành và cam kết

Bạn có thể bắt gặp những doanh nghiệp có nhân viên đồng hành, làm việc xuyên suốt trong 5 – 10 – 15 năm và thậm chí là làm việc đến lúc về hưu. Điều gì đã giữ cho họ làm việc với sự trung thành và cam kết cao như vậy. Câu chuyện không đơn thuần chỉ nằm ở lương thưởng tăng lên qua từng năm.

HRM ở vai trò xây dựng lòng trung thành và cam kết của nhân viên đóng vai trò như một cầu nối giữa nhân viên với doanh nghiệp. HRM hoàn toàn có thể góp phần giúp nhân viên trung thành, cam kết hơn với công ty thông qua hoạt động của mình như:

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp phù hợp, thu hút nhân viên gắn bó lâu dài
• Đề xuất các chính sách ưu đãi với lao động có thâm niên như tặng gói bảo hiểm sức khỏe cho bản thân và gia đình; quà tặng thâm niên; những buổi lễ vinh danh…
• Đảm bảo lắng nghe các ý kiến của nhân viên để liên tục tối ưu hóa quy trình, phương pháp làm việc phù hợp thực tế

Thúc đẩy sự phát triển của nhân sự trong tương lai

Bạn có thể thấy bất cứ một kế hoạch kinh doanh hay phát triển dự án nào khi lên kế hoạch cũng cần xem xét đến nguồn lực thực tế của doanh nghiệp đang có. Nguồn nhân sự còn yếu sẽ cần đào tạo, còn thiếu sẽ cần tuyển dụng bổ sung. Khi nhân lực cho một công việc dư thừa, thiếu việc sẽ cần điều chuyển hỗ trợ bộ phận khác… Những điều chỉnh kế hoạch như vậy đều giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn nhân lực mình đang có. 

Quản lý nhân lực hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp phát triển nhân sự trong tương lai, giúp doanh nghiệp đảm bảo một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự phát triển ổn định, lâu dài: lực lượng lao động. Bạn có thể thấy trong một số kế hoạch, tổng kết tháng, quý hay năm của công ty mình sẽ nhắc đến khái niệm chi phí nhân sự. Thực tế, nhân sự không phải một chi phí mà đó là tài sản quý giá của tổ chức. Lực lượng lao động giàu kinh nghiệm chuyên môn, thấm nhuần văn hóa doanh nghiệp chính là nền tảng giúp doanh nghiệp bứt phá phát triển trong cả ngắn, trung và dài hạn.

Công tác HRM thiết yếu với mỗi doanh nghiệp. Con người trong góc nhìn của quản lý nguồn nhân lực không phải chỉ là một yếu tố của quy trình sản xuất mà chính là tài sản quý báu song hành cùng quá trình phát triển của doanh nghiệp. Quản lý nguồn nhân lực sẽ giúp phát huy tối đa tài sản đó, phục vụ tầm nhìn, hướng đến đạt được sứ mệnh doanh nghiệp đề ra.

Tìm hiểu thêm: Quy trình quản lý nhân sự trong doanh nghiệp

Xây dựng chính sách cho nhân sự

Chính sách cho nhân sự là câu chuyện không hề dễ giải quyết. Chính sách thường sẽ được nằm trên cán cân tương quan giữa mong muốn có một chính sách tốt hơn với nguồn lực của tổ chức. Rõ ràng, mọi tổ chức đều có nguồn lực trong phạm vi của mình, do đó công tác quản lý nhân sự cần tiến hành xây dựng chính sách cho nhân sự tối ưu giữa nhu cầu và nguồn lực.

Chính sách cho nhân sự còn cần được đảm bảo xây dựng một cách công bằng, phù hợp với từng vị trí công việc chứ không thực hiện bình quân cào bằng. Một chính sách tốt sẽ giúp tạo động lực, khuyến khích nhân viên cải thiện hiệu suất, hiệu quả liên tục. Còn ngược lại, một chính sách tồi sẽ chỉ khiến trong tổ chức xuất hiện nhiều tin đồn hay những xung đột, mâu thuẫn không đáng có.

Thu hút, phát triển và giữ chân nhân tài là “cuộc chiến” rất khốc liệt giữa các công ty. Để xây dựng nguồn nhân lực chất lượng, quản lý nhân sự bắt buộc cần xây dựng chính sách nhân sự có tính cạnh tranh. Khi có chính sách nhân sự hiệu quả, tỷ lệ biến động nhân sự công ty bạn sẽ được giảm thiểu và nguồn lực tổ chức sẽ tập trung để hoàn thành những mục tiêu trong dài hạn.

Tìm hiểu thêm: Phương pháp giúp bạn quản lý nhân sự hiệu quả

Vai trò của giám đốc / trưởng phòng nhân sự

Vị trí giám đốc / trưởng phòng nhân sự đòi hỏi nhiều vai trò đa dạng khác nhau. Về tổng thể, vị trí này đòi hỏi các vai trò chính như sau:

– Quản lý chiến lược: HRM cần đảm bảo quản lý nhân sự, đánh giá nhân viên hiện tại và dự đoán nhu cầu nguồn lực trong tương lai dựa trên nhu cầu phát triển kinh doanh. Vai trò quản lý chiến lược của HRM thể hiện qua định biên nhân sự của từng phòng ban, khả năng cung ứng nguồn nhân lực chất lượng, đáp ứng nhu cầu phát triển công ty.

Chiến lược nhân sự hợp lý có thể giúp tổ chức tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu chi phí tuyển dụng và luôn sẵn sàng cho các kế hoạch sản xuất, vận hành doanh nghiệp.

– Tuyển dụng: Một trong những trách nhiệm chính của giám đốc nhân sự là tuyển dụng nhân sự. Sự thành công của một tổ chức cần có nền tảng từ nguồn nhân sự chất lượng. HRM cần đảm bảo tuyển dụng được đúng người cho từng vị trí công việc. Tuyển đúng ở đây là đúng, phù hợp về chuyên môn, về văn hóa doanh nghiệp, khả năng gắn bó lâu dài, phát triển tại tổ chức.

– Phân tích lợi ích: Các nhà quản lý nhân sự làm việc theo hướng giảm chi phí, thu hút các ứng viên chất lượng và giữ chân lực lượng lao động hiện có. Thực tế chi phí về nguồn lực như tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng dành cho nhân viên là một khoản chi phí lớn với doanh nghiệp. Vai trò của HRM là trên cơ sở nguồn lực đó sẽ cần phân tích những lợi ích trong phát triển nguồn lực, tối ưu với tổ chức.

– Đào tạo và phát triển: Hoạt động đào tạo và phát triển sẽ giúp tăng cường mối quan hệ giữa người sử dụng lao động và nhân viên. Điều này góp phần vào sự phát triển của nhân viên trong công ty, do đó nâng cao sự hài lòng và năng suất của nhân viên. HRM trên cơ sở hiểu rõ về nhu cầu từng phòng ban, nhu cầu phát triển của công ty và chất lượng nguồn nhân lực hiện tại sẽ cần lên kế hoạch đào tạo, phát triển theo từng quý, thậm chí là từng tháng.

– Tương tác bên trong nhân viên: Giám đốc nhân sự chịu trách nhiệm tiến hành các hoạt động, sự kiện và lễ kỷ niệm trong tổ chức để tạo cơ hội xây dựng đội nhóm. Tương tác bên trong tổ chức quan trọng không kém gì hoạt động phát triển kinh doanh bên ngoài. Những xung đột trong tổ chức sẽ chỉ tạo lực cản khiến hiệu quả, hiệu suất và sự tập trung ở mỗi phòng ban, bộ phận và cho đến từng nhân viên bị suy giảm. Thực tế, chỉ khi tổ chức của bạn ổn định, làm việc trên tinh thần đoàn kết, phối hợp chủ động thì công ty mới có nền tảng để phát triển trong dài hạn.

– Quản lý xung đột: Bộ phận nhân sự sẽ cần tiến hành giải quyết khi có bất kỳ loại xung đột nào trong tổ chức. HRM cần đảm bảo rằng các vấn đề và xung đột được giải quyết một cách trọn vẹn, tiếp cận vấn đề với thái độ không thiên vị và khuyến khích giao tiếp hiệu quả để đạt được giải pháp.

– Thiết lập văn hóa làm việc lành mạnh: Các nhà quản lý nhân sự đóng góp đáng kể vào việc thiết lập một văn hóa làm việc lành mạnh và thân thiện cho tổ chức. Giám đốc nhân sự cũng chính là những đại sứ thương hiệu, thấm nhuần và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp tới từng phòng ban và cho đến từng nhân viên.

– Xây dựng quan hệ nhân viên: Quan hệ nhân viên trong tổ chức được phát triển tốt đẹp, hài hòa sẽ đóng góp rất nhiều vào khả năng kết nối, phối hợp làm việc và thành công của tổ chức. HRM sẽ cần tạo điều kiện để xây dựng quan hệ nhân viên phát triển tích cực, tránh những xung đột trong tổ chức. Một số hoạt động HRM thường thực hiện để xây dựng quan hệ nhân viên có thể kể đến như: tổ chức teambuilding định kỳ; các hoạt động kỷ niệm sinh nhật thành viên; chính sách thưởng theo phòng ban khi hoàn thành dự án tập thể…

– Duy trì kỷ luật: Các chuyên gia nhân sự hướng tới việc làm cho các thành viên trong tổ chức tuân thủ kỷ luật nơi làm việc. HRM cũng đảm bảo hồ sơ nhân viên được quản lý, cập nhật qua từng năm để đảm bảo thực hiện các nghiệp vụ nhân sự một cách chuyên nghiệp, đảm bảo quy định, kỷ luật tổ chức.

– Đảm bảo thù lao và phúc lợi: Giám đốc / trưởng phòng nhân sự sẽ cần đảm bảo, đôn đốc việc chấm công, tính lương, đảm bảo thù lao, phúc lợi cho nhân viên đúng, đủ, đúng quy định. Mặt khác, HRM còn đóng vai trò trong việc đưa ra các chiến lược, chính sách về lương thưởng, phúc lợi dành cho nhân viên.

Tìm hiểu thêm: Kỹ năng cần thiết trong quản lý nhân sự

*

Vai trò quan trọng của quản lý nhân sự trong doanh nghiệp là điều mà nhà quản lý cần xác định rõ. Quản lý nhân sự không phải quản lý một chi phí công ty bạn phải chi trả hàng tháng mà đó là quản lý một tài sản quan trọng nhất của công ty. Khi quản lý nhân sự hiệu quả, nguồn nhân lực của tổ chức sẽ được phát huy tối đa để cải tiến hiệu quả, hiệu suất và cùng hướng đến mục tiêu tổ chức.

Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về vai trò quan trọng của quản lý nhân sự trong doanh nghiệp ở trên hữu ích, là những gợi mở tốt dành cho bạn.