Quản lý nhân sự không phải câu chuyện giải quyết sự vụ trong ngắn hạn. Đó là cả một quy trình đòi hỏi phải có phương pháp quản lý trúng, đúng, phù hợp với văn hóa, mục tiêu của tổ chức. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu về phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả qua bài viết sau.
Các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý nhân sự
Trước hết, để hiểu về phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả, chúng ta cần làm rõ các yếu tố ảnh hưởng tới quản lý nhân sự. Thực tế vận hành doanh nghiệp có thể có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới quản lý nhân sự nhưng bạn có thể chia ra thành 2 nhóm yếu tố: bên trong và bên ngoài
Yếu tố bên trong ảnh hưởng tới quản lý nhân sự
Những yếu tố bên trong của tổ chức như: sứ mệnh; chính sách; văn hóa doanh nghiệp; xung đột tổ chức; cơ cấu tổ chức; hệ thống nhân sự và tình hình tài chính đều có những ảnh hưởng trực tiếp đến quản lý nhân sự.
– Sứ mệnh: Sứ mệnh của một tổ chức là lý do tổ chức đó tồn tại và phát triển. Quản lý nhân sự trong tương quan đó cũng phải phụ thuộc, bị ảnh hưởng sâu sắc từ sứ mệnh tổ chức.
Nghiên cứu của WeSpire vào năm 2018 cho biết: thế hệ Z sẽ chiếm 30% lực lượng lao động vào năm 2022 và là thế hệ đầu tiên ưu tiên mục đích hơn tiền bạc. Họ đọc các tuyên bố sứ mệnh và giá trị của công ty để xác định nơi họ phù hợp nhất. Thế hệ này mong đợi sự nhất quán và tính xác thực và kỳ vọng vào một doanh nghiệp có văn hóa tích cực với mục đích, giá trị cốt lõi mạnh mẽ.
– Chính sách: Chính sách của tổ chức sẽ cho các thành viên hiểu rõ họ được làm gì, nên làm gì và không thể làm gì.
Một số chính sách công ty quan trọng sẽ ảnh hưởng tới quản lý nhân sự có thể kể đến như chính sách: cung cấp điều kiện làm việc an toàn; khuyến khích nhân viên cải thiện hiệu suất làm việc; đãi ngộ; đào tạo…
– Văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa tổ chức là tổng thể các giá trị, niềm tin và thói quen được chia sẻ, chấp thuận một cách mặc định trong tổ chức. Văn hóa tổ chức phản ánh chính tính cách của tổ chức đó. Các nhà quản lý nhân sự phải điều chỉnh phương pháp quản lý nhân sự phù hợp, tích cực để phù hợp với văn hóa của tổ chức.
Hiểu được loại hình văn hóa chủ đạo trong một công ty là điều quan trọng để hoạch định các chính sách và chiến lược nhân sự phù hợp. Ví dụ như văn hóa công ty hướng đến kết quả thì chính sách quản lý nhân sự cũng phải chú trọng đến yếu tố kết quả công việc.
– Xung đột tổ chức: Theo SK Chakraborty, xung đột trong tổ chức thường nảy sinh do những yếu tố như: đạo đức cá nhân đi ngược lại đạo đức tổ chức; mâu thuẫn quyền và nghĩa vụ; sự vâng lời và lòng tự trọng; kỷ luật và tự chủ; sự tự tin và lòng kiêu ngạo; thực tế so với kỳ vọng; quyền hạn so với trách nhiệm; lãnh đạo hay quản lý vi mô; ủy quyền hay thoái vị; phản hồi so với lạm dụng; lợi ích vật chất so với lợi ích tinh thần; sự thay đổi so với ổn định; mâu thuẫn giữa mục tiêu ngắn hạn và dài hạn…
Quản lý nhân sự sẽ bị ảnh hưởng bởi các xung đột này. Bạn có thể hình dung quản lý nhân sự như một điểm cân bằng giúp tổ chức của bạn tránh khỏi những xung đột không đáng có.
– Cơ cấu tổ chức: Về cơ bản có 2 dạng cơ cấu tổ chức: hình kim tự tháp hoặc phẳng. Các công ty có cơ cấu tổ chức hình kim tự tháp hướng đến việc quản lý theo thứ bậc, vị trí với quyền lực được tập trung ở ban lãnh đạo. Còn các công ty có tổ chức phẳng thường hướng đến sự sáng tạo, cởi mở với sự tham gia, đóng góp của tất cả thành viên.
Tùy theo cơ cấu tổ chức mà phương pháp quản lý nhân sự cũng có khác biệt. Với cơ cấu hình kim tự tháp, các quyết định nhân sự hầu như đều xuất phát từ “đỉnh” quyền lực. Còn với cơ cấu phẳng, phương pháp, chính sách quản lý nhân sự sẽ có yếu tố tham vấn, đóng góp từ các thành viên công ty nhiều hơn.
– Hệ thống nhân sự: Sự tồn tại, phát triển và hoạt động của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng nhân sự của tổ chức đó. Phương pháp quản lý nhân sự cũng sẽ chịu ảnh hưởng từ đặc thù riêng của hệ thống nhân sự.
Chẳng hạn như các công ty công nghệ đề cao tính sáng tạo, cởi mở thì quản lý nhân sự cũng sẽ chịu ảnh hưởng từ xu hướng, hệ thống nhân sự mà tổ chức đang hướng đến.
– Tình hình tài chính: Tình hình tài chính của tổ chức ảnh hưởng đến các hoạt động quản lý nguồn nhân lực, đặc biệt là những yếu tố liên quan nhiều đến tài chính. Chẳng hạn như: khả năng chi trả tiền công, tiền lương, quỹ đào tạo nguồn nhân lực luôn gắn liền với vấn đề dòng tiền, sức khỏe tài chính của tổ chức.
Trong những giai đoạn tổ chức có lợi nhuận cao, chính sách quản lý nhân sự thường sẽ được vận hành thông suốt, đúng kế hoạch. Còn khi tình hình tài chính căng thẳng, thiếu thốn, quản lý nhân sự chắc chắn sẽ bị ảnh hưởng.
Mặc dù nhiều tổ chức thường tuyên bố nhân viên là tài sản quan trọng nhất nhưng trong cách quản lý, thực tế tổ chức lại xem nhân viên như một chi phí quan trọng nhất. Khi tài chính khó khăn, thậm chí tổ chức sẽ tìm cách sa thải, giảm giờ làm của nhân viên để giảm chi phí nhân sự.
Tìm hiểu thêm: 4 mục tiêu chính của quản lý nhân sự
Yếu tố bên ngoài ảnh hưởng tới quản lý nhân sự
Những yếu tố bên ngoài sẽ có ảnh hưởng gián tiếp đến quản lý nhân sự. Tuy ảnh hưởng gián tiếp nhưng nhiều yếu tố bên ngoài thậm chí có thể ảnh hưởng mang tính quyết định, định hình đến phương pháp quản lý nhân sự tại mỗi tổ chức.
– Yếu tố kinh tế: Yếu tố kinh tế có thể kể đến như điều kiện, hệ thống kinh tế, các chính sách kinh tế của quốc gia…
Chẳng hạn như tại Nhật Bản, chính sách kinh tế do chính phủ đề ra đã khuyến khích các công ty tuyển dụng nhân sự lớn tuổi. Theo Wall Street Journal, chính quyền Nhật Bản đã thực hiện tăng tuổi nghỉ hưu của lao động từ 60 lên 65 vào năm 2004. Chính phủ yêu cầu các công ty cũng tăng, bỏ tuổi nghỉ hưu hoặc xây dựng hệ thống nhân sự thuê lại lao động đã nghỉ hưu.
Chính sách kinh tế của Nhật Bản đã giúp người lao động ở tuổi 60 – 70 vẫn có thể làm việc hiệu quả, bình thường tại các doanh nghiệp.
– Dân số và lực lượng lao động: Tình trạng dân số, đặc thù về lực lượng lao động sẽ ảnh hưởng đến phương pháp quản lý nhân sự của từng doanh nghiệp, tổ chức vì dân số, lực lượng lao động là yếu tố cung cấp nguồn nhân lực cho tổ chức.
Chẳng hạn như khi dân số trong độ tuổi lao động thấp, tốc độ già hóa dân số cao thì doanh nghiệp sẽ cần đưa ra chính sách nhân sự tận dụng nguồn nhân lực cao tuổi. Còn khi lực lượng lao động có đặc thù hiệu suất lao động kém, kỷ luật lao động yếu thì doanh nghiệp sẽ cần đưa ra các phương pháp quản lý nhân sự đề cao, tập trung vào hiệu suất và kỷ luật.
– Điều kiện thị trường lực lượng lao động: Về bản chất, sự hợp tác giữa doanh nghiệp và người lao động cũng chịu ảnh hưởng rất nhiều từ thị trường lao động. Cung ứng từ thị trường và nhu cầu của doanh nghiệp luôn tác động qua lại lẫn nhau và khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh phương pháp quản lý nhân sự phù hợp thị trường.
Chẳng hạn như khi nguồn cung ứng nhân lực ngành công nghệ thông tin quá thiếu hụt so với nhu cầu thì doanh nghiệp sẽ phải tìm phương pháp quản lý nhân sự một cách cởi mở, sáng tạo hơn để thu hút và giữ chân nhân tài.
– Yếu tố văn hóa – xã hội: Các yếu tố văn hóa xã hội có ảnh hưởng khá toàn diện đến các khía cạnh hoạt động tổ chức, bao gồm cả quản lý nhân sự. Quản lý nhân sự bị ảnh hưởng do yếu tố văn hóa xã hội có thể thể hiện qua những khía cạnh như:
- Kỳ vọng của xã hội đối với tổ chức
- Quan điểm xã hội đối với vị trí công việc, thành tích công việc
- Quan điểm xã hội về cơ cấu quyền hạn, trách nhiệm của tổ chức
- Sự di chuyển, biến động về nơi sinh sống của lực lượng lao động
- Vai trò của công đoàn trong quản lý nguồn nhân lực
Các yếu tố văn hóa xã hội có ảnh hưởng trực tiếp đến văn hóa tổ chức và phương pháp quản lý nhân sự. Nếu văn hóa tổ chức không phù hợp với đặc điểm văn hóa xã hội thì nó sẽ tạo nên lực cản khiến tổ chức của bạn khó quản lý, phát triển nhân sự hiệu quả.
Chẳng hạn như quan điểm xã hội cho rằng công nhân là một ví trí công việc có vị thế không cao. Do đó trong quản lý nhân sự, ở khâu tuyển dụng bạn thường sẽ khá khó khăn để tuyển người lao động có trình độ cao như đã tốt nghiệp đại học. Đối tượng tuyển dụng lúc này thường sẽ là nhóm lao động tốt nghiệp trung học phổ thông. Như vậy, yếu tố văn hóa xã hội đã ảnh hưởng tới quản lý, phát triển nhân sự của doanh nghiệp.
– Yếu tố công nghệ: Công nghệ đã thay đổi thực tiễn quản lý nguồn nhân lực trong các khía cạnh như:
- Tinh gọn quy trình tuyển dụng: Việc áp dụng công nghệ đã giúp quy trình tuyển dụng có thể thực hiện nhanh chóng, tinh gọn. Phòng nhân sự có thể đăng tuyển online, nhận CV ứng viên online, phỏng vấn và thông báo kết quả online.
- Đa dạng hóa hình thức đào tạo: Đào tạo khi được áp dụng công nghệ có thể được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau như trực tiếp và cả online. Mặt khác, Internet cũng mở ra cơ hội tự học cho tất cả nhân viên với nguồn thông tin có thể tìm kiếm, tra cứu dễ dàng.
- Quản lý nhân sự linh hoạt: Người lao động giờ có thể làm việc cả tại văn phòng hoặc từ xa ở bất kỳ đâu. Công nghệ giúp đội ngũ của bạn có thể kết nối, làm việc nhóm dễ dàng, vượt qua khoảng cách địa lý.
– Yếu tố chính trị – pháp luật: Các yếu tố chính trị – pháp luật ảnh hưởng quản lý nhân sự bao gồm các yếu tố như: hệ thống chính trị, chính sách pháp luật về kinh doanh, lao động… Các yếu tố chính trị – pháp luật ảnh hưởng đến thực tiễn quản lý nguồn nhân lực thể hiện qua các khía cạnh:
- Mọi doanh nghiệp, tổ chức đều cần thực hiện quản lý nhân sự tuân theo chính sách nhà nước ban hành
- Không có sự phân biệt, đối xử giữa các nhân viên trên cơ sở giới tính, tôn giáo, xuất xứ… theo quy định pháp luật
- Chính sách ưu đãi với doanh nghiệp được khuyến khích phát triển, ví dụ doanh nghiệp mảng công nghệ thông tin
- Chế độ lương thưởng, phúc lợi sẽ do doanh nghiệp, tổ chức quy định cụ thể nhưng cần đảm bảo không vi phạm các quy định của pháp luật, ví dụ về mức lương tối thiểu
– Sự phát triển của các lý thuyết và phương pháp quản lý:
Từ đầu thế kỷ XX, một số lĩnh vực quản lý bao gồm nhân sự hoặc quản lý nguồn nhân lực đã được các chuyên gia tập trung nghiên cứu. Sự phát triển của các lý thuyết và phương pháp quản lý cũng có ảnh hưởng tới thực tế quản lý nhân sự tại các tổ chức, doanh nghiệp.
Một số lý thuyết, phương pháp quản lý nổi bật có thể kể đến như:
- Lý thuyết quản lý khoa học của Frederick W. Taylor (1856-1912) nhấn mạnh vào việc thúc đẩy năng suất lao động thông qua quản lý một cách khoa học. Nhà quản trị sẽ cần tiến hành thưởng cho người lao động có hiệu suất công việc cao. Taylor cũng nhận thấy tầm quan trọng của việc thúc đẩy sự hợp tác nhóm, khuyến khích cải thiện hiệu suất và phát triển kỹ năng của người lao động.
- Henry L. Gantt (1861 – 1919) nhấn mạnh đến việc lựa chọn nhân sự một cách khoa học, hợp tác hài hòa giữa lao động và quản lý và nhu cầu đào tạo
- Frank Bunker Gilbreth (1868 – 1924) nổi tiếng với nghiên cứu về thời gian và chuyển động. Theo Gantt, nếu bạn làm việc quá nhanh, bạn có nguy cơ mắc sai lầm. Bạn cũng có nguy cơ trở nên mệt mỏi về thể chất hoặc tinh thần. Bạn có khả năng phải dừng công việc sớm hơn và do đó, tổng hiệu suất sẽ suy giảm.
- Henry Fayol (1841 – 1925) còn được gọi là “cha đẻ của lý thuyết quản lý hiện đại”. Fayol coi quản lý là một lĩnh vực quan trọng của tổ chức. Ông nhấn mạnh sự cần thiết của đào tạo và đề xuất một số nguyên tắc quản lý. Henry Fayol là một trong những tác giả tiêu biểu của thuyết quản lý hành chính cùng với Max Weber và Chester Barnard.
- Vilfredo Pareto (1896 – 1917) nổi tiếng với việc áp dụng “cách tiếp cận hệ thống xã hội” vào tổ chức và quản lý.
- Chester Irving Barnard (1886 – 1961) là đại diện tiêu biểu của thuyết quản lý tổ chức. Barnard cho rằng nhiệm vụ của quản lý là duy trì một hệ thống nỗ lực hợp tác trong một tổ chức thống nhất và áp dụng các hệ thống quản lý tổ chức toàn diện.
- Abraham Maslow (1908 – 1970) đã phát triển lý thuyết phân cấp nhu cầu với 5 tầng: (1)- các nhu cầu căn bản như ăn, uống, nơi ở; (2)- nhu cầu an toàn; (3)- nhu cầu xã hội; (4)- nhu cầu được tôn trọng; (5)- nhu cầu tự thể hiện
- McClelland (1953-1969) xác định ba nhu cầu thúc đẩy chính của con người. Đó là nhu cầu quyền lực; nhu cầu liên kết và nhu cầu thành tích.
- Năm 1964, Victor H. Room công bố lý thuyết công việc và sự khích lệ. Room cho rằng: mọi người sẽ có hành động chủ đích dựa trên những mong đợi họ nhận được hay sự hấp dẫn mà kết quả công việc đem lại. Ông cho rằng động lực công việc là sản phẩm của một mục tiêu rõ ràng, có thể đạt được.
10 phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả
Quản lý nhân sự là cả một nghệ thuật đòi hỏi rất nhiều kỹ năng, phương pháp khác nhau. Bạn có thể tham khảo 10 phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả dưới đây:
Đọc thêm: Các quy trình trong quản lý nhân sự
1. Giao tiếp không ra lệnh
Những nhà quản lý vi mô thực hiện ra lệnh cho nhân viên sẽ chỉ khiến đội nhóm gia tăng thêm áp lực không đáng có. Lâu dài, nhân viên sẽ chỉ thực hiện theo mệnh lệnh từ nhà quản lý, suy giảm khả năng chủ động, sáng tạo trong công việc.
Thay vì ra lệnh, bạn hãy tìm cách giao tiếp với nhân viên một cách hiệu quả. Chẳng hạn như:
- Khen ngợi công khai hoặc riêng tư về những công việc họ làm tốt
- Đồng hành, hỗ trợ nhân viên những lời khuyên để giúp họ cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc
- Tổ chức những buổi check-in công việc hàng tuần theo hình thức 1 – 1 với nhân viên
Xem thêm: Văn hoá giao tiếp trong doanh nghiệp và mối quan hệ với văn hoá tổ chức lành mạnh
2. Xây dựng quan hệ tốt đẹp giữa quản lý và nhân viên
Bất kỳ nhà quản lý nào cũng biết giá trị của các mối quan hệ với đội nhóm của họ. Nếu bạn xây dựng được quan hệ tốt đẹp trong team, các thành viên sẽ gắn kết, đồng lòng và trong những thời điểm khó khăn, then chốt, quan hệ tốt trong đội nhóm có thể giúp team vượt qua dễ dàng.
Nhân viên đi làm không hoàn toàn chỉ vì lương thưởng. Họ cũng cần có được cảm giác được đối xử, chăm sóc tốt. Họ cần nhận được sự tin cậy, tôn trọng và hỗ trợ từ quản lý và đội nhóm. Để xây dựng quan hệ tốt đẹp giữa quản lý và nhân viên, bạn nên lưu ý một số khía cạnh như:
- Có lòng tin vào nhân viên với nguyên tắc đầu tiên: về cơ bản, mọi nhân viên đều mong muốn làm việc tốt hơn
- Có sự tôn trọng lẫn nhau
- Dành cho nhau sự quan tâm không chỉ trong công việc mà còn ở cuộc sống
- Bình đẳng, cởi mở và chấp nhận những khác biệt của nhau nếu không ảnh hưởng công việc
- Giao tiếp thẳng thắn, hiệu quả và nên tránh lối nhận xét bánh mì kẹp (tích cực – tiêu cực – tích cực) sẽ làm nhân viên khó nắm bắt điều bạn thực sự mong muốn
3. Tạo điều kiện học tập và phát triển
Quản lý nhân sự hiệu quả cần hướng đến việc tạo điều kiện học tập, phát triển cho nhân viên. Điều này sẽ giúp nhân viên phát huy được hết khả năng hiện tại và cả tiềm năng công việc trong dài hạn.
Khi nhân viên được tạo cơ hội để học hỏi và phát triển, mức độ sáng tạo, kỹ năng và tính độc lập, chủ động của họ sẽ được cải thiện tích cực. Nếu bạn muốn giúp doanh nghiệp của mình phát triển, trước tiên bạn hãy tự học về quản trị nhân sự hiệu quả và sau đó tạo điều kiện cho nhóm của bạn học hỏi và phát triển liên tục.
Thậm chí, việc yêu cầu về học tập, phát triển có thể còn được công ty quy định thành KPI theo từng tháng, quý, năm cần đạt được như thế nào. Ví dụ như với cấp quản lý cần đảm bảo bao nhiêu giờ đào tạo, chia sẻ. Cấp nhân viên theo từng phòng ban cần học tập thêm kỹ năng bắt buộc nào khi mới gia nhập công ty…
4. Nuôi dưỡng tinh thần đồng đội
Sự bất an, đe dọa hay những “năng lượng” tiêu cực ở nơi làm việc sẽ chỉ dẫn đến kết quả công việc của team bị thụt lùi. Các thành viên trong công ty nên được khuyến khích giao tiếp cởi mở, chia sẻ ý tưởng với nhau.
Bạn có thể thực hiện một số cách sau để tạo điều kiện nuôi dưỡng tinh thần đội đội:
- Tổ chức các buổi brainstorming (động não) để tất cả các thành viên có thể đóng góp ý tưởng cho một vấn đề cụ thể
- Khuyến khích các thành viên chia sẻ, làm việc cởi mở với nhau
- Ban lãnh đạo với một vài thành viên hỗ trợ nhau sẽ giúp doanh nghiệp của bạn sáng tạo, hiệu quả hơn với mô hình chỉ 1 lãnh đạo
5. Thường xuyên ghi nhận, khen thưởng
Business Solver, một đơn vị cung cấp dịch vụ quản lý các quỹ phúc lợi cho người lao động đã tiến hành nghiên cứu và cho biết một số thông tin về ghi nhận, khen thưởng trong doanh nghiệp:
- 40% nhân viên sẵn sàng làm việc thêm giờ nếu được ghi nhận nỗ lực, đóng góp
- 60% quản lý cho rằng tổ chức của mình luôn có được sự cảm thông, ghi nhận trong văn hóa làm việc
- Tuy nhiên, chưa đầy 25% nhân viên cảm nhận được sự cảm thông, ghi nhận của tổ chức
- Thậm chí, có đến 31% nhân viên tin rằng tổ chức họ đang làm việc quan tâm nhiều đến lợi nhuận hơn đội ngũ nhân viên.
Qua nghiên cứu trên, bạn có thể nhận thấy có độ vênh khá lớn giữa suy nghĩ của quản lý với thực tế cảm nhận của nhân viên trong vấn đề ghi nhận, khen thưởng. Ghi nhận, khen thưởng là hoạt động nên được tiến hành thường xuyên để khích lệ nhân viên liên tục cải tiến hiệu suất, hiệu quả công việc. Để ghi nhận, khen thưởng đúng cách, đảm bảo quản lý nhân sự hiệu quả, bạn nên lưu ý một số chi tiết như:
- Ghi nhận, khen thưởng một cách công bằng và kịp thời đối với bất kỳ cá nhân nào có biểu hiện tốt hay mang lại giá trị cao cho doanh nghiệp
- Ghi nhận liên tục chứ không phải ghi nhận theo từng chu kỳ hàng tháng, hàng quý hay thậm chí 6 tháng, 1 năm
- Không hứa thưởng trước với nhân viên vì điều này dễ khiến cho nhân sự tập trung vào giải thưởng mà quên đi những giá trị họ mang lại
- Giữ phần thưởng dự đoán nhỏ
- Ghi nhận cho cả các hành vi, không chỉ ghi nhận những kết quả
- Ghi nhận cả đồng nghiệp, không chỉ cấp dưới
Phần mềm Khen nhau có thể giúp doanh nghiệp của bạn tăng hiệu suất thêm 32%, tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên 200%.
6. Tin tưởng (Về cơ bản con người là tốt)
Về cơ bản, bất kỳ nhân viên nào cũng mong muốn trở thành phiên bản tốt hơn của mình trong công việc. Họ đều mong muốn đóng góp được những giá trị tích cực cho tổ chức bằng kỹ năng, kinh nghiệm của mình.
Ở góc độ nhà quản lý, bạn nên dành sự tin tưởng cho nhân viên với suy nghĩ về cơ bản con người là tốt. Và chỉ khi bạn dành sự tin tưởng cho nhân viên thì họ mới có được “không gian” để sáng tạo, làm việc một cách chủ động và hiệu quả.
Thông tin từ Odclick cho biết:
- 55% CEO cho rằng thiếu lòng tin đe dọa nghiêm trọng tới khả năng phát triển, tăng trưởng của tổ chức
- 74% nhân viên làm việc trong những tổ chức có lòng tin cao sẽ ít bị căng thẳng hơn so với những nhân viên làm việc ở tổ chức có lòng tin thấp
- Nhân viên có lòng tin cao vào tổ chức sẽ làm việc với năng lượng, nhiệt huyết cao hơn 106%. Họ sẽ có số ngày nghỉ phép ít hơn 13%; thỏa mãn hơn với cuộc sống ở mức 29%; gắn kết hơn với tổ chức ở mức 76%. Đặc biệt, khi nhân viên có lòng tin, họ sẽ có cảm nhận bị quá tải công việc thấp hơn 40%.
Các doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới ví dụ như Adobe cũng nhấn mạnh yếu tố tin tưởng nhân viên trong vận hành doanh nghiệp của mình. Adobe nổi tiếng với hàng loạt các sản phẩm phần mềm nổi tiếng như: Adobe Photoshop, Adobe Acrobat, Adobe Reader, Adobe Flash, Adobe Dreamweaver, Adobe Illustrator… Và, triết lý tại Adobe là: Khi bạn đặt niềm tin vào nhân viên, bạn sẽ giúp nhân viên nỗ lực, sáng tạo và làm việc hiệu quả hơn.
Trong những dự án khó khăn, thử thách, nhân viên Adobe được đặt niềm tin và trao cơ hội sáng tạo, học hỏi. Nhân viên có cơ hội tối ưu hóa công việc và đạt được mục tiêu đề ra với nguồn lực hỗ trợ tốt từ công ty. Và khi nhân viên Adobe đạt thành tích công việc xuất sắc, họ sẽ được trao tặng những phần thưởng rất giá trị như tiền hoặc thậm chí là cổ phần công ty.
7. Tuyển dụng đúng (Lựa chọn người phù hợp)
Quản lý nhân sự hiệu quả trong hầu hết trường hợp đều cần được bắt đầu ngay từ khâu tuyển dụng, lựa chọn người phù hợp tham gia tổ chức. Khi danh sách ứng viên của bạn được sàng lọc kỹ lưỡng để lựa chọn được nhân viên phù hợp cả về năng lực chuyên môn lẫn văn hóa doanh nghiệp thì bạn sẽ giảm thiểu được tối đa những nguy cơ xung đột tại nơi làm việc.
Bạn có thể tham khảo 3 nguyên tắc cũng là 3 câu hỏi với nhà tuyển dụng giúp Amazon – một trong những doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới lựa chọn được người phù hợp.
- Nguyên tắc 1: Bạn có hâm mộ ứng viên bạn chọn không? Khi nhà tuyển dụng hâm mộ ứng viên thì điều đó có nghĩa là ứng viên có những tố chất, kỹ năng hoặc kinh nghiệm mà tổ chức của bạn còn thiếu hay đang tìm kiếm.
- Nguyên tắc 2: Ứng viên này có hỗ trợ cho phòng ban của họ làm việc hiệu quả hơn không? Khi ứng viên trở thành nhân viên chính thức thì họ có khả năng giúp phòng ban gia tăng hiệu quả, hiệu suất công việc không là câu hỏi rất quan trọng.
- Nguyên tắc 3: Ứng viên này có tiềm năng tỏa sáng trong công việc hay không? Chỉ khi ứng viên thành công trong công việc của họ tại tổ chức thì họ mới có thể yên tâm gắn bó lâu dài.
8. Cập nhật thường xuyên thông tin nhân sự
Thông tin nhân sự cần được cập nhật thường xuyên. Công việc hành chính – nhân sự này thực tế không quá thú vị nhưng rất cần thiết với doanh nghiệp. Dữ liệu nhân sự khi được tập hợp với nguồn thông tin đủ lớn qua nhiều năm có thể giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích trong quản lý nhân sự:
- Đảm bảo quản lý nhân sự đúng quy định pháp luật, không xảy ra những trường hợp thiếu sót thủ tục nhân sự
- Cung cấp cho doanh nghiệp kho dữ liệu giúp phân tích “sức khỏe” nhân sự. Ví dụ như trình độ học vấn, khả năng chuyên môn, độ tuổi lao động…
- Giúp cung cấp cho doanh nghiệp khả năng nắm bắt các xu hướng biến động nhân sự. Ví dụ như nhân sự làm việc đến khoảng năm thứ mấy sẽ có tâm lý muốn thay đổi, tìm nơi làm việc mới.
- Giúp đảm bảo quyền lợi của nhân viên theo quy định, chính sách phúc lợi công ty. Ví dụ như thưởng thâm niên; đóng bảo hiểm sức khỏe thêm cho cả gia đình khi đủ số năm công tác…
9. Trao đổi thẳng thắn
Để quản lý nhân sự hiệu quả, bạn cần thẳng thắn với nhân viên. Sự thẳng thắn cần thể hiện ngay trong trao đổi giữa các thành viên trong tổ chức. Trao đổi thẳng thắn ở đây có nghĩa là trao đổi một cách rõ ràng, minh bạch, hướng đến hiệu quả công việc. Bạn nên tránh những ẩn ý hay những nhận định nhiều lớp nghĩa sẽ khiến nhân viên không thực sự hiểu bạn mong muốn điều gì.
Trao đổi thẳng thắn còn cần được thể hiện ngay trong đánh giá công việc. Bạn nên đánh giá công việc của nhân viên với sự phân định rạch ròi giữa đánh giá tích cực và tiêu cực. Lối đánh giá kiểu bánh mì kẹp, xen lẫn giữa tích cực – tiêu cực không phải giải pháp giúp xoa dịu nhân viên mà sẽ chỉ khiến họ trở nên bối rối giữa những luồng thông tin trái ngược nhau.
Chẳng hạn như đánh giá: em có nỗ lực rất cao độ trong công việc tuy nhiên kết quả thực sự chưa đạt được yêu cầu cần có. Thay vì đó, bạn có thể phân tách đánh giá và trao đổi thẳng thắn với nhân viên như sau:
- Điểm tích cực: Nỗ lực trong công việc, sẵn sàng làm việc ngoài giờ
- Điểm tiêu cực: Chỉ đạt được 70% kết quả công việc so với cam kết
Từ việc nhìn nhận, phân định rõ điểm tích cực, tiêu cực nhân viên đang có / đang gặp phải, bạn và nhân viên có thể cùng nhìn nhận những vấn đề gây ra cản trở tiêu cực và tìm giải pháp tháo gỡ.
Rõ ràng, khi trao đổi thẳng thắn với nhau, việc quản lý nhân sự và cả hiệu quả, hiệu suất nhân viên của bạn đạt được sẽ có những biến chuyển tích cực. Thực tế, mọi phương pháp quản lý nhân sự dù về lý thuyết có hay, có tích cực đến đâu nhưng quản lý và nhân viên không thể thẳng thắn chia sẻ với nhau cũng sẽ rất khó áp dụng cho tổ chức.
10. Minh bạch
Minh bạch hóa là giải pháp hiệu quả để bạn giảm thiểu những tranh chấp hay tin đồn không đáng có trong tổ chức của mình. Tranh chấp và tin đồn là những “năng lượng” tiêu cực sẽ làm đội ngũ của bạn giảm thiểu sự tập trung công việc, hiệu suất và tinh thần đoàn kết, phối hợp đội nhóm.
Khi một tranh chấp hay tin đồn nào đó phát sinh, bạn hãy tìm cách thẳng thắn, minh bạch hóa thông tin. Các cuộc họp với sự tham gia của những người liên quan là cần thiết để bạn dập tắt nhanh chóng những tin đồn, đảm bảo sự minh bạch lành mạnh cho tổ chức.
Khi hai nhân viên có xung đột với nhau, ở vị trí quản lý, bạn nên tổ chức buổi trao đổi thẳng thắn giữa 2 nhân viên và có sự tham gia của quản lý trực tiếp. Khi hai phòng ban có xung đột với nhau thì tất cả thành viên liên quan cần tham gia buổi trao đổi. Chỉ có sự thẳng thắn, minh bạch mới có thể giúp tổ chức của bạn giải quyết nhanh chóng, hiệu quả những xung đột không đáng có.
Tìm hiểu thêm: Lợi ích của sự minh bạch trong tổ chức
*
Phương pháp là vấn đề cốt lõi giúp bạn đi đúng hướng, giải quyết hiệu quả các vấn đề. Từ góc nhìn đó, khi bạn lựa chọn được phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả, phù hợp với doanh nghiệp của mình thì quản lý nhân sự sẽ không còn trở thành một bài toán nan giải.
