Quản lý nhân sự trong doanh nghiệp để đạt được hiệu quả, sự quy chuẩn, đồng bộ cao thì bắt buộc cần được thực hiện theo các quy trình cụ thể. Xét tổng thể, quản lý nhân sự trong doanh nghiệp có thể chia ra thành 4 quy trình chính: hoạch định nguồn nhân lực; xây dựng chính sách phúc lợi đãi ngộ; quy trình quản lý hiệu suất; xây dựng phát triển văn hóa doanh nghiệp.

Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu các quy trình quản lý nhân sự doanh nghiệp qua bài viết sau.

Hoạch định nguồn nhân lực

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực sẽ được thể hiện qua 4 mảng công việc có tính tương hỗ, liên kết với nhau: tuyển dụng; lựa chọn; ký hợp đồng tuyển dụng; đào tạo và phát triển. Mỗi một khâu lại là tiền đề, cơ sở để phòng nhân sự tiếp tục thực hiện khâu nối tiếp và hướng tới mục đích cuối cùng để đảm bảo quy trình hoạch định nguồn nhân lực được thực hiện trọn vẹn, tạo hiệu quả tốt với doanh nghiệp.

– Tuyển dụng: Đây là đầu vào của quy trình hoạch định nguồn nhân lực. Mọi doanh nghiệp đều cần thực hiện tuyển dụng để đảm bảo nguồn nhân lực theo kế hoạch phát triển của mình.

– Lựa chọn: Thực hiện tuyển dụng, bạn sẽ nhận được những CV ứng tuyển. Từ các ứng viên này, bạn sẽ cần lựa chọn cẩn thận người phù hợp nhất với doanh nghiệp. Có nhiều tiêu chí đánh giá riêng ở mỗi doanh nghiệp nhưng tựu chung doanh nghiệp thường sẽ lựa chọn ứng viên phù hợp về năng lực chuyên môn và phù hợp về văn hóa doanh nghiệp.  

– Ký hợp đồng tuyển dụng: Sau khi lựa chọn được ứng viên phù hợp, phòng nhân sự sẽ kết nối với ứng viên để thỏa thuận và ký hợp đồng tuyển dụng. Hợp đồng tuyển dụng / hợp đồng lao động sẽ phản ánh những nghĩa vụ và quyền mà người lao động sẽ cần thực hiện hay nhận được khi làm việc tại doanh nghiệp. 

– Đào tạo và phát triển: Tuyển dụng thành công người lao động vào doanh nghiệp sẽ không tạo ra nhiều ý nghĩa nếu họ không phát huy được năng lực, đóng góp được những giá trị bản thân đối với công việc. Chính vì vậy, quy trình hoạch định nguồn nhân lực bắt buộc cần nối tiếp với khâu đào tạo và phát triển. Chỉ có đào tạo, thậm chí là đào tạo xuyên suốt quy trình làm việc thì người lao động mới có khả năng cải thiện ngày càng cao hiệu quả, hiệu suất công việc của mình.

quy trình quản lý nhân sự
Quy trình hoạch định nguồn nhân lực sẽ được thể hiện qua 4 mảng công việc có tính tương hỗ, liên kết với nhau: tuyển dụng; lựa chọn; ký hợp đồng tuyển dụng; đào tạo và phát triển

Xây dựng chính sách phúc lợi đãi ngộ

Cùng sự phát triển của lực lượng lao động và thị trường lao động, nhân viên hiện nay cân nhắc nơi làm việc không chỉ ở yếu tố lương mà còn ở phúc lợi, đãi ngộ nhân viên dành cho họ. Lương lúc này chỉ là một phần trong phúc lợi, đãi ngộ mà nhân viên có thể nhận được. Và, chính sự khác biệt về phúc lợi đãi ngộ giữa các công ty đã làm nên sức hấp dẫn, thu hút ứng viên khác nhau.

Theo khảo sát của Glassdoor, khoảng 60% người tham gia khảo sát khẳng định chính sách phúc lợi có ảnh hưởng lớn đến quyết định khi họ nhận lời làm việc.

Tại sao nhân viên sẽ chọn “đầu quân” cho công ty A mà không phải là công ty B? Đó là vấn đề cần nhà quản lý giải quyết thông qua việc xây dựng chính sách phúc lợi đãi ngộ cho công ty mình.

Một chính sách phúc lợi, đãi ngộ tốt là một chính sách kích thích được hiệu quả, hiệu suất công việc của nhân viên, đảm bảo giữ chân nhân tài, đảm bảo công bằng nhưng cần phù hợp với quỹ lương thưởng công ty có thể chi trả. Nếu công ty bạn có quỹ lương thưởng 10 đồng thì bạn không thể xây dựng chính sách, phúc lợi có dự kiến chi phí lên tới 12 đồng được.

quy trình quản lý nhân sự
Theo khảo sát của Glassdoor, khoảng 60% người tham gia khảo sát khẳng định chính sách phúc lợi có ảnh hưởng lớn đến quyết định khi họ nhận lời làm việc

Một số chính sách phúc lợi, đãi ngộ bạn có thể tham khảo cho công ty mình có thể kể đến như:

– Giờ làm việc linh hoạt: Thời gian ảnh hưởng rất nhiều đến quyết định chấp nhận lời mời làm việc của ứng viên. Ứng viên thậm chí có thể lựa chọn công việc lương thấp hơn nhưng có giờ làm việc linh hoạt, phù hợp thay vì lương cao nhưng phải làm việc cả tuần, thường xuyên làm việc quá giờ cả cuối tuần.

Việc áp dụng thời gian làm việc linh hoạt đang được Netflix – công ty hàng đầu thế giới về cung cấp dịch vụ video trực tuyến tại Mỹ áp dụng rất hiệu quả. Cụ thể, họ không quy định thời gian làm việc của nhân viên. Thậm chí, nhân viên có thể nghỉ phép bao nhiêu tùy thích. Thay vào đó, công ty tin tưởng vào cách nhân viên sử dụng thời gian làm việc của mình, miễn là kết quả công việc đạt hiệu quả.

– Trợ cấp ăn trưa: Việc thêm vào lương tháng của nhân viên một khoản trợ cấp ăn trưa 30 – 40.000 mỗi ngày có thể giúp nhân viên có được cảm giác quan tâm, chia sẻ từ công ty. Thậm chí, nếu có thể, bạn còn thể tổ chức các bữa ăn tập thể toàn công ty để nhân viên nghỉ trưa là có dùng bữa ngay và tiết kiệm được thời gian nghỉ ngơi.

– Bảo hiểm sức khỏe: Nhiều công ty đã thu hút ứng viên thông qua việc cung cấp miễn phí các khoản chi trả cho bảo hiểm sức khỏe như: bảo hiểm sức khỏe tổng thể; nha khoa; thị lực…

Với những nhân viên có thâm niên công tác, họ còn có thể được công ty chi trả cả bảo hiểm sức khỏe cho người thân.

– Bảo hiểm xã hội / lương hưu: Không có chính sách phúc lợi nào giúp gắn kết doanh nghiệp với nhân viên hơn chính sách đóng bảo hiểm xã hội, đảm bảo lương hưu cho nhân viên. Nhiều nhân viên lo lắng về việc nghỉ hưu của chính họ, vì vậy họ sẽ tìm kiếm các tổ chức, doanh nghiệp có kế hoạch nghỉ hưu tốt nhất cho những người đang làm việc để gắn bó.

– Bảo hiểm nhân thọ: Bảo hiểm nhân thọ cũng là một trong những chính sách phúc lợi độc đáo dành cho người lao động nhận được sự quan tâm lớn. Người lao động tham gia bảo hiểm nhân thọ cảm thấy yên tâm hơn vì họ và gia đình được lo về tài chính trong trường hợp họ bị tai nạn hay gặp các rủi ro khác.

– Quà tặng các dịp lễ tết: Hầu hết nhân viên đều quan tâm và mong muốn nhận được sự quan tâm từ công ty trong các dịp lễ tết như tặng quà, tiền thưởng… Các dịp như tết Dương lịch, Âm lịch, Quốc khánh, sinh nhật nhân viên… đều là những dịp công ty có thể dành tặng sự quan tâm cho nhân viên của mình.

– Chính sách làm việc vào ngày nghỉ lễ: Với những nhân viên phải làm việc trong ngày nghỉ lễ, bạn có thể đối chiếu quy định của Luật Lao động để chấm công, tính lương cho nhân viên cao hơn ngày thường. Điều này đảm bảo sự công bằng với những nhân viên phải làm việc ngay trong kỳ nghỉ lễ.

Quy trình quản lý hiệu suất

Mục tiêu cốt lõi của quản lý nhân sự là phát huy tối đa “tài sản” nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Do đó, một trong những quy trình bắt buộc nhân sự cần xây dựng là quy trình quản lý hiệu suất.

Khi công ty của bạn có quy trình quản lý hiệu suất rõ ràng, phù hợp, bạn sẽ nhận được nhiều lợi ích đa dạng như:

  • Đảm bảo mục tiêu của mỗi cá nhân phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Điều này thực sự quan trọng để đảm bảo những nỗ lực cá nhân đi đúng hướng, tránh phân tán, lãng phí nguồn lực.
  • Giúp công ty của bạn theo dõi và đánh giá công việc nhân viên thực hiện một cách khách quan, cụ thể theo số liệu định lượng thay vì cảm tính đánh giá.
  • Việc ghi nhận, khen thưởng nhân viên có hiệu suất công việc vượt trội cũng được thực hiện nhanh chóng, kịp thời. Nếu nhân viên của bạn có kết quả công việc tốt nhưng phải quý sau hoặc thậm chí chờ đến tổng kết cuối năm mới được xem xét khen thưởng thì giá trị của việc ghi nhận khen thưởng sẽ bị suy giảm rất nhiều.
quy trình quản lý nhân sự
Xây dựng quy trình quản lý hiệu suất rõ ràng sẽ giúp nhân viên của bạn phát huy được tối đa khả năng, hiệu suất, hiệu quả công việc

Khi xây dựng quy trình quản lý hiệu suất, HRM các công ty có thể tham khảo quy trình quản lý hiệu suất liên tục như sau:

Bước 1: Thiết lập mục tiêu (Goal Setting)

Mục tiêu của tổ chức đưa ra cần rõ ràng, minh bạch; thử thách nhưng không trở thành bất khả thi. Khi đưa ra mục tiêu, bạn cũng cần đảm bảo sự cam kết thực hiện mục tiêu từ nhân viên. Thậm chí, bạn có thể tham vấn ý kiến và cùng nhân viên xây dựng mục tiêu để gia tăng mức độ cam kết hoàn thành mục tiêu.

Trường hợp mục tiêu quá thử thách hoặc cần thời gian dài để thực hiện, bạn có thể chia nhỏ mục tiêu ra thành từng mốc, từng giai đoạn. Trường hợp tình hình thực tế có thay đổi, bạn có thể cần đặt lại mục tiêu hoặc kéo giãn thời gian hoàn thành mục tiêu.

Bước 2: Check-in thường xuyên và xem đây là kỷ luật

Check-in công việc bắt buộc phải là buổi trao đổi thẳng thắn 1 – 1 giữa nhân viên và quản lý trực tiếp. Bạn có thể tổ chức các buổi check-in định kỳ vào chiều thứ 6 hàng tuần hoặc sáng thứ 7 chẳng hạn (nếu công ty làm việc sáng thứ 7).

Những buổi check-in sẽ giúp cả quản lý và nhân viên cùng nắm bắt, định hình được nhanh chóng công việc đang được thực hiện như thế nào, có rủi ro, vấn đề nào cần gì quyết và hành động tiếp theo là gì.

Công thức check-in bạn có thể tham khảo theo mẫu sau:

  • Kiểm tra quá khứ, những việc đã làm, những vấn đề đang tồn tại
  • Hướng tới tương lai, hoạch định những hành động cần thực hiện tiếp theo
  • Kiểm tra mục tiêu mới, đảm bảo những hành động tiếp theo phù hợp với thực tế công việc hiện tại

Bước 3: Phản hồi liên tục, 360 độ

Phản hồi liên tục, đa chiều 360 độ là công cụ rất tốt để công ty của bạn cải thiện minh bạch hóa, gia tăng động lực và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Phản hồi khác hoàn toàn với khen, chê, tán thưởng hay công kích. Phản hồi đơn thuần là nhận xét tích cực hoặc tiêu cực về một công việc cụ thể nào đó. Bạn chỉ nên tập trung vào công việc thay vì đánh giá, công kích cá nhân nhân viên.

Việc bạn thực hiện phản hồi liên tục, đa chiều sẽ giúp nhân viên có thể định hướng công việc chuẩn xác, tránh những chệch hướng công việc không đáng có. Để thực hiện phản hồi, bạn nên lưu ý một số chi tiết như:

  • Phản hồi gắn liền với mục tiêu
  • Phản hồi liên tục theo tần suất cố định, có thể là hàng tuần
  • Phản hồi thẳng thắn, công bằng, cả tích cực và tiêu cực
  • Tuyệt đối không sử dụng cách phản hồi bánh mì kẹp theo kiểu xen lẫn phản hồi tích cực – tiêu cực – tiêu. Điều này không giúp xoa dịu tinh thần nhân viên của bạn mà chỉ khiến họ bối rối với những phản hồi của bạn.
  • Nên phản hồi rõ ràng về kết quả, quy trình thực hiện công việc đã đạt yêu cầu hay chưa
  • Cần có phản hồi về chiến lược hành động tiếp theo để đạt được mục tiêu

Xem thêm: Quản lý hiệu suất liên tục – cuộc cách mạng của quản trị hiệu suất

Xây dựng, phát triển văn hoá doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là tính cách, khí chất của một doanh nghiệp, là điều bao trùm lên mọi hoạt động của doanh nghiệp ấy. Doanh nghiệp như thế nào thì sẽ sản sinh ra văn hóa doanh nghiệp tương ứng như thế. Ở chiều ngược lại, văn hóa doanh nghiệp cũng giúp định vị bản sắc, nét riêng của mỗi doanh nghiệp.

Xem thêm: Văn hoá doanh nghiệp là gì?

Quy trình quản lý nhân sự – Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố cốt lõi tạo nên bản sắc của doanh nghiệp

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của quản lý nhân sự là xây dựng, phát triển văn hóa doanh nghiệp. Quy trình này cần đảm bảo các yếu tố như:

– Xây dựng hoàn chỉnh bộ văn hóa doanh nghiệp, tiêu chuẩn hành vi của doanh nghiệp: Bộ văn hóa doanh nghiệp, tiêu chuẩn hành vi này chính là các giá trị được đồng thuận, tuyên bố trong nội bộ doanh nghiệp và có thể là cả với bên ngoài tổ chức. Nó có thể là: giá trị cốt lõi; bộ quy tắc chung; các quy định được ban hành hay chiến lược, sứ mệnh của tổ chức.

Tuy nhiên, dù được thể hiện dưới hình thức nào thì bộ văn hóa doanh nghiệp, tiêu chuẩn hành vi cũng cần được xây dựng một cách rõ ràng, dễ hiểu và thông tin công khai trong doanh nghiệp. Điều này nhằm giúp mọi nhân viên khi gia nhập công ty đều hiểu rõ những điều nên làm, không nên làm theo tiêu chuẩn hành vi công ty đề ra.

– Thúc đẩy việc thực thi văn hóa doanh nghiệp trong tổ chức: Văn hóa doanh nghiệp không phải những bảng biểu, khẩu hiệu hay những văn bản quy định khô khan mà nó cần được thực sự thấm nhuần vào hành động, suy nghĩ mỗi thành viên trong tổ chức. Quản lý nhân sự sẽ cần đảm bảo thúc đẩy thực thi văn hóa doanh nghiệp thông qua chương trình hành động cụ thể như: đào tạo văn hóa doanh nghiệp; tổ chức teambuilding gắn kết đội ngũ; khen thưởng, kỷ luật những trường hợp thực hiện đúng hay vi phạm văn hóa tổ chức…

– Đảm bảo môi trường làm việc phù hợp, giúp tạo sự hài lòng và giữ chân nhân sự: Môi trường làm việc không phải chỉ bao hàm môi trường vật lý như văn phòng, hệ thống chiếu sáng, bàn ghế… Môi trường làm việc mà quản lý nhân sự quan tâm rộng hơn, bao hàm nhiều yếu tố và đòi hỏi để kiến tạo môi trường phù hợp, giúp nhân viên phát huy tối đa hiệu suất, hiệu quả công việc:

  • Cần minh bạch, rõ ràng mục tiêu, sứ mệnh công ty để tất cả thành viên hiểu rõ họ đang làm việc mỗi ngày vì điều gì.
  • Xây dựng lộ trình phát triển cho nhân viên để họ nắm rõ định hướng công việc trong ngắn, trung và cả dài hạn. Có lộ trình công việc rõ ràng, nhân viên sẽ yên tâm làm việc, gắn bó với tổ chức hơn.
  • Giúp nhân viên cân bằng cuộc sống và công việc để họ có thể làm việc với niềm vui và hiệu suất tốt nhất trong dài hạn.
  • Luôn ghi nhận ý kiến đóng góp của nhân viên để tối ưu hóa môi trường làm việc phù hợp với nhu cầu thực tế.
  • Tiến hành khen thưởng và ghi nhận xứng đáng, kịp thời để khuyến khích nhân viên liên tục cải tiến hiệu suất, hiệu quả công việc.
  • Đảm bảo tuyển chọn người phù hợp với văn hóa doanh nghiệp để tránh những xung đột hay điểm vênh giữa nhân sự và văn hóa tổ chức. Nhân sự phù hợp về văn hóa thậm chí trong nhiều trường hợp còn quan trọng hơn cả phù hợp về chuyên môn. Bởi vì, yếu tố chuyên môn có thể cải thiện dần thông qua đào tạo còn văn hóa thì có tính ổn định cao hơn và rất khó thay đổi.
  • Tránh quản lý vi mô. Bạn nên dành không gian để nhân viên có thể sáng tạo, làm việc một cách chủ động, tích cực thay vì chỉ làm việc theo mệnh lệnh cụ thể. Việc không quản lý vi mô còn thể hiện sự tin tưởng công ty, quản lý dành cho nhân viên. Rõ ràng, công ty không cần một người chỉ biết làm việc theo mệnh lệnh mà cần những con người sáng tạo, chủ động và luôn nỗ lực tối ưu hóa công việc.
  • Quan tâm chính sách phúc lợi cho nhân viên để họ cảm thấy được sự quan tâm, có được cảm giác hạnh phúc khi làm việc tại công ty. Một món quà bất ngờ hay những phần thưởng trong các dịp nghỉ lễ tết đều có thể sẽ giúp nhân viên hạnh phúc hơn. 
  • Hạn chế các cuộc họp không cần thiết để giảm tải, tránh lãng phí thời gian vô ích đối với nhân viên. Nhân viên về cơ bản là tốt và họ đều mong muốn hoàn thành công việc được giao. Muốn vậy, bạn nên để họ tập trung cho công việc thay vì phải tham gia các cuộc họp không cần thiết, thậm chí là vô bổ.

Xem thêm: Giải pháp cải thiện môi trường làm việc hiệu quả

– Quản lý, giải quyết những khúc mắc, xung đột trong doanh nghiệp: Những khúc mắc, xung đột trong doanh nghiệp là nguồn năng lượng tiêu cực sẽ kéo lùi cảm xúc, trải nghiệm làm việc của nhân viên. Quản lý nhân sự vì vậy cần giải quyết được những khúc mắc, xung đột này.

Chẳng hạn như chấm công sai; không chấm công được; mâu thuẫn trong phối hợp giữa các phòng ban; xung đột giữa quản lý – nhân viên vượt ra khỏi các quy định công ty… đều cần có vai trò điều phối, giải quyết của HRM.

Để quản lý, giải quyết xung đột trong doanh nghiệp hiệu quả, bạn có thể tham khảo quy trình sau:

  • Xác định rõ nguồn gốc, bản chất xung đột
  • Thiết lập một nơi riêng tư để trao đổi với các bên liên quan
  • Đảm bảo các bên liên quan đều được phát biểu trên cơ sở lắng nghe tích cực
  • Tiến hành điều tra, xác minh thông tin
  • Xác định các thức để các bên liên quan đạt được mục tiêu chung
  • Thống nhất giải pháp tối ưu và xác định trách nhiệm các bên để giải quyết vấn đề
  • Đánh giá thực tế vụ việc đang diễn ra như thế nào và quyết định các chiến lược dự phòng rủi ro xung đột tương tự trong tương lai

*

Khi có quy trình chuẩn xác, phù hợp, việc quản lý nhân sự trong doanh nghiệp của bạn sẽ hiệu quả, đúng hướng ngay từ đầu. 

Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về các quy trình quản lý nhân sự doanh nghiệp hữu ích, là những gợi mở tốt dành cho bạn. Để tìm hiểu quản lý nhân sự.