Một nhà quản lý hiệu quả cần phải có những kỹ năng gì? Theo Robert Katz có 3 nhóm kỹ năng của nhà quản lý bao gồm Kỹ năng kỹ thuật – Kỹ năng khái niệm và Kỹ năng quản lý con người. Một nhà quản lý cần phải đảm bảo cả 3 nhóm kỹ năng này để có thể dẫn dắt tổ chức, đội nhóm hoạt động hiệu quả.
Kỹ năng quản trị là gì?
Trước hết, chúng ta cùng tìm hiểu kỹ năng quản trị là gì. Chắc hẳn bạn đã tiếp cận được với nhiều khái niệm, cách hiểu về kỹ năng quản trị khác nhau. Tuy nhiên, xét từ góc độ quản lý doanh nghiệp, phát triển tổ chức, kỹ năng quản trị doanh nghiệp có thể được hiểu như sau: Kỹ năng quản trị là kỹ năng điều hướng nguồn lực của tổ chức để ngăn ngừa, giải quyết các vấn đề và đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu như kỳ vọng.
Kỹ năng quản trị sẽ thể hiện rõ nét tác dụng, vai trò của mình nhất là trong những tình huống bất định, khó lường, có thể ảnh hưởng tới doanh nghiệp.
Chẳng hạn như trong tình hình sản xuất, kinh doanh bình thường thì một doanh nghiệp may mặc xuất khẩu sẽ tập trung vào các đơn hàng của mình đảm bảo về chất lượng và thời hạn. Tuy nhiên, khi dịch bệnh bùng phát, các đơn hàng xuất khẩu bị ảnh hưởng do chính sách xuất nhập khẩu, nhu cầu thị trường thay đổi. Lúc này, nhà lãnh đạo cần có kỹ năng quản trị để giải quyết vấn đề và đảm bảo doanh nghiệp vẫn đạt được doanh thu, lợi nhuận như kỳ vọng. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển sang sản xuất khẩu trang vải để đáp ứng nhu cầu tăng cao của thị trường nội địa.
Tìm hiểu thêm:
Phương pháp giúp bạn quản lý nhân sự hiệu quả
Kỹ năng cần thiết dành cho quản lý cấp trung
3 nhóm kỹ năng của nhà quản lý – Robert Katz
Lý thuyết kỹ năng lãnh đạo nổi lên như một lý thuyết nổi bật vào năm 1955 khi Robert Katz xuất bản bài báo “Kỹ năng của một nhà quản lý hiệu quả ” trên tạp chí “Harvard Business Review”. Nghiên cứu này dựa trên những quan sát trực tiếp của chính Katz về các giám đốc điều hành tại nơi làm việc và nghiên cứu thực địa về quản trị.
Ông gợi ý trong bài báo rằng quản lý hoặc lãnh đạo hiệu quả phụ thuộc vào ba kỹ năng cá nhân cơ bản: kỹ thuật, khái niệm và con người. Ông xác định ba lĩnh vực kỹ năng này là những kỹ năng quan trọng nhất mà các giám đốc điều hành có điểm chung và sử dụng thường xuyên.
Trong tác phẩm “Kỹ năng của một nhà quản lý hiệu quả”, Robert Katz đưa ra nhận định: một nhà quản lý hiệu quả cần phải có năng lực tư duy, năng lực kỹ thuật cũng như khả năng tương tác với con người, đội nhóm của mình. Trong đó, năng lực tư duy giúp nhà quản lý có khả năng hoạch định các ý tưởng, phương án. Còn năng lực kỹ thuật, khả năng tương tác sẽ giúp nhà quản lý phát triển được đội ngũ của mình.
Từ đó, Robert Katz đã đưa ra lý thuyết về 3 nhóm kỹ năng của nhà quản lý:
| Nhóm kỹ năng quản lý | Tổng quan |
| Kỹ năng kỹ thuật |
|
| Kỹ năng khái niệm |
|
| Kỹ năng quản lý con người |
|
Tìm hiểu thêm: Vai trò quan trọng của nhà quản lý
Nhóm kỹ năng kỹ thuật (Technical skills)
Theo định nghĩa của Katz vào năm 1955, “Kỹ năng kỹ thuật là kiến thức và sự thành thạo trong một loại công việc hoặc hoạt động cụ thể. Nó bao gồm năng lực trong một lĩnh vực chuyên biệt, khả năng phân tích và khả năng sử dụng các công cụ và kỹ thuật thích hợp”.
Nhóm kỹ năng kỹ thuật là tổng hợp những kỹ năng, kiến thức chuyên môn, kinh nghiệm triển khai, thực hiện công việc của nhà quản lý. Nhóm kỹ năng kỹ thuật sẽ thể hiện mạnh mẽ ở các quản lý cấp trung của tổ chức. Họ là những người nắm rất rõ về chuyên môn phòng ban do họ phụ trách.
Khi một nhân viên có năng lực chuyên môn, kỹ thuật tốt, vượt trội hơn so với nhóm, họ rất dễ được đề bạt lên vị trí trưởng nhóm, trưởng phòng. Đó là các vị trí quản lý cấp trung, là nền tảng, cơ hội để nhân viên có thể rèn luyện kỹ năng quản trị của mình.
Chẳng hạn như:
- Trưởng Phòng Công nghệ của một công ty công nghệ thông tin thường sẽ đi lên từ vị trí một lập trình viên. Họ tích lũy kinh nghiệm, năng lực chuyên môn, kỹ thuật và từ vị trí của một Fresher sẽ đi lên các nấc thang chuyên môn cao hơn như: Junior; Senior và được tổ chức công nhận năng lực, bổ nhiệm vị trí Trưởng Phòng Công nghệ. Trưởng Phòng Công nghệ thường sẽ có kỹ năng kỹ thuật, khả năng giải các bài toán lập trình, đưa ra phương án công nghệ tốt nhất cho tổ chức.
- Trưởng Phòng Truyền thông thường là những người nắm rõ kỹ năng kỹ thuật trong nhiều công việc như: sáng tạo nội dung; quan hệ công chúng; thiết kế đồ họa; năng lực, kỹ năng thông tin trong nội bộ và bên ngoài… Họ là những người có khả năng điều hướng, cung cấp thông tin đúng lúc, đúng nhóm đối tượng để giúp xây dựng hình ảnh tích cực về doanh nghiệp, tổ chức.
- Trưởng Phòng Thiết kế thường là người có chuyên môn, năng lực thiết kế tốt nhất trong công ty. Họ là những nhà thiết kế giàu kinh nghiệm chuyên môn, nắm bắt được các xu hướng thiết kế mới. Họ cũng hiểu rõ về tổ chức, về sản phẩm để có thể lựa chọn được phương án, phong cách thiết kế phù hợp, ấn tượng nhất trong các tình huống nhưng vẫn đảm bảo nhận diện thương hiệu.
Nhóm kỹ năng khái niệm (Conceptual Skills)
Nhóm kỹ năng khái niệm là tổng hợp các kỹ năng giúp nhà quản lý có thể hệ thống hóa, tư duy, suy luận và hoạch định phương hướng phát triển trong cả ngắn, trung và dài hạn cho đội ngũ của mình.
Katz cho rằng một cá nhân càng thăng tiến cao trong tổ chức thì càng cần nhiều kỹ năng khái niệm và ít kỹ năng chuyên môn hơn. Các lãnh đạo cấp cao cần ít kỹ năng kỹ thuật hơn vì việc ra quyết định chiến lược vốn mang tính khái niệm. Các kỹ năng cấp trung và cấp thấp hơn như thu thập dữ liệu, đánh giá và thảo luận đều mang tính kỹ thuật. Mặc dù vậy, tất cả các nguyên tắc quản lý đều yêu cầu một loạt các bộ kỹ năng để các quy trình kinh doanh diễn ra hiệu quả.
Nhóm kỹ năng khái niệm đặc biệt quan trọng với những nhà lãnh đạo cấp cao và thường thể hiện ở 2 khía cạnh chính:
- Khả năng hoạch định, thiết lập tầm nhìn, chiến lược, kế hoạch hành động cho tổ chức
- Khả năng dự phòng các tình huống để giúp ngăn chặn, xử lý các nguy cơ tiềm ẩn của tổ chức
Muốn vận dụng nhóm kỹ năng khái niệm một cách hiệu quả, nhà quản lý cần có năng lực nắm bắt mối liên hệ, tương quan và ảnh hưởng giữa các yếu tố như:
- Khả năng, xu hướng phát triển của ngành, của thị trường và khách hàng
- Điều kiện chính trị – văn hóa – xã hội
- Chính sách về kinh tế – pháp luật…
Đó đều là những yếu tố quan trọng có thể ảnh hưởng đến sự phát triển của tổ chức.
Chẳng hạn như:
- Trong ngành sản xuất điện thoại di động, xu hướng của khách hàng là mong muốn sử dụng những mẫu điện thoại có kích thước màn hình lớn hơn. Do đó, bạn có thể thấy các nhà sản xuất đã nắm bắt xu hướng này, tư duy và phát triển những mẫu điện thoại có kích cỡ màn hình lên đến 6 inch, tràn viền… Điều này thực sự khác biệt và cần có kỹ năng khái niệm vì tư duy cũ trước đây là điện thoại di động cần nhỏ gọn, sử dụng được với chỉ 1 tay.
- Trong ngành sản xuất sách, với điều kiện kinh tế ngày càng phát triển thì nhu cầu của người đọc sách không chỉ là đọc mà còn là sưu tầm những cuốn sách có bản in chất lượng, phát hành giới hạn. Do đó, bạn có thể thấy một xu hướng phát hành sách trong những năm gần đây là phát hành giới hạn những bản in chất lượng, tỉ mỉ với giá thành cao hơn thông thường. Tư duy xuất bản mới như vậy cũng cần xuất phát từ sự thay đổi, phát triển của điều kiện kinh tế xã hội.
- Trong ngành quảng cáo, tư duy của người quản trị là cần tạo được sự thu hút cao với khách hàng về sản phẩm, thương hiệu của mình. Từ đó, họ có thể chấp nhận những quảng cáo “bẩn” để tạo ra độ lan trong cộng đồng. Tuy nhiên, chính sách về pháp luật không cho phép hành vi này. Từ đó, nhà quản lý cần có kỹ năng khái niệm, khả năng tư duy để phát triển thông tin quảng cáo hấp dẫn, thu hút nhưng đảm bảo không vượt quá lằn ranh pháp luật quy định.
Nhóm kỹ năng quản lý con người (Human Skills)
Nhóm kỹ năng quản lý con người là tổng hợp các kỹ năng giúp nhà quản lý có thể điều phối, xử lý hợp lý quan hệ, khả năng làm việc với những thành viên trong tổ chức, bao gồm cả cấp trên, đồng cấp và cấp dưới.
Nhà quản lý có kỹ năng quản lý con người thường là những người có khả năng thấu cảm, hiểu rõ những nhu cầu, mong muốn, động lực làm việc của những người xung quanh. Từ đó, họ sẽ biết cách tác động để đạt được mục tiêu công việc tốt nhất.
Tìm hiểu thêm: Quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Nhóm kỹ năng quản lý con người sẽ giúp phân biệt một người quản lý với một người lãnh đạo. Một quản lý chỉ đơn giản là sử dụng các nguồn lực của đội nhóm để đạt được một mục tiêu nhất định. Trong khi đó, một nhà lãnh đạo sẽ biết cách kêu gọi khía cạnh con người, động lực làm việc của nhân viên để tạo ra sự sáng tạo và hiệu suất công việc vượt trội.
Một nhà quản lý có kỹ năng quản lý con người thường có những biểu hiện, năng lực như:
- Hiểu bản thân và đội ngũ
- Giao tiếp chủ động, cởi mở, lắng nghe tích cực
- Kiến tạo và duy trì được không khí làm việc tích cực, giàu động lực cho đội nhóm
Chẳng hạn như:
- Nhân viên có mong muốn cải thiện thu nhập, quản lý có thể bố trí cho họ làm thêm giờ, nhận thêm dự án, đi công tác hay thực hiện những nhiệm vụ mới khó khăn để nhận lương thưởng tốt hơn.
- Nhân viên có con nhỏ và thường xuyên đi muộn, nhà quản lý có thể trao đổi để nắm bắt tâm tư, nguyện vọng và thậm chí có thể bố trí giờ làm việc linh hoạt với 2 ca làm việc để nhân viên đăng ký. Nhân viên có con nhỏ, thường xuyên đi muộn có thể đăng ký ca làm việc chậm hơn 30 phút và họ sẽ phải ở lại văn phòng làm việc thêm 30 phút cuối ngày để bù cho ca sáng.
- Nhân viên thiếu động lực làm việc, nhà quản lý có thể cùng nhân viên thiết lập mục tiêu thử thách, hào hứng để nhân viên cam kết, cải thiện động lực hơn trong công việc. Quản lý cũng có thể thực hiện những buổi check-in 1 1 định kỳ hàng tuần với nhân viên để nhanh chóng nắm bắt những việc họ đã làm, sẽ làm và cả những vấn đề cần giải quyết tiếp theo.
Những ví dụ trên đều cần nhà quản lý phải có kỹ năng quản lý con người để tìm được cách giải quyết hợp lý, cân bằng giữa nhu cầu của nhân viên và mục tiêu, nguồn lực của tổ chức.
*
Hiểu về đội ngũ của mình để quản lý hiệu quả là điều không hề dễ dàng. Bạn có thể từng bước cải thiện các nhóm kỹ năng về kỹ thuật, khái niệm và quản lý con người để giúp hoạt động quản trị của mình đúng hướng, hiệu quả hơn. Bạn cũng có thể tham khảo khóa học “Nguyên lý & Thực hành Quản trị Mục tiêu” của chúng tôi
- Phát huy sức mạnh đội ngũ thêm 200% sau 3 tháng sử dụng
- Xây dựng được đội ngũ nhân viên gắn kết, chủ động 100%, kết nối toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng đến mục tiêu chung một cách liên tục.
- Hiểu và biết cách vận hành quản trị mục tiêu nguyên bản từ Peter Drucker.
- Ứng dụng và tích hợp được ngay vào với hệ thống quản trị KPI hiện tại.
- CEO, Quản lý các cấp thực hiện được đúng vai trò, đem lại hiệu quả cao hơn với thời gian làm việc ít hơn.
