Quản lý cấp trung ở vị trí trung gian giữa lãnh đạo cấp cao và nhân viên trong tổ chức. Ở vị trí này, quản lý cấp trung cần tạo được động lực, hỗ trợ, phát triển đội ngũ phát triển. Do đó, quản lý cấp trung cũng cần rèn luyện, phát triển nhiều kỹ năng cần thiết. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu các kỹ năng cần thiết cho quản lý cấp trung qua bài viết sau.
Tìm hiểu thêm: Giá trị thực sự của nhà quản lý cấp trung
Kỹ năng giao tiếp
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng chung, cần thiết với mọi thành viên trong công ty bạn. Nhưng ở cấp quản lý, kỹ năng này càng quan trọng. Một nhân viên giao tiếp kém có thể chỉ ảnh hưởng đến công việc của nhân viên đó hoặc rộng hơn là một phần công việc team do họ đảm nhận, liên quan. Còn một quản lý cấp trung giao tiếp kém thì thường cả phòng ban, bộ phận đó cũng sẽ làm việc thiếu hiệu quả.
Có điều này là vì kỹ năng giao tiếp tốt với quản lý cấp trung sẽ giúp họ thực hiện 4 công việc cụ thể:
- Giao tiếp, truyền tải nội dung thông tin trong đội nhóm
- Kết nối các cá nhân
- Phản hồi về công việc
- Ghi nhận kịp thời
Giao tiếp hiệu quả không giống như việc chuyển, gửi đi một thông tin, thông điệp một chiều mà đó luôn là quá trình hai chiều chủ động, tích cực. Quản lý cấp trung sẽ khó có thể giao tiếp hiệu quả nếu chỉ hướng đến việc mình muốn nói gì thay vì nghĩ đến người tiếp nhận sẽ cảm thấy như thế nào.
Nếu bạn là “nguồn phát” thông điệp dù bằng văn bản hay lời nói, bạn cần đảm bảo thông tin được chuyển đi một cách rõ ràng, minh bạch, không gây hiểu nhầm. Bạn có thể sử dụng các câu hỏi để cảm nhận mức độ hiểu, nắm bắt thông tin của người nghe. Bạn lắng nghe và nếu cần hãy làm rõ thêm thông tin cho đội nhóm của mình.
Nếu bạn là người tiếp nhận thông điệp, bạn cần lắng nghe cẩn thận, chủ động, thậm chí có thể ghi chép lại các ý chính nếu cần thiết. Những vấn đề chưa rõ, bạn cần đặt thêm câu hỏi để người thông tin làm rõ thêm.
Kỹ năng tạo động lực
Động lực là điều thôi thúc, giúp bạn duy trì một công việc, nhiệm vụ nào đó hàng ngày hoặc cho đến khi hoàn thành. Động lực cũng giống như một cánh cột buồm điều hướng hành động của bạn tiến về phía trước.
Tạo và duy trì động lực là điều không hề dễ dàng vì thường chỉ trong những hoàn cảnh, tình huống khó khăn, bất lợi bạn mới hay nói nhiều đến động lực. Còn trong những trường hợp thuận lợi, suôn sẻ, đội ngũ của bạn chỉ cần thực hiện đúng quy trình công việc với sự cần mẫn, tỉ mỉ, chính xác sẽ đảm bảo hoàn thành mục tiêu công việc.
Để tạo động lực cho đội nhóm của mình và cho chính bản thân, quản lý cấp trung nên lưu ý một số chi tiết:
- Hiểu rõ điều gì sẽ tạo được động lực cho đội nhóm của mình
- Cân nhắc tạo, duy trì động lực theo cả quá trình chứ không phải chỉ một vài thời điểm
- Tạo động lực cần xem xét phù hợp đối tượng, mục tiêu và thời điểm cụ thể
- Có thể kết hợp nhiều loại động lực khác nhau cùng lúc để phát huy hiệu quả. Ví dụ như bạn vừa cho phép nhân viên cùng tham gia quá trình thiết lập mục tiêu cho chính họ vừa kết hợp trao thưởng khi nhân viên hoàn thành công việc với kết quả vượt trội.
- Không phán xét con người mà chỉ tập trung vào mặt tích cực, tiêu của công việc, hành động cụ thể
- Từ bỏ thói quen đánh giá theo kiểu bánh mì kẹp (tích cực – tiêu cực – tích cực). Việc đánh giá công việc như trên không khiến nhân viên của bạn được xoa dịu tâm lý, có thêm động lực làm việc mà chỉ khiến họ cảm thấy bối rối vì không hiểu bạn đang thực sự mong muốn điều gì.
- Bạn nên học cách lắng nghe ý kiến nhân viên một cách chủ động để kịp thời điều chỉnh những phương cách tạo động lực
Để hiểu thêm về cách tạo động lực cho đội nhóm của mình, bạn có thể tham khảo ebook Động lực của chuyên gia Mai Xuân Đạt. Ebook này sẽ giúp bạn có được góc nhìn tổng quan về lý thuyết động lực; phân tích các loại động lực nội vi, ngoại vi cũng như gợi ý các cách để tạo động lực cho nhân viên hiệu quả.
Download miễn phí ebook “Thúc đẩy động lực của nhân viên”
Khả năng lãnh đạo
Khả năng lãnh đạo bao gồm một loạt các kỹ năng mềm cho phép các nhà quản lý kết nối với nhân viên của mình một cách hiệu quả. Từ quá trình kết nối này, quản lý sẽ cùng nhân viên tạo nên những thay đổi tích cực về hiệu suất, hiệu quả công việc, phát triển năng lực, kinh nghiệm của đội ngũ và đặc biệt là hướng tới mục tiêu chung của phòng ban, công ty.
Các kỹ năng mềm để tăng cường khả năng lãnh đạo rất đa dạng, chẳng hạn như: sự đồng cảm; tính quyết đoán; khả năng phân tích, ra quyết định; năng lực lắng nghe tích cực… Đó đều là những kỹ năng có thể giúp một quản lý có khả năng lãnh đạo đội nhóm của mình hiệu quả.
Với quản lý cấp trung, họ có vai trò dẫn dắt đội ngũ phòng ban, team của mình đạt được những mục tiêu đã đề ra. Muốn đạt được hiệu quả vận hành team, quản lý bắt buộc cần có khả năng lãnh đạo, thể hiện qua 2 khía cạnh chính: dẫn dắt đội nhóm và giao việc hiệu quả.
- Dẫn dắt đội nhóm: Đây là khả năng truyền cảm hướng, tạo động lực giúp nhân viên hướng đến mục tiêu chung.
- Giao việc hiệu quả: Khả năng giao việc hiệu quả là cốt lõi của quản trị nhân sự. Giao đúng việc, đúng người, đúng thời điểm sẽ giúp hiệu quả công việc đạt được ở mức cao nhất.
Để lãnh đạo hiệu quả, bạn có thể tham khảo phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (Continuous Performance Management – CPM). Với CPM, bạn sẽ cùng nhân viên thiết lập mục tiêu; check-in công việc định kỳ hàng tuần và đưa ra những phản hồi, ghi nhận kịp thời để nhân viên cải thiện hiệu suất, hiệu quả công việc liên tục.
CPM đang dần tạo nên một xu hướng quản trị mới, tối ưu, tạo hiệu quả vượt trội hơn so với cách quản lý truyền thống mà ở đó, có thể nhân viên chỉ được đánh giá, ghi nhận theo chu kỳ mỗi năm một lần. Để hiểu, áp dụng CPM hiệu quả, chuẩn xác ngay từ đầu, bạn có thể tham khảo khóa học “Nguyên lý & Thực hành Quản trị Mục tiêu” của chúng tôi
Kỹ năng tuyển dụng và phát triển nhân sự
Quy trình tuyển dụng, phát triển nhân sự thường thấy ở các doanh nghiệp đều có sự tham gia, vai trò của các quản lý cấp trung. Trưởng Phòng Kinh doanh sẽ tham gia phỏng vấn, phát triển nhân sự Phòng Kinh doanh. Các Trưởng Phòng Marketing, Nhân sự, Kế toán hay bất kỳ trưởng phòng nào khác cũng đều sẽ tham gia tuyển dụng, phát triển nhân sự phòng ban họ quản lý.
Chính vì vậy, vị trí quản lý cấp trung cần có kỹ năng tuyển dụng, phát triển nhân sự. Kỹ năng này đòi hỏi quản lý hội tụ được những năng lực, tố chất cụ thể như:
- Năng lực chuyên môn để đánh giá mức độ phù hợp của ứng viên với vị trí công ty đang tuyển dụng
- Năng lực phân tích, thiết lập lộ trình phát triển cho nhân viên
- Năng lực quản lý, điều phối nhóm để đảm bảo các thành viên có thể phối hợp với nhau thuận lợi, vì mục tiêu chung
- Năng lực, tố chất của một nhà đào tạo để chia sẻ kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm với đội nhóm
Một lưu ý trong việc phát triển kỹ năng tuyển dụng, đào tạo của quản lý cấp trung là quản lý cần luôn gắn hoạt động tuyển dụng, đào tạo của mình với mục tiêu chung, cốt lõi của tổ chức. Chẳng hạn như công ty của bạn là một công ty công nghệ đang hướng đến sản phẩm trên nền tảng đám mây, vậy bạn cần chú trọng đến việc tuyển dụng, đào tạo các kỹ sư có khả năng lập trình sản phẩm nền tảng đám mây.
Tuyển dụng, phát triển nhân sự có kế hoạch sẽ giúp tổ chức của bạn giữ được sự chủ động trong kế hoạch phát triển tiếp theo thay vì phải gấp rút giải quyết nguồn lực theo hướng tạm thời.
Với các quản lý cấp trung, tuyển dụng đúng người và có lộ trình phát triển nhân sự sẽ giúp các quản lý có thể giảm thời gian, nỗ lực liên quan đến tuyển dụng, đào tạo. Bạn sẽ khó có thể yên tâm tập trung công việc, hướng đến mục tiêu khi đội ngũ của bạn thường xuyên biến động nhân sự và phải đào tạo lại người mới từ đầu.
Tìm hiểu thêm: Quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp
Ủy quyền hiệu quả
Quản lý vi mô có thể giết chết động, niềm tin của nhân viên. Khảo sát của công ty nhân sự Accountemps cho kết quả: hơn hai phần ba số người được hỏi cho biết quản lý vi mô làm tổn hại tinh thần của họ.
Ủy quyền hiệu quả là một trong những cách quan trọng để bạn có thể tránh khỏi tình trạng quản lý vi mô đối với nhóm của mình. Điều quan trọng ở đây là bạn phải ủy quyền nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh, mục tiêu của từng nhân viên. Bạn cũng cần chú ý đến việc tạo điều kiện để nhân viên có cơ hội học hỏi, phát triển thông qua công việc được ủy quyền.
Đặc biệt, ủy quyền hiệu quả còn có thể giúp các quản lý có thêm khoảng thời gian để tập trung vào những công việc hay những hoạt động mang lại lợi nhuận cao cho tổ chức. Nghiên cứu của Gallup cho thấy các quản lý xuất sắc trong việc ủy quyền có thể tạo ra doanh thu cao hơn 33%.
Khi ủy quyền, điều quan trọng bạn cần nhớ là bạn không nên nói với cấp dưới của mình từng bước một về cách hoàn thành công việc. Đó là cách quản lý vi mô. Thay vào đó, bạn hãy tập trung chia sẻ về kết quả mong muốn và đảm bảo nhân viên có đủ nguồn lực, được đào tạo và quyền hạn phù hợp để đạt được mục tiêu cuối cùng.
Một số công việc bạn có thể cân nhắc ủy quyền cho nhân viên, chẳng hạn như:
- Các nhiệm vụ lặp lại nhiều lần, ví dụ: viết tin bài sự kiện
- Công việc tốn thời gian, ví dụ: liên hệ với các ứng viên tổ chức phỏng vấn
- Công việc giúp nhân viên phát triển kỹ năng, kinh nghiệm, ví dụ: thư ký họp giao ban hàng tuần
- Công việc thú vị với nhân viên, ví dụ: nhân viên đam mê nhiếp ảnh có thể nhận ủy quyền chụp ảnh sự kiện cho công ty
- Công việc nhân viên có nhiều kỹ năng hơn bạn, ví dụ: nhân viên chuyên thiết kế chắc chắn sẽ thiết kế tốt hơn bạn
Khi xác định những công việc nên ủy quyền, bạn cũng cần hiểu rõ một số công việc không nên tiến hành ủy quyền như:
- Công việc mất nhiều thời gian để giải thích. Ví dụ công việc quá phức tạp, bạn cần tốn 3 giờ để giải thích với nhân viên trong khi tự làm sẽ chỉ tốn khoảng 30 phút.
- Công việc cần bảo mật cao, ví dụ như tham gia các dự án đấu thầu sẽ chỉ nên chia sẻ thông tin rất thận trọng
- Công việc xử lý khủng hoảng của tổ chức. Ví dụ như những bê bối về sản phẩm thì ban lãnh đạo hay ít nhất là giám đốc / trưởng phòng sản phẩm cần tham gia giải quyết trực tiếp thay vì ủy quyền cho nhân viên bên dưới.
- Công việc nhàm chán, nhân viên không yêu thích, không phù hợp kỹ năng, kinh nghiệm. Ví dụ nhân viên sáng tạo nội dung nhưng bạn giao quản lý nhân sự có thể khiến họ suy giảm động lực làm việc.
Quản lý công việc
George Westerman, giảng viên cao cấp tại Đại học Quản lý MIT Sloan định nghĩa: quản lý công việc là việc đảm bảo thông tin đến đúng người vào đúng thời điểm với những chỉ dẫn rõ ràng về những hành động họ cần thực hiện.
Quản lý công việc hiệu quả nhằm mục đích cốt lõi để cải thiện hiệu suất của nhân viên, của dự án hay rộng hơn là hiệu suất tổng thể toàn công ty. Quản lý cấp trung sẽ cần có kỹ năng quản lý công việc để kiểm soát công việc mình phụ trách, tránh được các vấn đề, những vướng mắc gây lãng phí thời gian, nguồn lực hay chi phí của công ty.
Để đảm bảo quản lý công việc hiệu quả, bạn có thể thực hiện theo 5 bước như sau:
- Bước 1: Nghiên cứu tính chất công việc. Bạn cần hiểu rõ tính chất công việc để biết mình thực sự cần làm gì.
- Bước 2: Lên kế hoạch thực hiện. Những mục tiêu, dự định cần được cụ thể hóa thành bản kế hoạch với từng bước hành động cụ thể.
- Bước 3: Tạo lịch trình thực hiện. Điều này sẽ giúp bạn tránh, hạn chế những vướng mắc, tình huống rủi ro khi thực hiện. Một lịch trình cụ thể cũng giống như một con đường rõ ràng để bạn đạt được mục tiêu đề ra.
- Bước 4: Theo dõi hàng ngày. Có kế hoạch, lịch trình nhưng bạn cần đảm bảo theo dõi công việc hàng ngày để duy trì kỷ luật công việc. Thiếu sự theo dõi, công việc của bạn rất dễ rơi vào trạng thái bị “thả trôi”, khó đạt được kết quả cụ thể.
- Bước 5: Đánh giá, phân tích kết quả công việc. Bước này sẽ giúp bạn có căn cứ để liên tục tối ưu hóa công việc mình đang thực hiện.
Xem thêm: Hướng dẫn quản lý công việc hiệu quả
Kỹ năng ra quyết định
Kỹ năng ra quyết định là kỹ năng cho phép quản lý cấp trung có thể đưa ra những giải pháp kịp thời trước những thách thức, vấn đề phát sinh trong vận hành phòng ban, team của mình. Kỹ năng này đòi hỏi nhà quản lý có khả năng tổng hợp thông tin, dữ liệu và sau đó xem xét từ nhiều góc độ để hiểu bản chất của vấn đề và đưa ra được quyết định, giải pháp phù hợp.
Để rèn luyện kỹ năng ra quyết định, nhà quản lý cấp trung có thể thực hiện quy trình 4 bước như sau:
- Xác định tình hình: Bất kỳ thành viên nào trong công ty khi nhận thấy có một tình huống bất lợi, vướng mắc cần thông tin đến quản lý trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự. Quản lý cấp trung khi nhận được thông tin có thể lên một cuộc họp với tất cả các bên liên quan để xác định, nắm bắt rõ tình hình. Những vấn đề vượt ngoài thẩm quyền, quản lý cấp trung sẽ cần báo cáo lên cấp ban lãnh đạo công ty.
- Hoạch định giải pháp và kế hoạch hành động: Quản lý sau khi nắm bắt được đầy đủ vấn đề sẽ tiến hành hoạch định, viết ra tất cả các giải pháp khả thi để giải quyết vấn đề. Bạn có thể tổ chức các buổi họp động não (brainstorming) để ghi nhận tất cả những ý tưởng, sáng kiến của các thành viên trong công ty.
- Cân nhắc ưu, nhược điểm của từng giải pháp: Mỗi giải pháp đều có những ưu, nhược điểm riêng. Bạn hãy tiến hành thảo luận, cân nhắc giải pháp phù hợp nhất với tình hình hiện tại. Để cân nhắc ưu, nhược điểm của giải pháp, bạn có thể kẻ ra một bảng với 2 trường thông tin được – mất gì khi thực hiện giải pháp.
- Lựa chọn giải pháp và tiến hành đo lường kết quả thực hiện: Sau khi đã cân nhắc ưu, nhược điểm từng giải pháp, bạn và đội ngũ có thể lựa chọn giải pháp phù hợp nhất. Giải pháp sẽ cần được cụ thể hóa thành một bản kế hoạch với từng bước hành động kèm kết quả cần đạt được. Một lưu ý khi thực hiện giải pháp là các kết quả cần đạt nên được thiết lập gắn liền với những chỉ số có thể đo lường định lượng để dễ kiểm soát, đánh giá.
Các kỹ năng chức năng
Quản lý cấp trung, trưởng phòng ban chuyên môn cần có kỹ năng, hiểu biết, kinh nghiệm chuyên môn để đáp ứng công việc. Một nhân viên có chuyên môn giỏi chưa chắc đã trở thành quản lý tốt vì ở vị trí quản lý đòi hỏi nhiều kỹ năng, kinh nghiệm khác nhau, ngoài vấn đề chuyên môn. Tuy nhiên, một quản lý mà không có kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn thì sẽ rất khó có thể thành công.
Chẳng hạn như Trưởng Phòng Marketing nhưng không có kinh nghiệm, chuyên môn về Marketing sẽ rất khó có thể dẫn dắt, hỗ trợ, tư vấn cho nhân viên trong phòng ban của mình.
Kỹ năng chức năng của quản lý cấp trung có thể chia ra thành 3 nhóm chính như sau:
- Nhóm kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills): Đây là nhóm các kỹ năng cần thiết, nền tảng để nhà quản lý có thể xử lý công việc. Chẳng hạn như quản lý về thiết kế đồ họa thì bắt buộc cần có chuyên môn, hiểu biết về thiết kỹ, mỹ thuật.
- Nhóm kỹ năng khái niệm (Conceptual Skills): Đây là nhóm các kỹ năng thể hiện khả năng tư duy, nhận thức, khái niệm hóa của nhà quản lý. Biểu hiện cụ thể của nhóm kỹ năng này có thể kể đến như: hoạch định kế hoạch phát triển; thiết lập chính sách hành động; năng lực nhận diện và lựa chọn giải pháp xử lý tình huống, vấn đề…
- Nhóm kỹ năng quản lý con người (Human Skills): Nhóm kỹ năng này giúp nhà quản lý cấp trung có thể bố trí việc đúng người; người đúng việc; động viên, tạo động lực, khuyến khích nhân viên hướng tới mục tiêu chung…
Xem thêm: 3 nhóm kỹ năng của nhà quản lý CẦN CÓ
*
Quản lý cấp trung là một trong những mảnh ghép quan trọng tạo nên bức tranh chung của doanh nghiệp. Ở vị trí trung gian giữa ban lãnh đạo và nhân viên, nhà quản lý cấp trung cần có những kỹ năng đa dạng để điều phối, dẫn dắt cũng như giải quyết vấn đề phát sinh trong công việc của phòng ban chuyên môn.
