Trong một tổ chức có quy mô lớn, thực tế công việc sẽ đòi hỏi có những “mắt xích” trung gian giữa lãnh đạo với nhân viên. Những “mắt xích” đó chính là các quản lý cấp trung. Ở vị trí trung gian này, họ có những giá trị, vai trò hay nhiệm vụ công việc như thế nào?
Quản lý cấp trung là gì?
Quản lý cấp trung đúng như tên gọi là cấp quản lý nằm trung gian giữa lãnh đạo cấp cao của tổ chức và nhân viên bên dưới. Quản lý cấp trung trong thực tế quản trị doanh nghiệp thường có các chức danh như: Trưởng Phòng; Trưởng Bộ phận; Quản lý dự án…
Quản lý cấp trung sẽ cần đảm bảo 2 hoạt động chính:
- Nhận những mục tiêu, yêu cầu từ lãnh đạo cấp cao và báo cáo trực tiếp với lãnh đạo
- Quản lý, tạo động lực, hỗ trợ đội nhóm nhân viên do họ quản lý
Trong những hệ thống quản lý phân cấp, họ sẽ giúp tổ chức có thể vận hành trơn tru, giảm tải áp lực giải quyết sự vụ cho lãnh đạo cấp cao. Với sự hỗ trợ của quản lý cấp trung, đội ngũ lãnh đạo công ty có thể dành nhiều thời gian, tâm trí để hoạch định chiến lược dài hạn cho tổ chức.
Với nhân viên, họ là quản lý trực tiếp của họ. Nhân viên có thể làm việc hiệu quả, hiệu suất hơn khi được quản lý hỗ trợ, tư vấn công việc thường xuyên.
Vai trò của quản lý cấp trung
Quản lý cấp trung có vai trò không hề nhỏ và trách nhiệm không hề nhẹ nhàng. Theo nghiên cứu của Gallup, có gần 20% quản lý cấp trung có dấu hiệu trầm cảm. Họ chịu những căng thẳng, cảm giác kiệt sức, khó cân bằng công việc – cuộc sống và sức khỏe thể chất kém hơn so với nhân viên trong đội nhóm họ quản lý.
Tìm hiểu thêm: Kỹ năng cần thiết cho quản lý cấp trung
Họ sẽ đảm nhận 4 vai trò chính dưới đây:
Kết nối nhân viên với chủ doanh nghiệp
Thông qua hoạt động kết nối và truyền đạt của mình, họ có thể giúp kết nối giữa nhân viên với chủ doanh nghiệp và ngược lại. Khả năng kết nối này sẽ giúp doanh nghiệp của bạn có thể thích ứng với các tình huống phát sinh, linh hoạt và mạnh mẽ hơn.
Quản lý cấp trung thực hiện kết nối nhân viên với chủ doanh nghiệp thông qua các cuộc họp cấp quản lý, họp trực tiếp hay toàn công ty. Nghiên cứu từ Gallup cho biết: các nhà quản lý cấp trung dành đến 35% thời gian cho các cuộc họp. Điều đó khiến họ chỉ còn hơn một nửa thời gian để xử lý các nhiệm vụ công việc khác.
- Họ vừa phải lắng nghe, tiếp nhận những phàn nàn, vướng mắc trong công việc từ nhân viên
- Đồng thời, vừa phải nhận những yêu cầu, chỉ đạo từ cấp lãnh đạo mà nhiều khi những yêu cầu, chỉ đạo này có thể gây phản ứng tiêu cực đối với nhân viên
Họ không còn là nhân viên nhưng cũng không phải lãnh đạo. Ở vai trò kết nối giữa nhân viên với chủ doanh nghiệp, họ cũng giống như một bánh răng quan trọng giúp “cỗ xe” doanh nghiệp được điều hướng chính xác, đúng lộ trình.
Phát triển nhân sự
Quản lý cấp trung sẽ đảm nhận vai trò quản lý và phát triển nhân sự trong đội nhóm của họ. Ở vị trí của mình, họ sẽ giúp phát triển nhân sự thông qua các hoạt động chính như:
- Tư vấn, hỗ trợ nhân viên giải quyết các vấn đề, vướng mắc phát sinh trong công việc
- Trực tiếp đứng lớp chia sẻ, đào tạo
- Đề xuất các khóa đào tạo hữu ích với nhân viên
- Sắp xếp nhân viên đảm nhận công việc, dự án cụ thể để nhân viên phát triển trong thực tế công việc
Khi đảm nhận vai trò phát triển nhân sự, không chỉ nhân viên nhận được lợi ích từ quản lý cấp trung mà chính quản lý cũng nhận được những lợi ích tích cực từ phía nhân viên. Khi họ xây dựng, phát triển được một đội ngũ tinh nhuệ, giỏi chuyên môn, linh hoạt xử lý tình huống, có đầy đủ các kỹ năng cho công việc thì những mục tiêu của phòng ban chuyên môn cũng sẽ được đảm bảo.
Chìa khoá cho sự thay đổi
Quản lý cấp trung thực tế là người rất sát với nhân viên. Họ làm việc trực tiếp, hiểu rõ về tâm tư, nguyện vọng, những điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên. Quản lý cấp trung chính là những người có ảnh hưởng trong tổ chức và có thể tạo ra sự thay đổi.
Khi doanh nghiệp của bạn có một vấn đề nào cần thay đổi, điều chỉnh, bạn có thể tổ chức những buổi họp bàn giữa ban lãnh đạo và đội ngũ quản lý cấp trung để tìm ra chìa khóa cho sự thay đổi. Họ hoàn toàn có thể đưa ra những ý tưởng, đóng góp, sáng kiến để áp dụng cho toàn tổ chức.
Duy trì và phát huy văn hoá doanh nghiệp
Trong việc duy trì, phát triển văn hóa doanh nghiệp, bạn nên cân nhắc việc thiết lập mạng lưới những mini KOLs, trong đó có sự tham gia của các quản lý cấp trung.
Quản lý cấp trung trong một tổ chức đóng vai trò như những người ảnh hưởng giúp duy trì, phát huy văn hóa doanh nghiệp đến với đội ngũ nhân sự. Một nhân viên khi mới gia nhập tổ chức sẽ được đào tạo hội nhập từ phòng nhân sự và cả người quản lý của họ. Quản lý cấp trung không chỉ đào tạo nhân viên về mặt chuyên môn mà thông qua chính cách họ làm việc, phối hợp với team cũng thể hiện văn hóa của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ chính của quản lý cấp trung
Nhiệm vụ chính là sự cụ thể hóa vai trò của quản lý cấp trung trong thực tế vận hành doanh nghiệp và sẽ cần đảm bảo 7 nhiệm vụ chính như sau:
Truyền đạt cập nhật thông tin của công ty
Trong những mô hình công ty vận hành theo cách truyền thống từ trên xuống dưới, quản lý cấp trung sẽ đóng vai trò truyền đạt, cập nhật thông tin từ ban lãnh đạo xuống tới nhân viên trong phòng ban, bộ phận của mình.
Quản lý cấp trung sẽ chịu trách nhiệm với nhóm của họ, hướng nhóm tới hành động thống nhất vì mục tiêu chung. Muốn vậy, trước hết quản lý cần thực hiện tốt việc truyền đạt, cập nhật thông tin tới tất cả các thành viên nhóm.
Thiết lập mục tiêu của nhóm
Các quản lý cấp trung có thể phân bổ mục tiêu từ tổ chức xuống cụ thể từng nhân viên trong phòng ban của mình. Hoặc, họ cũng có thể chủ động thiết lập mục tiêu phù hợp tầm nhìn, mục tiêu dài hạn của tổ chức. Tuy nhiên, dù theo cách nào thì nhà quản lý cấp trung cũng luôn phải thực hiện việc thiết lập mục tiêu cho nhóm của họ và đồng hành, hỗ trợ các thành viên nhóm đạt được mục tiêu.
Để thiết lập và quản lý mục tiêu nhóm hiệu quả, bạn có thể tham khảo phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. Đây là phương pháp quản trị mục tiêu dựa trên việc thiết lập 1 mục tiêu đi kèm với từ 3 – 5 kết quả cụ thể. Khi đội ngũ của bạn đạt được các kết quả cụ thể cũng có nghĩa là họ đang tiến gần hơn đến việc đạt được mục tiêu đã đề ra ban đầu.
OKRs đã được áp dụng và kiểm chứng sự thành công tại hàng loạt các doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới và cả Việt Nam như: Google; Intel; Facebook; Amazon; FPT; Tinh Vân; Careerbuilder…
Xem thêm: OKRs là gì?
Cung cấp phản hồi cho nhân viên
Phản hồi giữa quản lý và nhân viên thực sự quan trọng, có thể đem lại nhiều lợi ích cho công ty, cho nhân viên và với chính các quản lý.
- Công ty kiến tạo, duy trì được văn hóa làm việc tích cực
- Nhân viên thông qua phản hồi từ quản lý của mình có thể làm việc hiệu quả, hiệu suất và đúng hướng hơn
- Các quản lý đảm bảo được guồng công việc đang đi đúng hướng và mục tiêu của phòng ban, của nhân viên sẽ đạt được
Các nghiên cứu, khảo sát đều cho thấy những điểm tích cực khi các quản lý dành thời gian phản hồi cho nhân viên của mình:
- HR Zone: Hơn 50% công ty thực hiện phản hồi liên tục giữa quản lý và nhân viên hiện đang trong 4 vị trí hàng đầu về hiệu suất tài chính
- Forbes: Phản hồi giúp nhân viên tăng 39% hiệu suất công việc
- TriNet: 85% thế hệ millennials sẽ tự tin hơn với công việc họ đang đảm nhận nếu thường xuyên nhận được phản hồi từ quản lý của mình.
Phản hồi là việc cần thiết nhưng có thể gây tốn thời gian, nỗ lực của cả quản lý và nhân viên. Để thực hiện phản hồi hiệu quả trong tổ chức, bạn có thể tham khảo ứng dụng Khennhau của VNOKRs
Với Khennhau, bạn có thể sẽ nhận được nhiều lợi ích đa dạng dành cho cả quản lý, nhân viên và tổ chức:
- Giúp dần xây dựng văn hóa cảm ơn trong tổ chức
- Nhân viên được ghi nhận, phản hồi trong công việc và sẽ làm việc hiệu suất hơn
- Có thể tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên tới 200%
Tìm hiểu thông tin và đăng ký sử dụng ứng dụng Khen Nhau miễn phí tại địa chỉ: https://khennhau.com/
Hỗ trợ sự phát triển của nhân viên
Các nghiên cứu, khảo sát về việc hỗ trợ phát triển nhân viên có thể cho bạn những góc nhìn thú vị:
- Semos Cloud: 68% nhân viên cho rằng đào tạo và phát triển là chính sách quan trọng nhất của công ty dành cho họ. Có đến 74% nhân viên không tin rằng họ đang phát huy hết tiềm năng của mình.
- Semos Cloud: 40% nhân viên không nhận được sự hỗ trợ, đào tạo sẽ rời công ty trong năm làm việc đầu tiên. Ngược lại, 93% nhân viên sẽ gắn bó lâu dài với công ty nếu họ nhận được sự hỗ trợ phát triển.
- LinkedIn: 91% chuyên gia được khảo sát cho rằng các kỹ năng mềm rất quan trọng đối với tương lai của tuyển dụng và nhân sự. Xu hướng nơi làm việc hiện nay đang ngày càng công nhận tinh thần đồng đội, khả năng lãnh đạo, sự hợp tác và quản lý thời gian là những kỹ năng mà nhân viên cần có.
Quản lý cấp trung đảm nhận nhiệm vụ hỗ trợ phát triển nhân viên trong đội ngũ phòng ban chuyên môn của mình. Sự phát triển ở đây không phải chỉ ở kiến thức, năng lực chuyên môn mà bạn hoàn toàn có thể hỗ trợ nhân viên phát triển các kỹ năng mềm, khả năng giao tiếp hay những kinh nghiệm làm việc giúp cải thiện hiệu quả, hiệu suất.
Thay đổi nhân sự trong nhóm của họ
Phòng nhân sự sẽ thực hiện các nghiệp vụ nhân sự trong tổ chức nhưng sự thay đổi nhân sự trong mỗi phòng ban gốc rễ vẫn xuất phát từ nhu cầu nội tại của chính phòng ban. Quản lý cấp trung là người trực tiếp làm việc hàng ngày với đội nhóm của mình. Do đó, họ sẽ hiểu rõ về năng lực, những đóng góp của từng thành viên hay các vấn đề liên quan đến nhân sự của phòng ban.
Quản lý cấp trung đảm nhận nhiệm vụ thay đổi nhân sự trong nhóm ở các khía cạnh như:
- Đề bạt nhân sự lên các vị trí cao hơn, ví dụ như trưởng nhóm, trưởng bộ phận
- Đề xuất sa thải nhân sự có năng lực chuyên môn, kỷ luật lao động kém
- Đề xuất và tham gia vào quá trình tuyển dụng nhân sự mới cho team…
Những hoạt động này có tác động, làm thay đổi nhân sự cụ thể trong nhóm và hướng đến mục tiêu tối ưu hóa hoạt động của team.
Lập kế hoạch ngân sách
Một quản lý cấp trung không chỉ cần đảm bảo về vấn đề chuyên môn của phòng ban, bộ phận do mình quản lý mà còn cần quan tâm và biết cách lập kế hoạch ngân sách. Bởi, cốt lõi của sự vận hành bất kỳ bộ phận, phòng ban nào cũng cần đảm bảo sự hiệu quả về lợi nhuận, tuân thủ kế hoạch ngân sách của tổ chức.
Họ sẽ cần xem xét các chi phí liên quan đến vận hành bộ phận của mình, lên kế hoạch và tìm cách tối ưu hóa nguồn lực. Một quản lý tốt thậm chí có thể vẫn đảm bảo được mục tiêu công việc của bộ phận với nguồn lực tối ưu thông qua việc lên kế hoạch ngân sách cụ thể, hợp lý ngay từ đầu mỗi quý.
Trong các cuộc họp quý giữa lãnh đạo và quản lý cấp trung, lãnh đạo công ty có thể yêu cầu họ lên kế hoạch vận hành bộ phận gắn với ngân sách dự kiến để đánh giá mức độ hiệu quả của từng bộ phận.
Giám sát hoạt động hàng ngày của nhóm
Quản lý cấp trung là người trực tiếp vận hành bộ phận, phòng ban của họ. Các quản lý sẽ cần đảm bảo nhiệm vụ giám sát hoạt động hàng ngày của nhóm. Giám sát hoạt động thường bao gồm những điểm như:
- Đảm bảo nhân viên hoàn thành mục tiêu công việc hàng ngày, hàng tuần
- Đảm bảo kỷ luật lao động của nhóm
- Xác định các vấn đề vướng mắc khiến nhân viên suy giảm hiệu suất, hiệu quả công việc
- Xác định thời điểm phản hồi công việc với nhân viên (có thể định kỳ hàng tuần)
- Thúc đẩy sự phối hợp công việc tích cực trong nhóm
- Thúc đẩy cải thiện tinh thần làm việc của nhóm…
*
Khi đánh giá về quản lý cấp trung có thể có những tổ chức chưa nhìn nhận được đúng hoặc xem nhẹ vai trò của họ. Thực tế, quản lý cấp trung là một mắt xích quan trọng giúp “cỗ máy” doanh nghiệp có thể vận hành trơn tru, hướng về mục tiêu phía trước với hiệu suất mạnh mẽ, bền bỉ.
Quản lý cấp trung không chỉ là những người giúp giảm tải công việc sự vụ, chi tiết cho lãnh đạo công ty hay chỉ là những thừa hành mệnh lệnh, mục tiêu của công ty. Nếu bạn biết cách phát huy năng lực của đội ngũ quản lý cấp trung, họ hoàn toàn có thể phát triển mạnh mẽ, trở thành những người dẫn dắt, truyền cảm hứng cho đội nhóm và nâng tầm dần trở thành lãnh đạo của tổ chức.
Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về quản lý cấp trung hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn trong vận hành doanh nghiệp. Đừng bỏ lỡ những bài viết của chúng tôi để tìm hiểu thêm các thông tin về quản trị doanh nghiệp, phát triển nhân sự, đội nhóm.
