Xử lý công việc có kế hoạch, quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp bạn luôn giữ được sự chủ động, hiệu quả, hiệu suất cần thiết. Quản lý công việc thực tế không hề khô khan, cứng nhắc mà ngược lại, đó còn có thể là kỹ thuật hay thậm chí là nghệ thuật rất thú vị để bạn có thể phát triển năng lực bản thân.

Quản lý công việc là gì?

Quản lý công việc có thể được định nghĩa là việc sử dụng các công cụ, kỹ thuật, phương pháp quản lý để quản lý thời gian, nguồn lực, đội nhóm và nhiệm vụ. Quản lý công việc gắn liền với việc giám sát tất cả các nhiệm vụ của cá nhân, của nhóm, mục tiêu dự án hay toàn bộ các hoạt động của công ty.

George Westerman, giảng viên cao cấp tại Đại học Quản lý MIT Sloan nhận định: quản lý công việc là việc đảm bảo thông tin đến đúng người vào đúng thời điểm với những chỉ dẫn rõ ràng về những hành động họ cần thực hiện.

Mục tiêu chính của quản lý công việc là cải thiện năng suất trong các quy trình hoặc dự án kinh doanh, sản xuất, nghiên cứu sản phẩm hay vận hành công ty nói chung. Quản lý công việc hiệu quả sẽ là chìa khóa để bạn có thể kiểm soát phạm vi dự án, tránh các vấn đề phát sinh gây lãng phí nguồn lực, thời gian hay chi phí dự án.

quản lý công việc
Mục tiêu chính của quản lý công việc là cải thiện năng suất

Quy trình quản lý công việc

Để quản lý công việc hiệu quả, bạn có thể tham khảo quy trình quản lý công việc theo 5 bước dưới đây.

Bước 1: Nghiên cứu tính chất công việc

Mỗi công việc sẽ có một đặc thù, tính chất hay những yêu cầu, mục tiêu riêng biệt. Do đó, để quản lý công việc hiệu quả, trước hết bạn cần nghiên cứu tính chất công việc mình cần thực hiện.

Khi bạn nắm rõ tính chất công việc, bạn sẽ có những căn cứ cụ thể để xác định công việc cần thực hiện như thế nào. Chẳng hạn như sau:

  • Việc quan trọng, khẩn cấp cần ưu tiên xử lý ngay lập tức
  • Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp sẽ cần sắp xếp thời gian để xử lý
  • Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp có thể thực hiện ủy quyền, giao việc
  • Việc không quan trọng, không khẩn cấp có thể bỏ qua

Đây là cách phân chia công việc theo sơ đồ Eisenhower với 4 nhóm công việc cùng tính chất khác nhau. Việc phân định rõ ràng tính chất công việc sẽ giúp bạn xử lý công việc có tuần tự hợp lý, tránh trường hợp rối loạn tâm trí, hành động khi có quá nhiều việc cần xử lý cùng lúc.

quản lý công việc
Việc phân định rõ ràng tính chất công việc sẽ giúp bạn xử lý công việc có tuần tự hợp lý

Bước 2: Lên kế hoạch thực hiện

Mọi công việc muốn đạt được thành công thường đều phải có kế hoạch cụ thể. Khi bạn có một mục tiêu công việc thì bạn cũng luôn cần gắn mục tiêu đó với một bản kế hoạch có các kết quả chính cần đạt được.

Chẳng hạn như mục tiêu của bạn là “Xây dựng một nền văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ”. Mục tiêu này thực sự thử thách, hấp dẫn và có thể đem lại nhiều giá trị cho tổ chức. Để thực hiện thành công mục tiêu, công việc đó, bạn có thể lên kế hoạch với các kết quả chính cần đạt được như:

  • Kết quả chính 1: Ít nhất 90% nhân viên đánh giá văn hóa doanh nghiệp đạt 5 sao trong đợt khảo sát cuối năm 2022
  • Kết quả chính 2: Phòng Nhân sự tổ chức được ít nhất 1 hoạt động teambuilding mỗi quý
  • Kết quả chính 3: Phòng Hành chính tiến hành hoạt động vệ sinh 5S hàng ngày (sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc, sẵn sàng)
  • Kết quả chính 4: Phòng Truyền thông nội bộ có ít nhất 1 bài viết về nhân viên tiêu biểu mỗi tháng
  • Kết quả chính 5: Ban Lãnh đạo thực hiện quản lý hiệu suất liên tục (CPM) và tiến hành ghi nhận thành tích nhân viên thường xuyên, ngay từ tháng 11/2022

Mỗi kết quả chính kể trên cũng giống như một nấc thang giúp bạn tiến gần hơn với mục tiêu công việc mình đề ra. Bạn có thể tìm hiểu thêm về phương pháp quản lý mục tiêu OKRs để lên kế hoạch thực hiện công việc của mình.

Xem thêm: OKRs là gì? 15+ Điều bạn cần biết về Quản trị mục tiêu OKRs

Bước 3: Tạo lịch trình

Lịch trình là sự cụ thể hóa những kết quả chính cần đạt được. Chúng ta tiếp tục với ví dụ về xây dựng văn hóa doanh nghiệp ở trên. Chẳng hạn như bạn có kết quả chính cần đạt được là Phòng Hành chính tiến hành hoạt động vệ sinh 5S hàng ngày. Để cụ thể hóa việc này, bạn cần tạo lịch trình với công việc, thời gian cụ thể. Chẳng hạn như sau:

Kết quả chính cần đạt: Phòng Hành chính tiến hành hoạt động vệ sinh 5S hàng ngày
TT Công việc Thời gian Phụ trách Ghi chú
1 Truyền thông về 5S tới toàn công ty 16.30 chiều thứ hai hàng tuần Phòng Truyền thông nội bộ Nội dung giới thiệu 5S là gì; lợi ích của 5S; hình ảnh góc làm việc 5S dạng before – after…
2 Thực hiện 5S 17.00 – 17.30 hàng ngày Phòng Hành chính Tiến hành giám sát, nhắc nhở toàn văn phòng thực hiện vệ sinh 5S
3 Ghi nhận kết quả 17.30 hàng ngày Phòng Hành chính Tiến hành chụp ảnh và chấm điểm theo các tiêu chí với những góc làm việc sạch đẹp 5S và cả những góc làm việc xấu, bẩn để nhắc nhở trên nhóm công ty
4 Trao thưởng 5S Hàng tháng Phòng Hành chính Cuối tháng, team có góc làm việc 5S tiêu biểu sẽ nhận một phần quà từ công ty, ví dụ: trà sữa miễn phí

 

Như vậy, bạn có thể thấy để đạt được một kết quả cụ thể sẽ cần có kế hoạch theo tháng, tuần, ngày. Với những công việc gấp rút hay ngắn hạn, kế hoạch có thể cần được lên cụ thể tới từng giờ.

Khi bạn lên lịch trình công việc, bạn nên lưu ý một số chi tiết:

  • Cụ thể hóa công việc cần thực hiện. Nếu cần thiết, bạn có thể thêm trường thông tin chi tiết hoặc ghi chú.
  • Có thời gian cần thực hiện rõ ràng
  • Cần phân công nhân sự phụ trách cụ thể

Bước 4: Theo dõi hàng ngày

Theo dõi hàng ngày là bước tiếp theo sau khi bạn đã tạo một lịch trình công việc. Theo dõi hàng ngày sẽ đòi hỏi sự tuân thủ đúng quy trình, tinh thần kỷ luật trong suốt quá trình thực hiện.

Bạn có thể tiến hành ghi chép lại quá trình thực hiện. Chẳng hạn như trong ví dụ vệ sinh 5S kể trên có thể làm bảng theo dõi như sau:

Theo dõi thực hiện vệ sinh 5s tháng 11/2022
TT Công việc Thời gian Phụ trách Thực tế thực hiện
Đạt Không đạt Ghi chú
1 Truyền thông về 5S tới toàn công ty 16.30 chiều thứ hai hàng tuần Phòng Truyền thông nội bộ x
2 Thực hiện 5S 17.00 – 17.30 hàng ngày Phòng Hành chính x Còn Phòng Sản phẩm chưa 5S. Đã tiến hành nhắc nhở.
3 Ghi nhận kết quả 17.30 hàng ngày Phòng Hành chính x Đã truyền thông trên nhóm công ty
4 Trao thưởng 5S Hàng tháng Phòng Hành chính x Đã trao thưởng 1 triệu VNĐ cho Phòng Marketing

Khi bạn theo dõi hàng ngày, bạn có thể nắm bắt được nhanh chóng những vấn đề phát sinh để tìm cách khắc phục nhanh chóng. Nhờ đó, công việc sẽ được đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch như đã định.

Bước 5: Đánh giá, phân tích

Đánh giá, phân tích công việc đã thực hiện là bước không thể thiếu trong quản lý công việc. Dù cho bạn có kiên định, kỷ luật thực hiện 4 bước quản lý công việc kể trên nhưng thiếu đi bước đánh giá, phân tích này thì kết quả công việc bạn đạt được chưa chắc đã đạt được như mong muốn. 

Thông qua việc đánh giá, phân tích, bạn có thể tối ưu hóa công việc đã thực hiện. Điều này là mấu chốt để bạn có thể cải thiện hiệu quả, hiệu suất công việc của mình.

Khi đánh giá, phân tích công việc bạn nên lưu ý một số chi tiết:

  • Kết quả công việc có đạt được kỳ vọng?
  • Nếu chưa đạt kỳ vọng, vấn đề vướng mắc ở đây là gì?
  • Có giải pháp nào để khắc phục vấn đề không?
  • Có điều gì cần thay đổi trong chu kỳ công việc tiếp theo?

Phần mềm quản lý công việc hiệu quả

Để quản lý công việc hiệu quả, bạn có thể sử dụng một số phần phần mềm dưới đây. Phần mềm có thể giảm tải cho bạn các công việc trong quy trình quản lý công việc.

Asana

Giám đốc kỹ thuật của Facebook là Dustin Moskovitz đã tạo nên Asana để giúp các thành viên trong team có thể nhanh chóng nắm bắt công việc. Với Asana, mọi người sẽ biết những thành viên khác đang thực hiện công việc tới đâu, có vấn đề phát sinh nào để cùng nhau giải quyết. Những tính năng nổi bật của Asana có thể kể đến như:

  • Phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm tiện lợi mà không cần sử dụng email
  • Hỗ trợ sắp xếp, phân công công việc hiệu quả, thông minh cho cả team
  • Tương thích trên cả nền tảng iOS và Android, dễ dàng cài đặt và sử dụng
  • Cả team có thể trao đổi trực tiếp chung trên một nền tảng với những bình luận, ghi chú, nhắn tin
  • Cung cấp khả năng đồng bộ hóa theo hoạt động cả team chứ không riêng lẻ từng người
  • Cung cấp khả năng phân chia dự án lớn thành các công việc nhỏ kèm người phụ trách, hạn hoàn thành cũng như trình tự ưu tiên xử lý
  • Khi một công việc được hoàn thành trên Asana, hệ thống sẽ gửi thông báo tự động đến cho cả team
  • Hỗ trợ liên kết một công việc cụ thể với nhiều dự án khác nhau
  • Hỗ trợ chuyển đổi từ công việc cụ thể trở thành một dự án nhanh chóng với chỉ 1 click
  • Cung cấp khả năng tùy chỉnh giao diện hiển thị
  • Hỗ trợ lên timeline kế hoạch thực hiện từ tệp thông tin nhập vào hệ thống
  • Cung cấp báo cáo tiến độ dự án tự động với hiển thị nhiệm vụ còn lại và nhiệm vụ đã hoàn thành
  • Có khả năng đồng bộ hóa thời gian thực với ứng dụng Calendar
  • Có khả năng phân quyền công khai hoặc riêng tư cho từng dự án, công việc để đảm bảo bảo mật
quản lý công việc
Những cảnh báo rủi ro công việc trên Asana thực sự giá trị để cả team cùng hiểu tiến độ công việc đang ở đâu

Trello

Trello có thể giúp bạn quản lý công việc hiệu quả với khả năng tập hợp nhiệm vụ, các thành viên nhóm cũng như công cụ lại với nhau. Các thành viên trong nhóm có thể theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan:

  • Có những đầu việc nào
  • Ai đang đảm nhận công việc gì
  • Các đầu việc đang thực hiện đến giai đoạn nào

Một số tính năng nổi bật trên Trello có thể kể đến như:

  • Cung cấp khả năng bình luận, đính kèm ảnh để giao tiếp hiệu quả trên 1 nền tảng
  • Giao diện đơn giản, dễ sử dụng
  • Hiển thị trực quan tiến độ công việc với việc chỉ cần sử dụng thao tác kéo, thả vào đúng giai đoạn
  • Thiết lập quản lý công việc một cách linh hoạt theo mục đích công việc
quản lý công việc
Trello có thể giúp bạn quản lý công việc hiệu quả với khả năng tập hợp nhiệm vụ, các thành viên nhóm cũng như công cụ lại với nhau

Todaylist

Todaylist là ứng dụng được phát triển bởi VNOKRs có thể giúp bạn nắm bắt nhanh chóng những việc cần làm trong ngày. Qua đó, bạn có thể quản lý công việc dễ dàng hơn với những tính năng nổi bật trên Todaylist như:

  • Nhanh chóng tạo danh sách công việc hàng ngày một cách trực quan
  • Thiết lập lịch cụ thể cho từng đầu việc
  • Cung cấp khả năng phân loại công việc theo nhóm việc gấp, quan trọng hay chưa gấp
  • Đồng bộ hóa và giúp thống nhất lịch với team nhanh chóng
  • Cung cấp khả năng thống kê số nhân viên đã tạo todaylist, đã hoàn thành công việc…
Todaylist là ứng dụng có thể giúp bạn nắm bắt nhanh chóng những việc cần làm trong ngày

Tìm hiểu thông tin và đăng ký dùng thử miễn phí tại địa chỉ: https://todaylist.vn

*

Quản lý công việc thực sự có thể đem lại cho bạn những bước tiến trong công việc. Bạn sẽ phải đối diện với “mớ bòng bong” công việc nếu không biết cách quản lý hiệu quả. Hi vọng những chia sẻ của VNOKRs về quản lý công việc hữu ích và là những gợi mở tốt để bạn áp dụng. 

Để tìm hiểu thêm thông tin về quản lý công việc, phát triển đội ngũ hay quản trị doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với VNOKRs. Đội ngũ chuyên gia của VNOKRs luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

VNOKRs

  • Hotline: (+84) 365 999 621
  • Email: support@vnokrs.vn
  • Địa chỉ: Số 161 Đặng Văn Ngữ, Phường Phương Liên, Quận Đống Đa, Hà Nội