Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý công việc giúp cho việc quản lý công việc của mỗi người trở nên tiện lợi, dễ dàng giúp cái thiện hiệu suất công việc và giảm thiểu những vướng mắc phát sinh. Trong bài viết này, VNOKRs sẽ giới thiệu đến bạn một số phần mềm quản lý công việc phổ biến được nhiều doanh nghiệp và cá nhân lựa chọn.
Vì sao bạn cần quản lý công việc
Bạn cần quản lý công việc để xây dựng nền tảng thúc đẩy đạt được mục tiêu; biết cách sắp xếp tuần tự công việc đúng kế hoạch và tập trung, sử dụng được nguồn lực hiệu quả.
Nền tảng thúc đẩy đạt được mục tiêu
Công việc bạn cần thực hiện cũng giống như một cuộn len. Nếu bạn không quản lý công việc tốt, cuộn len sẽ rối rắm khiến bạn không thể đan được. Việc quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp bạn có nền tảng để thúc đẩy đạt được mục tiêu đã đề ra.
Ví dụ, mục tiêu bạn đề ra là team có thể hoàn thành triển khai dự án phần mềm trước 31/12/2022. Để đạt mục tiêu này, chắc chắn bạn cần có kỹ năng, kế hoạch quản lý công việc hiệu quả.
- Phụ trách phân tích nghiệp vụ cần thống nhất, chốt đề bài cần xây dựng với khách hàng trong tuần 4 tháng 11
- Phụ trách lập trình cần đảm bảo team lập trình xây dựng các phân hệ phần mềm đáp ứng đề bài trong tuần 1, tuần 2 tháng 12
- Phụ trách kiểm thử cần đảm bảo team kiểm thử tiến hành test phần mềm hoàn thành trong tuần 3, tháng 12
- PM – Quản lý dự án cần đảm bảo hoạt động triển khai tổng thể, kết nối với khách hàng để ký kết nghiệm thu dự án
Như vậy, khi bạn quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ tự tạo được cho mình nền tảng để thúc đẩy team đạt được mục tiêu nghiệm thu dự án.
Sắp xếp tuần tự công việc đúng kế hoạch
Quản lý công việc hiệu quả cũng giống như cách bạn đứng xa hơn để nhìn được toàn diện những vấn đề công việc cần xử lý. Khi đó, bạn sẽ biết cách sắp xếp tuần tự công việc đúng kế hoạch.
Trở lại ví dụ về triển khai dự án phần mềm ở trên, bạn cần thực hiện tuần tự các công đoạn: chốt đề bài – lập trình – kiểm thử – nghiệm thu dự án. Quản lý công việc hiệu quả giúp bạn hiểu rõ cần làm việc gì trước, việc gì sau, tránh những vướng mắc, phát sinh không cần thiết.
Tập trung, sử dụng nguồn lực hiệu quả
Khi biết cách quản lý công việc hiệu quả, bạn sẽ hiểu rõ mình cần làm gì, muốn đạt được điều gì. Từ đó, bạn sẽ tập trung và sử dụng được nguồn lực hiệu quả.
Chẳng hạn như để triển khai dự án phần mềm:
- Bạn biết rõ cần chốt được đề bài với khách hàng đầu tiên nên team phân tích nghiệp vụ cần trao đổi với khách hàng ngay từ tuần 4 tháng 11
- Khi đã chốt được đề bài, team lập trình có thể lập trình, đáp ứng đề bài đã chốt
- Các phân hệ phần mềm đã được lập trình xong là lúc team kiểm thử tiến hành test phần mềm để đảm bảo không để sót lỗi
Tìm hiểu thêm:
Những điều cần biết về quản lý công việc
10 cách quản lý công việc hiệu quả
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc
Quản lý công việc là điều cần thiết nhưng thực tế thường vướng phải những khó khăn như:
- Phân tán dữ liệu công việc, nhất là với những dự án nhiều người tham gia
- Thông tin nội bộ trong nhóm công việc khó cập nhật, hiển thị trực quan
- Tốn nhiều nỗ lực trong việc phân định công việc, người phụ trách, thời hạn cần hoàn thành công việc
- Tốn nhiều nỗ lực để theo dõi và cảnh báo công việc rủi ro không hoàn thành hoặc quá hạn
- Khi một thành viên hoàn thành phần việc của họ, cả team cũng khó có thể cập nhật ngay
- Việc thảo luận, cùng đóng góp hoàn thành công việc gặp nhiều khó khăn do thiếu một nền tảng làm việc chung
Thay vì quản lý công việc theo cách thủ công, bạn có thể sử dụng những phần mềm quản lý công việc chuyên dụng. Phần mềm chuyên dụng với những tính năng đa dạng có thể đem lại cho bạn nhiều lợi ích như:
- Tập trung hóa dữ liệu công việc
- Cung cấp khả năng phân quyền, gia tăng bảo mật thông tin
- Cập nhật, hiển thị công việc một cách nhanh chóng, trực quan
- Cập nhật phân công công việc gắn với thời gian hoàn thành và người phụ trách cụ thể
- Tự động theo dõi, cảnh báo những công việc gần tới hạn, quá hạn hoàn thành
- Thông báo công việc được hoàn thành tới toàn team
- Cung cấp một nền tảng làm việc thông minh, sử dụng chung với toàn team. Các thành viên có thể thảo luận, chia sẻ, đóng góp ý kiến ngay trên từng công việc cụ thể bằng những bình luận, ghi chú…
10 phần mềm quản lý công việc hiệu quả
VNOKRs giới thiệu với bạn 10 phần mềm có thể hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý công việc.
Trello
| Giới thiệu phần mềm | Trello là phần mềm giúp quản lý công việc theo nhóm với khả năng hiển thị trực quan đầu việc kèm người phụ trách và giai đoạn hoàn thành. |
| Tính năng / Ưu điểm |
|
Microsoft Teams
| Giới thiệu phần mềm | Microsoft Teams được Microsoft ra mắt vào năm 2017. Với hơn 500 nghìn doanh nghiệp đang sử dụng, Teams là một trong những ứng dụng có tốc độ phát triển nhanh nhất trong lịch sử của Microsoft.
Teams có thể giúp bạn kết nối, giao tiếp, theo dõi tiến độ công việc cùng team trên duy nhất một nền tảng thông minh, có sự phân quyền, bảo mật tốt. |
| Tính năng / Ưu điểm |
|
MyXTeam
| Giới thiệu phần mềm | MyXTeam là phần mềm giúp team của bạn quản lý công việc hiệu quả hơn nhờ khả năng lưu trữ, ghi nhớ và nhắc nhở công việc. |
| Tính năng / Ưu điểm |
|
Google Tasks
| Giới thiệu phần mềm | Google là một trong những người khổng lồ lĩnh vực công nghệ với hàng loạt những ứng dụng, công cụ giúp người dùng tối ưu hóa quy trình quản lý công việc. Google Task cũng được phát triển trên tinh thần giúp người dùng lưu trữ những nhiệm vụ cần hoàn thành một cách trực quan, thuận tiện. |
| Tính năng / Ưu điểm |
|
Todaylist
| Giới thiệu phần mềm | Đúng như tên gọi, Todaylist là ứng dụng có thể giúp bạn nắm bắt nhanh chóng những việc cần làm trong ngày. |
| Tính năng / Ưu điểm |
|
Xem thêm: Todaylist mang đến những đột phá trong quản lý công việc
Asana
| Giới thiệu phần mềm | Giám đốc kỹ thuật của Facebook là Dustin Moskovitz đã tạo nên Asana để giúp các thành viên trong team có thể nhanh chóng nắm bắt công việc. Với Asana, mọi người sẽ biết những thành viên khác đang thực hiện công việc tới đâu, có vấn đề phát sinh nào để cùng nhau giải quyết. |
| Tính năng / Ưu điểm |
|
Apple Reminder
| Giới thiệu phần mềm | Apple Reminder là ứng dụng tập trung vào khả năng nhắc nhở công việc cho bạn. Reminder cho phép bạn đặt thông báo, tạo danh sách nhắc nhở theo nhu cầu cá nhân. Ứng dụng này có thể đồng bộ dữ liệu giữa macOS và iOS thông qua iCloud. |
| Tính năng / Ưu điểm |
|
DragApp
| Giới thiệu phần mềm | DragApp không chỉ là một nền tảng quản lý tác vụ mà còn là một giải pháp với nhiều tính năng thông minh có thể giúp team của bạn tối ưu hóa quy trình làm việc. |
| Tính năng / Ưu điểm |
|
ProofHub
| Giới thiệu phần mềm | ProofHub là một phần mềm giúp quản lý dự án linh hoạt. Phần mềm không chỉ giúp bạn và team có thể quản lý các tác vụ công việc mà còn là nền tảng giúp bạn có thể xây dựng kế hoạch dự án hay tương tác, liên kết với các thành viên trong nhóm dễ dàng. |
| Tính năng / Ưu điểm |
|
ClickUp
| Giới thiệu phần mềm | ClickUp là phần mềm giúp quản lý dự án, giao việc, phối hợp công việc nhóm, hỗ trợ thiết lập quy trình công việc và phê duyệt theo luồng. |
| Tính năng / Ưu điểm |
|
*
Hầu hết phần mềm quản lý công việc sẽ được xây dựng, phát triển trên cơ sở giải quyết một vấn đề, bài toán nhất định trong thực tế quản lý công việc. Thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng, bạn có thể tối ưu hóa công việc của mình:
- Tốn ít thời gian, nỗ lực quản lý công việc hơn
- Không để sót việc khẩn cấp, quan trọng
- Tăng cường khả năng phối hợp, thông tin trong team…
Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về quản lý công việc cũng như về phần mềm quản lý công việc hữu ích và là gợi mở tốt dành cho bạn.
Đọc thêm các bài viết hay của chúng tôi về Quản trị tại địa chỉ: https://blog.okrs.vn/kien-thuc-quan-tri
