Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, còn được gọi là Ma trận Khẩn cấp-Quan trọng, giúp bạn quản lý thời gian, quyết định và ưu tiên các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, phân loại các nhiệm vụ quan trọng và ít khẩn cấp hơn mà bạn nên ủy quyền hoặc hoàn toàn không làm.
Dwight D. Eisenhower là tác giả của ma trận quản lý thời gian mang tên ông. Chính sự nghiệp cùng đặc thù công việc hàng ngày của Eisenhower là cơ sở cốt lõi để ông sáng tạo nên ma trận này.
Giới thiệu về Dwight D. Eisenhower
Ông Dwight D. Eisenhower (1890 – 1969) thường được biết đến với tư cách là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Tuy nhiên, xuất thân và sự nghiệp của ông bắt đầu từ vị trí một tướng lĩnh cấp cao trong quân đội.
- 1920: Thiếu tá
- 1940: Trung tá
- 1941: Đại tá
- 1941: Chuẩn tướng
- 1942: Thiếu tướng
- 1944: Tư lệnh tối cao của Lực lượng viễn chinh Đồng minh, chỉ huy cuộc đổ bộ ngoài khơi bờ biển Normandy, Pháp
- 1945: Tướng năm sao
- 1948: Nghỉ hưu khỏi quân đội và trở thành Viện trưởng của Đại học Columbia
- 1952: Ông Eisenhower được bầu làm Tổng thống Hoa Kỳ. Eisenhower giữ cương vị này từ năm 1953 đến 1961 (2 nhiệm kỳ)
Trong thời quân ngũ của Eisenhower có một chi tiết đáng chú ý là vào ngày 14/12/1941. Lúc đó, Eisenhower đang là Chuẩn tướng và được Tướng Marshall mời về thủ đô Washington gia nhập Bộ Kế hoạch chiến tranh và phụ trách về Đông Nam Á. Thời gian đó, Eisenhower đã làm việc 14 giờ mỗi ngày và liên tục cả 7 ngày trong tuần. Điều này đã gây ấn tượng mạnh với Tướng Marshall.
Một số phát biểu, hoạt động đáng chú ý của Eisenhower có thể kể đến như:
- “Thật là sai lầm nếu cho rằng tất cả khôn ngoan đều thuộc về vị Tổng Thống, là tôi”. Eisenhower tin tưởng rằng nhiều vấn đề khó khăn nên được giải quyết tại các địa phương hơn là chờ quyết định của chính quyền liên bang. Ông đã lựa chọn nhiều nhân vật có năng lực và sự tin cậy để ủy thác, chịu trách nhiệm từng lĩnh vực của chính quyền. Nội các chính phủ Hoa Kỳ khi đó lên tới 10 thành viên.
- Tháng 12/1953, tại Liên Hợp Quốc, Tổng thống Eisenhower phát biểu về việc nên sử dụng sức mạnh nguyên tử vào mục đích hòa bình. Sau đó, Cơ quan năng lượng nguyên tử quốc tế đã được phát triển theo đề nghị của Tổng thống Eisenhower.
- Eisenhower có những nỗ lực để chấm dứt tình trạng kỳ thị chủng tộc, màu da tại Hoa Kỳ. Tháng 9/1957, tại thành phố Little Rock (tiểu bang Arkansas), giới chức thành phố đã sử dụng quân cảnh vệ quốc gia để ngăn chặn học sinh da đen vào học cùng học sinh da trắng. Tổng thống Eisenhower sau đó đã đã ra lệnh đặt quân cảnh vệ quốc gia dưới sự kiểm soát của chính quyền liên quan. Ông cũng gửi Sư đoàn không vận lục quân 101 tới để bảo vệ các học sinh da đen.
Một cuộc khảo sát của Viện Gallup vào tháng 12/1968 cho kết quả: danh tiếng của Tổng thống Eisenhower không hề bị suy giảm. Ông vẫn đứng đầu danh sách những nhân vật được nhân dân Hoa Kỳ tin tưởng, khâm phục trong nhiều thập niên.
Giới thiệu ma trận Eisenhower
Khi bạn có quá nhiều việc cần xử lý và thời gian xử lý mỗi việc kéo dài hơn dự kiến, bạn có thể sẽ rơi vào trạng thái hoang mang, thậm chí hoảng loạn không biết nên làm việc gì trước, việc gì sau. Mọi việc sẽ ngày càng tồi tệ hơn khi các hạn công việc tới gần mà các đầu việc vẫn rối tung, chưa có dấu hiệu có thể hoàn thành. Câu hỏi quan trọng lúc này là bạn cần làm gì, việc nào nên làm trước, việc nào nên làm sau?
Những thời điểm bối rối kể trên, bạn có thể áp dụng ma trận Eisenhower. Dwight D. Eisenhower là tác giả của ma trận quản lý thời gian mang tên chính ông. Chính sự nghiệp với việc phải đưa ra các quyết định, xử lý nhiều công việc khác nhau cùng lúc là cơ sở giúp Eisenhower xây dựng ma trận này.
Áp dụng ma trận Eisenhower, bạn sẽ tiến hành chia công việc của mình thành 4 nhóm với tính chất khác nhau.
- Việc quan trọng, khẩn cấp, bạn cần ưu tiên xử lý ngay lập tức
- Việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, bạn sẽ cần sắp xếp thời gian để xử lý
- Việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, bạn có thể thực hiện ủy quyền, giao việc
- Việc không quan trọng, không khẩn cấp, bạn có thể bỏ qua
Theo Eisenhower, “tôi có hai loại vấn đề: khẩn cấp và quan trọng. Điều khẩn cấp không quan trọng, và điều quan trọng không khẩn cấp”. Điều cốt lõi ở ma trận Eisenhower là giúp bạn phân định rõ tính chất của công việc để có cách sắp xếp giải quyết theo thứ tự hợp lý.
Với ma trận Eisenhower, bạn có thể loại bỏ được khá nhiều những công việc không quan trọng, không khẩn cấp. Hoặc, bạn cũng có thể thực hiện ủy quyền, giao việc với những công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng. Từ đó, bạn sẽ có thêm thời gian để tập trung xử lý những công việc thực sự quan trọng, khẩn cấp.
Tìm hiểu thêm: 10 kỹ năng quản lý thời gian giúp công việc của bạn hiệu quả hơn
Cách sử dụng ma trận Eisenhower
Để sử dụng ma trận Eisenhower, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1 – Lên danh sách công việc
Bạn hãy lên danh sách những công việc cần làm trong ngày, trong tuần. Danh sách này có thể là mọi điều bạn cần thực hiện và chưa cần sắp xếp theo một thứ tự logic nào.
- Bước 2 – Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp
Bạn nên sắp xếp ngay những công việc quan trọng, khẩn cấp vào nhóm cần xử lý ngay. Bạn có thể tô đỏ nhóm công việc này để tạo thêm sự chú ý hay gia tăng ám ảnh về việc bắt buộc cần hoàn thành ngay chúng.
Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp sẽ gồm có 3 loại việc như sau:
| TT | Loại việc quan trọng, khẩn cấp | Ví dụ | Giải pháp hành động |
| 1 | Không lường trước được | Họp khẩn cấp; nhiệm vụ bất ngờ; các email, cuộc điện thoại quan trọng; bệnh tật… | Bạn có thể chia sẻ với team về việc làm việc cần có kế hoạch. Không nên có quá nhiều việc quan trọng, khẩn cấp, không lường trước được. |
| 2 | Lường trước được | Cuộc họp quan trọng đã lên kế hoạch; họp giao ban, định kỳ; sinh nhật người thân; đám cưới bạn thân; nộp thầu… | Bạn hãy tập trung và dành thời gian xử lý những công việc quan trọng, khẩn cấp ngay từ đầu ngày làm việc. Bạn hãy ăn ngay “con ếch” khó khăn nhất ngay từ đầu. |
| 3 | Do trì hoãn đến sát thời hạn | Báo cáo tuần vào mỗi chiều thứ 6 hàng tuần; slide đào tạo toàn văn phòng; bài thuyết trình với team… | Giải pháp cho sự trì hoãn trong công việc là tinh thần kỷ luật, sự tập trung hướng tới mục tiêu công việc |
- Bước 3 – Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp
Bạn hãy tiếp tục lựa chọn những công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp và ô công việc thứ 2. Bạn có thể sắp xếp, lên kế hoạch thực hiện nhóm công việc này. Về màu sắc, bạn có thể tô nhóm này với màu cam.
Mấu chốt để hoàn thành nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp là lên kế hoạch gắn với thời gian, mục tiêu công việc cụ thể. Ngay sau khi bạn hoàn thành nhóm công việc thứ 1 (màu đỏ), bạn nên dành thời gian để xử lý ngay nhóm công việc thứ 2 này (màu cam).
Bạn không nên biến nhóm công việc màu cam chuyển sang màu đỏ do trì hoãn, trượt thời hạn an toàn để hoàn thành. Điều đó chỉ khiến bạn gia tăng căng thẳng không đáng có cho ngày làm việc của mình.
- Bước 4 – Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng
Bạn nên lựa chọn các công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng để thực hiện ủy quyền, nhờ giúp đỡ. Để ủy quyền hiệu quả, bạn cần thực hiện giao tiếp phù hợp, giao việc đúng người để đảm bảo công việc được thực hiện đúng kế hoạch. Bạn có thể tô màu xanh dương cho nhóm việc này.
Tuy tô màu xanh nhưng không có nghĩa với nhóm việc này bạn ủy quyền là xong, là không cần quan tâm nữa mà sau ủy quyền, bạn vẫn cần thực hiện kiểm tra, phản hồi kịp thời.
- Bước 5 – Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp
Sau khi đã xếp 3 nhóm công việc như trên, danh sách công việc của bạn sẽ chỉ còn những việc không quan trọng, không khẩn cấp. Có thể bạn sẽ thấy những việc này phần nhiều thuộc về nhóm việc giải trí, thư giãn hay những việc làm cũng được, không làm cũng được.
Với nhóm việc này, bạn hãy mạnh dạn gạch bỏ nếu đang thực sự thiếu thốn thời gian, mệt mỏi để kịp hoàn thành công việc. Còn nếu bạn vẫn đang sắp xếp công việc theo đúng guồng thời hạn, việc dành thời gian để giải trí, thư giãn cũng tốt để bạn có thể tái tạo năng lượng, niềm vui cho công việc tiếp theo. Với nhóm việc này, bạn có thể tô màu trắng.
Với nhóm công việc màu trắng, bạn có thể dành dưới 5% thời gian ngày làm việc của mình. Sử dụng thời gian có kiểm soát cho các công việc không quan trọng, không khẩn cấp sẽ giúp bạn có thêm những khoảng trống, nguồn lực trong ngày để giải quyết các công việc quan trọng, cấp thiết hơn.
Khi định “buông thả” bản thân để đắm chìm trong những việc không đem lại giá trị nhiều, bạn nên tự hỏi:
- Dành thời gian cho việc này có xứng đáng?
- Nó có giúp bạn khỏe khoắn hơn về tinh thần, thể chất?
- Nó có giúp bạn chinh phục, hoàn thành được những mục tiêu công việc cần thiết không?…
Sử dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian như thế nào
Sau khi đã sắp xếp công việc vào từng nhóm theo tính chất công việc riêng, bạn nên phân bổ thời gian cho từng nhóm việc một cách cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn cân bằng công việc, cuộc sống hơn và có được sự chủ động trong nhiều tình huống phát sinh.
Theo Eisenhower, thời gian phân bổ giữa các nhóm công việc có thể chia theo tỷ lệ như sau:
| 1- Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp | 15 – 20% thời gian
– – – |
2- Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp | 60 – 65% thời gian
– – – |
| 3- Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng | 10 – 15% thời gian
– – – |
4- Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp | < 5% thời gian
– – – |
Phân bổ thời gian cho từng nhóm công việc và tuân thủ kỷ luật, duy trì công việc như một thói quen tích cực sẽ giúp bạn sử dụng ma trận Eisenhower một cách hiệu quả.
Đặc biệt, bạn nên dành thời gian để xử lý việc sắp xếp nhóm công việc theo ngày vào cuối buổi làm việc hôm trước hoặc ngay khi bắt đầu ngày làm việc mới. Bạn hãy học cách làm việc có kế hoạch ngay từ đầu thay vì vừa làm vừa tìm cách thu xếp thời gian.
Ngoài ra, để quản lý danh sách công việc, bạn có thể sử dụng ứng dụng Todolist. Đây là ứng dụng được tích hợp nhiều tính năng thông minh, có thể hỗ trợ đắc lực cho công việc của bạn:
- Thiết lập danh sách công việc trực quan theo từng ngày
- Thiết lập các đầu việc cụ thể với thời gian cần thực hiện
- Hỗ trợ phân loại công việc theo tính chất từng nhóm việc gấp, quan trọng hay chưa gấp
- Cung cấp khả năng đồng bộ hóa lịch làm việc, giúp bạn dễ dàng thống nhất lịch với team
Xem thêm: Todaylist mang đến những đột phá trong quản lý công việc
Ví dụ về ma trận Eisenhower
Bạn có thể tham khảo một số ví dụ về ma trận Eisenhower dưới đây.
Ví dụ 1: Ma trận Eisenhower lĩnh vực triển khai dự án công nghệ thông tin
1- Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp | 15 – 20% thời gian
|
2- Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp | 60 – 65% thời gian
|
3- Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng | 10 – 15% thời gian
|
4- Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp | < 5% thời gian
|
Ví dụ 2: Ma trận Eisenhower lĩnh vực rèn luyện thể chất, thể thao
1- Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp | 15 – 20% thời gian
|
2- Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp | 60 – 65% thời gian
|
3- Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng | 10 – 15% thời gian
|
4- Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp | < 5% thời gian
|
Ví dụ 3: Ma trận Eisenhower lĩnh vực sáng tạo nội dung
1- Nhóm công việc quan trọng, khẩn cấp | 15 – 20% thời gian
|
2- Nhóm công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp | 60 – 65% thời gian
|
3- Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng | 10 – 15% thời gian
|
4- Nhóm công việc không quan trọng, không khẩn cấp | < 5% thời gian
|
*
Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một phương pháp để quản lý, phân loại công việc hiệu quả theo tính chất công việc. Với ma trận này, bạn có thể cung cấp cho chính mình một cái nhìn toàn diện về khối lượng công việc cần xử lý. Từ đó, bạn sẽ sắp xếp, điều chỉnh việc giải quyết từng việc một cách hiệu quả, chủ động.
Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về ma trận quản lý thời gian Eisenhower hữu ích và là những gợi mở tốt cho công việc của bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm những kiến thức hữu ích về quản trị doanh nghiệp, phát triển bản thân, đội ngũ tại blog của chúng tôi: https://blog.okrs.vn/kien-thuc-quan-tri
