10 Lỗi sai OKRs thường gặp & cách khắc phục

Khi doanh nghiệp bắt đầu tìm hiểu và ứng dụng OKRs việc bắt gặp những lỗi sai gây ra khó khăn, thậm chí là thất bại với OKRs là điều không thể tránh khỏi. Trước, trong và sau khi thực hiện OKRs có rất nhiều lỗi khiến OKRs không phát huy hết được đặc tính, sức mạnh của nó trong doanh nghiệp. Cùng VNOKRs tổng kết các lỗi sai OKRs phổ biến và cách khắc phục để giúp các bạn có những bước đi đúng đắn khi áp dụng OKRs.

1. Bắt chước Google

Nhiều tổ chức tìm đến OKRs bởi nghe thấy rằng Google đã thành công vượt bậc cùng OKRs và hy vọng rằng chỉ cần làm theo cách của Google doanh nghiệp sẽ phát triển lớn mạnh. Hãy nhớ rằng không có một công thức chung nhất để áp dụng OKRs. Ngay cả trong các nhóm khác nhau của Google cũng sử dụng OKRs theo nhiều cách khác nhau.

Vào năm 2015 – 2016 VNOKRs bắt đầu tìm hiểu về các phương pháp quản trị doanh nghiệp và tình cờ đã đọc được một tài liệu của Google nói về OKRs. Tại thời điểm đó tài liệu về OKRs của Google không có nhiều chỉ khoảng 10 trang A4. Chúng tôi cũng đã học theo cách áp dụng OKRs của Google nhưng đã hoàn toàn thất bại.

Cách áp dụng OKRs của Google.

• Các mục tiêu luôn tham vọng, nghĩa là cực kỳ khó làm, đôi khi khó đến mức vô lý.
• Chỉ cần đạt ngưỡng 0.6 – 0.7 điểm (60% – 70%) là đã đáng được khích lệ.
• Nếu đạt quá nhiều OKRs với mức điểm 0.9 – 1.0 có nghĩa là bạn đã đặt ra mục tiêu quá dễ.
• Nếu đạt quá nhiều OKRs với mức điểm 0.1 – 0.2 không đồng nghĩa với việc bạn làm kém hiệu quả, có thể bạn đặt ra mục tiêu quá vô vọng, phi thự tế.

Với cách đặt mục tiêu như vậy, Google đã luôn duy trì tốc độ phát triển thần kỳ, họ luôn vươn tới những giới hạn cao hơn một cách không mệt mỏi. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể học theo cách làm này của Google và áp dụng được.

Khi thực hiện áp dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKRs người chủ doanh nghiệp cần phải đánh giá xem xét trên nhiều yếu tố góc độ của bối cảnh tổ chức để có sự linh hoạt trong việc học tập và áp dụng OKRs vào chính tổ chức mình.

2. Phó mặc cho “Người khác”

Đây là một lỗi sai thường gặp đến từ người lãnh đạo cao nhất trong tổ chức. Họ cho rằng việc đưa OKRs vào tổ chức là của cấp phó hoặc trưởng bộ phận nhân sự, mà bản thân không muốn tham gia trực tiếp vào việc áp dụng OKRs.

Những người lãnh đạo luôn có suy nghĩ rằng họ có quá nhiều việc quan trọng khác cần giải quyết và OKRs cũng chỉ đơn giản là một công cụ quản trị và chỉ cần giao cho bộ phận hành chính nhân sự thực hiện. Đây là một suy nghĩ rất sai lầm.

OKRs là phương pháp hoàn hảo để chuyển chiến lược dài hạn của tổ chức thành các mục tiêu ngắn hạn cho các nhóm và cá nhân. Do đó, OKRs là một công cụ quan trọng cho các Giám đốc điều hành (CEO) để giúp họ đưa ra các chiến lược của mình và đẩy nhanh tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp. Chính vì điều này mà OKRs cần phải được lãnh đạo trực tiếp bởi người đứng đầu tổ chức.

Trong các bài viết trước đây của VNOKRs, chúng tôi luôn đề cập đến tầm quan trọng của việc tham gia vào OKRs của CEO. Hãy nhớ rằng, điều kiện đầu tiên cần có để có thể bắt đầu với OKRs đó là sự quyết tâm của người lãnh đạo cao nhất trong tổ chức. Ngay cả khi quá trình thực hiện OKRs tiêu tốn quá nhiều thời gian, người đứng đầu càng phải thể hiện sự quyết tâm và cam kết của mình với OKRs.

3. Không hiểu rõ về OKRs

Nhiều tổ chức đã vội vàng áp dụng OKRs mà không trải qua quá trình học tập nghiêm túc cuối cùng là dẫn đến thất bại với OKRs. Sai lầm ở đây là các doanh nghiệp cho rằng OKRs quá đơn giản, chỉ cần thực hiện theo những gì John Doerr chia sẻ qua sách và qua website của ông. Tuy nhiên, OKRs vẫn là một phương pháp quản trị và bạn sẽ không thể hiểu hết nó trong một thời gian ngắn.

Mặc dù OKRs rất linh hoạt và phù hợp với bất kỳ tổ chức nào, tuy nhiên nó cũng có những nguyên tắc cốt lõi mà bạn cần lưu ý khi thực hiện như: Tính minh bạch, tính cá nhân, tính tham vọng… Nếu bạn không nắm rõ về những tính chất này của OKRs bạn sẽ không thể áp dụng thành công OKRs.

Trước khi bắt đầu triển khai OKRs vào trong doanh nghiệp, tổ chức nên có quá trình học tập và chuẩn bị một cách kỹ càng. Những người lãnh đạo nên tham gia những khoá huấn luyện OKRs từ các chuyên gia hàng đầu để có những hiểu biết chính xác nhất về OKRs theo những tài liệu chuẩn quốc tế, từ đó mà tránh được những sai lầm khi thực hiện OKRs trong doanh nghiệp của mình.

Bên cạnh đó tổ chức cũng cần có một bộ máy để triển khai OKRs (OKRs Master, OKRs Guard, OKRs Coach). Bộ máy này sẽ là những người am hiểu nhất về OKRs, họ sẽ có trách nhiệm giảng dạy, hướng dẫn, giải đáp thắc mắc và duy trì kỷ luật OKRs trong tổ chức.

• OKRs Master: Người am hiểu OKRs nhất trong tổ chức, có nhiệm vụ giảng dạy, giải đáp thắc mắc và lãnh đạo chương trình OKRs.
• OKRs Guard: Những người này sẽ được chọn ra từ các nhóm, gọi là nhóm những người  giữ OKRs. Họ có nhiệm vụ giữ cho OKRs không bị xao nhãng, truyền đạt nhanh các thông điệp liên quan đến OKRs từ lãnh đạo cấp cao tới toàn thể nhân viên.
• OKRs Coach: Người huấn luyện OKRs, không thuộc tổ chức, người có thể đưa ra các câu trả lời khách quan nhất về lý thuyết OKRs mà không bị ảnh hưởng bởi các thông tin nội bộ.

Bạn có thể tìm những OKRs Coach từ những tổ chức tư vấn OKRs chuyên nghiệp như VNOKRs. Họ là những chuyên gia hàng đầu và có nhiều kinh nghiệm đào tạo OKRs, họ sẽ giúp đưa OKRs vào doanh nghiệp của bạn một cách bài bản, tránh được những lỗi sai khi bắt đầu áp dụng OKRs.

4. Bỏ quên OKRs

Bạn viết ra OKRs, nhưng sau đó lại có quá nhiều thứ “quan trọng khác” làm bạn quên mất việc thực hiện OKRs, không có ai chú ý đến OKRs của mình, không có sự kiểm tra và đánh giá một cách thường xuyên. Lỗi này thường gặp ở những tổ chức thiếu quy trình Check-in và bản thân các quản lý cấp cao cũng không cam kết với OKRs.

Nghe có vẻ vô lý, OKRs là chọn ra việc quan trọng để làm, vậy mà chúng ta lại thường viết ra OKRs sau đó đi làm những điều quan trọng khác. Thực ra, điều này là hoàn toàn bình thường, chúng ta sẽ nhận thấy việc chọn ra một số tối thiểu những việc quan trọng cần làm là rất khó, nhất là đối với các doanh nghiệp chưa có mô hình quản trị bài bản.

Để giải quyết vấn đề này đòi hỏi cả tổ chức phải có một sự cam kết thực hiện OKRs. Người lãnh đạo cao nhất phải là người cam kết nhất với OKRs và quyết tâm thực hiện nó. Quá trình triển khai OKRs đòi hỏi phải có sự giao tiếp liên tục, kiểm tra theo dõi tiến độ liên tục. Đó chính là lý do vì sao tổ chức phải hình thành nên kỷ luật Check-in.

Hình thức Check-in trong OKRs không đơn thuần đòi hỏi sự cam kết mà ngược lại sẽ tạo ra sự cam kết thực hiện từ mỗi cá nhân sở hữu OKRs.

Hãy cho các thành viên trong tổ chức có thời gian làm quen với OKRs. Check-in hàng tuần sẽ khiến mọi người tập trung hơn vào việc hoàn thành các công việc để đem lại sự tiến bộ cho các kết quả chính, từ đó giúp mọi người luôn bám sát được OKRs và không bị lãng quên nó.

5. Viết OKRs không tốt

Bạn có quá nhiều Mục tiêu và Kết quả chính

Quá nhiều Mục tiêu và Kết quả chính có nghĩa là không có điều gì thực sự là quan trọng. Làm quá nhiều sẽ khiến bạn mất đi sự tập trung, khiến bạn mất sức và sớm nản chí. Hãy nhớ rằng một chu kỳ OKRs phổ biến là một quý, bạn chỉ có 13 tuần để thực hiện các OKRs của mình.

Tất cả các tài liệu về OKRs của các chuyên gia trên thế giới đều khuyên rằng bạn chỉ nên có từ 3 đến 5 bộ OKRs trong một quý và từ 3 đến 5 KR cho mỗi mục tiêu. Bản thân VNOKRs trong mỗi chu kỳ cũng chỉ có 2 đến 3 Mục tiêu và mỗi mục tiêu có từ 3 đến 5 kết quả chính.

Điều này giúp cho bạn tập trung hơn vào OKRs. Nếu bạn quá dàn trải công việc, bạn sẽ rơi vào tình trạng làm quá nhiều và không thực sự hoàn thành công việc nào cả. Làm nhiều không có nghĩa là tốt, hoàn thành mục tiêu mới là điều chúng ta đang hướng tới.

Kết quả chính của bạn không thể đo lường được

Một tính chất rất quan trọng của Kết quả chính đó là phải chứa số, đo lường được và chứng minh được. Tuy nhiên khi viết OKRs đây lại là lỗi sai cơ bản nhất, hầu hết khi mới làm quen với việc viết OKRs mọi người đều quên mất tính chất này.

Kết quả chính đo lường giá trị của các hành động cụ thể, vì vậy nó cần rõ ràng và có thể đo lường liên tục. Nếu Kết quả chính không kiểm chứng được bạn sẽ không thể biết mục tiêu đã được hoàn thành hay chưa. Nếu không đo lường và kiểm chứng được đó không phải là một kết quả chính.

Viết kết quả chính như một danh sách công việc

Một lỗi sai phổ biến khi viết OKRs nữa đó là viết các Kết quả chính là những công việc cần làm. Việc đặt ra các Kết quả chính là các hành động sẽ dẫn đến rủi ro đó là bạn đã hoàn thành tất cả các Kết quả chính nhưng Mục tiêu của bạn vẫn không đạt được.

Kết quả chính không phải là điều bạn làm. Đó là kết quả thành công của những gì bạn đã làm. Hãy đặt ra câu hỏi “So What” mỗi khi đặt ra các kết quả chính và tìm ra điều bạn thực sự muốn đạt được, sau tất cả các hành động.

Để không mắc phải những lỗi sai cơ bản khi viết OKRs, bạn có thể sử dụng những phần mềm chuyên dụng dành cho OKRs giống như phần mềm VNOKRs của chúng tôi. Phần mềm sẽ luôn có những check-list về tính chất cần có của Objective và Key Results để bạn có thể dựa vào đó viết OKRs đúng.

6. Tạo ra OKRs “thác đổ”

Tạo ra OKRs “Thác đổ” có nghĩa là Kết quả chính của bộ OKRs cấp cao nhất (OKRs của người đứng đầu tổ chức) trở thành Mục tiêu cho các quản lý cấp dưới. Và sau đó, dòng chảy tiếp tục được phân bổ xuống tận nhân viên cấp thấp nhất. Mỗi người sẽ lấy luôn kết quả chính của cấp trên để làm mục tiêu cho mình.

Việc tạo ra các mục tiêu “Thác đổ” sẽ làm mất đi hầu hết lợi ích của OKRs: Động lực, sự cam kết, khả năng thiết lập mục tiêu đúng đắn, khả năng kết nối và tính linh hoạt. Khi áp dụng OKRs bạn nên nhớ rằng “Kết quả chính của cấp trên không thể trở thành Mục tiêu cho cấp dưới”.

Theo các chuyên gia trên thế giới, OKRs nên sử dụng cách tiếp cận đồng thời từ dưới lên, từ trên xuống và từ chéo sang (thiết lập mục tiêu 3 chiều). Công ty đưa ra các OKRs cấp cao ở đầu chu kỳ và gần như mỗi nhóm, cá nhân ngay lập tức, đồng thời tạo OKRs cho mình.

Trong một công ty ứng dụng OKRs tốt, khoảng 50% – 60% OKRs được thiết lập từ dưới lên theo thỏa thuận của nhân viên với các nhà quản lý. Mô hình này cải thiện sự tham gia của các thành viên và tạo ra sự hiểu biết tốt hơn của mỗi người đối với mục tiêu chung. Nó cũng làm cho quá trình thiết lập mục tiêu trở nên đơn giản và nhanh hơn khi bạn không cần dành thời gian để “xếp tầng” từ trên xuống.

OKRs không xếp tầng giúp hạn chế các sai lầm của sếp, cùng nghe chia sẻ của OKRs Coach Mai Xuân Đạt – CEO & Founder của VNOKRs trong Video dưới đây.

7. Viết OKRs không có sự liên kết

Mặc dù OKRs thuộc về trách nhiệm cá nhân, mỗi người tự suy nghĩ và viết về OKRs của mình, sau đó chịu trách nhiệm với chúng. Tuy nhiên, một cá nhân không thể hoạt động độc lập trong một tổ chức. Bất kỳ công việc của bất kỳ cá nhân nào đều có sự liên kết và ảnh hưởng tới công việc của người khác.

Nếu mục tiêu của bạn không hề có liên kết với bất kỳ mục tiêu nào trong tổ chức, rất có thể công việc của bạn đang bị thừa và không mang lại giá trị gì cho tổ chức trong chu kỳ này. Tất cả các bộ OKRs trong tổ chức cần phải có sự liên kết chặt chẽ với nhau và hướng tới mục tiêu quan trọng của tổ chức. Mỗi bộ OKRs bắt buộc phải có một liên kết với bộ OKRs của cấp trên.

Khi mục tiêu và nhiệm vụ của bạn có sự ảnh hưởng từ những cá nhân khác, hãy đi trao đổi, đàm phán với những người liên quan và phản ánh OKRs của nhau trong OKRs của mỗi người.

8. OKRs gắn trực tiếp với lương thưởng và dùng để đánh giá hiệu suất

Tất cả các chuyên gia về OKRs trên thế giới đều có chung một nhận định rằng: “OKRs không nên được gắn trực tiếp tới lương thưởng“.

Triết lý của OKRs là luôn đưa mỗi cá nhân, tổ chức tiến về phía trước bằng cách đặt ra những mục tiêu đầy thách thức, đầy khát vọng, nếu bạn gắn trực tiếp OKRs với lương thưởng sẽ không còn ai dám đặt mục tiêu khó khăn nữa. Ai cũng sẽ sợ việc không đạt được mục tiêu sẽ ảnh hưởng tới lương thưởng của họ.

Hầu hết các doanh nghiệp đều muốn so sánh giữa KPIs và OKRs, điều này rất bình thường tuy nhiên về bản chất OKRs và KPIs là hai hệ thống hoàn toàn khác nhau. KPIs được sử dụng như một thước đo công việc và dùng chính kết quả KPIs để tính lương thưởng, còn OKRs thì khác, OKRs không nhằm đánh giá hiệu suất

Việc gắn OKRs với lương thưởng sẽ làm mất đi những lợi ích vốn có của OKRs, bạn sẽ không thể đạt được điểm mạnh nhất của OKRs đó là các Mục tiêu khát vọng nữa. Mọi người sẽ đối phó với OKRs và tạo ra những hành vi xấu trong tổ chức điển hình như:

• Đặt ra những mục tiêu không đủ thách thức.
• Phóng đại thành tích.
• Dễ dẫn đến gian lận kết quả.
• Liên kết kém, đổ lỗi cho nhau.

Tại VNOKRs các cuộc họp về lương thưởng luôn được tách rời khỏi các cuộc họp OKRs. Chúng tôi thống nhất một cơ chế tính lương từ đầu năm và sau đó trong cả năm chúng tôi không nhắc lại đến nó nữa. Tất cả mọi công việc, cuộc họp hàng ngày đều xoay quanh việc thực hiện OKRs.

9. Không phân biệt được OKRs cam kết và OKRs mở rộng

Việc nhầm tưởng lẫn lộn giữa hai loại OKRs cam kết và OKRs mở rộng cũng là một lỗi phổ biến khi các doanh nghiệp lần đầu áp dụng OKRs mà chưa có đầy đủ dữ kiện lịch sử.

Nhầm tưởng một OKRs cam kết là OKRs mở rộng làm tăng cơ hội thất bại với mục tiêu đã đề ra. Khi coi một mục tiêu cam kết là một mục tiêu mở rộng, mọi người sẽ có suy nghĩ chỉ cần hoàn thành 70% đến 80% mục tiêu là đã ổn. Các nhóm sẽ có thể không nghiêm túc thực hiện OKRs với 100% sự cố gắng.

Ngược lại nếu nhầm tưởng một OKRs mở rộng là một OKRs cam kết sẽ tạo ra sự nản chí, phòng thủ trong việc thực hiện chúng. Những gì “bắt buộc phải thực hiện” trở nên quá khó khiến mọi nỗ lực dường như sẽ đi đến thất bại.

10. Mục tiêu quá tham vọng hoặc quá bình thường

Tư tưởng của OKRs đó là hướng đến những mục tiêu khát vọng và đầy thách thức, việc đặt ra những OKRs mở rộng là tốt, nhưng bạn không nên đặt ra những mục tiêu mà bạn không thể đạt được (mục tiêu “vô vọng”). Với những mục tiêu mở rộng bạn nên kỳ vọng rằng sẽ đạt được từ 70% đến 80% khi đặt ra chúng.

Đặt ra những mục tiêu quá dễ dàng cũng không tốt. Nếu mọi mục tiêu quá dễ dàng mà không cần bất cứ sự sáng tạo hay cố gắng nào, chắc chắn sẽ không thể tạo ra động lực và sự hứng thú của mọi người đối với công việc.

Thậm chí nếu Mục tiêu quá bình thường đến mức ngay cả khi chúng được hoàn thành 100% cũng không ai quan tâm, lúc đó tổ chức đang tốn thời gian và nguồn lực với những điều không thực sự quan trọng.

Tìm hiểu thêm về các lỗi sai thường gặp khi áp dụng OKRs trong video dưới đây của OKRs Coach Mai Xuân Đạt – Founder & CEO của VNOKRs.

Kết luận,

Với những lần đầu áp dụng OKRs trong doanh nghiệp, việc phạm phải sai lầm là những điều không thể tránh khỏi. Với những lỗi sai phổ biến và cách khắc phục mà VNOKRs đưa ra trong bài viết, hy vọng sẽ giúp các doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn và tránh được những sai lầm khi triển khai OKRs.

Để tránh các lỗi sai trong quá trình áp dụng OKRs bạn có thể đặt ra các câu hỏi cho chúng tôi tại website https://hoidapokrs.com/  chúng tôi sẽ phản hồi lại cho các bạn một cách nhanh nhất.

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.