Một lỗi sai tương đối phổ biến khi viết OKRs đó là mặc định lấy Kết quả chính của cấp trên để giao xuống làm mục tiêu cho nhân viên. Cách tiếp cận này được đưa ra trong một ví dụ của John Doerr và trong một video về OKRs nổi tiếng của Rick Klau (Giám đốc sản phẩm tại Google và là đối tác của Google Ventures)

Ví dụ về đội bóng của John Doerr.

Ví dụ này được đưa ra trong bài thuyết trình ban đầu mà John Doerr đã sử dụng để giới thiệu OKRs với Google vào năm 1999, nó cũng được nhắc tới trong Video nổi tiếng của Rick Klau giới thiệu về cách Google thực hiện OKRs được đăng tải năm 2013 có tên Startup Lab workshop: How Google sets goals: OKRs. Thậm chí ví dụ này cũng được lặp lại vào năm 2016 trong cuốn sách Measure What Matters.
vi-du-doi-bong-cua-john-doerr

Ví dụ về đội bóng của John Doerr

Trong ví dụ trên, Mục tiêu của huấn luyện viên trưởng (Head Coach) và người phụ trách quan hệ công chúng (Public Relations) được lấy chính xác từ mục tiêu chính của người quản lý đội bóng (Football GM). Điều này được lặp lại ở các cấp thấp hơn.
Từ ví dụ này mà nhiều người đã lầm tưởng rằng cách OKRs hoạt động cũng giống như cách một hệ thống mục tiêu thác đổ hoạt động. Mục tiêu được phân bổ từ trên xuống.

Tuy nhiên trong sự kiện Goal Summit 2015 được tổ chức tại San Francisco, khi được hỏi về ví dụ này, John Doerr đã trả lời rằng:
“OKRs không cần được phân cấp theo thứ bậc. Trong ví dụ về đội bóng bầu dục của tôi, OKRs được kết hợp chặt chẽ. Google không có một hệ thống kết hợp chặt chẽ như vậy. Larry và Sergey tuyên bố OKRs của công ty, truyền cảm hứng cho các đội khác để tạo ra OKRs của họ. OKRs của công ty đại khái thông báo cho các OKRs khác. Không có quy trình xếp tầng chính thức yêu cầu mọi OKRs phải được liên kết cụ thể với nhau”.

Tại sao không nên mặc định kết quả chính của cấp trên thành mục tiêu của cấp dưới.

Mục đích của Kết quả chính

Kết quả chính có hai mục đích.
Thứ nhất, các Kết quả chính giúp xác định rõ Mục tiêu nghĩa là gì. Mục tiêu có thể hơi mơ hồ, vì vậy bạn cần Kết quả chính để định lượng Mục tiêu và loại bỏ sự mơ hồ đó. 
Hãy tưởng tượng Mục tiêu của bạn là trở thành một trong những công ty phát triển nhanh nhất trong lĩnh vực của bạn . Bạn có thể đo lường điều này về doanh thu, số lượng khách hàng, số lượng nhân viên hoặc nhiều chỉ số cùng một lúc. Dù bạn nói “phát triển nhanh nhất” là gì thì Kết quả chính sẽ làm rõ điều đó.
Thứ hai, Kết quả chính giúp bạn đo lường sự tiến bộ đối với Mục tiêu. Kết quả chính xác định liệu Mục tiêu đã đạt được hay chưa.
Tóm lại, một Mục tiêu cần các Kết quả chính để định lượng nó và đo lường sự tiến bộ đối với nó.

Kết quả chính của cấp trên rất khó để giao xuống cho một bộ phận.

Thông thường một Kết quả chính của cấp trên rất khó để giao xuống cho chỉ một bộ phận riêng lẻ. Để hoàn thành một kết quả chính của cấp trên cần có sự phối hợp làm việc giữa các phòng ban liên quan với nhau. Cùng tìm hiểu ví dụ dưới đây để làm rõ điều này.
Ví dụ:
Bạn có một bộ OKRs:

o
Đem tới dịch vụ làm hài lòng khách hàng hơn nữa.
kr1
Tăng chỉ số khách hàng ủng hộ (NPS) từ 0.5 lên 0.7.
kr2
Giảm tốc độ truy cập website từ 20s xuống còn 5s.
kr3
Thời gian giao hàng tối đa không quá 2 ngày.

Với các kết quả chính như vậy, gần như không có cách nào giao một kết quả chính bất kỳ cho một bộ phận riêng lẻ.

  • Kết quả chính về chỉ số NPS đòi hỏi mọi hoạt động liên quan đến trải nghiệm khách hàng phải được chú ý.
  • Kết quả chính giảm tốc độ truy cập website liên quan đến đội ngũ thiết kế giao diện và lập trình web, quản trị hệ thống kỹ thuật.
  • Kết quả chính thời gian giao hàng cần sự phối hợp của bộ phận bán hàng, kho hàng và vận chuyển.

Để tạo ra bộ OKRs riêng của mỗi nhóm và từng thành viên trong nhóm, tổ chức cần có kế hoạch để xây dựng OKRs quý, OKRs cần được đồng thời viết ra khi mọi người bắt đầu nhìn thấy OKRs của công ty, sau đó tiến hành đàm phán và căn chỉnh giữa những người liên quan. 

Kết quả chính phải định lượng (chứa số liệu) còn Mục tiêu thì không nên

Ngay cả khi một Kết quả chính của cấp trên có thể giao xuống cho một người nhất định thì bạn cũng cần nhớ rằng Kết quả chính phải định lượng (chứa số liệu) còn Mục tiêu cần định tính để tạo ra cảm hứng.
Để định lượng và đo lường tiến độ của mục tiêu, Kết quả chính phải chứa một số liệu. Các chỉ số sẽ giúp cho Kết quả chính có thể đo lường được, tất cả các chuyên gia về OKRs trên thế giới bao gồm cả John Doerr đều đồng ý rằng Kết quả chính luôn phải chứa một số liệu.

Khi Kết quả chính chứa một số liệu, bạn không còn phải tự xác định tiến trình cho Kết quả chính nữa. Vì vậy nếu bạn sử dụng kết quả chính của cấp trên để làm mục tiêu cho cấp dưới sẽ dẫn đến trường hợp Mục tiêu của người cấp dưới sẽ không thể hình thành nên các Kết quả chính.

Quay trở lại với mục tiêu: Đem tới dịch vụ làm hài lòng khách hàng hơn nữa. trong ví dụ trên. Với KR1: Tăng chỉ số khách hàng ủng hộ (NPS) từ 0.5 lên 0.7.
Nếu bạn chỉ định Kết quả Chính của bạn là Tăng chỉ số khách hàng ủng hộ (NPS) từ 0.5 lên 0.7. để trở thành mục tiêu cho nhân viên cấp dưới của mình. Mục tiêu của người đó sẽ là: Tăng chỉ số khách hàng ủng hộ (NPS) từ 0.5 lên 0.7.
Có rất nhiều điều bạn có thể làm để tăng NPS. Bạn có thể sửa lỗi trong sản phẩm của mình, thuê thêm nhân viên hỗ trợ để giảm thời gian phản hồi, xây dựng các tính năng được yêu cầu cao, v.v. Nhưng làm những điều này không có nghĩa là NPS sẽ tăng lên. NPS sẽ chỉ tăng lên nếu nhiều người dùng của bạn cho bạn điểm NPS cao và trở thành người quảng bá.
Vì vậy bạn không thể tạo ra các Kết quả Chính thúc đẩy tiến độ cho Mục tiêu “Tăng chỉ số khách hàng ủng hộ (NPS) từ 0.5 lên 0.7”. Khi Mục tiêu chứa một chỉ số, thì chỉ số đó sẽ xác định tiến trình của nó, lúc này các Kết quả chính bạn viết ra sẽ là tập hợp những hành động để đạt được chỉ số của Mục tiêu (Một lỗi sai cơ bản của những doanh nghiệp khi bắt đầu viết OKRs).
Kết luận,
Ngay cả khi mục tiêu của nhân viên là kết quả chính của cấp trên, bạn cũng cần nhớ 2 điểm quan trọng: Mục tiêu là định tính (không chứa số)OKRs dựa vào đàm phán chứ không xếp tầng. Hãy để mỗi người tự viết ra OKRs của mình, đảm bảo các tính chất cần có của Mục tiêu và Kết quả chính.
Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi rõ nguồn khi trích dẫn.