Một trong những lý do lớn nhất dẫn đến việc triển khai OKRs (Mục tiêu & Kết quả chính) không thành công là xếp tầng OKRs. Vậy tại sao OKRs không nên xếp tầng? cùng VNOKRs tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
OKRs xếp tầng là gì?
OKRs xếp tầng có nghĩa là Kết quả chính của bộ OKRs cấp cao nhất (OKRs của người đứng đầu tổ chức) trở thành Mục tiêu cho các quản lý cấp dưới. Và sau đó, dòng chảy tiếp tục được phân bổ xuống tận nhân viên cấp thấp nhất. Mỗi người sẽ lấy luôn kết quả chính của cấp trên để làm mục tiêu cho mình. điều này trông giống như sau:
Trong cuốn sách Measure What Matters của mình – John Doerr đã minh họa điều này bằng chiến lược OKRs cho một đội bóng bầu dục. Từ ví dụ này mà nhiều người đã lầm tưởng rằng cách OKRs hoạt động cũng giống như cách một hệ thống mục tiêu thác đổ hoạt động. Mục tiêu được phân bổ từ trên xuống.
Trong ví dụ trên, Mục tiêu của huấn luyện viên trưởng (Head Coach) và người phụ trách quan hệ công chúng (Public Relations) được lấy chính xác từ mục tiêu chính của người quản lý đội bóng (Football GM). Điều này được lặp lại ở các cấp thấp hơn.
Từ ví dụ này mà nhiều người đã lầm tưởng rằng cách OKRs hoạt động cũng giống như cách một hệ thống mục tiêu thác đổ hoạt động. Mục tiêu được phân bổ từ trên xuống.
Tuy nhiên trong sự kiện Goal Summit 2015 được tổ chức tại San Francisco, khi được hỏi về ví dụ này, John Doerr đã trả lời rằng:
Xếp tầng OKRs thường phổ biến với các nhóm thực thi vì nó tạo ra một chế độ theo dõi kế hoạch tổng thể. Bạn có thể thấy mọi bộ phận, mọi người đang đóng góp vào những ưu tiên hàng đầu như thế nào. Cách thiết lập mục tiêu kiểu “xếp tầng” hay “thác đổ” như vậy giống với thiết lập mục tiêu theo mô hình MBO (Management By Objective) của Peter Drucker.
Tìm hiểu thêm bài viết: Tại sao Kết quả chính của bạn không nên trở thành mục tiêu của người khác.
Đối với một tổ chức đang gặp khủng hoảng hoặc có các ưu tiên rất chắc chắn và cụ thể sẽ phù hợp với cách đặt mục tiêu kiểu xếp tầng. Mục tiêu xếp tầng đem lại sự chính xác, rõ ràng. Tuy nhiên với những tổ chức hướng tới sự đổi mới cách thiết lập OKRs theo kiểu xếp tầng sẽ gây ra những vấn đề sau đây:
OKRs xếp tầng gây lãng phí thời gian
Nếu tổ chức đang áp dụng OKRs theo chu kỳ là hàng quý, có nghĩa là chúng ta có ba tháng (kể từ khi thiết lập đến khi tổng kết OKRs) để hoàn thành bộ OKRs của mình. Việc thiết lập mục tiêu từ CEO sau đó truyền xuống các cấp quản lý rồi đến nhân viên sẽ mất rất nhiều thời gian để có thể thiết lập cho toàn bộ tổ chức và chúng ta sẽ không còn nhiều thời gian để có thể thực hiện được OKRs.
Với một tổ chức càng lớn, tốc độ truyền đạt mục tiêu càng lâu và càng dễ bị hiểu sai sau mỗi cấp. Chưa kể đến việc nếu một KR nào đó trong bộ OKRs của người chủ doanh nghiệp không đúng và cần thay đổi, điều này đồng nghĩa với việc bạn sẽ phải xếp tầng lại mục tiêu cho toàn bộ tổ chức.
“Mô hình xếp tầng mục tiêu từ trên xuống (truyền thống) mất quá nhiều thời gian và không tăng thêm giá trị”. – Laszlo Bock
OKRs xếp tầng gây mất tính linh hoạt trong tổ chức
Do hệ thống phân tầng mất rất nhiều thời gian để truyền đạt, một ý tưởng của CEO khó có thể nhanh chóng tới được từng nhân viên một cách chính xác. Ngoài ra khi có một vấn đề nào đó xảy ra, rất khó để tổ chức có thể thay đổi kịp thời để đối phó.
OKRs xếp tầng tạo ra tính thụ động của nhân viên
Điều này xảy ra do nhân viên phải phụ thuộc quá chặt chẽ vào mục tiêu của cấp trên. Ngay cả khi bị áp đặt những mục tiêu quá khó nhân viên cũng không lên tiếng. Kết quả là sự thất bại chắc chắn của mục tiêu và sự không hài lòng trong công việc.
OKRs xếp tầng sẽ tạo ra những “Silo” trong tổ chức
Việc phân bổ mục tiêu theo kiểu xếp tầng dẫn đến việc hình thành các “Silo” (cục bộ) trong tổ chức. Mục tiêu của một cá nhân có thể không phù hợp với các mục tiêu của người khác.
Mục tiêu xếp tầng làm cho các cá nhân, phòng ban khác nhau theo đuổi những mục tiêu khác nhau theo định nghĩa “tốt nhất” của mỗi người, họ vì lợi ích riêng của mình nhưng lại gây bất lợi cho toàn bộ công ty.
OKRs không xếp tầng – Thiết lập mục tiêu 3 chiều
Theo các chuyên gia trên thế giới, OKRs nên sử dụng cách tiếp cận đồng thời từ dưới lên, từ trên xuống và từ chéo sang (thiết lập mục tiêu 3 chiều). Công ty đưa ra các OKRs cấp cao ở đầu chu kỳ và gần như mỗi nhóm, cá nhân ngay lập tức, đồng thời tạo OKRs cho mình.
Các OKRs của nhóm (thuộc trách nhiệm của người trưởng nhóm) nên phù hợp với OKRs của công ty, của nhóm khác. OKRs mỗi cá nhân cần phù hợp với OKRs của nhóm hoặc của công ty. Trong một công ty ứng dụng OKRs tốt, khoảng 50% – 60% OKRs được thiết lập từ dưới lên theo thỏa thuận của nhân viên với các nhà quản lý.
Mô hình này cải thiện sự tham gia của các thành viên và tạo ra sự hiểu biết tốt hơn của mỗi người đối với mục tiêu chung. Nó cũng làm cho quá trình thiết lập mục tiêu trở nên đơn giản và nhanh hơn khi bạn không cần dành thời gian để “xếp tầng” từ trên xuống.
Lợi ích của việc thiết lập OKRs không xếp tầng
Khi thiết lập OKRs đa chiều, tổ chức, doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều các tác động tích cực.
Khi xây dựng OKRs từ trên xuống
Nhân viên sẽ thấy được mục tiêu của nhóm kết nối như thế nào đến tầm nhìn của lãnh đạo và những mục tiêu cao nhất của công ty. Do đó, nhân viên sẽ được thúc đẩy mạnh mẽ hơn, đồng thời cũng khuyến khích sự cam kết và sáng tạo ở từng cá nhân.
Khi nhìn thấy được bức tranh tổng thể về định hướng phát triển của tổ chức, mỗi cá nhân có thể tự nhìn nhận và đánh giá sự phát triển của cá nhân trong tổ chức. Do đó, họ có thể thấy được sự phù hợp của bản thân với tổ chức, cũng như thấy được tiềm năng phát triển của bản thân.
Khi xây dựng OKRs từ dưới lên
Mọi thành viên trong tổ chức được tham gia đóng góp ý kiến, cùng thảo luận để cùng thiết lập nên OKRs của mỗi người, của nhóm.
Điều này giúp nhân viên phát huy được tính chủ động và sự sáng tạo trong công việc. Hoạt động này tạo động lực tốt hơn trong quá trình thực hiện công việc vì mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Khi xây dựng OKRs chéo
OKRs tạo ra sự liên kết trong tổ chức, tất cả các bộ phận, thành viên trong công ty được thúc đẩy sự sáng tạo và tự giác tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề phát sinh. Do đó, sự trao đổi giữa các bộ phận tăng lên, khiến toàn bộ công ty hoạt động nhịp nhàng và ăn khớp hơn.
Giữa các đội nhóm, việc cùng thực hiện mục tiêu chung, có sự kết nối, còn là cơ sở để các cá nhân học hỏi phát triển, tự hoàn thiện bản thân. Trong tổ chức sẽ không còn các “Silo” riêng lẻ nữa thay vào đó là một tinh thần hợp tác vì mục tiêu chung giữa các phòng ban.
OKRs không xếp tầng giúp hạn chế các sai lầm của sếp, cùng nghe chia sẻ của OKRs Coach Mai Xuân Đạt trong video dưới đây.
Kết luận,
Việc tạo ra OKRs xếp tầng gây ra nhiều khó khăn và sự lãng phí cho doanh nghiệp, điều này cũng là một trong những nguyên nhân chính gây ra thất bại với OKRs.
Vì vậy OKRs nên được thiết lập theo phương pháp 3 chiều, trong đó các nhóm, các cá nhân thiết lập những bộ OKRs được liên kết với các mục tiêu của tổ chức và được xác nhận bởi các nhà quản lý, trong một quy trình đồng thời từ dưới lên, từ trên xuống và chéo sang.
Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi rõ nguồn khi trích dẫn.
Pingback: Chiến lược OKRs là gì? Cách xây dựng & Các yếu tố cốt lõi