[13 TIPS] giúp nhà quản lý tăng hiệu suất công việc cho nhân viên? Hiệu quả sau 5 tuần áp dụng!

13 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc dưới đây sẽ giúp nhà quản lý cải thiện rõ rệt hiệu quả làm việc chỉ sau 5 tuần áp dụng. Đặc biệt hơn, việc tìm hiểu và xác định rõ nguyên nhân giảm hiệu suất còn giúp đội nhóm của bạn tăng hiệu suất công việc nhanh chóng và chinh phục mục tiêu xuất sắc hơn.

1. 14 lý do hàng đầu khiến nhân viên giảm hiệu suất

Có nhiều lý do khiến nhân viên suy giảm hiệu suất công việc. Tuy nhiên, bạn có thể phân chia các nguyên nhân này ra thành nhóm nguyên nhân xuất phát từ tổ chức và nhóm nguyên nhân do chính nhân viên.

1.1. Với tổ chức

1.1.1. Mục tiêu không rõ ràng

Nhà quản lý không đưa ra mục tiêu công việc rõ ràng hoặc thường xuyên thay đổi cũng giống như việc yêu cầu nhân viên phải đi nhanh nhưng không biết phải đi đâu, nhân viên buộc phải vừa đi vừa tìm đường và xác định xem mình nên đi đâu, đi thế nào. Như vậy, hiệu suất công việc của nhân viên sẽ tất yếu bị suy giảm, phân tán nguồn lực.

1.1.2.  Giao mục tiêu quá sức

Khi mục tiêu được giao quá sức của nhân viên, họ dễ phát sinh tâm lý căng thẳng, chán nản, thậm chí bỏ cuộc. Bạn nên phân biệt rõ ràng giữa một mục tiêu có tính thử thách phù hợp với một mục tiêu quá sức. Bước qua ranh giới này, nhân viên thường có tâm lý buông xuôi, chán nản và sợ cảm giác phải đi làm.

1.1.3. Liên tục ép hoặc trừng phạt thất bại

Nếu quản lý liên tục ép hoặc trừng phạt thất bại sẽ dễ dẫn đến việc nhân viên liên tục thỏa thuận, điều chỉnh mục tiêu dễ dàng hơn để tránh những thất bại. 

Như vậy, nhân viên có thể vẫn miễn cưỡng làm những việc bạn yêu cầu nhưng chỉ trong chừng mực an toàn, không có đột phá kết quả nào. Hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp vì vậy chỉ đều đều và thậm chí sẽ ngày càng suy giảm.

1.1.4. Tăng giới hạn mục tiêu

Trong quý này nhân viên kinh doanh của bạn đạt doanh thu 100 triệu. Bạn liền nhận định thị trường rộng mở và có nhiều tiềm năng nên nâng mục tiêu doanh thu quý tiếp theo lên 200 triệu. 

Nhân viên sẽ có cảm giác mục tiêu được tăng, mở rộng giới hạn quá đột ngột và khó thích ứng được. Đặc biệt, khi mục tiêu gia tăng giới hạn nhưng lương thưởng, phúc lợi của nhân viên vẫn giữ nguyên thì nhân viên sẽ khó có được đủ động lực để duy trì và đạt hiệu suất như kỳ vọng của bạn.

1.1.5. Đánh giá hiệu suất không công bằng

Nếu bạn đánh giá hiệu suất giữa các bộ phận, giữa các nhân viên không công bằng sẽ dẫn đến tâm lý bất mãn, phản ứng của nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy những đóng góp của họ không được đánh giá đúng, công bằng, họ sẽ không có động lực cố gắng, từ đó suy giảm hiệu suất làm việc.

1.2. Nguyên nhân khiến nhân viên suy giảm hiệu suất làm việc

1.2.1. Nhân viên thiếu cam kết

Khi không có cơ chế giám sát, quản lý công việc phù hợp, nhân viên thiếu cam kết, họ sẽ dễ bị lỡ hạn hoàn thành công việc hay mắc hội chứng “em tưởng”…Như vậy hiện tượng nhân viên thiếu cam kết không chỉ xuất phát từ nhân viên mà còn ở chính người quản lý trực tiếp của họ.

1.2.2. Nhân viên không có động lực

Động lực làm việc là một trong những yếu tố cốt lõi, bắt buộc cần có để tạo nên hiệu suất công việc vượt trội ở nhân viên. Khi người quản lý và tổ chức không đáp ứng được động lực bên trong và động lực bên ngoài nhân viên sẽ chỉ ở mức hoàn thành công việc, rất khó có được hiệu suất vượt trội, bứt phá. 

1.2.3. Nhân viên không biết cách làm để đạt được mục tiêu

Những nhân viên ít kinh nghiệm, mới vào nghề hoặc khi được giao nhiệm vụ mới thường có hiệu suất công việc thấp vì họ chưa biết làm cách nào để đạt được mục tiêu một cách nhanh chóng.

Ví dụ như một lập trình viên có 3 năm kinh nghiệm chỉ mất khoảng 4 giờ đồng hồ để lập trình một màn hình chức năng phân hệ. Tuy nhiên, cũng với công việc đó, một lập trình mới, ít kinh nghiệm, chưa biết cách làm sẽ phải mò mẫm, tìm tòi để lập trình mất 16 tiếng đồng hồ chẳng hạn.

1.2.4. Nhân viên đổ lỗi khi mục tiêu thất bại

Khi mục tiêu thất bại thì nhân viên tìm cách đổ lỗi cho các lý do khách quan, cho các bộ phận, phòng ban, nhân sự phối hợp… Thói quen đổ lỗi đó sẽ khó giúp nhân viên đạt được hiệu suất công việc tốt vì họ không nhìn thấy được vấn đề cần cải thiện ở bản thân để gia tăng hiệu suất công việc, đạt được mục tiêu đề ra.

1.2.5. Nhân viên khó chịu với mục tiêu khó hoặc sếp nâng mục tiêu

Khi nhân viên thường xuyên bị đặt vào các tình thế khó, bắt thực hiện các mục tiêu khó hoặc nếu họ hoàn thành thì mục tiêu lại được nâng cấp, mở rộng thêm thì họ sẽ cảm thấy rất khó chịu. Cảm giác khó chịu đó sẽ càng gia tăng nếu việc mở rộng, nâng cấp mục tiêu không gắn với các phúc lợi, lương thưởng xứng đáng. Giữ tâm lý khó chịu và nhân viên của bạn sẽ rất khó đạt được hiệu suất công việc tốt.

1.2.6. Nhân viên có xu hướng đàm phán mục tiêu thấp

Khi nhân viên mới được giao nhiệm vụ thì họ lập tức đàm phán để hạ thấp mục tiêu về mức độ hoàn thành, về thời gian hoàn thành… Họ chỉ muốn nhận những công việc dễ dàng, trong tầm kiểm soát. Đây là “nỗi đau” của nhiều doanh nghiệp hiện nay. Khi nhân viên chỉ muốn nhận những công việc dễ dàng, vừa tầm thì hiệu suất doanh nghiệp của bạn cũng sẽ chững lại và thậm chí là tụt lùi.

1.2.7. Nhân viên không biết đặt mục tiêu

Hiệu suất công việc được tính bằng công thức: Kết quả công việc đạt được / Chi phí bỏ ra. Trong công thức này, yếu tố kết quả công việc phụ thuộc trực tiếp vào việc nhân viên có biết đặt mục tiêu công việc hay không. Khi nhân viên đặt mục tiêu phù hợp thì họ sẽ tập trung được nguồn lực để làm những điều quan trọng, đạt được những mục tiêu có ý nghĩa với tổ chức. 

1.2.8. Nhân viên không thích mục tiêu

Nhân viên không thích mục tiêu nhưng không nói ra, không chia sẻ ngay với quản lý sẽ khiến họ thực hiện mục tiêu một cách miễn cưỡng, không chú tâm và hiệu suất công việc cũng chỉ ở mức thấp.

1.2.9. Mục tiêu của nhân viên đều đều

Guồng quay công việc lặp đi lặp lại một cách nhàm chán sẽ khiến nhân viên sớm muộn bị “chai lì” cảm xúc. Họ sẽ làm việc một cách cơ học, theo thói quen và không có thêm sự sáng tạo, linh hoạt hay phát triển mới nào trong công việc. Hiệu suất công việc của nhân viên vì vậy cũng chỉ được duy trì một cách đều đều và thậm chí là ngày suy giảm.

2. 13 bí quyết nâng cao hiệu suất công việc cho nhân viên

Để nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân viên, nhà quản lý có thể thực hiện nhiều cách khác nhau, phù hợp với đặc thù riêng của doanh nghiệp. Về tổng thể, để giúp nhân viên nâng cao hiệu suất công việc, bạn cần xây dựng, hình thành nơi làm việc lý tưởng và xây dựng, kiến tạo đội ngũ quản lý tốt.

Dưới đây là một số bí quyết mẹo giúp tăng hiệu suất công việc:

2.1. Hình thành nơi làm việc lý tưởng

2.1.1. Mục tiêu rõ ràng, dễ hiểu, công khai

Vai trò: Mục tiêu rõ ràng, dễ hiểu sẽ giúp nhân viên nắm bắt được họ thực sự cần đạt được điều gì, cần hướng đến hay tập trung nỗ lực để hoàn thành điều gì. Mục tiêu rõ ràng, dễ hiểu còn giúp nhân viên hạn chế được tình trạng nhầm lẫn, hội chứng “em tưởng”. Bạn cũng cần thiết lập mục tiêu một cách công khai để đảm bảo môi trường làm việc minh bạch, công bằng, giúp nhân viên gia tăng động lực làm việc.

Cách để áp dụng:

• Khi giao mục tiêu, nhiệm vụ cho nhân viên, bạn hãy hỏi lại nhân viên đã hiểu rõ chưa và phản hồi rõ ràng lại các thắc mắc của nhân viên
• Bạn nên chú ý tuyển dụng nhân sự có năng lực tốt, phù hợp để đáp ứng yêu cầu công việc

Lưu ý: Chỉ khi bạn chỉ rõ điểm mục tiêu mà nhân viên cần hướng tới, cần đạt được thì nhân viên của bạn mới có thể tập trung nguồn lực để đạt được mục tiêu đó, đúng cách mà bạn kỳ vọng.

Ví dụ:

Không nên	Nên
Em hãy cố gắng làm website thu hút khách hàng hơn	Em hãy cố gắng gia tăng 5% lượng khách hàng truy cập website so với tháng trước
Phòng nhân sự cần nhanh chóng tuyển dụng các vị trí nhân sự	Với các vị trí ưu tiên tuyển dụng nhóm 1, phòng nhân sự cần tuyển dụng nhanh chóng, tối đa trong 2 tuần làm việc
Nhân viên kinh doanh cần nỗ lực đem về doanh thu cho công ty	Nhân viên kinh doanh cần đạt được doanh thu tối thiểu 1 tỷ đồng / năm

2.1.2. Hiểu về thiết lập mục tiêu

Vai trò: Đảm bảo nguyên tắc thiết lập mục tiêu sẽ giúp bạn có căn cứ rõ ràng để thiết lập chính xác các mục tiêu cho nhân viên. Nhà quản lý cần hiểu về thiết lập mục tiêu để hoạch định được công việc cho đội ngũ một cách tinh gọn, đúng hướng, đúng cách, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp của mình.

Cách để áp dụng đúng: Bạn có thể tham khảo cách thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan, giới hạn thời gian). 

Xem thêm: 7 Bước áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị (+5 Ví dụ)

Lưu ý: Thiết lập mục tiêu cho các bộ phận phòng ban, cho từng nhân viên đều cần bám sát theo chiến lược, định hướng phát triển hiện tại của công ty

Ví dụ:

• S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn cải thiện khả năng làm việc
• M – Measurable (Tính đo lường): Của 100% nhân sự thuộc team kinh doanh
• A – Attainable (Tính khả thi): Với khả năng đào tạo, kết nối nhân sự và chính sách công ty hiện nay, tôi muốn cải thiện khả năng làm việc nhóm của 100% nhân sự thuộc team kinh doanh
• R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm gia tăng hiệu quả công việc trong bộ phận, gia tăng doanh thu đem lại cho công ty và tăng khả năng làm việc nhóm ở quy mô toàn công ty
• T – Time Bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần đạt được vào tháng 12/2021

2.1.3. Nhất quán với cơ chế lương thưởng

Vai trò: Cơ chế lương thưởng cần đảm bảo nhất quán, xuyên suốt, được thực hiện theo quy định chung. Chỉ khi lương thưởng được thực hiện nhất quán, ai làm tốt, tăng hiệu suất công việc sẽ được nâng lương, tăng thưởng thì nhân viên mới có thêm động lực, sự tin tưởng để gia tăng hiệu suất công việc.  

Cách để áp dụng đúng: Công ty của bạn có thể ban hành quy định về việc tăng lương thưởng theo hiệu suất của nhân viên

Lưu ý: Khi nói nhất quán về lương thưởng nhưng không có nghĩa bạn luôn phải tuân thủ cơ chế đã đề ra. Ví dụ như nhân viên của bạn có hiệu suất cao vượt trội trong một quý nào đó thì bạn có thể xem xét có mức thưởng hiệu suất gia tăng cao hơn cơ chế.

Ví dụ: Bạn có thể đề ra cơ chế lương thưởng cho nhân viên kinh doanh gắn với hiệu suất công việc đạt được. Ví dụ đạt hiệu suất 80% nhận mức lương B; hiệu suất 100% nhận mức lương A; hiệu suất hơn 100% nhận mức lương và thưởng hiệu suất A+…

2.1.4. Quản trị hiệu suất liên tục

Vai trò: Quản trị hiệu suất nên được tiến hành định kỳ, liên tục vì tần suất đánh giá hiệu suất thường xuyên sẽ giúp nhân viên của bạn liên tục nỗ lực cải tiến hiệu suất công việc. Điều đó sẽ đáp ứng được mục đích cốt lõi của việc đánh giá hiệu suất. 

Cách để áp dụng đúng: Thay vì đánh giá, quản trị hiệu suất theo 1 – 2 lần / năm, bạn có thể quản trị hiệu suất liên tục theo hàng quý, hàng tháng và thậm chí là hàng tuần.

Lưu ý: Bạn có thể tiến hành quản trị hiệu suất liên tục nhưng nên chú ý triển khai nhanh gọn, đơn giản, không gây tốn nhiều thời gian của nhân viên. Nếu việc quản trị hiệu suất quá “cồng kềnh” thì chính quản trị sẽ gây áp lực và suy giảm hiệu suất của nhân viên.

Ví dụ: Nhân viên A đạt hiệu suất vượt trội trong quý II, cần được khen thưởng và vinh danh ngay ở đầu quý III. Hình thức khen thưởng kịp thời chính là cách ghi nhận thành quả họ đạt được. Tạo động lực cho quý sau hoàn thành mục tiêu tốt hơn.

2.2. Xây dựng đội ngũ quản lý tốt để hình thành những nhân viên xuất sắc

2.2.1 Học cách tạo cam kết

Vai trò: Người quản lý luôn đòi hỏi nhân viên cần có cam kết trong công việc. Vậy nhưng, chính người quản lý cũng phải học cách tạo cam kết và trở thành những người cam kết trong công việc. Khi bạn tạo được cam kết phù hợp cho nhân viên của mình sẽ giúp giảm thiểu được đáng kể nguy cơ nhân viên không hoàn thành được cam kết công việc.

Cách để áp dụng đúng:

• Quản lý cần chọn đúng người để làm đúng việc và làm việc có cam kết. Việc chọn đúng người – đúng việc, đảm bảo yếu tố nhân sự là yếu tố then chốt đảm bảo nhân viên có thể hoàn thành công việc đúng cam kết.
• Cần xây dựng văn hóa làm việc có cam kết, có thời hạn hoàn thành công việc trên toàn công ty

Lưu ý: Tạo cam kết cần được xây dựng trở thành thói quen, văn hóa cho mọi nhân viên ở mọi bộ phận, phòng ban

Ví dụ: Thay vì giao việc cho nhân viên mà không đề ra hạn hoàn thành hay cam kết công việc, bạn hãy chỉ rõ những điểm nhân viên cần cam kết hoàn thành.

Không nên	Nên
Em hãy xây dựng kế hoạch giúp truyền thông nội bộ hiệu quả	Em hãy xây dựng kế hoạch giúp truyền thông nội bộ hiệu quả theo từng quý. Kế hoạch cần được hoàn thành trước ngày 15 của tháng cuối quý.
Em hãy tập trung viết bài về lễ ký kết hợp đồng mới của công ty	Em cần có bài viết về lễ ký kết hợp đồng mới của công ty, chậm nhất sau 4 tiếng tính từ thời điểm sự kiện kết thúc
Em hãy rà soát và lên danh sách khách hàng tiềm năng có thể quan tâm đến sản phẩm mới của công ty	Em hãy rà soát các nhóm nhân sự, công nghệ… và mỗi ngày cần lên danh sách tối thiểu 20 khách hàng tiềm năng có thể quan tâm đến sản phẩm mới của công ty.

2.2.2. Hiểu về động lực

Vai trò: Động lực làm việc là yếu tố cốt lõi tạo nên hiệu suất của nhân viên. Nhân viên không có động lực làm việc sẽ rất khó để đạt được hiệu suất như kỳ vọng của công ty.

Cách để áp dụng đúng: Mỗi nhân viên sẽ có những nhu cầu, động lực làm việc khác nhau: người muốn làm việc để kiếm thêm thu nhập. người muốn làm việc để phát triển sự nghiệp lâu dài, người muốn được học tập… Tùy vào nhu cầu, động lực mỗi người mà nhà quản lý cần tìm cách đáp ứng, tạo động lực cho từng nhân viên.

Lưu ý: Nhà quản lý cần làm việc với phòng Nhân sự để hiểu được động lực thực sự trong công việc của nhân viên là gì? Từ đó có hình thức khen thưởng mang tính “cá nhân hóa”. Ngoài ra, nhà quản lý nên đồng thời tạo ra nhiều động lực cùng lúc. Cố gắng xây dựng môi trường làm việc thỏa mãn thu nhập, an toàn, gắn bó, được tôn trọng và đề cao.

Ví dụ: Với nhân viên quan tâm đến thu nhập, lương thưởng, bạn hãy thực hiện chính sách lương thưởng hiệu suất tốt để tạo động lực cho nhân viên và các yếu tố khác. Với nhân viên quan tâm đến lộ trình phát triển sự nghiệp lâu dài thì bạn hãy xem xét ưu tiên cơ cấu nhân viên thăng tiến vào đội ngũ quản lý cấp trung nếu đạt hiệu suất công việc tốt.

2.2.3. Dẫn dắt và đồng hành cùng nhân viên

Vai trò: Nhà quản lý cần giữ vai trò là người dẫn dắt đội ngũ, đồng hành cùng nhân viên hướng đến các mục tiêu công việc. Muốn như vậy, nhà quản lý bắt buộc phải biết cách lắng nghe, thấu hiểu những nhu cầu, nguyện vọng chính đáng, những khó khăn trong công việc của nhân viên. Thực tế, nhân viên thường có phương pháp tăng hiệu suất công việc tốt hơn khi có sự dẫn dắt, đồng hành từ phía quản lý, nhất là quản lý trực tiếp.

Cách để áp dụng đúng:

• Bạn có thể thiết lập những buổi đối thoại, trao đổi, chia sẻ với nhân viên để lắng nghe, thấu hiểu hơn nhân viên của mình. Khi đã hiểu rõ về nhân viên thì nhà quản lý mới có thể dẫn dắt, đồng hành cùng nhân viên.
• Teambuilding định kỳ cũng là một cách tốt để lãnh đạo và nhân viên hiểu nhau hơn, cùng gắn kết tinh thần làm việc, mối liên hệ toàn team.
• Ngoài ra, bạn còn có thể thiết lập hòm thư góp ý ngay tại công ty để nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ ý kiến. Những ý kiến của nhân viên sẽ giúp bạn hiểu hơn điểm “nóng” nào đang cần bạn cùng nhân viên giải quyết.

Lưu ý: Việc nhà quản lý lắng nghe, thấu hiểu với vai trò dẫn dắt, đồng hành cùng nhân viên cũng cần phù hợp với văn hóa, bản sắc riêng của mỗi công ty. Bạn nên xem xét mối quan hệ lãnh đạo – nhân viên tại công ty mình trong một bức tranh chung, tổng thể để tìm được cách áp dụng phù hợp nhất.

Ví dụ: Để đảm bảo vai trò dẫn dắt, đồng hành của quản lý đối với nhân viên cấp dưới, bạn có thể tham khảo thực hiện quy định số giờ đào tạo tối thiểu trong 1 quý cấp quản lý cần thực hiện. Ví dụ như trong 1 quý, quản lý cấp trung cần dành ít nhất 4 tiếng để đào tạo nhân viên cấp dưới theo hình thức seminar chẳng hạn.

2.2.4. Văn hóa “trách nhiệm cá nhân”

Vai trò: Khi các thành viên công ty bạn cùng có văn hóa trách nhiệm cá nhân thì họ sẽ giảm thiểu được tình trạng đổ lỗi. Khi công việc phát sinh vấn đề thì đó trước hết là do lỗi của cá nhân phụ trách. Văn hóa trách nhiệm cá nhân sẽ giúp nhân viên nhận thức rõ các vấn đề trong công việc và tìm cách cải tiến, tăng hiệu suất công việc thay vì đổ lỗi.

Cách để áp dụng đúng:

• Yêu cầu 100% nhân viên không đổ lỗi, không giải thích các vấn đề mà cần làm việc trên tinh thần tìm giải pháp giải quyết vấn đề
• Mọi cuộc họp cần kết thúc với thông tin hướng xử lý công việc tiếp theo như thế nào, do ai phụ trách
• Các mục tiêu công việc được cụ thể hóa đến từng cá nhân. Bạn có thể tham khảo phương pháp quản trị OKRs với việc thiết lập mục tiêu đến từng nhân viên, quy rõ trách nhiệm cá nhân.

Lưu ý: Khi nói đến trách nhiệm cá nhân trong công việc có nghĩa là nhà quản lý và nhân viên sẽ cùng tìm giải pháp để giải quyết các vấn đề trong công việc. Nhà quản lý không nên xem việc xác định trách nhiệm cá nhân để quy kết lỗi cho nhân viên. Điều đó đi ngược lại với tinh thần xây dựng văn hóa trách nhiệm cá nhân.

Ví dụ: Phòng dự án không thể triển khai dự án kịp tiến độ với lý do thiếu nhân lực. Thay vì đổi lỗi cho phòng nhân sự không tuyển kịp người phù hợp, phòng dự án có thể lên phương án giải quyết như sau:

Phối hợp cùng phòng nhân sự chia sẻ tin tuyển dụng đến các nhóm, trang mạng xã hội phù hợp

• Tiến hành đào tạo, cải thiện kỹ năng, kinh nghiệm của đội ngũ nhân sự hiện có
• Giới thiệu vị trí công việc công ty đang tuyển đến bạn bè, người thân có năng lực phù hợp

2.2.5. Tách quản trị mục tiêu khỏi “phạt”

Vai trò: Nếu bạn tách quản trị mục tiêu khỏi phạt thì bạn đã giúp nhân viên tập trung và sẵn sàng cho những mục tiêu thực sự quan trọng, thử thách và chấp nhận việc có thể không hoàn thành được 100% mục tiêu. Tuy nhiên, việc nhân viên của bạn chỉ hoàn thành được 70% một mục tiêu khó khăn, thử thách thì vẫn tốt hơn việc họ chỉ liên tục hoàn thành 100% các mục tiêu dễ dàng.

Cách để áp dụng đúng:

• Bạn có thể phân chia các mục tiêu ra thành 2 loại: mục tiêu cam kết và mục tiêu mở rộng
• Mục tiêu cam kết là mục tiêu nhân viên sẽ phải cam kết hoàn thành đạt 100%
• Mục tiêu mở rộng là mục tiêu thực sự khó khăn, đột phá và nhân viên có thể chỉ cần đạt 70% mục tiêu đã được xem là hoàn thành. Tuy nhiên, việc không đạt 100% mục tiêu là do yếu tố không đủ thời gian hoặc nguồn lực chứ không phải mục tiêu không thể hoàn thành được.
• Như vậy, các mục tiêu công việc được thiết lập vừa đảm bảo yếu tố cân bằng, duy trì vừa có tính đột phá, thử thách. Nhân viên của bạn cũng sẽ sẵn sàng nhận những nhiệm vụ mới, khó khăn hơn vì họ hiểu: chấp nhận thử thách, kiến tạo những giá trị mới cho công ty nếu thất bại sẽ không bị phạt. 

Lưu ý: Tách quản trị mục tiêu khỏi phạt nhưng nếu nhân viên liên tục không hoàn thành mục tiêu, bạn cũng cần xem xét các hình thức điều chỉnh, ví dụ như: điều chuyển vị trí công việc phù hợp hơn, đào tạo bổ sung…

Ví dụ: Nếu bạn đề ra quy định nhân viên không hoàn thành mục tiêu công việc tuần sẽ phải nộp phạt vào quỹ công ty 1 triệu đồng thì nhân viên sẽ luôn trong tình trạng căng thẳng. Gắn phạt với quản trị mục tiêu không đúng cách thậm chí có thể làm suy giảm hiệu suất của nhân viên.

2.2.6. Trao quyền và tạo thói quen tự chủ của nhân viên

Vai trò: Hiệu suất của nhân viên sẽ được cải thiện nếu nhân viên được trao quyền và có thói quen tự chủ trong công việc của mình. Sự chủ động sẽ giúp nhân viên rút ngắn được đáng kể thời gian tiêu tốn để hoàn thành công việc. Đồng nghĩa với đó là hiệu suất công việc tất yếu được cải thiện tích cực.

Cách để áp dụng đúng: Khi giao việc hay trao cho họ nguồn lực và công cụ để hoàn thành công việc. Áp dụng 7 bước giao việc hiệu quả chính là cách tốt nhất để người nhận việc họ được sử dụng nguồn lực gì? sử dụng đến đâu để hoàn thành công việc tốt nhất.

Lưu ý:

• Bạn nên trao quyền cho đúng người, đúng việc để tạo được kết quả tốt nhất.
• Bạn nên xây dựng quy trình làm việc rõ ràng để nhân viên hiểu rõ yêu cầu, các bước thực hiện trong công việc. Từ đó, nhân viên sẽ chủ động, tự chủ hơn trong công việc

2.2.7. Tự tạo mục tiêu và đàm phán

Vai trò: Nhân viên của bạn cũng cần biết cách tự tạo mục tiêu công việc và đàm phán mục tiêu với quản lý. Khi mục tiêu được xây dựng từ chính nhân viên thì họ sẽ chủ động và có cam kết hoàn thành mục tiêu cao hơn.

Cách để áp dụng đúng:

• Thay vì áp đặt mục tiêu cho nhân viên, bạn hãy khuyến khích nhân viên tự thiết lập mục tiêu theo nguyên tắc SMART
• Nhân viên có thể tự thiết lập mục tiêu và đàm phán mục tiêu với nhà quản lý nhưng cần dựa trên định hướng chiến lược chung của toàn công ty
• Mục tiêu mới được thiết lập cũng cần căn cứ theo kết quả công việc nhân viên đã từng đạt được và tình hình khách hàng, thị trường hiện tại

Lưu ý: Nhân viên chủ động tự tạo mục tiêu và đàm phán nhưng nhà quản lý cần đảm bảo mục tiêu mới được thiết lập cần có tính thử thách và giúp nhân viên ngày càng phát triển, có phương pháp tăng hiệu suất công việc.

Ví dụ: Nếu nhân viên nội dung của bạn đề xuất mục tiêu hoàn thành ít nhất 5 bài viết trong 1 tuần làm việc thì nhà quản lý có thể đàm phán bổ sung thêm 1 tiêu chí để giúp nhân viên phát triển hơn: Nhân viên sẽ cần hoàn thành ít nhất 5 bài viết chuẩn SEO trong 1 tuần làm việc cho website.

2.2.8. Lắng nghe và thấu hiểu

Vai trò: Nhà quản lý biết cách lắng nghe, thấu hiểu nhân viên sẽ nhanh chóng nhận diện, xác định được các vấn đề, vướng mắc nhân viên mắc phải. Từ đó, nhà quản lý có thể tư vấn, đưa ra những gợi mở giúp nhân viên giải quyết công việc, phát triển kỹ năng, kinh nghiệm và gia tăng hiệu suất công việc.

Cách để áp dụng đúng: Bạn có thể tổ chức các buổi Check-in 1-1 với nhân viên để đánh giá hiệu suất công việc, lắng nghe, thấu hiểu và đưa ra những lời khuyên hữu ích cho nhân viên.

Lưu ý: Quá trình lắng nghe, phản hồi, cho ý kiến đối với nhân viên nên tổ chức với các buổi đối thoại  1 – 1 để nhân viên dễ dàng tiếp thu hơn.

Ví dụ: Công việc gần đến hạn nhưng nhiều khả năng mục tiêu không thể đạt được. Lúc này, nhân viên của bạn có thể đang rất bối rối và áp lực. Nếu bạn dành thời gian lắng nghe 1 – 1 với nhân viên, bạn sẽ nhanh chóng nhận diện, nắm bắt được vấn đề và giúp nhân viên tìm cách giải quyết công việc, vượt qua khó khăn.

2.2.9. Văn hóa “vượt giới hạn”

Vai trò: Vượt giới hạn là vượt qua những điều thông thường mà nhân viên vẫn làm hàng ngày. Vượt giới hạn còn là văn hóa đòi hỏi nhân viên liên tục tối ưu hóa, cải thiện kỹ năng, kinh nghiệm, khả năng hoàn thành công việc mình. Văn hóa này rất quan trọng để giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu suất công việc tổng thể và có những bước tiến vượt trội.

Cách để áp dụng đúng:

• Bạn hãy cùng nhân viên xem xét các kết quả công việc nhân viên đã từng đạt được trong quá khứ
• Tiếp theo, bạn hãy cùng thống nhất với nhân viên gia tăng dần thử thách trong công việc nhằm giúp đạt được hiệu suất công việc vượt trội hơn
• Văn hóa vượt giới hạn cần được triển khai thận trọng, tránh tạo áp lực quá lớn lên nhân viên

Lưu ý: Các nhiệm vụ mới dành cho nhân viên có thể khó khăn, thử thách hơn nhưng nên trong giới hạn có thể làm được. Bạn không nên thiết lập những mục tiêu bất khả thi. Điều đó sẽ chỉ khiến nhân viên cảm thấy áp lực, căng thẳng và thậm chí là chán nản bỏ cuộc.

Ví dụ: Nhân viên phụ trách tuyển dụng nhân sự của bạn thường đảm bảo tuyển dụng đúng yêu cầu về số lượng và thời gian tuyển với các vị trí có từ 1 – 2 năm kinh nghiệm. Tuy nhiên, với các vị trí có từ hơn 3 năm kinh nghiệm trở lên, nhân viên thường gặp tình trạng chậm hạn tuyển dụng. Bạn có thể khuyến khích nhân viên, vượt giới hạn công việc bằng các cách như:

• Xác định rõ với nhân viên điểm yếu cần khắc phục trong công tác tuyển dụng hiện nay là khâu tuyển dụng các vị trí có từ hơn 3 năm kinh nghiệm trở lên
• Đưa ra 1 số lời khuyên giúp nhân viên có thể khắc phục khó khăn và vượt giới hạn, nỗ lực đạt hiệu suất công việc tốt hơn như: mở rộng mạng lưới kết nối nhân sự; mở rộng kênh thông tin tuyển dụng…

*

Tăng hiệu suất công việc là một trong những “chìa khóa” quan trọng giúp doanh nghiệp liên tục tối ưu hóa nguồn lực và đạt được những kết quả vượt trội hơn. Tuy nhiên để làm được điều này đòi hỏi rất sự nỗ lực từ những nhà quản lý

Người quản lý cần đóng một vai trò như những người cố vấn, luôn lắng nghe, đồng hành và tin tưởng vào nhân viên để giúp họ đạt được hiệu suất công việc cao nhất.

Nếu bạn cần thêm thông tin hay tư vấn, bạn có thể liên hệ với VNOKRs. Đội ngũ chuyên gia của VNOKRs luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn.

CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital

• Số điện thoại liên hệ: 0904.2323.69
• Email hỗ trợ: [email protected]
• Địa chỉ công ty: 25 Nam Đồng, Phường Nam Đồng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
• Link phần mềm: https://okrs.vn/phan-mem-okrs
• Link blog: https://blog.okrs.vn/
• Link website: https://okrs.vn