7 Bước áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị (+5 Ví dụ)

Nguyên tắc SMART có thể giúp bạn quản trị doanh nghiệp, quản trị công việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, đặt mục tiêu SMART cho một công ty/nhóm/nhân viên chưa bao giờ là bài toán dễ. Hãy cùng VNOKRs tìm hiểu nguyên tắc SMART trong quản trị qua bài viết sau.

1. Hiểu rõ về mục tiêu SMART

Nguyên tắc SMART là một phương pháp quản lý mục tiêu có nguồn gốc từ lý thuyết quản lý mục tiêu MBO của Peter Drucker. Nguyên tắc SMART cung cấp cho người sử dụng các tiêu chí giúp xác định tính hiệu quả khi thiết lập, thực hiện mục tiêu bao gồm 5 tiêu chí là viết tắt của 5 chữ cái đầu tiên tạo nên tên nguyên tắc SMART.

• S – Specific: Cụ thể
• M – Measurable: Đo lường được
• A – Achievable: Khả thi
• R – Relevant: Liên quan
• T – Time Bound: Giới hạn thời gian

SMART có thể áp dụng để thiết lập các mục tiêu một cách hiệu quả tại các công ty, tập đoàn lớn và cũng có thể áp dụng ở quy mô rất nhỏ như quản lý mục tiêu cho cá nhân. 

Khác với các phương pháp quản lý mục tiêu khác thường có sự phân cấp tổ chức thực hiện, quy trình thực hiện khá phức tạp, SMART thực sự đơn giản, dễ hiểu và bạn có thể áp dụng ngay vào quản trị công ty mình.

SMART tập trung vào việc xây dựng và đo lường, hướng tới việc đạt được mục tiêu. Các mục tiêu mà SMART đề ra tuy có khó khăn, cần nỗ lực cao độ để đạt được nhưng luôn nằm trong ngưỡng có thể thực hiện được.

2. Các mục tiêu quản trị có thể áp dụng nguyên tắc SMART

Với các nhà quản lý, bạn có thể áp dụng nguyên tắc SMART cho nhiều mục tiêu quản trị khác nhau. Chúng ta có thể kể đến như:

2.1. Mục tiêu chung

Khi nhân viên của bạn làm việc có mục tiêu cụ thể, họ sẽ làm việc với hiệu suất gia tăng đáng kể. Nhà quản trị doanh nghiệp, quản lý team có thể sử dụng SMART để xác định mục tiêu chung cho toàn công ty, toàn team.

Mục tiêu SMART toàn công ty sau khi được thiết lập sẽ trở thành căn cứ cốt lõi, định hướng cho sự phát triển toàn công ty. Các mục tiêu SMART của các team, của từng nhân viên đều phải có tính liên quan, cộng hưởng góp phần giúp hoàn thành mục tiêu toàn công ty.

Khi mục tiêu các team có sự liên kết, cộng hưởng với nhau thì công ty của bạn sẽ duy trì được sự cân bằng, ổn định, phát triển bền vững.

Ví dụ:

Mục tiêu chung toàn công ty là: Tập trung phát triển giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp cho các tập đoàn, công ty lớn có quy mô từ ít nhất 500 nhân sự trở lên trong năm 2021 nhằm phù hợp với tính chất, công năng của phần mềm. 

Tương ứng với mục tiêu chung, các mục tiêu ở từng bộ phận cần cụ thể như sau:

Team Kinh doanh – Ký kết ít nhất 5 hợp đồng triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp mỗi quý với các tập đoàn, công ty lớn có quy mô từ ít nhất 500 nhân sự trở lên.

Team Tiếp thị – Triển khai ít nhất 1 chiến dịch tiếp thị mỗi quý hướng tới khách hàng là các doanh nghiệp lớn có quy mô từ 500 nhân sự trở lên, nhằm hỗ trợ cho hoạt động kinh doanh.

Team Sản phẩm – Tối ưu hóa phần mềm nhằm rút ngắn thời gian tính công lương giảm 10% so với năm 2020. Qua đó, đáp ứng được nhu cầu của các khách hàng là các doanh nghiệp có quy mô nhân sự lớn.

2.2. Giao tiếp trong team

Nhà quản trị muốn cải thiện hiệu suất làm việc cho team cũng cần tối ưu hóa phương thức giao tiếp trong team. Các thành viên trong team cần có sự liên kết, hiểu rõ về công việc của nhau để phối hợp hiệu quả hơn.

Khả năng giao tiếp tốt trong team nhiều khi chính là chiếc chìa khóa giúp team của bạn hoạt động hiệu suất, nhịp nhàng, giảm bớt các căng thẳng không đáng có.

Ví dụ: 

Họp định kỳ 100% nhân sự toàn team từ 16:00 – 17:00 thứ sáu hàng tuần nhằm đánh giá công việc trong tuần và lên danh sách công việc cần thực hiện cho tuần làm việc tiếp theo.

2.3. Phát triển nhân sự chủ động trong công việc

Bạn có thể áp dụng mục tiêu SMART để giúp nhân viên tự chủ hơn trong công việc. Họ sẽ tự tin hơn để thực hiện các công việc của mình mà không cần phải có người giám sát hay cầm tay chỉ việc đến từng chi tiết.

Điều đó sẽ giúp giảm áp lực công việc cho các quản lý team và cũng giúp nhân viên của bạn sáng tạo, hiệu suất hơn trong công việc.

Có được điều đó là nhờ các mục tiêu SMART thực sự cụ thể. Nhân viên của bạn nhìn vào mục tiêu là đã rõ họ thực sự cần làm gì, cần đạt được đến mức nào, vào khoảng thời gian nào, để làm gì… Họ cũng biết chắc chắn rằng mục tiêu có thể đạt được dù cho phải nỗ lực cao độ. Mục tiêu SMART không bao giờ vượt ngưỡng và trở thành bất khả thi.

Thực tế, chúng ta thường lo lắng, mất tự tin về những điều mơ hồ, khó nhận biết. Còn khi mọi thứ rõ ràng, chúng ta sẽ mạnh mẽ băng băng về đích. Khi bạn đặt mục tiêu SMART cho nhân viên của mình, bạn đang trao cho họ những điều cần làm thật cụ thể trong công việc. Đây là cơ sở giúp nhân viên của bạn tự tin, chủ động trong công việc hơn.

2.4. Đào tạo

Đào tạo cho nhân viên là cách giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời cũng là cách giúp nhân viên của bạn cảm thấy gắn bó với tổ chức hơn. Họ sẽ cảm thấy có một lộ trình phát triển trong công việc dành cho họ, cảm thấy công ty, team có những định hướng lâu dài dành cho sự phát triển của họ.

Nhà quản trị có thể thiết lập các mục tiêu SMART về đào tạo giúp phát triển đội ngũ nhân sự để tạo tiền đề thực hiện các mục tiêu phát triển trong dài hạn. 

Trong thực tế, nền tảng cốt lõi để phát triển của một doanh nghiệp nhiều khi không nằm ở sản phẩm, ở danh sách khách hàng, ở tiềm lực tài chính mà nằm chính ở yếu tố nhân sự. Khi đội ngũ nhân sự của bạn tốt về cả kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn và có sự gắn bó với tổ chức thì doanh nghiệp của bạn sẽ phát triển ổn định, bền vững trong dài hạn.

2.5. Sự công nhận, khen thưởng

Sự công nhận và khen thưởng kịp thời sẽ giúp tăng tính tương tác, kết nối giữa nhân viên với team. Điều này cũng giúp nhân viên của bạn luôn đi đúng hướng và nỗ lực cao độ hơn để hoàn thành công việc. Cảm giác được công nhận về những đóng góp trong công việc đối với tổ chức thường sẽ giúp nhân viên của bạn đạt được hiệu suất làm việc tốt hơn.

Mục tiêu SMART sẽ gắn với yếu tố thời gian thực hiện cụ thể, giới hạn. Nhà quản trị có thể căn cứ theo các mốc thời gian mục tiêu đề ra để tiến hành khen thưởng nhân viên đạt được các thành tích xuất sắc. Ví dụ nhân viên xuất sắc theo tháng, quý; ngôi sao của năm chẳng hạn…

3. Hướng dẫn từng bước thiết lập mục tiêu SMART cho nhà quản trị

Có thể có nhiều cách với các bước thực hiện áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị khác nhau. Bạn có thể tham khảo 7 bước thiết lập mục tiêu SMART cho nhà quản trị dưới đây. 

Bước 1 – Quyết định lĩnh vực cần tập trung

Một nhà quản trị doanh nghiệp dường như thường có quá nhiều các lĩnh vực, mục tiêu cần tập trung. Công việc của nhà quản trị, đặc biệt là chủ doanh nghiệp nhiều khi kéo dài liên tục, không có ngày nghỉ. 

Để cải thiện khả năng quản trị với nguyên tắc SMART, trước hết bạn cần quyết định lĩnh vực nào mình cần tập trung, nỗ lực cao độ và lĩnh vực hay mục tiêu nào sẽ có các ưu tiên thực hiện thấp hơn.

Các lĩnh vực bạn có thể xem xét tập trung có thể như: 

• Huấn luyện đội ngũ
• Truyền cảm hứng, thúc đẩy hiệu suất làm việc của team
• Tư vấn, định hướng cho nhân viên
• Đánh giá tình huống và đưa ra các quyết định
• Phản biện và giải quyết vấn đề
• Cải thiện khả năng làm việc nhóm

Bước 2 – Xác định tầm nhìn

Các lĩnh vực hay mục tiêu bạn thực hiện áp dụng theo nguyên tắc SMART có thể giúp bạn có thêm sự chắc chắn trong từng hành động cụ thể ở ngắn và trung hạn. Chúng ta vẫn cần xác định được một tầm nhìn hành động trong dài hạn.

Bạn hãy đặt ra và nỗ lực trả lời các câu hỏi như:

• Trong 5 năm hay 10 năm hoặc xa hơn nữa, bạn muốn doanh nghiệp của bạn như thế nào?
• Về dài hạn, bạn muốn tập trung phát triển điều gì cho công ty?
• Đâu là tầm nhìn của tổ chức nên hướng tới?

Khi xác định được tầm nhìn dài hạn, bạn sẽ tránh cho doanh nghiệp của mình đi lạc hướng, đánh mất bản sắc, định vị thương hiệu.

Bước 3 – Xác định mục tiêu cụ thể

Sau khi xác định được những lĩnh vực thực sự cần tập trung, nỗ lực hành động và tầm nhìn phát triển trong dài hạn, bạn hãy áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị mục tiêu của mình. Trước hết là tính cụ thể.

Bạn hãy giao cho nhân viên của mình những mục tiêu cụ thể, không gây nhầm lẫn. Mục tiêu cần chỉ rõ điều bạn thực sự muốn đạt được và tránh các từ ngữ mơ hồ, gây khó hiểu.

Ví dụ thay vì nói nỗ lực cao độ để đạt doanh thu mơ ước mỗi ngày, bạn hãy đưa ra mục tiêu cụ thể chốt tối thiểu 10 đơn hàng/ngày.

Bước 4 – Xác định công cụ đo lường

Công cụ đo lường có tính định lượng sẽ giúp bạn đo lường được mục tiêu đã được hoàn thành hay chưa. Ví dụ như con số 10 đơn hàng ở trên là một công cụ đo lường. Nếu đến 24 giờ cuối ngày mà nhân viên chưa hoàn thành là chưa hoàn thành mục tiêu.

Bước 5 – Xác định mức độ khả thi

Để xác định được mức độ khả thi, có thể đạt được của mục tiêu, bạn cần xem xét các yếu tố như năng lực; kinh nghiệm; kết quả từng đạt được trong thời gian làm việc; yếu tố ảnh hưởng đến tiến độ làm việc của nhân viên…

Bước 6 – Xác định mức độ liên quan

Mọi mục tiêu SMART đề ra đều cần có tính liên quan. Bạn cần lý giải và giúp nhân viên lý giải được tại sao cần đạt được các kết quả như vậy. Ví dụ như nhân viên cần đạt được tối thiểu 3 bài viết chuẩn SEO mỗi ngày là để kịp tiến độ hoàn thành nội dung cho website khách hàng chẳng hạn.

Mọi mục tiêu đều cần gắn với một bức tranh lớn hơn là bản thân mục tiêu đó. Nếu nhân viên bạn hoàn thành một mục tiêu chẳng có nhiều ý nghĩa gì thì bản thân nhân viên đó cũng không có được nhiều động lực và sẽ suy giảm hiệu suất làm việc.

Bước 7 – Giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu

Một sai lầm phổ biến trong quản trị là thiết lập mục tiêu không gắn với một thời hạn cụ thể hoặc thời hạn quá dài, không hợp lý khiến nhân viên thiếu đi sự tập trung, nỗ lực cần thiết. Hãy xem xét năng lực, kinh nghiệm nhân viên và yêu cầu tiến độ của dự án, công việc để thiết lập giới hạn thời gian hoàn thành mục tiêu. 

Có một ví von về mặt hình ảnh đối với thời gian hoàn thành mục tiêu, quản trị dự án, công việc như sau: Thay vì một bà bầu có thể sinh được một đứa con trong khoảng 9 tháng thì nhà quản trị dự án có thể suy nghĩ đến việc 9 bà bầu cùng sinh được một đứa con trong 1 tháng.

Khi dự án, công việc bạn cần thực hiện gấp rút, bạn hãy suy nghĩ đến việc 9 bà bầu có thể sinh được 1 đứa con trong 1 tháng

4. Ví dụ về áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị

Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu các ví dụ cụ thể áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị.

Ví dụ 1 – Phát triển nhân sự

• S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn phát triển đội ngũ nhân sự công ty
• M – Measurable (Tính đo lường): Lên mức 30 người
• A – Attainable (Tính khả thi): Với năng lực tài chính và khả năng quản trị hiện nay, tôi muốn phát triển đội ngũ nhân sự công ty lên mức 30 người
• R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm đáp ứng triển khai kịp thời các dự án cho khách hàng
• T – Time Bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần hoàn thành vào tháng 6/2021

Ví dụ 2 – Cải thiện khả năng làm việc nhóm

• S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn cải thiện khả năng làm việc nhóm
• M – Measurable (Tính đo lường): Của 100% nhân sự thuộc bộ phận tôi quản lý
• A – Attainable (Tính khả thi): Với khả năng đào tạo, kết nối nhân sự và chính sách công ty hiện nay, tôi muốn cải thiện khả năng làm việc nhóm của 100% nhân sự thuộc bộ phận tôi quản lý
• R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm gia tăng hiệu quả công việc trong bộ phận và tăng khả năng làm việc nhóm ở quy mô toàn công ty
• T – Time Bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần đạt được vào tháng 6/2021

Ví dụ 3 – Tăng tính chủ động của nhân viên

• S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn cải thiện khả năng chủ động trong công việc
• M – Measurable (Tính đo lường): Của ít nhất 90% nhân sự công ty
• A – Attainable (Tính khả thi): Với khả năng đào tạo, kết nối nhân sự và chính sách công ty hiện nay, tôi muốn cải thiện khả năng chủ động trong công việc của ít nhất 90% nhân sự công ty
• R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm gia tăng hiệu suất làm việc và sự phát triển trong dài hạn của nhân viên
• T – Time Bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần đạt được vào tháng 6/2021

Ví dụ 4 – Đào tạo nhân viên

• S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn đào tạo hội nhập cho nhân viên
• M – Measurable (Tính đo lường): 100% nhân viên mới gia nhập công ty
• A – Attainable (Tính khả thi): Với khả năng đào tạo, năng lực của team đào tạo hiện nay, tôi muốn đào tạo hội nhập cho 100% nhân viên mới gia nhập công ty
• R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm giúp nhân viên sớm vào guồng công việc hiệu quả hơn
• T – Time Bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện ngay từ tháng 12/2020

Ví dụ 5 – Khen thưởng nhân viên

• S – Specific (Tính cụ thể): Tôi muốn khen thưởng nhân viên
• M – Measurable (Tính đo lường): 100% nhân viên có thành tích công việc vượt ngưỡng mục tiêu trong tháng
• A – Attainable (Tính khả thi): Với khả năng tài chính và chính sách khen thưởng, phúc lợi của công ty hiện nay, tôi muốn khen thưởng 100% nhân viên có thành tích công việc vượt ngưỡng mục tiêu trong tháng
• R – Relevant (Tính liên quan): Nhằm giúp nhân viên hài lòng và gắn bó hơn với công việc và công ty
• T – Time Bound (Giới hạn thời gian): Mục tiêu cần bắt đầu thực hiện ngay từ tháng 12/2020

Lời kết,
Quản trị một doanh nghiệp hay quản trị công việc của một team đều không đơn giản. Khi bạn quản trị tốt sẽ giúp gia tăng động lực, hiệu suất làm việc của nhân viên. Ngược lại, có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực, thời gian.

VNOKRs chúc bạn áp dụng nguyên tắc SMART trong quản trị hiệu quả và đem tới những kết quả quản trị vượt trội, tích cực.