Dù bạn là lãnh đạo, là quản lý hay nhân viên thì thời gian hàng ngày, hàng tuần của bạn cũng là hữu hạn. Bạn không thể kỳ vọng một ngày có thêm thời gian để xử lý công việc. Do đó quản lý thời gian là rất quan trọng. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu chi tiết chủ đề này qua bài viết dưới đây.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát lượng thời gian dành cho các hoạt động cụ thể. 

  • Việc quan trọng, khẩn cấp cần tập trung nhiều thời gian, thậm chí là hoàn toàn thời gian làm việc của bạn
  • Việc quan trọng nhưng ít khẩn cấp cần sắp xếp thời gian xử lý
  • Việc ít quan trọng nhưng khẩn cấp có thể ủy quyền, giao việc, nhờ người khác giúp đỡ
  • Việc không quan trọng, không khẩn cấp, bạn có thể xem xét không làm, không dành thời gian cho nhóm việc này

Quản lý thời gian tốt sẽ cho phép bạn có thể hoàn thành được nhiều việc quan trọng, khẩn cấp hơn. Bạn sẽ biết rõ việc gì cần làm trước, làm sau và giảm được những căng thẳng, vướng mắc trong ngày làm việc.

Quản lý thời gian
Quản lý thời gian là quá trình lập kế hoạch và kiểm soát lượng thời gian dành cho các hoạt động cụ thể

Lợi ích của quản lý thời gian

Khi bạn có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích đa dạng giúp bạn có thể mạnh mẽ hướng tới mục tiêu công việc đã đề ra.

Thoát khỏi tình trạng bận rộn

Bạn có thể không thực sự bận rộn mà chỉ có cảm giác về sự bận rộn. Thời gian hàng ngày của bạn bị phân mảnh vì những việc không quá quan trọng, khẩn cấp. Với việc quản lý thời gian hàng ngày tốt, bạn sẽ có thêm khoảng thời gian trống để dành cho sở thích hoặc các hoạt động của cá nhân, gia đình, bạn bè…

Những người làm việc hiệu quả chưa chắc đã phải làm việc cả ngày nếu họ biết cách sắp xếp, quản lý thời gian hợp lý. Chẳng hạn như bạn biết rằng thời gian để hoàn thành bản thiết kế là chiều thứ 6 tuần này. Vậy bạn hoàn toàn có thể sắp xếp để hoàn thành sản phẩm vào chiều thứ 5. Luôn dự phòng 1 ngày cho những tình huống cần căn chỉnh, sửa chữa sẽ giúp bạn tránh được trạng thái bận rộn, căng thẳng khi thời hạn công việc đến gần mà công việc vẫn ngổn ngang. 

quản lý thời gian
Bạn có thể không thực sự bận rộn mà chỉ có cảm giác về sự bận rộn

Năng suất tăng cao

Bản chất của năng suất (hiệu suất) được tính bằng công thức: Kết quả đạt được / Chi phí bỏ ra. Chi phí ở đây không chỉ là về tiền bạc, nguồn lực, nguyên vật liệu… mà còn chính là chi phí thời gian. Khi bạn càng tối ưu hóa về chi phí, trong đó có tiết kiệm về mặt thời gian thì năng suất công việc tổng thể sẽ ngày càng được cải thiện.

Chẳng hạn như một công nhân vừa làm vừa chơi, trong 8 tiếng chỉ làm được 1 sản phẩm thì một công nhân khác nỗ lực hoàn thành khoán sản phẩm để đạt mức 8 tiếng 2 sản phẩm. Như vậy, người công nhân thứ 2 đã tập trung nguồn lực, tối ưu việc quản lý thời gian để có năng suất cao gấp đôi người công nhân thứ nhất.

Giảm căng thẳng

Khi đánh dấu tích hoàn thành vào những công việc đã hoàn thành trong ngày sẽ cho bạn có được cảm giác về sự kiểm soát, chiến thắng và tiến bộ mỗi ngày. Đây thực sự là chất kích thích tinh thần tốt giúp bạn hưng phấn, giảm căng thẳng trong công việc.

Đặc biệt, khi bạn kiểm soát thời gian không tốt, bạn rất dễ đối mặt với nguy cơ chậm tiến độ, không đạt chất lượng công việc. Do đó, quản lý thời gian còn giúp cho tiến độ, chất lượng công việc của bạn được cải thiện. Cá nhân bạn và team sẽ bớt căng thẳng khi hiểu rõ mình có thể đạt được mục tiêu công việc đúng hạn.

quản lý thời gian
Khi bạn kiểm soát thời gian không tốt, bạn rất dễ đối mặt với nguy cơ chậm tiến độ, không đạt chất lượng công việc

Kế hoạch công việc hàng ngày rõ ràng

Khi có một danh sách việc cần làm theo từng ngày, từng tuần và thậm chí là từng tháng sẽ giúp bạn kiểm soát tốt luồng công việc của mình. Kế hoạch công việc hàng ngày rõ ràng không tự nhiên có mà cần bạn hiểu rõ việc gì tốn bao nhiêu thời gian, nỗ lực kèm những phương án dự phòng để thiết lập kế hoạch và tuân thủ chúng.

Kỹ năng quản lý thời gian sẽ giúp bản kế hoạch hàng ngày của bạn trở nên thông suốt, liền mạch và khả thi hơn.

Tìm hiểu thêm:

10 cách quản lý công việc hiệu quả dành cho bạn

Ma trận quản lý thời gian Eisen Hower

Tăng sự tập trung

Lập và tuân theo một lịch trình nhiệm vụ cụ thể thực sự có thể giúp bạn tập trung hơn cho công việc. Bạn có thể hoàn toàn tập trung, đơn nhiệm cho việc đang làm thay vì vừa làm việc A mà tâm trí cứ lo lắng, nghĩ về việc B. Đa nhiệm không giúp bạn cải thiện hiệu suất mà chỉ khiến bạn căng thẳng và thậm chí là suy giảm hiệu suất công việc.

Học giả cổ đại Publius Syrus khẳng định: “Làm hai việc cùng một lúc là không làm gì cả”. Thực tế các nghiên cứu y khoa cũng cho thấy bộ não của con người hoạt động tốt nhất khi tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất.

Huấn luyện viên sức khỏe Erica Zellner (Mỹ) chia sẻ: Đa nhiệm trong công việc sẽ khiến bạn suy giảm năng suất tới 40%. Đặc biệt, điều này còn gây ảnh hưởng tiêu cực và lâu dài đến não bộ của bạn.

Tuy nhiên, việc quản lý thời gian và tuân thủ đơn nhiệm trong mọi tình huống cũng không hoàn toàn đúng. Với những công việc thuộc nhóm ít quan trọng, ít khẩn cấp, nếu bạn có thời gian xử lý, bạn hoàn toàn có thể đa nhiệm để tiết kiệm thời gian. Chẳng hạn như khi scan tài liệu thì bạn có thể kết hợp chăm sóc cây cảnh văn phòng trong lúc máy scan hoạt động.

Tuân thủ quản lý thời gian, bạn hãy cho phép mình được làm việc đơn nhiệm, tập trung vào duy nhất một nhiệm vụ tại một thời điểm

Dễ dàng đạt mục tiêu

Khi bạn quản lý thời gian tốt, bạn sẽ gia tăng cơ hội, tập trung được nguồn lực để làm những việc thực sự quan trọng, khẩn cấp trong ngày và loại bỏ dần các công việc ít quan trọng, khẩn cấp khỏi danh sách công việc. Kiên trì, kỷ luật và bạn sẽ nhận thấy mình dễ dàng đạt được mục tiêu công việc hàng ngày hơn.

Hãy ăn ngay “con ếch” to nhất, khó khăn nhất vào ca làm việc sáng lúc đầu óc tỉnh táo, tập trung và bạn sẽ nhận thấy ngày làm việc của mình dễ chịu hơn rất nhiều khi đã hoàn thành được công việc khó khăn nhất.

Rõ ràng, những cá nhân có kỹ năng quản lý thời gian tốt hơn sẽ dễ dàng đạt được mục tiêu trong một khoảng thời gian tối ưu thay vì luôn trì hoãn, kéo dài xử lý những việc thực sự quan trọng.

Bạn có thể tham khảo nguyên tắt FAST để quản lý thời gian tốt hơn:

Yếu tố Diễn giải
F – Frog (ăn ếch)
  • Bạn cần mạnh dạn ăn ngay con ếch khó khăn nhất, quyết liệt giải quyết những công việc quan trọng, khẩn cấp nhất
A – Actionlist (thiết lập danh sách hành động)
  • Danh sách công việc cần làm của bạn có thể gồm 1 – 3 con ếch (công việc quan trọng, khẩn cấp) và 5 – 7 con nòng nọc (công việc kém quan trọng, ít khẩn cấp hơn)
  • Danh sách hành động cần đảm bảo tuân thủ thực hiện, kỷ luật, không bỏ cuộc giữa chừng
S – Slice (thái thịt ếch)
  • Với những chú ếch quá cỡ cũng giống như một công việc quá khó khăn, bạn có thể chia nhỏ công việc đó ra thành từng phần, giai đoạn để dễ dàng thực hiện, kiểm soát hơn
T – Time (Khả năng nhận biết thời gian)
  • Bạn nên chia thời gian làm việc ra thành những khoảng ngắn để làm việc hiệu quả hơn
  • Bạn có thể làm việc tập trung cao độ trong 25 phút sau đó nghỉ 5 phút trước khi vào guồng công việc tiếp theo
Cuốn sách “Eat that frog” của Brian Tracy gợi mở cho bạn chuyện ăn ngay con ếch khó khăn nhất mỗi ngày. Bạn có thể tham khảo cuốn sách này để quản lý thời gian hiệu quả hơn.

Tìm hiểu thêm: Phương pháp quản trị mục tiêu OKRs

*

Quản lý thời gian là việc bạn chắc chắn cần quan tâm nếu muốn có một ngày làm việc hiệu quả, giảm thiểu căng thẳng không đáng có. Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn.

Bạn có thể tìm hiểu thêm những kiến thức hữu ích về quản trị doanh nghiệp, phát triển bản thân tại blog của chúng tôi: https://blog.okrs.vn/kien-thuc-quan-tri