Hệ thống đánh giá hiệu suất công việc với 5 bước chuyên nghiệp

Với 5 bước trong hệ thống đánh giá hiệu suất công việc dưới đây, nhà quản lý có thể tiến hành đánh giá nhân viên một cách bài bản và mang lại hiệu quả đánh giá khách quan, đầy đủ và chính xác.

1. Tại sao cần xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất công việc

Nhà quản lý cần xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất công việc vì nhiều lý do như:

Xác định tiêu chuẩn cần có của một nhân viên để đạt hiệu suất tốt: Tiêu chuẩn là cơ sở để tiến hành đánh giá một cách khách quan, công tâm, tránh cảm tính hoặc đánh giá thiếu toàn diện.

Cung cấp cho nhân viên hiểu được kỳ vọng của công ty về họ: Nhà quản lý cần cho nhân viên biết họ làm việc như thế nào thì được xem là hoàn thành công việc – tốt – xuất sắc. Đây là yếu tố quan trọng nhất để nhân viên hiểu ý nghĩa việc đánh giá, tránh hiện tượng bức xúc, lo sợ ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu quả làm việc.

Tạo động lực cho nhân viên phát triển: Hệ thống đánh giá hiệu suất công việc cũng giống như một cột mốc rõ ràng. Khi nhân viên đạt được cột mốc đó, họ sẽ có được cảm giác của người chiến thắng trong công việc. Từ đó, động lực làm việc, khả năng giúp nhân viên phát triển, trưởng thành thông qua công việc cũng được cải thiện đáng kể.

Cơ sở để tăng lương, thăng chức: Một trong những kết quả của đánh giá hiệu suất là sự ghi nhận nhân viên tốt, tạo động lực làm việc, giữ chân nhân tài.

Cơ sở để tổ chức hoạt động đào tạo: Thông qua việc áp dụng hệ thống đánh giá hiệu suất công việc, nhà quản lý sẽ nhìn nhận được rõ năng lực, kỹ năng của nhân viên đang ở mức nào. Trường hợp nhân viên chưa đáp ứng tốt hiệu suất công việc, nhà quản lý sẽ có căn cứ để xác định chương trình, thời điểm hay nhóm nhân viên cần tham gia đào tạo.

Cơ sở để tối ưu hóa nguồn lực tổ chức: Nhân viên có hiệu suất công việc tốt sẽ được tăng lương thưởng, phúc lợi. Nhân viên có hiệu suất kém sẽ cần được đào tạo thêm hoặc thậm chí là điều chuyển công tác, sa thải… Như vậy, quá trình áp dụng, thực hiện hệ thống đánh giá hiệu suất công việc cũng có thể giúp bạn tối ưu hóa nguồn lực, nhân sự của tổ chức, doanh nghiệp của mình.

2. Lưu ý quan trọng trước khi xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất công việc

Trong quá trình xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất công việc, bạn nên lưu ý một số điểm quan trọng sau:

Tần suất đánh giá hiệu suất

Tần suất đánh giá hiệu suất nên được thực hiện phù hợp với đặc thù của công ty, của từng phòng ban, bộ phận. Tuy nhiên về tổng thể, tần suất đánh giá hiệu suất không nên quá dài (ví dụ như 12 tháng). Bạn nên thực hiện đánh giá hiệu suất nhân viên theo tháng, theo quý hoặc 6 tháng một lần.

Tăng lương có nên gắn liền với đánh giá hiệu suất

Theo cách quản lý truyền thống thì việc tăng lương cho nhân viên thường sẽ gắn liền với các kỳ đánh giá hiệu suất. Như vậy, nhân viên sẽ cố gắng “gồng mình” để vượt qua thời điểm đánh giá còn hiệu suất làm việc tổng thể trong thời gian dài có thể không được cải thiện nhiều.

Đánh giá hiệu suất nên đi kèm với thưởng hiệu suất, phần thưởng này là yếu tố mà nhân viên chỉ có được khi có hiệu suất tốt. Thưởng hiệu suất có thể bằng tiền hoặc món quà tinh thần: chuyến du lịch, bữa ăn tại nhà hàng hoặc vé xem phim…giúp nhân viên thư giãn, đồng thời là tiền đề giúp nhân viên thư giãn, cải thiện hiệu suất ở công việc.

Thiết lập mục tiêu, mục đích của đánh giá hiệu suất: Mục tiêu cao nhất của đánh giá hiệu suất không chỉ là khen thưởng nhân viên tốt – cảnh cáo hay nghỉ việc nhân viên hiệu suất thấp mà còn là số liệu, sự chỉ dẫn để tối ưu hiệu suất hơn nữa. Nhà quản lý cần xác định được đâu là mục tiêu quan trọng nhất để có được định hướng triển khai đúng, không lãng phí thời gian và nhân lực.

Trả lời câu hỏi làm sao để việc đánh giá hiệu suất giúp nhân viên thực sự cải thiện:

Mục tiêu cốt lõi mà việc đánh giá hiệu suất cần hướng tới là giúp nhân viên thực sự cải thiện được hiệu suất. Tùy theo đặc thù công ty, phòng ban và nhân viên của mình, bạn hãy tìm cách trả lời câu hỏi này. Bạn có thể tham khảo một số gợi ý dưới đây:

• Quá trình đánh giá hiệu suất nhân viên cần gắn với chiến lược, mục tiêu, định hướng phát triển của công ty
• Tối ưu hóa nguồn lực, chi phí nhân viên cần bỏ ra để hoàn thành công việc
• Khuyến khích nhân viên tập trung nguồn lực cho những mục tiêu quan trọng, làm những việc quan trọng

3. Cách xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất công việc

Về tổng thể, nhà quản lý nên nhìn nhận hệ thống đánh giá hiệu suất công việc một cách linh hoạt, liên tục cải thiện, liên tục tối ưu hệ thống đánh giá. Bạn có thể tham khảo quy trình xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất công việc dưới đây.

3.1. Xây dựng biểu mẫu phục vụ việc đánh giá hiệu suất

Hệ thống biểu mẫu phục vụ đánh giá hiệu suất được quy chuẩn, thống nhất sẽ giúp các phòng ban, bộ phận và từng nhân viên dễ dàng hơn trong triển khai đánh giá hiệu suất công việc.

Mô tả công việc từng vị trí: Bản mô tả công việc là cơ sở để nhân viên hiểu rõ mục tiêu, chức năng nhiệm vụ, yêu cầu công việc và những quyền hạn, trách nhiệm khi được đảm nhiệm vị trí. Đây cũng là “mỏ neo” để nhà quản lý và nhân viên biết mức độ làm việc như thế nào là đạt, xuất sắc.

Tiêu chuẩn hoàn thành công việc: Tiêu chuẩn hoàn thành công việc chính là thước đo hiệu suất để nhà quản lý đánh giá nhân viên. Bạn có thể xây dựng tiêu chuẩn gồm các tiêu chí như:

• Kiến thức
• Kỹ năng
• Chất lượng và số lượng công việc
• Thái độ
• Thói quen
• Sự kết nối, phối hợp với thành viên khác trong công việc

Quy trình làm việc phòng ban, công ty: Quy trình làm việc của các phòng ban, của công ty sẽ giúp nhân viên của bạn hiểu rõ họ cần làm gì, phối hợp với ai, với bộ phận nào để hoàn thành công việc. Quy trình cũng như những chỉ dấu quan trọng giúp nhân viên của bạn đạt được mục tiêu đúng cách, đúng hướng, đạt được hiệu suất công việc tốt hơn.

Biểu mẫu đánh giá hiệu suất công việc: Tùy từng vị trí công việc và doanh nghiệp sẽ có những tiêu chí đánh giá hiệu suất khác nhau. Tuy nhiên, bản đánh giá hiệu suất nên có các tiêu chí: Đánh giá mục tiêu, đánh giá hành vi và đánh giá năng lực nhân viên.

3.2. Xác định phương pháp đánh giá

Khi đã xây dựng được biểu mẫu phục vụ việc đánh giá hiệu suất, tiếp theo bạn cần xác định phương pháp đánh giá phù hợp nhất với công ty mình. Mỗi phương pháp đánh giá sẽ có những đặc điểm, ưu, nhược điểm riêng.

3.2.1. Phương pháp đánh giá 360 độ

Phương pháp đánh giá 360 độ là phương pháp đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên thông qua ghi nhận phản hồi, ý kiến từ nhiều phía như từ quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, các phòng ban khác, cấp dưới, đối tác, khách hàng…

• Mục đích sử dụng: Thông qua đánh giá 360 độ, nhà quản lý sẽ có bức tranh toàn cảnh, đa hướng, đa góc cạnh nhận định về hiệu suất công việc của nhân viên.
• Hạn chế: Người đánh giá đôi khi có năng lực hạn chế và khó đánh giá hoặc đánh giá chủ quan về người được đánh giá. Mặt khác, phương pháp này có thể gây ra, làm tiềm ẩn những mâu thuẫn nội bộ trong công ty bạn. Do đó, một lưu ý khi bạn tiến hành đánh giá 360 độ là bạn cần ẩn danh người đánh giá. Mặt khác, việc tiếp nhận cùng lúc nhiều thông tin đánh giá từ nhiều phía khiến người nhận thông tin khó tổng hợp, xâu chuỗi để ra thông tin chất lượng, đánh giá đúng, toàn diện về người được đánh giá.

• Các bước tiến hành:

• • Bạn lập danh sách những nhân viên trong diện đánh giá hiệu suất
  • Bạn tiến hành ghi nhận ý kiến, phản hồi về hiệu suất công việc của nhân viên từ đồng nghiệp, quản lý trực tiếp, các bộ phận, phòng ban khác, đối tác, khách hàng
  • Tiếp theo, bạn tổng hợp các ý kiến, phản hồi này để chắt lọc được các thông tin đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên

3.2.2. Phương pháp quản lý theo mục tiêu (MBO)

Phương pháp quản trị mục tiêu hay còn gọi là MBO là phương pháp hướng sự tập trung, nỗ lực làm việc của nhân viên vào các mục tiêu có tính SMART (cụ thể, đo lường được, khả thi, có liên quan, có giới hạn thời gian).

• Mục đích sử dụng: Với MBO, nhà quản lý sẽ đánh giá được hiệu suất công việc của nhân viên, sẽ so sánh được kết quả nhân viên đạt được so với mục tiêu đề ra ban đầu.
• Hạn chế:

• • Nếu mục tiêu quá xa vời, bất khả thi sẽ khiến nhân viên cảm thấy áp lực, bỏ cuộc và suy giảm hiệu suất công việc
  • Khi tình hình thực tế có biến chuyển mà mục tiêu đề ra không được điều chỉnh phù hợp thì doanh nghiệp, các bộ phận phòng ban và nhân viên của bạn có thể đi chệch hướng phát triển cần thiết.

• Các bước tiến hành:

• • Đầu tiên, bạn thiết lập mục tiêu SMART và thống nhất thực hiện cùng nhân viên
  • Tiếp theo, bạn giám sát việc thực hiện mục tiêu của nhân viên và có những điều chỉnh mục tiêu nếu tình hình thực tế có biến chuyển
  • Khi đến chu kỳ đánh giá hiệu suất, bạn hãy so sánh kết quả công việc nhân viên đạt được với mục tiêu đề ra ban đầu
  • Thông qua so sánh này, bạn sẽ xác định được hiệu suất công việc nhân viên đang đạt mức tốt hay không tốt, đạt hay không đạt so với yêu cầu đề ra.

3.2.3. Phương pháp trung tâm đánh giá

Phương pháp trung tâm đánh giá là phương pháp đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên dựa trên việc quan sát và ghi lại các hành vi mà nhân viên thể hiện qua thực tế công việc hoặc qua các tình huống mô phỏng, giả định.

• Mục đích sử dụng: Phương pháp trung tâm đánh giá cho phép cả nhà quản lý và nhân viên cùng có được một “bức tranh” rõ ràng, hiểu được các yếu tố tác động đến hiệu suất công việc của nhân viên. Phương pháp này không chỉ giúp đánh giá được hiệu suất trong hiện tại của nhân viên mà còn có thể giúp dự đoán được hiệu suất công việc trong tương lai.
• Hạn chế: Phương pháp trung tâm đánh giá đòi hỏi tổ chức, doanh nghiệp dành nhiều thời gian, chi phí và quá trình triển khai thực hiện cũng khó kiểm soát.
• Các bước tiến hành:
  • Nhân viên được yêu cầu tham gia các tình huống mô phỏng, giả định về công việc cần xử lý
  • Nhà quản lý sẽ tiến hành ghi nhận các phản ứng, ý kiến, cách xử lý của nhân viên
  • Kết quả ghi nhận sẽ phản ánh được hiệu suất công việc, cách xử lý công việc trong thực tế của nhân viên
  • Các tình huống giả định cũng giúp nhà quản lý dự đoán được hiệu suất công việc trong tương lai của nhân viên

3.2.4. Đánh giá cố định về mặt hành vi (BARS)

Thang đánh giá cố định về mặt hành vi (BARS) là phương pháp đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên dựa trên việc so sánh hiệu suất với các ví dụ cụ thể được gắn với xếp hạng bằng số liệu.

• Mục đích sử dụng: BARS giúp nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên một cách cả định tính và định lượng. Mỗi nhận định về hiệu suất công việc đều gắn với các số liệu nên nhà quản lý có thể tổng hợp kết quả nhận định hiệu suất thành số liệu định lượng một cách rõ ràng.
• Hạn chế:
  • Phụ thuộc vào nhận định chủ quan của nhà quản lý
  • Khó đưa ra các quyết định lương thưởng, phúc lợi, thăng chức cho nhân viên
  • Tốn nhiều thời gian và nỗ lực để thực hiện
• Các bước tiến hành:
  • Đầu tiên, nhà quản lý sẽ thiết lập bảng đánh giá hành vi của nhân viên gắn với những nhận định kèm số liệu xếp hạng cụ thể
  • Sau đó, nhà quản lý sẽ tiến hành đánh giá hành vi của nhân viên. Ví dụ hành vi không đạt, nhân viên nhận 1 điểm; đạt được 2 điểm và xuất sắc là 3 điểm
  • Sau khi đánh giá hành vi của nhân viên, nhà quản lý sẽ tổng hợp điểm số hành vi của nhân viên để xếp hạng hiệu suất công việc đạt ngưỡng chưa đạt, đạt hay xuất sắc.

3.2.5. Phương pháp đánh giá dựa trên chi phí

Phương pháp đánh giá dựa trên chi phí là phương pháp so sánh, phân tích chi phí để giữ chân nhân viên với lợi ích mà nhân viên đó đóng góp cho tổ chức.

• Mục đích sử dụng: Phương pháp đánh giá dựa trên chi phí được sử dụng để đánh giá hiệu suất công việc, những đóng góp của nhân viên thông qua lợi ích chi phí nhân viên đem lại cho công ty.
• Hạn chế: Phụ thuộc vào việc phân tích chi phí lợi ích và khả năng ghi nhận, đánh giá chủ quan của người đánh giá.
• Các bước tiến hành:
  • Xác định khoảng cách giữa chi phí lương, phúc lợi của nhân viên so với mức chung trên thị trường nhân lực hiện thời
  • Liệt kê những điểm quan trọng, dấu mốc trong quá trình làm việc của nhân viên, ví dụ như cải thiện doanh số, gia tăng chất lượng công việc, khả năng kết nối với khách hàng…
  • Xác định những đóng góp, nỗ lực của nhân viên so với mức chi phí công ty bỏ ra cho nhân viên

3.3. Tổ chức hoạt động đánh giá

Tiến trình tổ chức hoạt động đánh giá hiệu suất công việc của nhân viên sẽ được thực hiện theo các bước như sau:

• Bước 1 – Nhân viên tự đánh giá: Nhân viên được tự đánh giá về chính hiệu suất công việc của họ. Điều này sẽ giúp họ có tiếng nói và chủ động hơn trong việc cải thiện hiệu suất làm việc của cá nhân.
• Bước 2 – Quản lý đánh giá: Nhân viên thường sẽ có xu hướng đánh giá quá mức về hiệu suất công việc đạt được. Mặt khác, họ cũng sẽ có thể nói giảm, nói tránh về những hạn chế trong công việc. Do đó, sau khi nhân viên tiến hành tự đánh giá, nhà quản lý sẽ cần đánh giá lại để có kết quả đánh giá chính xác nhất.
• Bước 3 – Phản hồi rõ ràng, cụ thể: Mục đích cốt lõi của việc tiến hành đánh giá hiệu suất công việc là để giúp nhân viên cải thiện, gia tăng hiệu suất công việc. Do đó, khi tiến hành đánh giá hiệu suất công việc, nhà quản lý bắt buộc phải đưa ra các phản hồi rõ ràng, cụ thể. Từ các phản hồi này, nhân viên mới có thể có căn cứ cải thiện, gia tăng hiệu suất công việc trong thời gian tiếp theo.

3.4. Phản hồi

Phản hồi là một bước quan trọng trong hệ thống đánh giá hiệu suất công việc. Việc phản hồi cần đảm bảo các yếu tố sau:

• Phản hồi công tâm: Phản hồi nhà quản lý dành cho nhân viên cần đảm bảo yếu tố khách quan, công tâm, tránh cảm tính, thiên vị. Chỉ khi nhà quản lý phản hồi công tâm thì kết quả đánh giá hiệu suất công việc mới đảm bảo chính xác.
• Vạch ra những mong đợi để cải thiện: Bạn nên xem những phản hồi của mình như một món quà dành tặng cho nhân viên. Khi nhân viên nhận được món quà đó, họ sẽ có thêm căn cứ để cải thiện hiệu suất công việc của họ. Muốn vậy, bạn hãy vạch ra, chỉ rõ những mong đợi nhân viên cải thiện trong công việc.
• Khuyến khích phản hồi từ nhân viên: Buổi trao đổi, phản hồi về hiệu suất công việc với nhân viên nên là buổi trao đổi 1 – 1. Trong buổi phản hồi, bạn nên khuyến khích nhân viên có những trao đổi, phản hồi lại với bạn. Điều đó sẽ giúp bạn hiểu rõ thêm suy nghĩ, động lực hay những vướng mắc nhân viên gặp phải.

3.5. Tổng hợp kết quả, định hướng phát triển cải tiến hiệu suất

Lúc này, sau khi bạn đã tổ chức hoạt động đánh giá và phản hồi cho nhân viên, bạn sẽ ghi nhận được rất nhiều dữ liệu khác nhau từ cả quá trình đánh giá và phản hồi qua lại với nhân viên. Bạn hãy chuyển hóa các dữ liệu đó trở thành thông tin hữu ích thông qua quá trình tổng hợp kết quả.

Kết quả sau khi được tổng hợp, chuyển hóa thành thông tin quan trọng, hữu ích với ban lãnh đạo công ty sẽ được sử dụng để định hướng phát triển cải tiến hiệu suất ở phạm vi toàn công ty.

Bạn có thể tham khảo thêm mẫu đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên.

4. Tiêu chí đánh giá hệ thống đánh giá hiệu suất công việc hiệu quả

Một hệ thống đánh giá hiệu suất công việc hiệu quả sẽ cần đáp ứng nhiều tiêu chí khác nhau. Mặt khác, mỗi tổ chức, doanh nghiệp sẽ có những đặc thù riêng và cần một hệ thống đánh giá hiệu suất với các tiêu chí khác nhau. Tuy nhiên về tổng thể, một hệ thống đánh giá hiệu suất công việc hiệu quả sẽ cần đáp ứng các tiêu chí như:

• Tính liên tục và thường xuyên: Hệ thống đánh giá hiệu suất công việc cần đảm bảo có thể triển khai thực hiện một cách liên tục, thường xuyên. Điều này nhằm đáp ứng nhu cầu đánh giá hiệu suất liên tục, thường xuyên của doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian: Việc triển khai đánh giá hiệu suất công việc nếu quá tốn thời gian, nỗ lực sẽ tạo áp lực đối với nhân viên. Họ sẽ không thể dành thời gian để tập trung tối đa cho những mục tiêu công việc quan trọng. Như vậy, nếu hệ thống đánh giá hiệu suất quá cồng kềnh, tốn thời gian thì chính hệ thống đánh giá cũng sẽ trở thành nguyên nhân làm suy giảm hiệu suất của nhân viên.
• Tính chính xác: Hệ thống đánh giá hiệu suất cần có tính chính xác. Nếu kết quả đánh giá không chính xác thì công ty của bạn sẽ rất khó có được những căn cứ để hoạch định phương hướng cải thiện hiệu suất cho nhân viên.
• Đáp ứng được mục tiêu đánh giá: Mỗi mục tiêu đánh giá khác nhau sẽ cần nhà quản lý xây dựng hệ thống đánh giá hiệu suất phù hợp tương ứng. Hệ thống đánh giá cần đáp ứng được mục tiêu đánh giá.

Xem thêm: Thưởng hiệu suất công việc để tạo động lực làm việc cho nhân viên

*

Hệ thống đánh giá hiệu suất công việc cần được xây dựng, vận hành và triển khai thực tế đúng cách, phù hợp với đặc thù từng doanh nghiệp cụ thể. Hi vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho công ty của bạn hoạt động hiệu quả hơn.

CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital

• Số điện thoại liên hệ: 0904.2323.69
• Email hỗ trợ: [email protected]
• Địa chỉ công ty: 25 Nam Đồng, Phường Nam Đồng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
• Link phần mềm: https://okrs.vn/phan-mem-okrs
• Link blog: https://blog.okrs.vn/
• Link website: https://okrs.vn