Hiệu quả công việc là một chỉ số quan trọng giúp nhà quản lý biết được nhân viên của mình đang làm việc như thế nào. Nhìn nhận rõ các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc sẽ giúp bạn cải thiện, khắc phục các vướng mắc phát sinh và qua đó giúp gia tăng hiệu quả công việc tổng thể của doanh nghiệp.

1. Phương pháp quản trị không phù hợp

Phương pháp quản trị ở mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có sự khác nhau phụ thuộc vào tính chất công việc. Ví dụ như: 

  • Doanh nghiệp trực thuộc quân đội, quốc phòng thường có phương pháp quản trị kỷ luật, quân lệnh như sơn… 
  • Còn doanh nghiệp công nghệ thông tin, nhất là các doanh nghiệp startup, khởi nghiệp thường quản trị với phương pháp khá linh hoạt, đề cao sự sáng tạo của mỗi cá nhân. 
Phương pháp quản trị
Phương pháp quản trị cũng như “tính cách” của mỗi doanh nghiệp

Và việc quản trị không phù hợp là một trong các yếu tố ảnh hướng đến hiệu quả công việc bởi cũng như việc người làm vườn uốn cây, nắn cành quá lực hoặc không đủ mức dẫn đến cây không tạo thành thế mong muốn. Vậy nên, phương pháp quản trị không phù hợp sẽ tác động trực tiếp đến hiệu quả công việc nhân viên đạt được. 

Điều này có thể khiến nhân viên khó thích ứng, khó phát huy được hết năng lực, khả năng cũng như hiệu quả công việc của họ.

Ví dụ như nhân viên thiết kế cần một không gian sáng tạo để tạo ra các tác phẩm nghệ thuật phá cách. Tuy nhiên, công ty lại nhấn mạnh đến phương pháp quản trị kỷ luật theo giờ hành chính thì sẽ kìm kẹp sự phát triển của nhân viên.

Vậy lúc này giải pháp là gì?

Trước hết bạn cần xây dựng phương pháp quản trị phù hợp với định hướng phát triển, “tính cách” doanh nghiệp của mình. 

Tiếp theo, bạn nên tuyển dụng nhân viên có năng lực làm việc và tính cách phù hợp với phương pháp quản trị của công ty. Ngay từ khâu phỏng vấn, bạn nên bố trí Trưởng bộ phận và Trưởng phòng nhân sự cùng phòng vấn. Trưởng bộ phận sẽ cảm nhận, đánh giá được về năng lực làm việc của ứng viên còng Trưởng phòng nhân sự sẽ đánh giá được mức độ phù hợp của ứng viên với công ty.

2. Động lực làm việc của nhân viên

Động lực làm việc là yếu tố thôi thúc bên trong khiến nhân viên luôn nỗ lực làm việc dù gặp khó khăn, trở ngại. Động lực làm việc đúng và đủ lớn thì hiệu quả làm việc cũng tương ứng sẽ được gia tăng.

Nhân viên dù tài năng nhưng không còn hoặc không có động lực làm việc cũng là trong các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Sẽ thật khó có nhân viên nào đạt được hiệu quả công việc cao mà thiếu đi động lực làm việc.

Chắc hẳn bạn cũng đã từng đọc được chi tiết về Bàng Thống trong truyện Tam quốc diễn nghĩa lúc được cử đi làm huyện quan thì trễ nải công việc, thậm chí không làm gì trong thời gian dài. Bàng Thống vốn là một người tài nhưng thời điểm đó không có động lực làm việc do được phân công công việc không phù hợp nên hiệu quả công việc cũng không đạt được.

Nghệ thuật tạo động lực cho nhân viên
Động lực làm việc mạnh mẽ sẽ giúp nhân viên gia tăng hiệu quả công việc

Giải pháp để gia tăng động lực làm việc, bạn có thể áp dụng:

  • Khen ngợi, khuyến khích mọi nỗ lực, thành công của nhân viên
  • Áp dụng đãi ngộ công bằng, xứng đáng
  • Lắng nghe những mối quan tâm của nhân viên
  • Đảm bảo cân bằng công việc, cuộc sống của nhân viên
  • Khuyến khích hoạt động đào tạo, nâng cao kỹ năng
  • Giúp nhân viên nhìn thấy một lộ trình phát triển trong công việc
  • Kiến tạo một môi trường làm việc năng động, hiệu quả
  • Đưa ra những phản hồi hữu ích, kịp thời để giúp nhân viên gia tăng động lực, hiệu quả trong công việc
  • Tin tưởng và trao quyền phù hợp cho nhân viên…

3. Sự cam kết trong công việc của nhân viên

Cam kết trong công việc thường thể hiện qua tinh thần trách nhiệm, những kết quả xác định cụ thể mà nhân viên nỗ lực hướng đến trong một khoảng thời gian.

Cam kết ảnh hưởng đến hiệu quả công việc vì yếu tố này gián tiếp phản ánh sự hài lòng của nhân viên đối với công việc. Nhân viên hài lòng càng cao với công việc thì sẽ có sự cam kết càng cao. Ví dụ như một nhân viên chuẩn bị nghỉ việc thường sẽ có sự cam kết công việc không cao, hiệu quả làm việc cũng sẽ suy giảm nhất định. 

Khả năng tập trung
Nhân viên có cam kết thực hiện, hoàn thành công việc thường cũng có trách nhiệm, sự tập trung và hiệu quả công việc cao hơn

Giải pháp để gia tăng cam kết trong công việc của nhân viên

Để nhân viên gia tăng cam kết trong công việc, bạn hãy đảm bảo nhân viên cảm thấy hạnh phúc, hài lòng khi làm việc tại công ty bạn. 

  • Bạn có thể chia sẻ với nhân viên về lộ trình công việc của họ trong thời gian sắp tới. Đồng thời tin tưởng phân quyền hợp lý cho nhân viên. 
  • Mặt khác, bạn có thể áp dụng giám sát quản lý chất lượng, quản lý quy trình công việc để nhân viên luôn đảm bảo thực hiện công việc đúng yêu cầu. Việc tiến hành đánh giá quản lý chất lượng, quy trình có thể tiến hành thường xuyên, định kỳ.
  • Đặc biệt, bạn nên dành thời gian đối thoại để hiểu hơn nguyện vọng, nhu cầu trong công việc của họ. Cam kết được xây dựng từ đối thoại, thỏa thuận giữa 2 bên sẽ bền vững và đảm bảo được thực hiện cao hơn.

4. Năng lực lập kế hoạch trong công việc

Thực tế, nhân viên của bạn rất hiếm khi chỉ đảm nhận một đầu việc. Do đó, nhân viên bắt buộc phải có năng lực lập kế hoạch thì mới đảm bảo được hiệu quả công việc như mong muốn.

Nhân viên thiếu năng lực lập kế hoạch thì thường khó sắp xếp thứ tự giải quyết công việc, công việc thường chậm tiến độ. Mặt khác, không có kế hoạch hợp lý nên chính nhân viên cũng cảm thấy áp lực đè nặng lên bản thân mỗi ngày. Từ đó, hiệu quả công việc của họ sẽ ngày càng suy giảm.

Kỹ năng lập kế hoạch
Năng lực lập kế hoạch phản ánh khả năng sắp xếp công việc theo thứ tự hợp lý, khoa học để đảm bảo hiệu quả công việc cao nhất của nhân viên

Giải pháp để cải thiện năng lực lập kế hoạch của nhân viên

Để giúp nhân viên cải thiện năng lực lập kế hoạch, bạn có thể áp dụng một số giải pháp như:

  • Đối thoại với nhân viên để lắng nghe các vướng mắc trong việc lập kế hoạch của nhân viên và đưa ra các lời khuyên hữu ích cho họ
  • Tổ chức đào tạo về quản trị công việc, lập kế hoạch công việc cho toàn công ty
  • Chia sẻ với nhân viên về thứ tự ưu tiên xử lý công việc theo ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Theo đó, nhân viên cần ưu tiên xử lý ngay các công việc quan trọng và khẩn cấp. Tiếp đến, nhân viên có thể xử lý các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp và nên xếp lịch để thực hiện đúng kế hoạch. Ưu tiên thứ 3 là các công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, nhân viên có thể ủy giao, giao việc để giảm tải khối lượng công việc. Cuối cùng là những công việc không khẩn cấp và cũng không quan trọng, nhân viên có thể xóa bỏ, không làm.

5. Thiếu cảm giác an tâm trong công việc

Nhân viên sẽ khó toàn tâm, toàn ý, nỗ lực hết mình khi chỗ làm việc hiện tại chỉ là tạm thời, bấp bênh, không có lộ trình phát triển nào. Qua đó, hiệu quả công việc của họ cũng sẽ bị suy giảm đáng kể.   

Cảm giác bất an của nhân viên sẽ ngày càng gia tăng khi công ty gặp những bất lợi trong kinh doanh hay tình hình kinh tế suy thoái dẫn đến công ty bắt buộc phải sa thải nhân viên để duy trì tổ chức. Nhân viên sẽ không biết đến khi nào mình bị sa thải. 

Nỗi lo sợ về tương lai công việc vô định phía trước sẽ khiến lòng trung thành, sự tận tâm cũng như sự tập trung trong công việc của nhân viên bị suy giảm. Qua đó các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc tất yếu cũng sẽ bị ảnh hưởng. 

Vui vẻ trong công việc
Cảm giác an tâm trong công việc thường được thể hiện qua việc nhân viên yên tâm công tác, không có ý định “nhảy việc” hay lo lắng vì bị sa thải

Giải pháp để giúp nhân viên an tâm trong công việc

Sự minh bạch, công khai trong vận hành công ty sẽ giúp nhân viên của bạn an tâm hơn khi làm việc.

  • Với nhân viên trong diện bị sa thải hay cho thôi việc, bạn hãy chia sẻ rõ ràng với họ để không làm mất thời gian của cả hai bên. Điều đó sẽ khiến nhân viên an tâm về tương lai sắp tới của họ như thế nào và nỗ lực hoàn thành nốt công việc để bàn giao trọn vẹn với công ty.
  • Còn với nhân viên trong diện nhân tài, tập trung phát triển lâu dài thì bạn nên chia sẻ và có động thái để nhân viên hiểu rõ về lộ trình phát lâu dài của họ tại công ty. Như vậy, họ sẽ an tâm hơn với công việc tại công ty và từ đó hiệu quả công việc cũng sẽ được gia tăng.

6. Năng lực của nhân viên và hoạt động đào tạo trong công ty

Năng lực của nhân viên và hoạt động đào tạo của nhân viên có đảm bảo thì nhân viên mới có thể hoàn thành và đạt được hiệu quả công việc. 

Năng lực của nhân viên càng cao, hoạt động đào tạo của công ty càng tốt, càng kịp thời thì hiệu quả công việc của nhân viên càng cao. Bạn rất nên chú trọng hoạt động đào tạo của công ty mình. Năng lực của nhân viên có thể được gia tăng đáng kể nếu công ty có hoạt động đào tạo phù hợp, kịp thời.

Năng lực của nhân viên
Năng lực của nhân viên là một trong những yếu tố quyết định trực tiếp đến hiệu quả làm việc của nhân viên

Giải pháp để cải thiện năng lực của nhân viên và hoạt động đào tạo trong công ty?

Để cải thiện năng lực của nhân viên, tổ chức tốt hoạt động đào tạo của công ty, bạn có thể thực hiện các giải pháp như:

  • Áp dụng chuẩn năng lực đầu vào ngay từ khâu tuyển dụng
  • Tổ chức mô hình vườn ươm tài năng để tìm kiếm những nhân viên có tiềm năng, năng lực tốt
  • Liên kết đào tạo với các trường đại học
  • Áp dụng quy định số giờ bắt buộc tham gia các khóa đào tạo định kỳ với nhân viên
  • Áp dụng quy định số giờ bắt buộc đứng lớp chia sẻ kỹ năng, kinh nghiệm, kiến thức tại các khóa đào tạo định kỳ với đối tượng quản lý
  • Tiến hành đánh giá năng lực nhân viên định kỳ

7. Thời gian làm việc

Thông thường, thời gian làm việc của nhân viên sẽ vào khoảng 8 tiếng/ngày theo quy định của nhà nước. Thời gian làm việc ca sáng 4 tiếng. Sau đó, nhân viên được nghỉ trưa trước khi vào làm việc ca chiều 4 tiếng.

Thời gian làm việc càng dài thì hiệu quả công việc của nhân viên càng suy giảm. Nhân viên của bạn sẽ rất khó có thể tập trung cao độ cho công việc trong một khoảng thời gian quá dài. 

Khi thời gian làm việc quá dài, sự căng thẳng về thể chất và tinh thần quá lớn thì nhân viên của bạn sẽ không tránh khỏi những sai sót trong công việc và hiệu quả công việc không đạt được như mong muốn.

Thời gian làm việc
Thời gian làm việc dài hay ngắn hay theo các khung thời gian khác nhau đều sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên

Giáp pháp tối ưu thời gian làm việc

Bạn nên khuyến khích nhân viên của mình chia công việc trong ngày ra thành các khoảng thời gian ngắn (25 phút) và tập trung xử lý theo phương pháp quả cà chua Pomodoro. 

Điều đó có nghĩa là trong 25 phút đó, nhân viên chỉ tập trung toàn bộ tinh thần, tâm trí để xử lý 1 công việc. Sau đó, họ có thể nghỉ khoảng 5 phút trước khi vào phiên làm việc 25 phút mới.

Bạn cũng nên khuyến khích nhân viên có những khoảng nghỉ ngơi hợp lý, ví dụ như giờ ngủ trưa 20 – 30 phút để giảm căng thẳng, mệt mỏi cho ca làm việc buổi chiều.

8. Yếu tố người quản lý 

Quản lý càng có sự giao tiếp phù hợp, động viên khen thưởng kịp thời, dẫn dắt định hướng thì hiệu quả làm việc của nhân viên sẽ càng gia tăng.

Nhân viên thường có xu hướng nỗ lực trong công việc cao hơn khi quản lý của họ cũng đang nỗ lực và đạt hiệu quả công việc cao. Nhân viên có thể nhìn thấy hình ảnh họ mong muốn đạt được trong 3 – 5 năm tới từ chính quản lý của mình.

Người quản lý có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của nhân viên vì nhiều lý do như:

  • Người quản lý thông qua quá trình giao tiếp của mình có thể khiến nhân viên hiểu rõ hơn về công việc cần thực hiện và qua đó gia tăng hiệu quả công việc
  • Với sự động viên, khen thưởng hợp lý, người quản lý có thể giúp nhân viên gia tăng động lực làm việc và đạt hiệu quả công việc cao hơn
  • Khi nhân viên mắc sai lầm hay có những thiếu sót cần điều chỉnh, những phản hồi đúng cách của người quản lý có thể giúp nhân viên nhanh chóng trở lại với guồng công việc hiệu suất cao
  • Đặc biệt, người quản lý có vai trò quan trọng trong việc dẫn dắt định hướng phát triển cho nhân viên. Nhân viên có thể nhờ sự dẫn dắt của quản lý mà dần trưởng thành hơn, đảm nhận được nhiều công việc phức tạp với hiệu quả cao hơn.
Người quản lý dẫn dắt
Người quản lý với vai trò dẫn dắt có thể giúp gia tăng động lực, hiệu quả công việc của nhân viên

Giải pháp để yếu tố người quản lý hỗ trợ gia tăng hiệu quả công việc cho nhân viên

Đối với quản lý cấp cao và quản lý cấp trung bạn hãy dành thời gian, sự chú tâm để tuyển được người xứng đáng, phù hợp nhất với tổ chức của mình.

Bạn cũng có thể áp dụng chính sách lương mềm, phụ cấp quản lý, phụ cấp trách nhiệm dành cho nhóm nhân viên quản lý như một phần thưởng cho những đóng góp giúp gia tăng hiệu quả công việc của nhân viên trong bộ phận họ quản lý.  

9. Yếu tố đồng nghiệp và quá trình giao tiếp trong công ty

Đồng nghiệp và quá trình giao tiếp trong công ty cũng thuộc các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc bởi nó có thể làm ảnh hưởng đến tâm trạng của nhân viên. 

  • Đồng nghiệp vui vẻ, hòa nhã, giao tiếp thân thiện thì tâm trạng làm việc của nhân viên cũng được cải thiện. Từ đó, hiệu quả công việc của họ cũng sẽ được cải thiện đáng kể. 
  • Ngược lại, đồng nghiệp khó tính, hay cáu gắt, thường xuyên chỉ trích, to tiếng sẽ dẫn đến tâm trạng bất mãn, ức chế cho nhân viên. Làm việc trong sự ức chế tinh thần như vậy hiệu suất, hiệu quả làm việc của nhân viên cũng sẽ bị ảnh hưởng suy giảm.

Mặt khác, rất nhiều công việc cần có sự phối hợp, giao tiếp thường xuyên mới có thể đạt được hiệu quả làm việc nhóm cao. Nếu việc giao tiếp trong công ty bạn gặp quá nhiều trở ngại thì từng nhân viên sẽ chỉ là những cá nhân đơn lẻ với những nỗ lực đơn lẻ, khó gắn kết tạo nên sức mạnh chung. 

Mối quan hệ giữa nhân viên
Đồng nghiệp là những người chung bộ phận, chung công ty mà hàng ngày nhân viên thường xuyên gặp gỡ, giao tiếp, phối kết hợp để hoàn thành công việc

Giải pháp để yếu tố đồng nghiệp, giao tiếp giúp cải thiện hiệu quả công việc

Để yếu tố đồng nghiệp, giao tiếp trong công ty bạn giúp cải thiện hiệu quả công việc, bạn có thể cân nhắc thực hiện một số giải pháp như:

  • Tổ chức các hoạt động thể thao cuối tuần dành cho toàn bộ nhân viên, có sự tài trợ kinh phí từ công ty, ví dụ như: đạp xe, chạy bộ, bóng đá, tennis…
  • Tổ chức các hoạt động giải trí khác dành cho nhân viên như: xem phim, dã ngoại, teambuilding, liên hoan…

Về lâu dài, khi nhân viên thân thiết với nhau, giao tiếp thoải mái và có sự kết nối chặt chẽ hơn thì hiệu quả công việc toàn công ty sẽ được gia tăng.

10. Cơ sở vật chất

Nhân viên hàng ngày xử lý công việc đều cần dùng đến các trang thiết bị, cơ sở vật chất và do đó đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc của họ.

Ví dụ như nhân viên dựng video của bạn sẽ bị suy giảm hiệu quả làm việc nếu máy tính của họ quá lỗi thời, xuất file video chậm chạp, thậm chí máy bị dừng đột ngột do quá tải.

Hay văn phòng của bạn gặp khó khăn trong việc lấy sáng tự nhiên, không đảm bảo ánh sáng đèn cũng sẽ khiến hiệu quả công việc của nhân viên sẽ ngày càng suy giảm.

Cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất của công ty bạn có thể kể đến như thiết kế văn phòng, trang thiết bị làm việc…

Giải pháp để cải thiện cơ sở vật chất giúp gia tăng hiệu quả công việc

Việc tối ưu về cơ sở vật chất giúp nhân viên thoải mái và gia tăng hiệu quả công việc thường gắn liền với việc phát sinh chi phí. Để cải thiện cơ sở vật chất, bạn có thể xem xét các giải pháp như:

  • Trang bị phương tiện làm việc đạt chuẩn, có thể sử dụng xử lý công việc cho nhân viên
  • Trang bị bàn ghế văn phòng đạt chuẩn, giúp nhân viên thoải mái ngồi làm việc mà không ảnh hưởng đến sức khỏe
  • Thực hiện vệ sinh 5S để văn phòng luôn sạch đẹp, ngăn nắp, thoáng đãng
  • Bố trí thêm cây xanh, các khoảng không gian đẹp giúp nhân viên thoải mái làm việc
  • Sắp xếp các vật dụng phù hợp công năng, thuận tiện trong sử dụng
  • Thuê tư vấn thiết kế tổng thể văn phòng…

Bạn còn có thể tiến hành một khảo sát với các đề xuất cải thiện cơ sở vật chất từ chính nhân viên của mình. Nhân viên là người làm việc thường xuyên, hàng ngày tại văn phòng và từ góc nhìn của “người trong cuộc” bạn có thể có thêm những giải pháp tốt cho việc cải thiện cơ sở vật chất văn phòng.

11. Sự ảnh hưởng của thiết bị công nghệ

Nhân viên của bạn có thể bị bao quanh, phân tán sự tập trung bởi các thiết bị công nghệ. Di động của họ thường xuyên “tinh tinh” thông báo khiến nhân viên tạm dừng công việc.

Sau mỗi lần đứt quãng làm việc như vậy, nhân viên sẽ khó quay trở lại ngay với guồng công việc, luồng suy nghĩ trước đó. Vì vậy, ngày làm việc của họ sẽ là những “mảnh nhỏ” bị chia cắt do mất tập trung và hiệu quả công việc đạt được cũng rất hạn chế.

Sự mất tập trung
Sự mất tập trung chính là một trong những “thủ phạm” làm suy giảm hiệu quả công việc

Giải pháp để các thiết bị công nghệ giúp tối ưu hiệu quả công việc

Tùy vào đặc thù từng công ty khác nhau mà bạn có thể cân nhắc áp dụng các biện pháp khác nhau như:

  • Đề nghị nhân viên không sử dụng thiết bị di động trong giờ làm việc
  • Bộ phận IT công ty tiến hành chặn các website, mạng xã hội, ứng dụng giải trí trong mạng nội bộ của công ty
  • Khuyến khích nhân viên sử dụng phương pháp quản lý thời gian Pomodoro, tập trung toàn bộ tinh thần, suy nghĩ trong 25 phút để giải quyết công việc. Trong thời gian làm việc, nhân viên có thể tắt chuông báo từ di động để tập trung làm việc tốt hơn.

12. Không gian làm việc

Không gian làm việc bao gồm nhiều yếu tố như: nhiệt độ, ánh sáng, chất lượng không khí… đều có thể ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của nhân viên.

Nhiệt độ phòng quá nóng hay quá lạnh đều khiến nhân viên mất tập trung công việc. Ánh sáng quá gay gắt hay thiếu sáng đều khiến nhân viên gặp khó khăn khi làm việc. Còn với chất lượng không khí, phòng làm việc quá bụi bặm hay bí bách đều khiến nhân viên ảnh hưởng sức khỏe, không đạt được hiệu quả làm việc cao. Đây đều là các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. 

Không gian làm việc
Không gian làm việc có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của nhân viên

Giải pháp cải thiện không gian làm việc để gia tăng hiệu quả công việc

Với các nước có khí hậu nóng ẩm như Việt Nam, bạn nên để nhiệt độ phòng làm việc trong khoảng 25 – 27 độ C. Với nhiệt độ như vậy, máy điều hòa vẫn có thể hoạt động hiệu quả, tiết kiệm điện và nhân viên có thể làm việc thoải mái.

Về ánh sáng, bạn nên cố gắng tận dụng nguồn ánh sáng tự nhiên. Về lắp đặt bóng đèn điện, bạn nên ưu tiên lựa chọn bóng đèn LED. Loại bóng đèn này vừa đảm bảo chất lượng cao, sự ổn định và tiết kiệm điện năng tiêu thụ.

Văn phòng của bạn cũng cần đảm bảo thoáng khí, trong lành. Bạn có thể tận dụng luồng không khí bên ngoài bằng cách mở cửa sổ nếu đảm bảo yên tĩnh. Hoặc bạn cũng có thể lắp đặt các quạt thông gió, máy lọc không khí để phòng làm việc thoáng khí, thoải mái hơn.

13. Thức ăn nhẹ và đồ uống tại nơi làm việc

Thức ăn nhẹ và đồ uống miễn phí tại nơi làm việc có thể làm công ty của bạn gia tăng thêm một khoản chi phí hàng tháng. Tuy nhiên, khoản chi phí này rất xứng đáng để giúp gia tăng hiệu quả công việc của nhân viên.

Nhân viên của bạn sẽ thật khó để tập trung làm việc khi họ đói hoặc khát. Tất nhiên, nhân viên có thể chủ động chi trả cho các khoản ăn uống cá nhân của họ. 

Tuy nhiên, khi nhân viên nhận được những phúc lợi như thức ăn, đồ uống miễn phí tại công ty, họ sẽ cảm nhận được sự quan tâm công ty dành cho họ. Từ đó, tinh thần và hiệu quả làm việc của nhân viên cũng được cải thiện.

Bữa ăn nhẹ tại công ty
Các công ty hàng đầu trên thế giới như Google thường đều cung cấp đồ ăn nhẹ miễn phí cho nhân viên làm việc tại công ty

Giải pháp tối ưu về thức ăn nhẹ, đồ uống để gia tăng hiệu quả công việc

Thức ăn nhẹ và đồ uống tại văn phòng nên được cung cấp trên nguyên tắc đảm bảo vừa đủ, không lãng phí. Bạn có thể giới hạn ngân sách mua sắm thức ăn nhẹ, đồ uống tại văn phòng cho Phòng Hành chính – Nhân sự thực hiện.

Bạn cũng có thể tạo một cuộc khảo sát nhanh nhu cầu về thức ăn nhẹ, đồ uống của nhân viên tại văn phòng để lên thực đơn đáp ứng phù hợp. 

Nếu không gian văn phòng của bạn rộng rãi, bạn có thể thu xếp 1 khu vực làm căn-tin để nhân viên ăn trưa thoải mái hơn. Khu vực căn-tin cũng có thể lắp đặt các dãy ghế thoải mái để nhân viên có thể ngồi uống cafe, trà và trò chuyện cùng nhau. Rất nhiều ý tưởng công việc có thể “nảy” ra từ chính khoảng thời gian nghỉ ngơi, trò chuyện này.

14. Các bệnh mãn tính

Khi nhân viên mắc bệnh mãn tính, các tác động tiêu cực của bệnh khiến cho nhân viên nhanh chóng bị mệt mỏi, cảm thấy đau nhức, khó chịu… Điều đó làm họ mất tập trung, suy giảm khả năng và hiệu quả công việc.

Ví dụ như nhân viên bị viêm xoang thì mỗi khi trời trở lạnh hay phòng làm việc bật điều hòa lạnh, họ sẽ thường xuyên bị hắt hơi, sổ mũi, đau đầu và ảnh hưởng đến công việc.

Bệnh mãn tính
Nhân viên của bạn chỉ có thể giảm thiểu tác động của các bệnh mãn tính chứ không thể điều trị tận gốc bệnh

Giải pháp khắc phục bệnh mãn tính ở nhân viên để giúp gia tăng hiệu quả công việc

Vì bệnh mãn tính thường rất khó điều trị dứt điểm mà chỉ có thể hạn chế các tác động tiêu cực, do đó, bạn nên quan tâm tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên để tránh các bệnh mãn tính. 

  • Ví dụ như bàn làm việc cần thiết kế hợp lý để tránh nhân viên bị mắc hội chứng cổ vai gáy. Bạn cũng có thể khuyến khích nhân viên nghỉ ngơi, thư giãn mắt sau mỗi khoảng tập trung làm việc cao độ. 
  • Phòng làm việc có thể để nhiệt độ trong khoảng 26 – 27 độ C để vừa đủ mát mà không ảnh hưởng đến nhân viên bị viêm xoang…

Nhà quản lý cũng cần hiểu đặc thù công việc nhân viên thực hiện để lựa chọn người có sức khỏe phù hợp. Ví dụ như nhân viên bảo vệ cần lựa chọn người có sức khỏe tốt, không mắc bệnh mãn tính. Ngay từ khâu tuyển dụng, bạn hãy tuyển đúng người có sức khỏe phù hợp.

15. Khoảng cách di chuyển từ nhà đến công ty

Khoảng cách di chuyển từ nhà đến công ty có thể định lượng theo số km, ví dụ như 5, 7, 10km… Hoặc khoảng cách di chuyển từ nhà đến công ty của nhân viên cũng có thể đo lường bằng số phút trung bình để họ di chuyển đến nơi, ví dụ như 15, 20, 30 phút…

Khoảng cách di chuyển càng dài, thời gian di chuyển càng lớn thì nhân viên sẽ càng mệt mỏi và suy giảm hiệu quả công việc. Bạn hãy tưởng tượng nhân viên của mình phải trải qua 60 phút tiến lên từng bánh xe chậm rãi để thoát khỏi dòng xe cộ đông nghẹt. Khi đến công ty họ sẽ khó có được tâm trạng vui vẻ, thoải mái, sự hứng khởi để bắt đầu ngày làm việc mới.

Hành trình sau khi tan làm lại lặp lại quãng đường đau khổ đó hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng… Những mệt mỏi, căng thẳng sẽ dồn nén lại và đè nặng lên nhân viên của bạn.

Tắc đường
Đường phố ùn tắc và quãng đường đến công ty quá dài sẽ làm suy giảm sức khỏe, ảnh hưởng tinh thần và hiệu quả công việc của nhân viên

Giải pháp giúp cải thiện vấn đề khoảng cách di chuyển

Ngay từ khâu phỏng vấn tuyển dụng, bạn nên quan tâm đến nơi ở hiện tại của ứng viên. Với những ứng viên đang thuê nhà quá xa, ví dụ như trên 10km bạn nên hỏi xem ứng viên có thể thay đổi chỗ ở không. 

Nếu kinh phí cho phép, bạn có thể tổ chức các chuyến xe bus để đưa đón nhân viên hàng ngày. Với cấp quản lý, bạn còn có thể xem xét thêm phụ cấp đi lại, thậm chí là lái xe riêng.

Để giảm thiểu áp lực di chuyển của nhân viên, bạn còn có thể xem xét cho nhân viên làm việc linh hoạt vào ngày thứ 7. Ví dụ, nhân viên có thể xử lý công việc ngay tại nhà vào ngày thứ 7 mà không phải đến công ty. Trường hợp bắt buộc xử lý công việc tại công ty thì nhân viên mới phải làm việc tại công ty.

16. Thời gian nghỉ ngơi phù hợp

Khi nhân viên của bạn không có đủ thời gian nghỉ ngơi phù hợp, họ sẽ mệt mỏi, suy giảm khả năng làm việc, thường phát sinh các sai sót và không đạt được hiệu quả công việc.

Các trường hợp nhân viên không đủ thời gian nghỉ ngơi có thể kể đến như: thiếu ngủ, làm việc quá tải, thời gian làm việc liên tục quá dài… Những trường hợp này đều thuộc các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Nghỉ ngơi hợp lý
Thời gian nghỉ ngơi là quãng thời gian cần thiết để nhân viên có thể tái tạo sức lao động, hồi phục tinh thần và thể chất

Giải pháp giúp tối ưu thời gian nghỉ ngơi của nhân viên

Để nhân viên có thêm thời gian nghỉ ngơi, chuẩn bị cho buổi sáng đến công ty, bạn có thể bắt đầu ngày làm việc mới từ 8:30 thay vì 8:00 chẳng hạn. Thêm 30 phút không quá nhiều nhưng nhân viên sẽ có thêm thời gian nghỉ ngơi, đưa con đến trường, ăn sáng và cũng đỡ bị tắc đường hơn. 

Một ca làm việc của bạn không nên quá dài. Bạn nên bố trí 1 ca làm việc trong khoảng 4 tiếng để nhân viên có thời gian nghỉ ngơi hợp lý. Giữa ca làm việc buổi sáng và buổi chiều nên có khoảng thời gian nghỉ trưa để nhân viên có thể ăn trưa và ngủ khoảng 30 phút sẽ giúp hiệu quả làm việc ca chiều được cải thiện.

Ngoài ra, bạn có thể bố trí khu vực căn-tin ngay ở văn phòng làm việc. Như vậy, nhân viên có thể ăn trưa nhanh chóng và có thêm thời gian để nghỉ ngơi.

Bạn cũng nên rà soát khối lượng công việc của nhân viên có đang quá tải hay không. Trường hợp nhân viên quá tải và không có đủ thời gian nghỉ ngơi, bạn nên bố trí tuyển dụng thêm một người hỗ trợ hoặc thực tập sinh để giảm tải công việc cho nhân viên.

Xem thêm: 12 cách nâng cao hiệu quả công việc tốt nhất giúp nhà quản lý có những nhân viên xuất sắc

Kết luận

Trên đây, bạn đã cùng VNOKRs tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc của nhân viên. Trong đó, 5 yếu tố đầu là nguyên nhân gián tiếp. Còn 11 yếu tố sau là nguyên nhân trực tiếp ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.

Nguyên nhân gián tiếp tuy không ngay lập tức làm suy giảm hiệu quả công việc của nhân viên nhưng cũng như những hòn đá tảng làm cản trở dòng chảy. Nếu bạn không tìm cách khơi dòng, loại bỏ các trở ngại thì hiệu quả công việc của nhân viên sẽ ngày càng suy giảm.

Còn với nguyên nhân trực tiếp, hiệu quả công việc sẽ bị ảnh hưởng trực tiếp, nhìn thấy rõ khi các yếu tố này tác động. Bạn nên cố gắng điều chỉnh hợp lý các yếu tố như tuyển dụng đúng nhân viên đủ năng lực; bố trí thời gian làm việc, cơ sở vật chất, không gian làm việc đáp ứng yêu cầu… 

Đặc biệt, muốn nhân viên đạt được hiệu quả công việc cao, bạn rất cần chú ý đến mô hình quản trị. Mô hình quản trị đúng, phù hợp sẽ giúp nhân viên gia tăng được hiệu quả công việc nhiều lần. 

Bạn có thể tham khảo mô hình quản trị OKRs. OKRs không phải một chiếc chìa khóa vạn năng giúp bạn tháo gỡ mọi vướng mắc nhưng mô hình quản trị này rất hiệu quả trong việc giúp gia tăng hiệu quả công việc nhờ các yếu tố như:

  • OKRs là phương pháp quản trị hiện đại, đã được kiểm chứng sự thành công tại hàng loạt các công ty, tập đoàn lớn trên thế giới như Google; Intel; Linkedin; Oracle; Dropbox; Careerbuilder…
  • OKRs có thể giúp nhân viên của bạn gia tăng động lực làm việc nhờ phương pháp này chỉ rõ mục tiêu nhân viên cần hướng tới kèm theo các kết quả chính cần đạt được. Mọi mục tiêu đều rõ ràng, minh bạch và có sự kết nối với “bức tranh chung” của toàn công ty giúp nhân viên hiểu rõ họ đang nỗ lực đúng hướng và đem lại lợi ích cho công ty.
  • OKRs cũng giúp nhân viên của bạn có cam kết rõ ràng trong công việc. Bởi vì trong quá trình thiết lập OKRs, nhân viên và nhà quản lý sẽ cùng đối thoại, trao đổi để thiết lập được OKRs phù hợp nhất và nhân viên cam kết nỗ lực hoàn thành mục tiêu.
  • Năng lực lập kế hoạch trong công việc của nhân viên cũng sẽ được cải thiện nhờ OKRs. OKRs sẽ giúp nhân viên tập trung thực hiện những mục tiêu quan trọng nhất, cần thiết nhất.
  • Với OKRs, nhân viên của bạn cũng nhìn thấy được một lộ trình công việc với những nhiệm vụ cụ thể. Như vậy, họ có thể an tâm hơn trong công việc.
  • OKRs là phương pháp quản lý mục tiêu đề cao sự minh bạch, kết nối hành động nên cũng sẽ cải thiện quan hệ quản lý – nhân viên, quan hệ đồng nghiệp của công ty bạn.
Mô hình OKRs
OKRs không phải một chiếc chìa khóa vạn năng nhưng có thể góp phần giúp gia tăng hiệu quả công việc đáng kể cho nhân viên của bạn

Xem thêm: OKRs là gì? 15+ Điều bạn cần biết về Quản trị mục tiêu OKRs

Phương pháp quản trị OKRs có thể giúp bạn gia tăng động lực làm việc, hiệu quả công việc của nhân viên. Tuy nhiên trong thực tế, việc áp dụng OKRs vào doanh nghiệp, tổ chức không hề dễ dàng. Bạn cần hiểu đúng, làm đúng để áp dụng OKRs từng bước hiệu quả. Nếu cần thêm thông tin hay tư vấn về OKRs, bạn có thể liên hệ với các chuyên gia của VNOKRs. Đội ngũ VNOKRs luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn gia tăng hiệu quả công việc.

CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital