Bạn có cảm thấy tổ chức của mình đang làm việc một cách rời rạc và không có sự gắn kết giữa các nhóm, thay vì cả tổ chức cùng theo đuổi một tầm nhìn chung? Nếu vậy, công ty của bạn có thể gặp sự cố Silo (tình trạng Cục bộ) .
OKRs sẽ giúp phá vỡ những Silo và tạo sự liên kết trong tổ chức như thế nào? Cùng VNOKRs tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Silo trong tổ chức là gì?
Silo theo nghĩa đen là chỉ các hầm chứa của nông trại được thiết kế để lưu trữ ngũ cốc, các Silo giúp các loại nguyên liệu khác nhau được tách biệt hoàn toàn. Trong kinh doanh, Silo trong tổ chức cũng tương tự như vậy, chúng ngăn các nguồn lực và thông tin được chia sẻ giữa các phòng ban và nhóm.
Kể từ khi công nghiệp hóa bắt đầu, chuyên môn hóa đã là một khái niệm phổ biến để làm cho các công ty hoạt động hiệu quả hơn và thu được nhiều lợi nhuận.
Việc chia nhỏ quy trình thành các phần nhỏ hơn và đào tạo nhân viên trở nên có kỹ năng cao trong việc thực hiện các nhiệm vụ rất cụ thể và có phạm vi hạn chế. Sản lượng cho một công việc như vậy trên mỗi công nhân sẽ tăng lên và chi phí sản xuất sẽ giảm xuống.
Tuy nhiên việc chuyên môn hoá lại lại tạo ra những Silo trong tổ chức. Các “khoảng trắng” giữa các nhóm và các phòng ban được hình thành. Các thành viên trong tổ chức không chia sẻ thông tin cũng như không tương tác với nhau. Mỗi người đều tập trung vào công việc của mình và cố gắng làm thật tốt nhưng lại khiến cho tổ chức không có sự gắn kết.
Các công ty cần học cách quản lý khoảng trắng đó, vì công việc của tất cả chúng ta bằng cách nào đó đều phụ thuộc lẫn nhau, đặc biệt là khi quy mô công ty. Nếu tổ chức của bạn đang mắc phải những khoảng trắng này, đã đến lúc phải phá bỏ chúng.
Tại sao bạn nên phá vỡ các silo?
Việc tạo ra các Silo cả về thể chất (các phòng ban và nhóm ngồi cách xa nhau) cũng như tâm lý (tâm trí xa cách, không trò chuyện với các nhóm khác), chúng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự sáng tạo và tính linh hoạt của công ty.
Chúng ta thường bị đánh lừa rằng việc chuyên môn hoá các bộ phận, phòng ban sẽ tạo được ra năng suất cao. Tuy nhiên, sự tách biệt cứng nhắc giữa các đội khác nhau làm cho các nhóm không có sự đồng bộ.
Nếu các nhóm làm việc không hướng tới bất kỳ mục tiêu hoặc sáng kiến chung nào, thì sự liên kết sẽ trở nên khó khăn. Các phòng ban sẽ làm việc hướng tới lợi ích và mục tiêu của riêng họ mà không có cách nào để kết nối với các nhóm khác trong tổ chức.
Ngoài ra, các nhóm nắm quyền sở hữu nghiêm ngặt đối với các dự án và thông tin ngăn cản sự cộng tác, điều đó làm cản trở hoạt động của công ty, khi một nhóm không thể nhận được sự hỗ trợ chuyên môn từ các bộ phận khác.
Việc hình thành các Silo cũng khiến cho mâu thuẫn giữa các đội nhóm tăng cao khi các nhóm có sự cạnh tranh trong công việc.
Một sai lầm nghiêm trọng của các tổ chức đó là việc đưa ra sự cạnh tranh giữa các đội nhóm nhằm đẩy mạnh hiệu suất. Điều này gây ra hệ quả các nhóm sẽ có xu hướng không chia sẻ thông tin, thậm chí là chơi xấu những nhóm khác để đạt được phần thưởng.
OKRs phá vỡ silo và cho phép liên kết trong toàn công ty
OKRs (Mục tiêu và Kết quả Chính), một phương pháp quản lý mục tiêu phổ biến và là một công cụ tuyệt vời để phá vỡ Silo trong tổ chức và xoá bỏ những “khoảng trắng” giữa các nhóm.
OKRs giúp mọi người hiểu được tầm nhìn và mục tiêu chung
Trước hết, OKRs đề cao tính minh bạch. Nó cho phép lãnh đạo truyền đạt tốt hơn tầm nhìn của công ty và giúp thống nhất toàn bộ tổ chức, bằng cách cho phép mọi nhóm, bộ phận và cá nhân chia sẻ mục tiêu và cách thức đó đóng góp vào mục tiêu của công ty tại bất kỳ thời điểm nào. Nó cho mọi người thấy bức tranh lớn hơn của doanh nghiệp.
OKRs giúp nhân viên không chỉ có thể thấy những gì các thành viên trong nhóm của họ đang làm mà còn cả những gì các nhóm khác đang làm. Họ biết được những đóng góp của mình cho một mục tiêu cụ thể, điều này khuyến khích các thành viên trong nhóm nghĩ về các phòng ban như các liên kết trong một chuỗi, thay vì như các Silo riêng biệt.
OKRs giúp hình thành văn hoá giao tiếp.
OKRs cho phép tổ chức vạch ra những ưu tiên lớn nhất và thể hiện sự liên quan giữa các phòng ban. Khi thiết lập mục tiêu các nhóm sẽ đồng bộ hoá thường xuyên để trao đổi về các mục tiêu cốt lõi, tăng cường tính hợp tác trong tổ chức.
Các thành viên trong nhóm sẽ có những cơ hội mới để nói chuyện với những người thuộc các phòng ban khác nhau và có nhiều chủ đề mới để nói. Bạn sẽ thấy rằng điều này không chỉ giải phóng năng lượng tái tạo mà còn là một môi trường thuận lợi để hình thành những ý tưởng và sự sáng tạo mới.
Ngoài ra thông qua các buổi Check-in kiểm tra tiến độ hàng tuần, việc trao đổi giữa quản lý và nhân viên cũng trở nên dễ dàng và thường xuyên hơn. Phá bỏ khoảng cách giao tiếp giữa người nhân viên và quản lý của mình.
OKRs tạo ra giao tiếp minh bạch, đây là nền tảng vững chắc cho một văn hóa công ty lành mạnh. Khi mọi người nắm bắt được những gì đang xảy ra trong toàn công ty, họ sẽ ít có khả năng tích trữ tài nguyên hoặc giữ lại thông tin.
OKRs giúp hình thành liên kết giữa các phòng ban trong tổ chức
Các phương pháp tiếp cận truyền thống thường tập trung vào sự liên kết theo chiều dọc: lãnh đạo cấp cao đưa mục tiêu xuống cho các phòng ban và sau đó là đặt ra mục tiêu cho nhân viên điều này có thể tạo ra các lỗ hổng.
OKRs là công cụ hiệu quả nhất để tạo sự liên kết giữa các nhóm, OKRs tập trung vào căn chỉnh 360º (trên xuống, dưới lên và chéo sang) điều này giúp loại bỏ các silo và giải quyết sự phụ thuộc lẫn nhau.
Thay vì các nhóm hoạt động độc lập với những mục tiêu riêng biệt, khi áp dụng OKRs các nhóm sẽ cùng hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Các nhóm sẽ nhận ra sự liên hệ giữa mục tiêu của nhóm mình và các nhóm khác, từ đó mà tìm được những sự hỗ trợ thích hợp.
Các nhóm sẽ có xu hướng chia sẻ nguồn lực và thông tin với nhau để cùng nhau đạt được những mục tiêu chung. Mỗi thành viên đều hiểu được cả tổ chức là một thể thống nhất, nếu có một nhóm nào đó không đạt được mục tiêu điều đó sẽ gây ảnh hưởng đến các nhóm còn lại và toàn bộ tổ chức.
Kết luận,
Việc triển khai OKRs và sử dụng chúng để tao ra sự cộng tác hiệu quả, phá vỡ các Silo trong tổ chức không phải là việc diễn ra trong một sớm một chiều, nhưng nếu bạn đầu tư thời gian, nó sẽ giúp nhóm của bạn và toàn bộ công ty, làm việc hiệu quả hơn để đạt được các mục tiêu quan trọng nhất.
Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi rõ nguồn khi trích dẫn.
