Một quý mới sắp bắt đầu và đó là lúc các nhóm bắt đầu suy nghĩ về những ưu tiên tiếp theo nên là gì. Chúng tôi đã viết rất nhiều về những gì tạo nên một OKRs tốt. Lần này, VNOKRs sẽ chia sẻ một số mẹo dành cho những người trưởng nhóm để xác định các OKRs phù hợp cho bạn cũng như nhóm của mình.

Tất cả thành viên phải hiểu tầm quan trọng của OKRs

Cho dù các thành viên trong nhóm của bạn có thích OKRs hay không (không phải ai cũng thích OKRs), tất cả đều phải hiểu tại sao OKRs lại quan trọng:

OKRs buộc bạn phải bắt đầu bằng mục đích cuối cùng (đích đến).

Bắt đầu bằng đích đến là một trong bảy thói quen hiệu quả của những người rất thành công được đề cập trong cuốn sách “The 7 Habits Of Highly Effective People” – Stephen R. Covey.
Bắt đầu bằng đích đến có nghĩa là khởi đầu với sự hiểu biết rõ ràng nơi chúng ta muốn đến, để hiểu rõ hơn về hiện trạng bản thân, đảm bảo những bước đi của bạn đều cùng một hướng. 
Chúng ta luôn bận rộn, thậm chí là rất bận rộn, nhưng vẫn không hiệu quả. Bằng cách đặt ra những điều quan trọng, OKRs giúp bạn có một mục tiêu để hướng tới, bạn sẽ không bị cuốn theo vòng xoáy của những điều bộn bề trong cuộc sống.  OKRs giúp mọi người trong nhóm quyết định mỗi ngày điều gì đáng để họ quan tâm và điều gì họ có thể bỏ qua, không cần bận tâm đến.

OKRs là cách bạn thương lượng điều gì quan trọng và điều gì không. 

Bạn (người trưởng nhóm) và những thành viên trong nhóm của bạn phải có cùng một suy nghĩ về những gì cần tập trung vào quý tới. Quan trọng hơn nữa là những mục tiêu của nhóm bạn phải luôn hướng về mục tiêu chung của tổ chức.
OKRs sẽ xác định cách mọi người trong nhóm sẽ dành phần lớn thời gian của họ để tập trung vào điều gì. Thời gian là nguồn tài nguyên khan hiếm nhất của bạn , vì vậy bạn không nên dàn trải ra quá nhiều công việc và lãng phí thời gian của mình. Suy cho cùng thì làm việc đúng cách mới là điều quan trọng.

OKRs đảm bảo bạn sẽ làm việc với những điều quan trọng với tổ chức.

Đối với hầu hết mọi người, công việc không chỉ đơn giản là thu được tiền lương. Tất cả chúng ta đều mong muốn gia tăng giá trị của bản thân mình. Thông qua OKRs, nhóm có thể yên tâm rằng họ sẽ làm việc trên những thứ thực sự quan trọng và mang lại giá trị cho doanh nghiệp.
Hoàn thành nhiệm vụ và kế hoạch ​​là một cảm giác tuyệt vời. Nó giải phóng dopamine trong não của bạn. Nhưng việc hoàn thành nhiệm vụ không phải là mục đích chính mà bạn cần hướng tới, điều quan trọng là những kết quả đạt được sau khi hoàn thành những nhiệm vụ đó. 
Những kết quả đó được phản ánh trong OKRs của bạn. Vì vậy, OKRs cho bạn biết liệu bạn đã làm điều gì đó hữu ích hoặc không.
Trong các bài viết của chúng tôi, VNOKRs luôn đề cập đến tầm quan trọng của việc truyền thông OKRs đến cho toàn bộ tổ chức. 
Vào đầu quý khi bắt đầu thiết lập OKRs cho toàn bộ công ty, chúng tôi luôn có những buổi họp để mỗi nhóm ngồi lại với nhau và hình thành nên bộ OKRs của nhóm cũng như của từng thành viên trong nhóm. Đảm bảo rằng tất cả mọi người đều hiểu rõ về mục tiêu quan trọng và lý do vì sao phải thực hiện những mục tiêu đó.
Tìm hiểu thêm bài viết: Hướng dẫn các bước toàn công ty học tập OKRs | Blog OKRs

Bắt đầu với những mục tiêu quan trọng nhất của nhóm.

Khi đặt OKRs cho quý sắp tới, các nhóm cần xác định đúng mục tiêu quan trọng để thực hiện. Việc này không phải để đảm bảo rằng mọi người trong nhóm sẽ có điểm số cao khi thực hiện các OKRs. 
Khi thiết lập OKRs, bạn không nên ngay lập tức thảo luận với từng thành viên trong nhóm riêng lẻ về OKRs của họ. Thay vào đó, hãy họp với cả nhóm để thu thập ý kiến ​​đóng góp của mọi người. Cho mọi thành viên trong nhóm cơ hội để nói những gì họ tin là quan trọng với nhóm trong quý tới (họ càng tham gia nhiều thì họ càng có ý thức sở hữu mạnh mẽ hơn). 
Đừng để những cuộc thảo luận nhóm của bạn tập trung vào suy nghĩ về từng bộ OKRs riêng lẻ cho từng người. Thay vì việc bạn bắt đầu với năng lực của từng người và sau đó tìm ra OKRs của họ nên là gì, bạn nên làm ngược lại: hãy bắt đầu với mục tiêu quan trọng nhất của nhóm, tính toán các nguồn lực hiện có để xác định tính khả thi. Nếu thiếu nguồn lực, liệu chúng ta có thể bổ sung nguồn lực hoặc có cách làm khác để hoàn thành mục tiêu chung của cả nhóm hay không?

Điều chỉnh với cấp trên trước khi tạo ra các Kết quả chính

Khi đặt ra các OKRs, để thiết lập được những kết quả chính đúng bạn cần tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy, trước khi bắt tay vào việc viết những Key Results, bạn nên trao đổi trước với cấp trên của mình về những mục tiêu (Objective) của nhóm đã thực sự chính xác là những ưu tiên hàng đầu của nhóm trong quý tới hay chưa.
Bạn thường nghe nói rằng OKRs nên được thiết lập từ dưới lên. Câu nói đó chắc chắn có ý nghĩa của nó. Như câu nói nổi tiếng của Steve Jobs: 
“Không có ý nghĩa gì khi thuê những người thông minh và bảo họ phải làm gì; bạn nên thuê những người thông minh để họ có thể cho bạn biết bạn phải làm gì.”
Tuy nhiên, công ty có tầm nhìn, sứ mệnh, chiến lược và việc thực hiện nó phụ thuộc vào các nhóm. Việc phù hợp với mục tiêu của cấp trên chỉ đơn giản là đảm bảo mọi người đều có cùng suy nghĩ về cách triển khai và thực hiện đúng chiến lược kinh doanh của công ty.
Đồng thời, các giám đốc điều hành không nên lạm dụng việc OKRs được thiết lập từ dưới lên để phó mặc OKRs cho mọi người. CEO là người đã đề ra chiến lược và cần hợp tác chặt chẽ với các nhóm để giúp họ thực hiện chiến lược đó. 
Nếu nhóm không thực hiện được, chính các giám đốc điều hành phải là người chịu trách nhiệm cuối cùng. OKRs là thuộc trách nhiệm cá nhân và OKRs cấp cao nhất (OKRs công ty) chính là OKRs của giám đốc điều hành (CEO). 

Làm việc với nhóm của bạn.

Sau khi bạn đã trao đổi với cấp trên và xác định được bộ OKRs quan trọng cho nhóm của mình, lúc này bạn với vai trò là người trưởng nhóm sẽ chịu trách nhiệm với bộ OKRs đó.
Tuy nhiên bạn không phải thực hiện bộ OKRs của nhóm một mình. Bạn sẽ công bố bộ OKRs hoàn chỉnh của mình cho toàn bộ thành viên trong nhóm và đàm phán với từng thành viên trong nhóm thông qua các buổi họp 1:1 để hình thành nên các bộ OKRs cho mỗi người.
Mỗi bộ OKRs của các thành viên sẽ hỗ trợ để bạn có thể hoàn thành OKRs của mình (OKRs của nhóm). Nếu bạn là một quản lý có khả năng đàm phán tốt, bạn có thể đàm phán với từng thành viên và phân công trách nhiệm cho từng người. Lúc này vai trò của bạn sẽ là hỗ trợ, tư vấn và giúp đỡ các thành viên trong nhóm hoàn thành OKRs của họ.
Cuối cùng hãy đảm bảo rằng, tất cả thành viên trong nhóm của bạn đã có những bộ OKRs của riêng họ, giữa các bộ OKRs trong nhóm đã có sự liên kết chặt chẽ với nhau và hướng đến hỗ trợ cho mục tiêu chung của cả nhóm (OKRs của trưởng nhóm).
Khi thiết lập OKRs cho toàn bộ tổ chức, VNOKRs luôn thiết lập mục tiêu theo ba chiều (trên xuống, dưới lên, chéo sang) và bằng hình thức đàm phán chứ không phải giao nhận. Điều này giúp cho các bộ OKRs trong tổ chức có sự liên kết chặt chẽ và hỗ trợ lẫn nhau.
Quá trình thiết lập OKRs này được diễn ra trong thời gian từ 3 đến 4 tuần với rất nhiều cuộc họp để đàm phán OKRs giữa cấp trên và cấp dưới. VNOKRs đã trình bày quá trình này rất chi tiết trong bài viết:  10 bước xây dựng OKRs quý cho công ty (Hướng dẫn đầy đủ)
Kết luận,
Vai trò của những người trưởng nhóm là rất quan trọng trong hệ thống OKRs của tổ chức. Họ sẽ là cầu nối giữa các lãnh đạo cấp cao với tất cả nhân viên, đảm bảo sự liên kết và thống nhất trong toàn bộ tổ chức. 
Hy vọng với những hướng dẫn ở trên những người trưởng nhóm sẽ biết cách để hình thành nên bộ OKRs phù hợp cho nhóm của mình.
Đọc thêm nhiều bài viết hay về OKRs tại đây
Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi rõ nguồn khi trích dẫn.