Kiến thức OKRs

Hướng dẫn cách viết OKRs (kèm Checklist & Ví dụ)

admin
 - Tháng Sáu 10, 2020

Để có thể triển khai OKRs thành công thì việc đầu tiên là cả tổ chức cần biết cách viết OKRs tốt. Tuy nhiên việc tưởng chừng đơn giản này lại không hề dễ dàng với những người mới tiếp cận với OKRs. Bài viết dưới đây VNOKRs sẽ hướng dẫn các bạn cách để có thể viết được OKRs một cách chính xác nhất cũng như các lưu ý và sai lầm các bạn nên tránh trong quá trình viết OKRs. 

Cách viết OKRs cơ bản

Để có thể viết OKRs đúng, bạn cần chắc chắn mình đã hiểu rõ về OKRs. 

Cấu trúc của một bộ OKRs sẽ bao gồm 2 phần:

  • Mục tiêu – Objectives (O): Nơi mà bạn muốn đến.
  • Các kết quả chính – Key results (KRs): Những kết quả cho biết bạn đã đến nơi.

“Khi các kết quả chính (KRs) hoàn thành thì có nghĩa là bạn đạt được mục tiêu (O)”

Nếu bạn chưa hiểu rõ về OKRs hãy tham khảo bài viết: OKRs là gì – Định nghĩa chuẩn nhất cùng 15 điều bạn cần biết! của chúng tôi.

Để viết được OKRs bạn cần bám sát vào công thức của John Doerr:

I will (Objective) as measured by (Key Results)

Tôi sẽ đạt được (Mục tiêu) được đo bằng (Các kết quả chính) này.

Ví dụ bạn có một mục tiêu là “Đạt doanh số kỷ lục trong quý 4” khi viết theo công thức của John Doer sẽ là:

“Tôi sẽ đạt doanh số kỷ lục trong quý 4, được đo bằng…”

Từ khoá quan trọng ở đây là “được đo bằng”. Các kết quả chính (KRs) là những con số cho biết Mục tiêu đã đạt được, không phải là các công việc cần làm. Khi viết các kết quả then chốt chúng ta hay bị nhầm lẫn giữa kết quả và các hành động. Cùng tìm hiểu ví dụ dưới đây để làm rõ.

Ví dụ: Tôi sẽ đạt doanh số kỷ lục trong quý 4 được đo bằng:

  • Ký 10 hợp đồng mới.
  • Triển khai hợp đồng cho 5 khách hàng đã ký quý trước.
  • Tuyển thêm 3 nhân viên kinh doanh.

Khi viết những kết quả then chốt như ví dụ trên bạn có thể sẽ gặp một rủi ro đó là cả 3 công việc đã hoàn thành nhưng mục tiêu đạt doanh số kỷ lục trong quý 4 vẫn không đạt được. Với bộ OKRs trên có thể viết lại như sau:

o
Tôi sẽ đạt doanh số kỷ lục trong quý 4 được đo bằng:
kr1
Đạt doanh thu từ hợp đồng ký mới 1.000.000.000 VNĐ.
kr2
Nghiệm thu 5 hợp đồng cũ mang về 500.000.000 VNĐ.
kr3
Doanh số từ nhân viên mới đạt 200.000.000 VNĐ.
cong-thuc-viet-okrs.png

Các tính chất cần có của mục tiêu và kết quả chính

Mục tiêu là What, nơi bạn muốn đến

Bởi vì tư tưởng của OKRs là tiến bộ mỗi ngày, đưa chúng ta tiến lên phía trước, vì vậy Mục tiêu nhất thiết phải tạo ra cảm hứng, cho bạn cảm giác thôi thúc muốn hành động (Action – oriented)

Objective cần phải tạo cảm hứng (định tính).

Objective là điều chúng ta muốn đạt được, tuy nhiên để OKRs có thể tạo ra giá trị cao nhất đối với người sử dụng thì theo John Doerr mục tiêu cần là mục tiêu định tính (Không nên chứa số). 

Nếu các bạn viết ra một mục tiêu mà khi đọc nó lên, các bạn không cảm thấy vui vẻ và muốn thực hiện nó. Các bạn đã đánh mất đặc tính hấp dẫn nhất của OKRs đó là “Tính tham vọng”

Theo kinh nghiệm làm việc của chúng tôi với OKRs thì nếu bạn đặt những mục tiêu định tính (không chứa số) sẽ tạo ra cảm hứng nhiều hơn. Nếu bạn cố tình đặt ra con số vào mục tiêu thì mục tiêu không còn truyền cảm hứng và có thể dẫn đến sai sót khi viết Key result.

Ví dụ:

  • Mục tiêu chưa tốt: Tiếp tục tạo doanh thu 
  • Mục tiêu tốt: Tăng trưởng doanh thu kỷ lục vào quý 4

Viết Objective nên sử dụng những từ ngữ tạo ra cảm hứng như “Kỷ lục, tuyệt với, bứt phá…”

Objective phải hướng hành động

Mục tiêu khi đọc ra phải thúc đẩy hành động. Nó khiến chúng ta làm một việc gì đó, giúp chúng ta tiến bộ hơn và tiến về phía trước. Khi đọc mục tiêu lên chúng ta được thúc đẩy và muốn thực hiện mục tiêu một cách mạnh mẽ hàng ngày.

Ví dụ:

  • Mục tiêu chưa tốt: Duy trì kỷ luật công ty
  • Mục tiêu tốt: Thúc đẩy văn hoá kỷ luật cao toàn công ty 

Objective phải cụ thể và có thời hạn

Mục tiêu phát biểu ra phải cụ thể để ai cũng có thể hiểu được. Tất cả mọi người trong tổ chức đều hiểu rõ mục tiêu quan trọng trong thời gian này của mỗi người là gì.

Bất cứ mục tiêu nào đặt ra cũng cần có thời hạn cụ thể. Bạn muốn cơ thể bạn khoẻ mạnh thì phải trong 1 tháng 3 tháng hay bao lâu? Bạn muốn đạt doanh thu công ty kỷ lục thì là trong năm nay, quý tới, hay tháng tới?

Ví dụ:

  • Mục tiêu chưa tốt: Đi làm đúng giờ.
  • Mục tiêu tốt: Đi làm sớm và đúng giờ nhất công ty trong 30 ngày.

Kết quả chính là How, cho bạn biết khi nào thì bạn đã đạt được mục tiêu

Một mục tiêu đầy cảm hứng sẽ vô giá trị nếu bạn không biết cách nào để đạt được mục tiêu. Ý tưởng chỉ là bắt đầu, thực thi mới là điều quan trọng. Các kết quả chính cung cấp những con số định lượng để bạn có thể đo lường tiến trình hướng tới đạt mục tiêu như thế nào.

Kết quả chính phải có sự ảnh hưởng lớn với mục tiêu

Kết quả chính là điều bạn cần đạt được để tiến tới mục tiêu. Một Key Result “không thực sự quan trọng” sẽ làm bạn mất tập trung. Bạn cần đặt ra câu hỏi khi viết bộ OKRs: “KR này có thực sự cần thiết không, nếu bỏ đi thì có ảnh hưởng đến OKRs không”.

Kết quả chính phải cụ thể

Các kết quả chính giúp định nghĩa mục tiêu, vì vậy kết quả chính phải cụ thể để tất cả mọi người đều có thể hiểu mục tiêu của bạn là gì.

Các Key Result cần được tập trung và có phạm vi xác định rõ ràng. Trong khi Key Result của công ty bao gồm các chỉ số rộng, Key Result của nhóm, của từng cá nhân phải đo lường tiến trình chi tiết hơn. 

Kết quả chính phải đo lường và kiểm chứng được

Một kết quả chính tốt là phải đo lường và kiểm chứng được. Nếu Key Result không kiểm chứng được bạn sẽ không thể biết mục tiêu đã được hoàn thành hay chưa. Nếu không đo lường và kiểm chứng được đó không phải là một kết quả chính. 

Kết quả chính phải thách thức nhưng vẫn thực tế

Kết quả chính phải có sự thách thức những vẫn phải thực tế để đạt được. Cũng giống như mục tiêu, nếu bạn đặt ra những Key Result quá thách thức mà không thực tế bạn sẽ không thể thực hiện được nó. Hệ quả là thay vì tạo ra động lực bạn sẽ gặp phải áp lực đối với những con số.

Kết quả chính phải hướng tới giá trị

Kết quả chính tốt là phải đo lường giá trị đạt được chứ không phải đo lường mức độ hoàn thành công việc. Những Key Results hướng tới giá trị sẽ dễ dàng đo lường được chính xác mức độ hoàn thành mục tiêu, từ đó mà kiểm soát và đánh giá OKRs chính xác hơn.

Ví dụ viết Kết quả chính

Viết Kết quả chính sai:

o
Tăng trưởng danh tiếng công ty quý 4.
kr1
Làm thêm 4 video YouTube.
kr2
Lập Fanpage công ty.
kr3
Lên top Google 5 từ khoá quan trong.
kr4
10.000.000 người biết đến công ty.

Phân tích ví dụ:

Trong ví dụ trên, KR1 và KR2 đều là hành động và không mang lại giá trị đối với mục tiêu, rủi ro là bạn hoàn thành thêm 4 video mới nhưng không có người xem hoặc lập Fanpage công ty nhưng không có người theo dõi.

Đối với KR3: Việc lên top Google 5 từ khoá quan trọng cũng chỉ chứng minh được những bài viết của bạn chuẩn SEO nhưng kết quả đó chưa đảm bảo việc mọi người biết đến công ty nếu 5 từ khoá đó không có người search.

Đối với KR4: Đây là một kết quả không thể kiểm chứng được. Bạn sẽ rất khó để chứng minh có 10.000.000 người biết đến công ty của mình.

Bộ OKRs của ví dụ trên có thể được viết lại đúng như sau:

o
Tăng trưởng danh tiếng công ty quý 4.
kr1
Thêm 100.000 view trên Youtube.
kr2
Tăng 10.000 fan Fanpage.
kr3
Tăng 20% lượng truy cập website từ SEO.

Sự quan trọng của “Why”

Mục tiêu là What, kết quả chính là How và chúng ta cần phải có Why.

Theo một nghiên cứu của Harvard Business Review, có tới 95% nhân viên không hiểu đầy đủ về mục tiêu của công ty hoặc những gì công ty kỳ vọng vào họ. Nói cách khác, phần lớn nhân viên làm theo những điều được yêu cầu một cách thụ động, họ không thực sự hiểu rõ lý do vì sao họ cần thực hiện điều đó.

Việc thiết lập một mục tiêu cụ thể và đầy thách thức sẽ tăng cường hơn nữa sự tham gia của nhân viên trong việc đạt được những mục tiêu đó. “Cụ thể” ở đây không chỉ là thể hiện rõ mục tiêu cần đạt được là gì mà còn phải giải thích rõ lý do vì sao nhân viên cần thực hiện những mục tiêu đó.

Hãy luôn nói rõ lý do “Tại sao” mỗi khi bạn đưa cho ai đó một mục tiêu hay công việc cần thực hiện. Và với OKRs, Why chính là điều kiện cần để mỗi thành viên trong tổ chức có động lực cao hơn với OKRs của bản thân.

cach-viet-okrs-tot

Phân loại Mục tiêu và kết quả chính

Phân loại Mục tiêu (Objective)

Có 2 loại Mục tiêu (Objectives) là mục tiêu cam kết và mục tiêu mở rộng (mục tiêu khát vọng).

Mục tiêu cam kết: Mục tiêu đặt ra bắt buộc phải thực hiện được. Điều này dựa trên tính toán, kinh nghiệm, dữ kiện lịch sử. 

Chúng ta sẽ sẵn sàng điều chỉnh lịch trình,nguồn lực để đảm bảo rằng các mục tiêu cam kết sẽ đạt được. Kết quả mong đợi cho mục tiêu cam kết là 1,0 (100% đạt được); Điểm dưới 1,0 yêu cầu phải tìm hiểu lý do giải thích cho việc bỏ sót, vì nó cho thấy sai sót trong việc lập kế hoạch hoặc thực hiện.

Mục tiêu mở rộng: Mục tiêu rất thách thức, không chắc chắn có thể đạt được, tuy nhiên dự kiến đạt được phải ở mức tối thiểu là 70%.

Mục tiêu mở rộng thể hiện cách chúng ta muốn mọi thứ trông như thế nào, mặc dù chúng ta không có ý tưởng rõ ràng về cách đến đó và nguồn lực cần thiết để cung cấp đầy đủ cho việc thực hiện mục tiêu.

Phân loại Kết quả chính (Key Results)

Phân loại theo John Doerr

Theo John Doerr kết quả chính của bạn thường sẽ phù hợp với một trong ba loại: Input, OutputOutcome.

Bạn có thể nghĩ ra Kết quả chính theo từng cách này, sau đó chọn cách tốt nhất cho nhu cầu hiện tại của bạn. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng bạn đang đưa ra những kết quả then chốt phù hợp nhất và đo lường chính xác nhất tiến độ đạt được Mục tiêu của bạn.

Input – Đầu vào

Key Result Input là những thứ mà bạn có thể kiểm soát.

Số lượng cửa hàng mở mới, khởi chạy lại trang web của công ty, giảm chi phí nguyên vật liệu, v.v.. – tất cả đều là Input (Đầu vào).

  • Ví dụ 1: Để tăng trưởng doanh số quý 1, hãy đi phát 10.000 tờ rơi.
  • Ví dụ 2: Để khách hàng đánh giá cao dịch vụ của chúng ta, hãy Thử nghiệm ba chiến dịch Marketing để gia hạn người đăng ký sử dụng phần mềm của chúng tôi.

Một số doanh nghiệp tập trung vào Input  (Đầu vào). Họ tin rằng nếu các giá trị đầu vào phù hợp được vận dụng, các kết quả mong muốn sẽ được xảy ra.

Output – Đầu ra

Key Result Output (Đầu ra) là kết quả của đầu vào (Input).

Tăng doanh thu bán hàng, đạt đến tiêu chuẩn hiệu suất, thu hút một số lượng người tham dự hội nghị nhất định v.v. – đây là Output (Đầu ra).

  • Ví dụ 1: Để tăng trưởng doanh số quý 1, hãy có 5000 khách hàng mới.
  • Ví dụ 2: Để khách hàng đánh giá cao dịch vụ của chúng ta, hãy Đạt tỷ lệ đăng ký sử dụng phần mềm trên 60%.

Key Result Output làm giảm nguy cơ các kết quả chính của bạn trông giống như một danh sách nhiệm vụ. Một kết quả chính Output (Đầu ra) hiệu quả sẽ nhúng các hành động vào bên trong.

Ví dụ: Để có 5000 khách hàng mới đồng nghĩa bạn phải có một số đầu vào nhất định như tình nguyện viên phát tờ rơi, số cuộc gọi điện thoại đến khách hàng…

Kết quả chính dưới dạng Đầu ra (Output) tạo ra những sự đo lường rõ ràng tiến trình đạt được mục tiêu.

Outcome – Kết quả

Key Result dưới dạng Outcome (Kết quả) là một cách nâng cao hơn Key Result Output (Đầu ra). Kết quả chính đầu ra (Output) có xu hướng tự mô tả kết quả cuối cùng mong muốn trong khi đó Key Result Outcome thường nhấn mạnh “trước” và “sau” rõ ràng hơn là Input hoặc Output.

Để làm rõ, chúng ta hãy xem xét hai ví dụ mục tiêu mẫu và Kết quả chính được thể hiện thông qua Key Result Input, Output và Outcome.

Mục tiêu: Tăng trưởng doanh số quý 1.

  • Key Result Input: Nhân viên phải phát 10.000 tờ rơi.
  • Key Result Output: Có được 5000 khách hàng mới.
  • Key Result Outcome: Doanh số từ khách hàng mới tăng 20% so với quý trước.

Mục tiêu: Khách hàng đánh giá cao dịch vụ của chúng tôi.

  • Key Result Input: Chạy ba chiến dịch tiếp thị nhằm mục đích gia hạn.
  • Key Result Output: Đạt được tỷ lệ gia hạn 60%.
  • Key Result Outcome: Tỷ lệ gia hạn tăng từ 50% lên 60%.

Key Result Outcome thường phức tạp hơn Output. Việc tạo ra một Key Result Outcome tốt có thể đòi hỏi thêm thời gian để suy nghĩ tuy nhiên điều đó làm tăng cơ hội thành công của bạn với Mục tiêu.

Lưu ý: Mỗi OKRs cần thể hiện rõ ràng sự tiến bộ so với những gì bạn đang có hiện tại. Nếu Key Result chỉ mô tả những gì bạn đang làm và giống với mô tả công việc, thì đó không phải là OKRs. Hãy thử viết lại nó!

Phân loại theo Felipe Castro

Theo Felipe Castro đưa ra trong tài liệu “The Beginer’s Guide To OKRs” Kết quả chính được chia thành hai loại cơ bản.

Kết quả chính dựa trên hoạt động

Đây là những Kết quả chính đo lường việc hoàn thành các nhiệm vụ, đo lường hoạt động hoặc việc cung cấp các mốc quan trọng của một dự án.

Ví dụ về Kết quả chính dựa trên hoạt động là:

  • Phát hành phiên bản beta của sản phẩm.
  • Khởi chạy tab kiếm tiền.
  • Thiết kế một chương trình đào tạo mới.
  • Phát triển chiến dịch marketing mới.

Kết quả chính dựa trên hoạt động thường bắt đầu bằng các động từ như: khởi chạy, tạo, phát triển, phân phối, xây dựng, thực hiện, kiểm tra, chuẩn bị, lập kế hoạch…

Kết quả chính dựa trên giá trị

Kết quả chính dựa trên giá trị đo lường việc cung cấp giá trị cho tổ chức hoặc khách hàng của tổ chức. Key Result dạng này đo lường kết quả của các hoạt động thành công.

Ví dụ về Kết quả chính dựa trên Giá trị:

  • Cải thiện điểm số hài lòng của khách hàng từ X lên Y.
  • Tăng tỷ lệ mua lại từ X lên Y.
  • Duy trì chi phí chuyển đổi khách hàng theo Y.
  • Giảm tỷ lệ huỷ dịch vụ từ X% xuống Y%.
  • Tăng lưu lượng truy cập không phải trả tiền (Organic traffic) từ X lên Y.
  • Cải thiện mức độ tương tác của người dùng từ X đến Y.

Cấu trúc điển hình của Kết quả chính dựa trên giá trị là:

Tăng / Giảm chỉ số ABC từ X xuống Y

Trong đó:

X là đường cơ sở (nơi chúng ta bắt đầu) 

Y là mục tiêu (những gì chúng ta muốn đạt được).

Kết quả chính dựa trên giá trị không nhất thiết phải là thước đo cho mục tiêu cuối cùng của công ty (tức là doanh thu, lợi nhuận…), nhưng nó có thể là một thành phần của số liệu có mối tương quan với việc tạo ra giá trị.

Phân loại theo Ben Lamorte và Paul Niven

Theo Ben Lamorte và Paul Niven – 2 tác giả của cuốn sách Objectives & Key Results (OKRs Nguyên lý và thực tiễn) xuất bản năm 2016. Dựa trên các loại số liệu đánh giá đo lường, có thể chia Key Result thành 3 loại:

Key Result “Baseline metric”

Loại Key Result này thường xây dựng để “báo cáo, theo dõi” và không có dữ liệu lịch sử. Trong trường hợp này, việc đặt kết quả cuối cùng thường không bắt buộc phải chính xác. Cho đến khi dữ liệu cơ sở được thiết lập, thì nên điều chỉnh Key Results cho phù hợp.

Ví dụ: Bộ phận Kế toán của VNOKRs trong giai đoạn đầu triển khai OKRs nhận ra rằng Chi phí Server (thiết bị lưu trữ dữ liệu website …) với mục tiêu “Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp (G&A)”.

Tuy nhiên, chi phí server biến động theo số người dùng thực tế công cụ VNOKRs mà trước đó chưa có số liệu lịch sử. Vì vậy cần có một Key Result: Báo cáo chi phí server hàng tuần, trong quý 4.

Hành động (Action) này không phải là một Giá trị (Value), để tránh rủi ro phát sinh đột biến ảnh hưởng đến khả năng chi trả, chúng tôi đã lựa chọn giải pháp theo dõi và đo đếm hàng tuần, cho tới khi có số liệu rõ ràng hơn.

Key Result “Target metric”

Key Result này gồm 3 loại: Dương – Âm – Ngưỡng.

[DƯƠNG] Key Result có số liệu mục tiêu tích cực – có ý nghĩa là “Càng nhiều càng tốt”
Ví dụ: 30 bài viết mới được đăng trên web blog.OKRs.vn trong tháng 11

Đối với Key Result dạng này, con số đạt được càng gần với con số mục tiêu đưa ra thì càng tốt. Loại Key Result liệu mục tiêu Dương được khuyến khích sử dụng vì nó mang tính tích cực khi thực hiện.

[ÂM] Key Result có số liệu mục tiêu tiêu cực – có ý nghĩa là “Càng ít thì càng tốt”.
Ví dụ: Chi phí doanh nghiệp ít hơn 1 tỷ.

Key Result dạng này thường được sử dụng cho các mục tiêu liên quan đến chi phí, tiêu hao nguyên vật liệu… Các kết quả chính dạng này thường mang tính chất tiêu cực và không khuyến khích sử dụng. Thay vào đó có thể viết lại Key Result theo hướng tích cực hơn:

Tiết kiệm chi phí 500 triệu so với tháng trước, từ 1.5 tỷ còn 1 tỷ.

Ngay cả khi bạn cố gắng gạt bỏ sự tiêu cực và muốn dùng Key Result số âm như vậy, việc chấm điểm (%) sẽ gặp khó khăn. Điều gì xảy ra nếu chi phí vượt lên thành 2 tỷ? Chúng ta sẽ chấm điểm tiến độ của Key Result này là 200% hay 0%?

[NGƯỠNG] Key Result có số liệu mục tiêu ngưỡng – kết quả chính “nằm trong phạm vi giá trị tối thiểu và tối đa có thể chấp nhận”
Ví dụ: Thời gian làm việc giữa bộ phận kỹ thuật và bộ phận chăm sóc khách hàng sau khi nhận được yêu cầu từ khách hàng là 2-4 ngày

Đây là chỉ số mục tiêu ngưỡng. Nó chỉ định một giá trị số thấp có thể chấp nhận được và một giá trị số cao có thể chấp nhận được dùng làm ngưỡng để xác định phạm vi mục tiêu của chỉ số.

Key Result “Milestone” (Cột mốc)

Loại Key Result này thường không thể thiết lập được số liệu. Với loại Key Result này, chúng ta nên chia nhỏ các bước của kết quả để đạt được khả thi hơn.

Cần tránh nhầm lẫn giữa Key Result mang tính cột mốc và các nhiệm vụ, Key Result cột mốc mang tính chất tiến trình thực sự. Cần cập nhật các Key Result này thường xuyên để ghi nhận kết quả đạt được (1-2 tuần/ lần).

Ví dụ:

Objective: Hoàn thành mở việc mở rộng các chi nhánh.

Key Result: Khai trương chi nhánh tại Đà Nẵng với 5 nhân viên full-time có nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng.

Key Result này nên chia thành các bước nhỏ như sau:

  • Ký hợp đồng thuê 1 văn phòng với không gian phù hợp
  • Tuyển dụng thành công 5 nhân viên full-time có nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng.

Không có công thức chung hoàn hảo cho việc bạn nên sử dụng theo loại Kết quả chính nào. Nhiều OKRs có sự kết hợp của nhiều loại Key Results khác nhau. Tuy nhiên, bạn cần phải hiểu rõ trong từng trường hợp cụ thể thì nên sử dụng loại Kết quả chính nào để giúp nhóm của bạn hiểu chính xác những gì họ cần làm để thành công.

Cách viết Key Result đúng

Key Result định lượng (chứa số)

Marissa Mayer (Chủ tịch và Tổng giám đốc tại Yahoo) có nói rằng: 

“Đó không phải là Key Result nếu không có con số đi kèm”

Nếu các Key Results không có con số đi kèm (không đo lường được) hoặc mặc dù có con số nhưng vẫn không thể đo lường được. Đồng nghĩa với việc Mục tiêu của bạn trở nên mơ hồ và không thể đánh giá được thế nào là mục tiêu đã hoàn thành.

Ví dụ:

o
Tăng trưởng danh tiếng công ty trong quý 1.
kr1
Thêm 100.000 view trên Youtube.
kr2
Tăng 10.000 fan Fanpage.
kr3
Tăng 20% lượng truy cập website từ SEO.

Kết quả chính phải dựa trên giá trị.

Công thức tiêu chuẩn trong cách viết OKRs của John Doerr như sau:

I will (Objective) as measured by (Key Results)

“Tôi sẽ đạt được (Mục tiêu) được đo bằng (các kết quả chính này).”

Hãy lưu ý, từ khoá quan trọng là “được đo bằng”. Các kết quả chính là những con số cho biết Mục tiêu của bạn đã đạt được, không phải các công việc cần làm.

Khi viết một Key Result bạn cần suy nghĩ rằng, nó có tạo ra giá trị gì để đo lường sự tiến bộ của mục tiêu hay không. Trong chu kỳ đầu tiên khi thực hiện OKRs, bạn sẽ nhận ra rằng có nhiều kết quả chính dựa trên hoạt động chứ không dựa trên giá trị. 

Điều này dễ dẫn đến việc, mặc dù bạn đã hoàn thành kết quả chính nhưng không đem lại được giá trị gì cho mục tiêu. Và khi hoàn thành hết tất cả Key Results mục tiêu vẫn không đạt được. Cùng phân tích ví dụ dưới đây để làm rõ hơn về vấn đề này.

Ví dụ:

o
Trở thành OKRs Master của VNOKRs.
kr1
Đọc hết 3 cuốn sách nổi tiếng về OKRs.
kr2
Hoàn thành khoá học Sức mạnh OKRs.
kr3
Trao đổi về OKRs với 3 CEO.

3 Key Results này đang đo lường mức độ hoàn thành của các công việc chứ không đo lường giá trị đạt được. Rủi ro ở đây là:

  • Đọc hết 3 cuốn sách nổi tiếng về OKRs => Bạn không nhớ được gì.
  • Hoàn thành khoá học Sức mạnh OKRs => Nhưng bạn chỉ đạt được điểm số trung bình.
  • Trao đổi về OKRs với 3 CEO => Sau khi trao đổi bạn vẫn không giúp họ hiểu được về OKRs.

Kết quả là: Bạn hoàn thành cả 3 Key Results nhưng bạn vẫn không thể trở thành OKRs Master.

Đối với mục tiêu này bạn có thể viết lại các Key Results dựa trên giá trị như sau:

o
Trở thành OKRs Master của VNOKRs.
kr1
Tạo ra 20 checklist học và làm OKRs sau khi đọc 3 cuốn sách nổi tiếng về OKRs.
kr2
Hoàn thành khoá học Sức mạnh OKRs với điểm số 90/100.
kr3
Hỗ trợ 03 doanh nghiệp áp dụng thành công OKRs.

Viết Key Result dựa trên giá trị, bạn có thể dễ dàng đo lường được mức độ hoàn thành mục tiêu, từ đó mà kiểm soát và đánh giá OKRs chính xác hơn.

Chỉ nên có từ 3 đến 5 kết quả chính cho mỗi mục tiêu

Giả sử bạn có 5 mục tiêu và mỗi mục tiêu bạn có 5 kết quả chính, bạn sẽ có tới 25 kết quả chính. Một chu kỳ OKRs điển hình sẽ có thời gian là 1 quý (3 tháng), như vậy trung bình mỗi tuần bạn phải hoàn thành 2 kết quả chính. Bạn có quá nhiều thứ phải làm.

Tất cả các tài liệu về OKRs của các chuyên gia trên thế giới đều khuyên rằng bạn chỉ nên có từ 3 đến 5 bộ OKRs trong một quý và từ 3 đến 5 KR cho mỗi mục tiêu. Bản thân VNOKRs trong mỗi chu kỳ cũng chỉ có 2 đến 3 Mục tiêu và mỗi mục tiêu có từ 3 đến 5 kết quả chính.

Điều này giúp cho bạn tập trung hơn vào OKRs. Nếu bạn quá dàn trải công việc, bạn sẽ rơi vào tình trạng làm quá nhiều và không thực sự hoàn thành công việc nào cả. Làm nhiều không có nghĩa là tốt, hoàn thành mục tiêu mới là điều chúng ta đang hướng tới.

Đối với mỗi mục tiêu không nhất thiết bạn bắt buộc phải có từ 3 đến 5 kết quả chính, bạn có thể có nhiều hơn hoặc ít hơn. Tuy nhiên bạn cần dành thời gian để suy nghĩ về thành công thực sự có ý nghĩa như thế nào. 

Đừng làm ít hơn hoặc nhiều hơn vì bạn lười biếng hoặc bạn thấy việc xác định kết quả chính tốt là quá khó. Hãy suy nghĩ kỹ và chọn các chỉ số phù hợp cần chú ý.

Kết quả chính cần có thời hạn cụ thể

Khi viết kết quả chính bạn nên gắn với một mốc thời gian. Thời hạn cụ thể sẽ tạo ra sự thúc ép và tính cam kết.

Bạn sẽ thấy áp lực hơn một chút khi thêm thời hạn vào mỗi kết quả chính. Bạn thuộc về một tổ chức, kết quả của bạn sẽ ảnh hưởng đến kết quả của người khác. Vì vậy bạn gần như không bao giờ có quyền “thoải mái về thời gian”. 

Nếu bạn không đưa mốc thời gian vào khi viết kết quả chính, mặc định thời hạn của kết quả chính đó sẽ là vào cuối chu kỳ

Lưu ý khi viết OKRs

Khi thiết lập OKRs cấp cao nhất (OKRs của giám đốc) bạn luôn phải đặt ra câu hỏi “Điều gì là quan trọng trong quý tới?” Và đưa ra được lý do tại sao mục tiêu đó lại quan trọng với tổ chức vào lúc này.

Nếu bạn là nhân viên, khi thiết lập bộ OKRs cho mình hãy nhìn vào bộ OKRs của trưởng nhóm, bạn sẽ viết bộ OKRs của mình như thế nào để hỗ trợ trưởng nhóm của bạn hoàn thành được OKRs của họ.

Sau khi đã viết ra OKRs bạn cần đặt ra ba câu hỏi sau:

  • Nếu tất cả kết quả chính đã hoàn thành thì mục tiêu của bạn đã đạt được chưa?
  • Nếu bỏ đi một kết quả chính nào đó, mục tiêu có đạt được không?
  • Còn thiếu kết quả chính nào không?

Tuỳ vào mỗi công ty mà số lượng Mục tiêu trong một chu kỳ cũng khác nhau, tuy nhiên bạn chỉ nên đặt ra từ 3 đến 5 mục tiêu hoặc ít hơn cho một chu kỳ, và với mỗi mục tiêu bạn cũng chỉ nên có từ 3 đến 5 kết quả chính.

Sự kết nối trong hệ thống OKRs là kết nối giữa mục tiêu với mục tiêu, không nên kết nối mục tiêu của nhân viên trực tiếp đến kết quả chính của người quản lý. OKRs là một bộ đầy đủ không tách rời “Mục tiêu và kết quả chính” khi tạo sự kết nối.

Mặc dù tổ chức đã có sự chuẩn bị kỹ càng trong việc đào tạo và hướng dẫn nhân viên cách viết OKRs, nhưng chắc chắn nhân viên sẽ không thể nhớ hết được những tính chất để viết OKRs tốt trong những lần đầu áp dụng OKRs. Bạn có thể sử dụng phần mềm chuyên biệt cho OKRs như phần mềm VNOKRs để viết OKRs dễ dàng hơn.

Phần mềm sẽ có checklist về những tính chất của Objective và Key Result để mọi người dễ dàng ghi nhớ, bên cạnh đó phần mềm cũng sẽ hạn chế những lỗi sai cơ bản như viết Key Result không có số (không đo lường được) hay viết mục tiêu quá dài, không định tính.

cach-viet-okrs-tot

Luôn có checklist tính chất cần đảm bảo khi viết Mục tiêu và Kết quả chính.

cach-viet-okrs-tot

Bạn sẽ không thể nhập OKRs thành công nếu Kết quả chính của bạn không chứa số.

DÙNG THỬ PHẦN MỀM VNOKRs – MIỄN PHÍ 30 NGÀY

ĐĂNG KÝ NGAY

Các sai lầm nên tránh khi viết OKRs

  • Viết quá nhiều Mục tiêu và Kết quả chính.
  • Mục tiêu viết quá bình thường, không tạo cảm giác hào hứng khi thực hiện.
  • Mục tiêu của cá nhân không phục vụ mục tiêu của công ty, mục tiêu của nhóm.
  • Viết các kết quả chính như một danh sách những việc cần làm.
  • Kết quả chính không chứa số, hoặc có chứa số nhưng không thể kiểm chứng được.
  • Kết quả chính không đo lường giá trị cụ thể mà chỉ đo lường việc hoàn thành hành động.
  • Kết quả chính không có sự liên quan đến Mục tiêu.

Ví dụ cách viết OKRs đúng

OKRs giám đốc

o
Nâng cao uy tín công ty.
kr1
Nhận được ủng hộ của 5 chuyên gia hàng đầu trong cộng đồng cho sản phẩm mới.
kr2
Phỏng vấn và nhận phản hồi, đánh giá của 20 khách hàng trong tháng 12.
kr3
Tăng tỷ lệ khách hàng sử dụng lại dịch vụ lên trên 90%.

OKRs bộ phận thiết kế

o
Nâng cao chất lượng thiết kế.
kr1
100% nhân sự bộ phận thiết kế cập nhật ít nhất 1 kỹ năng, phần mềm thiết kế mới.
kr2
Đào tạo thêm 2 nhân viên thiết kế trình độ nâng cao.
kr3
100% nhân viên đồ hoạ vượt qua bài khảo sát trình độ nâng cao.

OKRs nhân viên Marketing

o
Gia tăng lượng khách hàng tiếp cận thông tin sản phẩm công ty.
kr1
Đạt 100.000 lượt truy cập vào các bài viết mới về sản phẩm thông qua Google.
kr2
Gia tăng 75% lưu lượng truy cập website thông qua tìm kiếm, không phải trả phí.
kr3
50.000 lượt đọc cho 10 bài viết mới trên Fanpage Facebook.

OKRs hành chính nhân sự

o
Kiến tạo văn phòng trở thành nơi hấp dẫn, thoải mái.
kr1
Thu thập phản hồi, đóng góp ý tưởng cải tiến không gian văn phòng từ 10 nhân viên.
kr2
Tổ chức ít nhất 1 sự kiện nội bộ mỗi tháng.
kr3
Triển khai việc cung cấp đồ ăn, đồ uống miễn phí tại khu vực căn-tin công ty.
kr4
Bố trí thêm ít nhất 5 chậu cây xanh tại văn phòng.
kr5
Bố trí không gian ngủ trưa thoải mái kèm nhạc không lời tại văn phòng.
Tìm hiểu thêm Cách viết OKRs đúng và chuẩn ngay từ đầu trong Video dưới đây:

Kết luận,

Trên đây, chúng ta đã cùng tìm hiểu về cách viết OKRs cơ bản có thể áp dụng cho mọi cấp bậc trong công ty. Hy vọng những thông tin này hữu ích với bạn cùng doanh nghiệp của mình.

Thật sự thì khá khó để viết OKRs chuẩn ngay từ đầu. Do đó, đừng ngại viết sai, hãy luyện tập thật nhiều với những hướng dẫn và checklist về cách viết OKRs kể trên. Bạn có thể tham khảo thêm một số mẫu OKRs cho từng bộ phận tại đây

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận