Kiến thức OKRs

Hướng dẫn cách viết OKRs (kèm Checklist & Ví dụ)

admin
 - Tháng Sáu 10, 2020

Nếu không biết cách viết OKRs chuẩn, bạn sẽ không thể thiết lập những OKRs đúng và phù hợp với cá nhân hoặc doanh nghiệp. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp kết quả thực hiện OKRs của bạn và cả công ty. Viết OKRs như thế nào cho đơn giản mà lại chuẩn với mọi lĩnh vực?

Hãy cùng VNOKRs tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Hiểu về OKRs (Objectives & Key Results)

Để có thể viết OKRs đúng, bạn cần chắc chắn mình đã hiểu rõ về OKRs

OKRs là “Objectives and Key Results” hay “Mục tiêu và các kết quả chính”. Một OKRs sẽ bao gồm có 2 phần là mục tiêu O (Objectives) và các kết quả chính hay các kết quả then chốt KRs (Key results).

Cấu tạo các thành phần của OKRs

Với 1 OKRs được viết ra và được thực hiện, khi các KRs được hoàn thành 100% thì O đó cũng được tính là hoàn thành/đạt.

O – Objectives – Mục tiêu

O là mục tiêu cần đạt được trong một khoảng thời gian xác định, có 2 loại O cam kết và O mở rộng. Nói cách khác, O phải thể hiện rõ ràng được bạn muốn đi đâu.

O cần đảm bảo có ý nghĩa, cụ thể, hướng hành động, cảm hứng, liên quan đến mục tiêu của công ty, khát vọng, thúc đẩy về phía trước.

Tùy vào mỗi công ty và chu kỳ OKRs, số lượng O đặt ra thường ở khoảng 3 – 5 cái hoặc ít hơn nếu chu kỳ thực hiện ngắn hơn.

KRs – Key Results – Kết quả then chốt

Nếu O cho bạn biết bạn muốn đi đâu thì KRs cho biết bạn đến đó như thế nào. Mỗi KRs là một “nấc thang” giúp bạn tiến gần hơn đến mục tiêu O. 

Các KRs cần đảm bảo cụ thể, có thời hạn, “hung hăng” nhưng thực tế, đo lường, định lượng và kiểm chứng, đánh giá được.

Với mỗi O, trung bình sẽ có từ 3 – 5 KRs để hoạch định con đường thực hiện O đó cũng như đo lường mức độ hoàn thành của O.

TÌM HIỂU THÊM | Kết quả then chốt là gì? Phân loại KRs trong OKRs

2. Cách viết OKRs chuẩn

Ở phần tiếp theo, hãy cùng VNOKRs tìm hiểu cơ bản cách viết OKRs với: O cấp Công ty/Giám đốc, O cấp Nhân viên và cách viết KRs qua những tiêu chí và ví dụ cụ thể sau:

Cách viết OKRs cho công ty

Cấu trúc phân cấp của OKRs trong một công ty.

Viết O cấp Công ty

− Tiêu chí:

  • Có ý nghĩa
  • Cụ thể, dễ hiểu
  • Hướng hành động
  • Truyền cảm hứng mạnh
  • Định tính (Không chứa số)

− Câu hỏi khi thiết lập:

Điều gì quan trọng nhất với công ty trong quý tới:

  • Tài chính?
  • Khách hàng?
  • Quy trình, hoạt động nội bộ?
  • Học tập và phát triển?

− Ví dụ:

  • Tăng trưởng doanh thu kỷ lục trong quý III
  • Thúc đẩy văn hóa kỷ luật cao toàn công ty

Viết O cấp Nhân viên

− Tiêu chí:

  • Liên quan đến mục tiêu của công ty
  • Khát vọng
  • Thúc đẩy về phía trước

− Câu hỏi khi thiết lập:

Nhìn vào OKRs của trưởng nhóm, cấp trên trực tiếp của bạn: Bạn sẽ viết OKRs như thế nào để góp phần giúp trưởng nhóm, cấp trên hoàn thành OKRs của họ?

− Ví dụ:

  • Gia tăng 10%  lượng khách hàng tiếp cận thông tin sản phẩm công ty trong quý III
  • Đi làm sớm và đúng giờ nhất công ty trong quý III

Viết KRs (chung)

− Tiêu chí:

  • “Hung hăng” nhưng thực tế
  • Định lượng (có chứa số), kiểm chứng và đánh giá được
  • Không phải danh sách nhiệm vụ
  • Cần SMART: Cụ thể, Đo lường được, Có thể đạt được, Có liên quan, Gắn với thời gian hoàn thành
  • Nên là Key Results giá trị thay vì Key Results hành động
  • Cần tích cực
  • Nếu Key Results là liên kết thì cần … liên kết.
  • Key Results cần đi kèm kế hoạch hành động (Project, Check-list, Todolist).
  • Rủi ro không thực hiện được, hãy bổ sung Key Results
  • Kiểm tra sau cùng khi đã viết xong Key Results
  • Đừng tham lam

Các KRs thường bắt đầu với các động từ như: khởi chạy, tạo, phát triển, phân phối, xây dựng, thực hiện, xác định, phát hành, kiểm tra, chuẩn bị, lập kế hoạch…

KRs chính là các hành động cụ thể, nỗ lực cụ thể, các kết quả cụ thể cần đạt được.

− Ví dụ:

  • Tìm kiếm thêm 50 khách hàng mới trong quý III
  • Tỷ lệ khách hàng sử dụng lại dịch vụ tăng từ 40 lên 75% trong quý III
  • Giảm tỷ lệ hủy đơn hàng xuống dưới 2% trong quý III

Hướng dẫn cách viết OKRs theo checklist

OKRs Checklist (Nguồn: Perdoo)

Ví dụ OKRs hoàn chỉnh

O: Tăng trưởng doanh thu kỷ lục vào quý III

  • KR1: Kiếm về 30 tỷ VNĐ doanh thu mới
  • KR2: Tỷ lệ khách tái ký tăng từ 65% lên 80%
  • KR3: Đạt được thêm 50 khách hàng ký mới

O: Tăng trưởng danh tiếng công ty quý IV

  • KR1: Đạt được thêm 100.000 view trên Youtube
  • KR2: Tăng thêm 10.000 like fanpage trên Facebook
  • KR3: Tăng 20% lượt User truy cập website từ nội dung SEO website

3. 4 Siêu quyền lực khi viết OKRs

Tập trung và cam kết vào các ưu tiên

Andy Grove – CEO Intel và cũng là cha đẻ của OKRs chia sẻ: 

Trong toán học, nếu các véc-tơ chĩa nhiều hướng khác nhau, khi cộng lại, giá trị sẽ bằng zero. Nếu anh có thể chỉ mọi người đi đến cùng một hướng, anh sẽ có giá trị cực đại.”

OKRs tập trung và giúp nhân viên cam kết các các ưu tiên công viên. Các mục tiêu OKRs có thể được thiết lập từ trên xuống, từ dưới lên, đan chéo nhưng đều hướng về việc cộng hưởng, góp phần đạt được OKRs toàn công ty.

Sắp xếp và kết nối nhóm

Khi thiết lập, OKRs có sự đan chéo giữa các phòng ban, bộ phận, cá nhân nên khi triển khai OKRs, nhân viên của bạn sẽ có xu hướng sắp xếp công việc, kết nối nhóm với nhau để triển khai OKRs thành công.

Họ sẽ cùng biết hướng chèo mình cần nỗ lực hướng tới, cộng hưởng các nỗ lực cá nhân chung nhịp, đồng bộ với nhau, phối hợp để đạt tốc độ, hiệu suất công việc tối đa.

Theo dõi để nâng cao tinh thần trách nhiệm

OKRs được viết ra và theo dõi sẽ giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên. Bây giờ, nhân viên sẽ hiểu các nhiệm vụ này thuộc về trách nhiệm cá nhân của họ, họ cần đảm nhận, chủ động, sáng tạo để hoàn thành nhiệm vụ.

OKRs chỉ rõ nhân viên cần đến đâu và từng bước cần đạt được, để chạm đích. OKRs rất cụ thể do đó trách nhiệm công việc của từng cá nhân cũng cụ thể, rõ ràng.

Ngoài ra, do OKRs rất minh bạch, mọi OKRs của các cá nhân trong công ty đều được công khai. Tiến độ cũng như đóng góp của mỗi cá nhân cũng vì thế mà được công khai, tạo động lực thực hiện cho nhân viên. 

Mở rộng mục tiêu để đột phá

OKRs ngoài dạng OKRs cam kết với tỷ lệ hoàn thành cần đạt 100% cũng có dạng OKRs mở rộng với mục tiêu đầy tham vọng, thách thức khó khăn và chỉ cần đạt 70% mục tiêu đã được xem là thành công. 

OKRs mở rộng góp phần giúp các công ty có thêm nhiều mục tiêu đột phá, bước tiến đột phá và thúc đẩy nhân viên vượt qua giới hạn thường ngày, khám phá tiềm lực không ngờ của bản thân. 

4. Checklist cách viết OKRs

Checklist viết đúng

  • Objective liên kết với mục tiêu của nhóm chưa?
  • Objective có cụ thể và rõ ràng không?
  • Objective có tạo cảm hứng, có “đáng để làm” không?
  • Objective không nên chứa số, nó định tính!
  • Objective có tạo ra sự tiến bộ hơn trước không?
  • KR có thực tế không?
  • KR có rõ ràng dễ hiểu không?
  • KR có đo được không, đã bao gồm số chưa?
  • KR bao gồm bằng chứng cho sự hoàn thành (báo cáo)
  • KR đã có thời hạn?

Checklist viết sai

  • Quá nhiều Objective (>5)
  • Quá nhiều Key Results/Objective (>5)
  • Objective quá “hiền”, nghe không “phê”
  • Objective không phục vụ mục tiêu của công ty, nhóm
  • KR như một danh sách công việc cần làm
  • KR không chứa số
  • KR không thể đo lường, chứng minh
  • KR không mang lại giá trị thực sự (KR hành động)
  • KR không tạo ra sự tiến bộ nào
  • KRs hoàn thành nhưng Objective không hoàn thành

5. Ví dụ cách viết OKRs đúng

OKRs giám đốc

  • O: Nâng cao uy tín công ty
  • KR1: Ra mắt sản phẩm mới giúp gia tăng thương hiệu, uy tín công ty trong quý III
  • KR2: Phỏng vấn và nhận phản hồi, đánh giá của 20 khách hàng trong tháng 7
  • KR3: Tăng tỷ lệ khách hàng sử dụng lại dịch vụ lên trên 90%

OKRs bộ phận thiết kế

  • O: Nâng cao chất lượng thiết kế trong quý III
  • KR1: Nhân sự bộ phận thiết kế cập nhật ít nhất 1 kỹ năng, phần mềm thiết kế mới trong quý
  • KR2: Đào tạo thêm 2 nhân viên thiết kế trong quý III
  • KR3: Tổ chức khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụ thiết kế trong tháng 8  

OKRs nhân viên Marketing

  • O: Gia tăng lượng khách hàng tiếp cận thông tin sản phẩm công ty trong quý III
  • KR1: Viết 30 bài viết chuẩn SEO giới thiệu sản phẩm của công ty trong tháng 7
  • KR2: Gia tăng 75% lưu lượng truy cập website thông qua tìm kiếm, không phải trả phí
  • KR3: Thông tin sản phẩm của công ty xuất hiện trên trang tìm kiếm đầu tiên của từ khóa

OKRs hành chính nhân sự

  • O: Kiến tạo văn phòng trở thành nơi hấp dẫn, thoải mái để nhân viên làm việc trong quý III
  • KR1: Thu thập phản hồi, đóng góp ý tưởng cải tiến không gian văn phòng từ 10 nhân viên trong tháng 7
  • KR2: Tổ chức ít nhất 1 sự kiện nội bộ mỗi tháng
  • KR3: Triển khai việc cung cấp đồ ăn, đồ uống miễn phí tại khu vực căn-tin công ty
  • KR4: Bố trí thêm ít nhất 5 chậu cây xanh tại văn phòng
  • KR5: Bố trí không gian ngủ trưa thoải mái kèm nhạc không lời tại văn phòng

THAM KHẢO THÊM | 15+ Mẫu OKRs & Ví dụ cho mọi ngành nghề

Kết luận,

Trên đây, chúng ta đã cùng tìm hiểu về cách viết OKRs cơ bản có thể áp dụng cho mọi cấp bậc trong công ty. Hi vọng những thông tin này hữu ích với bạn cùng doanh nghiệp của mình.

Thật sự thì khá khó để viết OKRs chuẩn ngay từ đầu. Do đó, đừng ngại viết sai, hãy luyện tập thật nhiều với những hướng dẫn và checklist về cách viết OKRs kể trên. Bạn có thể tham khảo thêm một số mẫu OKRs cho từng bộ phận tại đây

Bài viết của VNOKRs, vui lòng ghi nguồn khi trích dẫn.

Bài trước
Bài sau
Viết Bình luận