Kết quả chính Input, Output, Outcome

Một lỗi phổ biến xảy ra ở các doanh nghiệp khi áp dụng OKRs đó là không biết cách lựa chọn các Kết quả chính phù hợp với Mục tiêu của mình để mang lại giá trị thực sự.

Theo John Doerr Kết quả chính thường sẽ phù hợp với một trong ba loại: Đầu vào (Input), Đầu ra (Output) và Kết quả (Outcome).Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét sự khác biệt giữa ba loại Kết quả chính này và cách áp dụng phù hợp đối với mỗi loại.

Nếu bạn chưa hiểu rõ về OKRs bạn có thể tìm hiểu thêm trên Blog OKRs của chúng tôi.

Input, Output, Outcome là gì?

Kết quả chính Input (Đầu vào)

Kết quả chính Input (Đầu vào) là những hoạt động, dữ liệu đầu vào mà bạn cần thực hiện để tạo ra các kết quả, thường là việc mà bạn có thể kiểm soát. Một số doanh nghiệp tập trung vào kết quả chính Input (Đầu vào), họ tin rằng nếu các giá trị đầu vào phù hợp được vận dụng, các giá trị đầu ra (Output) mong muốn sẽ được xảy ra.

• Ví dụ 1: Để tăng trưởng doanh số quý 1, hãy đi phát 10.000 tờ rơi.
• Ví dụ 2: Để khách hàng đánh giá cao dịch vụ của chúng ta, hãy Thử nghiệm ba chiến dịch Marketing mới để thu hút khách hàng sử dụng phần mềm của chúng tôi.

Kết quả chính Output (Đầu ra)

Kết quả chính Output (Đầu ra) là ảnh hưởng của đầu vào (Input) của bạn. Để có đầu ra, cần thực hiện các hành động như là đầu vào. Một số nhà lãnh đạo thích nêu Kết quả chính dưới dạng Đầu ra (Output) vì chúng tạo ra những điểm đánh dấu rõ ràng. Bạn có thể thấy Đầu ra trở thành hiện thực, hoặc không.

Tăng doanh thu bán hàng, đạt đến tiêu chuẩn hiệu suất, thu hút một số lượng người tham dự hội nghị nhất định v.v. – đây là Output.

• Ví dụ 1: Để tăng trưởng doanh số quý 1, hãy có 5000 khách hàng mới.
• Ví dụ 2: Để khách hàng đánh giá cao dịch vụ của chúng ta, hãy Đạt tỷ lệ đăng ký sử dụng phần mềm trên 60%.

Kết quả chính Output làm giảm nguy cơ các kết quả chính của bạn trông giống như một danh sách nhiệm vụ. Một kết quả chính Output hiệu quả sẽ có một kế hoạch là các hành động đi kèm.

Ví dụ: Để có 5000 khách hàng mới đồng nghĩa bạn phải có một công việc nhất định như tình nguyện viên phát tờ rơi, số cuộc gọi điện thoại đến khách hàng…

Kết quả chính dưới dạng Output tạo ra những sự đo lường rõ ràng tiến trình đạt được mục tiêu. Tuy nhiên, một số Output (Đầu ra) chúng ta không hoàn toàn kiểm soát được ví dụ như số sinh viên thành đạt trong công việc sau khi tốt nghiệp, khi đó cần sử dụng Kết quả chính Input với niềm tin rằng khi tăng các Input (số giờ thực hành trên lớp, số bài thi cần làm) thì sẽ tăng được Output.

Kết quả chính Outcome (Kết quả)

Kết quả chính Outcome là một cách nâng cao hơn Kết quả chính Output. Kết quả chính Output (Đầu ra) có xu hướng tự mô tả kết quả cuối cùng mong muốn trong khi đó Kết quả chính Outcome thường nhấn mạnh “trước” và “sau” rõ ràng hơn là Input hoặc Output. Kết quả chính Outcome tạo ra sự thay đổi mà bạn cần có.

Để làm rõ, chúng ta hãy xem xét hai ví dụ mục tiêu mẫu và Kết quả chính được thể hiện thông qua Input, Output và Outcome.

o

Tăng trưởng doanh số quý 1.

kr

Nhân viên phải phát 10.000 tờ rơi. (Input)

kr

Có được 5000 khách hàng mới. (Output)

kr

Doanh số từ khách hàng mới tăng 20% so với quý trước. (Outcome)

o

Khách hàng đánh giá cao dịch vụ của chúng tôi.

kr

Chạy ba chiến dịch Marketing nhằm mục đích gia hạn hợp đồng. (Input)

kr

Đạt được tỷ lệ gia hạn hợp đồng 60%. (Output)

kr

Tỷ lệ gia hạn hợp đồng tăng từ 50% lên 60%. (Outcome)

Kết quả chính dưới dạng Outcome thường phức tạp hơn Output. Việc tạo ra một Kết quả chính Outcome tốt có thể đòi hỏi thêm thời gian để suy nghĩ tuy nhiên điều đó làm tăng cơ hội thành công của bạn với Mục tiêu.

Cách sử dụng Kết quả chính Input, Output và Outcome

Các Kết quả chính Output (Đầu ra) và Outcome (Kết quả) cho bạn biết nơi bạn muốn đến, tuy nhiên những kết quả này có thể nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Trong khi các yếu tố đầu vào (Input) có thể kiểm soát được, nhưng không phải lúc nào đầu vào cũng dẫn đến kết quả tốt. 

Đầu vào cần có một Đầu ra để hướng tới và Đầu ra cần phải tạo ra một Kết quả có giá trị.

Khi nào nên sử dụng Kết quả chính Input

Đôi khi kết quả chính Output (Đầu ra) là những thứ bạn không kiểm soát được, lúc này bạn cần những kết quả chính Input (Đầu vào) để dễ dàng đo lường và theo dõi tiến độ hơn. Trong trường hợp này kết quả chính Input của bạn sẽ tập trung vào các hành động cốt lõi quan trọng và bạn chắc chắn được rằng những Input bạn lựa chọn sẽ mang lại kết quả đầu ra như mong muốn.

Ví dụ: Mục tiêu của bạn là “Có một cơ thể thon gọn hơn” thay vì sử dụng những kết quả chính đầu ra như: Hàm lượng mỡ thừa, cân nặng, số đo ba vòng… Bạn có thể tập trung vào những kết quả đầu vào dễ kiểm soát hơn như: Tập thể dục hàng ngày, chế độ ăn, thay đổi thói quen sinh hoạt…

Một ví dụ điển hình về việc sử dụng kết quả chính Input (Đầu vào) để đạt được mục tiêu mong muốn đó là Jeff Bezos –  Giám đốc điều hành của Amazon. Ông tin rằng tập trung sức lực vào các yếu tố đầu vào có thể kiểm soát được cho hoạt động kinh doanh của họ là cách hiệu quả nhất để tối đa hóa kết quả tài chính theo thời gian. Điều này được thể hiện rất rõ trong bức thư gửi cổ đông năm 2009 của Jeff Bezos.

Những kết quả chính Input cũng có thể được sử dụng để cải thiện hiệu suất của nhân viên. Trong một tổ chức nhân viên luôn là những người kiểm soát đối với đầu vào vì vậy trong bộ OKRs của họ thường sẽ có nhiều Kết quả chính Input hơn.

Rủi ro: Input đạt được nhưng không mang lại giá trị. Ví dụ bạn có thể yêu cầu nhân viên Đọc sách, tuy nhiên kết quả cuối cùng là hiểu cuốn sách thì không đạt được. Hãy hạn chế sử dụng Key Result Input trừ khi bạn tin chắc vào việc tạo ra Input sẽ thu được Output, hoặc khi bạn muốn định hướng cho các hành động.

Khi nào nên sử dụng Kết quả chính Output

Mục tiêu đặt ra cần hướng tới một giá trị lớn đối với doanh nghiệp điều này phụ thuộc rất nhiều vào những kết quả chính phù hợp. Tuy nhiên không phải lúc nào những Kết quả chính Outcome (Kết quả) cũng có thể thiết lập được, lúc này bạn cần sử dụng kết quả chính Output thay vì Input.

Kết quả chính Output (Đầu ra) thường được sử dụng trong trường hợp Mục tiêu của bạn muốn hướng tới sự thay đổi và bạn đã có cơ sở dữ liệu chắc chắn về đầu ra sau khi đã thực hiện một chuỗi hành động đầu vào. Lúc này Kết quả chính Output của bạn là những gì bạn ảnh hưởng mà không phải thứ bạn muốn kiểm soát.

Ví dụ: Mục tiêu của bạn là “tăng trưởng số lượng khách hàng mới” Giả sử bạn biết rằng trung bình bạn nhận được 5 khách hàng tiềm năng trong số 100 cuộc gọi, thay vì viết Kết quả chính Input là số lượng cuộc gọi được thực hiện bạn nên chuyển thành Kết quả chính Output với số lượng khách hàng tiềm năng, điều này sẽ có ý nghĩa.

Vì kết quả chính Output (Đầu ra) thường cung cấp một điểm cuối để hướng tới, Kết quả chính Output giống như một sự chỉ dẫn cho biết rõ ràng những công việc mà bạn thực hiện sẽ đem lại kết quả gì. Với đặc tính này mà Kết quả chính Output sẽ thường được sử dụng trong bộ OKRs của các cấp quản lý.

Rủi ro: sẽ có những Output dù rất mong muốn nhưng không thể kiểm soát được. Một trường Đại học có Output là sinh viên ra trường có việc làm thu nhập cao, điều này là tốt tuy nhiên nhà trường không thể kiểm soát được. Trong tình huống đó, hãy bổ sung các Key Result Input (VD: số giờ thực hành của sinh viên, thời gian đi thực tập, các trợ giảng có kinh nghiệm).

Khi nào nên sử dụng Kết quả chính Outcome

Kết quả chính Outcome thường được sử dụng khi Mục tiêu của bạn tập trung vào kết quả và thể hiện những sự tiến bộ. Bản chất OKRs luôn hướng chúng ta đến những mục tiêu đầy khát vọng chứ không phải chỉ đơn thuần là theo dõi hoạt động.

Kết quả chính Outcome đòi hỏi cần sự đầu tư lớn và cần thời gian dài để kiểm chứng vì vậy nó sẽ phù hợp hơn với những mục tiêu dài hạn.

Trong mọi trường hợp bạn nên cố gắng viết những Kết quả chính Outcome cho Mục tiêu của mình. Kết quả chính Outcome sẽ giúp bạn biết được liệu việc bạn đã làm có mang lại bất kỳ giá trị kinh doanh nào không. Đây là điều thúc đẩy doanh nghiệp tiến lên, thúc đẩy mọi người và mang lại sự rõ ràng hơn cho mọi người trong công ty của bạn.

Để có thể viết được những Kết quả chính Outcome cho mục tiêu của mình, bạn hãy liên tục đặt ra câu hỏi “So What?” (Thì sao) cho kết quả chính của bạn đến khi bạn cảm thấy hài lòng với câu trả lời của mình.

Ví dụ: 

Mục tiêu của bạn là “Tăng trưởng doanh số bán hàng”.

KR: “Triển khai quy trình bán hàng mới”

• Thì sao?: “Quy trình mới sẽ cải thiện tốc độ phục vụ khách hàng”
• Thì sao?: “Việc tăng tốc phục vụ khách hàng sẽ đẩy nhanh tốc độ ký được các hợp đồng mới”

Từ ví dụ trên bạn sẽ thấy Outcome (Kết quả) của bạn không phải là có quy trình mới, đây là Output (đầu ra) của bạn! Outcome thực sự mà bạn đang tìm kiếm là có thể có doanh số nhanh hơn. Chúng ta chỉ cần xác định thêm “nhanh như thế nào là đủ”.

Bạn hãy thử kiểm tra lại OKRs của mình và đảm bảo rằng bạn không chỉ đo lường số lượng nhiệm vụ mà còn là kết quả mong muốn của những nhiệm vụ đó. Hãy nhớ liên tục đặt ra những câu hỏi “So What”!

Lưu ý: Mỗi OKRs cần thể hiện rõ ràng sự tiến bộ so với những gì bạn đang có hiện tại. Nếu kết quả chính chỉ mô tả những gì bạn đang làm và giống với mô tả công việc, thì đó không phải là OKRs. Hãy thử viết lại nó!

Kết luận,

Không có công thức chung hoàn hảo cho việc bạn nên sử dụng theo loại Kết quả chính nào khi viết OKRs. Nhiều OKRs có sự kết hợp của nhiều loại Kết quả chính khác nhau. Tuy nhiên, bạn cần phải hiểu rõ trong từng trường hợp cụ thể thì nên sử dụng loại Kết quả chính nào để giúp nhóm của bạn hiểu chính xác những gì họ cần làm để thành công.

Bài viết của VNOKRs vui lòng ghi rõ nguồn khi trích dẫn.