Con người, nguồn nhân lực là tài sản lớn nhất của một tổ chức. Tuy nhiên, chỉ tuyển dụng thêm những nhân viên giỏi kỹ năng, giàu kinh nghiệm chuyên môn chưa chắc đã giúp công ty của bạn gia tăng hiệu quả, hiệu suất công việc. Một nhân viên mới gia nhập tổ chức sẽ cần nhận được cách quản lý con người đúng cách mới có thể phát triển công việc của mình và đóng góp vào thành công của tổ chức.
Quản lý con người là gì?
Quản lý con người là một phần của quản lý nguồn nhân lực (Human Resource Management – HRM). Quản lý con người là tổng thể các hoạt động giúp xây dựng đội ngũ, tổ chức nhân viên để hướng tới việc tối ưu hóa hiệu quả vận hành của tổ chức. Một số hoạt động giúp quản lý con người trong tổ chức có thể kể đến như:
- Tuyển dụng đúng người, phù hợp cả về chuyên môn và văn hóa doanh nghiệp
- Đào tạo đúng hướng, đầy đủ để giúp phát triển nhân sự
- Cung cấp những hướng dẫn, quy trình đầy đủ để giúp nhân viên hiểu rõ họ nên làm và cần làm gì trong các trường hợp
- Ủy quyền, trao quyền phù hợp để nhân viên thực sự đóng góp giá trị cho tổ chức với sự chủ động, sáng tạo của mình thay vì chỉ làm theo lệnh từ quản lý cấp trên
- Xây dựng môi trường giao tiếp hiệu quả, minh bạch giữa các thành viên
- Thiết lập mục tiêu SMART để điều phối nỗ lực của đội ngũ
- Đáp ứng chính sách lương thưởng phù hợp với năng lực cá nhân, vị trí và hiệu suất công việc
- Có sự ghi nhận, quản lý hiệu suất liên tục giúp nhân viên thực hiện công việc hiệu quả và tăng cường sự gắn bó hơn với tổ chức
Về tổng thể, tất cả những hoạt động nào giúp nhân viên của bạn có thể làm việc hiệu quả, nhanh chóng hòa nhập và đóng góp giá trị cho tổ chức thì đều liên quan đến quản lý con người.
Quản lý con người cũng luôn cần gắn với lợi ích, định hướng phát triển của tổ chức. Chẳng hạn như một nhân viên không còn phù hợp về chuyên môn hay văn hóa doanh nghiệp thì việc kết thúc hợp đồng với họ cũng là quản lý con người hướng tới lợi ích của tổ chức.
Tại sao phải cần quản lý con người
Ở vị trí lãnh đạo, quản lý một tổ chức, bạn rất cần dành sự quan tâm và thực sự hành động để quản lý con người. Khi bạn quản lý con người hiệu quả, bạn sẽ giúp tổ chức đạt được nhiều lợi ích đa dạng, nền tảng cho sự phát triển trong cả ngắn, trung và dài hạn.
Giữ chân nhân viên
Theo nghiên cứu của Korn Ferry:
- Chi phí để thay thế một nhân sự sẽ rơi vào khoảng từ 50 – 150% tiền lương tháng của nhân sự đó
- Với vị trí nhân sự cấp cao, nhân sự thuộc nhóm điều hành thì chi phí thay thế có thể lên tới 213% lương tháng
Khi công ty của bạn gặp biến động nhân sự quá lớn, vấn đề không chỉ nằm ở chi phí thay thế nhân sự mà còn dẫn đến những hệ lụy kéo dài khác, kéo lùi sự phát triển của tổ chức.
- Đội ngũ liên tục biến động, khó có được tâm lý yên tâm làm việc ổn định, lâu dài
- Phát sinh thêm chi phí, nỗ lực tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên
- Ảnh hưởng đến khả năng, tinh thần làm việc nhóm
- Ảnh hưởng đến hiệu quả, hiệu suất công việc chung
Do đó, quản lý con người hiệu quả để giữ chân nhân viên sẽ giúp tổ chức của bạn tránh phải đối diện với những “nỗi đau” biến động kể trên. Chẳng hạn như công ty bạn có một dự án triển khai phải thực hiện trong khoảng 6 tháng. Làm đến giữa dự án thì Quản lý dự án xin nghỉ việc. Điều này chắc chắn sẽ ảnh hưởng phần nào đến tiến độ, chất lượng triển khai dự án. Nếu bạn quản lý con người tốt, bạn sẽ giảm thiểu được tình trạng này.
Một số gợi ý có thể giúp bạn quản lý con người, giữ chân nhân viên hiệu quả, tránh tình trạng nghỉ việc giữa chừng như vậy có thể kể đến như:
- Áp dụng chính sách mua bảo hiểm sức khỏe cho nhân viên và người nhà khi đủ thâm niên công tác (có thể là 1 năm trở lên)
- Áp dụng chính sách thưởng thâm niên công tác, ví dụ thưởng tiền mặt, cổ phần, xe, nhà… Thực tế đã có những công ty ở Việt Nam thực hiện tặng chung cư, nhà, xe cho nhân sự có 5, 10 năm thâm niên công tác.
- Thực hiện quản lý hiệu suất liên tục
- Thực hiện ghi nhận, đánh giá nhân viên thường xuyên thay vì theo chu kỳ 1 – 2 lần đánh giá mỗi năm. Đánh giá nhân viên để cải tiến hiệu quả, hiệu suất công việc chứ không phải luôn cần gắn với tăng lương, thưởng.
- Xây dựng, duy trì văn hóa doanh nghiệp tích cực, thu hút nhân sự gắn bó lâu dài…
Nghiên cứu, nhận định về khả năng giữ chân nhân viên:
|
Tạo ra sự chủ động của nhân sự
Quản lý con người không đồng nghĩa với việc giám sát hay quản lý vi mô mà ngược lại, quản lý hiệu quả hoàn toàn có thể tạo nên sự chủ động của nhân sự. Rõ ràng, công ty không thuê, không ký hợp đồng với một nhân viên để biến họ trở thành một vấn đề mà luôn kỳ vọng họ có thể giải quyết vấn đề. Muốn như vậy, nhà quản lý cần thực hiện:
- Hướng dẫn, đào tạo nhân sự đầy đủ
- Ủy nhiệm, trao quyền phù hợp
- Ghi nhận, đánh giá công việc kịp thời…
Đó đều là những hoạt động quản lý con người có thể giúp nhân viên có thể chủ động, sáng tạo và phát triển hơn trong công việc.
Shelisa Bainbridge (Huấn luyện viên tại Agile by Design) chia sẻ đề xuất tái cấu trúc hoạt động quản lý con người dưới dạng điều phối nhóm. Sự thay đổi trong nhận thức này có thể khiến các nhà quản lý tập trung ít hơn vào việc kiểm soát con người và tập trung nhiều hơn vào việc kiến tạo môi trường làm việc hiệu quả, giúp nhân viên tăng sự chủ động và thành công hơn trong công việc.
Theo Bainbridge, khi một doanh nghiệp nhấn mạnh đến sự phối hợp của nhóm, họ sẽ thấy cách tiếp cận và thái độ của các nhà quản lý của họ thay đổi theo ba hướng có lợi sau:
- Các nhà quản lý chuyển từ tập trung quá hẹp vào cấp độ cá nhân sang tập trung toàn diện hơn vào các hoạt động và kết quả đầu ra của toàn bộ nhóm
- Họ chuyển từ nói và chỉ đạo nhân viên sang hỗ trợ, trao quyền và khuyến khích quyền tự chủ của “nhóm”
- Thay vì truyền đạt những kỳ vọng cứng nhắc, các nhà quản lý khuyến khích khám phá và thử nghiệm
Thúc đẩy sự phát triển của tổ chức
Khi nhân viên hiểu rõ vai trò trong tổ chức và nhóm, khi họ cảm thấy những đóng góp của mình được ghi nhận, lắng nghe, đánh giá cao và cảm thấy được ủng hộ, họ sẽ cố gắng hết sức để làm việc.
Quản lý con người hiệu quả vì vậy sẽ giúp cải thiện hiệu suất của nhân viên và bạn sẽ tăng cơ hội đạt được các mục tiêu của team.
Ramesh Ramani, Giám đốc điều hành của nền tảng học tập kỹ thuật số ExpertusONE chia sẻ: Việc tạo ra một môi trường vững chắc tại nơi làm việc sẽ giúp nhân viên hạnh phúc và làm việc hiệu quả hơn. Đồng thời, điều đó sẽ giúp chất lượng đầu ra công việc của nhân viên được cải thiện. Chỉ khi một công ty thực sự quan tâm đến nhân viên của mình thì công ty đó mới thành công.
Kỹ năng quản lý con người hiệu quả
Quản lý con người hiệu quả đòi hỏi nhà quản lý cần rèn luyện, phát triển nhiều kỹ năng. Con người không vận hành đơn giản, tuần tự như một cỗ máy 1 + 1 = 2 mà chứa đựng rất nhiều những biến số về tính cách, phong cách, động lực làm việc… Do đó, kỹ năng quản lý con người cũng đòi hỏi sự linh hoạt tương ứng.
Thấu hiểu
Quản lý con người đòi hỏi sự thấu hiểu, đồng cảm với đội ngũ. Cho dù bạn đang giao nhiệm vụ hay khi phản hồi cho nhân viên thì bạn cũng nên đứng từ góc độ của đội ngũ, của nhân viên để có cách tiếp cận phù hợp. Học cách đứng vào vị trí của nhân viên, bạn sẽ hiểu hơn về họ và tìm được đúng cách thúc đẩy gia tăng hiệu quả, hiệu suất công việc trong team.
Trong lý thuyết kỹ năng lãnh đạo (1955) do Robert Katz khởi xướng, 3 nhóm kỹ năng cần thiết, quan trọng với nhà lãnh đạo được ông nhắc tới gồm nhóm kỹ năng: kỹ thuật; khái niệm và con người.
Trong tác phẩm “Kỹ năng của một nhà quản trị hiệu quả”, Robert Katz đưa ra nhận định: một nhà quản trị hiệu quả cần phải có năng lực tư duy, năng lực kỹ thuật cũng như khả năng tương tác với con người, đội nhóm của mình. Trong đó, năng lực tư duy giúp nhà quản trị có khả năng hoạch định các ý tưởng, phương án. Còn năng lực kỹ thuật, khả năng tương tác sẽ giúp nhà quản trị phát triển được đội ngũ của mình.
Sự thấu hiểu trong tương quan đó chính là một trong những nền tảng quan trọng giúp nhà quản lý có thể quản lý con người hiệu quả và phát triển, làm lớn mạnh đội ngũ của mình.
Giao tiếp hiệu quả
Con người có thể hiểu nhau, phối hợp với nhau tốt hơn là thông qua hoạt động giao tiếp. Muốn quản lý con người, bạn bắt buộc cần có kỹ năng giao tiếp hiệu quả.
Giao tiếp là một trong những chìa khóa cho sự thành công dù bạn ở vị trí nhân viên, quản lý hay lãnh đạo. Khi bạn giao tiếp một cách rõ ràng, thẳng thắn, lịch sự, bạn sẽ giúp đội ngũ của mình hiểu hơn về bạn, về nhau và cùng hướng tới mục tiêu chung tốt hơn.
Cuộc thăm dò do TriNet tổ chức cho thấy 85% thế hệ millennials sẽ cảm thấy tự tin hơn trong công việc nếu họ có cơ hội trò chuyện thường xuyên hơn với người quản lý của mình. Thông qua các buổi trò chuyện, phản hồi với nhân viên, đội ngũ của bạn sẽ dần hình thành thói quen và cao hơn là văn hóa giao tiếp tích cực.
Một số lưu ý để giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn với đội ngũ:
- Khi giao tiếp với đội ngũ của mình là bạn nên tránh lối giao tiếp, phản hồi theo dạng bánh mì kẹp (tích cực – tiêu cực – tích cực). Việc đưa ra thông tin tích cực, tiêu cực đan xen lẫn nhau không giúp nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái hay được xoa dịu tinh thần mà họ sẽ chỉ cảm thấy khó nắm bắt, mơ hồ về nhận định, suy nghĩ thực sự của bạn là gì.
- Khi muốn đánh giá, ghi nhận công việc, bạn có thể tổ chức những buổi check-in 1 1 với nhân viên định kỳ hàng tuần. Trong những buổi đối thoại 1 1 như vậy, nhân viên sẽ dễ dàng chia sẻ, lắng nghe và tiếp nhận ý kiến phản hồi của bạn hơn.
Lắng nghe tích cực
Lắng nghe không chỉ là một hành động mang tính cơ học mà bạn cần lắng nghe một cách chủ động, tích cực. Ngôn ngữ cơ thể, ánh mắt, khuôn mặt… thể hiện đúng lúc, đúng chỗ hoàn toàn có thể giúp người đối thoại với bạn thoải mái chia sẻ hơn.
Chẳng hạn như bạn chăm chú lắng nghe và thậm chí là ghi chép lại những ý người đối diện nói thì họ sẽ có cảm giác bạn đang thực sự lắng nghe và sẽ tin tưởng chia sẻ với bạn hơn.
Lắng nghe tích cực còn có thể giúp bạn phát hiện ra được những vấn đề hay điểm mấu chốt trong cuộc trao đổi. Từ đó, bạn sẽ nhanh chóng nắm bắt được tình trạng công việc, cùng đội ngũ tìm ra giải pháp hiệu quả cho các vấn đề, vướng mắc phát sinh.
Trong nhiều trường hợp, lắng nghe tích cực cũng là một cách để bạn tạo cơ hội cho nhân viên nói lên tiếng nói, suy nghĩ thực sự của họ. Một cuộc họp mà chỉ có lãnh đạo, quản lý thao thao bất tuyệt chia sẻ về các ý tưởng nhiều khi không phải một cuộc họp tốt. Lãnh đạo cao nhất có thể trở thành người phát biểu cuối cùng, học cách lắng nghe tích cực và tạo cơ hội để team cùng chia sẻ ý kiến.
Giải quyết vấn đề
Lãnh đạo, quản lý thực tế có thể không phải chỉ là một vị trí công việc mà nên hướng tới xây dựng hình ảnh về một người đưa ra giải pháp tối ưu. Bạn có thể không phải lúc nào hay tình huống nào cũng là người giỏi nhất của team nhưng cần biết cách phối hợp, cộng hưởng đội ngũ để tìm ra giải pháp giải quyết các vấn đề. Kỹ năng giải quyết vấn đề chính là kỹ năng giúp bạn có thể quản lý con người hiệu quả.
Bởi lẽ, lý do cốt lõi để duy trì một team là vì team đó có thể giải quyết một vấn đề, bài toán cụ thể nào đó. Bạn không có kỹ năng giải quyết vấn đề thì khả năng team hoạt động suy giảm hiệu quả sẽ hiển hiện trước mắt.
Chẳng hạn như khách hàng đưa ra một bài toán cần team Công nghệ đưa ra giải pháp để xử lý. Khách hàng muốn phần mềm cần có khả năng tích hợp vân tay để mở khóa tài khoản trong giao diện đăng nhập. Nếu team Công nghệ không có kỹ năng giải quyết vấn đề thì bài toán của khách hàng đưa ra sẽ bị đình trệ, trở thành vướng mắc.
Giải quyết vấn đề nên được xác định là kỹ năng cốt lõi trong xây dựng đội nhóm, quản lý con người. Nếu team không học được các giải quyết vấn đề một cách chủ động, tích cực, sáng tạo thì đội ngũ đó sẽ trở thành một vấn đề với tổ chức thay vì là người đi giải quyết vấn đề.
Khả năng tổ chức
Mỗi nhân viên sẽ có một cá tính, năng lực, động lực làm việc khác nhau. Ở vị trí quản lý, bạn muốn quản lý con người tốt thì cần có khả năng tổ chức đội nhóm. Kỹ năng này đòi hỏi bạn nắm bắt rõ về mỗi thành viên và giao việc đúng người, xếp người đúng việc để đạt được hiệu quả vận hành tối ưu.
Chẳng hạn như:
- Nhân viên có xu hướng tính cách hướng nội, tỉ mỉ, thận trọng có thể hợp với bộ phận hỗ trợ, back-office, nghiên cứu sản phẩm…
- Nhân viên có xu hướng tính cách hướng ngoại, giao tiếp, linh hoạt tốt trong công việc có thể hợp với những bộ phận về marketing, PR, kinh doanh…
Ngay từ khâu tuyển dụng ban đầu, bạn cần có kỹ năng, khả năng tổ chức để tuyển dụng được đúng thành viên phù hợp với tổ chức không chỉ là về chuyên môn mà còn về văn hóa doanh nghiệp, xu hướng công việc hay động lực làm việc…
*
Quản lý con người là một việc không hề dễ dàng. Bởi, con người vốn dĩ đầy cảm xúc và những trạng thái biến đổi. Cùng một nhân viên đảm nhận cùng một vị trí nhưng ở những cảm xúc, trạng thái khác nhau thì cũng sẽ có hiệu suất, hiệu quả công việc khác nhau. Do đó, quản lý con người hiệu quả có thể giúp đội ngũ của bạn phát triển ngày càng mạnh mẽ, hướng tới những mục tiêu thử thách tiếp theo.
Hi vọng những chia sẻ về quản lý con người của VNOKRs hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm những kiến thức hữu ích về quản trị doanh nghiệp, phát triển bản thân, đội ngũ tại blog của chúng tôi: https://blog.okrs.vn/kien-thuc-quan-tri
