Đi lên từ nhân viên tới quản lý chuyên môn và trở thành nhà lãnh đạo đã khó nhưng trở thành lãnh đạo hiệu quả càng khó khăn hơn. Lãnh đạo hiệu quả rất cần có tổng hòa, đan xen nhiều kỹ năng lãnh đạo, đúc rút từ trải nghiệm thực tế vận hành doanh nghiệp.
Kỹ năng lãnh đạo là gì?
Trước khi đi sâu tìm hiểu các kỹ năng cần có có một nhà lãnh đạo hiệu quả, chúng ta hãy cùng định nghĩa kỹ năng lãnh đạo là gì. Có thể có nhiều cách định nghĩa khác nhau về kỹ năng lãnh đạo nhưng ở góc độ quản trị doanh nghiệp, kỹ năng lãnh đạo thực tế là kỹ năng làm chủ. Làm chủ ở đây là làm chủ công việc, làm chủ bản thân, đội ngũ, làm chủ giải pháp và mục tiêu của tổ chức.
Đi vào thực tế vận hành doanh nghiệp, kỹ năng lãnh đạo thường được thể hiện thông qua khả năng dẫn dắt, điều phối, truyền cảm hứng khuyến khích các hoạt động của đội ngũ để hướng đến mục tiêu, thành công chung.
Cũng sẽ thật khó có một nguyên mẫu kỹ năng lãnh đạo chung cho tất cả các công ty, tổ chức. Bởi vì mỗi công ty, tổ chức đều có những đặc thù riêng, mục tiêu, tầm nhìn riêng và họ cũng cần người lãnh đạo phù hợp với đặc thù đó. Một lãnh đạo rất thành công ở công ty A chưa chắc đã là người lãnh đạo thành công ở công ty B.
Tuy nhiên xét tổng thể, dù lãnh đạo ở tổ chức, công ty nào cũng cần quan tâm phát triển một số kỹ năng chung như:
- Tư duy chiến lược
- Lập kế hoạch
- Giao tiếp
- Quản lý con người
- Quản trị sự thay đổi
Các kỹ năng quan trọng mà một nhà lãnh đạo cần có
Năm kỹ năng dưới đây là những kỹ năng nền tảng có thể giúp một nhà quản lý vươn tầm trở thành lãnh đạo hiệu quả cho doanh nghiệp, tổ chức.
Kỹ năng tư duy chiến lược
Kỹ năng tư duy chiến lược là điều phân biệt giữa những nhà lãnh đạo hiệu quả so với phần còn lại. Tư duy chiến lược lãnh đạo là khả năng xác định rõ tầm nhìn, mục tiêu tổ chức cần hướng đến và những kết quả chính cần đạt được để hướng tới mục tiêu đó.
Lãnh đạo có kỹ năng tư duy chiến lược sẽ cần đảm bảo xác định và truyền đạt được tầm nhìn, sứ mệnh đến với các thành viên trong tổ chức của mình.
Xác định tầm nhìn
Lãnh đạo hiệu quả sẽ nhìn nhận sự vận động, phát triển của tổ chức như một bức tranh toàn cảnh thay vì bị phân tâm bởi các vấn đề phụ, tiểu tiết. Các quyết định của nhà quản lý có kỹ năng tư duy chiến lược luôn xoay quanh một trục định vị: quyết định này có giúp tổ chức tiến gần hơn đến mục tiêu đã đề ra hay không?
Xác định một tầm nhìn không hề đơn giản như đề xuất ra một ý tưởng cho tổ chức. Tầm nhìn cần được xây dựng thông qua quá trình thu thập dữ liệu, thông tin từ nhiều hướng như: từ nội bộ, khách hàng, thị trường… Tầm nhìn tốt cho tổ chức cũng như một đích đến đủ hấp dẫn, thử thách mà mỗi thành viên trong tổ chức đều hào hứng muốn đạt được.
Truyền đạt tầm nhìn
Ngoài việc thiết lập được tầm nhìn thực sự thử thách, tạo động lực cho sự phát triển của tổ chức thì người lãnh đạo còn cần có khả năng truyền đạt, lan tỏa tầm nhìn đó đến với các thành viên trong tổ chức của mình.
Tầm nhìn chiến lược dù hấp dẫn đến đâu nhưng nếu nó chưa được “thẩm thấu” vào trong suy nghĩ, hành động của từng nhân viên của bạn thì tầm nhìn đó cũng vẫn chỉ còn nằm trên giấy. Bạn có thể tham khảo một số tầm nhìn được xây dựng từ tư duy chiến lược vượt trội đã giúp doanh nghiệp phát triển thần kỳ:
- Google: Sắp xếp thông tin của thế giới, làm cho những thông tin này trở nên hữu dụng và có thể truy cập trên toàn cầu
- SpaceX: “bình dân hóa” thám hiểm không gian, biến du hành vũ trụ trở nên phổ biến như đi máy bay
- Facebook: mạng xã hội kết nối với bạn bè và gia đình, bày tỏ những gì quan trọng với bản thân và khám phá những gì đang diễn ra trên thế giới
Một số mô hình phân tích, xây dựng tư duy chiến lược
Để xác định chiến lược, tầm nhìn cho tổ chức hay để rèn luyện kỹ năng tư duy chiến lược, nhà lãnh đạo có thể tham khảo một số mô hình, phương pháp phân tích:
- Phân tích SWOT: SWOT là mô hình phân tích một dự án hay một tổ chức dựa trên 5 yếu tố điểm mạnh (Strengths), điểm yếu (Weaknesses), cơ hội (Opportunities) và thách thức (Threats).
- Mô hình 5 lực lượng cạnh tranh của Michael Porter: Đây là mô hình giúp xác định, phân tích năm lực lượng cạnh tranh khác nhau ảnh hưởng tới tổ chức của bạn. Năm lực lượng gồm: đối thủ trong ngành; tiềm năng của những doanh nghiệp mới tham gia vào ngành; sức mạnh nhà cung cấp; sức mạnh khách hàng; nguy cơ, đe doạ từ các sản phẩm thay thế.
- Ma trận hình ảnh canh tranh CPM: CPM là viết tắt của Competitive Profile Matrix, là một mô hình xác định các đối thủ cạnh tranh chính của công ty và các điểm mạnh và điểm yếu của chính công ty trong tương quan với vị thế chiến lược của công ty cạnh tranh.
Đặc biệt, để xác định tầm nhìn mục tiêu của tổ chức với tư duy chiến lược hiệu quả, bạn có thể tham khảo phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. OKRs là phương pháp quản trị bằng mục tiêu (Objective) và các kết quả chính (Key Results). Đây là phương pháp đã được hàng loạt các doanh nghiệp hàng đầu trên thế giới và cả ở Việt Nam áp dụng, chẳng hạn như: Google; Intel; Amazon; Twitter; Careerbuilder; FPT; Tinh Vân…
Xem thêm: OKRs là gì? 15+ Điều bạn cần biết về Quản trị mục tiêu OKRs trước khi áp dụng
Kỹ năng lập kế hoạch
Nếu tư duy chiến lược là xác lập mục tiêu thì kỹ năng lập kế hoạch sẽ giúp nhà quản lý, tổ chức hướng đến mục tiêu đó. Tư duy chiến lược cho bạn một đích đến còn kỹ năng lập kế hoạch sẽ cho bạn một con đường đi đến đích.
Kỹ năng lập kế hoạch là những khả năng thực tế hàng ngày giúp bạn dễ dàng xử lý khối lượng công việc, hoàn thành nhiệm vụ và cộng tác với những thành viên trong đội ngũ của mình. Có nhiều ví dụ khác nhau về khả năng lập kế hoạch, bao gồm tư duy phản biện, chú ý đến chi tiết và giao tiếp với đội ngũ… Nhà quản lý cần học cách cải thiện khả năng lập kế hoạch để có thể nâng cao hiệu suất, hiệu quả công việc của bản thân và hỗ trợ đội ngũ cùng hướng đến mục tiêu chung.
Để lập kế hoạch một cách hiệu quả, nhà quản lý có thể tham khảo nguyên tắc lập kế hoạch SMARTER.
- Specific (cụ thể): Kế hoạch hành động của bạn đưa ra phải rất cụ thể, tránh những mơ hồ hay khó hiểu sẽ tạo lực cản đến hành động của team.
- Measurable (đo lường): Kế hoạch cần gắn với mục tiêu được đo lường cụ thể, định lượng, rõ ràng.
- Achievable (khả thi): Tầm nhìn của bạn có thể hướng đến mặt trăng nhưng kế hoạch hành động phải đảm bảo khả thi với nguồn lực hiện tại của tổ chức. Một kế hoạch bất khả thi sẽ chỉ khiến team chán nản, sợ hãi ngay từ khi chưa bắt đầu hành động.
- Relevant (liên quan): Kế hoạch hành động cần có liên quan, hướng đến mục tiêu, sứ mệnh, tầm nhìn trong cả ngắn, trung và dài hạn của tổ chức.
- Time bound (giới hạn thời gian): Giới hạn thời gian là cách hiệu quả để bản kế hoạch của bạn tạo ra áp lực đủ lên team. Đội ngũ cần khẩn trương hành động mới hoàn thành được thời hạn đã đề ra (deadline).
- Evaluate (đánh giá): Sau khi đưa bản kế hoạch vào thực thi, vận hành, bạn cần tiến hành đánh giá kế hoạch trong thực tế. Thực tế là sự kiểm chứng tốt nhất cho mọi bản kế hoạch hành động. Việc đánh giá này tùy thuộc tính chất từng kế hoạch mà thực hiện theo khoảng thời gian hàng ngày, hàng tuần hay hàng tháng.
- Re-Adjust (điều chỉnh lại): Sau khi đánh giá kế hoạch, nếu phát sinh những điểm vênh giữa kế hoạch và thực tế, nhà quản lý cần tiến hành điều chỉnh lại kế hoạch phù hợp hơn.
Bạn có thể theo dõi ví dụ sau để hiểu hơn về SMARTER:
Áp dụng SMARTER cho kế hoạch cải thiện doanh thu
- S – Cụ thể: Doanh thu công ty trong quý IV-2022 cần vượt 10% so với cùng kỳ năm 2021
- M – Đo lường: Cần ký được ít nhất 4 hợp đồng triển khai với khách hàng mới; 3 hợp đồng bảo trì và 5 hợp đồng upsale. Tổng doanh thu quý IV cần đạt được 15 tỷ VNĐ.
- A – Khả thi: Với khả năng của đội ngũ triển khai và kinh doanh hiện nay, tôi tự tin công ty có thể đạt được kế hoạch doanh thu 15 tỷ trong quý IV-2022, con số doanh thu vượt 10% so với cùng kỳ năm trước
- R – Liên quan: Kế hoạch quý IV này giúp công ty có thể kết thúc năm 2022 với tổng doanh thu năm đạt mức 65 tỷ VNĐ. Đây là tiền đề tốt để công ty có lợi nhuận, dòng tiền sẵn sàng cho các kế hoạch phát triển trong năm 2023 sắp tới.
- T – Giới hạn thời gian: Mục tiêu cần đạt được trước 31/12/2022
- E – Đánh giá: Sau khi thực hiện kế hoạch được 1 tháng, tôi nhận thấy đội ngũ gặp khó khăn trong ký hợp đồng mảng upsale. Chỉ có 3 / 5 khách hàng quan tâm đến tính năng mới của sản phẩm.
- R – Điều chỉnh lại: Mức doanh thu kỳ vọng được điều chỉnh lại ở mức tăng trưởng 8% so với cùng kỳ năm trước
Mary Barra là một doanh nhân thành đạt, là nữ lãnh đạo đầu tiên của một hãng sản xuất ô tô nổi tiếng ở Mỹ. Bà được bổ nhiệm làm Chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành của General Motors vào năm 2014.
Phong cách lãnh đạo của Barra cho phép trao quyền cho nhân viên của mình và tiến hành ghi nhận nỗ lực kịp thời. Trong số những phẩm chất lãnh đạo nổi bật của Barra phải kể đến khả năng lãnh đạo vượt qua những thách thức và khủng hoảng khác nhau, chẳng hạn như cuộc khủng hoảng Switchgear – một sự cố công tắc đánh lửa trong những chiếc xe GM khiến hơn 100 người đã thiệt mạng.
Mary Barra chia sẻ: những thách thức có thể luôn bủa vây bạn và đội ngũ của mình. Điều quan trọng là bạn cần biết khi nào và tại sao bạn sai.
Xem thêm: Nguyên tắc SMARTER là gì? 3 Điều cần biết về phương pháp S.M.A.R.T.E.R
Kỹ năng giao tiếp
Một nhà lãnh đạo giỏi cần có kỹ năng giao tiếp, tạo được sự cởi mở với những thành viên trong team. Họ có thể giải thích ngắn gọn các mục tiêu và nhiệm vụ của tổ chức bằng cách sử dụng các loại kênh giao tiếp khác nhau, chẳng hạn như trao đổi trực tiếp, email, video trò chuyện, điện thoại hay qua chat…
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng chung không chỉ lãnh đạo, quản lý cần có mà mọi nhân viên đều cần có. Tuy nhiên, ở cấp độ lãnh đạo, kỹ năng này càng cần được rèn luyện chuyên sâu, thậm chí được xử lý thành phản xạ.
Người có kỹ năng giao tiếp tốt chưa chắc đã là lãnh đạo nhưng khi đã là lãnh đạo, bạn chắc chắn cần có kỹ năng giao tiếp tốt. Một số lưu ý về giao tiếp, người lãnh đạo nên lưu ý như sau:
- Lắng nghe chủ động
- Đặt câu hỏi mở, khuyến khích sự chia sẻ của nhân viên
- Thẳng thắn, tránh các ẩn ý
- Không nhận xét theo kiểu bánh mì kẹp (tích cực – tiêu cực – tích cực). Điều này không khiến nhân viên của bạn cảm thấy dễ chịu hơn khi giao tiếp mà sẽ chỉ khiến họ hoang mang, không hiểu bạn thực sự mong muốn điều gì.
Nghiên cứu của Gallup cho biết: các cuộc trò chuyện thường xuyên giữa người quản lý và nhân viên là chìa khóa cho sự gắn bó của nhân viên. Điều này thậm chí còn quan trọng gấp đôi đối với những thành viên làm việc từ xa hoặc những người phụ thuộc vào phản hồi để thực hiện công việc của họ. Chất lượng cuộc trò chuyện cũng rất quan trọng. Trong nhiều trường hợp, người quản lý có thể nghĩ rằng họ đã giao tiếp tốt nhưng thực tế nhân viên chưa hiểu thực sự quản lý mong muốn điều gì.
Indra Nooyi, cựu chủ tịch kiêm giám đốc điều hành của PepsiCo là một nhà lãnh đạo có tầm nhìn kinh doanh. Trong quản trị, vận hành doanh nghiệp, Indra Nooyi thực hiện 5 nguyên tắc: rõ ràng; gắn kết; đầy đủ; ngắn gọn; cụ thể.
Cựu lãnh đạo của PepsiCo tin tưởng rằng những kỹ năng lãnh đạo khác sẽ bị lu mờ, bị ảnh hưởng sâu sắc nếu một người không có kỹ năng giao tiếp tốt. Để cải thiện khả năng giao tiếp của mình, bà đã theo học thêm các khóa đào tạo giao tiếp. Indra Nooyi cũng duy trì một blog tại Pepsi và thường xuyên trao đổi với nhân viên qua các bài đăng trên blog.
Indra Nooyi chia sẻ: Lãnh đạo đã khó và lãnh đạo giỏi còn khó hơn. Nhưng nếu bạn có thể khiến mọi người đi theo bạn đến cùng trời cuối đất, bạn là một nhà lãnh đạo tuyệt vời.
Tim Cook là giám đốc điều hành kinh doanh, nhà lãnh đạo, kỹ sư và hiện là CEO của Apple. Ông tuân theo phong cách lãnh đạo dân chủ cho phép mọi thành viên trong tổ chức đóng góp vào sự thành công chung. Bí quyết thành công của ông nằm ở sự giao tiếp cởi mở, minh bạch và chia sẻ, điều này đã khiến thị phần Apple tăng vọt dưới sự lãnh đạo của ông.
Tim Cook chia sẻ: công việc mang ý nghĩa mới khi bạn cảm thấy mình được chỉ dẫn đúng hướng.
Tìm hiểu thêm: 6 cách giúp bạn phát triển kỹ năng lãnh đạo
Kỹ năng quản lý con người
Con người là yếu tố rất khó quản lý. Bởi lẽ, mỗi con người không đơn thuần như những cỗ máy cơ học mà chứa đầy hỉ nộ ái ố với những mục tiêu, cảm xúc, động lực, niềm tin khác nhau. Quản lý con người – một trong những tài sản quan trọng nhất của doanh nghiệp cũng là kỹ năng quan trọng mà lãnh đạo cần có.
Về kỹ năng quản lý con người, nhà lãnh đạo cần lưu ý một số khía cạnh:
- Hướng tới mục tiêu chung: Những cảm xúc, niềm tin, động lực làm việc ở mỗi nhân viên là khác nhau. Tuy nhiên, ở góc độ quản lý, bạn cần hướng nhân viên tập trung vào những mục tiêu chung. Như vậy, xóa mờ ranh giới của cái tôi để hướng tới cái ta tập thể sẽ giúp team của bạn cộng hưởng được nỗ lực tập thể và đạt được mục tiêu chung.
- Quản lý con người như một tài sản quý báu: Nhà quản lý khi quản lý con người cần xem nguồn nhân lực của tổ chức không phải một khoản chi phí tổ chức cần chi trả hàng tháng. Nếu chỉ nhìn nhân sự như chi phí thì bạn sẽ rất khó phát triển đội ngũ của mình. Bạn cần nhìn nhận nhân lực chất lượng cao, thấm nhuần văn hóa doanh nghiệp là một tài sản quý báu, là nền tảng sẽ giúp doanh nghiệp có thể phát triển bền vững trong dài hạn.
- Ủy quyền, trao quyền hiệu quả: Các nhà quản lý vi mô sẽ chỉ bận rộn cả ngày để giải quyết các vấn đề thay cho nhân viên. Bạn nên tìm cách ủy quyền, trao quyền hiệu quả, học cách tin tưởng vào đội ngũ nhân viên của mình. Quản lý có thể không phải chuyên môn cụ thể hơn nhân viên và khi giao việc đúng người thì hiệu quả công việc sẽ được cải thiện đáng kể. Đặc biệt, khi nhân viên có khoảng không gian để chủ động, sáng tạo, họ cũng sẽ làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.
- Truyền cảm hứng thay vì dùng uy quyền: Quản lý từ trên xuống theo dạng thác đổ là cách quản lý được thực hiện với việc nhân viên được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ giống nhau, lặp đi lặp lại. Nhân viên sẽ chỉ thực hiện theo yêu cầu từ quản lý.
Với sự biến đổi, phát triển của quản lý nhân sự hiện nay, nhà lãnh đạo nên và cần trở thành những người truyền cảm hứng, hỗ trợ cho đội ngũ phát triển thay vì dùng uy quyền, vị trí của mình để ép nhân viên làm việc.
Bill Gates thường được biết đến là một trong những tỷ phú hàng đầu trên thế giới, nhà phát triển phần mềm, nhà đầu tư và đồng sáng lập Microsoft. Ông tin rằng thành công không thể đến dễ dàng trong một sớm một chiều mà đòi hỏi sự chăm chỉ.
Niềm đam mê và tầm nhìn của Bill Gates đã giúp tạo ra ngôn ngữ lập trình BASIC, MS-DOS cho IBM và cuối cùng là sự ra đời của Microsoft. Bill Gates không ngại sự thay đổi và ông cũng là một nhà lãnh đạo khuyến khích sự sáng tạo từ nhân viên.
Bill Gates chia sẻ: Khi chúng ta nhìn về phía trước trong thế kỷ tới, các nhà lãnh đạo sẽ là những người trao quyền cho người khác.
Howard Schultz là Giám đốc điều hành của Starbucks. Howard Schultz đã biến Starbucks thành một thương hiệu cafe nổi tiếng và uy tín trên toàn thế giới. Ông thực hành phong cách lãnh đạo trao quyền bằng cách khuyến khích nhân viên của mình phát triển, đạt được mục tiêu công việc và đóng góp vào sự thành công chung của tập thể.
Lãnh đạo Starbucks xem trọng 3 phẩm chất của nhân viên: tôn trọng; tin tưởng; trung thực. Chính Howard Schultz cũng luôn nỗ lực hướng tới 3 phẩm chất này. Ông chia sẻ: Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp không thể là người ngoài cuộc.
Xem thêm: 10 cách cải thiện HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC của nhân viên ĐÚNG & HIỆU QUẢ NHANH
Kỹ năng quản trị sự thay đổi
Seth Godin – nhà diễn thuyết nổi tiếng người Mỹ khi phân biệt giữa leader (lãnh đạo) và manager (quản lý) đã kể câu về người thầy dạy học sinh.
Một thầy giáo dạy viết văn được phân về khu người nghèo bang Florida. Bọn trẻ 10 – 12 tuổi, da màu và nghèo. Chúng ghét học, ghét các cuốn sách giáo khoa với nội dung chẳng liên quan gì đến chúng, lại có hơi hướng phân biệt chủng tộc.
Người thầy thu hết sách lại, mua những máy ảnh đen trắng rẻ tiền, phát cho bọn trẻ và bảo về chụp cuộc sống hàng ngày của chúng. Rồi người thầy dạy chúng tráng phim, in ảnh. Rồi bảo: các em hãy viết về câu chuyện trong các bức ảnh này. Chúng trả lời: nhưng bọn em không biết viết. Và thế là chúng bắt đầu học. Bọn trẻ học với lòng khao khát chứ không phải bị bắt buộc, học cho chính mình chứ không phải chỉ để lấy điểm.
Seth Godin cho rằng: Khi thế giới thay đổi, việc quản lý luôn thất bại bởi vì chúng ta không hiểu làm thế nào để tiến lên. Ông xem leader là người làm chủ hoạt động của mình, sẵn sàng làm những việc không nằm trong agenda, trong kế hoạch đã đề ra còn manager là nô lệ của agenda.
Khả năng lãnh đạo thường đặc biệt quan trọng vào những thời điểm thay đổi. Vì khi có những thay đổi bất ngờ, tổ chức của bạn thường cũng phải đối diện với nhiều vấn đề phát sinh, nằm ngoài kế hoạch. Nhà lãnh đạo rất cần có kỹ năng quản trị sự thay đổi để kiểm soát thay đổi, làm chủ tình huống và tiếp tục dẫn dắt đội ngũ hướng tới mục tiêu như đã định.
Để quản trị sự thay đổi, nhà lãnh đạo có thể tham khảo quy trình dưới đây:
- Nhận diện, hiểu rõ sự thay đổi và những ảnh hưởng của nó
- Thực hiện những điều chỉnh để thích ứng với thay đổi
- Vượt qua sự thay đổi để tiếp tục cùng team hướng tới mục tiêu
Bạn có thể hình dung sự thay đổi cũng giống như việc team của bạn gặp một trở ngại, một ngọn núi trên đường tới mục tiêu. Bạn có thể dọn dẹp những trở ngại đó hoặc tìm cách đi đường vòng, đi đường khác để vẫn hướng tới mục tiêu nhưng theo cách khác, con đường khác.
*
Rèn luyện kỹ năng lãnh đạo là công việc khó khăn và cần có những chia sẻ, trao đổi giúp bạn và đội ngũ đi đúng hướng ngay từ đầu. Bạn có thể tham khảo “Khóa học huấn luyện kỹ năng cho nhà quản lý – Phương pháp quản lý hiệu suất liên tục (CPM)” của VNOKRs.
Khóa học có thể đem lại cho bạn nhiều lợi ích đa như:
- Tăng gấp đôi hiệu suất & động lực nhân viên chỉ sau 5 tuần áp dụng
- Hiểu rõ vai trò của nhà quản lý
- Tăng cường kỹ năng quản lý nhân viên
- Nắm rõ các kỹ thuật thúc đẩy nhân viên, tạo ra sự cam kết và chủ động
- Tăng động lực cho nhân viên
- Phát huy hiệu quả nhanh chỉ sau 5 tuần ứng dụng
Bạn có thể tham khảo thông tin khóa học tại địa chỉ: https://okrs.vn/khoa-hoc-cpm
Hoặc liên hệ đội ngũ VNOKRs để được tư vấn nhanh chóng, chính xác.
- Địa chỉ: 25 Nam Đồng, Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0904232369
- Email: [email protected]
