Nhân viên là lực lượng quan trọng giúp thúc đẩy sự phát triển của tổ chức. Vì vậy, không có gì ngạc nhiên khi hiệu quả công việc hàng ngày của lực lượng lao động ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp.
Để thành công các doanh nghiệp phải tạo ra được môi trường làm việc duy trì và mang lại hiệu quả công việc tốt nhất cho nhân viên của mình. Điều này không chỉ giúp tuyển dụng, giữ chân và phát triển nhân tài, mà còn giúp công ty có thể xây dựng đội ngũ lãnh đạo tương lai.
Vậy làm thế nào để thúc đẩy hiệu suất của nhân viên? Trong bài viết dưới đây VNOKRs sẽ giới thiệu một số cách hàng đầu để giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu suất nhân viên một cách hiệu quả.
1. Ủy quyền hiệu quả
Đây là cách nghe có vẻ dễ thực hiện nhất, nhưng thực tế các doanh nghiệp thường ít khi áp dụng. Các nhà quản lý luôn muốn nắm quyền kiểm soát tất cả mọi thứ, họ nghĩ rằng để đảm bảo chất lượng công việc họ cần chỉ đạo trực tiếp từng công đoạn trong kế hoạch.
Điều này không phải là sai, nhưng việc tự mình kiểm tra từng chi tiết nhỏ thay vì ủy thác có thể làm lãng phí thời gian quý báu của mọi người. Thay vào đó, hãy giao trách nhiệm cho những nhân viên có năng lực, và tin tưởng rằng họ sẽ thực hiện tốt nhiệm vụ.
Việc ủy quyền mang lại cho nhân viên của bạn cơ hội đạt được các kỹ năng và kinh nghiệm lãnh đạo mà cuối cùng sẽ mang lại lợi ích cho công ty của bạn. Bạn tuyển dụng nhân viên là vì khả năng của họ vì vậy hãy để cho nhân viên của bạn chứng minh được năng lực của mình.
Ủy quyền đòi hỏi người quản lý phải biết cách giao việc hiệu quả. Ủy quyền không phải phó thác hoàn toàn công việc cho nhân viên của mình. Trong cuốn sách Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui của tác giả Jurgen Appelo có đưa ra 7 cấp độ ủy quyền, bạn có thể lựa chọn cách ủy quyền một phần hay ủy quyền toàn bộ công việc để phù hợp với từng nhiệm vụ, kỹ năng của từng người.
Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách ủy quyền hiệu quả trong 2 cuốn sách mà VNOKRs giới thiệu dưới đây:
Người giỏi không phải là người làm tất cả – Tác giả: Donna M.Genett
Lãnh đạo giỏi phải biết tạo niềm vui – Tác giả: Jurgen Appelo
2. Xem xét giữa kỹ năng và nhiệm vụ
Người quản lý cần biết các kỹ năng và phong cách hành vi của nhân viên là điều cần thiết để tối đa hóa hiệu suất công việc. Ví dụ, một người hướng ngoại, sáng tạo, có tư tưởng đột phá sẽ rất phù hợp để giới thiệu ý tưởng và làm việc với khách hàng. Tuy nhiên, họ có thể gặp khó khăn nếu được giao một nhiệm vụ chi tiết, đòi hỏi sự tỉ mỉ và nguyên tắc.
Yêu cầu nhân viên của bạn phải giỏi mọi thứ thực sự không mang lại hiệu quả – thay vào đó, trước khi giao cho nhân viên một nhiệm vụ, hãy tự hỏi bản thân: liệu đây có phải là người phù hợp nhất để thực hiện nhiệm vụ này? Nếu không, hãy tìm người khác có kỹ năng phù hợp với yêu cầu của bạn.
3. Trò chuyện hiệu quả
Giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là điều cần thiết để cải thiện hiệu suất của nhân viên. Theo như Andy Grove (Cố chủ tịch của Intel) đã nói: “Nếu người quản lý dành 90 phút để trò chuyện với nhân viên có thể nâng cao chất lượng công việc của người nhân viên trong hai tuần hoặc trong hơn tám mươi giờ.”
Thật không thực tế khi mong đợi nhân viên thay đổi và cải thiện mà không cung cấp cho họ phản hồi cụ thể và các mục tiêu cụ thể để làm việc. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm cũng nên được khuyến khích để truyền đạt quan điểm của họ, liên quan đến tiến độ, thời hạn, kỳ vọng và các nguồn lực sẵn có của họ.
Việc thường xuyên giao tiếp trao đổi sẽ giúp mọi người bày tỏ nhu cầu và mối quan tâm của mỗi cá nhân. Điều này tạo ra cảm giác hiểu biết lẫn nhau và xây dựng niềm tin giữa cấp trên và cấp dưới, giữa những người đồng nghiệp với nhau. Từ đó công việc cũng trở nên hiệu quả hơn
Thực tế, ai cũng mong muốn làm việc trong một môi trường cởi mở, minh bạch và thân thiện. Rõ ràng không ai muốn phải chịu những áp lực vô hình từ đồng nghiệp, môi trường xung quanh mình. Ai cũng cần có các mối quan hệ thực sự, tin tưởng giữa người quản lý và nhân viên, giữa nhân viên và nhân viên.
Tuy nhiên việc trò chuyện cần có cấu trúc. Một cuộc trò chuyện tiêu chuẩn 1:1 giữa quản lý và nhân viên (gọi là check-in) cần đạt được hiệu quả bằng cách hỏi một số câu hỏi cần thiết. Bạn có thể tham khảo một cuộc check-in hiệu quả cùng phương pháp OKRs (Mục tiêu và kết quả chính) tại đây
4. Giữ mục tiêu rõ ràng
Bạn không thể mong đợi nhân viên làm việc hiệu quả nếu họ không có mục tiêu để hướng tới. Thậm chí nếu một mục tiêu không được xác định rõ ràng và không thực tế, khó có thể đạt được sẽ khiến nhân viên của bạn làm việc kém hiệu quả hơn.
Theo một phát hiện trong lý thuyết Goal Setting của Locke cho rằng:
“Việc đặt ra các mục tiêu cụ thể dẫn đến hiệu suất cao hơn so với việc đặt các mục tiêu không cụ thể” (Tôi muốn kiếm được 500 USD, sẽ tốt hơn là tôi muốn kiếm nhiều tiền)
Vì vậy, hãy giúp cho nhân viên của bạn thiết lập được những mục tiêu cụ thể và rõ ràng. Hãy cho họ biết chính xác những gì bạn mong đợi ở họ và cho họ biết cụ thể mục tiêu này sẽ có tác động như thế nào với nhóm, tổ chức của bạn.
Một cách để làm điều này là đảm bảo các mục tiêu đạt được các tiêu chí “SMART” – cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn. Trước khi giao cho nhân viên một nhiệm vụ hay một mục tiêu, hãy tự hỏi bản thân xem nó có phù hợp với từng yêu cầu này không. Nếu không, bạn nên tìm cách điều chỉnh để giúp nhân viên của bạn làm việc hiệu quả.
5. Công nhận thành tích
Đừng ngại công nhận nhân viên của bạn khi họ hoàn thành tốt công việc. Theo một nghiên cứu của chuyên gia được công bố trên Tạp chí Journal of Personality and Social Psychology, những nhân viên được Ghi nhận nhất quán cho các nhiệm vụ của họ thể hiện sự quan tâm, gắn bó cao hơn trong công việc, dẫn đến tăng năng suất và hiệu quả công việc tốt hơn. Những doanh nghiệp có văn hoá ghi nhận cao sẽ có tỷ lệ nghỉ việc thấp hơn hẳn so với những doanh nghiệp khác.
Hãy ghi nhận một cách công khai, liên tục và kịp thời (thậm chí là với những thành tích nhỏ), điều đó giúp cho nhân viên của bạn thấy rằng những nỗ lực của họ đã được công nhận xứng đáng. Mọi người đều muốn thể hiện thành tích của mình với người khác. Ghi nhận công khai cũng giúp thúc đẩy sự nỗ lực vươn lên của mọi người trong tổ chức.
Một khi cả tổ chức của bạn đã hình thành văn hóa ghi nhận lẫn nhau, càng ngày càng thu hút được nhiều nhân viên tham gia và thúc đẩy các thành viên trong nhóm đóng góp ở mức cao nhất của họ. Từ đó hình thành nên một “động cơ” kéo cả guồng máy doanh nghiệp đi theo. Bất kỳ ai cũng có thể chúc mừng thành tích của người khác, mỗi lần chúc mừng chính là một nấc thang dẫn đến biểu hiện của sự xuất sắc.
6 QUY TẮC KHEN THƯỞNG HIỆU QUẢ
6. Tạo ra sự tập trung
Nếu có thể, cố gắng không giao cho nhân viên những nhiệm vụ bất chợt, xen ngang vào khi họ đang tập trung vào một mục tiêu lớn hơn. Hãy xem lại quy trình làm việc của nhóm và xem liệu bạn có thể cắt giảm điều gì để giúp nhân viên có thêm thời gian tập trung vào các công việc có mức độ ưu tiên cao hơn hay không.
Được tập trung vào một số ít những công việc quan trọng sẽ giúp cho nhân viên của bạn thấy rõ hơn trách nhiệm, công việc nào nên được ưu tiên thực hiện thay vì phải ôm đồm quá nhiều thứ dẫn đến không đạt được kết quả nào. Điều này sẽ giúp nhân viên của bạn dễ đạt được mục tiêu và hiệu quả công việc cũng cao hơn.
7. Đào tạo và phát triển nhân viên
Thông thường, lý do dẫn đến hiệu quả kém là do nhân viên không hiểu rõ nhiệm vụ của họ và cũng không hiểu cách để thực hiện. Có thể do kỹ năng của họ không đủ hoặc họ không biết cách tiếp cận các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc của mình. Theo thời gian, điều này dẫn đến việc giảm động lực trong công việc.
Cách tốt nhất để khắc phục điều này là thay vì để nhân viên cố gắng hoàn thành một công việc mà không có sự hướng dẫn nào, hãy dành thời gian đào tạo cho nhân viên của bạn những cách thức và kỹ thuật mới.
Có thể là tổ chức các buổi đào tạo nội bộ về kỹ năng, tham dự hội thảo chuyên ngành, làm việc với người cố vấn hoặc huấn luyện viên. Tất cả các phương pháp này sẽ cung cấp cho nhân viên những kỹ năng bổ sung cho phép họ cải thiện hiệu quả và năng suất của mình.
8. Đặt ra những mục tiêu thách thức nhưng thực tế
Mặc dù nỗi sợ thất bại có thể là điều không thể tránh khỏi trong các doanh nghiệp, nhưng việc đặt ra các mục tiêu thách thức sẽ làm tăng động lực làm việc và giúp nhân viên của bạn đạt được sự tiến bộ nhanh chóng hơn khi chỉ liên tục thực hiện những công việc bình thường.
Một phát hiện khác của Lý thuyết Goal Setting của Locke cho rằng:
“Độ khó của mục tiêu liên quan tuyến tính và tích cực đến hiệu suất, do đó, mục tiêu càng khó, nỗ lực, sự tập trung và kiên trì càng lớn, dẫn đến hiệu suất cao hơn”.
Tuy nhiên không phải ai cũng dễ dàng chấp nhận những mục tiêu thách thức, bạn với vai trò là người quản lý cần tạo ra một môi trường “an toàn” giúp cho nhân viên của mình thực hiện những ý tưởng táo bạo. Quan trọng nhất đó là “không trừng phạt sự thất bại”.
Chỉ cần lưu ý một điều – hãy đảm bảo rằng những mục tiêu này được vạch ra rõ ràng cho nhân viên của bạn và cho họ biết lý do họ cần thực hiện. Bằng cách này, họ biết được trọng tâm của mình và vị trí của bản thân. Nếu họ biết chính xác những gì phải đạt được cho quý tiếp theo, điều đó có thể giúp thúc đẩy họ đạt được thành tích cao nhất.
9. Xây dựng văn hóa phản hồi lành mạnh
Mặc dù việc đưa ra và nhận phản hồi chưa trở thành thói quen và có thể khá đáng sợ đối với một số công ty, nhưng việc liên tục đưa ra phản hồi lẫn nhau trong công việc sẽ giúp các thành viên có sự tiến bộ lớn.
Để cho nhân viên của bạn tham gia và chia sẻ quan điểm của họ về doanh nghiệp và quản lý giúp mang lại cho họ cảm giác thân thuộc, truyền cảm hứng để họ làm việc tốt nhất. Ngược lại, liên tục gửi cho họ một số phản hồi cũng thúc đẩy sự phát triển của nhân viên và cơ hội để thúc đẩy hiệu suất.
Yêu cầu phản hồi không chỉ cung cấp cho bạn những cách rõ ràng, tức thì để giúp nhân viên của bạn cải thiện mà còn khuyến khích văn hóa đối thoại cởi mở sẽ cho phép tiếp tục phát triển theo thời gian. Đây là một trong những lý do tại sao phản hồi trở thành một “Ứng dụng sát thủ” và là yếu tố quan trọng trong phương pháp Quản lý hiệu suất liên tục nhằm thúc đẩy hiệu suất làm việc của nhân sự đang được thế giới ưa chuộng ngày nay.
10. Sử dụng công cụ phù hợp
Đầu tư vào các công nghệ phù hợp có thể cải thiện đáng kể năng suất tại nơi làm việc. Chúng có thể giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ và tăng tốc quy trình mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc.
Ví dụ: Thay vì phải lên kế hoạch triển khai dự án một cách thủ công, tại sao không sử dụng phần mềm quản lý dự án như JIRA, Asana hoặc Trello, được thiết kế để giúp các trưởng nhóm lập kế hoạch và ủy thác nhiệm vụ hiệu quả hơn.
Hoặc sử dụng các công cụ chuyên biệt giúp tăng năng suất và hiệu quả công việc như phần mềm GoalF của chúng tôi. Phần mềm GoalF sẽ giúp tổ chức của bạn cải thiện hiệu suất làm việc thông qua việc:
- Giúp tổ chức dễ dàng thiết lập mục tiêu và tạo ra sự tập trung.
- Dễ dàng theo dõi công việc và đưa ra sự hỗ trợ cho nhân viên ngay khi cần thiết.
- Thúc đẩy văn hóa phản hồi 360 độ mạnh mẽ.
- Giúp những sự ghi nhận ngang hàng diễn ra liên tục trong thời gian thực.
Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin và đăng ký dùng thử miễn phí 5 tuần phần mềm GoalF tại đường link: https://goalf.vn/
Kết luận
Trong bài viết này, chúng tôi đã trình bày các cách hiệu quả nhất để có thể giúp cải thiện hiệu quả công việc cho nhân viên của bạn và đảm bảo rằng họ vẫn hài lòng, hạnh phúc và có động lực trong khi luôn cống hiến hết mình. Để tổ chức của bạn luôn phát triển, bạn phải đầu tư vào nhân viên của mình và giúp họ có được hiệu quả làm việc tốt nhất.
Để làm được điều này người quản lý cũng cần phải học tập và chuẩn bị những kỹ năng quản lý thật tốt để có thể giúp cho nhóm của mình đạt được hiệu quả cao nhất. Việc học tập và rèn luyện kỹ năng quản lý cần được thực hiện một cách bài bản, đòi hỏi thời gian và sự nỗ lực rất lớn, nhưng tin tôi đi nó sẽ thực sự đáng giá đối với bạn.
