Hiệu quả công việc của nhân viên: 6 nội dung quan trọng nhà quản lý cần biết

Hiệu quả công việc của nhân viên là “bài toán” không dễ giải với nhà quản lý. Và thực tế, cũng không có một lời giải nào chung, phù hợp với mọi công ty, tổ chức. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu 6 nội dung quan trọng về hiệu quả công việc dưới đây. Hi vọng những thông tin này sẽ giúp gợi mở thêm nhiều ý tưởng giúp gia tăng hiệu quả công việc cho công ty bạn.

1. Hiệu quả công việc là gì?

Hiệu quả công việc là khả năng có thể thực hiện, hoàn thành đúng việc và tạo ra nhiều giá trị nhất so với mục tiêu đề ra ban đầu.

Chỉ số đo lường hiệu quả được tính theo công thức:

Hiệu quả = Kết quả đạt được / Mục tiêu

Ví dụ như mục tiêu của bạn là thông điệp truyền thông của công ty trên mạng xã hội nhận được ít nhất 1000 lượt chia sẻ trên mạng xã hội sau 1 tuần đăng tải. Bạn có thể thực hiện công việc bằng nhiều cách khác nhau như: tạo clip viral, đầu tư tỉ mỉ nội dung thông tin, mời KOL… Trường hợp kết quả đạt được so với mục tiêu được hoàn thành hoặc thậm chí là vượt mức mục tiêu đề ra có nghĩa là bạn đang có hiệu quả trong công việc tốt.  

Hiệu quả công việc thường dễ bị nhầm lẫn với các khái niệm khác như hiệu suất và năng suất công việc. Nếu hiệu quả công việc căn cứ theo kết quả đạt được so với mục tiêu thì:

• Hiệu suất là khả năng tạo ra nhiều kết quả hơn so với cùng một nguồn lực, chi phí, nỗ lực xác định. Hiệu suất được xác định theo công thức: Hiệu suất = Kết quả đạt được / Chi phí. Ví dụ như nhân viên sáng tạo nội dung của bạn có thể viết được trung bình 30 bài viết trong 30 ngày. Như vậy hiệu suất của nhân viên là 1 bài viết / ngày.
• Năng suất là khả năng thực hiện công việc có khối lượng nhiều hơn với ít thời gian, chi phí hơn. Năng suất được xác định theo công thức: Năng suất = (Kết quả mới – Kết quả cũ) / Chi phí * 100%. Ví dụ như tháng trước, nhân viên của bạn cần 8 tiếng đồng hồ để làm ra được 8 sản phẩm. Còn tháng này, nhân viên của bạn chăm chỉ, hiệu suất hơn, họ có thể trong 8 tiếng đồng hồ làm được 10 sản phẩm. Vậy, theo công thức tính năng suất, ta có năng suất mới = (10 – 8) / 8 * 100% = 25%.

Qua so sánh như trên, bạn có thể nhận thấy, muốn gia tăng được hiệu suất công việc, bạn có thể tuyển dụng nhân viên giỏi chuyên môn, có kinh nghiệm hơn. Muốn tăng được năng suất, bạn có thể nghĩ phương cách, tạo động lực để nhân viên làm việc chăm chỉ, tạo ra nhiều kết quả công việc, tối ưu nguồn lực, chi phí hơn. Còn muốn gia tăng hiệu quả trong công việc thì bạn cần hướng cho nhân viên của mình làm việc có mục tiêu, hành động sáng tạo và đạt được các kết quả then chốt.

2. Tầm quan trọng của việc nâng cao hiệu quả công việc

Nhân viên có hiệu quả công việc là nhân viên có khả năng hoàn thành đúng công việc được giao với kết quả đạt được tối ưu so với mục tiêu đề ra ban đầu. Hiệu quả công việc rất quan trọng với mọi doanh nghiệp và giúp doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích như:

• Nâng cao hiệu quả tổng thể: Khi mọi nhân viên, mọi phòng ban, bộ phận của bạn làm việc hiệu quả thì hiệu quả công việc tổng thể của toàn công ty cũng được cải thiện.

• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Một doanh nghiệp đạt được hiệu quả trong công việc tổng thể tốt cũng sẽ cải thiện được hiệu quả hoạt động, khả năng linh hoạt, thích ứng, năng lực cạnh tranh trên thị trường của mình. 

• Giảm chi phí: Kết quả / mục tiêu công việc ở mức tốt thì tương ứng với đó là các chi phí, nỗ lực, nguồn lực cần bỏ ra cho công việc cũng được tối ưu.

• Cải thiện chất lượng dịch vụ tạo lợi thế cạnh tranh: Khách hàng của bạn sẽ hài lòng với hiệu quả, chất lượng dịch vụ công ty bạn đem lại. Như vậy, lợi thế cạnh tranh của công ty bạn sẽ được cải thiện đáng kể.

Xem thêm: Ý nghĩa của hiệu quả công việc với sự thành công của doanh nghiệp

3. Biểu hiện hiệu quả thấp/ cao trong công việc

Để đánh giá một nhân viên có hiệu quả công việc thấp hay cao, bạn có thể căn cứ theo một số biểu hiện dưới đây.

3.1. Nhân viên có hiệu quả công việc cao

Nhân viên có hiệu quả cao thường có các biểu hiện như:

• Có kỹ năng, tư duy phản biện để tìm ra phương pháp, cách làm việc tốt nhất, để đạt được hiệu quả công việc cao nhất
• Có kỹ năng giao tiếp hiệu quả để xử lý công việc một cách linh hoạt, nhanh chóng
• Trung thành và luôn nỗ lực làm việc đạt kết quả tốt nhất cho công ty
• Có khả năng phối hợp, kết nối, làm việc nhóm hiệu quả
• Luôn nắm bắt, hiểu rõ và nỗ lực hướng đến mục tiêu chung toàn công ty
• Có động lực mạnh mẽ trong phát triển kỹ năng, kinh nghiệm, khả năng làm việc
• Tuân thủ nghiêm túc thời hạn hoàn thành công việc
• Chủ động và sẵn sàng đảm nhận công việc

3.2. Nhân viên có hiệu quả công việc thấp

Nhân viên có hiệu quả công việc thấp thường có các biểu hiện như:

• Thiếu sự tập trung, lơ đễnh và thường không hoàn thành mục tiêu công việc
• Chậm trễ thời hạn hoàn thành, xử lý công việc
• Thiếu nghiêm túc, quyết tâm khi làm việc
• Khả năng hợp tác, kết nối, làm việc nhóm kém, hạn chế
• Thường gây nên xung đột, mâu thuẫn không đáng có trong công việc

4. Cách đánh giá hiệu quả trong công việc 

Để đánh giá hiệu quả của nhân viên chính xác, khách quan, bạn nên lưu ý một số điểm dưới đây.

4.1.  Kỹ năng đánh giá hiệu quả công việc

Đánh giá hiệu quả công việc là công việc không hề dễ dàng và nhà quản lý cần có các kỹ năng, lưu ý như:

• Phản hồi thường xuyên: Nhà quản lý nên cung cấp thông tin phản hồi thường xuyên cho nhân viên của mình về mức độ thực hiện công việc của họ. Nhân viên nên được biết họ đang làm tốt hay chưa tốt, có điểm gì nên cải thiện hay không.
• Hướng đến việc tối ưu công việc: Khi bạn đưa ra phản hồi, đánh giá hiệu quả công việc cho nhân viên bạn không nên biến buổi phản hồi, đánh giá trở thành một buổi chỉ trích, phê phán hay ngược lại là tán dương nhân viên. Mọi phản hồi, đánh giá đều nên hướng đến việc tối ưu, tìm ra giải pháp giúp công việc tốt hơn.
• Truyền cảm hứng: Mục tiêu cuối cùng của việc đánh giá hiệu quả công việc cũng là nhằm gia tăng hiệu quả công việc của nhân viên. Do đó, cùng việc với đánh giá hiệu quả công việc, bạn nên thực hiện đồng thời vai trò truyền cảm hứng, dẫn dắt, kích thích, động viên nhân viên làm việc tốt hơn. Nhà quản lý có thể truyền cảm hứng cho nhân viên thông qua việc đánh giá, ghi nhận, thưởng, hỗ trợ nhân viên kịp thời, nhanh chóng.
• Tối ưu hóa cơ cấu tổ chức: Hiệu quả công việc được đo lường bằng kết quả đạt được so với mục tiêu đề ra. Nếu nhân viên liên tục không hoàn thành được mục tiêu, nhà quản lý sẽ nhìn nhận được các vấn đề cần cải thiện của nhân viên, của tổ chức. Bảng đánh giá hiệu quả công việc tốt vì vậy cần cung cấp được thông tin chính xác, khách quan làm cơ sở cho vấn đề đào tạo, luân chuyển, cải tiến cơ cấu tổ chức.
• Tối ưu nguồn lực tổ chức: Thông qua bản đánh giá hiệu quả công việc, bạn sẽ nhìn nhận được được những cơ hội, tiềm năng phát triển của nhân viên. Từ đó, bạn có thể hoạch định, lên kế hoạch phát triển, tối ưu nguồn lực của tổ chức. Người làm đúng việc và việc được giao đúng người để đạt được hiệu quả công việc cao nhất.
• Cải thiện mối quan hệ: Khác với suy nghĩ các đợt đánh giá hiệu quả công việc có thể áp lực với nhân viên, nếu bạn đánh giá đúng cách, thậm chí đánh giá hiệu quả công việc có thể giúp củng cố, cải thiện mối quan hệ giữa nhà quản lý với nhân viên. Nhân viên thông qua đánh giá hiệu quả công việc có thể nhận được những “món quà” hữu ích là những phản hồi giúp họ cải thiện, tối ưu và đạt hiệu quả công việc cao hơn.

4.2. Tiêu chí đánh giá hiệu quả trong công việc

Có 2 tiêu chí để giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên. Đó là mục tiêu và kết quả đạt được:

• Mục tiêu: Mục tiêu cũng như những cột mốc chỉ dấu giúp nhân viên của bạn nỗ lực hướng tới và đạt được. Về phía nhà quản lý, mục tiêu là yếu tố giúp nhà quản lý biết nhân viên của mình có hoàn thành công việc hay không, hoàn thành như thế nào và qua đó đánh giá được hiệu quả công việc của nhân viên.

• Kết quả đạt được: Kết quả đạt được là thực tế những gì nhân viên của bạn đạt được. Kết quả đạt được thường thể hiện được thành những con số cụ thể, có thể định lượng được. Ví dụ như nhân viên kinh doanh đạt được doanh số ký hợp đồng 1 tỷ đồng / năm chẳng hạn. Tuy nhiên, kết quả đạt được nhiều khi cũng thể hiện qua những giá trị nhân viên đem lại. Ví dụ như nhân viên truyền thông nội bộ đã giúp gắn kết, thông tin nội bộ trong tổ chức được thông suốt, nhanh chóng, chính xác hơn.

Khi đánh giá hiệu quả công việc, nhà quản lý có thể lấy mục tiêu là mẫu số còn kết quả đạt được là tử số để đo lường xem nhân viên có hoàn thành công việc, đạt được hiệu quả trong công việc hay không.

Ví dụ như mục tiêu đề ra cho nhân viên của bạn là làm ra được tối thiểu 30 sản phẩm mỗi tháng. Trong thực tế, kết quả đạt được của nhân viên là 35 sản phẩm. Như vậy, ta có thể lấy 35 / 30 và có kết quả đánh giá nhân viên có hiệu quả làm việc vượt trội 1,16 lần so với mục tiêu công việc đề ra.

4.3.  Phương pháp đánh giá hiệu quả công việc

Đánh giá hiệu quả công việc chính xác sẽ giúp doanh nghiệp có căn cứ để tối ưu hóa nguồn lực. Bạn có thể tham khảo một số phương pháp đánh giá dưới đây:

Phương pháp đánh giá hiệu quả bằng các chỉ số trọng yếu – KPIs

KPI (Key Performance Indicator) là một chỉ số đánh thực hiện công việc được sử dụng phổ biến, rộng rãi hiện nay tại nhiều doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng KPI để đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên theo thời gian cụ thể, xác định.

KPI có thể đem tới cho bạn nhiều ưu điểm như:

• KPI thường liên kết, phản ánh được cụ thể các kết quả nhân viên cần đạt được. Khi nhân viên nỗ lực hoàn thành KPI cũng có nghĩa là họ đang đi đúng hướng để đạt được kết quả mà tổ chức kỳ vọng.
• KPI thường gắn với các con số định lượng, giúp nhà quản lý có thể đo lường, đánh giá hiệu quả trong công việc một cách dễ dàng
• Kết quả báo cáo KPI có thể giúp bạn nhìn nhận được công ty mình có ưu, nhược điểm hay thiếu sót gì cần khắc phục.

Tuy có nhiều ưu điểm nhưng KPI cũng tồn tại một số điểm hạn chế như:

• Không giúp nhân viên nhìn nhận được mục tiêu chung, rộng lớn hơn của tổ chức
• KPI chỉ đo lường hoạt động đang diễn ra, không xác định thời hạn

Phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO

MBO (Management by Objectives) là phương pháp quản trị theo mục tiêu. Với MBO, công ty của bạn sẽ tiến hành quản trị thông qua việc xác định rõ ràng các mục tiêu được thiết lập trên sự thỏa thuận giữa nhân viên và nhà quản lý.

MBO có thể giúp đem tới cho bạn nhiều lợi ích khi đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên như:

• Nhân viên xác định được rõ mục tiêu cần thực hiện ngay từ đầu và nỗ lực đạt được mục tiêu đó. Yếu tố mục tiêu rõ ràng sẽ giúp cả nhà quản lý và nhân viên cùng dễ dàng biết được nhân viên có thực sự đạt được mục tiêu đề ra, đạt được hiệu quả công việc hay không.
• Mục tiêu của nhân viên có sự liên kết với mục tiêu của công ty. Do đó, hiệu quả công việc nhân viên đạt được cũng có giá trị cộng hưởng, giúp tạo nên hiệu quả công việc chung toàn công ty.

Vì phương pháp quản trị theo mục tiêu MBO sẽ thực hiện định kỳ hàng năm do đó tính linh hoạt của phương pháp cũng bị hạn chế. Bạn sẽ chỉ có thể đánh giá hiệu quả công việc theo năm, cùng thời điểm với MBO.

Phương pháp thẻ điểm cân bằng BSC

BSC (Balanced scorecard) hay còn gọi là thẻ điểm cân bằng. Đây là một hệ thống quản lý có thể giúp công ty của bạn xác định rõ được tầm nhìn, chiến lược và chuyển hóa thành hành động cụ thể.

BSC xem xét một tổ chức từ 4 khía cạnh: học hỏi và phát triển; quy trình nội bộ; khách hàng và tài chính. Nhờ vậy, BSC có thể giúp đem lại cho bạn nhiều lợi ích khi đánh giá hiệu quả công việc nhân viên như:

• BSC giúp bạn xây dựng một hệ thống đo lường, thu thập và phân tích dữ liệu trong mối quan hệ giữa các khía cạnh phát triển của công ty. Do đó, khi bạn xem xét hiệu quả công việc của nhân viên cũng sẽ nhìn nhận được chiều hướng phát triển, những góc nhìn đa dạng ảnh hưởng tới hiệu quả công việc của nhân viên và công ty.
• BSC giúp bạn có cái nhìn tổng quan về sự vận hành của tổ chức. Nhờ vậy, quá trình đánh giá hiệu quả công việc dựa trên BSC cũng sẽ đảm bảo được tính bao quát, giúp bạn có được cái nhìn toàn cảnh về nhân viên.

BSC thường được thực hiện theo chu kỳ hàng năm và tập trung vào phong cách lãnh đạo từ trên xuống dưới. Do đó, khi bạn tiến hành đánh giá công việc dựa trên BSC cũng có thể sẽ gặp hạn chế ở tính linh hoạt hay làm giảm thiểu khả năng sáng tạo, chủ động của nhân viên.

Phương pháp tự đánh giá

Với phương pháp tự đánh giá, nhân viên của bạn sẽ được công ty cho phép tự trả lời, tự đánh giá về hiệu quả công việc của họ. Sau khi nhân viên tiến hành tự đánh giá, thông thường quản lý và nhân viên sẽ phải cùng ngồi lại thảo luận để chốt được kết quả đánh giá cụ thể, sát thực tế, thống nhất giữa 2 bên.

Khi bạn tiến hành đánh giá hiệu quả công việc dựa trên phương pháp tự đánh giá, bạn có thể nhận được nhiều lợi ích như:

• Phương pháp tự đánh giá có thể giúp bạn xác định nhân viên của mình đang tự nhận thức về hiệu quả công việc của họ ở mức nào
• Nhân viên cũng sẽ chủ động hơn, có tiếng nói đóng góp trong quá trình đánh giá ngay từ đầu
• Nhân viên tự nhìn nhận những khuyết điểm của họ và sẽ có xu hướng tự khắc phục dần các khuyết điểm đó.

Tuy nhiên, vì phương pháp này cho phép nhân viên tự đánh giá nên nhân viên cũng thường có xu hướng nói giảm, nói tránh về các hạn chế, khuyết điểm của họ. Và nếu nhân viên có thành tích công việc, họ cũng sẽ có xu hướng nhấn mạnh, thậm chí là nói quá về thành tích. Do đó, kết quả đánh giá hiệu quả công việc dựa trên tự đánh giá có thể tương đối hạn chế tính chính xác, khách quan.

Đánh giá 360 độ

Áp dụng phương pháp đánh giá 360 độ, nhân viên của bạn sẽ được đánh giá hiệu quả công việc từ nhiều hướng khác nhau như từ quản lý trực tiếp, đồng nghiệp, cấp dưới, các phòng ban và thậm chí là cả từ khách hàng, đối tác…

Phương pháp đánh giá 360 độ có thể giúp đem lại cho bạn nhiều lợi ích trong đánh giá hiệu quả công việc như:

• Bạn có thể đánh giá đa chiều, toàn diện về công việc của nhân viên
• Mỗi góc độ đánh giá khác nhau về nhân viên có thể gợi mở cho bạn những ý tưởng mới giúp tối ưu hóa, gia tăng hiệu quả công việc

Tuy nhiên, phương pháp này cũng tiềm ẩn một số nhược điểm như gặp hạn chế nếu năng lực, khả năng của người đưa ra đánh giá không đảm bảo; các mâu thuẫn nội bộ khiến việc đánh giá không còn khách quan, chính xác. Mặt khác, vì đánh giá đa chiều nên kết quả đánh giá thường khó tổng hợp, chuyển hóa thành dữ liệu, thông tin hữu ích dành cho nhà quản lý.

Phương pháp đánh giá thang điểm cố định hành vi – BARS 

BARS (Behaviorally Anchored Rating Scale) là phương pháp đánh giá hiệu quả công việc căn cứ theo thang điểm cố định hành vi. Áp dụng phương pháp này, nhà quản lý sẽ lập bảng đánh giá các hành vi của nhân viên gắn với khung điểm để đánh giá. Hành vi của nhân viên tốt hay xấu sẽ được đánh giá điểm số tương ứng.

BARS có thể đem tới cho bạn nhiều lợi ích trong đánh giá hiệu quả công việc như:

• Định lượng được hành vi của nhân viên thành điểm số nên kết quả đánh giá rất cụ thể, rõ ràng và có khả năng tổng hợp kết quả nhanh chóng
• Bạn có thể hiểu rõ hành vi của nhân viên đang thực hiện như thế nào và từ đó đề ra được phương thức giúp cải tiến hành vi, công việc của nhân viên
• Mọi nhân viên cùng bộ phận đều được đánh giá chung 1 bảng thang điểm hành vi nên phương pháp này cũng đảm bảo được tính công bằng.

Vì có rất nhiều vị trí công việc trong công ty bạn, do đó nếu áp dụng BARS bạn sẽ phải đầu tư nhiều thời gian, nỗ lực để làm các bảng đánh giá hành vi cho từng vị trí công việc. Đây là nhược điểm của phương pháp này.

Bạn đọc thêm về phương pháp và quy trình đánh giá hiệu quả công việc tại đây.

4.4. Quy trình đánh giá hiệu quả công việc

Quy trình đánh giá hiệu quả công việc nhân viên có thể thực hiện theo 5 bước sau:

Bước 1: Tạo bảng kế hoạch công việc cấp nhân viên

Bản chất của hiệu quả công việc là kết quả đạt được / mục tiêu. Do đó ở bước đầu tiên, bạn cần tạo bảng kế hoạch công việc cấp nhân viên. Bảng kế hoạch chính là mục tiêu mà công ty kỳ vọng nhân viên sẽ nỗ lực đạt được.

Bước 2: Xây dựng tiêu chí đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của nhân viên

Đặc thù mỗi doanh nghiệp, mỗi tổ chức và ở mỗi giai đoạn phát triển khác nhau sẽ có tiêu chí đánh giá năng lực, hiệu quả công việc của nhân viên khác nhau. Do đó bạn cần xây dựng tiêu chí đánh giá ngay từ đầu. Tiêu chí đề ra cần đảm bảo rõ ràng, khách quan, phù hợp để trong quá trình thực hiện tránh được những vướng mắc, nhầm lẫn.

Bước 3: Đặt ra phương pháp đánh giá hiệu quả công việc cấp nhân viên

Mỗi phương pháp đánh giá đều có những ưu và nhược điểm riêng. Bạn nên cân nhắc yếu tố đặc thù của doanh nghiệp mình để lựa chọn được phương pháp đánh giá phù hợp nhất. Sẽ không có phương pháp đánh giá tốt nhất cho mọi tổ chức mà thực tế, phương pháp phù hợp nhất mới là phương pháp tối ưu dành cho riêng doanh nghiệp của bạn. 

Bạn cũng có thể kết hợp các phương pháp đánh giá khác nhau để tận dụng được những ưu điểm của phương pháp. Ví dụ như bạn có thể để nhân viên tự đánh giá hiệu quả công việc của họ. Sau đó, quản lý và nhân viên sẽ cùng tiến hành thảo luận và đánh giá thông qua thang điểm cố định hành vi BARS để thống nhất 1 kết quả đánh giá chính xác, sát thực tế nhất.

Bước 4: Tổ chức hoạt động đánh giá hiệu quả công việc cấp nhân viên

Tiếp theo, khi đã xác định được phương pháp đánh giá phù hợp, bạn hãy tiến hành tổ chức hoạt động đánh giá. Khi tổ chức đánh giá, bạn nên lưu ý thực hiện truyền thông nội bộ trước, trong và sau khi đánh giá để nhân viên hiểu rõ, đầy đủ, chính xác về hoạt động đánh giá của công ty.

Bước 5: Tổng hợp kết quả, định hướng phát triển

Kết quả đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên cần được tổng hợp lại thành những thông tin hữu ích, thống nhất và tập trung để nhà quản lý, Ban lãnh đạo công ty có thể dễ dàng tiếp cận. Bạn có thể có rất nhiều dữ liệu khác nhau từ quá trình tổ chức đánh giá nhưng bạn sẽ bắt buộc cần chuyển hóa, tổng hợp các dữ liệu, kết quả đó thành thông tin hữu ích. Bởi chỉ khi dữ liệu được tổng hợp lại thành thông tin có giá trị định hướng thì bạn mới có căn cứ để hoạch định phương hướng phát triển, cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên.

Khi đã có kết quả đánh giá hiệu quả công việc, bạn nên tiến hành khen thưởng, động viên kịp thời những nhân viên đạt hiệu quả công việc tốt. Điều đó sẽ giúp nhân viên có thêm động lực tiếp tục cải thiện hiệu quả công việc.

4.5. Mẫu bảng đánh giá hiệu quả công việc

Bạn có thể tham khảo một số mẫu bảng đánh giá hiệu quả công việc dưới đây.

Mẫu bảng đánh giá Bộ phận Back Office (BO), Chăm sóc khách hàng

Mẫu bảng đánh giá Bộ phận Kinh doanh

Xem thêm: Mẫu bảng đánh giá hiệu quả công việc của nhân viên mới nhất

5. Yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

Hiệu quả công việc của nhân viên có thể sẽ bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau như:

• Năng lực của nhân viên: Năng lực của nhân viên là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc họ đạt được. Nhân viên càng có năng lực, kinh nghiệm, kỹ năng tốt thì sẽ càng nhanh chóng đạt được kết quả công việc và tuân thủ đúng mục tiêu công ty đề ra. Ngược lại, nhân viên thiếu, không đủ năng lực sẽ khó hoàn thành được công việc một cách hiệu quả. Đây cũng là lý do trong khâu tuyển dụng của mọi doanh nghiệp, tổ chức đều phải xem xét đến yếu tố chuẩn năng lực công việc của ứng viên và vị trí công việc có phù hợp không.

• Môi trường làm việc: Quá trình thực hiện công việc của nhân viên luôn gắn với một môi trường nhất định. Môi trường làm việc thoáng đãng, sạch sẽ, năng động, thân thiện sẽ giúp nhân viên gia tăng hiệu quả tốt hơn và ngược lại. Ví dụ như nhân viên của bạn có người bị dị ứng, khó chịu với mùi sầu riêng. Nếu bạn lại để văn phòng làm việc bí bách, ám mùi sầu riêng thì sẽ ảnh hưởng đến quá trình và hiệu quả làm việc của nhân viên. Hay môi trường làm việc công ty bạn thường xuyên phát sinh những tranh chấp, chia rẽ nội bộ cũng sẽ khiến nhân viên khó yên tâm làm việc, phát huy năng lực của mình.

• Người quản lý trực tiếp: Người quản lý trực tiếp có thể giúp giao việc rõ ràng, phù hợp cho nhân viên. Đồng thời, khi nhân viên thực hiện công việc hiệu quả, người quản lý trực tiếp có thể khen ngợi, tạo động lực kịp thời, phù hợp. Quản lý trực tiếp cũng giống như đội trưởng chung chiến hào với nhân viên. Quản lý trực tiếp thực hiện tốt vai trò của mình thì hiệu quả công việc của nhân viên cũng sẽ được cải thiện đáng kể.

• Lộ trình công việc và mục tiêu nghề nghiệp: Nhân viên của bạn khi có lộ trình công việc và mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng sẽ gia tăng thêm động lực, sự gắn bó với công việc. Từ đó, hiệu quả làm việc của họ cũng được gia tăng. Thông thường, bạn sẽ thật khó để có thể đòi hỏi nhân viên quyết tâm cao độ hay cải thiện đáng kể hiệu quả công việc nếu bạn không giúp hoạch định một lộ trình công việc cụ thể, phù hợp với mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên.

• Đồng nghiệp: Quá trình làm việc của nhân viên có rất nhiều nghiệp vụ, công đoạn cần có sự phối hợp với đồng nghiệp. Quan hệ, sự phối hợp giữa nhân viên với đồng nghiệp tích cực hay tiêu cực đều sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả của cả nhóm. 

Xem thêm: Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc mà bạn cần khắc phục

6. Làm sao để nâng cao hiệu quả trong công việc?

Sau khi tìm hiểu hiệu quả trong công việc là gì, tầm quan trọng, biểu hiện, cách đánh giá, các yếu tố ảnh hưởng thì vấn đề cốt lõi mà mọi nhà quản lý cần quan tâm là làm cách nào để cải thiện, nâng cao hiệu quả trong công việc của nhân viên. Bạn có thể tham khảo một số cách sau:

6.1. Cách cải thiện hiệu quả công việc của nhân viên

• Tạo quy trình làm việc rõ ràng: Quy trình công việc rõ ràng giúp nhân viên của bạn hiểu rõ việc nào cần xử lý như thế nào, bước nào cần làm gì. Hay rộng hơn, quy trình giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu, cách thực hiện công việc theo đúng kỳ vọng của nhà quản lý. Nhờ vậy, quy trình làm việc rõ ràng sẽ giúp nhân viên của bạn tránh khỏi những vướng mắc phát sinh và cải thiện hiệu quả công việc.
• Khuyến khích làm việc nhóm: Mỗi nhân viên sẽ có những ưu và nhược điểm riêng. Nếu bạn khéo léo kết hợp các cá nhân làm việc nhóm hiệu quả, kết quả công việc tổng thể sẽ được cải thiện tích cực. Mặt khác, nhân viên cũng sẽ học hỏi thêm được cách làm việc của nhau và phát triển thêm kỹ năng, kinh nghiệm chuyên môn.
• Tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp: Có thể có nhiều định nghĩa khác nhau về môi trường làm việc chuyên nghiệp. Tuy nhiên, ở góc độ công việc thì môi trường làm việc chuyên nghiệp là môi trường mà ở đó nhân viên có thể phát huy được năng lực, kỹ năng, kinh nghiệm của mình để ngày càng gia tăng hiệu quả công việc đạt được. Bạn hãy cùng nhân viên nỗ lực kiến tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp để giúp công ty đạt hiệu quả tổng thể tốt hơn. 
• Nâng cao năng lực quản lý cho nhà quản lý: Lãnh đạo công ty nên tiến hành tuyển dụng phù hợp hoặc đào tạo nâng cao năng lực của đội ngũ quản lý của công ty. Những nhà quản lý sẽ giúp bạn dẫn dắt, định hướng, tạo động lực và truyền cảm hứng làm việc cho nhân viên bên dưới.
• Hình thành văn hóa doanh nghiệp: Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố khó nhận diện, nắm bắt một cách trực quan. Vậy nhưng thực tế, văn hóa doanh nghiệp có thể tác động sâu sắc, toàn diện tới hiệu quả công việc của công ty bạn. Bởi vì, văn hóa doanh nghiệp được hình thành từ cách nhân viên của bạn phối hợp, làm việc với nhau như thế nào; hình thành từ cách nhân viên chăm sóc, giải quyết các vấn đề của khách hàng… Những điều này đều có thể ảnh hưởng tới kết quả công việc nhân viên đạt được. Bạn hãy tìm cách xây dựng, hình thành văn hóa doanh nghiệp phù hợp với định hướng phát triển lâu dài của doanh nghiệp.

• Hỗ trợ nhân viên đúng lúc: Trong quá trình làm việc, nhân viên của bạn sẽ không tránh khỏi gặp những khó khăn, vướng mắc. Nếu ở góc độ quản lý, bạn hỗ trợ nhân viên kịp thời sẽ khiến nhân viên gia tăng thêm sự gắn bó, động lực và hiệu quả làm việc. Bạn nên lưu ý thực hiện hỗ trợ, định hướng nhưng không có nghĩa là làm thay. Bạn chỉ nên hỗ trợ đúng lúc, phù hợp để nhân viên có “không gian” phát triển, chủ động hơn trong công việc.

6.2. Thưởng hiệu quả công việc như thế nào để tăng hiệu quả làm việc của nhân viên?

• Xứng đáng năng lực: Mức thưởng hiệu quả công việc của nhân viên cần tương xứng với năng lực, đóng góp, kết quả và hiệu quả công việc thực tế của nhân viên. Yếu tố xứng đáng rất quan trọng. Bởi nếu bạn thưởng quá ít sẽ khó tạo được động lực cho nhân viên. Còn ngược lại, nếu bạn thưởng quá nhiều sẽ khiến công ty tiêu tốn nhiều nguồn lực không cần thiết và không công bằng với những nhân viên khác.

• Duy trì thường xuyên: Thưởng hiệu quả công việc nên được duy trì thường xuyên theo tháng hoặc theo quý. Tần suất thưởng thường xuyên sẽ giúp nhân viên thêm động lực hoàn thành công việc tốt hơn. Mặt khác, với việc duy trì thưởng thường xuyên, nhà quản lý cũng có thể đánh giá và trao thưởng được chuẩn xác, khách quan hơn. 

• Quy định thưởng minh bạch, rõ ràng và thống nhất: Bạn chỉ nên áp dụng 1 quy định thưởng duy nhất, thống nhất và thực hiện thưởng một cách minh bạch, rõ ràng trên phạm vi toàn công ty. Điều này sẽ giúp tránh cho công ty vướng phải những mâu thuẫn nội bộ, xung đột hay vướng mắc giữa các nhân viên vì vấn đề thưởng. 

6.3. Sử dụng mô hình quản trị phù hợp để nâng cao hiệu quả công việc

Áp dụng mô hình quản trị phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp của bạn đạt được nhiều lợi ích như:

• Quản trị phù hợp giúp nhà quản lý có thể quản lý, định hướng các nỗ lực công việc của nhân viên đúng theo kỳ vọng của tổ chức. Kết quả nhân viên đạt được so với mục tiêu đề ra ban đầu vì vậy cũng thường khá sát nhau giúp hiệu quả công việc được cải thiện.
• Nhân viên cần tuân thủ theo các quy định, mô hình quản trị của công ty. Mô hình quản trị vì vậy cũng như một hành lang khuôn khổ giúp nhân viên có thể tập trung cao độ hơn hướng đến mục tiêu công việc.
• Mặt khác, mô hình quản trị phù hợp còn giúp doanh nghiệp thuận lợi xây dựng văn hóa doanh nghiệp tối ưu theo đặc thù doanh nghiệp. Quản trị, văn hóa phù hợp sẽ giúp nhân viên thêm gắn bó với tổ chức và gia tăng hiệu quả công việc.

Có nhiều phương pháp quản trị doanh nghiệp khác nhau. Mỗi phương pháp đều có ưu và nhược điểm riêng. Bạn có thể tham khảo sử dụng phương pháp quản trị mục tiêu OKRs. OKRs là phương pháp quản trị có thể giúp nhân viên tập trung cao độ hoàn thành mục tiêu nhờ việc chỉ rõ và thống nhất với nhân viên về mục tiêu và các kết quả chính cần đạt được. Về tổng thê, OKRs có thể đem tới cho “bức tranh” doanh nghiệp của bạn 4 lợi ích cốt lõi:

• Tập trung và cam kết với các ưu tiên hàng đầu
• Kết nối, sắp xếp công việc
• Theo dõi tạo tinh thần trách nhiệm
• Mở rộng quy mô để bứt phá

Xem thêm: OKRs là gì? 15+ Điều bạn cần biết về Quản trị mục tiêu OKRs

*

Nếu bạn đang quan tâm và có nhu cầu tìm hiểu, ứng dụng OKRs. Hãy liên hệ với chúng tôi, đội ngũ chuyên gia của VNOKRs sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức bài bản về OKRs theo đúng chuẩn quốc tế, mang đến cho các bạn những dịch vụ tốt nhất. VNOKRs luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ các bạn trong quá trình triển khai và áp dụng OKRs.

CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital

• Số điện thoại liên hệ: 0904.2323.69
• Email hỗ trợ: [email protected]
• Địa chỉ công ty: 25 Nam Đồng, Phường Nam Đồng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
• Link phần mềm: https://okrs.vn/phan-mem-okrs
• Link blog: https://blog.okrs.vn/
• Link website: https://okrs.vn/