Điện thoại di động đã dần trở thành một vật bất ly thân với nhiều người. Điện thoại giúp bạn giải trí, liên lạc, lưu trữ dữ liệu và cả quản lý công việc ngay trong lòng bàn tay mình. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu top phần mềm quản lý công việc trên điện thoại miễn phí qua bài viết dưới đây.
Những khó khăn khi không có công cụ quản lý công việc
Khi không có công cụ quản lý công việc hiệu quả, cả tổ chức, nhà quản lý lẫn nhân viên đều có thể sẽ phải đối diện với nhiều khó khăn khác nhau.
Đối với tổ chức
- Thiếu công cụ để quản lý luồng công việc toàn công ty
- Đối diện nguy cơ suy giảm hiệu suất công việc tổng thể
- Nguy cơ về phong cách làm việc tùy hứng, theo cảm xúc cá nhân
Đối với nhà quản lý
- Tốn nhiều nỗ lực để quản lý, giám sát công việc nhân viên thực hiện
- Khó khăn trong việc đánh giá chất lượng công việc của team
- Khó khăn trong việc điều phối, sắp xếp công việc toàn team
Đối với nhân viên
- Không hiểu rõ thực sự công ty, lãnh đạo mong muốn tập trung cho nhiệm vụ nào
- Không nhìn thấy được bức tranh lớn hơn về vận hành công việc, hướng tới nhiệm vụ toàn công ty
- Nguy cơ lãng phí thời gian vào những công việc không thực sự quan trọng, khẩn cấp
Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý công việc trên điện thoại
Ở phần trên, bạn đã cùng VNOKRs điểm ra những khó khăn khi không có phần mềm quản lý công việc. Ở góc độ ngược lại, nếu lựa chọn, áp dụng được công cụ phù hợp, doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được nhiều lợi ích đa dạng.
Dễ dàng theo dõi công việc
Các phần mềm quản lý công việc trên điện thoại có khả năng hỗ trợ sắp xếp, tùy chỉnh, lên kế hoạch công việc hiệu quả. Bạn có thể nhóm các đầu việc theo tính chất; tùy chọn hiển thị mức độ ưu tiên; kiểm soát tiến độ công việc đang được thực hiện đến đâu. Thông qua đó, bạn có thể dễ dàng theo dõi công việc với các khía cạnh như:
- Công việc nào đã được hoàn thành
- Công việc nào chưa được hoàn thành
- Công việc bị quá thời hạn hoàn thành
- Ai đang phụ trách công việc
- Mức độ ưu tiên cho từng công việc như thế nào…
Thuận tiện sử dụng
Hầu hết phần mềm quản lý công việc trên điện thoại có khả năng đồng bộ hóa trên nhiều nền tảng khác nhau như trên các thiết bị di động, máy tính bảng, máy tính… Do đó, bạn có thể thuận tiện sử dụng phần mềm mọi lúc, mọi nơi, trên các thiết bị khác nhau.
Ngay khi vừa thức dậy, bạn có thể mở ứng dụng phần mềm ra để biết ngay công việc hôm nay cần xử lý là gì, còn điều gì tồn đọng, vướng mắc chưa kịp thời hạn hay không. Các phần mềm trên điện thoại có thể hỗ trợ bạn quản lý công việc ngay cả khi bạn chưa ra khỏi giường.
Hỗ trợ nhóm kịp thời
Một tính năng đặc biệt trên phần mềm quản lý công việc là tính năng cảnh báo công việc. Với những công việc gần hết hạn, bạn có thể nhận được cảnh báo để tìm cách hỗ trợ nhóm kịp thời.
Đồng thời, khả năng cùng làm việc trên cùng một nền tảng giúp nhóm có thể gia tăng tương tác, hỗ trợ lẫn nhau hơn. Bạn có thể để lại những bình luận, ghi chú ngay trên từng công việc để giúp team của mình điều chỉnh nhanh chóng.
Tăng hiệu suất công việc
Hiệu suất công việc được tính bằng công thức: Kết quả đạt được / Chi phí bỏ ra. Như vậy, khi kết quả công việc càng lớn và chi phí bỏ ra càng nhỏ thì hiệu suất công việc bạn đạt được càng được tối ưu hóa. Chi phí bỏ ra ở đây không chỉ bao hàm về tiền mà còn là thời gian, nỗ lực nhân viên cần bỏ ra cho công việc cũng như việc quản lý công việc.
Các phần mềm quản lý công việc có thể giúp team của bạn tối ưu hóa việc quản lý, sắp xếp, phối hợp công việc. Qua đó, chi phí phải bỏ ra về mặt thời gian, nỗ lực được giảm bớt. Tương ứng, hiệu suất công việc toàn công ty của bạn sẽ được cải thiện theo hướng tích cực.
Ví dụ như nhân viên của bạn phải mất 30 phút hàng ngày để lên to do list hàng ngày. Với sự hỗ trợ của phần mềm, thời gian để sắp xếp công việc giảm xuống chỉ còn 15 phút. Vậy 15 phút tiết kiệm đó, nhân viên có thể tận dụng làm được nhiều công việc khác, đem lại kết quả công việc lớn hơn cho công ty.
Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại miễn phí
Có nhiều phần mềm quản lý công việc khác nhau. Tuy nhiên, xét trên tiêu chí ưu điểm tính năng, khả năng tương thích, tùy biến cũng như yếu tố miễn phí, bạn có thể cân nhắc sử dụng các phần mềm dưới đây.
Trello
Trello là phần mềm cung cấp khả năng nhóm các công việc theo tiến độ: cần làm; đang làm; đã xong. Ưu điểm của Trello thể hiện ở nhiều khía cạnh như:
- Các thành viên trong team có thể theo dõi tiến độ công việc một cách trực quan, theo thời gian thực
- Cung cấp nền tảng làm việc chung với khả năng bình luận, đính kèm ảnh giúp tăng hiệu quả tương tác làm việc trong team
- Giao diện làm việc trực quan giống như những tờ giấy note ghim theo nhóm trên màn hình
- Thao tác sử dụng đơn giản với khả năng kéo, thả công việc sang từng giai đoạn, tiến độ
- Có khả năng tùy chỉnh thiết lập quản lý công việc theo mục đích công việc. Ví dụ 80% nỗ lực cho triển khai dự án; 20% nỗ lực cho đào tạo nhân sự mới
- Có khả năng năng đồng bộ hóa trên nhiều thiết bị
- Có thể tải phần mềm cả trên hệ điều hành IOS và Android
- Miễn phí với những tính năng cơ bản của phần mềm
Asana
Dustin Moskovitz, Giám đốc kỹ thuật của Facebook đã phát triển Asana để giúp team quản lý công việc hiệu quả hơn. Với Asana, các vấn đề công việc được quản lý hiệu quả, rõ ràng và cả team sẽ cùng biết công việc đang được thực hiện đến đâu. Asana có những ưu điểm nổi bật như:
- Cung cấp khả năng làm việc nhóm tiện lợi, không cần sử dụng email
- Cung cấp khả năng sắp xếp, phân công công việc rõ ràng, thông minh cho cả team
- Những bình luận, ghi chú, tin nhắn có thể thực hiện ngay trên một nền tảng phần mềm làm việc chung
- Bạn có thể phân chia các dự án lớn, thử thách, dài hạn thành từng nhiệm vụ nhỏ gắn với vai trò thực hiện cụ thể kèm thời hạn hoàn thành, thứ tự ưu tiên xử lý
- Bạn có thể sắp xếp, liên kết một công việc cụ thể với những dự án khác nhau
- Bạn cũng có thể chuyển đổi từ một công việc thành một dự án với chỉ một thao tác click chuột nhanh chóng
- Cung cấp khả năng tùy chỉnh giao diện phần mềm theo dạng bảng Kanba hoặc To do list
- Bạn có thể chuyển đổi từ file kế hoạch công việc định dạng CSV thành timeline kế hoạch cụ thể trên Asana
- Hệ thống cung cấp báo cáo tiến độ dự án với các nhiệm vụ đã hoàn thành và những nhiệm vụ còn đang dang dở
- Cung cấp khả năng đồng bộ với Calendar theo thời gian thực
- Tính bảo mật được đảm bảo với khả năng phân quyền dự án theo dạng công khai hoặc riêng tư
- Đặc biệt, khi một nhiệm vụ được hoàn thành trên Asana, phần mềm sẽ tự động thông báo đến cho toàn team để rõ thông tin
- Dễ dàng cài đặt, sử dụng trên cả nền tảng IOS và Android
Any.do
Any.do Calendar & To-Do List là công ty phát hành phần mềm Any.do. Phần mềm này có thể hỗ trợ bạn thiết lập kế hoạch công việc một cách thông minh, hiệu quả. Any.do có những ưu điểm nổi bật như:
- Giao diện phần mềm đơn giản, dễ sử dụng, giúp bạn thiết lập kế hoạch công việc dễ dàng với các nhóm công việc to do – doing – done
- Bạn có thể cài đặt thời gian nhắc nhở đến hạn công việc
- Xóa bỏ hoặc đánh dấu các công việc đã được hoàn thành
- Thêm tác vụ thông minh bằng giọng nói
- Hỗ trợ chia sẻ nhiệm vụ, danh sách công việc với những người liên quan
- Tại mục Calendar của phần mềm, bạn có thể thêm các ghi chú, sự kiện dễ dàng
- Bạn có thể phân loại thành các thư mục công việc riêng biệt như công việc công ty; công việc cá nhân; công việc khác… để dễ dàng quản lý hơn
- Cung cấp khả năng đồng bộ công việc theo thời gian thực với lịch trên di động, lịch Outlook cũng như cả với sự kiện trên Facebook
- Có thể sử dụng trên cả nền tảng di động IOS, Android và máy tính
Google keep
Đúng như tên gọi, Google keep là ứng dụng giúp bạn “giữ lại” nhanh chóng những ý tưởng để có thể sắp xếp, quản lý công việc hiệu quả. Google keep có nhiều ưu điểm nổi bật như:
- Hỗ trợ tạo, quản lý ghi chú và đồng bộ dữ liệu trên các thiết bị
- Cung cấp khả năng ghim những ghi chú quan trọng lên hàng đầu
- Cung cấp khả năng thay đổi màu sắc ghi chú để tạo điểm nhấn khác biệt cho từng nhóm ghi chú
- Chuyển đổi từ hình ảnh thành văn bản, ví dụ từ ảnh các trang sách
- Cung cấp khả năng tùy chọn xem ghi chú ở dạng lưới hay dạng liệt kê
- Cung cấp khả năng thêm hình ảnh, thêm bản vẽ tay vào ghi chú
- Có thể phối hợp làm việc trên ghi chú của các thành viên trong nhóm với nhau
- Đặt lịch nhắc nhở cho các ghi chú công việc
- Cung cấp khả năng tìm kiếm nhanh ghi chú theo màu, theo nhãn hoặc theo thuộc tính
- Ngay cả khi không có kết nối mạng, bạn vẫn có thể ghi chú trên Google keep. Khi có kết nối mạng trở lại, dữ liệu sẽ được tự động đồng bộ
- Với những ghi chú đã hoàn thành, bạn có thể lưu vào phần lưu trữ để tối ưu hóa hiển thị Google keep của mình
Tasks N Todos
Tasks N Todos có thể hỗ trợ bạn lên lịch công việc hiệu quả và tự động đồng bộ hóa với Google Tasks. Những tính năng nổi bật trên Tasks N Todos có thể kể đến như:
- Tùy chọn nhắc nhở một lần hoặc lặp lại các tác vụ công việc theo lịch đặt sẵn
- Tùy chọn đặt các công việc quan trọng, khẩn cấp lên hàng đầu
- Có thể thiết lập công việc thông qua giọng nói
- Có thể thiết lập ưu tiên cho từng công việc theo mức độ thấp, trung bình hoặc cao
- Cung cấp khả năng lọc, phân loại công việc
- Cung cấp khả năng kéo thả công việc theo thứ tự bạn mong muốn
- Có thể chia sẻ công việc qua email
- Chuyển đổi nhanh chóng giữa các công việc qua thao tác lướt màn hình
Xem thêm: Thử ngay 10 phần mềm quản lý công việc hiệu quả dành cho bạn
*
Theo khảo sát của McKinsey, sau khi dịch bệnh Covid-19 bùng phát, con số nhân viên yêu thích hình thức làm việc kết hợp giữa online và làm việc trực tiếp tại văn phòng tăng cao, lên tới 52%. Hình thức làm việc kết hợp giúp nhân viên có thể tự do sáng tạo, tự do quản lý thời gian và giảm thiểu được những căng thẳng so với cách làm việc truyền thống chỉ tại văn phòng.
Trong xu hướng làm việc từ xa, làm việc kết hợp như vậy, các phần mềm quản lý công việc càng tỏ rõ sự hữu ích. Phần mềm quản lý công việc trên điện thoại có thể trở thành những trợ thủ đắc lực giúp bạn và team quản lý công việc hiệu quả, khoa học, thuận tiện mọi lúc, mọi nơi. Khả năng hỗ trợ làm việc nhóm chung trên cùng một nền tảng thực sự quan trọng để giúp xóa mờ khoảng cách địa lý, nơi làm việc vật lý trước đây.
Giờ đây, bạn có thể biết được team của mình làm việc đến đâu, có vấn đề vướng mắc gì không, ngay cả khi vẫn còn đang trên giường ngủ!
Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về phần mềm quản lý công việc trên điện thoại hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Bạn có thể tìm đọc thêm những bài viết về chủ đề quản trị doanh nghiệp, phát triển đội ngũ của VNOKRs trên blog của chúng tôi: https://blog.okrs.vn/kien-thuc-quan-tri
