Tips bí quyết làm việc hiệu quả dưới đây sẽ giúp bạn dần gỡ rối mâu thuẫn “rất nhiều việc cần làm nhưng không biết bắt đầu từ đâu, làm sao để làm việc hiệu quả?” và dần sắp xếp công việc hợp lý cân bằng công việc và cuộc sống. Đặc biệt hơn, có những tips cực đơn giản nhưng hiệu quả ngay sau khi áp dụng. Khám phá ngay!

Xem thêm:

1. Đặt mục tiêu trong từng công việc

Mỗi công việc bạn thực hiện đều nên được đặt ra mục tiêu cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu chính là điều bạn nỗ lực hướng đến. Công việc xa rời khỏi mục tiêu thì kết quả đạt được thường không như mong đợi, thậm chí, lệch hướng và không đem lại cho bạn cũng như công ty một lợi ích cụ thể nào.

2. Làm việc có kế hoạch

Kế hoạch chính là lộ trình cụ thể để bạn thực hiện công việc đúng hướng, đúng tiến độ một cách hiệu quả. Làm việc có kế hoạch giúp bạn kỷ luật và chủ động hơn trong thực hiện công việc. Ngược lại, làm việc thiếu kế hoạch cũng như việc bạn chạy trong đêm mà không có đèn chiếu sáng vậy. Rất nhiều rủi ro, nguy cơ không hoàn thành công việc, không đạt được mục tiêu có thể bủa vây lấy bạn.

3. Kiểm tra đo lường và tối ưu hàng tuần

Hiệu quả công việc cần được đo lường và tối ưu hàng tuần. Bạn rất nên thống kê lại công việc mình đạt được trong tuần. Từ đó, bạn xem xét mình có thể làm tốt hơn ở khâu nào hay chi tiết nào để cải thiện hiệu quả công việc. Quá trình liên tục tối ưu này sẽ giúp bạn ngày càng làm việc hiệu quả hơn. Và dù hàng tuần bạn chỉ cần làm việc hiệu quả hơn 1% so với tuần trước thì qua một năm, hiệu quả công việc của bạn cũng sẽ ở mức tốt.

4. Chăm sóc bản thân

Bạn sẽ khó có thể làm việc hiệu quả nếu không đủ sức khỏe về thể chất hay sức khỏe tinh thần. Muốn có sức khỏe, sự cân bằng thể chất, tâm trí, bạn rất cần chăm sóc bản thân mình một cách cẩn thận, đầy đủ. Bạn hãy kỷ luật hơn với cuộc sống của mình.

Ví dụ như bạn có thể đi ngủ trước 23 giờ tối; ăn uống đủ dưỡng chất; hạn chế ăn các đồ ăn nhanh, hại cho sức khỏe; tập luyện thể thao ít nhất 30 phút mỗi ngày chẳng hạn.

5. Tạo danh sách việc cần làm vào cuối ngày làm việc hôm trước

Sẵn sàng cho ngày làm việc tiếp theo, bạn nên lên danh sách các công việc cần làm ngay từ cuối ngày làm việc hôm trước. Bạn có thể sắp xếp các công việc quan trọng, khẩn cấp, cần làm ngay ở vị trí số 1. Tiếp theo đó là những công việc kém quan trọng và khẩn cấp hơn ở vị trí tiếp theo.

Vào ngày làm việc hôm sau, bạn có thể bắt tay ngay vào guồng công việc mà không còn cần phải lo nghĩ xem mình nên bắt đầu từ việc nào trước, việc nào sau. Hiệu quả, tính chủ động trong công việc vì vậy được gia tăng đáng kể.

Lập danh sách công việc cần làm sẽ giúp bạn hạn chế được rủi ro quên, sót việc và làm việc có trình tự, hiệu quả hơn

6. Sắp xếp sự ưu tiên của mỗi công việc

Những công việc quan trọng, khẩn cấp cần được ưu tiên làm ngay. Tiếp theo, bạn có thể xử lý đến các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Với các công việc khẩn cấp nhưng ít quan trọng, bạn có thể xem xét ủy quyền hoặc làm sau. Cuối cùng là các công việc không quan trọng và không khẩn cấp, bạn hoàn toàn có thể làm khi rảnh rỗi hoặc bỏ qua.

7. Nói KHÔNG đúng lúc

Bạn sẽ khó làm việc hiệu quả nếu ôm đồm quá nhiều việc. Với những việc bạn nhận thấy nằm ngoài chuyên môn, có thể ủy quyền cho người khác hay có giải pháp thực hiện khác tốt hơn, bạn hãy mạnh dạn nói không, từ chối đúng lúc. Bạn không thể làm hài lòng tất cả mọi người bằng cách đồng ý thực hiện tất cả các công việc. Điều đó sẽ chỉ khiến bạn bị suy giảm hiệu quả công việc.

8. Khởi động tuần mới ngay từ ngày cuối tuần

Khoảng thời gian nghỉ cuối tuần có thể khiến guồng làm việc của bạn bị đứt quãng. Do đó, bạn có thể khởi động tuần mới ngay từ ngày cuối tuần nhưng với một cách nhẹ nhàng, phù hợp. Cuối tuần vẫn nên là khoảng thời gian nghỉ ngơi để tái tạo năng lượng, nghỉ ngơi để hồi phục thể chất và tâm trí. Vào ngày cuối tuần, bạn có thể chỉ làm việc 1 -2  tiếng đồng hồ để sắp xếp, suy nghĩ về những việc sẽ bắt đầu làm trong tuần mới.

Việc khởi động guồng làm việc ngay từ cuối tuần sẽ tạo cho bạn sự hào hứng, động lực và hiệu quả làm việc cao hơn trong tuần làm việc mới.

9. Giữ nơi làm việc sạch sẽ giúp tập trung cho công việc

Nơi làm việc gọn gàng chính là cách giúp bạn không bị sao lãng, mất tập trung bởi những yếu tố không liên quan ngay trước mắt. Bạn có thể tham khảo áp dụng phương pháp 5S để sắp xếp, đảm bảo giữ vệ sinh nơi làm việc sạch sẽ. 5S là viết tắt của 5 yếu tố sau:

  • Seiri – sàng lọc: Chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết
  • Seiton – sắp xếp: Sắp xếp các đồ vật đúng chỗ
  • Seiso – sạch sẽ: Khu vực làm việc cần luôn được vệ sinh sạch sẽ
  • Seiketsu – săn sóc: Nơi làm việc cần được duy trì, săn sóc sạch sẽ, ngăn nắp
  • Shitsuke – sẵn sàng: Thực hiện 4S trên một cách tự giác, tự nguyện

5S có thể được thực hiện hàng ngày hoặc định kỳ hàng tuần tùy theo tính chất công việc, đặc thù nơi làm việc của bạn.

10. Giải quyết từng vấn đề một

Bạn sẽ chỉ bị suy giảm hiệu quả làm việc nếu đang làm công việc này lại lo lắng về một công việc khác. Ngay cả trong trường hợp bị nhiều công việc bủa vây thì bạn cũng nên dành thời gian tập trung giải quyết từng vấn đề một. 

Nếu có quá nhiều việc cần xử lý cùng lúc, bạn có thể xem xét xử lý công việc quan trọng, khẩn cấp trước. Tiếp theo là công việc quan trọng nhưng ít khẩn cấp hơn. Còn đối với việc việc khẩn cấp nhưng ít quan trọng, bạn có thể ủy quyền cho người khác làm. Cuối cùng là việc không khẩn cấp và không quan trọng, bạn có thể bỏ qua, không thực hiện.

11. Tránh xa thứ gây xao lãng

Email quảng cáo, game, mạng xã hội, các tin nhắn thông báo từ di động… đều có thể là những thứ có thể khiến bạn bị xao lãng, gián đoạn guồng công việc đang thực hiện. Bạn có thể chỉ mất thời gian khoảng 15 – 20 giây để đọc nhanh một thông báo xuất hiện trên màn hình di động nhưng để hoàn toàn tập trung trở lại với công việc bạn có thể cần mất đến 5 – 7 phút. Tránh xa những điều có thể khiến bạn xao lãng với công việc sẽ giúp toàn bộ tâm trí, suy nghĩ của bạn tập trung hoàn toàn giải quyết công việc.

Lần tới, khi muốn tập trung xử lý công việc, bạn hãy tắt chuông thông báo từ di động và bạn sẽ rất ngạc nhiên về hiệu quả công việc mình đạt được.

12. Nghe nhạc giúp bạn tập trung hơn

Âm nhạc giúp cho tâm trí của bạn được xoa dịu, thư giãn và tập trung hơn. Mỗi người sẽ có một thể loại âm nhạc giúp tạo cho họ cảm giác thoải mái. Bạn hãy tùy chọn loại nhạc có thể giúp bạn tối ưu quá trình làm việc. Một số gợi ý thể loại âm nhạc bạn có thể tham khảo như: nhạc không lời, nhạc trẻ, âm thanh suối chảy, mưa rơi, chim hót…

Tiết giảm các vật dụng không cần thiết trên bàn làm việc chính là cách hiệu quả giúp bạn tập trung vào công việc

Tham khảo bí quyết làm việc hiệu quả từ những người thành công

Thành công thường không dễ dàng đạt được. Bạn có thể tham khảo một số bí quyết làm việc hiệu quả từ những người thành công dưới đây.

  • Jon Acuff (diễn giả, nhà văn nổi tiếng) thường thức dậy từ nửa đêm để viết bài cho website. Bạn không nhất thiết phải thường xuyên làm việc từ nửa đêm. Tuy nhiên, trong trường hợp công việc quá gấp rút, bạn cũng có thể thử một vài lần tập trung làm việc từ nửa đêm chẳng hạn.
  • Doyle Melton (nhà văn chuyên viết hồi ký) thường tranh thủ làm việc vào sáng sớm, khi các con đã ngủ để tập trung cao độ cho công việc. Nếu bạn là người đã lập gia đình và có con nhỏ, việc làm việc ngay từ sáng sớm có thể là giải pháp tốt để tránh bị con trẻ gây mất tập trung.
  • Michael Hyatt (nhà văn nổi tiếng) chỉ tập trung vào việc sáng tạo nội dung – công việc được ông xem là mình làm giỏi nhất. Bạn cũng nên tự hỏi xem mình có thể làm tốt nhất việc gì và tập trung phát triển kỹ năng, kinh nghiệm chuyên sâu cho công việc đó. Nói theo cách khác, bạn nên “một nghề cho chín còn hơn chín nghề”.
  • Brendon Burchard (nhà văn, huấn luyện viên) cho rằng đôi lúc chúng nên học cách chỉ tập trung vào một việc duy nhất và bỏ qua những việc không quan trọng khác. Có quá nhiều những điều vướng bận hãy những điều có vẻ như vô cùng quan trọng, khẩn cấp khiến bạn phải bận tâm và ảnh hưởng công việc. Bạn hãy học cách tập trung cao độ tâm trí, sức lực của mình cho những điều quan trọng nhất.
  • MacNeil (doanh nhân) dành thời gian đều đặn vài giờ mỗi ngày để làm 2 – 3 việc nhỏ có khả năng giúp bà đạt được mục tiêu lớn hơn. Hay Grant Cardone (chuyên gia môi giới bất động sản) chia sẻ trong những năm đầu làm việc, ông đã thực hiện đều đặn việc gọi điện tìm kiếm khách hàng ngày này qua ngày khác. Còn Crystal Paine (nhà sáng lập MoneySavingMom.com) chia sẻ: thành công lớn của bà đến từ những chiến thắng nhỏ được tích góp lại mỗi ngày. Kể cả khi đang đi tắm, bà cũng có thể suy nghĩ xem có cách nào để website thêm được vài lượt truy cập nữa trong hôm nay hay không. Như vậy, yếu tố làm việc đều đặn cũng là một điều giúp bạn tiến xa hơn và hiệu quả hơn trong công việc.
  • Chalene Johnson (họa sĩ) thì đề xuất một cách làm việc “theo mùa vụ”. Bà xem công việc cũng như cách người nông dân trồng trọt trên mảnh đất, có mùa vụ và cả thời gian để đất đai hồi phục dưỡng chất. Nếu bạn liên tục làm việc mà không có thời gian nghỉ ngơi thì hiệu quả công việc của bạn sẽ sớm suy giảm cũng như cây trái được trồng trên các mảnh đất kém dinh dưỡng vì gối vụ liên tục.
  • Elon Musk (CEO Tesla) sắp xếp việc thực hiện công việc hàng ngày theo thứ tự làm những việc quan trọng, cốt lõi đầu tiên, sau đó mới đến các công việc có mức độ ưu tiên giảm dần. Elon Musk cho rằng không nên lãng phí thời gian cho những điều không giúp bạn cải thiện tình hình. Cách làm việc của Elon Musk tương đồng với nguyên tắc FAST. Bạn cũng có thể bắt đầu ngày làm việc của mình bằng cách ăn ngay “con ếch” khó nhằn, công việc quan trọng nhất ngay đầu tiên.
Elon Musk
Elon Musk (CEO Tesla) thường xử lý công việc quan trọng nhất đầu tiên
  • Jeff Bezos (CEO Amazon) là người đề cao triết lý quyết định nhanh chóng. Ông cho rằng nếu nắm được khoảng 70% thông tin thì bạn hãy quyết định ngay. Bạn không nên để đến khi có 90% thông tin rồi mới quyết định vì khi đã đó chậm mất rồi. Sự quyết đoán trong công việc cũng có thể đem tới hiệu quả công việc cho bạn.
  • Steve Jobs (cựu CEO Apple) tin rằng khi bạn biết nói không đúng thời điểm sẽ giúp cải thiện năng suất lao động. Còn Warren Buffett (tỷ phú, nhà đầu tư) cũng chỉ ra điểm khác biệt giữa người rất thành công và người thành công. Trong đó, người rất thành công sẽ biết cách nói không với hầu hết mọi thứ còn người thành công thì ngược lại. Khi bạn biết nói không, bạn có thể tập trung cao độ cho những điều tốt hơn để biến nó trở thành những điều tốt nhất. Giá trị của nói không nằm ở chỗ có thể tạo nên những điều khác biệt.
  • Bill Gates (tỷ phú, doanh nhân) có thói quen thiền định 2 – 3 lần mỗi tuần, mỗi lần 10 phút. Thiền giúp Bill Gates có thể tập trung cho công việc tốt hơn. Ông xem thiền như cách rèn luyện tâm trí giống như thể thao giúp bạn rèn luyện cơ bắp vậy. Khi công việc căng thẳng, bạn có thể bình tĩnh ngồi thiền trong khoảng 10 phút như Bill Gates. Khi bạn mở mắt ra, vấn đề của bạn vẫn còn ở đó nhưng tâm trí bạn đã bình tĩnh hơn và sẵn sàng để giải quyết công việc.

*

Làm việc hiệu quả là chìa khóa giúp công việc của bạn thăng tiến hơn, giúp bạn đem lại nhiều lợi ích hơn cho bản thân và tổ chức. Bạn có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để tìm phương pháp làm việc nào phù hợp nhất với mình. Nếu cần thêm thông tin hay tư vấn về cách làm việc hiệu quả, bạn có thể liên hệ với các chuyên gia của VNOKRs.

CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital