Người Nhật Bản được biết đến là những người rất kỷ luật và đề cao hiệu quả trong công việc. Với 14 cách làm việc hiệu quả của người Nhật dưới đây, bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu xem người Việt Nam có thể học hỏi được điều gì.
Xem thêm:
- 11+ Tips làm việc hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên áp dụng
- 3 phương pháp làm việc hiệu quả giúp cải thiện năng suất
1. 14 cách làm việc hiệu quả của người Nhật
Người Nhật có nhiều cách làm việc giúp gia tăng hiệu quả công việc, cụ thể như sau:
1.1. Tuyệt đối tuân thủ giờ giấc – xem đúng giờ là thể diện của mỗi cá nhân
Trong cách làm việc hiệu quả của người Nhật thì đầu tiên phải nói đến là tuyệt đối tuân thủ giờ giấc. Kể cả công việc hay cuộc sống hàng ngày, người Nhật luôn cố gắng đến đúng giờ và thậm chí là thường đến sớm hơn so với lịch hẹn. Người Nhật coi việc tuyệt đối tuân thủ giờ giấc là cách để xây dựng, duy trì thể diện của mình.
Theo thống kê hàng năm, tàu điện ngầm tại Nhật Bản chỉ chậm giờ khoảng 7 giây đồng hồ. Con số đúng giờ gần như tuyệt đối của tàu điện ngầm – phương tiện hành khách công cộng phổ biến tại Nhật Bản phần nào phản ánh được cách làm việc tuyệt đối tuân thủ giờ giấc của người Nhật.
Việc người Nhật tuân thủ giờ giấc một cách chính xác là một thói quen giúp họ làm việc chuyên nghiệp, chỉn chu, tôn trọng đối tác, khách hàng và đồng nghiệp. Đặc biệt, việc đúng giờ cũng giúp nhân viên ở Nhật luôn nỗ lực hoàn thành đúng tiến độ dự án, kiểm soát và tăng chất lượng, hiệu quả công việc ở mức cao.
Xem thêm: Chia sẻ các Tips làm việc hiệu quả ngay từ ngày đầu tiên áp dụng
1.2. Lập kế hoạch công việc cụ thể, rõ ràng và chi tiết – tuân thủ kế hoạch tuyệt đối
Người Nhật Bản có thói quen lập kế hoạch cụ thể, rõ ràng và chi tiết trong cả công việc và cuộc sống. Họ dành nhiều thời gian cho việc lên kế hoạch, cẩn thận thu thập và phân tích thông tin, đặc biệt chú ý đến quá trình. Một khi đã lập kế hoạch đã được đưa ra, họ luôn nỗ lực để hoàn thành kế hoạch đã đề ra. Kế hoạch chính là tiền đề để người Nhật làm việc kỷ luật, có nguyên tắc.
Lập kế hoạch công việc cụ thể, rõ ràng và chi tiết giúp người Nhật hạn chế được tối đa các rủi ro, các phát sinh, vướng mắc trong công việc. Họ luôn có được sự chủ động, kiểm soát được kế hoạch công việc cần đạt được.
1.3. Làm việc nhóm – đề cao lợi ích tập thể
Người Nhật Bản đề cao tinh thần đoàn kết, hướng đến các kết quả chung của tập thể. Do đó, họ cũng có xu hướng làm việc nhóm hiệu quả. Sự hợp tác tốt này thường đem tới những kết quả công việc, ý tưởng sáng tạo, đột phá mới mẻ mà việc làm việc độc lập khó đạt được.
Khi làm việc nhóm, người Nhật thường hạn chế các tình huống đối đầu. Để thể hiện sự tôn trọng với tập thể, họ sẽ hiếm khi nói “không” trong các tình huống mà sẽ nói giảm, nói tránh, giao tiếp linh hoạt, phối hợp công việc và tránh gây hiềm khích trong nhóm. Khi cần thiết, người Nhật vẫn sẽ chia sẻ một cách rõ ràng nhưng rất cẩn trọng để người nghe có thể tiếp thu dễ dàng hơn.
Một biểu hiện khác của tinh thần làm việc nhóm ở người Nhật là họ thường nói về “chúng tôi” thay cho “tôi. Trong làm việc nhóm, người Nhật rất tôn trọng các quyết định của nhóm và họ sẽ không áp đặt ý nghĩ cá nhân vào công việc chung.
1.4. Văn hóa công ty – giá trị được nhân viên vun đắp, duy trì
Nhân viên ở Nhật coi công ty cũng như ngôi nhà thứ 2 của mình và họ sẽ góp phần duy trì, xây dựng văn hóa công ty. Mỗi công ty có nguyên tắc, nội quy riêng và nhân viên sẽ tuân thủ nghiêm túc các nguyên tắc, nội quy đó.
Người Nhật đề cao văn hóa công ty có thể thấy qua các biểu hiện như: nghiêm túc thực hiện đúng các nguyên tắc, quy định của công ty; tôn trọng lãnh đạo; thể hiện sự khiêm nhường qua cách chào hỏi cúi đầu…
Văn hóa công ty được tôn trọng, được từng nhân viên vun đắp, duy trì sẽ giúp các công ty Nhật Bản luôn giữ được bản sắc, nét đặc trưng của mình. Về phía nhân viên, văn hóa công ty cũng giúp các nhân viên dễ dàng gắn kết, cộng hưởng với nhau trong công việc hơn và tạo nên hiệu quả làm việc vượt trội.
1.5. Nâng cao tinh thần bằng những khẩu hiệu
Vào mỗi buổi sáng bắt đầu làm việc, các công ty Nhật Bản còn có thể tập hợp tất cả thành viên lại, xếp hàng ngay ngắn và cùng hô to khẩu hiệu của công ty. Các buổi tập hợp thành viên này còn có thể kèm theo những lời nhắc nhở, khen thưởng, truyền đạt mục tiêu của công ty. Lãnh đạo công ty cũng có thể lưu ý, chỉ ra những điểm nhân viên nên rút kinh nghiệm sửa chữa hay cần tiếp tục phát huy. Bắt đầu ngày làm việc với việc cùng đồng nghiệp hô to khẩu hiệu giúp nhân viên Nhật Bản thêm sự hứng khởi, động lực làm việc và sự đoàn kết.
Những khẩu hiệu được nhắc đến, nhìn đến hàng ngày giúp nhân viên Nhật Bản thấm nhuần tinh thần làm việc công ty mong muốn họ đạt được. Mặt khác, việc tất cả các thành viên công ty cùng hướng đến một mục tiêu sẽ giúp công ty tạo nên sức mạnh tổng thể, năng lượng và cảm hứng làm việc vượt trội.
1.6. Coi trọng tập thể
Một trong những cách làm việc hiệu quả của người Nhật là họ rất coi trọng tập thể và người Nhật quan niệm thành công cần có sự góp sức của tập thể, của cả nhóm chứ không phải thành công do riêng một cá nhân nào tạo nên. Chính vì vậy, người Nhật rất coi trọng, tôn trọng ý kiến của các thành viên trong nhóm.
Việc nhân viên Nhật Bản luôn coi trọng, đề cao các giá trị tập thể không phải tự nhiên mà có. Điều này hình thành ngay từ phương pháp giáo dục trẻ nhỏ. Trẻ em ở Nhật được giáo dục cần biết đặt lợi ích của tập thể lên trước. Trẻ em Nhật Bản cũng tự giác xếp hàng, tự giác bỏ rác đúng nơi quy định… Môi trường ở Nhật được mọi người cùng chung tay bảo vệ. Đến mức, tại thành phố Shimabara, nước ở đường cống thoát nước cũng sạch đến mức hàng trăm con cá Koi có thể sinh sống.
Nhân viên Nhật Bản coi trọng tập thể, điều này giúp cho doanh nghiệp cải thiện sự gắn kết, tập hợp được nỗ lực của từng thành viên tạo nên sức mạnh tổng thể, cải thiện hiệu quả công việc toàn công ty. Thành công của các công ty Nhật Bản và nhìn rộng ra là đất nước Nhật Bản có yếu tố quan trọng ở việc người Nhật coi trọng tập thể, đặt lợi ích của tập trước, của quốc gia, dân tộc lên trước lợi ích của cá nhân mình.
1.7. Tôn kính người đi trước – văn hóa công sở đặc trưng của người Nhật
Tôn kính người đi trước cũng là một nét đẹp trong văn hóa ứng xử, làm việc của người Nhật. Họ tôn trọng người đi trước và cả những đồng nghiệp mới, đến sau của mình.
Thông thường, vào những giờ nghỉ giải lao, nhân viên Nhật Bản thường dành thời gian trò chuyện với những người đi trước để học hỏi thêm công việc. Trong thảo luận công việc, nhân viên Nhật Bản cũng rất tôn trọng, tham vấn ý kiến của những người đi trước. Họ xem những nhân viên lâu năm, giàu kinh nghiệm là vốn quý của mỗi doanh nghiệp.
Việc nhân viên Nhật Bản tôn kính người đi trước giúp cho doanh nghiệp vận hành thêm quy củ, thêm sự đoàn kết và chia sẻ những giá trị tiếp nối nhau giữa nhân viên cũ và mới. Các công ty Nhật Bản cũng hạn chế được tối đa tình trạng mất đoàn kết, chia bè phái hay cô lập, hạn chế nhân viên mới. Nhân viên khi gia nhập công ty sẽ dễ dàng hòa nhập được cùng guồng công việc và văn hóa doanh nghiệp.
1.8. Luôn nỗ lực hết mình với công việc – chìa khóa gia tăng hiệu suất
Nhân viên Nhật Bản thường nỗ lực hết mình với công việc. Và, doanh nghiệp Nhật cũng coi trọng những người chăm chỉ, nỗ lực cải thiện công việc từng ngày.
Người Nhật coi trọng, nể phục người khác thường ở việc người đó đã nỗ lực, đóng góp như thế nào cho cộng đồng, cho tập thể chứ không phải coi trọng hình thức bề ngoài của người khác. Họ cũng thường không đánh giá quá cao những trường hợp xuất sắc nhất thời và không nỗ lực, cố gắng trong dài hạn.
Nỗ lực hết mình với công việc là cách làm việc hiệu quả của người Nhật giúp họ đạt được hiệu suất, hiệu quả cao vượt trội và đáng kinh ngạc. Năng suất lao động của các doanh nghiệp, của người lao động Nhật Bản vì vậy cũng thường được đánh giá cao và nằm trong nhóm những nước có năng suất lao động cao nhất thế giới. Báo cáo năm 2020 của APO – Tổ chức Năng suất châu Á cho biết: năng suất lao động của Việt Nam tụt hậu 60 năm so với Nhật Bản; 40 năm so với Malaysia và 10 năm so với Thái Lan.
1.9. Làm việc thông minh
Để làm việc hiệu quả, người Nhật Bản cũng là những người làm việc rất thông minh. Họ có tư duy hướng vào mục đích, đề cao hiệu quả trong công việc và nỗ lực tìm ra những giải pháp giúp cải tiến trong công việc.
Nhân viên Nhật Bản thường ghi chép, sơ đồ hóa công việc của mình để dễ theo dõi. Họ cũng hướng việc giải quyết vấn đề công việc theo các yếu tố tư duy 5W 1H (cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao, ai, như thế nào). Danh sách công việc hàng ngày cũng được người Nhật lưu ý thực hiện để ưu tiên thực hiện, giải quyết, trả lời nhanh những công việc quan trọng trước.
Làm việc thông minh cũng như cách bạn tối ưu, hoàn thiện bánh xe cho chiếc xe của mình. Bánh xe càng cân đối, ổn định, hạn chế được ma sát thì cỗ xe càng tiến nhanh và ít tốn công sức, nỗ lực hơn. Nhân viên Nhật vừa là những người luôn nỗ lực, chăm chỉ từng ngày vừa là những người làm việc thông minh. Điều đó giúp doanh nghiệp Nhật thường phát triển không ngừng với những đột phá, vượt trội mới. Bạn sẽ rất khó tạo ra những kết quả mới nếu chỉ hành động theo lối mòn và làm việc thiếu thông minh.
1.10. Làm hết sức chơi hết mình
Người Nhật làm hết sức vì họ yêu công việc. Họ xem việc sống là để làm việc chứ không phải làm việc để sống. Người Nhật chăm chỉ làm việc suốt đời. Họ hạnh phúc khi được làm việc và thậm chí làm việc ngay cả khi đã nghỉ hưu.
Vào tháng 8/2020, cuộc khảo sát trực tuyến do Nippon – một công ty bảo hiểm nhân thọ cho biết: 38,7% người lao động Nhật Bản muốn tiếp tục làm công việc hiện tại sau khi nghỉ hưu và 25,3% muốn làm các công việc. Đã có 7.543 người tham gia vào khảo sát trực tuyến này.
Người Nhật cũng chơi hết mình sau giờ làm. Sau khi làm việc căng thẳng, nhân viên Nhật thường xả hơi tại các quán bar, karaoke, câu lạc bộ khiêu vũ, trung tâm mua sắm, khu vui chơi giải trí… Chính karaoke – hình thức giải trí phổ biến hiện nay cũng có nguồn gốc từ đất nước Nhật Bản.
Việc làm hết sức chơi hết mình là cách làm việc hiểu quả của người Nhật giúp cho họ vừa đạt được hiệu quả công việc cao và cân bằng được tâm trạng của mình. Thông qua các hình thức giải trí, nhân viên Nhật Bản tái tạo được năng lượng, thư giãn tâm trí và thêm sự hứng khởi khi bắt tay lại vào công việc.
1.11. Tôn trọng đối tác và duy trì mối quan hệ bền vững
Tôn trọng đối tác là đặc điểm nổi bật trong phong cách làm việc của người Nhật. Các doanh nghiệp Nhật rất coi trọng các mối quan hệ hợp tác lâu dài và họ cũng rất tôn trọng đối tác của mình.
Việc người Nhật tôn trọng đối tác có thể thấy qua các biểu hiện như:
- Khi bắt đầu buổi làm việc, người Nhật thường trao danh thiếp cho nhau rất trang trọng
- Họ sẽ nhận danh thiếp bằng cả 2 tay và đọc cẩn thận thông tin trên danh thiếp
- Danh thiếp sẽ được cất cẩn thận vào hộp đựng danh thiếp hoặc để trên bàn làm việc để sử dụng trong quá trình thảo luận, nếu cần
- Các cuộc gọi điện và hẹn gặp trực tiếp đối tác sẽ được đánh giá cao và tạo thiện cảm nhiều hơn so với gửi thư, hay email
- Người Nhật xem việc dành thời gian gặp gỡ đối tác trực tiếp là biểu hiện của sự tôn trọng
- Các doanh nghiệp Nhật cũng thường xuyên duy trì liên lạc qua lại cả theo hình thức trực tiếp và gián tiếp vì họ rất coi trọng các mối quan hệ hợp tác lâu dài
Việc doanh nghiệp Nhật tôn trọng đối tác sẽ đem lại sự kết nối, hợp tác lâu dài, bền vững giữa các doanh nghiệp. Qua đó, quá trình hợp tác giữa 2 bên sẽ thuận lợi và đem lại lợi ích cho cả 2 bên. Về lâu dài, sự tôn trọng đối tác của người Nhật sẽ được chuyển hóa thành sự tin tưởng, đồng hành, giúp doanh nghiệp Nhật cộng hưởng thành công cùng nhau.
1.12. Luôn nói lời cảm ơn và tránh nói lời xin lỗi
Người Nhật luôn thường trực nói lời cảm ơn trong bất kỳ tình huống nào. Họ coi đó là một nét đẹp trong văn hóa ứng xử của mình. Khi được một ai đó giúp đỡ, dù chỉ một việc nhỏ như nhường đường, bê giúp đồ… người Nhật cũng sẽ nhanh chóng nói lời cảm ơn.
Ngược lại, bạn sẽ rất ít khi thấy người Nhật nói lời xin lỗi. Điều này không phải bởi vì họ không muốn đối diện với sai lầm hay thiếu sót của mình mà bởi vì người Nhật sẽ nỗ lực tối đa để tránh phải nói lời xin lỗi. Không chỉ trong công việc mà cả trong cuộc sống, người Nhật cũng cố gắng làm hết sức để không xảy ra các tình huống sai sót, gây căng thẳng mối quan hệ và phải xin lỗi.
Với các doanh nghiệp Nhật Bản, việc người Nhật có thói quen luôn nói lời cảm ơn giúp cho sự gắn kết, quan hệ đồng nghiệp trong công ty thêm gắn bó, hài hòa hơn. Nhân viên Nhật thường chung sức, phối hợp tốt để hoàn thành công việc và họ cảm kích sự giúp đỡ này cũng như sẵn sàng giúp đỡ những bạn đồng nghiệp khác.
Còn việc người Nhật tránh nói lời xin lỗi giúp doanh nghiệp Nhật Bản thường hạn chế được tối đa các tình huống sai sót, chậm trễ hay căng thẳng trong công việc. Nhân viên Nhật luôn nỗ lực hoàn thành tốt nhất công việc được giao, tối ưu và hướng đến hiệu quả công việc.
1.13. Trang phục lịch sự khi đi làm
Nếu thường xuyên theo dõi phim ảnh hay quan sát thực tế các công ty Nhật Bản bạn sẽ thấy nhân viên đến làm việc ở công sở rất chú ý mặc trang phục lịch sự khi đi làm. Nếu công ty yêu cầu và có đồng phục thì nhân viên cũng luôn tuân thủ mặc đồng phục. Còn trường hợp mặc trang phục khác, nhân viên Nhật thường sẽ lựa chọn các trang phục kín đáo, lịch sử và phù hợp với hoàn cảnh, yêu cầu công việc.
Quần áo công sở phổ biến ở các công ty Nhật là vest. Cả nam và nữ đều có thể lựa chọn vest. Và họ thường chọn vest với các màu nhã nhặn, sẫm màu như đen, xanh đậm… kết hợp cùng áo sơ-mi trắng. Người Nhật cũng thường đem theo cặp sách đến công sở để đựng sổ tay, bút viết, hộp đựng danh thiếp hay laptop…
Các văn phòng công sở tại Nhật thường tạo cho đối tác, khách hàng cảm giác chuyên nghiệp, lịch sự một phần rất lớn là nhờ nhân viên của công ty mặc trang phục lịch sự khi đi làm. Nhân viên ăn mặc lịch sự còn giúp họ có được tâm thế tốt, sự sẵn sàng trong công việc dù phải di chuyển hay làm việc ở các môi trường làm việc khác nhau.
1.14. Gắn bó với công việc suốt đời
Người Nhật cũng là những người thường gắn bó với công việc suốt đời. Họ quan niệm khi đã thuần thục một công việc nào đó trong thời gian dài, liên tục thì hiệu quả công việc sẽ đạt được ở mức cao nhất. Thực tế, rất nhiều nhân viên Nhật đã gắn bó với 1 công ty hay 1 nghề duy nhất trong suốt quãng thời gian đi làm của mình. Họ có thể yên tâm cống hiến cho 1 công ty cho đến tận khi nghỉ hưu.
Một số câu chuyện cụ thể về sự gắn bó với công việc suốt đời của người Nhật có thể kể đến như:
- Nojima – một thương hiệu bán lẻ đồ điện tử tại Nhật Bản vào năm 2020 đã nâng tuổi về hưu của nhân viên từ 65 lên đến 80 tuổi. Công ty mong muốn duy trì lực lượng lao động giàu kinh nghiệm để phục vụ, tư vấn cho chính những khách hàng cùng độ tuổi.
- Từ 1/4/2021, Luật Hưu trí mới được sửa đổi của Nhật Bản cũng sẽ có hiệu lực. Theo đó, độ tuổi nghỉ hưu của nhân viên Nhật sẽ được nâng từ 65 lên 70. Nhân viên đã nghỉ việc có thể thực hiện tái ứng tuyển làm việc tại công ty khác hay tiếp tục công việc tại công ty cũ nếu công ty tuyển dụng lại.
- Nhật Bản cũng là quốc gia hiếm hoi trên thế giới có các doanh nghiệp áp dụng chế độ tuyển dụng trọn đời. Theo đó, các doanh nghiệp Nhật Bản sẽ thuê người lao động làm việc suốt đời, đến tận khi nghỉ hưu. Chế độ tuyển dụng trọn đời ở Nhật Bản được phổ biến rộng rãi sau chiến tranh thế giới lần thứ 2 nhằm đảm bảo nhân công cho doanh nghiệp và sự phát triển kinh tế lâu dài.
Nhân viên Nhật Bản thường gắn bó với công việc suốt đời giúp doanh nghiệp Nhật Bản tận dụng được nguồn lao động giàu kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn và rất trung thành, có sự tin cậy cao. Mặt khác, doanh nghiệp sẽ hạn chế được tình trạng biến động nhân sự lớn gây lãng phí nguồn lực đào tạo và các chi phí liên quan khác.
2. Đặc điểm chung trong cách làm việc hiệu quả của người Nhật người Việt có thể học tập
Mỗi doanh nghiệp, mỗi người lao động Nhật Bản sẽ có nét tính cách riêng biệt. Tuy nhiên, xét về tổng thể thì người Nhật có một số đặc điểm chung trong cách làm việc.
2.1. Suy nghĩ về công việc của người Nhật
Người Nhật thường là những người nỗ lực và tập trung cao độ trong công việc. Họ cũng là những người có tư duy hướng đến hiệu quả, kết quả cụ thể của công việc. Có điều đó là vì ngay từ nhỏ, trẻ em Nhật đã được giáo dục đất nước nghèo nàn về tài nguyên nên cần nỗ lực làm việc để phát triển đất nước hơn.
Người Nhật cũng làm việc hăng say có thể là cả ngay sau khi nghỉ hưu vì thực sự họ là những người yêu công việc. Họ có thể gắn bó với công việc, với 1 doanh nghiệp đến tận lúc nghỉ hưu theo chế độ tuyển dụng trọn đời.
Điểm nổi bật trong suy nghĩ về công việc của người Nhật là họ sống để làm việc chứ không phải làm việc để sống. Có thể chính nhờ suy nghĩ như vậy mà hiệu quả công việc của người Nhật thường cao vượt trội.
2.2. Thái độ làm việc của người Nhật
Thái độ làm việc của người Nhật có thể kể đến những điểm cốt lõi như: Kỷ luật, tận tụy, nỗ lực hết mình, phối hợp cùng nhóm, tôn trọng tập thể. Khi nhắc về những kết quả công việc, người Nhật thường nói về “chúng tôi” thay vì “tôi”. Bởi họ quan niệm thành công có sự góp sức của cả tập thể.
Người Nhật cũng đề cao thái độ làm việc chuẩn mực và sự cố gắng, nỗ lực từng ngày. Họ thường không đánh giá cao những biểu hiện xuất sắc chỉ mang tính thời điểm nhất thời.
Một điểm thú vị trong thái độ làm việc của người Nhật là họ thường nỗ lực tối đa trong công việc để tránh phải nói lời xin lỗi hay gây ra các tình huống mâu thuẫn, xung đột với đồng nghiệp, khách hàng, đối tác. Họ làm việc hết sức và cũng chơi hết mình để cân bằng lại cuộc sống, tâm trạng của mình sau giờ làm việc căng thẳng.
2.3. Người Nhật làm việc luôn có kế hoạch và nguyên tắc
Kế hoạch và nguyên tắc là cách làm việc hiệu quả của người Nhật có thể gói gọn trong 1 từ: Kỷ luật. Họ rất kỷ luật trong việc lập kế hoạch công việc và thực hiện công việc theo nguyên tắc. Người Nhật rất tuân thủ các thời hạn công việc, tuân thủ giờ giấc và mọi công việc đều cần được xử lý theo quy trình, theo kế hoạch đề ra từ trước.
Mặt khác, khi lên kế hoạch thực hiện công việc theo nhóm, người Nhật thường cố gắng để tất cả các thành viên trong nhóm có thể đóng góp ý kiến xây dựng kế hoạch. Điều này giúp việc làm việc nhóm đi vào thực chất, hiệu quả và công việc cũng được thực hiện đúng kế hoạch, theo nguyên tắc thống nhất hơn.
3. Những phương pháp làm việc hiệu quả nổi tiếng của người Nhật
Để tối ưu công việc, người Nhật còn đề ra, thực hiện những phương pháp, cách làm việc hiệu quả của người Nhật là: Horenso; Kaizen; 5S; PDCA…
3.1. Phương pháp làm việc nhóm Horenso
Horenso được biết đến là phương pháp làm việc nhóm một cách chủ động, giúp ngăn ngừa rủi ro trong công việc, giúp đạt hiệu quả công việc cao với sự góp sức của tất cả các thành viên trong nhóm. Các báo cáo giúp nhà quản lý nắm bắt được tình hình thực tế công việc, duy trì liên lạc giúp gia tăng sự kết nối, hiệu quả và vận hành công việc. Còn bàn bạc sẽ giúp tất cả thành viên trong nhóm có thể đóng góp ý kiến, chung sức hành động cùng tạo ra những kết quả vượt trội hơn.
Horenso được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp Nhật Bản với kỳ vọng giúp phát huy hết 100% sức mạnh, năng suất của tổ chức, của doanh nghiệp. Đến nay, Horenso không chỉ là một phương pháp giúp làm việc nhóm hiệu quả mà còn được xem là nét văn hóa đặc trưng của Nhật Bản.
Phương pháp làm việc nhóm Horenso là viết tắt của 3 yếu tố:
- Hokoku – báo cáo: Nhân viên phải báo cáo kết quả trước tiên và rất ngắn gọn. Phải báo cáo giữa kỳ đối với các công việc dài hạn. Đặc biệt, nhân viên sẽ phải báo cáo ngay những sai sót và khiếu nại của khách hàng. Tinh thần của việc báo cáo là cần báo cáo đúng các vấn đề mà cấp trên đang quan tâm.
- Renraku – liên lạc: Nhân viên không cảm thấy phiền hà khi phải liên lạc. Họ cần xác nhận với người nhận thông tin là đã hiểu rõ chưa chứ không phải đã nói rồi. Mặc khác, việc cảm ơn cũng cần được thực hiện sớm. Tinh thần của việc liên lạc là cần truyền đạt kịp thời thông tin mà đối phương mong đợi.
- Sodan – bàn bạc: Nhân viên cần sắp xếp trước nội dung khi thảo luận. Việc thảo luận không nên gấp gáp, sát nút, cần sắp xếp đủ thời gian cho thảo luận. Sau khi kết thúc bàn bạc, thảo luận, nhân viên cần báo cáo kết quả và nói cảm ơn. Tin thần hướng tới của việc bàn bạc là gia tăng cơ hội phát triển nhờ sự hỗ trợ của người khác.
3.2. Triết lý Kaizen – Cải tiến liên tục
Kaizen là từ ghép bởi từ Kai (thay đổi) và từ Zen (tốt hơn). Kaizen là phương pháp làm việc thay đổi để tốt hơn, cải tiến công việc liên tục, hành động liên tục để đem lại nhiều lợi ích hơn nữa cho tập thể.
Kaizen đem lại cho doanh nghiệp Nhật Bản nhiều thành công lớn từ những thay đổi nhỏ mỗi ngày. Nhân viên sẽ nỗ lực cải tiến của việc của mình từng chút một theo hướng ngày càng tối hơn, hoàn thiện hơn. Từng bước đi nhỏ sẽ tạo nên một chặng đường thành công dài hơn, vượt trội hơn cho doanh nghiệp.
Mặt khác, khi áp dụng Kaizen, doanh nghiệp Nhật Bản sẽ tận dụng được những kết quả, thành tựu đã có và tối ưu hóa, hoàn thiện dần. Từ đó, quá trình vận hành doanh nghiệp sẽ ổn định, bền vững và có tính kế thừa, tích lũy.
Kaizen đã có lịch sử hơn 50 năm được áp dụng tại Nhật Bản. Một số ví dụ công ty áp dụng Kaizen tiêu biểu có thể kể đến như Toyota, Honda, Canon… Đến nay, Kaizen được áp dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề và trong cả cuộc sống cá nhân của người Nhật Bản.
3.3. Phương pháp 5S – Quản lý, sắp xếp nơi làm việc
Phương pháp 5S là phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc có nguồn gốc từ Nhật Bản, dựa theo 5 nguyên tắc như sau:
- Seiri – sàng lọc: Nhân viên cần chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết
- Seiton – sắp xếp: Cần sắp xếp các đồ vật đúng chỗ
- Seiso – sạch sẽ: Khu vực làm việc cần luôn được vệ sinh sạch sẽ
- Seiketsu – săn sóc: Nơi làm việc cần được duy trì, săn sóc sạch sẽ, ngăn nắp
- Shitsuke – sẵn sàng: Nhân viên cần thực hiện 4S trên một cách tự giác, tự nguyện trong phạm vi toàn công ty
Phương pháp 5S giúp công ty luôn đảm bảo được vệ sinh sạch sẽ, ngăn nắp, quy củ và chuyên nghiệp. Từ đó, sức khỏe, sự thoải mái của nhân viên được cải thiện đáng kể. Đồng thời, hiệu suất, hiệu quả làm việc vì vậy cũng được gia tăng. Nhân viên của bạn sẽ không còn phải luống cuống đi tìm xem tài liệu hay vật dụng gì đang để ở đâu mỗi khi xử lý công việc.
5S bắt nguồn từ Nhật Bản vào những năm 1980 và đến khoảng năm 1986, phương pháp được phổ biến tại nhiều nước như Singapore, Trung Quốc, Ba Lan… Tại Việt Nam, nhiều công ty cũng đã áp dụng 5S ví dụ như Vikyno (áp dụng từ năm 1993), Tinhvan Consulting (áp dụng từ năm 2017)…
3.4. Chu trình PDCA – Quy trình kiểm soát chất lượng
Chu trình PDCA là chu trình cải tiến liên tục giúp nhân viên có thể kiểm soát được nguồn lực thực hiện mục tiêu; dự phòng, điều chỉnh được sớm các tình huống rủi ro có thể phát sinh. Mặt khác, PDCS giúp nhân viên có thể dễ dàng hơn trong việc tập trung nguồn lực, sự nỗ lực thực hiện kế hoạch đã đề ra. Về tổng thể, PDCA có thể giúp công ty của bạn luôn đi đúng hướng kế hoạch, mục tiêu để đạt được hiệu quả công việc tốt nhất.
PDCA được Tiến sĩ Deming giới thiệu tại Nhật Bản vào những năm 1950. Vì vậy, người Nhật Bản hiện nay còn thường gọi chu trình PDCA là chu trình Deming hay vòng tròn Deming. Hiện nay, chu trình PDCA được sử dụng phổ biến trong triển khai dự án, trong việc thực hiện kế hoạch công việc tại nhiều doanh nghiệp. PDCA cũng được biết đến là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Các doanh nghiệp thực hiện PDCA cũng sẽ kiểm soát được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.
Chu trình PDCA là viết tắt của 4 yếu tố:
- Plan – Lập kế hoạch: Nhân viên sẽ cần phải lên kế hoạch rõ ràng để xác định mục tiêu, nguồn lực, phạm vi công việc, tiến độ cũng như phương pháp thực hiện công việc… Kế hoạch công việc càng cụ thể, rõ ràng thì khả năng thực hiện thành công mục tiêu càng khả quan.
- Do – Thực hiện: Sau khi lên kế hoạch, nhân viên cần nỗ lực thực hiện kế hoạch đúng tiến độ, phương pháp…
- Check – Kiểm tra: Việc thực hiện kế hoạch cần gắn với quá trình kiểm tra, rà soát thường xuyên để tránh những rủi ro, sai sót có thể xảy ra.
- Action – Điều chỉnh: Thông qua quá trình kiểm tra, rà soát, nhân viên sẽ cần điều chỉnh kế hoạch hành động nếu cần thiết.
*
Trên đây, bạn đã cùng VNOKRs tìm hiểu về cách làm việc hiệu quả của người Nhật. Không phải vô cớ mà người Nhật được biết đến là một trong những quốc gia có hiệu suất làm việc cao trên thế giới. Hi vọng với gợi mở, thông tin về 14 cách làm việc hiệu quả của người Nhật kể trên, doanh nghiệp của bạn sẽ có thêm những ý tưởng mới trong cải thiện hiệu quả công việc.
Nếu bạn cần thêm thông tin hay tư vấn giúp gia tăng hiệu quả, hiệu suất doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ với đội ngũ chuyên gia của VNOKRs. VNOKRs luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp của bạn.
CÔNG TY TNHH J.O.H.N Capital
- Số điện thoại liên hệ: 0904.2323.69
- Email hỗ trợ: [email protected]
- Địa chỉ công ty: 25 Nam Đồng, Phường Nam Đồng, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội
- Link phần mềm: https://okrs.vn/phan-mem-okrs
- Link blog: https://blog.okrs.vn/
- Link website: https://okrs.vn/
Pingback: 3 phương pháp làm việc hiệu quả giúp cải thiện năng suất