Khi bạn không có kỹ năng quản lý được công việc thì bạn nhiều khả năng sẽ phải đối diện với các nguy cơ như:
- Suy giảm hiệu quả, hiệu suất công việc
- Gia tăng áp lực công việc
- Đánh mất các cơ hội
- Khó cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Thay vì tìm cách đổ lỗi cho hoàn cảnh khách quan hay công việc, bạn có thể tìm cách để thay đổi bản thân mình mỗi ngày. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu 7 cách đơn giản giúp cải thiện kỹ năng quản lý công việc qua bài viết sau.
Kỹ năng quản lý công việc là gì?
Trước khi tìm cách cải thiện kỹ năng quản lý công việc thì bạn cần hiểu đúng về kỹ năng này là gì. Về mặt khái niệm, kỹ năng quản lý công việc là kỹ năng giúp bạn có thể thiết lập, duy trì công việc một cách hiệu quả, hướng tới hoàn thành công việc đúng hạn với chất lượng, tiêu chuẩn cao. Khi có được kỹ năng quản lý công việc hiệu quả, bạn có thể chuyển hóa các kế hoạch thành hiện thực và giảm bớt nguy cơ xảy ra những sai sót, trễ hạn công việc.
Ví dụ như kế hoạch tuyển dụng của bạn là tuyển được vị trí Chuyên viên IT để thay thế cho nhân viên sắp nghỉ việc. Nhân sự mới bắt buộc cần tuyển được xong trước tháng 3/2023 để kịp nhận bàn giao công việc thuận lợi. Từ mục tiêu công việc như vậy, bạn cần áp dụng kỹ năng quản lý công việc để có thể sắp xếp thời gian, thực hiện hành động cụ thể để có thể tuyển được người phù hợp vị trí công việc sớm hoặc ít nhất là đúng hạn đề ra.
Quản lý công việc hiệu quả hay không có thể được đánh giá qua tổng thể các khía cạnh:
- Tối ưu nguồn lực
- Tối ưu chi phí
- Tối ưu chất lượng công việc
- Tối ưu thời gian thực hiện công việc
Các khía cạnh đánh giá này hoàn toàn có thể định lượng cụ thể thành những con số rất rõ ràng để kiểm soát mức độ hiệu quả trong quản lý công việc của một cá nhân hay của team.
Xem thêm: Hướng dẫn về quản lý công việc
7 cách đơn giản giúp cải thiện kỹ năng quản lý công việc
Kỹ năng quản lý công việc không phải tự nhiên hình thành ở mỗi cá nhân mà cần quá trình tích lũy, rèn giũa, cải thiện và phát triển. Thậm chí, nếu bạn đã có kỹ năng quản lý công việc tại một thời điểm nhưng chỉ lặp đi lặp lại những việc đã làm trong nhiều năm mà không có ý thức cải thiện thì kỹ năng cũng sẽ dần khô cứng, thiếu đổi mới, hiệu quả.
7 cách đơn giản giúp cải thiện kỹ năng quản lý công việc dưới đây có thể là gợi mở tốt dành cho bạn.
Bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ
Các dự án lớn, dài hạn thường đi kèm với đó là những thách thức, khó khăn và thậm chí là khiến team của bạn nản lòng, sợ hãi. Nhân viên của bạn có thể sẽ tìm cách né tránh, thoái thác với những dự án vượt tầm, thử thách với họ. Thay vì vậy, bạn hãy bắt đầu một dự án lớn bằng những nhiệm vụ nhỏ.
Khi bắt đầu công việc với những nhiệm vụ nhỏ, team của bạn có thể đạt được nhiều lợi ích đa dạng như:
- Dễ dàng thuyết phục team: Nhân viên của bạn khi nhận một dự án quá lớn, quá thử thách, vượt tầm khả năng sẽ rất dễ rơi vào trạng thái lo lắng, chán nản và tìm cách thoái thác hoặc làm việc miễn cưỡng. Thay vì vậy, việc chia nhỏ dự án thành những nhiệm vụ nhỏ có thể giúp bạn dễ dàng thuyết phục team hành động tích cực, hướng tới mục tiêu công việc đề ra.
- Gia tăng động lực: Chiến thắng nhanh chóng với những nhiệm vụ nhỏ có thể giúp bạn gia tăng động lực, tinh thần làm việc của bản thân và của cả team. Cảm giác chiến thắng giúp não bộ của bạn giải phóng Dopamine và bạn sẽ thực sự cảm thấy hào hứng, giàu động lực hơn với công việc.
- Tạo đà tích cực: Bạn nên bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ để có được bước tạo đà tích cực cho cả kế hoạch công việc lớn của mình.
- Sẵn sàng cho những điều lớn hơn: Khi bạn có nhiều việc phải làm, bắt đầu với những nhiệm vụ nhỏ hơn có thể giúp bạn nhanh chóng đạt được tiến bộ đáng kể. Điều này giúp bạn dọn sạch những nhiệm vụ ít quan trọng nhưng cần thiết và dành nhiều thời gian, nguồn lực hơn cho những nhiệm vụ lớn, thử thách, đòi hỏi thời gian, công sức cao hơn.
Tập trung vào từng thứ một
Trí não của chúng ta thực sự không phù hợp để làm việc đa nhiệm. Bạn có thể kết hợp làm những việc đơn giản với nhau. Ví dụ như vừa nghe nhạc vừa chạy bộ; vừa đan áo vừa để ý, trông em bé… Tuy nhiên, với những công việc phức tạp, đòi hỏi sự tập trung cao độ để thực hiện thì đa nhiệm chỉ khiến bạn suy giảm hiệu suất, hiệu quả công việc. Bạn sẽ tốn thời gian mà không việc nào được hoàn thành tốt.
Chẳng hạn như bạn sẽ khó có thể vừa viết email báo cáo công việc tuần vừa dạy con bài tập về nhà chẳng hạn. Đó đều là 2 công việc phức tạp, đòi hỏi sự tập trung. Những khoảng gián đoạn, chuyển đổi giữa 2 công việc sẽ khiến trí não của bạn mệt mỏi, kém hiệu quả. Bởi, mỗi khi chuyển đổi giữa 2 công việc, bạn sẽ cần mất thời gian để có thể tập trung trở lại cho công việc mới.
Nghiên cứu năm 2011 của Đại học California cho thấy: Đa nhiệm có thể ảnh hưởng tiêu cực đến trí nhớ làm việc và khả năng tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng của bạn. Đa nhiệm thực sự không tốt cho việc quản lý thời gian, quản lý công việc.
Vào mỗi cuối ngày làm việc, bạn đều cảm thấy mệt mỏi? Vậy bạn có thể thay đổi bằng cách tập trung vào từng thứ một, vào từng đầu công việc một thay vì đang làm việc A lại lo nghĩ về việc B. Bạn có thể tham khảo phương pháp Pomodoro để tập trung tối đa cho công việc. Các bước để thực hiện phương pháp này như sau:
- Bước 1: Lựa chọn công việc bạn cần tập trung xử lý. Công việc ưu tiên xử lý nên là những việc thuộc nhóm việc quan trọng, khẩn cấp.
- Bước 2: Loại bỏ các nguy cơ khiến bạn bị gián đoạn công việc như tin nhắn mạng xã hội, thông báo email… và bật đồng hồ đếm ngược trong 25 phút.
- Bước 3: Tập trung cao độ để xử lý công việc trong chu kỳ thời gian 25 phút. Bạn có thể sử dụng mẹo giúp tập trung trong công việc như: để full màn hình máy tính; chỉ để duy nhất 1 tab công việc cần xử lý…
- Bước 4: Khi hoàn thành 1 chu kỳ Pomodoro, bạn có thể nghỉ ngơi 5 phút. Nghỉ ngơi ở đây là thực sự nghỉ ngơi chứ không phải dành thời gian để tranh thủ chơi game hay theo dõi mạng xã hội. Bạn có thể dành 5 phút này để nhắm mắt nghỉ ngơi ngay tại bàn làm việc hoặc uống nước, tập thể dục tại chỗ để cải thiện sự tỉnh táo, tập trung cho chu kỳ công việc tiếp theo.
- Bước 5: Sau 4 chu kỳ Pomodoro, bạn có thể nghỉ dài hơn trong khoảng 10, 15, 30 phút tùy theo thể trạng sức khỏe, tính chất áp lực công việc bạn thực hiện.
Tập trung vào từng thứ một giúp công việc của bạn đỡ căng thẳng, áp lực. Mặt khác, khi tập trung, bạn có thể hoàn thành từng công việc với sự hiệu quả và thời gian ngắn hơn. Do đó, lựa chọn đơn nhiệm, tập trung cao độ cho từng công việc quan trọng không chỉ tốt cho sức khỏe thể chất, tinh thần của bạn mà còn giúp công việc được tối ưu hóa.
Tạo một lịch trình hiệu quả
Khi bạn bắt đầu một ngày làm việc mà không có kế hoạch, lịch trình cụ thể nào thì rất có thể bạn đang làm việc thiếu hiệu quả. Kể cả ngày làm việc của bạn có vẻ bận rộn nhưng thực chất thì kết quả công việc đem lại không cao.
Bạn có thể tạo lịch trình công việc của mình ngay từ cuối buổi làm việc hôm trước hoặc vào tối chủ nhật trước khi bắt đầu tuần làm việc mới. Lịch làm việc cũng có thể được thiết lập ngay vào đầu buổi làm việc tùy tính chất, sắp xếp công việc của bạn và team.
Một gợi ý để bạn lên lịch trình công việc hiệu quả là nhóm các nhiệm vụ cần thực hiện theo tính chất, mức độ quan trọng, khẩn cấp của chúng. Bạn có thể tham khảo ma trận quản lý thời gian Eisenhower với các bước thực hiện như sau:
- Bước 1: Bạn cần lên danh sách công việc cần thực hiện trong ngày, trong tuần. Danh sách này là mọi điều bạn cần làm mà chưa cần sắp xếp theo logic hay thứ tự nào.
- Bước 2: Bạn hãy nhóm các công việc quan trọng, khẩn cấp, cần thực hiện ngay lại với nhau. Bạn có thể tô màu cho nhóm công việc này màu đỏ để thể hiện tính chất khẩn cấp, cần thực hiện ngay.
- Bước 3: Bạn hãy nhóm các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Đây là những công việc bạn cần dành thời gian để thực hiện. Nhóm công việc này cần lên thời gian cụ thể để sắp xếp xử lý và có thể tô màu cam để thể hiện tính chất quan trọng.
- Bước 4: Tiếp theo, bạn hãy nhóm các công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng. Đây là những công việc cần xử lý ngay nhưng không quá quan trọng và bạn có thể thực hiện giao, ủy quyền, nhờ người khác giúp đỡ. Sau khi ủy quyền, bạn nên dành thời gian kiểm tra lại để đảm bảo công việc được thực hiện đúng.
Ví dụ như việc sửa chữa điều hòa tại văn phòng là việc khẩn cấp cần thực hiện trong mùa hè nắng nóng. Bạn có thể giao cho phòng hành chính liên hệ quản lý tòa nhà hoặc tìm đơn vị sửa chữa để xử lý.
Nhóm công việc khẩn cấp nhưng kém quan trọng có thể được tô màu xanh để phân biệt với các nhóm việc khác.
- Bước 5: Cuối cùng, bạn hãy nhóm các công việc không quan trọng, không khẩn cấp lại. Chẳng hạn như cuối ngày làm việc bạn có thể dành ít phút để chơi game trên di động để giải trí. Nếu đã quá mệt mỏi hoặc không có thời gian, bạn có thể loại bỏ, không thực hiện nhóm công việc này. Còn nếu thu xếp được, bạn có thể thực hiện nhưng nên giới hạn dưới 5% tổng thời gian ngày làm việc của mình.
Việc tạo một lịch trình công việc hiệu quả như trên có thể sẽ tiêu tốn của bạn 15 – 30 phút hoặc thậm chí nhiều thời gian hơn. Để hỗ trợ việc tạo lịch trình công việc hiệu quả, bạn có thể tham khảo phần mềm Todaylist. Đây là phần mềm cung cấp giải pháp quản lý công việc hiệu quả với các tính năng vượt trội như:
- Luôn thiết lập và giúp bạn có danh sách công việc ngay vào đầu ngày
- Cung cấp khả năng đặt lịch cụ thể cho từng công việc
- Hỗ trợ việc phân loại công việc theo tính chất gấp – quan trọng
- Đặc biệt, phần mềm còn giúp bạn thống nhất lịch làm việc với team của mình
Bạn có thể tìm hiểu chi tiết về Todaylist qua website: https://todaylist.vn/
Làm quen với quản lý thay đổi
Những thay đổi, điều chỉnh trong kế hoạch là điều khó tránh khỏi. Khi tình hình thực tế có biến chuyển thì kế hoạch hành động và thậm chí là cả mục tiêu cũng cần phải thay đổi tương ứng phù hợp.
Trong thực tế, quản lý thay đổi thường được thể hiện qua một thông báo, một kế hoạch truyền thông, thông tin trong nội bộ hoặc với cả bên ngoài tổ chức về những điều cần thay đổi so với hiện tại. Tuy nhiên, quản lý thay đổi không đơn thuần chỉ là thông báo về những điều thay đổi mà bạn còn cần thực hiện một loạt hành động, biện pháp tương ứng để giúp cá nhân cũng như team thích ứng với những thay đổi đó. Chẳng hạn như sau:
| TT | Nội dung thay đổi | Hành động / biện pháp tương ứng |
| 1 | Thay đổi ca làm việc từ 8:00 đến 17:30 sang cho phép nhân viên lựa chọn ca làm việc linh hoạt:
|
|
| 2 | Thay đổi logo sản phẩm |
|
| 3 | Thay đổi email chăm sóc khách hàng |
|
Bạn sẽ khó có thể kỳ vọng bản thân, team có thể ngay lập tức làm quen với những thay đổi mới. Mọi sự thay đổi đều cần có khoảng thời gian thích ứng, chuyển đổi với những hành động, biện pháp phù hợp. Do đó, bạn sẽ cần có kỹ năng quản lý công việc, hiểu rõ về mục tiêu công việc mình hướng tới để quản lý được những thay đổi. Và ngược lại, thông qua việc làm quen với quản lý thay đổi công việc, bạn có thể cải thiện, phát triển các kỹ năng quản lý công việc của mình.
Khi bạn có được khả năng quản lý thay đổi, bạn sẽ phản ứng kịp thời, phù hợp với những thay đổi mà bản thân và team phải đối diện. Để thực hiện quản lý thay đổi, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Xác định các vấn đề, điểm, nội dung cần thay đổi
- Bước 2: Lên kế hoạch, các phương án dự phòng điều chỉnh
- Bước 3: Thông tin với nội bộ hoặc với cả bên ngoài để những thành viên liên quan biết phải làm gì trước sự thay đổi hiện tại
- Bước 4: Theo dõi tác động của bất kỳ sự thay đổi nào đến việc thực hiện, đạt được mục tiêu công việc.
Đặt thời hạn thực tế
Đặt thời hạn thực tế để giải quyết một công việc cụ thể là điều cần thiết để tạo áp lực khiến bạn phải liên tục hành động. Những sự trì hoãn, buông trôi mốc thời hạn công việc sẽ chỉ khiến bạn và team suy giảm về hiệu suất hoặc thậm chí là không thể hoàn thành được công việc.
Khi công việc, mục tiêu bạn đề ra có một thời hạn cần xử lý cụ thể, bạn sẽ tránh được hội chứng năm mới hay sự “buông trôi” trong công việc. Đại học Scranton vào năm 2014 đã tiến hành nghiên cứu về các mục tiêu được đặt ra vào mỗi dịp năm mới và đưa ra các kết luận:
- 64% người tham gia khảo sát chỉ nỗ lực thực hiện mục tiêu trong vòng 1 tháng
- 46% người thực hiện mục tiêu trong vòng 6 tháng
- Chỉ có 8% mục tiêu mỗi dịp năm mới được hoàn thành
- Có đến 92% thành viên tham gia khảo sát đã không thể hoàn thành mục tiêu
Một trong những lý do quan trọng khiến hầu hết mục tiêu trong năm mới không được thực hiện đạt kết quả vì chúng không có thời hạn thực tế cần hoàn thành. Khi bạn đề ra mục tiêu công việc: năm 2023 cần học thêm tiếng Tây Ban Nha để phục vụ công việc thì mốc thời gian đó vẫn khá mơ hồ. Cụ thể hóa mốc thời gian hành động sẽ giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch thực hiện hơn. Chẳng hạn như:
- Mỗi ngày: học 10 từ mới
- Sau 1 tháng học: có khả năng giới thiệu bản thân
- Sau 3 tháng học: nắm bắt được ngữ pháp
- Sau 6 tháng học: có khả năng đọc hiểu
- Sau 1 năm học: có khả năng giao tiếp cơ bản
- Sau 2 năm học: có khả năng giao tiếp thành thạo, đáp ứng yêu cầu công việc
Những cột mốc thời gian cụ thể như trên sẽ giúp bạn hạn chế tối đa hội chứng năm mới, hướng tới hoàn thành công việc một cách kỷ luật, hiệu quả. Đồng thời, việc bạn kỷ luật với thời hạn công việc của mình không những giúp ích cho bản thân bạn mà còn với cả team. Bởi vì, một mốc thời hạn công việc cá nhân không được hoàn thành đúng hạn có thể ảnh hưởng dây chuyền đến các thành viên khác.
Mặt khác, khi bạn đề ra một thời hạn công việc cụ thể và nghiêm túc đạt được mốc thời gian đó, bạn sẽ có dự phòng cho những tình huống phát sinh, cần tinh chỉnh, sửa chữa. Nhờ vậy, chất lượng công việc của bạn cũng sẽ được đảm bảo ở mức cao.
Chia nhỏ nhiệm vụ
Những vấn đề phức tạp hay những mục tiêu đầy thử thách sẽ trở nên đơn giản, có lộ trình thực hiện rõ ràng hơn khi bạn chia ra thành các nhiệm vụ nhỏ. Việc chia nhỏ nhiệm vụ có thể giúp bạn đạt được nhiều lợi ích đa dạng như:
- Kiểm soát, rõ ràng công việc hơn: Thay vì đặt ra mục tiêu tăng trưởng về doanh thu trong cả năm 2023 thì bạn có thể chia nhỏ ra thành mục tiêu của từng quý. Như vậy, công việc, mục tiêu bạn đang hướng tới về doanh thu cho toàn công ty sẽ được kiểm soát, có kế hoạch hành động rõ ràng hơn.
- Thực hiện công việc hiệu quả, khoa học, có kế hoạch: Nếu mục tiêu công việc trong quý II-2023 là tuyển dụng được ít nhất 10 Lập trình viên thì bạn có thể chia nhỏ thành nhiệm vụ theo từng tháng. Việc chia nhỏ mục tiêu như vậy sẽ giúp bạn tránh được tình trạng đến gần hết hạn công việc mới gấp rút thực hiện công việc một cách thiếu hiệu quả, khoa học và kế hoạch.
- Đơn giản, cụ thể, chuyên biệt hóa công việc: Thường những mục tiêu, công việc có thời gian thực hiện quá dài, khối lượng công việc quá lớn cũng sẽ có mức độ phức tạp, đòi hỏi kết quả cao và tiềm ẩn những khoảng chưa rõ ràng.
Vì vậy, khi bạn chia nhỏ công việc thành từng nhiệm vụ nhỏ sẽ giúp đơn giản, cụ thể và chuyên biệt hóa công việc. Chẳng hạn như công việc phòng Marketing có thể chia ra thành từng nhiệm vụ nhỏ cho nhân viên chuyên trách thực hiện như: chạy quảng cáo; thiết kế đồ họa; sáng tạo nội dung; xây dựng cộng đồng…
- Gia tăng động lực, giảm căng thẳng: Khi bạn chia nhỏ nhiệm vụ, việc thay đổi nhận thức về quy mô và độ khó của một nhiệm vụ có thể giúp bạn gia tăng động lực để thực hiện công việc. Chia nhiệm vụ của bạn thành những phần nhỏ hơn sẽ giúp bạn tránh được tình trạng trì hoãn và cả những căng thẳng không đáng có.
Để chia nhỏ nhiệm vụ, bạn có thể thực hiện theo các bước như sau:
- Bước 1: Bạn hãy bắt đầu với bức tranh công việc lớn và viết ra tất cả các thành phần, nội dung, hạng mục công việc cần thực hiện
- Bước 2: Liệt kê tất cả các nhiệm vụ liên quan và xác định các ưu tiên công việc cần xử lý
- Bước 3: Thiết lập kế hoạch hành động tối ưu để giải quyết các nhiệm vụ nhỏ đúng hạn.
Sử dụng sự hợp tác bất kể khi nào có thể
Trạng thái ôm đồm công việc có thể giúp bạn cảm thấy kiểm soát được công việc nhưng giới hạn thời gian và năng lượng thể chất, tinh thần của mỗi người là có hạn. Bạn nên dành thời gian, năng lượng của mình cho những việc thực sự quan trọng. Do đó, việc bạn tận dụng sự hợp tác, hỗ trợ bất kể khi nào có thể là điều cần thiết.
Thông qua việc nhận được sự hợp tác, hỗ trợ, bạn có thể làm việc hiệu quả, dễ dàng cân bằng cuộc sống, công việc hơn. Đặc biệt, việc chia sẻ công việc cùng team cũng giúp đội ngũ nhân viên của bạn có cơ hội phát triển, gia tăng kinh nghiệm.
Mỗi thành viên trong team của bạn đều có một thế mạnh, kỹ năng, kinh nghiệm công việc riêng. Do đó, khi bạn có thể hợp tác với team, công việc có thể được hoàn thành tốt hơn, nhanh hơn so với làm việc độc lập.
Chẳng hạn như bạn phụ trách bộ phận tuyển dụng của công ty. Như vậy, bạn sẽ cần đảm bảo về KPI tuyển dụng, đáp ứng các vị trí cần tuyển theo từng tuần, từng tháng. Nếu biết tận dụng sự hợp tác, phối hợp với team, công việc tuyển dụng của bạn sẽ thông suốt, hiệu quả hơn.
- Trưởng bộ phận tuyển dụng: phụ trách kiểm soát hoạt động chung; chịu trách nhiệm về KPI tuyển dụng của bộ phận
- Phối hợp với nhân viên trong bộ phận trong việc lên kế hoạch và đăng tuyển dụng
- Phối hợp với bộ phận Marketing, truyền thông để sản xuất các video ngắn trên nền tảng Tiktok, Youtube, Facebook để giới thiệu về văn hóa doanh nghiệp phục vụ tuyển dụng
- Hợp tác với các đơn vị Hunt ứng viên khó tuyển dụng
- Hợp tác tài trợ – đào tạo – tuyển dụng với các trường đại học phù hợp về chuyên ngành tuyển dụng
- Hợp tác với các website cung cấp dịch vụ đăng tuyển như Careerbuilder; Vietnamworks…
Rõ ràng, việc bạn sử dụng được các nguồn lực trong tổ chức lẫn bên ngoài thông qua hợp tác, phối hợp có thể giúp công việc được thực hiện thông suốt, hiệu quả từ nhiều hướng khác nhau.
*
Theo nhà tâm lý học tổ chức, Tiến sĩ Deirdre Anderson: một khía cạnh quan trọng trong việc chăm sóc sức khỏe của bạn là dành thời gian cho tất cả các khía cạnh khác nhau trong cuộc sống. Quản lý thời gian tốt là một trong những cách hiệu quả nhất để bạn tìm thấy sự hài hòa hoàn hảo giữa cuộc sống cá nhân và công việc.
Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về kỹ năng quản lý công việc hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm những bài viết về chủ để phát triển bản thân, đội ngũ, quản trị doanh nghiệp trên website của VNOKRs: https://blog.okrs.vn/kien-thuc-quan-tri
