Kỹ năng kỹ thuật của nhà quản trị

Năng lực quản trị của một cá nhân không thể thiếu vắng kỹ năng kỹ thuật. Không hiểu biết hoặc thiếu nhân sự trợ lý về chuyên môn, kỹ thuật của ngành nghề, lĩnh vực, nhà quản trị rất dễ rơi vào tình trạng hiểu chưa rõ, nhầm lẫn dẫn đến quản trị kém hiệu quả. Bạn hãy cùng VNOKRs tìm hiểu kỹ năng kỹ thuật của nhà quản trị qua bài viết sau. 

Kỹ năng kỹ thuật là gì?

Theo nghiên cứu của Robert Katz vào năm 1955, nhà quản trị hiệu quả cần có 3 kỹ năng cá nhân cơ bản: kỹ năng kỹ thuật, khái niệm và con người. 

Robert Katz nhận định: một nhà quản lý hiệu quả cần phải có năng lực tư duy, năng lực kỹ thuật cũng như khả năng tương tác với con người, đội nhóm của mình. Trong đó, năng lực tư duy giúp nhà quản lý có khả năng hoạch định các ý tưởng, phương án. Còn năng lực kỹ thuật, khả năng tương tác sẽ giúp nhà quản lý phát triển được đội ngũ của mình.

Kỹ năng kỹ thuật là tài năng, là chuyên môn đặc biệt mà các cá nhân sở hữu giúp họ hoàn thành một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể dựa trên phương pháp, quy trình cụ thể của công ty hoặc ngành nghề. Thông qua học tập và làm việc thực tế, mỗi cá nhân sẽ dần hình thành và phát triển kỹ năng kỹ thuật của mình. 

Kỹ năng kỹ thuật liên quan chặt chẽ với quy trình thực hiện một công việc cụ thể. Chẳng hạn như công việc, hoạt động Marketing của một công ty sẽ đòi hỏi những ứng viên có kinh nghiệm, kỹ năng kỹ thuật về Marketing; sáng tạo nội dung; phát triển cộng đồng; nghiên cứu thị trường…

Những tiêu chuẩn công việc, ngành nghề quy định và ảnh hưởng trực tiếp đến kỹ năng kỹ thuật đòi hỏi ở mỗi cá nhân. Ngược lại, kỹ năng kỹ thuật ở mỗi cá nhân cũng là thế mạnh để giúp cá nhân có thể vượt trội, đạt được thành công trong một công việc, ngành nghề cụ thể.

Các kỹ năng kỹ thuật là thông tin quan trọng bạn nên đưa vào sơ yếu lý lịch của mình để làm nổi bật khả năng, điểm mạnh của bản thân. Ví dụ: Bạn am hiểu ngôn ngữ lập trình máy tính thì bạn nên đưa thông tin về kỹ năng của mình kèm các dự án đã tham gia để tạo lợi thế khi ứng tuyển vào các công ty công nghệ.

Kỹ năng kỹ thuật thường thể hiện mạnh mẽ ở những nhà quản lý cấp trung và cấp cơ sở. Đây là cấp quản lý vừa thực hiện công tác quản lý vừa thực hiện, giải quyết những công việc, sự vụ cụ thể. Do đó, họ rất cần có kỹ năng kỹ thuật tốt để giải quyết, điều phối công việc cá nhân, của team hiệu quả.

Đọc thêm: Kỹ năng chuyên môn của nhà quản trị

Bạn có thể tham khảo bảng ví dụ theo từng vị trí công việc dưới đây để hiểu hơn về kỹ năng kỹ thuật.

Tầm quan trọng của kỹ năng kỹ thuật đối với nhà quản trị

Là một trong ba kỹ năng quan trọng với nhà quản trị, kỹ năng kỹ thuật có thể giúp nhà quản trị cũng như tổ chức đạt được nhiều lợi ích đa dạng như:

• Cải thiện hiệu quả quản trị: Kỹ năng kỹ thuật kết hợp cùng kỹ năng khái niệm và kỹ năng con người giúp nhà quản trị hoàn thiện, cải thiện và phát triển hiệu quả quản trị của mình. Kỹ năng tư duy, khái niệm sẽ giúp nhà quản trị hoạch định các ý tưởng, phương án hành động còn kỹ năng kỹ thuật và kỹ tương tác với con người sẽ giúp nhà quản trị phát triển đội ngũ.

Ví dụ: Trưởng phòng thiết kế bắt buộc cần có kỹ năng kỹ thuật về mảng thiết kế đồ họa để phát triển đội ngũ, quản trị phòng thiết kế. Quản trị ở đây không chỉ là về giờ giấc, kỷ luật, thái độ làm việc mà còn về chuyên môn, chất lượng công việc với team.

• Giúp thực hiện quản lý, giám sát công việc hiệu quả: Trở lại khái niệm, kỹ năng kỹ thuật là tài năng, là chuyên môn đặc biệt mà các cá nhân sở hữu giúp họ hoàn thành một nhiệm vụ hoặc công việc cụ thể dựa trên phương pháp, quy trình cụ thể của công ty hoặc ngành nghề. Như vậy, khi có kỹ năng kỹ thuật vững vàng, nhà quản trị sẽ có thể thực hiện công việc hoặc giám sát đội ngũ của mình thực hiện công việc đúng quy trình, quy chuẩn cần có.

George Westerman, giảng viên cao cấp tại Đại học Quản lý MIT Sloan nhận định: quản lý công việc là việc đảm bảo thông tin đến đúng người vào đúng thời điểm với những chỉ dẫn rõ ràng về những hành động họ cần thực hiện. Muốn quản lý, giám sát công việc hiệu quả, nhà quản lý bắt buộc cần có kỹ năng kỹ thuật vững vàng, chuyên sâu.

Ví dụ: Trưởng phòng kế toán phải nắm rất rõ kỹ năng kỹ thuật về kế toán mới có thể thực hiện cũng như giám sát đội ngũ phòng kế toán có đang thực hiện công việc đúng quy trình, quy định hay không.

• Hỗ trợ đội ngũ trong công việc: Vốn kỹ năng kỹ thuật, kinh nghiệm làm việc của nhà quản trị là một loại tài sản quý với mỗi doanh nghiệp, tổ chức. Nếu đội ngũ của bạn có những nhà quản trị giỏi kỹ thuật, họ sẽ giúp lan tỏa những phương thức, sáng kiến nhằm tối ưu hóa hiệu suất, hiệu quả công việc.

Ví dụ: Trưởng phòng công nghệ có kỹ năng kỹ thuật về lập trình tốt có thể giúp team review code, giảm thiểu lỗi trong quá trình lập trình phần mềm.

• Hỗ trợ công tác tuyển dụng: Nhà quản trị thông thường cũng tham gia vào những cuộc phỏng vấn tuyển dụng. Nếu nhà quản trị không nắm rõ, không hiểu biết về kỹ thuật sẽ rất khó có thể phỏng vấn đúng, trúng, sâu với ứng viên. Từ đó, tổ chức của bạn sẽ gia tăng nguy cơ tuyển dụng không đúng người phù hợp.

Ví dụ: Trưởng phòng sản phẩm hiểu biết rõ về sản phẩm, về kỹ năng kỹ thuật cần có với ngành nghề sẽ phỏng vấn và tìm được ứng viên phù hợp với vị trí công việc của phòng sản phẩm.

• Tạo dựng niềm tin với đội ngũ: Một nhà quản trị có chuyên môn sâu, vững vàng sẽ dần tạo dựng được niềm tin với đội ngũ. Ngược lại, quản lý thiếu kỹ năng kỹ thuật, có những định hướng công việc sai lệch, không đúng quy trình cần thiết dẫn đến thất bại công việc liên tiếp sẽ khiến team mất niềm tin, suy giảm tinh thần làm việc.

Ví dụ: Quản lý trước tình huống bất thường, nằm ngoài kế hoạch, quy trình công việc có thể dựa trên kỹ năng kỹ thuật, kinh nghiệm làm việc của mình để đề xuất phương án xử lý với toàn team. Giải pháp phù hợp kỹ thuật, tình huống và giúp team vượt qua khó khăn sẽ giúp tạo dựng, cải thiện niềm tin của team với quản lý.

Các kỹ năng kỹ thuật cần thiết của nhà quản trị

Ở vị trí nhà quản trị, các kỹ năng kỹ thuật cần nắm bắt rất đa dạng. Tuy nhiên, bạn có thể nhóm chung các kỹ năng này thành 4 kỹ năng chính: kỹ năng văn phòng; quản lý, phân tích dữ liệu; công nghệ thông tin và kỹ năng quản lý dự án.

Kỹ năng văn phòng

Kỹ năng văn phòng bao gồm khả năng sử dụng những công cụ, phần mềm phục vụ công việc phổ biến như bộ phần mềm Microsoft Office, Adobe, Google Docs hay các phần mềm khác phục vụ trực tiếp công việc của nhà quản trị.

Với mỗi ngành nghề khác nhau, kỹ năng văn phòng cũng đòi hỏi yêu cầu khác nhau. Chẳng hạn như với nhà quản trị lĩnh vực thiết kế đồ họa thì kỹ năng văn phòng sẽ thiên về khả năng sử dụng những phần mềm, công cụ giúp thiết kế đồ họa.

Sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ có thể giúp bạn tối ưu hóa công việc hơn rất nhiều. Bạn nên dành thời gian nâng cao kỹ năng văn phòng thuộc ngành nghề của mình để xử lý công việc trôi chảy, thông suốt hơn.

Quản lý, phân tích dữ liệu

Kỹ năng quản lý và phân tích dữ liệu tốt giúp nhà quản trị có thể hoạch định định hướng phát triển của team, của tổ chức trong cả ngắn, trung và dài hạn. Mọi kế hoạch phát triển đều cần dựa trên một cơ sở quản lý, phân tích dữ liệu khách quan, chính xác.

Thiếu kỹ năng quản lý, phân tích dữ liệu, nhà quản trị rất dễ rơi vào tình huống mơ hồ, chậm trễ trong phương hướng hành động, ra quyết định quản trị. Điều đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến cơ hội bán hàng, tạo doanh thu hay nâng cao hiệu quả, cải thiện thị phần, lợi thế cạnh tranh trên thị trường của tổ chức.

Với kỹ năng quản lý, phân tích dữ liệu tốt, nhà quản trị có thể quản lý, dự phòng và ngăn chặn sớm những rủi ro tiềm ẩn với tổ chức. Đồng thời, thông qua kỹ năng này, nhà quản trị cũng gia tăng được cơ hội nắm bắt cơ hội, phát huy thế mạnh của tổ chức. Tựu chung, một nhà quản trị thiếu kỹ năng quản lý, phân tích dữ liệu sẽ rất khó có thể trở thành một người quản trị hiệu quả.

Công nghệ thông tin

Kỹ năng công nghệ thông tin là khả năng sử dụng các thiết bị công nghệ, máy tính và phần mềm máy tính để lưu trữ, chuyển đổi, bảo vệ, xử lý cũng như truyền tải và thu thập thông tin. Với kỹ năng này, nhà quản trị có thể gia tăng khả năng xử lý công việc nhanh chóng, đa nền tảng và tối ưu hóa công việc của cá nhân, của team.

Ví dụ như thay vì phải tổ chức những buổi họp tập trung sẽ phát sinh những chi phí di chuyển, thời gian… thì nhà quản trị có thể tổ chức họp online qua các nền tảng như MS Team, Zoom, Google Meet…

Kỹ năng công nghệ thông tin có thể đem lại cho nhà quản trị và tổ chức nhiều lợi ích đa dạng:

• Gia tăng hiệu quả, hiệu suất công việc
• Mở rộng khả năng làm việc cả trực tiếp tại văn phòng lẫn làm việc online
• Cung cấp khả năng phân quyền dữ liệu theo người dùng để phối hợp làm việc, bảo mật thông tin hiệu quả
• Giúp nhà quản trị gia tăng cơ hội thăng tiến nghề nghiệp
• Ưu thế trong tuyển dụng với nhiều ngành nghề, đặc biệt là với những ngành nghề cần sử dụng đến kiến thức công nghệ

Kỹ năng quản lý dự án

Các dự án ở mỗi ngành nghề, lĩnh vực có tính chất, cách tiếp cận, triển khai khác nhau và rất đa dạng. Tuy nhiên, điểm chung là dự án cần được tối ưu hóa về chi phí, thời gian và nguồn lực thực hiện. Muốn đạt được điều đó, nhà quản trị cần có được kỹ năng quản lý dự án hiệu quả, phù hợp.

Đây là kỹ năng đòi hỏi nhà quản trị áp dụng những kinh nghiệm, kiến thức, công cụ cần thiết để liên tục tối ưu hóa từng bước triển khai dự án. Thông qua đó, dự án sẽ đạt được kết quả đúng như kỳ vọng cả về chất lượng, tiến độ, lợi nhuận.

Trong môi trường kinh doanh ngày càng nhiều biến động, rủi ro, kỹ năng quản lý dự án là kỹ năng quan trọng với mỗi nhà quản trị để giúp team có thể dự phòng và vượt qua những tình huống khó khăn, bất thường trong công việc. Từ đó, tổ chức có thể liên tục tối ưu hóa về nguồn lực, thời gian thực hiện dự án cũng như đạt hiệu suất tốt về doanh thu, lợi nhuận đem lại.

*

Kỹ năng kỹ thuật của nhà quản trị cũng giống như gốc rễ vững chắc giúp nhà quản trị có thể hiểu đúng, hiểu trúng công việc cần thực hiện, giải quyết như thế nào. Thiếu, yếu về kỹ năng kỹ thuật, nhà quản trị sẽ rất dễ bị hoang mang, thiếu giải pháp trong những tình huống công việc bất thường hay rủi ro, nguy cơ phát sinh. Do đó, việc liên tục trau dồi, phát triển kỹ năng kỹ thuật là điều cần thiết với nhà quản trị.

Hy vọng những chia sẻ của VNOKRs về kỹ năng kỹ thuật của nhà quản trị ở trên hữu ích và là những gợi mở tốt dành cho bạn. Bạn có thể tìm hiểu thêm những kiến thức về quản trị doanh nghiệp, phát triển bản thân, đội ngũ tại blog của chúng tôi: https://blog.okrs.vn/kien-thuc-quan-tri